Согласование и учет договоров. Учет договоров в «1С В карточке графика рабочего времени указывается производственный календарь

Любая организация регулирует взаимоотношения с контрагентами на основании договоров, в которых прописываются условия сотрудничества. Обычно документ составляется в текстовом редакторе, проверяется юридической службой компании (если таковая имеется на предприятии), печатается и подписывается обеими сторонами. В итоге у каждого участника договорных отношений остается по одному экземпляру, которые хранятся в бумажном виде.

Многие компании не имеют своих помещений в достаточном объеме, поэтому самым распространенным видом взаимодействия с контрагентом является аренда. В 1С договор должен быть зафиксирован и указан при начислении платежей по этому договору. Однако в информационной базе программы текст договора никак не фигурирует, поэтому при необходимости внести изменения, оформить дополнительное соглашение или какие-то другие правки, приходится искать текстовый файл или печатный вариант.

Разработчики 1С учли данный недочет. Договор 8 3.0.37.21 позволяет сформировать непосредственно в программе и закрепить за контрагентом. Кстати сказать, к одному контрагенту можно прикрепить несколько договоров, в которых указанный контрагент может выступать в качестве поставщика и покупателя. Договор аренды 1С ЗУП может использовать при начислении платежей, обращаясь к общей базе данных.

Преимущество создания договоров сразу в программе очевидно: можно использовать автозаполнение для полей с реквизитами, создавать шаблоны типовых договоров, в любое время просмотреть текст договора для конкретного контрагента.

Рассмотрим создание документа на примере аренды. Чтобы создать и провести в 1С договор аренды, нужно зайти в раздел «Справочники», выбрать раздел «Покупки и продажи» и войти в пункт «Шаблоны договоров»:

В базовой конфигурации программы уже есть 3 типовых шаблона: договор возмездного оказания услуг (сюда относится аренда), договор подряда и договор поставки. Напомним, что договор 8.2 таким способом создать не позволит. А для владельцев обновленной версии этот пункт доступен:

Чтобы создать новый договор аренды, программы 1С позволяют пользоваться копированием. После этого достаточно исправить реквизиты на нужные, и документ готов. Если типовой документ не подходит, можно создать новый договор, а также дополнительные соглашения к нему.

Создание собственного шаблона договора

В шаблонах договоров можно создавать новые группы. Допустим, это будет группа «Дополнительные соглашения». Эта функция активируется при нажатии кнопки «Создать группу», после чего требуется заполнить название группы. Во вновь созданной группе кнопкой «Создать» формируем новый шаблон.

Завести договор аренды 1С ЗУП можно простым набором нужного текста или же текст можно скопировать из текстового редактора. Набранный или вставленный текст можно дополнить полями автозаполнения через кнопку «Вставить текст». При нажатии кнопки предлагается список полей, которые могут быть вставлены из карточки контрагента.

Поля помечаются желтым цветом, теперь это не статический текст. Сюда будут вписываться реквизиты из базы данных. Если договор 8 3 ЗУП для контрагента уже имеется, то дополнительное соглашение можно прикрепить к нему же.

Таким способом можно добавить в текст все необходимые поля, в итоге документ будет выглядеть следующим образом:

Заполнение и печать шаблона

Чтобы вывести на печать договор с организацией с использованием шаблона, нужно найти нужного контрагента в одноименном справочнике. В договорах выбираем необходимый вид договора, нажимаем «Печать» и заходим в предложенный пункт с шаблонами, где выбираем нужную форму:

На печать выводится сформированный заранее шаблон с автоматически заполненными полями.

При неполной информации о контрагенте, пустые поля будут подсвечены. Эти данные можно внести при ручном редактировании печатной формы.

Работа с договорами является важной составляющей хозяйственной деятельности любого предприятия. Для ведения учета договоров многие организации и предприятия используют MS Word и MS Excel. В то же время при большом количестве договоров данные инструменты не очень удобны для оперативного контроля за сроками исполнения договоров, учета мероприятий и событий, связанных с конкретным договором.

Для организации на предприятиях договорной работы компания "Респект-Софт" предлагает прикладное решение "Респект:Учет договоров". Данный программный продукт разработан на платформе "1С:Предприятие 8" и позволяет не только автоматизировать учет договоров, но и интегрировать его в планово-финансовый контур предприятия. Программа предназначена для совместного использования с типовыми прикладными решениями "1С:Бухгалтерия 8" , "1С:Управление торговлей 8" и "1С:Управление производственным предприятием 8" .

