Существование глобальных товарных потоков невозможно без глобальных потоков информации. Обмен информацией происходит между различными заинтересованными сторонами, в том числе органами государственного управления и транспортными посредниками. Обмен информацией, так называемой торговой документацией, происходит в бумажном и электронном виде.
Эта торговая документация и содержащиеся в ней элементы данных определяются и предусматриваются национальными и международными нормативными актами в сфере здравоохранения, защиты прав потребителей, безопасности, налогообложения и доходов, окружающей среды.

Примеры торговой документации

Торговые документы можно классифицировать на основании сфер, в которых они готовятся. Руководство ЕЭК ООН к Рекомендации №1 классифицирует торговую документацию следующим образом: документы сферы торговых операций, документы сферы платежей, документы сферы транспорта и сопутствующих услуг, документы сферы официального контроля.

Документы сферы торговых операций

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между участниками международной торговли с целью обмена информацией о проведении тендера, с целью направления предложений и оферт, заключения договоров. Примерами таких документов являются: оферты и ценовые предложения, заказы, счета-проформы, уведомления об отгрузке.

Документы сферы платежей

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между торговыми партнерами и их банками, а также между банками с целью осуществления платежей, связанных с торговыми сделками. Сюда относятся, например, коммерческий счет-фактура , извещение платежа на инкассо, заявки на документарный аккредитив, заявки на банковские тратты и банковские гарантии.

Документы сферы транспорта и сопутствующих услуг

Это документальные требования в отношении транспортных процедур, касающиеся взаимоотношений между торговыми партнерами и перевозчиками, т.е. документы, касающиеся перевозки, обработки грузов и страхования.
Это такие документы, как договоры на перевозку (коносаменты, транспортные накладные), грузовые манифесты , фрахтовые счета, извещения о прибытии, страховые полисы и складские расписки.

Документы сферы официального контроля

Данные документы предназначены для целей контроля над товарами в ходе экспорта, импорта и транзита со стороны различных официальных органов. Среди них, например, декларация на товары для таможенных целей , санитарные и фитосанитарные сертификаты, свидетельства о контроле и об осмотре, а также декларации об опасных грузах.

Функции торговых документов

Как было указано выше торговые документы имеют различное происхождение, однако они еще и выполняют разные функции. Они могут играть роль контрактных документов, например, страховые полисы, коносаменты и коммерческие счета-фактуры. В то же время такие документы служат подтверждением информации, предоставляемой в рамках другой формальной процедуры. Хорошим примером здесь может послужить коммерческий счет-фактура, который является документом, необходимым для осуществления расчетов между покупателем и продавцом, но одновременно является и документом, который использует таможенная служба для классификации и оценки товаров, и который должен быть представлен на таможню в качестве подтверждающего документа для целей таможенной очистки товаров.

Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, раз­мещения на хранение и отпуск продукции:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

3. Товарная книга.

4. Заказ-заявка.

5. Договор поставки.

6. Журнал регистрации заказов покупателей.

7. Карточка неудовлетворенного спроса.

8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.

9. Счет-фактура.

10. Упаковочный ярлык.

11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.

12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.

13. Товарно-транспортная накладная.

14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.

15. Заявка на автотранспортные перевозки.

16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.

17. Карточка учета инвентарной тары.

18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осущест­вляющим централизованную доставку и завоз продукции.

19. Карточка учета исполнения договоров поставки.

20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Содержат номенклатуру продук­ции, планируемую к продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.

Инвентаризационный ярлык применяется для учета фактического наличия продукции на складе в период прове­дения инвентаризации в тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать продукцию и записать данные о ней в инвентаризационную опись.

Сличительные ведомости составляются по видам продукции, при инвентаризации которых были выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты ин­вентаризации, т. е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).

Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, т. е. основой для создания приходных накладных.

Приходная накладная предназначена для учета поступающей на склад продукции.

В случае получения продукции ненадлежащего качества изго­товителю направляется уведомление о вызове.

В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю (отправи­телю), указывается:

• наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;
• основные недостатки, обнаруженные в продукции;
• время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);
• количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

Доверенность:

• применяется для оформ­ления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции, отпускаемой по­ставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению);
• служит основанием для получения продукции на скла­де поставщика, железнодорож­ной станции, пристани, в аэро­порту и подтверждает право данного лица на получение продукции.

