Трудовая книжка – документ, информирующий о сферах деятельности человека. Именно на нем акцентируется внимание при поступлении на работу и оформлении пенсии.
Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи.
Законодательная база
- Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
- Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
- Трудовой кодекс: ст. 66 - трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
- Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
- Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.
Ознакомиться с документами можно здесь:
Постановление о заполнении, хранении и хранении рабочей карточки утверждено в соответствии с Приложением №. Это задача руководителей органов центрального и местного публичного управления, а также подразделений, независимо от юридической формы организации и типа собственности: назначение по приказу лиц, ответственных за разработку рабочих карточек; обеспечивая строгое и единообразное соблюдение правил заполнения, хранения и записи книг. Некоторые постановления Правительства, изложенные в Приложении №.
К ним относятся
Стенд: Министр экономики и торговли Игорь Додон. Рабочая карта является основным документом, касающимся трудовой деятельности сотрудников на территории Республики Молдова. Трудовые книжки являются обязательными для всех сотрудников, которые работали не менее 5 дней в пределах подразделения, независимо от типа имущества и его организационно-правовой формы, в том числе для сотрудников, не являющихся исполнителями, а также для иностранных и лиц без гражданства. Каждый сотрудник может быть держателем одной рабочей книги.
Кто отвечает за ведение, учет и хранение?
На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.
Должностная инструкция обязательно прописывается в и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.
Исключениями являются случаи, предусмотренные в пункте 10 настоящих Правил. Сотрудники обязаны представлять заполненную книгу в установленном порядке. Завершение раздела рабочей книги. Новые рабочие книги моделей предназначены для всех сотрудников, как для начинающих, так и для тех, кто имеет старомодные книги. При составлении новой рабочей карты модели после последней записи под заголовком «Данные о рабочей деятельности» производится несертифицированная запись: «Создана новая модельная книга», что указывает - номер, серия и дата открытия соответствующего карнета.
Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).
Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.
Возможное наказание:
- для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
- для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.
Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.
После того, как новая рабочая книга модели составлена, записи в старой модели модели не выполняются. Завершение этого будет осуществляться в соответствии с положениями настоящих Правил. Книга написана на государственном языке. В случае необходимости по запросу работнику может быть предоставлен переведенный текст на русском языке, заверенный в установленном порядке, приказ, согласно которому соответствующая запись была сделана на рабочей карточке. В книгу включены имя и фамилия сотрудника; Наименование организации-эмитента; Город, год, месяц и день подготовки; Данные, относящиеся к личности и гражданскому статусу работника; Были изменены изменения в гражданском статусе и имя работника после карточки работы; образование; Профессиональная подготовка; Данные о работе, стимулах и вознаграждениях; Сертификация любых исправлений ошибочных или неполных записей; Идентификационные номера штата сотрудника и единицы, в которой он работает.
Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:
- самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
- предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.
Правила заполнения трудовых книжек в 2017 году
Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.
Идентификационные номера государств перечислены в разделе «Записи». В книгу не включены санкции. Все записи, касающиеся трудоустройства, передачи, поощрения и вознаграждения, производятся в соответствии с распоряжениями работодателя в течение не более семи календарных дней с момента их выдачи. Записи, касающиеся прекращения индивидуального трудового договора, делаются в день выпуска в строгом соответствии с приказом работодателя. Единица, в которой работает сотрудник, обязана предоставить ему необходимую помощь для разрешения рассматриваемой проблемы.
Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.
Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2017-2016 году остались неизменными.
Общий порядок заполнения таков:
- каждая запись нумеруется сквозным типом;
- вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
- нельзя использовать сокращения;
- дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
- пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
- все вносимые сведения заверяются печатью организации;
- разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.
Как правильно сделать запись в документе?
Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2017 г.
В исправленном тексте указывается номер и дата действия, в соответствии с которым было произведено исправление. Если запись о выпуске или передаче была сделана в книге и впоследствии недействительна, дубликат рабочей записи выдается сотруднику, который не включает эту запись. В этом случае расходы несет единица.