Подготовка договоров и внутреннее согласование

Жизненный цикл договора начинается с его подготовки. Вся информация о нем хранится в программе на карточке договора: реквизиты контрагентов, спецификация, календарный план исполнения, данные о согласовании и информация о расчетах по договору. К карточке можно прикрепить любые внешние файлы – текстовые документы, таблицы, фотографии и т.д. Работа в единой информационной базе "1С:Предприятия 8" позволяет при заполнении карточки договора использовать данные, введенные другими пользователями.

Печатная форма договора представляет собой бланк, или шаблон, подготовленный в текстовом редакторе MS Word или в альтернативном редакторе OpenOffice Writer, один из которых должен быть установлен на компьютере пользователя. Гибкий механизм позволяет настроить подстановку в шаблон необходимых данных из карточки договора, таких, например, как наименование контрагента, его расчетный счет, спецификации номенклатуры, сумма договора и др. Для каждого договора можно задать дополнительные шаблоны – коммерческие предложения, спецификации, дополнительные соглашения и другие шаблоны, определяемые его характером.

Не менее важным этапом является внутреннее согласование договора. Использование программы в сетевом варианте позволяет работать с карточкой договора нескольким пользователям. При необходимости поправки к договору могут быть приложены к карточке и учтены ответственным лицом.

Оперативный учет договоров

Перечень всех договоров, введенных в систему, хранится в Журнале договоров. В нижней части формы журнала отражается информация о расчетах, спецификации и календарном плане активного договора. Данные в журнале доступны только для просмотра.

Средства отбора и фильтрации данных платформы "1С:Предприятие 8" позволяют сконцентрировать внимание на наиболее важных аспектах. Например, с помощью журнала можно получить данные о договорах, близких к завершению и требующих пролонгации.

Планирование платежей по договорам

Планирование платежей по договорам позволяет избежать просрочки платежей и применения к предприятию штрафных санкций. Для планирования как входящих, так и исходящих платежей в программе используется отчет "План платежей".

Отчет обеспечивает получение данных из графиков платежей, которые были введены в карточки договоров, с заданной группировкой и детализацией по периодам. "План платежей" предназначен для финансовых служб предприятия.

В отчете "План платежей" отражаются данные по платежам и поступлениям, поэтому его можно использовать как бюджет движения денежных средств по договорам.

Планирование исполнения договоров

Исполнение договоров контролируют, как правило, торговые и производственные подразделения предприятия. Для планирования исполнения договоров в прикладном решении используется отчет "План исполнения". В данном отчете представлены планы-графики исполнения договоров предприятием, а также его контрагентами.

Планирование исполнения договоров является важным аспектом хозяйственной деятельности, поскольку обязательства предприятия перед покупателями и заказчиками находятся в прямой зависимости от выполнения поставщиками своих обязательств. Даже небольшие отклонения в сроках исполнения и в объемах обязательств могут привести к критическим последствиям.

Использование отчета позволяет своевременно обнаружить проблемные ситуации в исполнении договоров и предпринять необходимые меры для корректировки.

План-фактный анализ

Ключевым звеном контура управления является сравнение запланированных показателей с фактическими. Интеграция решения "Респект:Учет договоров" в информационную базу предприятия позволяет при работе с карточкой договора отслеживать документы, введенные бухгалтерами и операторами.

Для проведения комплексного план-фактного анализа предназначен отчет "Ведомость план-факт". С помощью него можно легко отследить отклонения плановых показателей от фактических по срокам и суммам. Для анализа доступны как платежи по договорам, так и исполнение договоров.

Эффект от использования

Во многих компаниях договоры с клиентами заключаются с определенной периодичностью, например, каждый квартал или год. В договоре часто прописываются дополнительные условия: тип цен продажи, а также указывается список товаров, обязательных для приобретения клиентом в течение срока договора.

