Отчетная документация – система документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени˸ год, полугодие, квартал, месяц, декаду. Образует обратную связь˸ план ʼʼ отчет о выполнении плана, является основой для корректировки деятельности организации, её финансирования. Отчетная документация организации включает в себя государственную статистическую, ведомственную, внутриорганизационную отчетности.
Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений. Порядок их составления и оформления установлен Положением ʼʼО порядке предоставления Государственной статистической отчетности в Российской Федерацииʼʼ, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. № 130.
Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений. Например, ЦБ РФ, Госналогслужба РФ, Минфин РФ разрабатывают формы бухучета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Министерства разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех организаций отрасли.
Государственная статистическая и ведомственная отчетности представляются в установленные сроки соответствующим территориальным органам. Представляется первый экземпляр отчета на бумаге и электронная копия документа.
Внутриорганизационная отчетность представляется специалистами структурных подразделений на рассмотрение руководству или вышестоящей организации. Составляется либо по итогам всей деятельности, или по отдельным направлениям деятельности.
Составление и оформление отчетных документов
Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.
Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на базе утвержденных унифицированных форм и, в соответствии с утвержденными нормативными документами.
Литература
1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., Издательство стандартов, 1997.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1991.
Раздел XVII.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
402. Что такое документ?
Документ – это носитель информации, рассчитанный на многократное использование. Документ содержит зафиксированную информацию, имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Законодательством предусмотрены случаи, когда документы являются обязательными (приказы об оформлении на работу, протоколы о прохождении различных инструктажей и т.п.).
Документы служат основой для контроля деятельности предприятия, правильности расходования материальных, денежных, энергетических и других видов ресурсов.
Современное управление производством без документов просто невозможно.
403. Что такое служебные документы?
Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.
404. Что такое документация?
Документация – совокупность документов, оформленных по единым правилам. Документация может быть представлена в различных видах: графическая, конструкторская, рабочая, исполнительная, нормативно-справочная, отчётная, проектно-сметная, разрешительная, организационно-технологичес-кая.
405. Что такое графическая документация?
Графическая документация – это документация (чаще управленческая), выполненная в виде графиков, диаграмм, циклограмм, в которых в тексто-графической форме описываются сведения и расчётные технологические зависимости отдельных строительных операций в результате моделирования производственного процесса или состояния производственной деятельности строительных и монтажных организаций и их подразделений.
406. Что такое конструкторская документация?
Конструкторская документация – совокупность расчётных документов, разрабатываемых и используемых в процессе проектирования отдельных узлов, деталей или конструктивных элементов зданий и сооружений.
407. Что такое рабочая документация?
Рабочая документация – это часть проектно-сметной документации, разрабатываемой проектной организацией на стадии «рабочий проект» и применяемой исполнителями проекта непосредственно на строительной площадке при возведении зданий и сооружений.
408. Что такое проектно-сметная документация?
Проектно-сметная документация – совокупность графических, расчётных и пояснительных материалов, обосновывающих объёмно-планировочные, конструктивные, организационно-технологические решения и документы, обосновывающие стоимость и экономическую целесообразность строительства конкретного здания, сооружения или их комплекса.
409. Что такое организационно-технологическая документация?
Организационно-технологическая документация – часть проектно-сметной документации, обосновывающая решения по технологии работ и организации строительства зданий и сооружений.
К организационно-технологической документации относятся проекты организации строительства – ПОС (разрабатываются проектной организацией), проекты производства работ – ППР (как правило, разрабатываются строительными организациям) и проекты организации работ – ПОР (разрабатываются строительными организациями при одновременном возведении для разных заказчиков нескольких зданий или сооружений).
410. Что такое нормативная документация?
Нормативная документация – совокупность официальных документов, регламентирующих на государственном и региональном уровне обязательность применения нормативов, стандартов, правил и условий для проектирования, строительства и эксплуатации объектов.
411. Что такое нормативно-справочная документация?
