Недавно в кругу коллег обсуждали достаточно интересную и, признаться, распространенную ситуацию, когда директор компании передает секретарю свой токен с электронной подписью, чтобы тот подписывал исходящие электронные документы в сервисе межкорпоративного документооборота. Подписание документов от лица директора его заместителем или секретарем – дело вполне житейское, особенно, в России. Наш российский руководитель редко сидит долго за компьютером.

Электронная подпись, кажется, органично вписывается в эту практику, если не брать в расчет, что закрытый ключ никому нельзя передавать, он всегда находится только у владельца сертификата ЭП и идентифицирует только его. Иначе как приравнять электронную подпись к собственноручной? Если проводить параллель с обычным автографом, то, получается, его владелец передает другому человеку собственную руку. Именно «собственноручность» является определяющим фактором доверия к ЭП!

Другой вопрос – безопасность. Формально, при передаче другому лицу тайна ключа нарушается, и невозможность подделки электронного документа и электронной подписи автоматически ставится под сомнение. Получается, что передавая свой токен другому человеку, владелец сертификата добровольно допускает компрометацию своего ключа ЭП. А это уже основание для отзыва сертификата.

Проблема ли это для тех организаций, в которых часто приходится визировать документы без участия директора? В том-то и дело, что… нет!

Во-первых, в законодательстве совершенно не регламентирован порядок передачи ЭП для использования третьими лицами. Для России это означает примерно следующее: «делай, что хочешь». Забавный факт: в некоторых компаниях даже выпускают внутренний приказ, передающий право подписи ЭП за директора третьему лицу. Это даже придает определенной уверенности.

Во-вторых, сама по себе сохранность закрытого ключа – тема очень скользкая, которая в итоге ставит вопросы больше к обеспечению безопасности на всем предприятии в целом, а не к конкретной технологии. Человеческий фактор, к сожалению, никак не исключить.

В-третьих, обращаемся к самому ФЗ 63 «Об электронной подписи », статья 10:

При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны:
1) обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия;
<…>
3) не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;

Это практически дословно дублируются в регламентах Удостоверяющих центров. То есть, тут нет фактического запрета на передачу закрытого ключа кому-то другому. Вот эти самые «без согласия» и «основания полагать» и дают формальную возможность передавать право на подписание документов за руководителя. Правда и совершенно не понятно, что делать, если подпись будет обнаружена не там – как доказать в суде, что это не директор подписал? Фактически определить, кто воспользовался подписью в этом случае нельзя - и прицнип неотказуемости сработает на полную катушку.

Что тут можно посоветовать? Если руководитель не опасается никого и ничего, то можно оставить все, как есть. Если же проявлять хоть какую-то осторожность, то логичнее всего приобрести отдельный сертификат ЭП для заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Если же хочется визировать документы исключительно самостоятельно, то токен с сертификатом можно всегда использовать для подписи через веб-клиент сервиса электронного документооборота. Уж ноутбук-то можно взять с собой хоть куда.

Ну и, конечно, ждем распространения решений КриптоПро на мобильных платформах, когда начнут появляться iOS- и Android-клиенты сервисов ЭДО. Есть чувство, что ждать осталось не долго. Тогда окончательно пропадет вопрос с удаленным подписанием электронных документов.

Она позволяет точно установить лицо, которое просматривало или меняло содержание документов. То есть это способ идентифицировать пользователя. Однако иногда возникает необходимость передать ЭЦП другому лицу. Правомерно ли это? Рассмотрим в данной статье.

Основная информация

Применение электронной подписи регулируется ФЗ №63 «Об ЭПЦ» от 6 апреля 2011 года. Она представляет собой электронные символы, закрепленные за документом или информационным ресурсом. Необходима она для идентификации пользователя. Требуется для эффективной защиты от несанкционированного внесения изменений в документы.

Различают три формы электронной подписи. Различаются они между собой по следующим признакам:

• Порядок получения.
• Степень защиты.
• Функция идентификации пользователя.
• Наличие защиты от внесения в документы несанкционированных изменений.

Разновидности электронных подписей прописаны в статье 5 ФЗ №63:

• Простая. Представляет собой сочетание пароля и логина. Это наиболее распространенный метод идентификации, который также признается ЭЦП. Используется он на форумах, в соцсетях. На некоторых ресурсах присутствует двухэтапная идентификация. Она предполагает получение одноразового пароля по смс. Базовые характеристики этой ЭЦП: отсутствует технология шифрования, плохая защищенность. Этот метод не используется при заверении официальной документации. Однако способ удобен при выполнении повседневных действий, которые не предполагают высокую степень защиты.
• Неквалифицированная. Такая ЭЦП предоставляется специальными центрами. Они могут не иметь государственной аккредитации. Преимущества метода – использование методов шифрования. Подпись актуальна для государственных закупок. Она используется в личном кабинете на ресурсе ФНС. Для использования нужно оформить соглашение между сторонами.
• Квалифицированная. Получить ее можно только в удостоверяющих центрах, у которых есть аккредитация. Основные характеристики: повышенная надежность, защищенность. По сути, это замена обычной подписи. Владельцу такой ЭЦП предоставляется сертификат.