Реквизиты доверенности:

• номер и дата выдачи;
• срок действия (определя­ется возможностями получения и вывоза продукции);
• наименования и адреса плательщика и получателя (получа­теля доверенности);
• банковские реквизиты плательщика;
• наименование поставщика;
• должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте лица, на имя которого выдается доверенность;
• номер и дата документа, являющегося основанием для от­пуска продукции.

Причины, по которым доверенность считается недействительной:

• доверенность выдана с нарушением порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
• доверенность имеет поправки и помарки;
• не предъявлен паспорт, данные которого указаны в доверен­ности;
• окончился срок действия доверенности;
• поступило сообщение получателя об аннулировании данной доверенности.

Приходный ордер — документ, служащий для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками скла­да, выписывается на основании расчетных и других сопроводи­тельных товарно-транспортных документов поставщиков.

Акт о приемке материалов — применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по коли­честву и качеству, а также расхождения по ассортименту с данны­ми сопроводительных документов поставщика. Данный акт состав­ляется также при приемке продукции, поступившей без докумен­тов. Акт служит юридическим основанием для предъявления пре­тензии поставщику (отправителю).

К данному акту прилагаются следующие документы:

• копии сопроводительных документов или сличительной ве­домости, т. е. ведомости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах отправителя (изготовителя);
• упаковочные ярлыки, вложенные в каждое тарное место;
• квитанции станции (пристани, порта) назначения о провер­ке веса груза, если такая проверка проводилась;
• пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;
• подлинный транспортный документ (товарно-транспортная накладная, коносамент), а в случае предъявления получателем перевозчику претензии, связанной с этим документом, прилагает­ся его копия;
• документ, удостоверяющий полномочия представителя, вы­деленного для участия в приемке;
• акт, составленный в соответствии с пунктом 16 Инструкции № П.-6 ;
• документ, содержащий данные взвешивания и обмера, если количество продукции определялось путем взвешивания или об­мера;
• другие документы, свидетельствующие о причинах возник­новения недостачи (анализы на влажность продукции, требования к хранению которой содержат соответствующие допуски на влаж­ность, сведения о снабжении льдом, коммерческие акты и др.);
• в случае приемки скоропортящейся продукции — ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, если она со­ставлена, или натурный лист.

Лимитно-заборная карта — документ, на осно­вании которого осуществляется списание продукции со склада. Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска про­дукции:

• для оформления отпуска материалов, систематически потреб­ляемых при изготовлении продукции;
• для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Требование-накладная применяется для учета движения продукции внутри организации между материально от­ветственными лицами различных структурных подразделений.

Комплектовочные ведомости выписываются на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу, применяются для конт­роля над отпуском этих изделий на тех предприятиях, где высок удельный вес расхода комплектующих изделий на выпуск готовой продукции. Комплектовочная ведомость содержит перечень мест с указанием их количества.

Ведомости (карты) использования лимитов применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита.

Накладная на отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска продукции:

• структурным подразделениям своей организации, располо­женным за пределами ее территории. Накладную выписывает ра­ботник структурного подразделения в двух экземплярах на осно­вании договоров, нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение про­дукции, заполненной в установленном порядке;
• сторонним организациям. Накладная оформляется отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответству­ющих документов и письменного разрешения руководителя пред­приятия или лиц, им на то уполномоченных.

Карточка учета материалов:

• применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;
• заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;
• ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенк­латурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений приме­няется для оформления оприходования материалов, пригодных для использования при производстве других работ.

Акт о весе тары составляется не позднее 10 дней после освобож­дения тары, а о весе тары из-под влажной продукции — немедленно по освобождении тары из-под продукции. В данном акте указыва­ется также вес нетто продукции, полученный путем вычитания из веса брутто веса тары.

