Внесение ошибочной записи в трудовую книжку. Как отменить запись в трудовой книжке (образец)

Поскольку трудовая книжка считается одним из главных документов для работника, допускать какие-либо неточности при внесении в нее записей нельзя. При обнаружении ошибок их следует немедленно исправить. Внося изменения или дополнения в трудовую книжку, кадровик должен придерживаться правил исправления записей, которые указаны в Трудовом кодексе. Это является основным условием, от которого зависит ответ на вопрос о том, как исправить ошибку в трудовой книжке.

Распространенные ошибки в трудовой книжке

Самыми распространенными ошибками на начальном этапе заполнения трудовой книжки бывают неточности в написании личной информации работника на титульной страничке. Чтобы избежать такой ситуации, кадровик не должен заполнять трудовую книжку со слов сотрудника, а руководствоваться документами (паспортом, свидетельством о рождении и прочими).

В процессе ведения трудовой книжки наибольшее количество ошибок делается в момент заполнения раздела «Сведения о работе». Чтобы избежать исправлений, необходимо знать порядок оформления записей о приеме/увольнении/переводе.

Дата приема/увольнения/перевода.
Название структурного подразделения (при наличии этого пункта в трудовом договоре).
Название должности, профессии, специальности с указанием уровня квалификации (при ее наличии).
Печать организации.

Правила заполнения трудовой книжки

Трудовым кодексом установлен специальный перечень правил, которые дают исчерпывающие пояснения того, как исправить ошибку в трудовой книжке.

Трудовая книжка заполняется только на русском языке без сокращений.
Информация о взысканиях в документе не указывается.
Основанием для внесения отметок является распоряжение руководства организации (приказ) либо его копия.
Даты указываются только арабскими цифрами.
Записи вносятся синей, фиолетовой или черной ручкой.
Все отметки заверяются печатью организации.

Ошибки в трудовой книжке и их последствия

Ошибки, допущенные при заполнении разделов трудовой книжки, могут иметь неприятные последствия как для ее владельца, так и для самого работодателя. Работнику такая халатность руководства может принести проблемы при последующем трудоустройстве, так как новое начальство заставит отправиться на предыдущее место работы и потребовать внесения необходимых исправлений. Кроме этого, хозяин трудовой книжки может получить отказ в оформлении пенсионного пособия, и в этом случае устанавливать факт своего законного стажа придется только через суд.

Для лиц, которые отвечают за оформление, заполнение и хранение трудовых книжек, невнимательность и ошибки в данном документе могут повлечь за собой материальную и административную ответственность, а именно:

штраф от 30 до 50 тыс. рублей}
приостановление деятельности организации на срок до трех месяцев (90 суток)}
материальные выплаты в размере заработной платы за каждый месяц безработицы подчиненного в связи с невозможностью последнего устроиться на новую работу.

Изменения личной информации на титульном листе

В процессе заполнения и последующего ведения трудовой книжки очень важно вовремя и полностью вносить записи с личными сведениями о трудящемся, которые состоят из ряда информации, излагаемой в определенной последовательности. В первую очередь необходимо рассмотреть порядок изменения таких данных, как ФИО и дата рождения сотрудника.

Любые изменения на титульной страничке трудовой книжки должны вноситься на основании предоставленных документов ее владельца. В качестве таких документов могут выступать:

свидетельство о заключении/расторжении брака}
свидетельство о рождении}
паспорт}
другие документы, подтверждающие изменение имени, фамилии или отчества.

Исправление ошибки в трудовой книжке при написании личной информации сотрудника выполняется поэтапно.

В первую очередь необходимо зачеркнуть одной линией неправильные сведения (имя, фамилию, отчество или дату рождения).
Далее записывается новая, правильная, информация.
В завершение на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается специальная отметка, которая содержит ссылку на документ, являющийся основанием для внесения изменений. После этого отметка заверяется печатью предприятия и подписью ответственного лица (кадрового работника).

В таком же порядке проводится исправление ошибок, которые были сделаны в процессе заполнения титульной странички (например, написано имя «Наталья» вместо «Наталия»). Если же неточности в написании ФИО сотрудника были сделаны на начальном этапе заполнения трудовой книжки, то в таком случае исправлять и дополнять ничего нельзя. Испорченный документ подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта и вместо него заполняется новый. Деньги за испорченный кадровиком бланк с работника не взимаются.

Внесение изменений или дополнений в разделе об образовании

Случаются ситуации, когда человек, имея незаконченное высшее образование, оформляется на работу впервые, а полное высшее получает только через некоторое время. Те, кто несет ответственность за заполнение и ведение трудовых книжек, зачастую упускают этот факт или просто не обращают на него внимания. В результате такой халатности со стороны кадровика в трудовой книжке так и остается запись о том, что сотрудник имеет только незаконченное высшее образование, основанием для внесения которой был студенческий билет, справка из образовательного учреждения или зачетная книжка.

При получении полного высшего образования необходимо своевременно обратиться к работнику отдела кадров на последнем рабочем месте и попросить его внести соответствующие изменения в раздел об образовании. Кроме этого, следует иметь под рукой подтверждающие документы (диплом), так как на их основании будут внесены дополнения в трудовую книжку.

Все исправления и дополнения в графе «Образование» делаются аналогичным образом, как и при смене личной информации сотрудника (зачеркиваются одной линией, пишутся новые и делается отметка об изменении данных на внутренней стороне обложки).

