Поскольку трудовая книжка считается одним из главных документов для работника, допускать какие-либо неточности при внесении в нее записей нельзя. При обнаружении ошибок их следует немедленно исправить. Внося изменения или дополнения в трудовую книжку, кадровик должен придерживаться правил исправления записей, которые указаны в Трудовом кодексе. Это является основным условием, от которого зависит ответ на вопрос о том, как исправить ошибку в трудовой книжке.

Распространенные ошибки в трудовой книжке

Самыми распространенными ошибками на начальном этапе заполнения трудовой книжки бывают неточности в написании личной информации работника на титульной страничке. Чтобы избежать такой ситуации, кадровик не должен заполнять трудовую книжку со слов сотрудника, а руководствоваться документами (паспортом, свидетельством о рождении и прочими).

В процессе ведения трудовой книжки наибольшее количество ошибок делается в момент заполнения раздела «Сведения о работе». Чтобы избежать исправлений, необходимо знать порядок оформления записей о приеме/увольнении/переводе.

1. Дата приема/увольнения/перевода.
2. Название структурного подразделения (при наличии этого пункта в трудовом договоре).
3. Название должности, профессии, специальности с указанием уровня квалификации (при ее наличии).
4. Печать организации.

Правила заполнения трудовой книжки

Трудовым кодексом установлен специальный перечень правил, которые дают исчерпывающие пояснения того, как исправить ошибку в трудовой книжке.

• Трудовая книжка заполняется только на русском языке без сокращений.
• Информация о взысканиях в документе не указывается.
• Основанием для внесения отметок является распоряжение руководства организации (приказ) либо его копия.
• Даты указываются только арабскими цифрами.
• Записи вносятся синей, фиолетовой или черной ручкой.
• Все отметки заверяются печатью организации.

Ошибки в трудовой книжке и их последствия

Ошибки, допущенные при заполнении разделов трудовой книжки, могут иметь неприятные последствия как для ее владельца, так и для самого работодателя. Работнику такая халатность руководства может принести проблемы при последующем трудоустройстве, так как новое начальство заставит отправиться на предыдущее место работы и потребовать внесения необходимых исправлений. Кроме этого, хозяин трудовой книжки может получить отказ в оформлении пенсионного пособия, и в этом случае устанавливать факт своего законного стажа придется только через суд.

Для лиц, которые отвечают за оформление, заполнение и хранение трудовых книжек, невнимательность и ошибки в данном документе могут повлечь за собой материальную и административную ответственность, а именно:

• штраф от 30 до 50 тыс. рублей}
• приостановление деятельности организации на срок до трех месяцев (90 суток)}
• материальные выплаты в размере заработной платы за каждый месяц безработицы подчиненного в связи с невозможностью последнего устроиться на новую работу.

Изменения личной информации на титульном листе

В процессе заполнения и последующего ведения трудовой книжки очень важно вовремя и полностью вносить записи с личными сведениями о трудящемся, которые состоят из ряда информации, излагаемой в определенной последовательности. В первую очередь необходимо рассмотреть порядок изменения таких данных, как ФИО и дата рождения сотрудника.

Любые изменения на титульной страничке трудовой книжки должны вноситься на основании предоставленных документов ее владельца. В качестве таких документов могут выступать:

• свидетельство о заключении/расторжении брака}
• свидетельство о рождении}
• паспорт}
• другие документы, подтверждающие изменение имени, фамилии или отчества.

Исправление ошибки в трудовой книжке при написании личной информации сотрудника выполняется поэтапно.

1. В первую очередь необходимо зачеркнуть одной линией неправильные сведения (имя, фамилию, отчество или дату рождения).
2. Далее записывается новая, правильная, информация.
3. В завершение на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается специальная отметка, которая содержит ссылку на документ, являющийся основанием для внесения изменений. После этого отметка заверяется печатью предприятия и подписью ответственного лица (кадрового работника).