Рассмотрим создание договоров с дополнительными условиями в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Пример:

Наша организация заключила договор с контрагентом «Мобил» на 1 квартал 2012 года. По условиям договора мы будем продавать товары по оптовым ценам. Кроме того в рамках договора контрагент обязательно должен приобрести следующие товары:

Создание договора с контрагентом

Договор с контрагентом создается в карточке контрагента. Откроем список контрагентов, найдем контрагента Мобил и откроем его.

Меню: Справочники - Контрагенты (покупатели и поставщики) - Контрагенты

Перейдем на закладку «Счета и договоры», в нижней таблице можно смотреть, редактировать, создавать договоры с контрагентом.

Примечание: один из договоров с контрагентом является основным - он автоматически проставляется в документы по контрагенту. Новый договор удобнее сделать основным, если вы планируете использовать его чаще других договоров с этим клиентом. Для того чтобы сделать договор основным, выделите его в списке и нажмите кнопку «Основной» над таблицей.

Нажмем кнопку «Добавить» и создадим новый договор.

В договоре указываем наименование - «Договор продажи 1 кв.2012», вид договора - «С покупателем», заполняем другие параметры (валюту взаиморасчетов, вид взаиморасчетов и т.д.).

На закладке «Дополнительно» можно указать тип цен продажи по данному договору. Выберем оптовый тип цен. Благодаря этому все продажи по данному договору будут автоматически оформляться программой по оптовым ценам.

Перед указанием самих дополнительных условий договор необходимо записать - нажмем кнопку «Записать».

Указание дополнительных условий по договору контрагента

Для указания условий договора используется специальный документ «Условия поставок по договорам контрагентов». Ввести документ можно в договоре на закладке «Условия договора».

Посмотреть список всех документов вы можете здесь:

Меню: Документы - Управление отношениями с клиентами - Условия поставок по договорам контрагентов

Создадим новый документ в нашем договоре с помощью кнопки «Добавить». В документе уже указаны контрагент и договор, период установим с 1 января по 31 марта 2012г.

В документе также указывается периодичность соблюдения условий. Программа будет проверять выполнение условий контрагентом в каждый указанный период. Т.к. у нас условия на весь срок действия договора, установим периодичность «Квартал».

Общую сумму покупок
Список покупаемых товаров с указанием количества, цены и суммы.

Примечание: заполнение общей суммы обязательно, список товаров не обязателен для заполнения. Наиболее популярные способы заполнения условий по договорам контрагентов в документе:

Способ 1

Указывается только общая сумма, список товаров не заполняется. В этом случае единственным условием договора является покупка на указанную сумму, какие именно товары приобретет клиент - не важно.

Способ 2

Указывается список товаров, необходимых для приобретения. Сумма рассчитывается автоматически. Таким образом, клиент по условиям договора обязан приобрести определенное количество товаров.

Способ 3

Указывается общая сумма, а также список товаров с ценами, отличными от оптовых цен. Т.е. по условиям договора клиент будет приобретать товар по другой, более низкой цене (программа будет автоматически подставлять эти цены в документы продажи). При этом он должен приобрести товары на указанную сумму.

В нашем документе мы заполним список товаров, укажем количество и оптовые цены. Для автоматического расчета общей суммы нажмем кнопку «Установить общую сумму».

Пример заполненного документа:

При этом мы даем контрагенту более низкую цену на ноутбуки. Оптовая цена на ноутбук в нашей организации - 12800 руб., а цену по договору мы установили в размере 11500 руб.

Для упрощения дальнейшей работы по контрагенту сделаем договор основным - нажмем в списке договоров кнопку «Основной».

Оформление реализации по договорам контрагентов с дополнительными условиями

В момент оформления заказов покупателей и реализаций товаров клиенту программа должна учитывать все настройки договора и дополнительные условия.

Создадим документ «Заказ покупателю».

Меню: Документы - Продажи - Заказы покупателей

В заказе выберем контрагента «Мобил», договор подставится автоматически, так как он является основным. Помимо этого в документе сразу подставился оптовый тип цен, т.к. мы выбрали его в договоре.

В списке товаров укажем 110 телефонов, 24 ноутбука, 3 телевизора. Обратите внимание, что цены на товары подставились автоматически. Цены на телефон и ноутбук определились по условиям договора (цена на телефон по условиям совпадает с оптовой, цена на ноутбук - не совпадает), а цена на телевизор - оптовая цена нашей организации.