Подбор вида подписи зависит от конкретной задачи. Как правило, под электронной подписью понимается именно квалифицированный вид.

В каком случае можно передавать ЭЦП другому лицу

Ни в одном нормативном акте не сказано, что ЭЦП можно передавать сторонним лицам. Связан этот негласный запрет с тем, что электронная подпись служит идентификации лица. По сути, передачу ЭЦП можно сравнить с тем, что владельцу «живой» подписи отрезают руку и этой рукой ставят роспись.

Однако на практике все совсем по-другому. Особенности передачи зависят от вида подписи. Простая ЭЦП свободно передается другим лицам. То есть руководитель может предоставить своему сотруднику пароль и логин. Никто это не отслеживает, так как простой вид не приравнен к «живой» подписи. Через логин и пароль не происходит идентификации пользователя. Также не исполняется шифровка данных. Однако нужно учитывать все возможные риски. К примеру, если сотрудник опубликует через логин своего руководителя запретные материалы, ответственность понесет именно последний. Освободиться от ответственности можно только в том случае, если человек сможет доказать, что его пароль был взять незаконно. Сделать это крайне сложно.

ВАЖНО! Передача обычной ЭЦП не предполагает наложения ответственности. Наказание следует только в том случае, если при помощи переданного пароля выполнены незаконные действия.

Можно ли передать квалифицированную подпись?

Необходимость в передаче подписи возникает довольно часто. Иногда руководитель делегирует обязанность по изменению документов своему подчиненному. В статье 2 ФЗ №63 указано, что электронная подпись служит идентификации ее владельца. Если ЭЦП передается постороннему лицу, смысл ее просто утрачивается, так как лицо, использующее подпись, невозможно идентифицировать.

В статье 10 ФЗ №63 прописано, что владелец обязан обеспечить конфиденциальность ЭЦП. При передаче происходит утрата конфиденциальности. Это утечка сведений. Если доступ к подписи получило другое лицо, ее владелец должен направить соответствующее уведомление в удостоверяющий центр. Одновременно с уведомлением нужно прекратить использование ЭЦП. Из всего этого можно сделать вывод о том, что передача является незаконной даже в том случае, если руководитель оформил доверенность.

Ответственность за применение чужой подписи

Ни в УК, ни в КоАП не содержатся нормы относительно ответственности за применение сторонней ЭЦП. Но это вовсе не свидетельствует о том, что такие действия полностью безнаказанны.

Рассмотрим ответственность на примере. Лицо взяло подпись своего руководителя, вошло в электронную систему и получило от своих действий финансовую выгоду. Например, сотрудник заключил соглашение, благодаря которому он извлек прибыль. В рассматриваемой ситуации руководитель может обвинить лицо в мошенничестве. Ответственность за подобные действия накладывается на основании статьи 159 УК РФ. Эта статья предполагает наказание за хищение чужой собственности или получение прав на чужое имущество посредством обмана или злоупотребления доверием. Незаконное использование подписи попадает под действие этого нормативного акта. Однако подобные дела имеют свои сложности. В частности, руководителю нужно доказать, что сотрудник получил ЭЦП незаконно.

Рассмотрим другой пример. Руководитель передал право на использование подписи на основании доверенности своему сотруднику. Подчиненный, используя ЭЦП, исполнил незаконные действия. В этом случае руководителю необходимо подтвердить, что подпись использовал не он. Сделать это практически невозможно, так как незаконное действие обычно выполняется без свидетелей и через ПК. Если руководитель не предоставил достоверных доказательств своей правоты, наказываться будет именно он.

На практике руководитель может передать своему сотруднику подпись любого вида. Каких-либо сложностей эта процедура не вызывает. Однако подобное мероприятие все равно является незаконным. Передавать ЭЦП не рекомендуется. Связаны эти ограничения с тем, что, если сотрудник выполнит какие-либо неправильные действия, отвечать за это будет руководитель. Даже если есть документ, подтверждающий передачу подписи, при добровольном предоставлении к ответственности подчиненного привлечь не получится.

Что делать, если руководитель часто делегирует функции по работе с документами своим подчиненным? Имеет смысл оформить отдельную электронную подпись для сотрудника. Сделать это достаточно просто. В этом случае сотрудник будет самостоятельно нести ответственность за свои действия. То есть руководитель избегает рисков.

К СВЕДЕНИЮ! В законе не дано однозначного запрета на передачу подписи. По сути, решением этого вопроса занимается сам владелец ЭЦП. Единственное косвенное ограничение – это само определение и назначение подписи. Она нужна для идентификации определенного человека.