Реквизиты Акта о недостаче продукции:

• наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
• дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установлен­ного срока, — причины несвоевременной приемки, время их воз­никновения и устранения;
• фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в при­емке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дата и номер документа о полно­мочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;
• наименования и адреса отправителя (изготовителя) и постав­щика;
• дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);
• дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной (коносамента);
• дата отправки продукции со станции (пристани, порта) от­правления или со склада отправителя;
• дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) на­значения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытия транспортного средства (вагона, контейнера, автомобильного фургона) и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
• номер и дата коммерческого акта (акта, выданного перевоз­чиком), если такой акт был составлен при получении продукции от перевозчика;
• условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими изме­рительными приборами, поверенными в установленном порядке;
• состояние тары и упаковки на момент осмотра продукции; содержание наружной маркировки тары и другие данные, на осно­вании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция — отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;
• при выборочной проверке продукции — порядок отбора продукции для проверки с указанием оснований выборочной про­верки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, договор);
• реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транс­порте правилами; общий вес продукции — фактический и по до­кументам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, — фактический и по трафарету на таре (упаковке);
• транспортная и отправительская маркировка мест (по доку­ментам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных яр­лыков, пломб на отдельных местах;
• способ определения количества недостающей продукции (взвешивание, счет мест, обмер);
• другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, должны быть указаны в акте для подтверждения недо­стачи;
• точное количество и стоимость недостающей продукции;
• заключение о причинах и месте образования недостачи.

Реквизиты Акта о ненадлежащем качестве продукции:

• условия хранения на складе получателя;
• состояние упаковки в момент осмотра;
• наличие упаковочных листов и пломб;
• количество и полное наименование продукции;
• подробное описание обнаруженных недостатков и их харак­теристика;
• перечисление оснований, по которым продукция забракована или переведена на более низкий сорт;
• заключение о характере выявленных недостатков, причине их возникновения и утраты качества продукции.

Товарный отчет составляется на основе первичных приходных и расходных документов.

Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее ко­личество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку — директивный документ для отдела логис­тики на начало отгрузки продукции заказчику.

Упаковочный (инвентарный) лист составляется после окончания упаковки. В лист вписываются данные по каждому отдельно упа­кованному предмету или коробке. В упаковочном листе указы­ваются:

• порядковый номер коробки согласно данным, содержащимся в маркировке;
• содержимое коробки;
• место и дата производства упаковки;
• указания по следованию продукции (груза);
• контактный телефон получателя;
• адрес и данные физического (юридического) лица, являюще­гося получателем продукции (груза).

Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:

• заборный лист;
• расходная накладная и др.

Потребителю могут быть предоставлены следующие отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе:

• ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции;
• отчет по срокам годности продукции;
• ежедневный отчет о приеме продукции на склад;
• ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада;
• особые отчеты (о недостачах, повреждениях продукции при ее приеме на склад), сопровождаемые фотографиями;
• отчет о заблокированной продукции (заблокирована в соот­ветствии с указанием клиента, например, по причине истекшего срока годности);
• отчет о переупакованной бракованной продукции;
• отчет об уничтожении бракованной продукции;
• отчет по бракованной продукции (при получении продукции на склад, уничтожении, переупаковке);
• отчет по наличию пустых поддонов.

Рассмотрим некоторые из них.

Ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции включает в себя следующую информацию:

• баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня;
• все поступления продукции на склад за рабочий день;
• все отгрузки продукции за рабочий день;
• новый баланс остатка продукции, включающий в себя про­дукцию с различным статусом (например, продукция, подлежащая отгрузке, но еще не отгруженная);
• остаток продукции, имеющейся в наличии на складе.

Отчет по срокам годности продукции включает в себя следующую информацию:

• предупреждение об окончании срока годности продукции за 6 месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции;
• сроки годности по каждому наименованию продукции;
• список продукции по типу срока годности (с истекшим сроком годности, за 7 дней до окончания срока годности, за 14 дней).

Ежедневный отчет о приеме продукции на склад содержит следу­ющую информацию:

• все поступления продукции за день;
• сведения и документы по поступлению транспортных средств (информационный лист, акт о приемке продукции на склад, под­писанный представителем склада и водителем);
• сведения и копии документов, сопровождающих продукцию.

Ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада включает в себя следующую информацию:

• все отгрузки продукции, осуществленные за рабочий день;
• все заказы, находящиеся в процессе комплектации;
• сведения об отгруженной продукции с указанием данных об автомобильных транспортных средствах;
• копии счетов с пометкой менеджера склада об отгрузке.

При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

1. Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
2. Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
3. Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
5. Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
6. Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте .

Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 - приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.