Нормативно-справочная документация – совокупность официальных документов, содержащих установленные государственные или региональные правила, стандарты, нормали, нормативы и условия, связанные с проектированием, строительством и эксплуатацией возводимых зданий и сооружений.
К нормативно-справочной документации относятся также различные инструкции, указания, руководства, рекомендации, отражающие специфику отдельных видов строительных и монтажных работ на различных этапах инвестиционного периода (изыскания, проектирование, строительство, эксплуатация, реконструкция, капитальный ремонт).
412. Что такое разрешительная документация?
Разрешительная документация – комплект документов, выдаваемых органами исполнительной власти на выполнение проектно-изыскательских работ с согласованием архитектурно-планировочных решений, выдача разрешений на землепользование и производство строительно-монтажных работ.
413. Что такое отчётная документация?
Отчётная документация – совокупность документов, отражающих отчётные показатели работы строительной организации или её подразделения по выполнению отдельных заданий проекта или отчётные показатели за какой-либо период производственной деятельности. Это могут быть финансовые отчёты, материальные отчёты или отчёты за выполнение отдельных поручений.
414. Что такое делопроизводство?
Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления строительного подразделения, заключающаяся в работе с документами. К делопроизводству относится составление, приём, регистрация, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение и периодическое уничтожение документов. От рациональной организации делопроизводства в значительной степени зависит производительность труда управленческого аппарата.
415. Что такое приказ?
Приказ – это акт управления, издаваемый руководителем организации и обязательный для исполнения. В виде приказов оформляются решения руководителей, действующих на основе единоначалия, с целью регламентации деятельности предприятия и движения личного состава подчинённого ему строительного подразделения.
Право издавать приказ имеет руководитель, занимающий должность юридического лица или исполняющий его обязанности.
С помощью приказа руководитель ставит перед работниками возглавляемой им организации основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов, утверждает положения, инструкции, правила и тому подобные документы.
416. Как правильно оформить приказ?
Текст приказа по общим вопросам управления производством состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побудившие руководителя к его изданию, и цели, которые предполагается достигнуть. В распорядительной части приказа излагается суть предписываемых действий, указывается, кому поручено их исполнять, сроки их выполнения и кому поручается контроль за исполнением настоящего приказа.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «приказываю».
Поощрения и наказания за выполнение или невыполнение поручений и указаний объявляются самостоятельными приказами.
417. Что такое распоряжение?
Распоряжение – это решение, принимаемое устно или письменно вышестоящим органом, руководителем, его заместителями в пределах их полномочий, руководителями функциональных служб строительного подразделения для решения оперативных вопросов, связанных со служебной и производственной деятельностью.
418. Что такое указание?
Указание – это организационно-распорядительная форма передачи управленческого решения и разъяснение действий для достижения целей, обращённая к конкретным исполнителям по конкретному делу.
Указание может содержаться в приказах, в распоряжениях, в резолюциях на документе, в отдельном письме или устном высказывании.
Указание, как правило, начинается со слова «предлагаю».
419. Что такое инструкция?
Инструкция – нормативно-методический документ, определяющий содержание и порядок исполнения работником профессиональных обязанностей, а также способы выполнения решений.
Инструкция может быть устной или письменной. Устная инструкция выдаётся работнику его руководителем перед выполнением задания. Письменная инструкция, утверждённая руководителем, становится организационно-распорядительным документом.
Инструкция устанавливает правила, регулирующие производственную деятельность организации или специальные стороны этой деятельности и функции должностных лиц.
420. Что такое протокол?
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на различных заседаниях коллегиальных органов, комиссиях, на собраниях трудовых коллективов, различных совещаниях.
В тексте протокола обсуждение каждого пункта повестки дня записывается по рубрикам «слушали», «выступили», «решили», «постановили».
Тексты протоколов могут быть краткими, подробными или дословными (стенограмма).
Протокол подписывает председатель или секретарь собрания, либо лицо, ведущее собрание.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. В случае, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитофонную ленту, протокол может составляться после расшифровки этих записей.
421. Что такое акт?