В таком же порядке проводится исправление ошибок, которые были сделаны в процессе заполнения титульной странички (например, написано имя «Наталья» вместо «Наталия»). Если же неточности в написании ФИО сотрудника были сделаны на начальном этапе заполнения трудовой книжки, то в таком случае исправлять и дополнять ничего нельзя. Испорченный документ подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта и вместо него заполняется новый. Деньги за испорченный кадровиком бланк с работника не взимаются.

Внесение изменений или дополнений в разделе об образовании

Случаются ситуации, когда человек, имея незаконченное высшее образование, оформляется на работу впервые, а полное высшее получает только через некоторое время. Те, кто несет ответственность за заполнение и ведение трудовых книжек, зачастую упускают этот факт или просто не обращают на него внимания. В результате такой халатности со стороны кадровика в трудовой книжке так и остается запись о том, что сотрудник имеет только незаконченное высшее образование, основанием для внесения которой был студенческий билет, справка из образовательного учреждения или зачетная книжка.

При получении полного высшего образования необходимо своевременно обратиться к работнику отдела кадров на последнем рабочем месте и попросить его внести соответствующие изменения в раздел об образовании. Кроме этого, следует иметь под рукой подтверждающие документы (диплом), так как на их основании будут внесены дополнения в трудовую книжку.

Все исправления и дополнения в графе «Образование» делаются аналогичным образом, как и при смене личной информации сотрудника (зачеркиваются одной линией, пишутся новые и делается отметка об изменении данных на внутренней стороне обложки).

Внесение исправлений в раздел «Сведения о работе»

В основном в разделе с информацией о трудовой деятельности человека ошибки обнаруживаются гораздо чаще, чем на титульной страничке трудовой книжке.

Трудовая книжка является основным документом, который содержит полную информацию о работе и стаже гражданина (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Ввиду этого очень важно, чтобы все отметки в ней, которые учитываются при подсчете общего стажа, были сделаны в соответствии с требованиями и правилами, установленными нормативными актами. При обнаружении неправильной записи она должна быть своевременно исправлена.

Трудовой кодекс указывает на то, что существует особый порядок исправления или дополнения существующих записей в разделе с информацией о работе. В случае выявления неправильной записи ее изменения производятся в организации, где была сделана неправильная отметка, или по настоящему месту работы.

На настоящем месте работы изменения в разделе «Сведения о работе» делаются на основании документов, предоставленных предыдущим работодателем. В случае их отсутствия работник кадрового отдела не имеет права самостоятельно исправлять записи в трудовой книжке сотрудника.

Исправление записи о приеме на работу

В момент приема нового сотрудника на работу кадровик может допустить ошибки и внести запись с неправильным названием структурного подразделения или должности. Если неточности обнаружены сразу, и после неверной отметки нет других записей, то устранить их не составит труда.

Очень важно помнить, что зачеркивать, замазывать или исправлять ошибки поверх неправильной записи нельзя. Трудовым кодексом четко обозначены этапы исправления ошибок в трудовой книжке и выглядят они следующим образом:

• после записи, которая подлежит исправлению, ставится следующий порядковый номер, дата и делается запись «Запись №… недействительна»}
• далее ниже следует внести новую, правильную, запись.

Наравне с ошибками в названии структурного подразделения или должности встречаются и другие. Например, внесена запись с названием организации и должности сотрудника в одну строку. В этой ситуации необходимо в порядке, указанном ранее, признать сделанную запись недействительной и сделать новую отметку с правильными сведениями.

В том случае, если после неверной записи существуют другие, то все исправления вносятся следующим образом:

• после последней записи вносится следующий порядковый номер}
• ниже делается отметка «Запись №… недействительна»}
• далее необходимо внести новую, правильную, запись с указанием порядкового номера и даты исправления}
• в четвертой графе указывается ссылка на документ, являющийся основанием для внесения записи.

Если предприятие, которое сделало запись с ошибкой, реорганизовано, то исправления делаются его правопреемником. Когда предприятие было ликвидировано, устранить ошибки может работодатель с нового места работы, который обязан потребовать у подчиненного документы из архива ликвидированной организации.