Передача ЭЦП другому лицу законодательно не урегулирована. Руководители, решившие предоставить доступ к своим ЭЦП другим сотрудникам, должны быть готовы к спору с контролирующими органами. Если за должностное лицо, на которого оформлен электронный вариант подписи, документ с ошибками или заведомо ложными сведениями подписал другой человек, ответственность возлагается на владельца подписи. Единственным шансом избежать наказания за результаты подписания незаконной документации – доказать факт несанкционированного доступа к ЭЦП третьих лиц. В этом случае обладатель электронной подписи обязан сообщить о нарушении в удостоверяющий центр.

Передача ЭЦП другому лицу – возможно ли это?

Правила пользования электронными ключами оговариваются законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ. Правовые нормы определяют ЭЦП, как набор символов, прикрепленных к документу в электронном формате и подлежащих хранению в электронной форме. Такой вариант подписи необходим для идентификации владельца подписи в сфере электронного документооборота и защиты от несанкционированного доступа к определенной информации. Закон выделяет несколько типов ЭЦП:

1. Простая, которая представляет собой сочетание логина с паролем.
2. Усиленная неквалифицированная – ее выдача возможна неаккредитованными центрами, она работает по принципу криптографического шифрования.
3. Усиленная квалифицированная – наиболее защищенный формат, приравнивается к собственноручной подписи.

Акт приема-передачи ЭЦП используется при получении заказчиком электронных ключей с логинами и паролями от центра, выдающего ЭЦП. После подписания акта, владелец электронной подписи обязан обеспечивать конфиденциальность ключей от ЭЦП, он ответственен за ограничение доступа к ним без своего согласия (ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Передача усиленной подписи третьим лицам невозможна на законных основаниях, допустимо создать технические условия для простановки ЭЦП другим работником. Обязательное условие – согласие владельца и осуществление им контроля правомерности действий уполномоченного лица.

Акт приема-передачи ЭЦП

Легализация использования сотрудниками чужой ЭЦП на некоторых предприятиях осуществляется при помощи внутренних приказов, доверенностей и актов. Для контролирующих органов внутренние документы не могут быть основанием для законной передачи электронных подписей и ключей от них другим лицам. Ответственность за реализацию операции по предоставлению возможности пользоваться своей ЭЦП другим работникам нет. Наказание по незаконным сделкам, заверенным ЭЦП, будут применено к владельцу подписи.

Юридической силой наделяется акт, по которому передаются шифры, ключи и логины электронной подписи от компании, выпустившей ЭЦП, к заказчику услуги. При внутренней передаче прав пользования ключом и сертификатом ЭЦП можно составить акт приема-передачи в произвольной форме, но он не будет при возникновении конфликтной ситуации считаться полноценным юридическим документом.

Заметим, что сейчас достаточно часты судебные разбирательства на тему передачи ЭЦП другому лицу, чаще всего между банками и их клиентами, оспаривающими правомерность списания средств с расчетного счета. Подавляющее большинство судебных решений принимаются в пользу банков. Чаще всего споры идут при списании средств с расчетного счета посредством интернет-банкинга, когда клиент (чаще всего, директор компании) оспаривает подписание платежного поручения и списания той или иной суммы со счета.

В процессе разбирательств выясняется, что зачастую ЭЦП передана другому лицу, в частности, бухгалтеру. Технические экспертизы подтверждают подлинность ЭЦП, и независимо от сумм списания, и как бы директор не утверждал о неправомерности такого списания, суды принимают сторону банков, к примеру, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.02.2015 №Ф04-16024/2015.

Не менее интересно дело, которое рассматривалось в Москве, где суд установил передачу ЭЦП сотруднику финансового отдела. ООО в лице директора обратилось в суд с иском к банку о ненадлежащей проверке ЭЦП и списании сумм по платежному поручению, по которому директор не давал распоряжения о списании денежных средств. Суд установил использование ЭЦП человеком, которому подпись не принадлежала. Банк предоставил доказательства о том, что электронная подпись действительна, проверка по техрегламенту банка проведена, банк действовал осмотрительно и в меру своей компетенции, списав со счета клиента по платежке, подписанной ЭЦП гендиректора. То, что директор не давал такого распоряжения на списание средств, банк отследить не мог. Решением арбитражного суда г. Москвы от 23.01.2014 по делу № А40-82734/13 банк был признан невиновным в ненадлежащем списании средств со счета клиента. Дело дошло до Верховного суда, и определением ВС РФ от 24.11.2014 № 305-ЭС14-3926, судьи пришли к выводу, что первая инстанция правомерно отказала в иске.

Поэтому следует быть очень осторожным, так как передача ЭЦП другому лицу может быть чревата вполне ощутимыми финансовыми последствиями.

