Табель форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления. Содержит характеристику юридического статуса документов, этапов подготовки и прохождения по инстанциям. Табель форм документов выполняет функции справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов.
Этапы разработки табеля форм документов
1. Предпроектное обследование:
Определение круга управленческих функций и задач учреждения;
Определение массива документов по их системам: организационно-правовой, плановой, распорядительной, справочно-информационной и т. д.;
Определение массива документов по отдельным структурным подразделениям как минимум за три последних года деятельности.
2. Формирование структуры Табеля.
3. Отбор форм документов для включения в Табель.
Примерный вид Табеля форм документов
наименование формы документа;
код формы документа;
кем и когда утверждена форма документа;
периодичность составления документа;
составитель документа;
внутреннее согласование;
внешнее согласование;
утверждение;
инстанции представления документа;
примечания.
Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения.
Разделы Табеля форм документов (по функциональному принципу)
Организация системы и процессов управления
1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности организации
1.2. Обеспечение законности деятельности
Прогнозирование и планирование деятельности
2.1. Прогнозирование деятельности организации
2.2. Планирование деятельности организации
Регулирование деятельности
Информационное обеспечение деятельности организации
Оперативное управление деятельностью организации
Контроль за деятельностью
4.1. Статистическая отчетность
4.2. Ведомственная отчетность
4.3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и работников)
5. Финансовое обеспечение
Бухгалтерский учет
6. Материально-техническое обеспечение
Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом
Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта
Обеспечение сбыта продукции
7. Научно-техническое обеспечение
7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность
7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств
7.3. Охрана окружающей среды
7.4. Научно-техническая информация
8. Международное сотрудничество
8.1. Командирование сотрудников за рубеж
8.2. Прием зарубежных делегаций
8.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей
9. Обеспечение кадрами (персоналом)
9.1. Подбор, расстановка и использование кадров
9.2. Учет личного состава
9.3. Аттестация работников
9.4. Повышение квалификации работников
9.5. Командирование сотрудников
9.6. Нормирование труда
9.10. Охрана труда
10. Документационное обеспечение
10.1. Учет и контроль исполнения документов
10.2. Хранение и использование документов
Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной деятельности.
В Табель форм документов включаются:
а) формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надзора и контроля;
б) применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;
в) внутренние формы документов, утвержденные нормативными актами данной организации;
г) формы документов, отражающие устойчивую практику документирования.
В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному, от более значимого к менее значимому.
Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Альбом дополняет Табель.
Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами и унифицированным текстом. Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. В основе разработки унифицированных текстов документов лежит выделение постоянной и переменной информации, а также выбор формы представления унифицированного текста: трафарет, таблица, анкета и их сочетания.
Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.
Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Любая таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный (графы или столбцы) и горизонтальный (строки). В левом столбце указываются наименования объектов, информация о которых содержится в других столбцах (графах). Каждый граф имеет свой заголовок и может быть разделен на части, каждая из которых имеет свой подзаголовок. В заголовках и подзаголовках строк и граф допускается применение общепринятых сокращений и условных обозначений. Например: количество - кол-во, единицы измерения - ед. изм., №, % и др. Показатели таблицы - переменная информация, заполняемая или цифрами, или словами.
Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в анкете строится по принципу "вопрос-ответ".
Примером унификации документов деканата является папка бланков заявлений студентов: об академическом отпуске, досрочной сдачи сессии, изменении фамилии, отчислении из вуза, переводе на другой факультет и т. д. В каждом файле папки содержатся экземпляры бланка, образец его заполнения и информация о последовательности согласования и подписания заявления (преподавателем, заведующим кафедрой, деканом, начальником студенческого отдела, проректором, ректором). Студент самостоятельно выбирает необходимый ему бланк заявления, заполняет его по образцу и проходит с заявлением по инстанциям визирования и подписания.
Порядок расположения документов в альбоме должен соответствовать Табелю форм документов. Проводится экспертиза Альбома и Табеля во всех структурных звеньях, согласование и утверждение руководителем организации. Альбом и Табель представляются в двух формах: бумажной и компьютерной.
Ведение Табеля входит в обязанности службы документационного обеспечения организации. Каждое структурное подразделение должно иметь свой экземпляр Табеля, который необходимо время от времени обновлять с разрешения руководителя организации.
Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.
Литература
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. - М., Росархив, 1991.
3. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., Издательство стандартов, 1994.
По дисциплине
«Индексация и кодификация информации в профессиональной деятельности»
Преподаватель: Ганцен Н. Ф.
Разработать табель форм документов либо организации, либо структурного подразделения (описать не менее 15 документов).
РАЗРАБОТКА ТАБЕЛЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Цель работы – изучение методики оптимизации процессов документирования посредством разработки Табеля форм документов.
Задачи практической работы:
· оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
· классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
· унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
· упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
Из предложенных видов документов конкретные разновидности (формы) документов студент выбирает самостоятельно либо из массива предложенного преподавателем, либо из массива документов, сформированного при прохождении практик. Во втором случае - к выполненной работе прилагаются образцы форм документов.
Методика выполнения
В качестве объекта анализа студент выбирает либо организацию (предприятие), в которой проходил производственную практику, либо одно из структурных подразделений ЧГАКИ по указанию преподавателя.
Табель форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
Основные этапы разработки Табеля форм документов:
1) предпроектное обследование;
2) выбор формы Табеля;
3) формирование структуры Табеля;
4) составление Табеля.
На первом этапе – предпроектного обследования – изучается документация организации:
· документы, составляющие правовую базу деятельности организации:
· нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
· нормативные правовые акты органов власти и управления субъекта Федерации, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации.
· организационно-правовая документация организации:
· устав или положение об организации;
· положения о подразделениях;
· структура и штатная численность организации;
· штатное расписание;
· регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· должностные инструкции и др.
· распорядительная документация организации (в первую очередь, для выявления введенных в действие форм документов):
· приказы, указания, распоряжения руководства;
· решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации.
· нормативно-методические документы по документационному обеспечения деятельности организации (определяющие состав и технологию обработки документов):
· инструкция по делопроизводству;
· правила составления и оформления документов;
· процедуры документирования отдельных видов деятельности, работ, операций;
· технологические инструкции по работе с документами;
· номенклатура дел организации и др.
· образцы форм документов организации (структурного подразделения), как минимум, за последний год.
Предпроектное обследование преследует две основных цели:
1) выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации
2) выявление создаваемых в процессе их реализации комплексов документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Исчерпывающее выявление форм документов проводится во всех структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Приложение 1), в которую вносится следующая информация:
· полное наименование формы документа (наименование вида и заголовок к тексту документа);
· код формы (по ОКУД или локальному классификатору);
· имя файла (если имеется электронный вариант документа);
· правовое основание издания документа (нормативный правовой акт, регламентирующий требования к содержанию, форме, процедурам работы с документом);
· функция управления (сфера применения) и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи - «регламентацш численного и должностного состава»);
· сведения об основных этапах подготовки документа:
· подразделение-составитель;
· внешнее и внутреннее согласование;
· удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);
· адресат документа;
· сведения о регистрации документа;
· сведения о контроле;
· место хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, собранные в процессе предпроектного обследования, в дальнейшем при работе над табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения в дальнейшем будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) табеля и для отбора форм документов для включения в табель.
Результат первого этапа оформляется в следующем виде:
1. Описание организации (структурного подразделения) по схеме:
· наименование организации (структурного подразделения);
· основные направления деятельности (по уставу, положению о структурном подразделении);
· документы, регламентирующие порядок деятельности организации (структурного подразделения): законы, нормативные правовые акты органов государственной власти РФ, субъекта Федерации; организационно-правовые документы предприятия (структурного подразделения).
2. Картотека форм документов. Картотека должна включать не менее 20 карт документов (исчерпывающий перечень документов по направлению деятельности, по структурному подразделению) с приложением образцов документов.
На втором этапе – выбор формы Табеля – с учетом специфики деятельности организации определяются конкретные задачи, стоящие перед разработчиками табеля. Данное обстоятельство влияет на расширение числа признаков (граф в табличной форме Табеля) описания форм документов, процедур документирования и работы с документами:
Задача оптимизация состава документов организации. Решение по форме Табеля – графы табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.
Задача регламентация процедуры подготовки и обработки документов (цель - совершенствование документооборота организации). Решение по форме Табеля - табель необходимо дополнить сведениями о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости - и указывать тираж документов.