Акт – официальный документ, фиксирующий события или факты, установленные лично подписавшими этот акт лицами. Акт не является указанием к какому-либо действию. Он служит лишь информацией для принятия какого-либо решения.
Во вводной части акта указывается основание для его составления и список лиц, участвовавших в его подписании.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, уполномоченными для его подписания.
422. Что такое служебное письмо?
Служебные письма являются средством обмена различной информацией учреждения с подчинёнными, вышестоящими или смежными организациями.
Письма оформляются на фирменных бланках организации. В письме указываются обстоятельства, побудившие организацию к его написанию. Заканчиваются служебные письма просьбами, предложениями или решениями по вопросам, затронутым в них.
Если письмо является ответом на какое-то предыдущее письмо, то название затронутого вопроса указывается перед текстом письма.
423. Что такое докладная записка?
Докладная записка – письменное сообщение по какому-либо вопросу руководству организации или вышестоящему органу управления, информирующее о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о результатах выполненного поручения или работы. Докладная записка должна содержать выводы и предложения по затронутым в ней вопросам.
Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства.
424. Что такое справка?
Справка – документ, описывающий и подтверждающий те или иные факты или события.
Справка обычно представляет собой результат каких-то обследований, результатов поездки в командировку и т.п.
→ Техническая экспертиза зданий
Оформление отчетной документации
Отчет о проведении специальных инженерных изысканий в случае, если экспертиза проведена в полном объеме диагностического цикла и осуществлена для целей проектирования или технического заключения или выполнена по какому-либо одному вопросу, является основным документом, содержащим исчерпывающие сведения о существующем здании.
Материал, отбираемый для включения в отчетную документацию, должен быть обработан и систематизирован. Обязательный комплект отчетной документации состоит из текстовой и графической части. Отчет о специальных инженерных изысканиях составляется после согласования предпроектных проработок и оформления их в виде строительного паспорта.
Порядок оформления отчетной документации по результатам инженерных изысканий, необходимых при проектировании реконструкции, освещается в специальной литературе и нормативных актах, утверждаемых Госстроем СССР.
По структуре отчетная документация состоит из титульного листа, списка исполнителей, оглавления, технического заключения и чертежей, составленных в процессе изучения объекта и инвентаризационного плана. Основной ее частью всегда является письменное обобщение результатов исследований с выводами, представляемое в форме технического заключения.
На титульном листе указывается наименование организации, выполнившей работу по договору (в Ленинграде это институт Ленжилпроект). Назначение работы может быть различным: отчет о проведении специальных инженерных изысканий или техническое заключение. Кроме того, перечисляются должностные лица (их фамилии и инициалы), в обязанности которых входит руководство структурным подразделением, занимающимся технической экспертизой, а также должность, фамилия, инициалы лица, ответственного за проведение данной экспертизы.
Отчетная документация по объекту - это итог коллективного труда. Каждый его участник, выполнивший по заданию технического эксперта свою часть работы, несет за нее личную ответственность в границах, установленных правами и обязанностями, указанными в должностной инструкции.
Ответственность за достоверность всего объема работ, представленного в отчетной документации, несет только лицо, руководившее всей работой. Им является технический эксперт, подписавший титульный лист и последний лист текстовой части работы. На титульном листе должна быть подпись лица, правомочного утвердить отчетную документацию, это обычно главный инженер проектного института.
Бланк титульного листа изготовляется типографским способом, он должен иметь рамку, обведенную черной тушью. Размер левого поля - 35, правого - 10, размеры верхнего и нижнего полей - 20 мм. За титульным листом следует список исполнителей в алфавитном порядке, после фамилии необходимо указать инициалы, занимаемую должность. Далее в скобках указываются номера чертежей и информация по специальным вопросам, составленная данным исполнителем. К информации по специальным вопросам относятся: заключение по результатам обследования лифтов, историческая справка и т. п.