Исправление порядкового номера

В случае выявления нарушенной нумерации записей в трудовой книжке исправления делаются в кадровом отделе той организации, в которой была внесена соответствующая неправильная отметка. Если предприятие, которое было предыдущим местом работы, реорганизовано или ликвидировано, исправить нумерацию может кадровик с нового места работы.

Для этого он должен руководствоваться официальным документом, выданным предыдущим работодателем (копию приказа можно взять в архиве ликвидированного предприятия или у его правопреемника). Все изменения в нумерации делаются в том же порядке, как и при исправлении других ошибок, допущенных в разделе о работе.

Исправление записей в судебном порядке

Большинство нанимателей в первую очередь обращают внимание на то, какая информация содержится в трудовой книжке соискателя, так как именно эти сведения имеют решающее значение для подписания трудового договора с будущим сотрудником. Ввиду этого каждый владелец трудовой книжки заинтересован в правильном оформлении и заполнении данного документа. Однако очень часто случается так, что обнаруживаются ошибки, которые сделал бывший работодатель, и поэтому необходимо отправиться на предыдущее место работы и потребовать у него исправить запись в трудовой книжке.

К сожалению, случаются банальные ошибки при внесении записей о приеме, увольнении или переводе с одной работы на другую, что нередко приводит к сокращению рабочего стажа владельца трудовой книжки. Впоследствии между работодателем и подчиненным возникают споры, которые приводят их в суд.

Чтобы добиться справедливости, работнику необходимо отправиться в суд с иском и потребовать установить факты, которые не подтверждены никакими документами, то есть не отражены в трудовой книжке. В сложившейся ситуации следует заручиться поддержкой свидетелей, которые докажут перед судом неправоту работодателя. В особо сложных случаях потребуется обратиться за советом к юристу, который поможет не только добиться законного внесения исправлений в трудовую книжку, но и расскажет о том, как взыскать с работодателя материальный ущерб, полученный из-за невозможности своевременно устроиться на другое место работы.

Запись содержит сведения о том, с какого числа работник прекратил исполнять функциональные обязанности.

Если работник уходит по собственному желанию, эта дата указывается им в заявлении. Если его снимают с должности по взысканию – в документации о взыскании, подготовленной работодателем. Или выносится из иных локальных актов о реструктуризации предприятия, смене собственника и т.п.

Так же она требует соответствия сведениям из приказа об увольнении.

ВНИМАНИЕ: Недопустимо путать дату увольнения в приказе с датой выхода приказа, которая относится к его реквизитам.

Подробная инструкция по верному заполнению данной графы

Каждый разворот трудовой книжки содержит четыре графы. В первую графу вносится порядковый номер записи. Далее следует вторая графа, состоящая из трёх колонок.

В каждую из них вносится соответствующая часть сведений о дате увольнения. Сведения вносятся следующим образом:

• в первую колонку – число (день);
• во вторую колонку – месяц;
• в третью – год увольнения.

Совокупно сведения из трёх колонок дают представление о том, с какого числа сотрудник прекратил трудовые обязанности на соответствующем предприятии.

При внесении этих данных, недопустимо:

• вносить буквенные обозначения;
• ставить точки, запятые и т.п.

Эта графа может содержать только числовые символы. Они обязательно должны быть двузначными. Если день или месяц ухода содержит в своём числе одну цифру, впереди ставится нуль. Например: 4 февраля 2017 года вписывается: 04 / 02 / 2017.

Что делать, если была указана неправильная информация?

Каждый элемент записи несёт существенную важность. То же касается второй графы, которая требует добросовестного заполнения.

ВАЖНО: Эти сведения оказываются, особенно важны при учёте трудового стажа владельца трудовой книжки, поэтому Пенсионный фонд РФ требует, чтобы дата указывалась соответственно установленным нормам законодательства.