Внесение исправлений в раздел «Сведения о работе»

В основном в разделе с информацией о трудовой деятельности человека ошибки обнаруживаются гораздо чаще, чем на титульной страничке трудовой книжке.

Трудовая книжка является основным документом, который содержит полную информацию о работе и стаже гражданина (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Ввиду этого очень важно, чтобы все отметки в ней, которые учитываются при подсчете общего стажа, были сделаны в соответствии с требованиями и правилами, установленными нормативными актами. При обнаружении неправильной записи она должна быть своевременно исправлена.

Трудовой кодекс указывает на то, что существует особый порядок исправления или дополнения существующих записей в разделе с информацией о работе. В случае выявления неправильной записи ее изменения производятся в организации, где была сделана неправильная отметка, или по настоящему месту работы.

На настоящем месте работы изменения в разделе «Сведения о работе» делаются на основании документов, предоставленных предыдущим работодателем. В случае их отсутствия работник кадрового отдела не имеет права самостоятельно исправлять записи в трудовой книжке сотрудника.

Исправление записи о приеме на работу

В момент приема нового сотрудника на работу кадровик может допустить ошибки и внести запись с неправильным названием структурного подразделения или должности. Если неточности обнаружены сразу, и после неверной отметки нет других записей, то устранить их не составит труда.

Очень важно помнить, что зачеркивать, замазывать или исправлять ошибки поверх неправильной записи нельзя. Трудовым кодексом четко обозначены этапы исправления ошибок в трудовой книжке и выглядят они следующим образом:

после записи, которая подлежит исправлению, ставится следующий порядковый номер, дата и делается запись «Запись №… недействительна»}
далее ниже следует внести новую, правильную, запись.

Наравне с ошибками в названии структурного подразделения или должности встречаются и другие. Например, внесена запись с названием организации и должности сотрудника в одну строку. В этой ситуации необходимо в порядке, указанном ранее, признать сделанную запись недействительной и сделать новую отметку с правильными сведениями.

В том случае, если после неверной записи существуют другие, то все исправления вносятся следующим образом:

после последней записи вносится следующий порядковый номер}
ниже делается отметка «Запись №… недействительна»}
далее необходимо внести новую, правильную, запись с указанием порядкового номера и даты исправления}
в четвертой графе указывается ссылка на документ, являющийся основанием для внесения записи.

Если предприятие, которое сделало запись с ошибкой, реорганизовано, то исправления делаются его правопреемником. Когда предприятие было ликвидировано, устранить ошибки может работодатель с нового места работы, который обязан потребовать у подчиненного документы из архива ликвидированной организации.

Исправление порядкового номера

В случае выявления нарушенной нумерации записей в трудовой книжке исправления делаются в кадровом отделе той организации, в которой была внесена соответствующая неправильная отметка. Если предприятие, которое было предыдущим местом работы, реорганизовано или ликвидировано, исправить нумерацию может кадровик с нового места работы.

Для этого он должен руководствоваться официальным документом, выданным предыдущим работодателем (копию приказа можно взять в архиве ликвидированного предприятия или у его правопреемника). Все изменения в нумерации делаются в том же порядке, как и при исправлении других ошибок, допущенных в разделе о работе.

Исправление записей в судебном порядке

Большинство нанимателей в первую очередь обращают внимание на то, какая информация содержится в трудовой книжке соискателя, так как именно эти сведения имеют решающее значение для подписания трудового договора с будущим сотрудником. Ввиду этого каждый владелец трудовой книжки заинтересован в правильном оформлении и заполнении данного документа. Однако очень часто случается так, что обнаруживаются ошибки, которые сделал бывший работодатель, и поэтому необходимо отправиться на предыдущее место работы и потребовать у него исправить запись в трудовой книжке.

К сожалению, случаются банальные ошибки при внесении записей о приеме, увольнении или переводе с одной работы на другую, что нередко приводит к сокращению рабочего стажа владельца трудовой книжки. Впоследствии между работодателем и подчиненным возникают споры, которые приводят их в суд.

Чтобы добиться справедливости, работнику необходимо отправиться в суд с иском и потребовать установить факты, которые не подтверждены никакими документами, то есть не отражены в трудовой книжке. В сложившейся ситуации следует заручиться поддержкой свидетелей, которые докажут перед судом неправоту работодателя. В особо сложных случаях потребуется обратиться за советом к юристу, который поможет не только добиться законного внесения исправлений в трудовую книжку, но и расскажет о том, как взыскать с работодателя материальный ущерб, полученный из-за невозможности своевременно устроиться на другое место работы.

При заполнении трудовых книжек ошибки не редкость. Некоторые из них безобидные, например когда перепутана нумерация записей, а некоторые могут повлечь применение мер ответственности к работодателю, например при неверном указании наименования профессии. Однако встает вопрос: все ли ошибки и неточности нужно исправлять? Сегодня разберемся в этом вопросе, а также обратим внимание на самые распространенные ошибки, допускаемые работодателями, и расскажем, как исправить недочеты.

Исправлять или нет

Основными нормативными актами, регламентирующими ведение и хранение трудовых книжек, являются:

Трудовой кодекс;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже работника. Любой работодатель, кроме работодателя - физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, обязан вести книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной.

Основанием для внесения записей являются оригиналы соответствующих документов, например для записи об образовании - подлинник документа об образовании, для записи о приеме на работу - соответствующий приказ.