После списка исполнителей следует оглавление. В нем перечисляются составные части работы и указывается нумерация страниц. Как и в текстовой части, в оглавлении указываются наименование чертежа и его номер согласно штампу. Чертежи комплектуют последовательно: сначала инвентаризационные планы с нанесением на них результатов освидетельствования скрытых конструкций, затем топографическая съемка, отчетная документация по геологическим изысканиям, результаты измерений и дефектоскопии строительных конструкций и схемы размещения инженерного оборудования. После чертежей в необходимых случаях комплектуются приложения, куда включаются служебная переписка по объекту, решения, приказы и распоряжения, поступившие после составления строительного паспорта. Последний всегда комплектуется отдельно.
Ни один документ, кроме заголовка на титульном листе, не носит название «Отчет о специальных инженерных изысканиях»; оно дается только всему отчету. По объему и содержанию инженерные изыскания значительно шире, чем технические изыскания для строительства, которые ограничиваются топографическими, геологическими, гидрогеологическими, метеорологическими и другими изысканиями, определяющими естественные условия в районе строительства. По содержанию этот отчет ближе к научному, составляемому при проведении реставрационных работ, чем к отчету о технических изысканиях для строительства.
Название, указанное на титульном листе, лучше всего характеризует специальный состав инженерных изысканий, который необходим для проектирования комплексного капитального ремонта и реконструкции жилых домов в районах старой застройки.
Текстовая часть отчета носит название технического заключения и начинается с вводной части. В ней указываются: фамилия и инициалы лица, ответственного за проведение технической экспертизы; даты начала и окончания работ, на основании чего и с какой целью они выполнялись; какие материалы предыдущих обследований экспертиза нашла необходимым использовать при проведении данного обследования.
Первыми источниками информации для вводной части заключения являются сведения об объеме, площади, числе квартир и инженерном оборудовании строения, представленные в первом, третьем и четвертом разделах технического паспорта, составляемого районным бюро технической инвентаризации. Цифровые показатели этих сведений принимаются без проверки и вписываются в техническое заключение. Далее следует написать: о планировочной зоне, в которой находится дом; принят ли дом или отдельные помещения в нем под государственную охрану как памятник истории или архитектуры; о назначении соседних строений и предполагается ли в них в ближайший пятилетний период капитальный ремонт или реконструкция. Такие сведения могут оказать влияние на выводы, которыми завершается работа.
В тех случаях, когда используется материал предыдущих экспертиз по данному объекту, необходимо указать их дату и кратко (по усмотрению эксперта) содержание. В отдельных случаях копии материалов предыдущих экспертиз или отдельные чертежи и документы, входившие в их состав, могут быть приобщены к последующей отчетной документации.
Когда в жилом доме имеются нежилые помещения, сданные в аренду, то перечисляются все арендаторы и занимаемая ими площадь, в этом случае текстовая часть дополняется соответствующей иллюстрацией инвентаризационных планов. Кроме того, в тексте и на инвентаризационном плане указываются нежилые помещения, используемые службами технической эксплуатации, охраны общественного порядка и другими (не арендаторами). Записи о фактическом использовании таких помещений и их площади, а также обозначения на инвентаризационных планах выполняются по аналогии с записями о помещениях, сданных в аренду.
На этом сбор информации для формулирования вводной части отчетной документации обычно завершается, если экспертизой не будет установлена необходимость включения в нее дополнительных сведений. Эта часть работы носит в основном j камеральный характер. Далее начинается исследовательская часть, выполняемая в соответствии с программой и заданием.
Направление и объем исследований определяются целью работы и итогами рассмотрения документации, выполненной в процессе 2-5-й операций диагностического цикла.