Законодательством предусмотрена возможность допущения ошибок кадровыми работниками, а так же дан алгоритм их исправления. Он указан в Инструкциях (№ 69 от 10.10.03) и Правилах (№ 225 от 16.04.03), которые относятся к законодательным актам РФ.

Согласно их нормативам, ошибочную запись нельзя затирать, замазывать или переправлять числовой символ. Так как эти сведения обладают существенной важностью для ПФ РФ, то здесь нецелесообразно вносить исправление простым зачёркиванием.
Допустимы следующие варианты действий, если указанные сведения оказались неправильными:

1. считать документ испорченным, составить акт о его порче и завести новую трудовую книжку;
2. внести юридически корректные записи о неверных сведениях и замену на правомочные сведения.

Первый способ удобен только тогда, когда увольняющая организация была первым местом работы гражданина. В иных случаях требуется применять второй способ исправления данных.

Просмотрим видео по данной теме:

Как исправить ошибку в дате увольнения: алгоритм действий и образец

Здесь вы прочитаете, как исправить дату увольнения в трудовой книжке по образцу?

При обнаружении такого инцидента, требуется заменить всю внесённую информацию об увольнении. Делается это следующим образом:

1. после недобросовестного внесения сведений (например, под № 6), строчкой ниже, в первой графе ставится новый порядковый номер записи – 7.
2. Под № 7 вносится новая формулировка.
3. В каждую из трёх колонок второй графы поочерёдно вписываются: число, месяц, год увольнения. Эти сведения должны соответствовать действительности и вноситься без ошибок.
4. В третьей графе указывают: «запись за № 6 считать недействительной». Далее переносятся сведения об увольнении из записи под № 6, если они правоспособны.
5. В четвёртую графу так же допустимо перенести сведения из записи под № 6, при отсутствии в таковых ошибки. Например: «Приказ № 27 от 03.02.2017».

Скачать образец правильно заполненной трудовой книжки можно скачать здесь.

В таком случае «сведения о работе», указанные в третьей графе исправленной записи будут приблизительно следующими: «Запись за № 6 считать недействительной. Уволить 04 февраля 2017 года по собственному желанию на основании п. 3 ст. 77 Трудового Кодекса РФ».

ВНИМАНИЕ: Если ошибка допущена на основании приказа, то вначале отменяется прежний приказ и выходит новый. В этом случае в последней записи сведения четвёртой графы изменятся, соответственно новым реквизитам.

После завершения процедуры, исполнитель должен вновь указать свою должность, поставить подпись с расшифровкой фамилии. Далее ставится печать организации.

Что делать, если кадровик забыл указать нужные сведения?

В любой момент, после обнаружения допущенной уполномоченным лицом оплошности, можно заявить требования об исправлении ошибки. Если обнаружено отсутствие сведений во второй графе, их ни в коем случае недопустимо проставлять собственноручно.

В этом случае требуется вернуться по прошлому месту работы в отдел кадров, или к иному лицу, ответственному за движение трудовых книжек.

Указать на ошибку, при необходимости написать заявление руководителю организации об отсутствии требующейся информации. Недостающие сведения должны быть внесены уполномоченным лицом.

Заключение

Неправильное внесение даты прекращения работы может повлечь правовые последствия. Поэтому сразу же после обнаружения, нужно внести правомочные данные.

Смена фамилии, переименование должности, ошибка при заполнении - далеко не полный список причин, вынуждающих делать исправления в трудовой книжке: трудовые книжки должны выглядеть аккуратно, а как этого добиться - читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете

Кадровикам приходится постоянно иметь дело с оригиналами трудовых книжек . Эти документы приравнены к бланкам строгой отчетности, к оформлению которых предъявляются четкие требования. Хранить, вести и выдавать их следует в соответствии с Правилами, утвержденными , заполнять - согласно Инструкции, утвержденной Но даже внимательное и аккуратное отношение к работе не страхует от случайных промахов. Поэтому каждый кадровик должен знать, как исправить запись в трудовой книжке, если в нее закралась ошибка или неточность.