По кнопке «ОК» проведем и закроем документ.

Примечание: чтобы посмотреть оптовые цены, можно напечатать прайс-лист.

Меню: Справочники - Номенклатура - Печать прайс-листа

На основании заказа покупателя создадим реализацию товаров и услуг, не забудем ввести счет-фактуру.

Проверка соблюдения условий выполнения договоров контрагентами

В конце срока договора менеджерам важно проверить, выполнил ли контрагент указанные условия договора. Также важно контролировать выполнение условий в течение срока действия договора. В любой момент менеджер может посмотреть текущее состояние по условиям договора, для этого можно воспользоваться отчетом «Выполнение условий по договорам контрагентов».

Меню: Отчеты - Продажи - Выполнение условий по договорам контрагентов

В отчете мы увидим все договоры с дополнительными условиями.

В колонке «Сумма» мы видим необходимую сумму покупок (945000) и реальную сумму покупок по договору - (1157480). Значит, условие по общей сумме покупок клиент выполнил.

Далее в отчете выведен каждый товар из документа условий, количество, запланированное к покупке, и реальное количество купленных клиентом товаров. Мы видим, что условия по покупке телефонов клиент выполнил, а вот ноутбуки в нужном количестве куплены не были.

В данной настройке отчета мы видим также подробную информацию по каждому документу продажи клиенту. Отчет можно настраивать - устанавливать отборы по контрагенту или договору, менять состав выводимых данных. Настройка отчета выполняется по кнопке «Настройка».

Таким образом, мы создали договор с контрагентом и указали в нем дополнительные условия. В течение срока договора мы можем контролировать выполнение условий и корректировать взаимодействие с клиентом. Важно понимать, что программа не применяет никаких санкций к клиенту, даже если он не выполнил условия договора. Контроль выполнения условий договора и принятие решений по результатам работы остается за менеджерами.

Учёт договор является одной из основных составляющих хозяйственной деятельности предприятия. Многие фирмы ведут учёт в офисных программах MS Word и MS Excel, но их использование занимает много времени. Для облегчения работы и осуществления контроля исполнения договорных обязательств, разработчиками программы 1С внедрён блок по ведению и учёту договоров. Наименование договоров используется в бухгалтерских и налоговых операциях, в качестве субконто. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, как правильно осуществляется учёт договоров 1С.

Как попасть в справочник «Договор»?

Чтобы заполнить карточку необходимо открыть главное меню программы и выбрать раздел «Справочники», в нём найти блок «Покупки и продажи». Затем нажимаем на справочник, который называется или:

Контрагенты;
Договоры.

Если мы нажимает на справочник «Контрагенты», то сначала мы попадаем в карточку контрагента, а затем в ней, в верхней позиции, выбираем «Договор».

Если мы сразу открываем справочник «Договор», то попадаем в журнал, по учёту всех договоров, заведённых в программе 1С ранее.

Заполнение карточки — «Договор»

В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:

Главное;
Документы;
Присоединённые файлы;

На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:

«Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
«Организация», в которой вы работаете;
«Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
«Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;

Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.

«Дата договора»;
«Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
«Срок действия, до…»;
«Вид расчётов».

В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:

«Расчёты»;
«НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
«Подписи»;
«Дополнительная информация.

При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).

В журнале предусмотрены такие столбцы:

Дата,
Номер;
Тип документа;
Сумма;
Валюта;
Вид операции.

В журнале удобно создавать новые документы на основании сформированных в базе.

На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:

Договор;
Товарная накладная;
Акт выполненных работ;
Счёт-фактура;
Другие документы.

Прикреплять желательно договора и другие документы, относящиеся к нему, подписанные с двух сторон и на которых поставлены печати. Чтобы видеть окончательный вариант, а не доработанный несколько раз документ.

Подготовка договоров

Подготовкой договора (контракта, соглашения) занимается куратор. В крупной фирме, куратором может быть или:

Сотрудник юридической службы;
Сотрудник другой службы, который непосредственно связан в своей работе с «Поставщиком» («Покупателем»).

Куратор, в основном, занимается подготовкой договора (контракта, соглашения), с приложением всех необходимых документов (учредительных, правоустанавливающих и других документов). А также с организацией подписания с двух сторон договорных обязательств.