Оформление текстовой части отчетной документации ведется в традиционной последовательности, которая не всегда совпадает с последовательностью проведения самих работ. Например, обследование конструкций старого дома можно начать с перекрытий, одновременно произвести обследование стен и в зависимости от результатов этой работы решить, в каких местах закладывать шурфы для освидетельствования фундаментов. Но при оформлении отчетной документации сначала идет раздел под названием «Подземная часть здания», куда входят фундаменты, затем «Стены», а потом уже «Перекрытия».: т.е. так, как это принято в любой документации по строительству. Поэтому отчетная документация оформляется всегда в одном порядке: градостроительное значение объекта; исторические сведения; подземная часть здания (объединяется с под-разделом «Инженерно-геологическая характеристика участка»), затем идет раздел «Надземные конструкции» с подразделами (стены, отдельно наружные и внутренние, перекрытия, лестницы, крыша, прочие конструктивные элементы). В отдельный раздел выделяется планировка помещений, а если необходимо, то отделка помещений. Отделка фасадов и лестниц освещается в разделах «Стены» и «Лестницы». К последнему разделу относится инженерное оборудование. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текстовая часть дополняется фотоиллюстрациями и рисунками с натуры, в ней делаются ссылки на фотографии и чертежи, следующие за текстом.
Фотографии и рисунки нумеруются в пределах раздела арабскими цифрами. Номер иллюстрации должен состоять из номера раздела и порядкового номера рисунка, разделенных точкой, например «
Рис. 1.2» (вторая иллюстрация первого раздела). Рисунки и фотографии должны размещаться сразу после ссылки на них в тексте. Если заключение состоит из небольшого числа страниц текста и большого количества фотографий, их допускается помещать по порядку номеров в конце текста.
Не допускается делать фотографии объекта и складывать их в «карман», приклеиваемый с внутренней стороны переплета. Каждая фотография должна сопровождаться содержательной надписью, отпечатанной на машинке рядом с номером.
Выводы после завершения исследовательской части работы должны быть краткими, но доказательными, так как подтверждаются всем ходом исследований, в них излагается суть рекомендаций экспертизы по изученному вопросу. В тех случаях, когда в исследовательской части работы отмечается, что отдельные конструктивные элементы заселенного дома представляют собой угрозу общественной безопасности, указываются конкретные мероприятия, которые должны быть выполнены для предупреждения аварии, о чем эксперт безотлагательно должен сообщить руководству эксплуатирующей организации.
Рекомендации экспертизы не могут находиться в противоречии с документами строительного паспорта. Если после завершения исследований выявились такие противоречия, то экспертиза должна представить инстанциям, выдавшим строительный паспорт, дополнительную информацию, полученную в ходе исследований, и просить пересмотра ранее выданных документов. До устранения противоречий экспертиза не может быть законченной и результаты ее не могут быть подписаны экспертом.
Отчеты о проведении специальных инженерных изысканий размножаются в пяти экземплярах, три из них выдаются заказчику проекта (из них один остается у него, второй передается в экспертный орган, а третий - подрядной ремонтно-строительной организации). Из двух экземпляров, остающихся в институте Ленжилпроект, один хранится в архиве, второй используется проектировщиками.
Технические заключения размножаются в трех экземплярах. В их состав не входят строительные паспорта. К ним прикладывается меньше чертежей, чем к отчетам. Обмеры зданий, топографическая съемка, историческая справка не составляются совсем или составляются только по части здания, для которой это было необходимо. Заказчику выдается два экземпляра, один остается в Ленжилпроекте.
Весь текстовой материал отчетной документации должен быть отпечатан машинописным способом на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через два межстрочных интервала. Выравнивания текста (выключки строк) с правой стороны не требуется. Поля должны быть с четырех сторон листа размером слева 20, справа 5, сверху и снизу по 5 мм.
Шрифт машинки должен быть четким, лента - черного цвета. Вписывать в текст отчета отдельные слова, формулы, условные знаки от руки чертежным шрифтом, а также выполнять схемы и рисунки допускается только черными чернилами или черной тушью. Опечатки и графические неточности исправляются таким же образом. Заголовки разделов: «Стены», «Перекрытия» и т. д. печатаются прописными буквами, заголовки подразделов, например «Перекрытие над вторым этажом», «Чердачное перекрытие», печатаются строчными буквами, кроме первой прописной. Расстояние между заголовком и последующим текстом должно быть равно трем межстрочным интервалам, расстояние между заголовком и последней строкой предыдущего текста - четырем интервалам.