Поскольку до сих пор трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже работника, записи, внесенные в нее, не должны вызывать нареканий ни у кого - ни у работника, ни у контролирующих органов.

Как исправить ошибку, поясняется в Инструкции по заполнению трудовых книжек, с примером записи о приеме на работу.

По аналогии принцип исправления ошибок распространяют на иные неточности.

Примечание. Трудовая книжка хранится в организации по основному месту работника в кадровой службе в специальном сейфе или несгораемом запирающемся шкафу.

Некоторые кадровики не придают значения неверной нумерации, неточной информации о переводе на другую работу, ошибкам в сведениях о награждении, полагая, что поскольку Пенсионному фонду данные сведения не важны (если только эти записи не связаны с вредными или опасными условиями труда), смысла исправлять их нет. Однако мы считаем, что это неверный подход. Нужно исправлять любые неточности в книжке, начиная от неверной нумерации записей и заканчивая неверными записями или признанными судом незаконными. Ведь помимо ПФ РФ, который не обращает внимания на соблюдение трудового законодательства, есть еще ГИТ, которая, обнаружив ошибки, обязательно выдаст предписание об устранении таковых и привлечет виновного к ответственности.

Общие правила внесения исправлений

На основании разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 1.2, 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправления могут быть осуществлены:

По месту работы, где была внесена неправильная запись;

Работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке сделана работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Важно, что исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого были внесены исправления. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п. 29 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Обратите внимание! Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек.

По общему правилу изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке изменяется запись об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Порядок исправления записей в разделе "Сведения о работе" следующий:

В графе 1 указать порядковый номер вносимой записи;

В графе 2 - дату внесения записи;

В графе 3 написать "Запись за номером таким-то недействительна". После этого сделать правильную запись;

В графе 4 повторить дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признаются недействительными записи об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе".

Примечание. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Ошибки, допускаемые на титульном листе трудовой книжки

Не стоит думать, что титульный лист трудовой книжки заполняется единожды - при оформлении книжки впервые. В процессе работы, возможно, потребуется внесение на титульный лист исправлений (например, при заключении или расторжении брака) или новых сведений (например, об образовании).

В силу п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Для этого одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Если указана неверная дата или номер записи

Нередко можно встретить следующую ошибку: в книжке сделаны две разные записи, но под одним номером. Причем сами записи верные.

Имейте в виду: зачеркивать неверный номер и рядом писать верный нельзя. Это прямо запрещено законодательством. Как же быть? Исправлять нумерацию не обязательно. Просто при внесении следующей записи укажите верный порядковый номер - ошибка в нумерации записей на содержание раздела "Сведения о работе" не влияет.

А можно сделать так.





					Приказ от 12.08.2016 N 25-пр
				Переведена на должность главного специалиста. Номер записи от 07.11.2016 указан ошибочно. Порядковый номер записи "9"	Приказ от 07.11.2016 N 96
				Переведена на должность начальника организационно-правового отдела	Приказ от 06.03.2017 N 11

Если ошибка в нумерации не особенно важна, то ошибка в дате приема на работу может иметь для сотрудника серьезные последствия. Например, если его должность или профессия была связана с предоставлением гарантий и льгот, то ПФ РФ не зачтет в стаж период работы и сотруднику придется обращаться в суд.

Итак, в графе 2 трудовой книжки мы указываем дату приема на работу и увольнения, а не число, когда кадровик вносит запись. Соответственно, даты приказа, указанные в графе 4, в большинстве случаев должны совпадать с датами, указанными в графе 2.

Если все же при внесении записи о приеме на работу вы спутали год, дату или месяц, необходимо скорректировать запись. Сделать это можно следующим образом.

				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись



				Принята на должность ведущего специалиста в организационно-правовой отдел	Приказ от 12.08.2016 N 25-пр
				Переведена на должность главного специалиста	Приказ от 07.11.2016 N 96
				Запись за N 9 недействительна. Переведена 07.11.2016 на должность главного специалиста	Приказ от 07.11.2016 N 96

К сведению. Аналогично исправляется ошибка в реквизитах приказа, отражаемых в графе 4: запись признается недействительной. Главное - не зачеркивать неверные сведения, не замазывать их и не подчищать.

Наименование профессии

Ошибки в наименовании профессии или должности в трудовой книжке, даже орфографические, будут стоить работнику судебных споров о включении периода работы в специальный стаж в случае, когда труд осуществлялся во вредных или опасных условиях. Поэтому, как только вы обнаружите такую ошибку, ее нужно исправить, например так:

				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись



				Принят карбюраторщиком	Приказ от 03.03.2017 N 2
				Запись за номером 5 недействительна. Принят карбюризаторщиком	Приказ от 03.03.2017 N 2

К сведению. Судебная практика о включении в стаж периодов работы, которые сотрудник отработал при неправильном наименовании должности или ошибочном ее написании, говорит о том, что неправильное наименование (не соответствующее квалификационным справочникам) работодателем должности, связанной с предоставлением льгот, а также отсутствие документальных подтверждений, не зависящее от работника, не может являться основанием для лишения работника гарантированного права на назначение страховой пенсии, поскольку он не может нести ответственность за правильность заполнения, а также обеспечение сохранности документов работодателем (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 10.01.2017 по делу N 33-45/2017).

Если работодатель забыл...