В фирме могут быть разработаны стандарты (шаблоны) договоров, которые в дальнейшем использоваться в работе. В программе 1С есть блог по составлению стандартов договоров, который можно найти в главном меню раздела «Справочники», в подразделе «Покупки и продажи». Шаблон, можно использовать, тот, который есть в программе, а можно его доработать, с учётом требований сотрудников разных служб организации.

Блок «Шаблоны договоров» очень удобен в работе, так как в шаблон, нужно внести только необходимые данные, согласованные с контрагентом.

После внесения в шаблон, необходимых реквизитов можно распечатать на принтере.

Ведение журнала договоров

Журнал, в котором созданы все договора, в программе 1С находится, в главном меню раздела «Справочники», блока «Покупки и продажи».

В шапке журнала необходимо заполнить такие позиции:

Контрагент;
Вид договора;
Действует на…;
Организация.

В табличной части журнала предусмотрены такие столбцы:

Наименование;
Контрагент;
Вид договора;
Срок действия;
Валюта;
Организация.

В журнале можно осуществить поиск договора, в зависимости от известных вам данных.

Для этого нужно нажать на правую кнопку мыши, после чего выйдет список значений, в нём мы находим позицию «Расширенный поиск». В нём выбираем в каком столбе искать и что искать.

Советую пользоваться данной функцией для нахождения необходимого договора, так как это значительно уменьшит количество затраченного времени на поиск.

С данного журнала можно произвести печать договора, а также распечатать конверт нужного формата, с логотипом организации и адресом контрагента.

Если в организации (фирме) нет отдельного сотрудника, который бы занимался формированием корреспонденции, то данную функцию можно возложить на любого сотрудника занимающего договорной работой в программе 1C. Это не займёт много времени, а формирование конверта и распечатка договора будет осуществлено оперативно.

Хранение договоров

Хранение договоров можно осуществить двумя способами:

В сканированном виде;
Подписанный на бумажном носителе (бумаге).

Сканированный договор можно, как было написано раньше, прикрепить в программе 1С непосредственно в блоке «Договор» на закладке «Прикреплённые файлы», это очень удобно и наглядно для работы.

Необходимо осуществить хранение подписанного на бумажном носителе договора, с проставленными с двух сторон печатями. Этим занимается в основном юридическая служба фирмы. Если организация небольшая, то функцию по осуществлению хранению можно возложить или на куратора договора, или на другого сотрудника, уполномоченного на это руководителем.

Существуют сроки хранения договоров, которые нужно соблюдать при правильной организации договорной работы.

Роль договорных документов

Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы:

Коммерческие предложения
Договоры, дополнительные соглашения
Приложения к договорам (спецификации, календарные планы)
и прочие.

Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия.
Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.

Процессы договорной работы

Подготовка проекта договора
Согласование договора
Расторжение договора
Прочие процессы

Процессы договорной работы

Подготовка проекта договора
Ведение регистрационной карточки
Согласование проекта договора
Передача на подпись контрагенту
Контроль сопроводительных документов
Планирование исполнения договора
Контроль и продление срока действия
Расторжение договора
Прочие процессы

Автозаполнение шаблона договора

Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнение шаблонов файлов
Позволяет заполнить поля в файле из карточки договора

Номер договора
Дата заключения договора
Контрагент
Срок действия
Сумма
и другие

Поддерживается заполнение файлов Word и OpenOffice

Шаблон договора

Дополнительные реквизиты

Для заполнения шаблонов можно использовать не только основные, но и любые дополнительные реквизиты договора, например:

Предмет договора
Условия платежа

Правила заполнения полей

В качестве правил заполнения полей может быть указан

Реквизит договора
Выражение на встроенном языке

Процессы договорной работы

Подготовка проекта договора
Ведение регистрационной карточки
Согласование проекта договора
Передача на подпись контрагенту
Контроль сопроводительных документов
Планирование исполнения договора
Контроль и продление срока действия
Расторжение договора
Прочие процессы

Вид документа-договора

Карточки договоров хранятся в справочнике «Внутренние документы»
Для вида внутренних документов создан флаг «Является договором»
Если флаг установлен, то документы такого вида считаются договорами
Договоры имеют специальную карточку, на которой присутствуют особые реквизиты

Карточка договора

Учет по корреспондентам

корреспондент, с которым заключен договора,
контактное лицо корреспондента по этому договору,
кто подписал договор от корреспондента.