Раздел 2. Ввод данных о сотрудниках. Данные о личности и гражданском статусе вводятся в книгу на основе удостоверений личности или свидетельств о гражданском статусе. Данные, относящиеся к супругу работника, регистрируются только в том случае, если он / она женат на момент составления протокола работы. Если во время составления новой модели работы брак работника ослабевает, в этом отсеке не производится запись, и он должен быть завершен позднее, если будет заключен новый брак. В разделе «Имя, фамилия и дата рождения каждого ребенка», на основании удостоверения личности сотрудника или свидетельства о рождении каждого ребенка, все дети работника в возрасте до 18 лет.
Титульный лист
Заполняется, если работник впервые устраивается официально.
Содержит:
- ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
- Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
- Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
- Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
- Дату заполнения
– проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
Подпись владельца и кадровика (руководителя). - Печать - в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.
Пример:
Ниже приведены все другие учреждения, оконченные сотрудником, как до, так и после книги, в хронологическом порядке. Если сотрудник выполнил два или более учебных заведения одного уровня, один из них находится в верхнем ряду, а другой в таблице ниже. Если на момент написания статьи сотрудник учится в высшем учебном заведении, верхний ряд не заполняется. Зачисление будет производиться после окончания учреждения на основании диплома. Если работник имеет только начальное или среднее общее образование, то название школы, оконченной им, должно быть указано в таблице ниже.
Сведения о трудовой деятельности
Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или .
Страница имеет четыре графы:
- порядковый номер записи;
- дата внесения изменений;
- поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
- номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.
Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.
Как только рабочая карта будет составлена, сотрудник подтверждает, подписывая точность записанных данных. Первая страница рабочей карты подписывается руководителем подразделения, который составил рабочую карточку и распечатал ее. Изменения в записях рабочей книги, касающиеся имени, фамилии и даты рождения, производятся последней единицей, на которой работник работает, на основании документов, ссылаясь на номер и дату выдачи этих документов. Имя, фамилия или дата рождения, введенные ранее, удаляются, а новые данные вводятся в предыдущей главе.
Пример:
Достижения и награды
Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.
Все они предусмотрены ТК РФ или , но предоставляются непостоянно.
Ссылки на соответствующие документы удостоверяются подписью лица, делающего регистрацию и прикрепляющей штамп соответствующего подразделения. Раздел 3. Ввод данных о рабочей деятельности. Основанием для внесения этих записей являются копии приказов или свидетельств о трудоустройстве и увольнении сотрудника из кумулятивной функции, выданной соответствующим подразделением. Для учредителей крестьянских хозяйств, для учредителей отдельных предприятий, для котировок, для лиц, работающих на работодателей - физических лиц, для домашних хозяйств, а также для лиц, временно работающих за границей, записи в рабочей книге будут приниматься органами публичного управления Местный, основанный на сертификате, выданном Национальным домом социального страхования, который подтверждает период выплаты взносов государственного социального страхования.
Как заполнить эту страницу:
- в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
- в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
- в последнем столбце - дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.
Пример показан на рисунке:
Например: Период деятельности в подразделении, за который были выплачены взносы государственного социального страхования, составляет 3 года и 4 месяца. Лица, избранные в профсоюзных органах и освобождаемые от основного рабочего места, зачисления в рабочие книги производятся лицами, ответственными за подразделение, в котором эти лица будут непосредственно осуществлять свою деятельность и где в течение срока действия карточки Их работа. Трудовые книжки лиц, избранных в руководящие органы национально-отраслевых и национально-межотраслевых центров, территориальных отраслевых профсоюзов и территориальных межтерриториальных профсоюзных центров, заполняются соответствующими органами и сохраняются ими до истечения срока их полномочий.
Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – .
Восстановление в должности
Бывают ситуации, когда сотрудник был и обратился в суд.
При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.
В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.
