Урок № 1. Заводим трудовую книжку новому сотруднику

Светлана Никулина
эксперт журнала «Кадровое дело»

В статье читайте:

· В какой срок нужно оформить трудовую книжку лицу, впервые поступившему на работу

· Каким образом заполняется титульный лист трудовой книжки

· Как внести в трудовую книжку запись о приеме на работу

Если компания принимает на основную работу сотрудника, который ранее нигде не работал, нужно завести ему трудовую книжку. Вести трудовые на работников должны работодатели – организации и индивидуальные предприниматели 1 . При этом важно правильно оформить титульный лист трудовой книжки, а также внести запись о приеме в раздел «Сведения о работе».

В каком порядке оформляется трудовая книжка

Работодатель должен оформить трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сделать это нужно в присутствии работника (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек ). Поскольку трудовые книжки нужно вести на сотрудников, проработавших свыше пяти дней, можно оформить ее новичку по истечении этого периода (п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек ).

Работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только по договору с официальными распространителями (п. 3 , 4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н ). Принимать бланк, принесенный самим работником, запрещено.

При этом работодатель может потребовать от сотрудника возместить стоимость бланка трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек ). Для этого попросите работника написать заявление о ее оформлении, так как иначе работодатель не сможет удержать денежные средства из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ ).

Записи в трудовую книжку нужно вносить аккуратно, перьевой, шариковой или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 , далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек ). Если вы допустили ошибку, оформляя первую трудовую книжку сотруднику, уничтожьте испорченный бланк и заполните новый (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек ).

Как заполнить титульный лист трудовой книжки

Титульный лист (образец ниже) заполните на основании документов, представленных работником при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ ). Вам понадобятся (п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек ):

– паспорт сотрудника или другой документ, удостоверяющий личность;
– документ об образовании, квалификации (аттестат, диплом).

Фамилия, имя и отчество (1) работника указываются полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. К таким документам в данном случае относятся военный билет, заграничный паспорт, водительские права и др. Не допускаются сокращения или замена имени и отчества инициалами ( ).

Дата рождения (2) сотрудника записывается полностью (число, месяц, год), арабскими цифрами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).

Запись об образовании (3) вносится согласно документу об образовании или его нотариально заверенной копии. В трудовой книжке указывается уровень образования (таблица ниже). С 1 сентября 2013 года в России установлены новые уровни общего и профессионального образования (ч. 4 , 5 ст. 10 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ, далее – Закон № 273-ФЗ ). Однако в Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцию по заполнению трудовых книжек изменения внесены не были. Заполняя титульный лист трудовой книжки, руководствуйтесь Законом № 273-ФЗ . Например, сотрудник представил диплом бакалавра. В этом случае могут возникнуть сомнения, сделать запись «высшее – бакалавр» или просто «высшее». В связи с отсутствием официальных разъяснений по данному вопросу рекомендуем указывать уровень образования – «высшее».

Уровни образования (ч. 4 , 5 ст. 10 Закона № 273-ФЗ)

Раньше была возможность внести в строку «Образование» запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например, «неоконченное высшее»). Для этого сотрудник представлял заверенный документ из образовательного учреждения: диплом о неполном высшем образовании, студенческий билет, зачетную книжку, академическую справку и т. п. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).

Однако с 1 сентября 2013 года такой уровень образования, как неоконченное высшее, отсутствует. С этого момента в трудовую книжку можно вносить только записи о законченных уровнях образования (п. 4 ст. 1, ст. 10 Закона № 273-ФЗ). Если работник не имеет профессионального образования, внесите в трудовую книжку запись о среднем общем образовании, подтвержденном аттестатом.

Профессия или специальность работника (4) указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ). Так, если у работника диплом бакалавра или магистра, рекомендуем заполнять строку «Профессия, специальность» в точном соответствии с формулировкой диплома. На титульном листе укажите именно направление подготовки, например, «юриспруденция», «инженерное дело» и т. п. Слова «бакалавр» или «магистр» при этом указывать не следует.

Дата заполнения (5)– это день, когда сотруднику заведена трудовая книжка ( ). Несмотря на то что даты в трудовой книжке, по общему правилу, указываются цифрами, эта дата оформляется словесно-цифровым способом. Бланк трудовой книжки подразумевает именно такой вариант. Число и год пишутся цифрами, а месяц – словом. Однако если вы указали месяц цифрами, это не ошибка, исправлять не нужно.

Дайте сотруднику проверить внесенные сведения. Если все правильно, пусть владелец книжки (работник) подтвердит это своей подписью. Кадровик как лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, также должен расписаться. Подпись кадрового работника должна быть указана разборчиво, поэтому рекомендуется написать фамилию полностью. Затем проставьте на титульном листе печать организации или кадровой службы (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).

В трудовой книжке отражается почти вся жизнь человека – где, кем, и сколько лет он трудился, каких профессиональных высот и значительных успехов в карьере ему удалось достичь.

Этот документ порой важнее паспорта. Потому что записи в трудовой книжке (ТрК) при трудоустройстве определяют стаж, уровень заработной платы, выслугу лет и прочие выплаты со стороны работодателя, а в пенсионном возрасте – размер пенсии, пособий, компенсаций и льгот.