Иногда, может быть, второпях, а может, от невнимательности кадровики забывают указывать те или иные необходимые сведения. Например, после записи об увольнении сразу вносят запись о приеме на работу - без указания наименования организации, куда, собственно, принят работник.

Отсутствие наименование работодателя также считается ошибкой, поэтому его обязательно нужно внести. Как это сделать? Смотрите ниже.

				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись



				Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Специалист ОК Иванова Ознакомлен. Петров	Приказ от 03.03.2017 N 8
				Специалист ОК Иванова
				Ознакомлен. Петров
				Принят на должность аналитика	Приказ от 04.03.2017 N 40
				Запись за номером 5 недействительна
					Приказ от 04.03.2017 N 40
				Принят на должность аналитика	Приказ от 04.03.2017 N 40

А если в наименовании организации допущена орфографическая ошибка, например перепутаны буквы, исправлять или нет такую запись? Как мы говорили выше, конечно, нужно.

Сложнее, когда ошибка обнаружена после внесения другим работодателем последующей записи о приеме на работу. Исправление в данном случае вносится по месту работы, где сделана ошибка. По новому месту работы такие исправления можно сделать только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если учреждение, сделавшее неверную запись, реорганизовано, исправить запись может его правопреемник, а если ликвидировано - работодатель по новому месту работы на основании официального документа (п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Такими документами могут быть копии приказов, выписки из приказов о приеме на работу или, как вариант, справка о периоде работы в компании.

Говоря о наименовании организации, нельзя не сказать о ситуации, когда в процессе работы предприятие реорганизовано и его наименование изменилось, но кадровик своевременно не внес информацию об этом в трудовую книжку. В результате запись об увольнении заверяется печатью, в которой наименование организации не совпадает с тем, куда был принят работник.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек не поясняется, что делать в такой ситуации. Полагаем, что для исправления ошибки нужно внести пропущенную запись о реорганизации. Поскольку запись об увольнении уже сделана, проставлены подписи и печать, в графе 3 трудовой книжки напишите заголовок - актуальное наименование организации. После внесите запись о реорганизации, которую согласно п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек не нужно нумеровать и датировать. Дату реорганизации проставьте в графе 3. В графе 4 укажите документ-основание: приказ работодателя. После этого снова поставьте свою подпись и печать.

Если наименование организации забыли внести в раздел "Сведения о награждении" - ничего страшного. Для назначения пенсии работнику ошибки, допущенные в данном разделе, значения не имеют. Но это нарушение правил ведения трудовых книжек, соответственно, если инспектор при проверочных мероприятиях выявит его, то потребует исправить ошибку. Как? После записи о награждении в графе 3 нужно сделать, например, такую запись: "Запись за номером таким-то сделана в Муниципальном казенном учреждении "Автодор" (МКУ "Автодор")", - затем указать наименование должности лица, ответственного за заполнение трудовых книжек, поставить подпись и печать.

				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись



				Муниципальное казенное учреждение "Автодор" (МКУ "Автодор")
				Принят на должность аналитика	Приказ от 04.03.2015 N 25
				Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 04.03.2015 N 25
				Инспектор отдела кадров Иванова А. И. Иванова Лупин
				Печать ПАО "Автодор Плюс"
				Публичное акционерное общество "Автодор Плюс" (ПАО "Автодор Плюс")
				Во время работы в МКУ "Автодор" пропущена запись о реорганизации. Муниципальное казенное учреждение "Автодор" реорганизовано в форме преобразования в Публичное акционерное общество "АвтодорПлюс" (ПАО "Автодор Плюс")	Приказ ПАО "Автодор Плюс" от 10.10.2016 N 34
				Инспектор отдела кадров Иванова А.И. Иванова
				Печать ПАО "Автодор Плюс"

Отметим, что кадровики "забывают" внести не только наименование организации, но и записи о переводах на другую работу и даже об увольнении.

С пропущенной записью о переводе все просто - контролеры не догадаются о ней, если только не сверят записи в книжке с иными кадровыми документами, а вот для работника такой пробел может сыграть негативную роль, если перевод был осуществлен на работу, которая позволяет досрочно уйти на пенсию.

К сведению. Для внесения пропущенной записи о переводе, когда уже внесена запись об увольнении, необходимо в графе 3 вновь указать наименование организации, внести пропущенную запись (дополнительно можно указать, что запись была пропущена). После этого нужно поставить свою подпись и печать организации.

Запись об увольнении

В данном виде записей чаще всего встречается два вида ошибок:

Орфографические;

Запись не заверяется печатью работодателя.

Иногда запись вносится в отношении не того работника - кадровик путает книжки.

Орфографическая ошибка не грозит ничем ни работнику (у него не возникнет проблем с подтверждением стажа), ни прежнему работодателю (обнаружится такая ошибка лишь при проверке уже у нового работодателя). Однако если работник заметит ее при получении книжки, исправить ее все-таки придется. Для этого в графе 3 раздела "Сведения о работе" укажите наименование организации, а затем:

В графе 1 поставьте следующий порядковый номер;

В графе 2 - дату;

В графе 3 признайте запись об увольнении недействительной, внесите правильную;

В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого произведена запись.

Если запись об увольнении не заверена печатью организации или подписью должностного лица, уполномоченного на это, у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа работы. Скорее всего, ошибку заметит кадровик на новом месте работы и посоветует исправить. Работник придет к прежнему работодателю. Но поставить печать и внести сведения о лице, ответственном за заполнение трудовых книжек, можно лишь до того момента, как сделана запись о приеме на новую работу.