В случае приостановления индивидуального трудового договора соответствующие записи в трудовых книгах сотрудников производятся путем указания соответствующей нормы Трудового кодекса, а также конкретного основания приостановления, предусмотренного соответствующей нормой. Соответствующие распоряжения работодателя служат основой для внесения таких записей. Если в течение периода приостановления работник должен выполнить работу в другом подразделении, регистрация на приостановление индивидуального трудового договора будет соблюдаться в рабочей книге за счет записи о занятости и освобождении, сделанной подразделением, в котором работник действует во время приостановления.
Образец записи представлен на рисунке:
Увольнение
При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в .
В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.
Ситуация: в организацию принят работник, который заключает трудовой договор впервые
После расторжения индивидуального трудового договора в связи с применением к работнику уголовного наказания с лишением права занимать определенные должности или осуществлять определенную деятельность указанная регистрация производится до регистрации относительно выпуска. При использовании лица, приговоренного к лишению права занимать определенные должности или осуществлять конкретную деятельность, в рабочей книге которой отсутствует соответствующая регистрация, работодатель должен сделать эту запись по просьбе органа, осуществляющего контроль за исполнением приговора.
Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:
- №2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — );
- №3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
- №4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.
В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.
Правовые документы, отражающие порядок заполнения
Лицо, исполнившее приговор с лишением права занимать определенные должности или осуществлять определенную деятельность по его просьбе, выдается с дубликатом рабочей книги, которая не включает эту регистрацию. Завершение рабочей карты по окончании индивидуального трудового договора.
Записи о причинах прекращения индивидуального трудового договора должны быть внесены в рабочую книгу в строгом соответствии с положениями действующего законодательства с указанием соответствующей статьи, пункта, пункта и письма закона. В главе «Требования» территориальный дом социального страхования проводит регистрацию о создании пенсии, заверяя ее печатью, после чего она возвращает рабочую карточку в подразделение или сотруднику.
Образец за 2017-2016 г. представлен на рисунке:
Смерть сотрудника
Проявление внимательности к работе с документами и знание особенностей внесения записей позволит избежать многих разногласий с сотрудниками и контролирующими органами.
Раздел 5. Регистрация данных о стимулах и вознаграждениях. Раздел 6. Зачисление данных о заработной плате. Выдача рабочей карты по окончании индивидуального трудового договора. По окончании индивидуального трудового договора, заключенного с работником, подразделение обязано выдать ему служебную карточку в день его освобождения, введя запись в установленном порядке. Отправка рабочей карточки по почте разрешается только в том случае, если у подразделения есть письменное согласие работника или его законного представителя.
Рис.25 Образец внесения исправления в трудовую книжку
Если отпуск рабочей карточки сохраняется работодателем, работнику выплачивается средняя заработная плата за весь период отсутствия из-за работы из-за невозможности использования в другом подразделении после освобождения с работы из-за отсутствия рабочей карты. В случае смерти работника трудовой билет выдается под подписью супруга, старших детей или родителей умершего, а при его отсутствии - других наследников в соответствии с действующим законодательством.
→
Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.
Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.
Когда открывается
Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.
Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.
Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:
Как заполнять
Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего - работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.
Выписка из трудовой книжки - образец заполнения:
Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2017. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.
Документы
Для заполнения трудовой книжки требуются:
- паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
- диплом об образовании;
- журнал учета трудовых книжек;
- свидетельство ИП или Устав организации;
- гербовая печать.
Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике
Трудовая книжка разделена на три части:
- Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
- Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
- Раздел о награждениях.
Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:
- названия компании (вкл. правовую форму);
- типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).
Титульный лист
На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:
- Ф И О владельца;
- дату рождения (в числовом выражении);
- уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, указанной в дипломе;
- дату открытия трудовой книжки;
- подпись сотрудника;
- подпись лица, заполнявшего документ;
- гербовую печать организации.
Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2017:
Сведения о работе
Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:
- Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
- Дату приема на работу и других событий.
- Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
- Документальное подтверждение записи - наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).
Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео
Дополнительные сведения
- По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
- Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
- Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
- В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.
Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:
Примеры
А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».
При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.
А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.
Награждения
Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.
Заполнение трудовой книжки 2017, образец:
Оформление вкладыша
Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.
Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.
Мы готовы ответить на возникшие вопросы - задавайте их в комментариях