Заставить работодателя своевременно и в полном объеме выплачивать заработную плату, выполнять прочие свои важные обязательства по отношению к работнику, паспорт, увы, не может.

Трудовая книжка является защитой настоящего и будущего каждого трудящегося человека.

Что нужно знать

При трудоустройстве в ТрК каждого работника вносятся соответствующие сведения о . Документ хранится у работодателя.

При увольнении сотрудника работодатель обязан указать в документе основания для прекращения .

Для работника, не имеющего ТрК, работодатель обязан ее завести не позднее чем через 5 рабочих дней.

Основанием для ее оформления, должно быть, письменное заявление работника с указанием причин отсутствия ТрК. Заполняется документ в присутствии заявителя.

При увольнении граждан работодатели должны выдавать ТрК с соответствующими формулировками и ссылками на нормативные акты. Выдача документа осуществляется в последний рабочий день.

Иногда нанимателю при трудоустройстве предоставляют несколько ТрК. Запись о приеме на работу можно вносить по желанию работника, в одну из предоставленных трудовых книжек.

Но все предъявленные ТрК следует также хранить в сейфе. Они понадобятся бухгалтерии для расчетов трудового стажа.

В нашей стране с 1 января 2004 года согласно введены ТрК и вкладыши нового образца.

Имеющиеся у трудящихся документы ранее действующего образца менять на новые нет необходимости.

Бланками ТрК и вкладышами работодатели обеспечиваются в соответствии с специальными службами доставки полиграфической продукции или иным способом, предусмотренным указанным нормативным актом.

Обязанность работодателя – позаботиться о том, чтобы определенное число бланков ТрК всегда было в наличии.

Требовать, чтобы работник самостоятельно приобрел бланк ТрК или вкладыш наниматель не вправе (п.44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Тем более что бланки, приобретенные самими работниками в частном порядке для оформления работодателям принимать нельзя.

Поскольку торговля ТрК и вкладышами считается незаконной. Бланк ТрК – это документ строгой отчетности.

Это объясняет защитный комплекс, включающий — водяной знак, защитные волокна, химическую защиту, сетку, краску, переход и микротест.

Бланк даже сшит с помощью защитных ниток, особым швом. Заполнять ТрК следует вручную.

Допускается внесение сведений в документ с помощью компьютера, но, не имея предварительно освоенных навыков и подобного опыта заполнения, от такого шага лучше воздержаться во избежание порчи документа.

Работодатель может впервые оформлять ТрК бесплатно или с последующим вычетом стоимости бланка из выплат при увольнении работника.

Определения

Официальное трудоустройство гражданина при оформлении трудовой книжки или вкладыша предполагает использование следующих определений:

Трудовая книжка	Официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, или , а также его стаж по соответствующему уровню квалификации
Бланк трудовой книжки	Документ строгой отчетности, отпечатанный объединением «ГОЗНАК», который приобретает, заполняет и хранит работодатель
Вкладыш	Фактическое продолжение ТрК, документ строгой отчетности, отпечатанный объединением «ГОЗНАК». Приобретается, заполняется и вшивается работодателем в трудовую книжку, если в ней больше нет места для внесения (продолжения) записей
Титульный лист	Первая страница ТрК, которая содержит полные и точные сведения о трудящемся

Какова ее роль

Чтобы понять, насколько важна роль ТрК в жизни человека, можно сделать попытку трудоустроиться без нее.

Представленное кандидатом на вакансию работодатель, конечно, с пристрастием изучит.

Но ведь указанные в резюме данные – это, как правило, собственная оценка навыков, умений, профессионализма. А вот к записям в трудовой книжке отношение у нанимателей совсем другое.

Ведь ТрК – практически рабочая биография, в которой за каждую имеющуюся запись отвечают конкретные руководители-работодатели.

И именно поэтому доверие она должна вызывать намного большее, чем резюме. Отсутствие ТрК у человека, намеревающегося трудоустроиться, может вызывать сомнения или недоверие работодателей.

Случаи, когда уволенные за прогулы, воровство или пьянство сотрудники просто-напросто избавляются от трудового документа – это сегодня не редкость.

Сведения ТрК вносятся в общую базу данных Пенсионного Фонда . Поэтому иногда появляется необходимость в их уточнении.

В особенности это касается работников, трудовой стаж которых начался задолго до введения системы персонифицированного учета ().

Система учитывает сведения о каждом работнике. Введение персонифицированного учета и контроля поступающих сведений определяет в будущем размеры пенсионного обеспечения трудящегося.

А в случае болезни, данные ТрК, используются для подсчета трудового стажа и размера выплат по листкам нетрудоспособности.

В некоторых случаях трудовую книжку нужно представлять для оформления загранпаспорта. Нередко ее копию требуют в банках для принятия решения о выдаче .

Нормативная база

При официальном оформлении трудоустройства граждан наниматели обязаны руководствоваться следующими нормативными актами:

Как оформить титульный лист трудовой книжки (образец заполнения)

Впервые нанятым работникам ТрК «открывают», заполнив в его присутствии соответствующий бланк. Все данные вписываются на русском языке.