Если в трудовой книжке уже имеются другие записи, то ничего исправлять не нужно. В таком случае рекомендуем выдать работнику документ, подтверждающий период работы в данной организации.

Ну и пару слов скажем о ситуации, когда запись об увольнении была внесена по ошибке. Такая запись не понравится работнику, хотя она никак не повлияет на подсчет стажа и не повлечет за собой применение мер ответственности к работодателю. Тем не менее признайте ее недействительной, а когда работник на самом деле соберется увольняться - тогда и внесите верную запись.

Подведем итог

Нормативные акты, регламентирующие порядок заполнения и ведения трудовых книжек, недостаточно четко регулируют вопросы внесения изменений в этот документ, установлен лишь общий порядок. Однако в большинстве случаев мы руководствуемся именно ими и признаем ошибочную запись недействительной, а затем вносим верную. Такой способ применим и в случае, когда допущена орфографическая ошибка или неверно указана дата. Не игнорируйте ошибки в трудовых, исправляйте их своевременно и сможете избежать административного наказания по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Вариантов ошибок в трудовой книжке на практике встречается множество. В этом материале мы постарались собрать самые актуальные советы о том, как исправить ошибку в трудовой книжке

Из статьи вы узнаете:

Трудовая книжка

В настоящее время в Российской Федерации применяются образцы трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. №225. Это означает, что все новые трудовые книжки, выдаваемые работникам в связи с началом трудовой карьеры или утратой старого документа, будут иметь форму образца 2004 года. Однако наряду с ними ранее выдававшиеся образцы трудовых книжек также остаются действительными и менять их нет необходимости. Речь идет о трудовых, оформленных на бланках образца 1938 и 1973 годов.

Если вы сомневаетесь в том, какой именно образец предъявил сотрудник при устройстве на работу, ознакомьтесь с нашим материалом : он поможет быстро идентифицировать форму трудовой книжки.

Скачайте документы по теме:

Обратите внимание! Исключение составляют трудовые книжки колхозников образца 1975 года. Такая книжка подлежит изъятию и замене на новую.

Выдача трудовой книжки

В остальных случаях работник предъявляет имеющуюся трудовую книжку при трудоустройстве. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель обязан внести в нее сведения о приеме сотрудника на работу, если тот отработал в данной организации более пяти дней. В течение трудовой деятельности работника в данной компании его трудовая хранится в кадровом отделе организации. При увольнении она вновь выдается на руки сотруднику. Однако в некоторых случаях он может получить ее во временное пользование и в ходе работы на данном предприятии. О них мы рассказываем в этом .

Сведения в трудовой книжке

Образец трудовой книжки, утвержденный постановлением Правительства № 225, имеет несколько основных разделов. Среди них можно выделить:

титульный лист, на котором содержатся основные сведения о работнике;
сведения о работе, куда вносятся данные о местах его работы;
данные о награждениях , где отражается информация о полученных сотрудником поощрениях.

Обратите внимание! Внесение сведений о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку работника не предусмотрено, если речь не идет об увольнении.

Заполнение трудовой книжки во всех случаях осуществляется кадровым работником предприятия. Самостоятельное внесение данных в трудовую ее владельцем не допускается. Ведение трудовых книжек осуществляется всеми категориями работодателей, которые привлекают к труду наемных работников, включая юридических лиц всех организационно-правовых форм, индивидуальных предпринимателей, а также частнопрактикующих специалистов, например, нотариусов или адвокатов. О том, какие работодатели освобождены от этой обязанности, мы рассказываем в этом .

Титульный лист

Титульный лист является основным разделом трудовой книжки, где указывается информация о самом работнике. В образце трудовой, утвержденной постановлением № 225, предусмотрено указание в документе следующих данных:

личные данные о работнике, включая его фамилию, имя, отчество и дату рождения;
сведения об уровне полученного им образования, а также профессии или специальности;
дата внесения информации в трудовую книжку;
личные подписи самого владельца трудовой, а также сотрудника кадровой службы, который оформил этот документ;
печать организации , которая выдала сотруднику трудовую.

Сведения о награждениях

Актуальный порядок ведения трудовых книжек предусматривает достаточно четкий перечень ситуаций, в которых поощрение сотрудника должно быть занесено в соответствующий раздел трудовой книжки. Этот перечень включает в себя следующие случаи:

награждение званием , статусом, орденом или иной наградой, имеющей статус государственной;
награждение или иная форма поощрения, вынесенного организацией-работодателем;
другой вид поощрения, который может быть предусмотрен межотраслевым договором, коллективным соглашением или иным документом.

Означает ли этот список, что в трудовой книжке нужно фиксировать информацию обо всех выданных работнику премиях, вы узнаете, прочитав наш специализированный по этому вопросу.

Как вносить исправления в трудовую книжку

На практике нередко случаются ситуации, когда при внесении сведений в трудовую книжку специалист кадровой службы допускает те или иные ошибки. Нередко это бывает связано с недостатком опыта у конкретного сотрудника, однако и у опытных работников случаются обычные ошибки и описки, которые также требуют исправления.

Обратите внимание! Во всех этих случаях необходимо строго соблюдать требования к тому, как внести исправления в трудовую книжку. Отступление от этих требований может привести к тому, что запись будет признана недействительной. В справочных целях мы предлагаем Вам ознакомиться с материалом о том, как производится восстановление трудовой .