Российский бухгалтер, N 2, 2015 год
Вадим Говоров,
эксперт журнала

Организации, занятые в сфере торговли, традиционно относятся к числу хозяйствующих субъектов, имеющих большой объем документооборота. Ведь им ежедневно приходится совершать операции, связанные с приемкой, хранением и продажей товаров, которые, как известно, представляют собой основной вид активов указанной категории субъектов предпринимательской деятельности. Документооборот, как элемент учетной политики торговой организации, выступает не только основой для ведения бухгалтерского и налогового учета компании, но является и базой для принятия различного рода управленческих решений. Торговая деятельность имеет свои отраслевые особенности, которые сказываются, в том числе, и на порядке документального оформления операций, совершаемых с товаром. О специфике торгового документооборота мы и поговорим далее.

По общему правилу, вытекающему из статьи 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ)*, торговые организации обязаны вести бухгалтерский учет, причем ответственным за его организацию является руководитель торговой компании. Именно руководитель торговой фирмы, отталкиваясь от объема учетной работы, принимает решение о том, каким образом торговая организация будет выполнять данное требование бухгалтерского законодательства. Для этих целей руководитель может учредить собственную бухгалтерскую службу торговой компании, возглавляемую главным бухгалтером, передать на договорных началах ведение учета специалистам или лично заняться его ведением.
________________
. - Примечание изготовителя базы данных.

Помимо принятия решения о форме ведения бухгалтерского учета руководитель торговой фирмы должен своим приказом утвердить и учетную политику, которой в дальнейшем торговая организация будет руководствоваться при ведении учета.

Напомним, что вместе с учетной политикой утверждаются:

- формы первичных документов, которые будут использоваться фирмой в своей деятельности;

- формы документов, которые будут использоваться торговой фирмой для внутренней бухгалтерской отчетности;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Причем правила своего документооборота торговая компания определяет самостоятельно исходя из размеров самой фирмы, ее внутренней структуры, а также интенсивности хозяйственных операций, учитывая при этом нормы действующего бухгалтерского законодательства, а также Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете , утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года N 105 . Несмотря на то что указанный документ был принят еще до реформирования российского бухгалтерского учета, нужно сказать, что основные его положения до сих пор остаются актуальными, тем более, что Минфин Российской Федерации пока так и не утвердил никаких специальных рекомендаций по организации системы документооборота.

В общепринятом значении под документооборотом понимается движение первичных бухгалтерских документов от момента их создания или получения со стороны до передачи в архив. Несмотря на то что каждый первичный бухгалтерский документ имеет свой маршрут движения в организации, общими этапами документооборота для всех без исключения первичных документов являются:

- создание (получение) первичного документа;

- передача его в бухгалтерскую службу организации;

- принятие его к учету, что в свою очередь предполагает его проверку, обработку и внесение данных в соответствующий бухгалтерский регистр;

- передача документов в архив.

Понятно, что обеспечить своевременное прохождение документами каждого этапа движения можно только посредством установления специального регламента, который обычно называют графиком документооборота. Разработка такого графика входит в обязанности главного бухгалтера торговой компании, а утверждение осуществляется руководителем. При разработке графика документооборота главный бухгалтер должен руководствоваться принципом рациональности, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, а также определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом следует учитывать, что график должен способствовать улучшению всей учетной работы в целом и усилению контрольных функций бухгалтерского учета. В силу того, что все исполнители графика документооборота обязаны его соблюдать, то, понятно, что они с ним должны быть ознакомлены. Для чего каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, с указанием адресов и сроков представления документов.

Закон N 129-ФЗ* обязывает организации подтверждать все свои хозяйственные операции первичными учетными документами. И торговые компании не являются исключением. Причем, по общему правилу, для этих целей торговые организации должны применять унифицированные формы первичных документов, разработанные и утвержденные Госкомстатом Российской Федерации. И только в случае отсутствия типовых форм торговые организации вправе применять самостоятельно разработанные формы учетных документов, при условии того, что они содержат все обязательные реквизиты, прямо перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ*, а их применение закреплено учетной политикой компании.
________________
* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: "Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Унифицированные формы первичных учетных документов для торговых организаций утверждены постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года N 132 , причем данным постановлением утверждены как общие формы по учету торговых операций, так и специальные, а именно:

- по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники;

- по учету торговых операций при продаже товаров в кредит;

- по учету торговых операций в комиссионной торговле.

Конечно, в рамках одной статьи не представляется возможным рассмотреть документооборот торговой организации с учетом всех существующих типовых форм, поэтому остановимся лишь на формах, чаще всего используемых торговыми фирмами.