В проекте новой редакции ГСДОУ предлагается следующая примерная форма Табеля (таблица 1)
Таблица 1 Примерная форма Табеля форм документов.
Янковая В.Ф. предлагает использовать в деятельности организаций, предприятий расширенную форму Табеля (Таблица 2)
Таблица 2
Примерная форма Табеля форм документов
Форма Табеля при необходимости может быть конкретизирована:
· графа 2 «Код формы документа» может быть разбита на две: «Код формы по ОКУД» и «Код формы по локальному классификатору»;
· табель может быть дополнен графами:
· «Регистрация документа» (место регистрации);
· «Контроль исполнения документа» (с указанием ответственного за контроль и типового срока исполнения);
· «Место хранения 1-го экземпляра документа»;
· «Место хранения копии документа».
Результат второго этапа оформляется в виде формы Табеля (шапка таблицы) с объяснением выбранного решения.
Третий этап - формирование структуры Табеля - отвечает на вопрос о его внутренней структуре, определяющей группировку форм документов по разделам. На данном этапе выбирается классификационная схема, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.
Классификационная схема Табеля может строиться по двум основаниям:
1) организационная структура предприятия. Классификационным признаком форм документов выступают структурные подразделения, в деятельности которых они образуются. Последовательность разделов табеля в этом случае соответствует утвержденной структуре организации или классификатору структурных подразделений. Преимущество данного подхода построения структуры Табеля: простота в разработке и использовании. Ограничения: частота изменения, нарушение «логики» документирования бизнес-процесса, распределенного между несколькими подразделениями, т.е. сложность при выделении комплексов документов, создаваемых в процессе реализации какой-либо одной функции или задачи.
2) функции управления (направления деятелъности). Классификационным признаком форм документов первого уровня выступают функции управления (направления деятельности) предприятия, классификационным признаком второго уровня - управленческие задачи, которые решаются в ходе реализации функции. Построение табеля по функциональному принципу предполагает предварительную разработку классификатора управленческих функций организации. Преимущества данного способа классификации форм документов, по сути, снимают ограничения их классификации по признаку организационной структуры. Кроме того, построение табеля по функциональному принципу позволяет помимо оптимизации документационного обеспечения оценить целесообразность распределения функциональных задач между подразделениями и отдельными исполнителями.
Предлагаемый в приложении 2 перечень разделов табеля включает типовые функции управления, присущие практически всем организациям, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В этом случае функции, отражающие специфику деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5-12).
Результат третьего этапа оформляется в виде классификационной схемы функций управления (примерного перечня разделов Табеля форм документов). Данная схема строится в виде многоуровневого нумерованного списка функций управления, конкретизированных через печень задач (см. Приложение 2). Список должен содержать ссылки на организационно-правовые документы (положения, инструкции и т.д.).
Заключительный этап - составление Табеля. В Табель форм документов включаются:
· формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющие как отраслевой, так и межотраслевой характер;
· формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов Российской Федерации;
· применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
· внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;
· формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.
В последнем случае формы документов включаются в табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.
Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы табеля. В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.
Результат 4-го этапа оформляется в виде Табеля форм документов организации (структурного подразделения). Пример фрагмента Табеля документов см. приложение 3.
1 Янковая, В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 8-12.
Методика разработки табеля унифицированных форм Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени
Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы .
Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение.
В соответствии с ГОСТ Р 5114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» .
Разработка и соблюдение "табельных требований документирования" гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях.
В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.
Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:
Оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;
Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;
Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других .
В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табель форм документов.
Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ .
Применение документов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
Предпроектное обследование.
Выбор формы Табеля.
Формирование структуры Табеля.
Отбор форм документов для включения в Табель .
Основные задачи предпроектного обследования:
Определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;
Формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
Выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;
Определение массива документов для включения в Табель .
В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:
Документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;
Организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;
Документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.
Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.
Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
Примерная карта документа |
||
| 1. Функции и задачи, при реализации которых применяется документ | 10. Использование бланков | 19. Хранение документа (место, срок, номер дела по номенклатуре) |
| 2. Наименование документа | 11. Формат (А3, А4, А5, нестандартный) | 20. Перенос на машинный носитель |
| 3. Автор (корреспондент) | 12. Объем (количество страниц) | 21. Обращения к документу (кто обращается, цель, количество запросов). Дополнительные сведения по оформлению документов (для создаваемых документов) |
| 4. Код формы документа (по ОКУД или другому классификатору) | 13. Форма представления текста (связный текст, трафарет, анкета, таблица) | 22. Подразделение (сотрудник), ответственное за подготовку документа |
| 5. Название органа, утвердившего форму документа. Наименование, дата и номер нормативного акта. | 14. Состав реквизитов документов | 23. Согласование документа |
| 6. Куда предоставляется документ | 15. Приложения | 24. Подпись |
| 7. Срок представления | 16. Ограничение доступа к документу | 25. Утверждение |
| 8. Количество экземпляров | 17. Регистрация документа (место, форма) | 26. Печать |
| 9. Количество документов данного вида за год (без учета тиража; с учетом тиража) | 18. Контроль исполнения (место, форма, типовой срок исполнения) | |
Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель .
Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности отдела. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати.
Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.
Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно отделом исходя из основных задач и функций.
Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы:
1. Наименование формы документа. В графу вносится наименование документа, соответствующее названию унифицированной формы (ее условное обозначение).
2-3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать только коды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов; однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейти на Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.
4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указывается наименование государственного органа, утвердившего форму документа, вид правового акта, его дата и номер.
5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.)
6. Подразделение организации, ответственное за подготовку документа. В графе проставляется наименование структурного подразделения организации, в котором создается документ.
7-8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения.
9-11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая).
12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др .
Настоящий табель предназначен для унификации форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, необходимых и достаточных для реализации функции и задач управления. В него включены документы, которые могут создаваться во всех подразделениях. Табель не охватывает системы специальной документации, которые ведутся отдельными структурными подразделениями (в соответствии с профилем и задачами этих подразделений: бухгалтерская документация; кадровая документация).
Примерный Табель документов, применяемых в деятельности организации - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. (Приложение: Примерный Табель форм документов).
Табель форм документов предназначен для:
- · оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
- · классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;
- · унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;
- · унификация форм документов организации;
- · упорядочение документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с использованием всех или основных этапов их подготовки и оформления.
Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава форм документов организации по функциям управления.
Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:
- · соответствие используемых форм документов решаемых задач;
- · юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;
- · оперативность реализации управленческих функций организации;
- · сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.
Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов:
- · Предпроектное обследование.
- · Выбор формы Табеля.
- · Формирование структуры Табеля.
- · Отбор форм документов для включения в Табель.
- · Согласование Табеля.
- · Утверждение Табеля.
Основными задачами предпроектного обследования являются:
- · определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;
- · формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
- · выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;
- · определение массива документов для включения в Табель.
В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:
- · документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и федеральных органов исполнительной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;
- · организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
- · распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;
- · комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;
- · документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.
Этап сбора и анализа материала (предпроектное обследование) преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создание в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
- · полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;
- · функция управления и задача (назначение документа), при реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция - организация системы, задача - регламентация численного и должностного состава);
- · сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, заполненные в процессе обследования документации - это основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и отбора форм документов для включения в Табель.
Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Форма Табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля.
Если перед разработчиками стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы Табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.
Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости указывать и тираж документов.
На следующих этапах работы осуществляется выбор наиболее целесообразной формы Табеля и выработка внутренней структуры Табеля - классификационной схемы, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.
Форма Табеля зависит от задач, которые решаются при его разработке. К ним относятся:
- - оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
- - классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
- - унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
- - упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизация документооборота организации.
Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовом основании и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если разработка табеля преследует более широкие цели - регламентация процедур подготовки и обработки документов и в целом документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.
Подготовленный проект Табеля форм документов согласовывается всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие.
При разработке табеля использовались следующие нормативные и методические материалы:
- 1) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- 2) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
- 3) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. - М., 1991;
- 4) Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;
- 5) Организационно распорядительная документация. Требования по оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. - М., 2005;
- 6) Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002;
- 7) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558);
- 8) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. - М., 2007.
Внесение новых форм документов в табель производится только с разрешения руководства организации после оценки необходимости внедрения новой формы документов.