Порядок внесения исправления в трудовой книжке или трудовых книжках зависит от того, в каком именно разделе была допущена ошибка.

Исправление ошибок на титульном листе трудовой книжки

Процедура внесения исправлений в трудовой книжке на титульном листе, в свою очередь, зависит от того, какова причина их внесения. Здесь возможны следующие варианты:

исправление в трудовой книжке необходимо внести в связи с тем, что допущена ошибка при заполнении титульного листа. В этом случае внесение исправлений не допускается: проблема решается посредством уничтожения испорченного бланка трудовой и оформления новой книжки. При этом сотрудник не оплачивает бланк трудовой книжки , который был испорчен не по его вине. Однако работодатель вправе взыскать стоимость бланка с сотрудника кадровой службы, который допустил ошибку при заполнении;
исправление в трудовой книжке вносится в связи с изменением личных данных работника, которые ранее были зафиксированы на ее титульном листе .
Например, достаточно распространенным явлением можно назвать смену фамилии в связи с вступлением в брак или изменение уровня образования в связи с окончанием учебного заведения. В этом случае изменения вносятся путем зачеркивания сведений, которые стали неактуальными.
Над ними разборчивым почерком фиксируются новые данные, а на внутренней стороне обложки, расположенное слева от титульного листа, вписываются реквизиты документа, послужившего основанием для внесения изменений. Так, в приведенных примерах этими документами являются, соответственно, свидетельство о заключении брака и диплом об окончании учебного заведения;
необходимость внесения изменений связана с ошибкой в трудовой книжке, допущенной при внесении данных об оформлении вкладыша . В соответствии с постановлением № 225 данные о вкладыше обычно вписываются или пропечатываются в виде штампа на титульном листе трудовой. В некоторых случаях допускается фиксация этих сведений на внутренней части обложки книжки слева от титульного листа. В данной ситуации следует воспользоваться способом, предусмотренным для обновления изменившихся личных данных: зачеркнуть неверную информацию и внести новую.

Это случаи, когда необходимо воспользоваться образцом исправления ошибки в трудовой книжке, кроме случая, когда речь идет об ошибке на титульном листе, обнаруженной намного позже ее первоначального оформления. О том, как поступить в этой ситуации, мы рассказываем в нашем .

Исправление ошибочной записи

Образец исправления в трудовой книжке и образец правильной редакции записи должны совпадать. Добиться этого можно при помощи следующего алгоритма:

в графе 1 проставляется порядковый номер, следующий за неправильной записью;
в графе 2 указывается дата внесения записи;
в графе 3 прописывается формулировка «Запись с номером … недействительна», после чего вносится верная запись;
в графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого была внесена неверная запись – если сам документ содержал правильные сведения. Если же ошибка была именно в тексте приказа или распоряжения, следует вписать сюда реквизиты нового документа. Наконец, если ошибка была именно в указании реквизитов – просто впишите правильные данные в эту графу.

О том, как выглядит образец исправления даты в трудовой книжке и образцы других исправлений, вы можете узнать из этой .

Уточнение частично неверной записи

Иногда случается, что внесенную запись в трудовой нельзя назвать полностью неверной: она является неполной или неточной. В этом случае важно понять, с чем связана ошибка в трудовой и как исправить образец.

Из этого вы узнаете, как исправить ошибку в названии организации-работодателя.

Исправление записи в трудовой книжке: ошибочная запись об увольнении

Если сведения об увольнении действительно были внесены в трудовую книжку ошибочно, исправление ошибок в трудовой книжке по образцу производится в стандартном порядке – точно так же, как поступают, например, при исправлении даты в трудовой книжке по образцу даты, установленной инструкцией, то есть путем признания записи недействительной.

Если сотрудник восстановлен на работе или изменено основание увольнения, кроме того, при исправлении ошибок в трудовой книжке по образцу в данной ситуации следует помнить, что работник вправе потребовать выдачи дубликата трудовой, в котором будут отсутствовать некорректные сведения об увольнении.

Смена фамилии, переименование должности, ошибка при заполнении - далеко не полный список причин, вынуждающих делать исправления в трудовой книжке: трудовые книжки должны выглядеть аккуратно, а как этого добиться - читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете

Кадровикам приходится постоянно иметь дело с оригиналами трудовых книжек . Эти документы приравнены к бланкам строгой отчетности, к оформлению которых предъявляются четкие требования. Хранить, вести и выдавать их следует в соответствии с Правилами, утвержденными , заполнять - согласно Инструкции, утвержденной Но даже внимательное и аккуратное отношение к работе не страхует от случайных промахов. Поэтому каждый кадровик должен знать, как исправить запись в трудовой книжке, если в нее закралась ошибка или неточность.

Чем поможет: правильно организовать работу с важными документами, грамотно вшивать вкладыши и вовремя заполнять бланки
Задайте свой вопрос экспертам

Исправление в трудовой книжке на титульной странице

Всегда заполняйте титулку в присутствии сотрудника. Передав ему заполненный документ для ознакомления, вы сразу же выявите допущенные неточности. Исправлять ничего не нужно - в таких случаях просто заводится новый бланк, а прежний признается испорченным и уничтожается.