Как известно, торговля представляет собой процесс, связанный с куплей-продажей товаров, в связи с чем, можно сделать вывод, что основными операциями, совершаемыми с товаром, являются его приемка и продажа.

1. Приемка товара

Напомним, что при приемке товара торговые фирмы руководствуются Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли , утвержденными письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года N 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации).

Как следует из пункта 2.1.5 Методических рекомендаций порядок приемки товаров, а также ее документальное оформление зависят от места приемки товаров, ее характера (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам и так далее.

Товар поступает в торговую организацию по товаросопроводительным документам, предусмотренным условиями поставки товара, а также правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

В качестве накладной обычно используется товарная накладная N ТОРГ-12 .

Если товар доставляется автомобильным транспортом, то используется товарно-транспортная накладная N 1-Т , унифицированная форма которой утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" .

При доставке товара по железной дороге в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная, форма которой утверждена Приказом МПС Российской Федерации от 18 июня 2003 года N 39 , к которой могут прикладываться спецификации и упаковочные листы, о чем в самой накладной делается специальная отметка. Если товар поступает в железнодорожном контейнере, то используется "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере". При доставке товаров водным транспортом оформляется коносамент.

Обратите внимание!

О товаросопроводительных документах, которые применяются во внутренних перевозках при перемещении товаров между Россией, Республикой Беларусь и Республикой Казахстан автомобильным, железнодорожным, воздушным и морским видами транспорта подробно разъяснено в письме ФТС Российской Федерации от 2 июля 2010 года N 04-34/32666 "О направлении информации" (вместе с письмом Минтранса Российской Федерации от 11 июня 2010 года N СА-16/6229 "О форме товаро-транспортной накладной").

Для документального оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности, в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора, Госкомстатом Российской Федерации предусмотрен Акт о приемке товаров формы N ТОРГ-1 . Тем не менее, обычно в торговых организациях товар принимается на учет на основании товарной накладной формы N ТОРГ-12 . Объяснением тому являются указания по заполнению унифицированной формы N ТОРГ-12 , где сказано, что она применяется торговыми фирмами для оформления продажи (отпуска) товаров сторонним организациям. Причем составляется N ТОРГ-12 в двух экземплярах: первый остается в организации, продающей товар, и является у нее основанием для списания товаров с учета, а второй экземпляр передается покупателю товаров и служит у него основанием для принятия товаров на учет. Иначе говоря, в торговле товарная накладная N ТОРГ-12 может выступать как расходным, так и приходным товарным документом. Кстати, на это указано и в пункте 2.1.2. Методических рекомендаций . Заметим, что информация о товаре, содержащаяся в накладной формы N ТОРГ-12 , практически совпадает с информацией, указываемой в акте N ТОРГ-1 , в связи с чем, многие торговые организации в целях сокращения объема используемых документов предпочитают не использовать Акт N ТОРГ-1 .

Так как такие действия могут привести к неблагоприятным последствиям для фирмы, например, к отказу в вычете по НДС (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 июня 2006 года по делу N А56- 30635/2005), то рекомендуем отказ от использования фирмой Акта N ТОРГ-1 закрепить в учетной политике. Но, по мнению автора, принятие такого решения вряд ли можно назвать целесообразным. Одно дело, если фирма работает исключительно с российскими поставщиками товаров, а если организация приобретает импортные товары? Вряд ли иностранный поставщик выпишет покупателю N ТОРГ-12 , поэтому в такой ситуации без Акта N ТОРГ-1 не обойтись.

Ведь, как показывает правоприменительная практика, отсутствие данного акта по импортным товарам, может привести к спору с налоговым органом, о чем свидетельствует постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 октября 2007 года по делу N А21-7777/2006 .

Много споров у торговых организаций с контролирующими органами возникает по поводу товаров, доставляемых в компанию автомобильным транспортом, причем независимо от того, кто произвел доставку - сам покупатель или поставщик. В этом случае налоговики требуют от налогоплательщика представления товарно-транспортных накладных формы N 1-Т , а при их отсутствии отказывают в вычете по НДС, что в свою очередь ведет к пересчету налогов и возникновению налоговой ответственности налогоплательщика. Нужно сказать, что сегодня по поводу применения формы N 1-Т у специалистов нет единого мнения о том, в какой ситуации ее наличие является обязательным - когда товар доставляет специализированный перевозчик, организация - продавец или сам покупатель. Поэтому, по мнению автора, идеальным вариантом при доставке товаров автотранспортом является наличие N ТОРГ-12 и N 1-Т , это поможет избежать в дальнейшем спорных вопросов, как в отношении вычетов по НДС, так и учета транспортных расходов при налогообложении.

