Положение по делопроизводству. Положение о документообороте организации (примерная форма)

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ___________
________________________
"___"__________ _____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ об отделе делопроизводства предприятия

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя N _____ от "___"_________ _____ г.

1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения руководителя по представлению начальника отдела.

1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:

Конституция Российской Федерации;

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

Единая государственная система делопроизводства 1 ; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Структура предприятия, учреждения, организации; организация делопроизводства; схемы документооборота;

Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;

Оргтехника и другие технические средства управленческого труда;

Основы экономики, организации производства, труда и управления;

Основы трудового законодательства;

Правила и нормы охраны труда;

Локальные акты предприятия.

1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:

Методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;

Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

Сроки и порядок сдачи дел в архив;

Единая государственная система делопроизводства;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Структура предприятия и его подразделений;

Системы организации контроля за исполнением документов;

Методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.

2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.

2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.

2.3. В состав отдела входят (указать должность):

Документовед 1 ;

Делопроизводитель 2 ;

- ________________________________________________________.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

Основными задачами отдела являются:

Обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;

Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия Единой системы делопроизводства;

Организация и обеспечение единого порядка работы с документами;

Совершенствование форм и методов делопроизводства;

Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;

Организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;

Систематизация и хранение документов текущего архива;

Учет объема документооборота;

Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;

Подготовка документов к передаче в архив.

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.

4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.

4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.

4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.

4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.

4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.

4.10. Ведет учет объема документооборота.

4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.

4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.

4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.

4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.

5. ПРАВА

Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:

Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;

Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;

Запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;

Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;

Вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;

Возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;

Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:

- ____________________________________________________________________, (указать структурные подразделения) - ____________________________________________________________________, - ____________________________________________________________________, - ____________________________________________________________________.

6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.

8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

Начальник отдела делопроизводства

_________________________________

Согласовано: юридическая служба

_______________________________

_______________/_______________

С данным Положением ознакомлен(а) _________ (_____________)

/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./

1 Должностные обязанности и требования к квалификации документоведа установлены в подразделе "Документовед" раздела 1 "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих", утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.

2 Должностные обязанности и требования к квалификации делопроизводителя установлены в подразделе "Делопроизводитель" раздела 1 "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих", утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.

1 По вопросу применения положений Единой государственной системы делопроизводства см. "Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства".

Источник - Кабанов О.М.

__________________________________________________________________

(полное фирменное наименование, место нахождения предприятия)

УТВЕРЖДАЮ Руководитель ___________ ________________________ "___"__________ _____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе делопроизводства предприятия

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Отдел создан на основании приказа Руководителя N _____ от "__"_________ ____ г.

1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения Руководителя по представлению начальника отдела.

1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:

Конституция Российской Федерации;

Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота;

Оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

Основы экономики, организации, производства труда и управления;

Основы трудового законодательства;

Правила и нормы охраны труда;

Локальные акты предприятия.

1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:

Методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;

Сроки и порядок сдачи дел в архив;

Единая государственная система делопроизводства;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Структура предприятия и его подразделений;

Системы организации контроля за исполнением документов;

Методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.

2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.

2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.

2.3. В состав отдела входят (указать должность):

Документовед;

Делопроизводитель;

- __________________________________________.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

Основными задачами отдела являются:

Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия единой системы делопроизводства;

Организация и обеспечение единого порядка работы с документами;

Совершенствование форм и методов делопроизводства;

Организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;

Систематизация и хранение документов текущего архива;

Учет объема документооборота;

Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;

Подготовка документов к передаче в архив.

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.

4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.10. Ведет учет объема документооборота.

4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.

5. ПРАВА

Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:

Возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

- ________________________________________________________________, (указать структурные подразделения)

- _______________________________________________________________,

- _______________________________________________________________.

6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

Начальник отдела делопроизводства

__________________________________

Согласовано: юридическая служба

____________________________

_____________/______________

/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./

Локальные акты организации, регламентирующие делопроизводство

На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методических документов межотраслевого действия каждая организация (учреждение, предприятие) должна создать внутренние организационные документы по делопроизводству. Эти документы создаются для того, ɥᴛᴏбы установить название, структуру, состав подразделений, объем работы службы делопроизводства и ее работников.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, относится положение о службе делопроизводства.

Стоит сказать - положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы.

Стоит сказать - положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.