Но как быть, если личные данные или сведения о квалификации сотрудника меняются спустя время, когда документ уже содержит важные сведения о работе? Например, сотрудница вышла замуж и . В этой ситуации вносится исправление: в трудовой книжке (образец дан ниже) неактуальные данные зачеркиваются одной чертой, а выше или рядом вписываются новые. На обороте обложки укажите реквизиты паспорта, свидетельства о браке или иного документа, на основании которого внесены изменения. , если работник меняет имя или отчество.

Как поступить, если фамилия не менялась, а была указана с ошибкой при первом заполнении, но почему-то этот факт всплыл гораздо позже? Есть два варианта - выдать дубликат или внести правки в титулку на основании паспорта. Второй способ менее хлопотный и долгий. О порядке действий на примере реальной ситуации расскажет эксперт:

Практическая ситуация

Отвечает Алена Шевченко,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело».

Да, можете. Исправьте ошибку в фамилии аналогично тому, как вносите записи о фамилии, имени и отчестве (п.2.3 Инструкции №69, п.26 ). Одной чертой зачеркните ошибочную фамилию сотрудника, затем укажите…

По той же схеме действуйте, если сотрудник получил дополнительное образование или повысил уровень квалификации - вносите новые данные или иного документа о завершении обучения. Можно дополнять записи в строках «Образование» и «Профессия» через запятую, по мере присвоения специалисту очередного квалификационного уровня или другой специальности, помимо основной. Если же выясняется, что при оформлении титулки данные об образовании были указаны неверно, признайте запись ошибочной и исправьте:

Ошибка в трудовой: как исправить (образец)

Обнаружив погрешности в основных разделах, предназначенных для сведений о работе и поощрениях, не оставляйте их без внимания. Вот наиболее распространенные типы ошибок:
- неправильно указана дата;
- неверно указан документ-основание или один из его реквизитов;
- не упоминается структурное подразделение, в котором числится сотрудник, хотя ;
- должность записана не полностью или не соответствует штатному расписанию;
- отсутствует краткое или полное название организации.
Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)

Давайте разберемся, как исправить неверную запись в трудовой книжке: образец поможет выбрать правильную формулировку и заполнить все необходимые графы. Процедура всегда состоит из двух этапов. Сначала признаем запись недействительной, указывая ее порядковый номер. Это важно, ведь некорректной может быть не только последняя, но и предпоследняя или любая другая запись. Как обычно, пишем дату, а затем вносим верные данные, ссылаясь на документ-основание. Так исправляется запись, в которой должность сотрудника указана с ошибкой - реквизиты приказа и работодателя остаются прежними, но меняется:

По той же схеме вносятся правки при одновременном исправлении нескольких неверных записей. Следуйте правилу «одна неверная запись - одна отметка о признании сведений недействительными». Иными словами, если ошибки допущены в трех записях, пусть даже идущих подряд, придется сделать три новых записи, но никак не одну.

Обращайте внимание датировку и структуру записей. Если случайно написали дату в строке с наименованием организации, используйте образец исправления даты в трудовой книжке ().

Что касается сложных для работодателя ситуаций, когда уволенного сотрудника по решению суда восстанавливают в должности, есть два варианта развития событий:
- по заявлению работника оформляется дубликат без записи об увольнении, причем работодатель обязан удовлетворить такое требование;
- запись о незаконном увольнении признается недействительной, новый документ не оформляется.
Подробнее об этой процедуре работе читайте в статье «». А чтобы не столкнуться с подобной проблемой на практике, готовьте хорошую доказательную базу каждый раз, когда или другому потенциально конфликтному основанию.

Как внести исправления в трудовую книжку, если перепутаны разделы

Заполняя документы в спешке, можно допустить досадную оплошность и перепутать разделы. Что делать, если в раздел «Сведения о награждениях» случайно или в связи с нехваткой свободного места попала запись о работе? Для начала признайте ее недействительной, используя следующий образец исправления в трудовой книжке (образец представлен записью о переводе, но это могут быть и данные об увольнении, и любой другой кадровой процедуре):

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Если сотрудник проработал у вас менее шести дней, запись в трудовую делать не нужно. Если у вас трудится совместитель, то вы не вправе делать записи в его трудовой книжке. Ее ведет работодатель по основному месту работы. Запись о работе по совместительству делается только по желанию работника...

Исправление: исправления в трудовой книжке

Исправления в исправлениях в трудовой книжке на практике встречаются нечасто, но иногда случается и такое. Например, во время внесения записей о . Даже если изменилась только организационно-правовая форма компании-работодателя, а все остальные реквизиты остались прежними, изменения в трудовые книжки сотрудников все равно вносите.

Если в записи о переименовании работодателя допущена ошибка, не зачеркивайте некорректные слова. Так делать нельзя. Надписи из разряда «исправленному верить», даже заверенные печатями и подписями, в этом документе недопустимы. Действуйте по той же схеме, что и со сведениями о работе - укажите, что запись недействительна, и впишите правильное название компании.

Совет от редакции. В исправлениях нуждаются не только смысловые, но и орфографические ошибки - например, или ненужные удвоения. Избегайте сокращений и римских цифр, грамотно используйте аббревиатуры. Разъяснения эксперта помогут .

Из этой статьи вы узнаете

Чем поможет: правильно организовать работу с важными документами, грамотно вшивать вкладыши и вовремя заполнять бланки
Задайте свой вопрос экспертам

Исправление в трудовой книжке на титульной странице

Всегда заполняйте титулку в присутствии сотрудника. Передав ему заполненный документ для ознакомления, вы сразу же выявите допущенные неточности. Исправлять ничего не нужно - в таких случаях просто заводится новый бланк, а прежний признается испорченным и уничтожается.