Если при приемке товаров организация выявляет расхождения по количеству или качеству товаров, то оформляются следующие документы:

- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2);

- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма N ТОРГ-3).

Указаниями по заполнению унифицированных форм определено, что Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке товаров по качеству и комплектности с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и покупателя или представителем организации - покупателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Составление Актов производится отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товары, по которым расхождения не выявлены, в актах не перечисляются, при этом в конце акта делается отметка: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

Подписываются Акты всеми членами комиссии, в случае отказа любого члена комиссии от подписи акта, об этом делается соответствующая отметка в самом акте.

Подписанные Акты с приложением всех соответствующих документов (накладных, счетов-фактур и так далее) передаются под расписку в бухгалтерскую службу организации для направления претензии поставщику или перевозчику.

Утверждает Акт руководитель торговой организации, он же принимает решение о направлении претензионного письма.

Обращаем ваше внимание, что форма Акта N ТОРГ-2 оформляется при приемке товаров отечественного производства, он составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр Акта передается в бухгалтерию организации - покупателя, второй - обычно прикладывается к претензионному письму, направляемому в адрес поставщика или перевозчика, третий - вручается представителю поставщика, участвующему в актировании товара, а четвертый - вручается перевозчику.

При актировании товаров, поступивших от иностранных поставщиков, используется форма Акта N ТОРГ-3 , составляемая в пяти экземплярах.

Обратите внимание!

В силу того, что унифицированной формы претензии не существует, торговой организации следует такую форму разработать самостоятельно и закрепить ее использование в своей учетной политике.

2. Продажа товара

Выше уже было сказано, что для оформления операций продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организацией используется товарная накладная формы N ТОРГ-12 . Выписывается она уполномоченным лицом торговой организации в двух экземплярах. Напоминаем, что любой первичный документ, в том числе и товарная накладная N ТОРГ-12 , приобретает юридическую силу только в том случае, если она заполнена по соответствующей форме, с указанием всех реквизитов и подписана надлежащим образом. В N ТОРГ-12 в обязательном порядке указывается следующая информация:

- Наименование, адрес, телефон, факс и реквизиты, обслуживающего банка грузополучателя, поставщика и плательщика.

- Номер и дата транспортной накладной ;

- Должности и подписи лиц, разрешивших отпуск груза и осуществивших его фактическую отгрузку. Помимо самих подписей в товарной накладной в обязательном порядке приводятся расшифровки подписей указанных лиц.

Обратите внимание!

В соответствии с пунктом 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст , под расшифровкой подписи понимаются сначала инициалы и только потом фамилия лица, подписавшего документ. Подписи указанных лиц скрепляются печатью организации продавца.

Так же обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" (далее - Порядок) организации не вправе изменять какие-либо реквизиты товарной накладной N ТОРГ-12 (включая ее код, номер и наименование). Кроме того, Порядком категорически запрещено удалять отдельные реквизиты товарной накладной N ТОРГ-12 .

Заметим, что не всегда организация-продавец может обойтись типовой формой накладной N ТОРГ-12 . Например, такая ситуация может возникнуть, если цена товара установлена в условных денежных единицах (далее - у.е). Заполнять N ТОРГ-12 в у.е. продавец не вправе, Порядок запрещает изменять или удалять реквизиты N ТОРГ-12 . Так как поступить в данном случае?

Порядком определено, что при необходимости организация может в унифицированные формы первичной учетной документации вносить любые дополнительные реквизиты, исключение составляют только формы документов по учету кассовых операций. Поэтому фирме-продавцу следует воспользоваться этим правом и внести в N ТОРГ-12 дополнительную графу с ценой в у.е. с указанием даты, на которую определяется рублевый эквивалент стоимости товара.

Такое дополнение унифицированной формы N ТОРГ-12 позволит торговой организации избежать проблем при составлении "первички" в момент отгрузки товара, окончательная цена которого еще не сформирована. В дополнительной графе продавец укажет сумму товара в у.е., а в графе "Сумма в рублях" поставит прочерк - ведь в момент совершения данной хозяйственной операции у продавца еще таких данных нет. Кстати, именно так рекомендуют поступать столичные налоговики в письме УФНС Российской Федерации по городу Москве от 14 декабря 2005 года N 20-12/93198 .

