Работа канцелярии. Должностная инструкция заведующего канцелярией

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ __________________________ (руководитель организации) ___________/______________ (личная (расшифровка подпись) подписи) "___"__________ ____ г. М.П.

ПОЛОЖЕНИЕ о канцелярии

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение определяет назначение, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности канцелярии _________________ (далее - "организация").

1.2. Канцелярия осуществляет документационное обеспечение деятельности организации.

1.3. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно _____________ организации.

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области делопроизводства и архивного дела, организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением.

1.5. Деятельность канцелярии осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего канцелярией

1.6. Заведующий канцелярией и другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников канцелярии регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.8. Канцелярию возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.9. Заведующий канцелярией:

Руководит всей деятельностью канцелярии, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на канцелярию задач и функций;

Осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников канцелярии;

Распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками канцелярии, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

Вносит руководству организации предложения по совершенствованию работы канцелярии, оптимизации ее структуры и штатной численности;

Участвует в перспективном и текущем планировании деятельности канцелярии, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на канцелярию задач и функций;

Принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников канцелярии;

Участвует в подборе и распределении кадров канцелярии, вносит руководству организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников канцелярии, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

Совершенствует систему трудовой мотивации работников канцелярии;

Осуществляет контроль над исполнением подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью канцелярии в целом.

1.10. В период отсутствия заведующего канцелярией его обязанности исполняет его заместитель (при его наличии) или другой работник, назначенный приказом руководителя организации.

1.11. Заведующий канцелярией или лицо, исполняющее его обязанности, имеют право подписи документов, направляемых от имени канцелярии по вопросам, входящим в ее компетенцию.

1.12. Канцелярия осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники канцелярии несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание канцелярии утверждаются руководителем организации.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КАНЦЕЛЯРИИ

2.1. Совершенствование системы делопроизводства в организации.

2.2. Оптимизация системы документооборота в организации.

2.3. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.4. Подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами.

2.5. Контроль над прохождением и исполнением документов в организации.

2.6. Внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.7. Повышение уровня подготовки работников организации в области делопроизводства.

2.8. Решение иных задач.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ

3.1. Документационное обеспечение деятельности организации.

3.2. Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

3.3. Контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.4. Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства организации, формирование дел и сдача их на хранение.

3.5. Разработка и исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в организации.

3.6. Обеспечение работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

3.7. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.

3.8. Печать и размножение служебных документов.

3.9. Участие в подготовке созываемых руководством организации совещаний, организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрация работников, прибывающих в командировку.

3.10. Подготовка и представление руководству организации информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения деятельности организации и исполнительской дисциплины.

3.11. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

3.12. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с назначением и задачами организации.

4. ПРАВА КАНЦЕЛЯРИИ

4.1. Канцелярия имеет право:

Получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

Запрашивать и получать от руководства организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на нее задач и функций;

Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства, о результатах проверок докладывать руководству организации;

Возвращать исполнителям на доработку оформленные с нарушением установленных правил проекты документов, давать рекомендации по устранению выявленных недостатков;

Вносить предложения по совершенствованию системы делопроизводства в организации;

Участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

Вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников канцелярии и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности;

Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции канцелярии.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на канцелярию задач и функций несет заведующий канцелярией.

5.2. Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

Организацию работы канцелярии, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

Рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

Состояние трудовой и исполнительской дисциплины в канцелярии, выполнение ее работниками своих функциональных обязанностей;

Соблюдение работниками канцелярии правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

Ведение документации, предусмотренной действующим законодательством РФ;

Предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности канцелярии.

5.3. Степень ответственности других работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями в соответствии с действующим законодательством РФ.

Чтобы увидеть комментарии вы должны включить JavaScript

Нам очень жаль, но запросы, поступившие с вашего IP-адреса, похожи на автоматические. По этой причине мы вынуждены временно заблокировать доступ к поиску.

Чтобы продолжить поиск, пожалуйста, введите символы с картинки в поле ввода и нажмите «Отправить».

В вашем браузере отключены файлы cookies . Яндекс не сможет запомнить вас и правильно идентифицировать в дальнейшем. Чтобы включить cookies, воспользуйтесь советами на странице нашей Помощи .

Почему так случилось?

Возможно, автоматические запросы принадлежат не вам, а другому пользователю, выходящему в сеть с одного с вами IP-адреса. Вам необходимо один раз ввести символы в форму, после чего мы запомним вас и сможем отличать от других пользователей, выходящих с данного IP. В этом случае страница с капчей не будет беспокоить вас довольно долго.

Возможно, в вашем браузере установлены дополнения, которые могут задавать автоматические запросы к поиску. В этом случае рекомендуем вам отключить их.

Также возможно, что ваш компьютер заражен вирусной программой, использующей его для сбора информации. Может быть, вам стоит проверить систему на наличие вирусов .