Количество фотографий, помещаемых в отчет, определяется его содержанием и должно быть достаточным для того, чтобы придать излагаемому тексту ясность и конкретность.
Четкость и аккуратность оформления отчетной документации должны соответствовать тщательности проведения всего процесса исследований, осуществляемого экспертом.
Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени . Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.
Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Министерством статистики и анализа Республики Беларусь и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности устанавливаются постановлениями этого министерства.
Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Национальный банк Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.
Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.
В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.
Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).
В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).
В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.
Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Республики Беларусь. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
· Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников;
· Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
· Трудовые книжки;
· Личные карточки формы Т–2;
· Личные дела;
· Лицевые счета по заработной плате.
Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. Введены унифицированные формы документов:
· Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т–1);
· Личная карточка (ф.Т–2);
· Учетная карточка научного работника (ф.Т–4);
· Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т–5);
· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т–6);
· Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф.Т–8).
Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Республики Беларусь.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме (рисунок 4.1):
Заявление, чаще всего, пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается, и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.
Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.
Одним из основных документов, регулирующим правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т–2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер, и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Увольнение работника производится с оформлением документов по следующей схеме (рисунок 4.2):
 |
Заявление об увольнении работник пишет за месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т–2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме (рисунок 4.3):
Руководитель предприятия или организации издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т–2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
Основные виды документов по
Резюме . В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).
Текст может состоять из разделов:
цель резюме – место, на которое претендует составитель;
образование;
трудовая деятельность;
Трудовые контракты . Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.
· место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
· конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
· дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
· оплату труда;
· обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников:
· на постоянных работников;
· на временных работников;
· работающих на основном месте работы;
· работающих по совместительству.
В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника.
Приказ по личному составу . Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.
Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).
Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.
Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.
В графе «основание » указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса Республики Беларусь, соответствующая причине увольнения.
Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.
Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
Трудовая книжка . На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.
Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.
Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.
Личная карточка . Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.
Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.
Личные дела . Совокупность документов, содержащих сведения о работнике, представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.
3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.
4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.
5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).
7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.
8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).
9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Оно хранится инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдается во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.
Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.
Правильное ведение документации важно для любой организации, поскольку позволяет грамотно заниматься основной деятельностью и не бояться налоговых и прочих проверок. Отчетные документы готовятся в разнообразных видах и формах. Разновидности документации отличаются в зависимости от типа компании, рода ее деятельности и многих других факторов.
Общее понятие
Отчетный документ отражает комплекс показателей с результатами работы компании за выбранный период. В отчетности могут содержаться таблицы с бухгалтерскими, статистическими и другими данными. Отчет - это итог работы по учету сведений.
Отчетные документы могут классифицироваться по видам, периодам, объему данных, степени их обобщенности.
Разновидности
По видам отчетность делится на:
- бухгалтерскую;
- статистическую;
- оперативную.
Бухгалтерская - это систематизированные данные об имуществе организации, ее финансах, результатах работы. Отчетные бухгалтерские документы готовятся по информации учетов.
Статистическая подготавливается по бухгалтерских и оперативных учетов.
Оперативная отчетность готовится по оперативным материалам за определенные временные интервалы - неделю, месяц, декаду и так далее. Эти сведения помогают вести за рабочими процессами в организации.
Регулярность подготовки отчетных документов может быть:
- внутригодовой - за день, пятидневку, декаду, месяц, квартал, полгода.
- годовой - это сводка за год.
Внутригодовая статистическая отчетность является текущей, а бухгалтерская - промежуточной.
Степень обобщения сведений в отчетности может быть различной. В зависимости от этого показателя отчеты бывают:
- первичными - они составляются непосредственно организацией;
- сводными - готовятся вышестоящими учреждениями.
Любая отчетность должна представлять достоверные данные о деятельности организации, ее финансовом положении, результатах работы, любых изменениях этих сведений.
Внешний вид и содержание
Формы отчетных документов утверждаются государственными нормативами.