Но как быть, если личные данные или сведения о квалификации сотрудника меняются спустя время, когда документ уже содержит важные сведения о работе? Например, сотрудница вышла замуж и . В этой ситуации вносится исправление: в трудовой книжке (образец дан ниже) неактуальные данные зачеркиваются одной чертой, а выше или рядом вписываются новые. На обороте обложки укажите реквизиты паспорта, свидетельства о браке или иного документа, на основании которого внесены изменения. , если работник меняет имя или отчество.

Как поступить, если фамилия не менялась, а была указана с ошибкой при первом заполнении, но почему-то этот факт всплыл гораздо позже? Есть два варианта - выдать дубликат или внести правки в титулку на основании паспорта. Второй способ менее хлопотный и долгий. О порядке действий на примере реальной ситуации расскажет эксперт:

Практическая ситуация

Отвечает Алена Шевченко,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело».

Да, можете. Исправьте ошибку в фамилии аналогично тому, как вносите записи о фамилии, имени и отчестве (п.2.3 Инструкции №69, п.26 ). Одной чертой зачеркните ошибочную фамилию сотрудника, затем укажите…

По той же схеме действуйте, если сотрудник получил дополнительное образование или повысил уровень квалификации - вносите новые данные или иного документа о завершении обучения. Можно дополнять записи в строках «Образование» и «Профессия» через запятую, по мере присвоения специалисту очередного квалификационного уровня или другой специальности, помимо основной. Если же выясняется, что при оформлении титулки данные об образовании были указаны неверно, признайте запись ошибочной и исправьте:

Ошибка в трудовой: как исправить (образец)

Обнаружив погрешности в основных разделах, предназначенных для сведений о работе и поощрениях, не оставляйте их без внимания. Вот наиболее распространенные типы ошибок:
- неправильно указана дата;
- неверно указан документ-основание или один из его реквизитов;
- не упоминается структурное подразделение, в котором числится сотрудник, хотя ;
- должность записана не полностью или не соответствует штатному расписанию;
- отсутствует краткое или полное название организации.
Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)

Давайте разберемся, как исправить неверную запись в трудовой книжке: образец поможет выбрать правильную формулировку и заполнить все необходимые графы. Процедура всегда состоит из двух этапов. Сначала признаем запись недействительной, указывая ее порядковый номер. Это важно, ведь некорректной может быть не только последняя, но и предпоследняя или любая другая запись. Как обычно, пишем дату, а затем вносим верные данные, ссылаясь на документ-основание. Так исправляется запись, в которой должность сотрудника указана с ошибкой - реквизиты приказа и работодателя остаются прежними, но меняется:

По той же схеме вносятся правки при одновременном исправлении нескольких неверных записей. Следуйте правилу «одна неверная запись - одна отметка о признании сведений недействительными». Иными словами, если ошибки допущены в трех записях, пусть даже идущих подряд, придется сделать три новых записи, но никак не одну.

Обращайте внимание датировку и структуру записей. Если случайно написали дату в строке с наименованием организации, используйте образец исправления даты в трудовой книжке ().

Что касается сложных для работодателя ситуаций, когда уволенного сотрудника по решению суда восстанавливают в должности, есть два варианта развития событий:
- по заявлению работника оформляется дубликат без записи об увольнении, причем работодатель обязан удовлетворить такое требование;
- запись о незаконном увольнении признается недействительной, новый документ не оформляется.
Подробнее об этой процедуре работе читайте в статье «». А чтобы не столкнуться с подобной проблемой на практике, готовьте хорошую доказательную базу каждый раз, когда или другому потенциально конфликтному основанию.

Как внести исправления в трудовую книжку, если перепутаны разделы

Заполняя документы в спешке, можно допустить досадную оплошность и перепутать разделы. Что делать, если в раздел «Сведения о награждениях» случайно или в связи с нехваткой свободного места попала запись о работе? Для начала признайте ее недействительной, используя следующий образец исправления в трудовой книжке (образец представлен записью о переводе, но это могут быть и данные об увольнении, и любой другой кадровой процедуре):

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Если сотрудник проработал у вас менее шести дней, запись в трудовую делать не нужно. Если у вас трудится совместитель, то вы не вправе делать записи в его трудовой книжке. Ее ведет работодатель по основному месту работы. Запись о работе по совместительству делается только по желанию работника...

Исправление: исправления в трудовой книжке

Исправления в исправлениях в трудовой книжке на практике встречаются нечасто, но иногда случается и такое. Например, во время внесения записей о . Даже если изменилась только организационно-правовая форма компании-работодателя, а все остальные реквизиты остались прежними, изменения в трудовые книжки сотрудников все равно вносите.

Если в записи о переименовании работодателя допущена ошибка, не зачеркивайте некорректные слова. Так делать нельзя. Надписи из разряда «исправленному верить», даже заверенные печатями и подписями, в этом документе недопустимы. Действуйте по той же схеме, что и со сведениями о работе - укажите, что запись недействительна, и впишите правильное название компании.

Совет от редакции. В исправлениях нуждаются не только смысловые, но и орфографические ошибки - например, или ненужные удвоения. Избегайте сокращений и римских цифр, грамотно используйте аббревиатуры. Разъяснения эксперта помогут .