Разработка положения о делопроизводстве

Стоит сказать - положение разрабатывается на базе примерных положений, кᴏᴛᴏᴩые содержат максимальный набор функций службы . При этом для того ɥᴛᴏбы положение отвечало ϲʙᴏим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства. Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, кᴏᴛᴏᴩые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. К примеру, в организации создан центральный архив, в кᴏᴛᴏᴩом работают квалифицированные специалисты. В случае если архив не входит в структуру службы делопроизводства, он может выполнять функции: организация и проведение экспертизы ценности документов; разработка и согласование номенклатуры дел; контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организация работы по подготовке и сдаче документов структурных подразделений на архивное хранение. В ϶ᴛᴏм случае за службой делопроизводства данные функции в положении о службе не закрепляются

Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми ϲʙᴏими функциями реализует работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Кстати, эта функция должна выполняться кадровой службой, но если в ϶ᴛᴏй организации сложилось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

Разделы положения о делопроизводстве

Отметим, что текст каждого раздела излагается по пунктам, кᴏᴛᴏᴩые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

В разделе «Общие положения » записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.

Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и оϲʙᴏбождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

В случае если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организационной структуры службы делопроизводства.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кᴏᴛᴏᴩыми служба делопроизводства руководствуется в ϲʙᴏей работе. При ϶ᴛᴏм вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы)

В случае если служба делопроизводства имеет ϲʙᴏю печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел положения называется «Цель и задачи ». В ϶ᴛᴏм разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.

Третий раздел будет основным в положении. Стоит заметить, что он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции ». В раздел включают описание всех видов работы, кᴏᴛᴏᴩые выполняются службой делопроизводства.

Раздел «Ответственность » содержит перечисление основных позиций, за кᴏᴛᴏᴩые несет ответственность делопроизводственная служба.

К примеру, в конкретном положении ϶ᴛᴏт раздел может быть сформулирован следующим образом:

«Канцелярия несет ответственность за:

состояние работы документации организации;
ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙие документации требованиям правовых и нормативных документов;
достоверность информации».

Возможно в ϶ᴛᴏм разделе выделение персональной ответственности руководителя. К примеру, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

организацию работы канцелярии;
утечку информации;
работу с кадрами» и т.д.

Пятый раздел положения «Права » содержит перечисление прав, кᴏᴛᴏᴩые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. К примеру, служба делопроизводства может быть наделена правами:

проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;
требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;
запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения ϲʙᴏих функций, и т.д.

Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в ϶ᴛᴏм разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. К примеру, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и оϲʙᴏбождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для данных процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями » закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, кᴏᴛᴏᴩые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в ϶ᴛᴏм разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Стоит сказать - положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы)

Стоит сказать - положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с кᴏᴛᴏᴩыми в нем закреплены взаимосвязи.

Стоит сказать - положение будет документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при ϶ᴛᴏм происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

"Положение" - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения Единая государственная система делопроизводства. - М., 1975. С.76..

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:

- общие положения;
- цели и задачи;
- функции;
- права и обязанности;
- руководство;
- взаимоотношения (служебные связи);
- организация работы.

Составляя положение о службе делопроизводства в организации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.), можно воспользоваться Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, помещенном как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, приложение 12. С. 86-93., учитывая, конечно, когда этот документ создавался, и Примерным положением службе Документационного обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировки положения о службе делопроизводства в организации.

Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Общие положения", в котором важно указание на то, что служба делопроизводства (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы ее значимость. Далее можно указать структуру службы. Например, состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штат службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).

Учитывая, что Положение действует длительный период, в нем не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирме штаты службы могут быстро измениться).

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщенно типе "Служба делопроизводства в своей деятельности руководствуете законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями распоряжениями Правительства Российской Федерации, правилами и инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе деле производства и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по делопроизводству, разработанных данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.

Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве службы, в котором указывается наименование должности (управляющий делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) специальным образованием.

В этом разделе можно указать, что служба делопроизводства имеет печать с обозначением своего наименования.

Второй раздел "Цели и задачи" можно построить на базе Типовой инструкции по делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно; основными целями службы делопроизводства являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба решает следующие задачи:

- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота, унификация форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (фирме, учреждении и т.д.) Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994. С.96..

Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает специфику организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для вашей организации. Например, учет и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.

Функции службы делопроизводства можно разделить на три группы:

- документирование управленческой деятельности;
- работа с документами;
- организационные виды работ.

К первой группе можно отнести:

- разработку и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;
- разработку бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;
- тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;
- составление документов по поручению руководства;
- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;
- документирование работы совещаний;
- контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;
- контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.