Эти данные используются для

поиска договоров, формирования отчетов, ведения переписки, хранения контактных данных, заполнения шаблонов.

Сроки действия

В карточке договора фиксируется

начало действия договора,
окончание действия,
признак бессрочного договора,
порядок продления договора.

Эти данные используются для контроля и продления сроков действия

подробнее будет рассмотрено далее.

Сумма и валюта договора

В карточке договора фиксируется

Сумма договора,
Валюта договора.

Эти данные используются для

поиска договоров, построения сводных отчетов, настройки маршрутов согласования в зависимости от суммы, контроля наличия сопроводительных документов

Валюта договора

Валюты можно загрузить из Общероссийского классификатора валют
Курсы валют загружаются с сайта РБК
Есть возможность настроить валюту по умолчанию
Учет по сумме может быть применен и к другим видам документов, например:

счет, счет-фактура,
накладная, акт приема-передачи,
и прочие.

Процессы договорной работы

Подготовка проекта договора
Ведение регистрационной карточки
Согласование договора
Передача на подпись контрагенту
Контроль сопроводительных документов
Планирование исполнения договора
Контроль и продление срока действия
Расторжение договора
Прочие процессы

Согласование договоров

Согласование договора наиболее важный и трудоемкий процесс
В системе реализованы расширенные возможности согласования:

Смешанное (последовательно-параллельное) согласование
Согласование с условиями
Механизм автоподстановок
Согласование с учетом графиков работы
Использование составных бизнес-процессов

Смешанное согласование

В бизнес-процессе «Согласование»реализована возможность последовательно-параллельного согласования

то есть несколько исполнителей выполняют согласование параллельно,
затем несколько следующих исполнителей – последовательно,
затем следующие – параллельно
и т. п.

Смешанное согласование

В карточке бизнес-процесса наряду с имеющимися вариантами согласования «Все сразу»и «По очереди»добавлен вариант Смешанно.
Если установлен вариант «Смешанно», то в табличной части появляется новая колонка «Порядок согласования».
В этой колонке для каждого исполнителя можно указать порядок согласования – «После предыдущего»либо «Вместе с предыдущим».

Смешанное согласование

Исполнителям, для которых указан порядок согласования «После предыдущего», задача будет формироваться после завершения задачи предыдущим исполнителем
Исполнителям, для которых указан порядок согласования «Вместе с предыдущим», задачи будут формироваться одновременно с предыдущим исполнителем
В табличной части «С кем согласовать»появляется также колонка «Шаг», в которой отображается шаг согласования для каждого исполнителя

Условное согласование

Маршрут согласования договора может зависеть от некоторых условий, например:

договоры с суммой свыше 100 000 рублей согласовывает руководитель предприятия, с меньшей суммой – зам. руководителя,
или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов.

Для этого в системе предусмотрена настройка условий, которые определяют маршрут согласования договора.
Только в версии КОРП

Создание условий

Условие маршрутизации может быть создано в одном из трех режимов:

в режиме конструктора
на внутреннем языке «1С»
в виде комбинации из других условий.

Создание условия в режиме конструктора

Условие задается как комбинация правил отбора, накладываемых на реквизиты
В правиле для реквизита указывается способ сравнения (равно, больше, меньше и т.д.) и значение с которым сравнивается
Для построения условия могут быть использованы любые реквизиты договора,

например, Сумма, Корреспондент, Срок действия и другие

Также могут быть использованы дополнительные реквизиты договора

Создание условия на встроенном языке

Условие задается в виде выражения на встроенном языке «1С»
В выражении можно оперировать реквизитами договора
Для упрощения написания выражения слева от поля для ввода текста располагается дерево реквизитов объекта

Комбинация условий

Условие маршрутизации задается как логическая комбинация результатов выполнения других условий.
При этом глубина вложенности условий не ограничена

Условие маршрутизации могут быть указано для исполнителя в шаблоне согласования
Тогда при создании согласования по этому шаблону исполнитель будет задействован только если условие выполнится
В примере на картинке Федоров попадет в список согласующих, только если сумма договора больше 100 000 руб.