Одной из функций службы делопроизводства является совершенствование форм и методов работы с документами. Для ее реализации должен быть разработан ряд внутренних нормативных документов, в частности табель форм документов и альбом унифицированных форм документов, которые утверждает руководитель учреждения. Ведение этих документов, то есть внесение в них изменений и контроль за их применением, также возлагается на службу делопроизводства.
Разработка табеля форм документов
Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности учреждения, с характеристикой их статуса, этапов подготовки и прохождения.
Табель форм документов нормативно закрепляет состав документов, применяемых в учреждении, и процедуру их подготовки.
Разработка табеля дает возможность решить одновременно несколько задач, в частности:
o оптимизировать состав форм документов, применяемых в учреждении, и закрепить их в едином нормативном документе;
o классифицировать формы документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
o унифицировать состав и формы управленческих документов, уменьшить количество форм документов, применяемых в учреждении, удалить с них показатели, дублирующие друг друга;
o унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельные важнейшие этапы) управленческих документов в учреждении;
o упорядочить документальную базу учреждения с целью повышения эффективности использования в управленческой деятельности информационных технологий.
Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде названия форм документов, используемых в процессе деятельности учреждения. Это способствует оперативному поиску необходимых форм документов, а также контроля за деятельностью исполнителей, исключая при этом возможность появления непредусмотренных форм документов.
Табель форм документов составляется в форме таблицы и содержит графы, в которых указывают сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам.
Работа по подготовке табеля форм документов включает несколько этапов.
1. Обследование.
На этом этапе изучают: состав документов, применяемых в учреждении; управленческие функции и ситуации, которые подлежат обязательному документированию; действующие нормативно-правовые акты и методические документы, которыми регламентированы процедуры документирования; организационные документы (положения, уставы, регламенты, инструкции и т.д.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в учреждении.
Во время обследования выявляют:
o функции и задачи, которые раскрывают направления деятельности учреждения;
o документы, создаваемые в учреждении в процессе реализации ее функций и задач;
o документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.
Информацию о документы собирают в структурных подразделениях учреждения по всем направлениям деятельности. Сведения о каждый выявленный документ фиксируются в карте документа (см. пример 1).
Карта содержит следующие сведения:
o полное название формы документа, включая заголовок, если он есть;
o имя файла (при наличии электронного варианта документа);
o функции управления и задачи (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ;
o код формы;
o сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверения документа (подпись, гриф утверждения, печать), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроль, место хранения оригинала (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Пример 1. в
Карты документов, собранные на первом этапе, используются для разработки структуры (классификационной схемы) табеля и для отбора в него форм документов.
2. Выбор формы табеля.
На втором этапе подготовительной работы, после изучения карт и анализа приведенной примерной формы табеля (см. пример 2) избирают его найдоцільнішу форму.
Пример 2. в
Выбор формы табеля зависит от функций и задач, которые выполняет учреждение. В случае необходимости регламентирования процедуры работы с документами табель может быть дополнен графами: "Вид бланка", "Внутреннее согласование", "Внешнее согласование", "Подпись", "Печать", "Утверждения".
В случае необходимости совершенствования документооборота учреждения табель должен содержать сведения о тираже бланков, регистрацию документов, постановку на контроль, сроки исполнения, место хранения оригинала и копий документов.
При отсутствии в учреждении собственного локального классификатора графу С выпускают.
3. Определение структуры табеля.
Разделами табеля могут быть названия структурных подразделений учреждения или управленческих функций и задач (организация системы и процессов управления, прогнозирования и планирования деятельности, финансовое обеспечение, кадровое обеспечение, материально-техническое снабжение и т.п.). Построение табеля по функциональному признаку является целесообразной, поскольку исключает необходимость его корректировки в случае изменения структуры учреждения. В разделах документы систематизируют по степени важности или по алфавиту.
4. Отбор форм документов для включения в табель.
Как правило, табель форм документов содержит:
o формы документов, утвержденные общегосударственными нормативно-правовыми актами, вышестоящими отраслевыми органами, органами межотраслевой координации, надзора и контроля;
o формы документов, применяемых в учреждении, которые предусмотрены Государственным классификатором управленческой документации ДК 010-98 (далее - ДКУД) ;
o формы документов, утвержденные распорядительными документами организации.
В табель вносят документы всех структурных подразделений по всем направлениям работы учреждения.