Вторую группу функций лучше расположить в порядке выполнения делопроизводственных операций. Сюда входит:

- прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте и первичная (экспедиционная) обработка документов;
- регистрация документов;
- предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;
- обеспечение доставки документов исполнителям;
- контроль за прохождением документов в организации;
- контроль за сроками исполнения документов;
- разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
- информационно-справочное обслуживание;
- отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу электронной почте;
- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядки хранения документов в организации;
- формирование дел;
- организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;
- подготовка дел для сдачи в архив;
- организация работы архива;
- организация работы с письмами и обращениями граждан.

К организационным видам работ относится:

- организация и обслуживание совещаний;
- организация приема посетителей;
- организация телефонных переговоров;
- методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;
- совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;
- организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.

Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены. Обычно указываются права:

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами;
- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;
- разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;
- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;
- привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;
- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТ;
- получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;
- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;
- при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;
- контролировать исполнение поручений руководителя;
- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;
- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

Вторая часть этого раздела - ответственность - может быть записана обобщенно типа "служба несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением" или расписана более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильно оформление документов, представляемых на подпись руководителю их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременна сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

В Положении о службе может быть раздел "Руководство", в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В нем указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, его обязанности, права. Например, руководитель:

- распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;
- принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства;
- подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;
- докладывает руководителю о поступивших документах;
- представляет документы на подпись руководителю;
- докладывает и представляет посетителей и т.д.

Объем работы и сложность руководства зависят от структуры службы, численного ее состава, сложности применяемой техники, технологии работы с документами.

В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба делопроизводства взаимодействует:

- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы;
- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;
- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.

Последний раздел - "Организация работы" - может содержать ли пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы делопроизводства, например, ненормированный рабочий день, начало работы на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе Положения. Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы. Обычно это происходит в случае переподчинения службы, расширения ее функций, изменения внутренней структуры и сегодня наиболее часто с внедрением новых управленческих схем и компьютерных технологий.

Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопроизводства показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.

Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации (фирмы).

Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ. Для этого можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работу по документационному обеспечению управления" Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1995, 26 с., "Укрупненными нормативами времени работу по делопроизводственному обслуживанию" и "Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления" Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993, 77 с.. Соответственно устанавливают численный и должностной состав службы делопроизводства. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция Бондарева Т.О. Организация службы делопроизводства. - М., 2000. - ЮНИТИ-ДАНА, 467 с..

Принято Утверждено

Советом образовательного приказом директора

Учреждения МОУ «СОШ №4»

протокол от_____ 200___г. №___ от_____ 200___г. №___

Директор МОУ «СОШ №4»

ПОЛОЖЕНИЕ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ.

1.Общие положения.

1.1.Настоящее Положение по делопроизводству в МОУ «Средняя общеобразовательная
школа №4» (далее - положение) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.

Положение разработано в соответствии с законами Российской Федерации , указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, государственными стандартами на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, нормативными документами Федеральной архивной службы России.

Положение составлено на основе Типового положения по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной Росархивом 06.07.92г., Примерной инструкции по делопроизводству в учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования Российской Федерации от 01.01.2001. № 000.

1.2.Руководство и контроль за ведением делопроизводства в школе осуществляет
делопроизводитель.

1.3.Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и
качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на администрацию
школы.

1.4.Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на делопроизводителя, назначенного ответственным за эту работу, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5.Делопроизводитель несет ответственность за выполнение требований инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в канцелярию.

1.6.Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора школы.

1.7.При уходе делопроизводителя в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у
него документы по указанию директора передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается директором школы.

1.8.Положения распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на
организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

2.Документы школы.

2.1.Школа издает следующие документы: приказы, распоряжения, положения,
правила, инструкции.

2.2.В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в школе
устанавливаются единые правила оформления документов.

Для сокращения количества применяемых форм документов в школе разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.

2.3.УФД включается в табель унифицированных форм документов школы- перечень разрешенных к применению форм документов.

Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет делопроизводитель.

3.Правила подготовки и оформления документов.

3.1.Документирование управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, и т. д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись].

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

3.2.Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках школы и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-97 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов").

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Выбор формата бланка при подготовке документа определяется в зависимости от объема текста. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Допускается изготовление бланков в подразделениях на средствах множительной и вычислительной техники.

Общий бланк используется дня изготовления любых видов документов, кроме письма (справка, протокол, акт).

3.3.Оформление реквизитов документов.

Наименование школы указывается в точном соответствии с Уставом. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.

3.3.2. Название вида документа.