Вопрос касается электронной подписи. В учреждении скоропостижно скончался руководитель. Исполнять обязанности назначили заведующую отделения, без отрыва от основной работы до назначения нового руководителя (конкретные сроки не оговорены). Учреждение сдает отчеты в Пенсионный фонд, ФСС, Налоговые органы. Электронная подпись оформлена на умершего руководителя. Обязана ли организация переоформить эл. подпись на исполняющего обязанности (если да то в какие сроки), или есть возможность подождать когда назначат постоянного руководителя. спасибо

Ответ

Передача другому лицу ключа электронной подписи законом не предусмотрена. Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ответственность за исполнение которой лежит на её владельце. Владелец электронной подписи вправе лишь согласовать её техническое использование с согласия и под контролем владельца при условии соблюдения конфиденциальности ключа такой подписи. Использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования. Поэтому каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью.
Объясняется это так. В соответствии с пунктом 1 статьи 10 Закона № 63-ФЗ при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия. Такая формулировка позволяет сделать вывод о возможности использования ключей электронных подписей другими лицами с согласия участника электронного взаимодействия. Тем не менее норма пункта 1 статьи 10 Закона № 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной электронной подписи другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности, но только указывает на техническую возможность простановки электронной подписи другим лицом (например техническим специалистом) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки электронной подписи. В случае несанкционированного использования ЭЦП ответственность за неправомерные последствия такого использования может быть возложена на владельца. В рассматриваемой ситуации согласие владельца ЭЦП на техническую возможность простановки электронной подписи другим лицом не может быть получено в связи со смертью владельца ЭЦП. Поэтому сотрудника, уполномоченного подписывать электронные документы, надо срочно обеспечить электронной подписью.

Передача ЭЦП другому лицу законом не предусмотрена, так как подпись носит идентифицирующий характер и служит средством для подтверждения намерений определенного лица. В статье рассмотрим возможность передачи права пользования ключом подписи от имени владельца.

Что прописано в нормах закона о передаче ЭЦП другому лицу?

П. 2 ст. 160 ГК РФ устанавливает правило, согласно которому использование электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП) возможно в силу указания закона или нормативного акта, соглашения сторон.

Основным актом в сфере ЭЦП является закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — ФЗ № 63).

Согласно ст. 2 ФЗ № 63 ЭЦП предназначена для идентификации лица, подписывающего электронный документ. Иными словами, она является аналогом собственноручной подписи.

Закон не предусматривает возможности передачи подписи другому лицу, так как в этом случае исчезает основная ее направленность — идентификация подписывающего лица.

Существуют ли образцы доверенности на использование ЭЦП?

ЭЦП выдается на имя конкретного лица — директора или иного уполномоченного работника. На практике ведутся споры по поводу того, может ли быть передано право использования цифровой подписи от одного лица к другому. Споры возникают, поскольку законодательно данный вопрос не урегулирован.

Не знаете свои права?

Суть в том, что ЭЦП — это электронный аналог письменной подписи, а передать полномочия по использованию ее — всё равно, что передать руку доверителя доверенному лицу с целью ее использования для подписания документов.

Несмотря на то что законодательного запрета на использование таких доверенностей нет, их составление не предусмотрено ни одним нормативным актом, как не предусмотрена и возможность передачи полномочий по использованию ЭЦП от одного лица к другому.

Акт приема-передачи ЭЦП другому лицу

Законодательство не содержит требований относительно составления акта приема-передачи ключа ЭП третьему лицу от владельца. Соответственно, оформлять такой документ нет необходимости.

Если же вопреки отсутствию законодательного урегулирования порядка составления данного документа стороны хотят зафиксировать момент передачи ключа ЭЦП, то документ составляется в произвольной форме с обязательным указанием даты передачи ЭП, бумаг, которые передаются, и сторон сделки. При этом если вместе с документами предоставляется внешний электронный носитель (токен), в акте можно определить место его дальнейшего хранения.

Ответственность за использование чужой ЭЦП

Ответственность за пользование ЭЦП лежит на ее владельце (ст. 6 ФЗ № 63) вне зависимости от наличия приказов или доверенностей на передачу ключа. Более того, законодатель не вводит никакой ответственности за использование ЭЦП третьими лицами. То есть доказывать, что электронную почту использовали без его ведома придется владельцу.

Однако если последствия использования ЭЦП не ограничены подписанием документа, а сопряжены, например, с хищением денежных средств со счетов, то ответственность в данном случае может наступить по статьям УК РФ, если владелец подписи докажет, что она была использована не им, а третьим лицом.

Таким образом, передача ЭЦП другому лицу законом не допускается, так как электронная подпись — это аналог собственноручной подписи (ст. 160 ГК РФ). Она принадлежит только тому гражданину, на которого оформлена.