Если условиями договора купли-продажи или поставки предусмотрено, что доставка товара осуществляется силами продавца, то, как уже было отмечено, необходимо заполнить товарно-транспортную накладную формы N 1-Т (далее - ТТН).

Несмотря на то, что из указаний по ее применению следует, что ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом, лучше выписать этот документ, чтобы не "подставлять" своего партнера.

Напоминаем, что ТТН состоит из двух разделов:

- товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя. Причем у первого она выступает основанием для списания ТМЦ, а у второго - используется для оприходования.

- транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителя-заказчика автотранспорта с транспортной организацией, выполнившей перевозку груза, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителя или грузополучателя с организацией - владельцем автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Заметим, что грузоотправитель составляет ТТН на перевозку груза автотранспортом для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. Причем она выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах:

первый - остается у самого грузоотправителя и является у него основанием для списания товарно-материальных ценностей;

второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

второй - передается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

В случае если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Обратите внимание!

Формы N ТОРГ-12 и N 1-Т это не равносильные документы, а только дополняющие друг друга, поэтому организация-продавец, выступающая еще и грузоотправителем должна оформить оба указанных документа.

Нужно сказать, что в зависимости от того, с какой целью приобретается товар, торговля подразделяется на оптовую и розничную. Розница имеет место тогда, когда товар приобретается покупателем для конечного потребления - личного пользования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

В отличие от опта розничные торговые фирмы вправе учитывать товар не только по покупным, но и по продажным ценам. Такое право для розницы вытекает из пункта 13 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01 , утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года N 44н .

Обратите внимание!

Так как в данном случае речь идет о праве, а не об обязанности, то розничная торговая организация должна закрепить положение об учете товара по продажным ценам в своей учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Розничные продавцы, так же как и оптовые, для оформления операций, совершаемых с товаром, фактически применяют те же самые унифицированные формы по учету торговых операций, разработанные и утвержденные Госкомстатом Российской Федерации. Однако есть у розницы некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание.

Во-первых, отметим, что при принятии товара на учет розничная торговая организация, ведущая учет товаров по продажным ценам, должна "довести" покупную цену товара до продажной цены путем торговой наценки.

Как и любая другая операция, наценка товара отражается в бухгалтерском учете на основании первичного документа, получившего название реестра розничных цен. Причем унифицированной формы такого документа нет, поэтому на основании статьи 9 Закона N 129-ФЗ* розничная торговая фирма должна разработать самостоятельную форму реестра и закрепить ее использование в учетной политике.
________________
* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: "Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" . - Примечание изготовителя базы данных.


Во-вторых, так как розничная торговля предполагает наличные расчеты между продавцом и покупателем, то в этом случае продажа товара производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Такая обязанность у продавцов возникает в силу пункта 1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"

Третья группа документов - коммерческие документы - это документы, которые дают стоимостную, количественную и качественную характеристики товара. Эти документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату.

Стоимостная характеристика товара подается в счете и в проформе "счета.

Коммерческий счет является основным расчетным документом. Он содержит требование к покупателю об уплате указанной в нем суммы платежа за поставленный товар.

В счете указываются: цена за единицу товара и общая сумма счета или платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета, название банка, где должен быть осуществлен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем); сведения о страховании (кем оплачивается) и размер страховой премии (при поставках на условиях "СИФ").

Счета конечно выписываются в большом количестве экземпляров (до 25), что связано с выполнением счетами различных функций. Счет необходимый для подачи таким учреждениям:

Банка для получения с покуп эта платежа;

Страховому обществу - для расчета страховой премии при страховании груза;

Валютным органам стран импортера при наличии валютных ограничений - для получения импортером иностранной валюты;

Таможенным органам - для расчета пошлин;

Торговой палате или другой организации - для выдачи сертификата о происхождении товара;

Правительственным органам - для получения экспортно-импортных лицензий;

Транспортно-экспедиторской фирме, принимающей груз к перевозке, или железной дороги - для оформления железнодорожной накладной (поскольку железная дорога отвечает за сохранность грузов);

Статистическим органам - для ведения внешне шньоторговои статистики. Счета можно подразделить в зависимости от выполняемых ими функций на следующие виды:

Счет-фактура;

Счет-спецификация;

Предварительный счет;

Проформа-счет.