Если у вас возникли проблемы или вы хотите задать вопрос нашей службе поддержки, пожалуйста, воспользуйтесь формой обратной связи .

Если автоматические запросы действительно поступают с вашего компьютера, и вы об этом знаете (например, вам по роду деятельности необходимо отправлять Яндексу подобные запросы), рекомендуем воспользоваться специально разработанным для этих целей сервисом

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ __________________________ (руководитель организации)

___________/______________ (личная (расшифровка подпись) подписи)

"___"__________ ____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о канцелярии

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Канцелярия осуществляет документационное обеспечение деятельности организации.

1.9. Заведующий канцелярией:

Совершенствует систему трудовой мотивации работников канцелярии;

1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание канцелярии утверждаются руководителем организации.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КАНЦЕЛЯРИИ

2.1. Совершенствование системы делопроизводства в организации.

2.2. Оптимизация системы документооборота в организации.

2.4. Подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами.

2.5. Контроль над прохождением и исполнением документов в организации.

2.7. Повышение уровня подготовки работников организации в области делопроизводства.

2.8. Решение иных задач.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ

3.1. Документационное обеспечение деятельности организации.

3.2. Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

3.3. Контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.8. Печать и размножение служебных документов.

4. ПРАВА КАНЦЕЛЯРИИ

4.1. Канцелярия имеет право:

Вносить предложения по совершенствованию системы делопроизводства в организации;

Участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции канцелярии.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.2. Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

Рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

Ведение документации, предусмотренной действующим законодательством РФ;

1.1. Канцелярия является структурным подразделением отдела по общим вопросам.
1.2.Канцелярия создается, реорганизуется и ликвидируется приказом ректора университета.
1.3. Канцелярия подчиняется непосредственно начальнику отдела по общим вопросам, а в его отсутствие лицу, исполняющему его обязанности.
1.4. Штатную численность канцелярии утверждает ректор университета по представлению начальника отдела по общим вопросам.
1.5. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ с изменением от 30.06.2006 № 90-ФЗ;

Действующим законодательством и др. правовыми нормативными актами РФ в области образования;
Законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;

Правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы РФ;

Действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления;

Приказом Минобразования РФ от 03.12.2004 № 304 «О разработке и внедрении внутривузовской системы управления качеством образования в высших учебных заведениях»;

Приказом Минобразования и науки РФ (Рособнадзор) от 30.09.05 № 1938 «Об утверждении показателей деятельности и критериев государственной аккредитации высших учебных заведений»;

Уставом НГТУ;

коллективным договором НГТУ;

Политикой и Целями НГТУ в области качества;

Номенклатурой дел СП

правилами внутреннего трудового распорядка НГТУ;

Инструкцией по делопроизводству НГТУ;

приказами и распоряжениями ректора, решениями УС университета и Совета по качеству;

положением об отделе по общим вопросам;

настоящим положением;

ДИ сотрудников канцелярии;

правилами ОТ, ТБ и ПБ.

1.6. Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом ректора университета по предложению начальника отдела по общим вопросам.
1.7.Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями, утвержденными ректором университета, распределение обязанностей между ними производит заведующий канцелярией.
1.8. Канцелярия имеет печать с обозначением своего наименования.

2. Цель и задачи канцелярии

2.1 Основной целью канцелярии является организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики.
2.2 В процессе руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению управления канцелярия решает следующие задачи:

постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота, унификация форм документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в университете.

3. Функции канцелярии

Канцелярия выполняет следующие функции:
3.1. Разработка и ведение Альбома унифицированных форм документов, внесение в них изменений;
3.2. Установление порядка прохождения и обработки документов, составление схем документооборота, внедрение новых технологических приемов работы с документами;
3.3. Прием, учет, регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов;
3.4. Ведение информационно – справочной работы по документам;
3.5. Ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов;
3.6. Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству;
3.7. Разработка сводной номенклатуры дел университета, обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений;
3.8.Обеспечение формирования и оформления дел, описания и уничтожения дел, хран3
3.9.Осуществление контроля за порядком формирования дел в структурных подразделениях, их хранением и использованием;
3.10. Организация работы с письменными обращениями граждан;
3.11. Организация работы с документами ограниченного доступа (гриф «ДСП»)
3.12. Методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях университета.

Скачать должностную инструкцию
заведующего канцелярией (.doc, 92КБ)

I. Общие положения

Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.
Заведующий канцелярией должен знать:
1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.
2. 4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
3. 4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4. 4.4. Структуру организации.
5. 4.5. Организацию делопроизводства в организации.
6. 4.6. Схемы документооборота.
7. 4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
8. 4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
9. 4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
10. 4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
11. 4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.
12. 4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
13. 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
14. 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
1. 5.1. Положением о канцелярии организации.
2. 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.
3. 5.3. Настоящей должностной инструкцией.
Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией:

Организует работу канцелярии.
Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
Взаимодействовать:
1. 8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.
2. 8.2. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
3. 8.3. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.
4. 8.4. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.