Использование условий маршрутизации

Условие маршрутизации может быть указано при привязке шаблона бизнес-процесса к виду документа
Тогда при создании бизнес-процесса из шаблонов будет выбран тот, для которого условие выполняется
Например, можно настроить, чтобы один шаблон был использован для согласования договора с большой суммой, другой – с маленькой.

Автоподстановки

Механизм автоподстановок позволяет указать в шаблонах бизнес-процессов в качестве исполнителя имена специальных функций
Функции должны возвращать ссылку на пользователя, роль, или массив пользователей и ролей
При создании бизнес-процесса из шаблона система автоматически вычисляет значение автоподстановки и подставляет его в бизнес-процесс
В системе предусмотрен ряд преднастроенных автоподстановок, которые можно использовать в работе

Автоподстановки для договоров

Для согласования договоров могут использоваться следующие автоподстановки:

Все руководители автора бизнес-процесса
Ответственный за документ
Руководитель организации
и прочие

Состав автоподстановок можно расширять при внедрении
Для этого в конфигурации предназначен специальный переопределяемый модуль
Пример создания автоподстановок можно увидеть в конфигурации

Учет графиков работы

При назначении сроков согласования договоров система может учитывать графики работы исполнителей
Например, если задача «Согласовать» создается в 17-00 пятницы и установлена длительность 2 часа, то крайний срок исполнения задачи будет установлен на 10-00 понедельника
Только в версии КОРП

Производственный календарь

В карточке графика рабочего времени указывается производственный календарь
Календарь определяет, какие дни в году являются рабочими, а какие выходным

Рабочее время

В карточке графика работы на закладке «Рабочее время» указывается время начала и окончания рабочего дня
При необходимости можно указать несколько перерывов
Указанное рабочее время считается рабочим временем по умолчанию, обычно оно актуально для большинства рабочих дней

Особое рабочее время

На закладке «Особое рабочее время»указывается особое рабочее время для некоторых дней.
Например, для предпраздничных дней или дней, в которые проходит корпоративное мероприятие и т. п.

Указание графика работы

Основной график работы указывается в настройках системы для всего предприятия в целом
Особый график работы некоторого подразделения можно указать в карточке подразделения
Особый график работы конкретного сотрудника можно указать в карточке пользователя.
При формировании задач бизнес-процесса «Согласование» крайний срок исполнения задачи вычисляется исходя из графика работы исполнителя задачи

Составные бизнес-процессы

Создан составной бизнес-процесс «Обработка внутреннего документа», реализующий общую схему создания и исполнения внутреннего документа.
Составной бизнес-процесс позволяет выполнить согласование, утверждение, регистрацию, рассмотрение, исполнение внутреннего документа.
Данный бизнес-процесс может использоваться для согласования и утверждения договоров, а также как образец для создания собственных составных бизнес-процессов
Только в версии КОРП

Процессы договорной работы

Подготовка проекта договора
Ведение регистрационной карточки
Согласование проекта договора
Передача на подпись контрагенту
Контроль сопроводительных документов
Планирование исполнения договора
Контроль и продление срока действия
Расторжение договора
Прочие процессы

Контроль возврата переданного экземпляра

Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок.
Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту.

Передача корреспонденту

В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента.
Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан»можно указать контактное лицо.

Срок возврата

В журнале передачи документов можно указать, на какой срок передается документ.
Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит «Срок возврата».

Документы, находящиеся у корреспондентов

Список документов, которые находятся на руках у корреспондентов, можно получить с помощью отчета «Журнал передачи».
Также возможно получить список документов, не возвращенных в срок корреспондентами

Автоматическое отражение передачи корреспонденту

При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего, система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи
При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю

Процессы договорной работы

Подготовка проекта договора
Ведение регистрационной карточки
Согласование проекта договора
Передача на подпись контрагенту
Планирование исполнения договора
Контроль и продление срока действия
Расторжение договора
Прочие процессы

Сопроводительные документы

С договором может быть связано значительное количество документов:

приложения
доп. соглашения
протоколы переговоров
протоколы разногласий
подрядные договоры
накладные
переписка по договору
и т.п.

В системе имеется возможность видеть всю структуру связей по договору
Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору
Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т.п.