Счет-фактура выписывается, как правило, после окончательной приемки товара покупателем. Кроме своего основного назначения как документа, указывающего сумму платежа за товар, счет-фактура может быть использован как накладная, направляется вместе с товаром. По требованию таможенных органов во многих странах счет-фактура выписывается на установленных бланках, и такие счета одновременно является сертификатами о прохождении товара или сочетаются с ним.

Счет-спецификация - объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем, как правило, отмечается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда называется специфицирован счет.

Предыдущий счет выписывается в тех случаях, когда приемка товара происходит в стране или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товара и подлежит оплате. После приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру, по которому осуществляется окончательный расчет.

Проформа-счет - это документ, который, как и счет, содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом, так как не содержит требования об оплате указанной в нем суммы. Не выполняя главной функции счета как платежного документа, проформа-счет вместе с тем выполняет остальные функции счета. Если проформа-счет содержит указания о цене каждого вида или сорта товара, его называют специфицированных проформой -счета. Проформа-счет может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Чаще всего проформа-счет выписывается при поставках товаров на консигнацию, выставки, ярмарки и аукционы. В проформе-счета, который направляется консигнатору, могут быть указаны сумма, которую владелец товара (консигнант) намерен получить, и расходы, которые он имел при отправке товара. Проформа-счет может быть также сметой, с помощью которого импортер может ознакомиться с основными данными о товаре, который он желает купить, и с порядком расчетов, а также определить размер расходов.

Количественная характеристика товара подается в спецификации, технической документации, упаковочном листе.

Спецификация содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места, количества и рода товара. Спецификация конечно дополняет счет на товары разных сортов и названий.

Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования для обеспечения их своевременного налаживания и правильной эксплуатации. К технической документации относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, сведения запасных частей, инструмента, приспособлений и т. Перечень необходимой технической документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, которые являются неотъемлемой частью договора. Техническая документация готовится на языке страны покупателя или на другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства техническая документация должна изготавливаться обязательно типографским способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере), и необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист размещается в упаковке так, чтобы покупатель смог его легко найти, или кладется в специальный карман с внешней стороны упаковки. Упаковочный лист содержит следующие данные: количество каждого сорта (количество штук в упаковке), номер упаковки (места). Упаковочный лист используется как дополнение к рахуйку-фактуры, когда направляется значительное количество названий товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист следует отличать от контейнерного грузового сертификата, который используется для других целей. Упаковочный лист тарахунок-фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит лишь в том, что в упаковочном листе не указаны цены. Упаковочный лист может иметь форму комплектовочной ведомости. Комплектовочная ведомость обычно содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Комплектовочная ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывается порядковый номер, а в знаменателе -количество мест в данной партии. Создается комплектовочная ведомость п идприемства-производителем к отгрузке всей партии товара.

Качественная характеристика товара дается в сертификате о качестве, гарантийном обязательстве, протоколе испытаний, разрешении на отгрузку.

Сертификат о качестве - свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие качества товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Сертификат о качестве выдается соответствующими компетентными организациями, государственными органами, торговыми палатами, специальными лабораториями как в стране экспортера, так и в страны импортера. Иногда стороны договариваются о предоставлении сертификатов различных контрольных и проверочных учреждений, институтов, палат мер и весов, других организаций. Сертификат о качестве может выдавать (в соответствии с условиями контракта) и фирма-производитель.

Гарантийное обязательство или гарантийное письмо - документ, подтверждающий соответствие поставленного товара (чаще всего оборудования) с условиями контракта. Оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы оборудования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.

Протокол испытаний составляется после проведения продавцом вместе с представителем покупателя (инспектором или приемщиком) полных испытаний в заранее установленный день и час на предприятии продавца. Протокол испытаний, который иногда называют сертификатом, содержит подробное изложение результатов испытаний с указанием соответствия товара условиям заказа. Протокол испытаний высылается заказчику немедленно после их проведения. Обычно на основании протокола испытаний стороны подписывают сдаточных-приемный акт.

Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Разрешение на отгрузку содержит: сведения о дате поставки по контракту, дату готовности, информацию о проведении испытания и указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.