В каждой компании ведется внутренняя отчетность, в которой предоставляются сведения о выполнении планов, поручений руководства. Эти отчеты готовят специалисты различных отделов компании и предоставляют руководству. Такая документация может называться отчетом или справкой.
Отчеты внутри учреждений делаются в произвольной форме. Они подаются на бумажных листах или на бланках организации.
В отчете обязательны следующие данные:
Текст отчета содержит полную информацию о совершенной работе, проведенном анализе итогов деятельности. Делаются выводы, при необходимости - вносятся предложения. Нередко к отчетам прилагают поясняющие записи. Дата отчета должна соотноситься с утверждением руководителем.
Служебные командировки
Отдельной разновидностью отчетности являются отчетные документы за проживание в гостинице в случаях служебных командировок специалистов.
В расходы на командировки входят траты на съем гостиничного номера. Согласно требованиям законодательства, компания обязана возместить сотруднику все расходы по оплате гостиничного номера.
Сотрудник, вернувшийся из командировки, предоставляет один из этих документов:
- счет;
- квитанцию.
Какой из этих документов будет наиболее верным и не вызовет вопросов у налоговых органов?
Если в гостинице не применяется контрольно-кассовое оборудование, то сотрудник гостиницы должен оформить специальный бланк. Назвать его можно по-разному: квитанция, чек, ваучер.
Требования к бланкам
В каждой гостинице существует свой бланк, но оформленный по утвержденным требованиям. Отчетные документы за проживание отвечают таким требованиям:
- на отчете содержатся реквизиты ее номер, серия, адрес, ИНН, печать);
- сам бланк изготавливается в типографии или с применением автоматизированных систем, защищенных от постороннего доступа и сохраняющих сведения в течение пяти лет;
- документу присваивается номер и серия.
Если работник предъявил документ, не отвечающий утверждённым требованиям, а компания его приняла и провела, при появлении претензий со стороны налоговых сотрудников организация сможет отстоять свои затраты в суде.
Если в гостинице есть касса
Обычно в гостиницах есть контрольно-кассовая техника. Тогда отчетные документы за проживание не заполняются, а сотруднику выдается кассовый чек. Именно он говорит о факте регистрации и оплате гостиничного номера.
К чеку может прилагаться счет или другой документ, приводящий данные о регистрации определённого сотрудника.
Если сотруднику вместо чека выдали приходно-кассовый ордер, в такой ситуации при составлении отчетности могут быть проблемы со стороны налоговых специалистов. Конечно, компания может отстоять свои интересы в суде, но процедура эта не слишком проста.
Квитанции к ПКО также предоставляется как отчетные документы за проживание в гостинице. Они также принимаются и обычно не вызывают лишних вопросов. Квитанции считаются официальными документами, которые удостоверяют факт принятия денег гостиничной администрацией.
В случае отсутствия документов
Бывают и такие ситуации, когда сотрудник не предоставляет ни одного документа. Тогда бухгалтер запрашивает из гостиницы справку о проживании конкретного лица. А в самой компании должны быть сведения о периоде командировки данного сотрудника.
Подобные нюансы могут привести к спорам с сотрудниками налоговых органов, которые разрешаются в суде обычно в пользу организации.
Ситуации непредоставления документов могут объясняться тем, что сотрудник проживал не в гостинице, а в арендованной квартире. В этом случае компания оплачивает затраты на аренду жилья, сотрудник не несет никаких расходов, значит, они ему и не компенсируются.
Часто бухгалтеры задают вопрос - как же тогда учитывать затраты при налогообложении? Компания может указывать при налогообложении своей прибыли понесенные расходы на съем жилья, но только за тот период, когда в нем фактически проживал ее сотрудник. Затраты во все остальные периоды посчитаются необоснованными расходами и не будут приняты налоговыми структурами.
Подготовка отчетных документов - важный и ответственный момент в деятельности любой организации. Как правило, этим занимаются сотрудники бухгалтерии или руководители структурных отделов фирмы. При возникновении затруднений можно пользоваться услугами сторонних компаний.