Механизм связей

Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов
Связь задается с использованием типа связи
Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей:

имеет доп. соглашения
имеет акты \ накладные

Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи

Настройка связей

Типы связей, созданные в системе, должны быть настроены для использования в документах
Для каждого типа связи указывается:

из документов какого вида устанавливается данная связь
на документы какого вида установлена данная связь
данная связь может быть только одна или несколько
есть ли обратная связь для связи данного типа

Создание связи

Связь создается из карточки договора или другого документа
При создании связи указывается тип связи и связанный документ
При этом учитываются настройки типа связи, описанные ранее

Отчет по связям

Имеется отчет, который позволяет просмотреть всю структуру связей по документу в виде дерева
В отчете можно указать ограничение на количество уровней и установить отбор по типу связей

Контроль сопроводительных документов

Механизм связей используется для контроля сопроводительных документов по договору
Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т.п.
Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору»
Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные.

Процессы договорной работы

Подготовка проекта договора
Ведение регистрационной карточки
Согласование проекта договора
Передача на подпись контрагенту
Контроль сопроводительных документов
Планирование исполнения договора
Контроль и продление срока действия
Расторжение договора
Прочие процессы

Планирования исполнения договора

Для исполнения периодических обязательств, например, ежемесячных оплат или отгрузок по договору, может использоваться механизм периодических бизнес-процессов
Например, если договор предусматривает ежемесячные оплаты каждое 10-ое число месяца, то ответственный за договор формирует первое поручение бухгалтеру «Выполнить оплату по договору», далее указывает расписание повторения для данного поручения – каждое 10-ое число последующих месяцев.
Только в версии КОРП

Периодические бизнес-процессы

При создании любого бизнес-процесса пользователь имеет возможность указать, что текущий бизнес-процесс должен автоматически повторяться по некоторому расписанию
Для этого в карточках всех бизнес-процессов предусмотрена команда Настроить повторение… При ее нажатии появляется диалог создания расписания повторения.
Для бизнес-процесса, для которого настроено расписание повторения будет автоматически формироваться его копия в соответствии с указанным расписанием.

Расписание повторения

В диалоге расписания повторения указывается

дата начала и дата окончания повторения,
время, в которое будет создаваться бизнес-процесс,
периодичность создания бизнес-процесса:

ежедневно,
еженедельно,
ежемесячно.

Если указано повторять еженедельно, то можно флажками отметить, в какие дни недели требуется повторение.
Если указано повторять ежемесячно, то можно указать, в какие числа месяца требуется повторение.

Настройка повторения

Все настроенные повторения доступны для пользователя в списке Настройка повторени я бизнес-процессов
В списке можно просмотреть актуальные (выполняющиеся) и завершенные повторения.
При необходимости можно изменить расписание повторения с помощью команды Расписание повторения или принудительно завершить повторение с помощью команды Завершить повторение .

Процессы договорной работы

Подготовка проекта договора
Ведение регистрационной карточки
Согласование проекта договора
Передача на подпись контрагенту
Контроль сопроводительных документов
Планирование исполнения договора
Контроль и продление срока действия
Расторжение договора
Прочие процессы

Учет срока действия

В карточке договора имеются реквизиты для указания срока действия
Имеется возможность получить список договоров с истекающим сроком действия
В отчете выводятся договоры, срок которых истекает на этой неделе, на следующей неделе, в этом месяце, в следующем месяце.

Продление срока действия

В карточке договора можно указать порядок продления договора
Для этого предназначен реквизит Продление , который принимает следующие значения

Не продлевается (единичная хоз. операция, например, покупка недвижимости).
Допускает продление (длительные операции, например, оказание услуг сопровождения, аренда).
Автоматическое продление (договоры, предусматривающие автоматическое продление, если ни одна из сторон не против).

автоматическое продление на год,
на квартал,
на месяц,
на бессрочный срок.

Автоматическое продление

Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную
Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления.
При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте.

Процессы договорной работы

Подготовка проекта договора
Ведение регистрационной карточки
Согласование проекта договора
Передача на подпись контрагенту
Контроль сопроводительных документов
Планирование исполнения договора
Контроль и продление срока действия
Расторжение договора
Прочие процессы

Расторжение договора

Для учета расторгнутых договоров используется реквизит Расторгнут , в карточке договора.
При этом можно указать, каким именно документом договор был расторгнут