Название документа, составленного или изданного университетом должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия (приказ, протокол, акт, штатное расписание и т. д.). Название документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.

3.3.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.03.01.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат (без кавычек), например: 10 февраля 2001 Г.

3.3.4. Подпись документа.

Документы, направляемые школой в вышестоящие органы и управления, подписываются директором.

Документы, направляемые школой в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться другими ответственными за это лицами. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

3.3.5.Утверждение документа.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются директором школы, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

3.3.6. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименование пишут в именительном падеже .

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

3.4.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

3.4.1. Приказ.

Приказ - правовой акт, издаваемый директором школы для решения основных и оперативных задач, стоящих перед учебным заведением.

Приказ может быть издан лицом, исполняющим обязанности директора школы в случае его отсутствия.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т. п.

Приказы должны оформляться на бланке школы Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора. Проекты яриказов разрабатьшаются администрацией школы по поручению руководства или по собственной инициативе.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание директором, регистрацию. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании...

Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года .

3.4.2. Распоряжение.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый директором школы по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью школы(совещания, конференции и т. д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа.

3.4.3. Протокол.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня". На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих* пунктам повестки дня Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.5.Служебное письмо.

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые "сопроводительные".

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации .

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа.

Для составления служебных писем используются бланки школы форматов А4; А5

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации .

3.6.2.Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

3.6.3.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, сплошного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, согласованные между собой. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и наследующих страницах печатаются только номера строк

3.6.5.Текст документа делится, как правило, на две части: в первой вводной
(констатирующей) - излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй - содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения.

3.6.6.В документах используется следующая форма изложения:

· от первого лица в единственном числе - текст приказов, распоряжений и т. п., а также документы, исходящие от конкретных лиц (заявления, докладные записки): приказываю, прошу выделить, считаю необходимым;

· от третьего лица множественного числа - нормативно-правовые акты (протоколы): слушали, выступили, решили.

3.6.7.В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, или когда сокращения являются официальными названиями учреждения, предприятия, организации, например: ГИБДД , Сбербанк, "Хакасэнерго".

3.7.Порядок снятия и выдачи копий с документов.

3.7.1.Копии с документов выдаются с разрешения администрации и только с тех
документов, которые были изданы в школе и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

3.7.2.При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк школы, номер, дата, содержание и т. д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия". При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".

3.7.3.При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста
пишется "Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать.

4. Контроль за исполнением документов.

4.1.Организация контроля.

4.1.1.Все поступающие на имя директора и в адрес школы документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

4.1.2.Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.

4.1.3.Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов,

положения, а также документы, поступающие на имя директора школы,

4.1.4.Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки".

· если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок;

· документы без указания срока исполнения - в месячный срок;

· если в документе имеется пометка "срочно", - то в трехдневный срок;

· поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.

Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

5.Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции.

5.1.Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и регистрируется делопроизводителем.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в отделение связи.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т. п.), регистрируется в журнале.

5.2.При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и
наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

5.3.Передача документов из одного структурного подразделения в другое
производится через делопроизводителя.

5.4.Документы, не требующие доклада руководству университета, направляются
делопроизводителем для исполнения сотрудникам школы.

Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.

5.5.Получив документы на исполнение, сотрудник школы должен немедленно
ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного
исполнения.

5.6.Каждый сотрудник университета обеспечивает оперативность, качество
исполнения и сохранность документов.

5.7.Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство.

6.Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов.

6.1.Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по
составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению),
тиражированию и отправке.

6.2.До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание,
правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ
представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился

6.3.Документы, подписанные директором н документы, подписанные
администрацией, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются.

6.4.Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в
пределах школы.

6.5.Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

7.Учет и хранение печатей, штампов и бланков.

7.1.Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, удостоверения
личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки.

7.2.Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

7.3.Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в
структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение
делопроизводства.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

7.4.Печати и штампы уничтожаются по акту.

7.5.Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

8.Формирование дел.

8.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в делах соответствии

с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

8.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются е дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчет, и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.Оформление дел.

9.1. Дела школы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводитсяделопроизводителем.

9.2.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

· подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

· составление заверительной надписи дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

10.Оперативное хранение документов и дел.

10.1.С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их
формирования.

Делопроизводитель несет ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находятся в рабочих комнатах, или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

10.2.Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с
разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела.
Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

11.Передача дел в архив.

11.1.Для обеспечения сохранности документов в учебном заведении создается архив.

11.2.В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

11.3.В своей деятельности архив руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России.

11.4.Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача, осуществляется по описям или номенклатурам дел.

11.5.Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.