При местонахождении работодателя на территории республики, имеющей свой язык, русский текст может быть дублирован иным этническим языком.

Сведения вписываются черными, синими или фиолетовыми чернилами перьевой, гелиевой или шариковой ручкой.

В записях не должно быть никаких сокращений, например — в датах год прописывается словом «год», а не буквой «г» с точкой.

Длинные слова пишут мелко, но разборчиво. Перенос слов на другую строку разрешен. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки, в. т. ч. образование.

В каких случаях заводится

Для начала следует определиться с работодателями, обязанными заводить, заполнять и в последующем вести ТрК. Это:

Для физических лиц – частнопрактикующих нотариусов, адвокатов и других работодателей, подлежащих госрегистрации и лицензированию исполнение вышеуказанного законодательства также обязательно.

В двух случаях наниматель обязан заводить ТрК своему работнику. Если:

К ним относятся:

• приступившие к основной работе 5 дней назад;
• сезонные рабочие;
• временные работники;
• внештатные сотрудники.

Не заполняется ТрК для лиц заключивших . На них положения ТК РФ не распространяются.

Порядок заполнения титульной страницы

Первая или титульная страница ТрК, отражающая сведения о трудящемся, заполняется четко и разборчиво, как и весь документ в целом.

К сведениям, предназначенным для внесения в титульный лист, относятся:

1. Фамилия, имя, отчество гражданина.
2. Дата его рождения.
3. Образование.
4. Профессия.
5. Специальность.

Графу «ФИО» нужно заполнять, сверяя данные с паспортом или с иным документом, который удостоверяет личность (военный билет, загранпаспорт, водительские права).

Видео: как заполнить титульный лист трудовой книжки?

После внесения сведения обязательно перепроверяют, т. к. ошибки в титульном листе недопустимы. Бланк с ошибками и исправлениями признают испорченным.

Он подлежит уничтожению. Дату рождения надо записывать блоками — две цифры должны обозначать число, еще две – месяц рождения, оставшиеся четыре – год рождения. К примеру — 06.09.1976.

Уровень образования граждан вписывается с учетом документа, подтверждающего прохождение государственной итоговой аттестации. К ним относятся:

Последний пункт следует подтверждать справками из вузов, зачетными книжками, студенческими билетами.

Воспользоваться этими документами придется и при заполнении графы о профессии и специальности. Здесь следует учитывать многие факторы.

К примеру, диплом бакалавра свидетельствует — присуждена степень по одному из направлений профподготовки, а не присвоена квалификация.

Выпускникам школ, не имеющим профессий и специальностей, в эту строку ничего не вписывают до получения ими образования.

Еще при заполнении этой графы нужно уметь различать «специальность» от «квалификации». Чаще всего специальность – это длинное выражение, а сокращения не допускаются.

В строке, обозначающей дату заполнения ТрК, следует использовать буквенное и цифровое обозначение.

Причем дата заполнения документа со временем начала работы может не совпадать — нанимателю дается 5 дней для принятия решения о приеме на работу.

Титульный лист предполагает наличие двух подписей – лица, которое отвечает за ведение ТрК и того, кому книжка и предназначается.

Во избежание всевозможных нюансов лучше не подпись ставить, а фамилию. Писать следует разборчиво, а еще лучше печатными буквами.

Первую страницу книжки заверяют печатью того предприятия, на котором она впервые заполнена или печатью кадровой службы. Без печати титульный лист и сама ТрК считается недействительной.

При необходимости внесения изменений

В жизни человека происходят разные события, и, к сожалению, зачастую приходится проходить долгую и утомительную процедуру переоформления, замены документы.

При изменении персональных данных в трудовой книжке прежние данные зачеркивают полностью, новые вписываются рядом, сверху или в продолжение этой же строки.

Никаких «Исправленному верить» быть не должно. А изменения следует подтвердить ссылками на паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, указав серию и номер документа.

А вот для изменения строки об образовании зачеркивать первоначальный вариант не надо. Просто вносят новую запись.

Сведения о вновь полученных профессиях должны быть дополнением к ранее существовавшим. Ссылки на документ также располагаются на внутренней части обложки ТрК.

Следует помнить, что даже мельчайшие неточности и ошибки в ТрК могут привести к довольно серьезным и обременительным последствиям.

Поэтому прежде чем ставить свою подпись, нужно внимательно изучать документ.

Пример документа

Ознакомиться с порядком заполнения страниц ТрК, следующих за титульным листом, можно на примере:

Фото: титульный лист трудовой книжки

Как видим, первичное оформление ТрК, заполнение всех строк документа, внесение новых сведений о принятом работнике требуют от работодателя, кадровой службы или бухгалтерии знаний основ ТК РФ и других нормативных актов.

Это непростая задача, требующая особого внимания: слишком большая ответственность возлагается на каждую цифру или букву в этом документе.

Что-то пропустил, отвлекся, не заметил ошибки – и работник может проститься со спокойной, а в дальнейшем и обеспеченной жизнью.