• 
  Чем поможет: правильно организовать работу с важными документами, грамотно вшивать вкладыши и вовремя заполнять бланки

  Задайте свой вопрос экспертам

  Исправление в трудовой книжке на титульной странице

  Всегда заполняйте титулку в присутствии сотрудника. Передав ему заполненный документ для ознакомления, вы сразу же выявите допущенные неточности. Исправлять ничего не нужно - в таких случаях просто заводится новый бланк, а прежний признается испорченным и уничтожается.

  Но как быть, если личные данные или сведения о квалификации сотрудника меняются спустя время, когда документ уже содержит важные сведения о работе? Например, сотрудница вышла замуж и . В этой ситуации вносится исправление: в трудовой книжке (образец дан ниже) неактуальные данные зачеркиваются одной чертой, а выше или рядом вписываются новые. На обороте обложки укажите реквизиты паспорта, свидетельства о браке или иного документа, на основании которого внесены изменения. , если работник меняет имя или отчество.

  

  Как поступить, если фамилия не менялась, а была указана с ошибкой при первом заполнении, но почему-то этот факт всплыл гораздо позже? Есть два варианта - выдать дубликат или внести правки в титулку на основании паспорта. Второй способ менее хлопотный и долгий. О порядке действий на примере реальной ситуации расскажет эксперт:

  Практическая ситуация

  Отвечает Алена Шевченко,
  юрист, эксперт журнала «Кадровое дело».

  Да, можете. Исправьте ошибку в фамилии аналогично тому, как вносите записи о фамилии, имени и отчестве (п.2.3 Инструкции №69, п.26 ). Одной чертой зачеркните ошибочную фамилию сотрудника, затем укажите…

  По той же схеме действуйте, если сотрудник получил дополнительное образование или повысил уровень квалификации - вносите новые данные или иного документа о завершении обучения. Можно дополнять записи в строках «Образование» и «Профессия» через запятую, по мере присвоения специалисту очередного квалификационного уровня или другой специальности, помимо основной. Если же выясняется, что при оформлении титулки данные об образовании были указаны неверно, признайте запись ошибочной и исправьте:

  

  Ошибка в трудовой: как исправить (образец)

  Обнаружив погрешности в основных разделах, предназначенных для сведений о работе и поощрениях, не оставляйте их без внимания. Вот наиболее распространенные типы ошибок:

  • неправильно указана дата;
  • неверно указан документ-основание или один из его реквизитов;
  • не упоминается структурное подразделение, в котором числится сотрудник, хотя ;
  • должность записана не полностью или не соответствует штатному расписанию;
  • отсутствует краткое или полное название организации.

  Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)

  Давайте разберемся, как исправить неверную запись в трудовой книжке: образец поможет выбрать правильную формулировку и заполнить все необходимые графы. Процедура всегда состоит из двух этапов. Сначала признаем запись недействительной, указывая ее порядковый номер. Это важно, ведь некорректной может быть не только последняя, но и предпоследняя или любая другая запись. Как обычно, пишем дату, а затем вносим верные данные, ссылаясь на документ-основание. Так исправляется запись, в которой должность сотрудника указана с ошибкой - реквизиты приказа и работодателя остаются прежними, но меняется:

  

  
  
  

  По той же схеме вносятся правки при одновременном исправлении нескольких неверных записей. Следуйте правилу «одна неверная запись - одна отметка о признании сведений недействительными». Иными словами, если ошибки допущены в трех записях, пусть даже идущих подряд, придется сделать три новых записи, но никак не одну.

  Обращайте внимание датировку и структуру записей. Если случайно написали дату в строке с наименованием организации, используйте образец исправления даты в трудовой книжке ().

  Что касается сложных для работодателя ситуаций, когда уволенного сотрудника по решению суда восстанавливают в должности, есть два варианта развития событий:

  • по заявлению работника оформляется дубликат без записи об увольнении, причем работодатель обязан удовлетворить такое требование;
  • запись о незаконном увольнении признается недействительной, новый документ не оформляется.

  Подробнее об этой процедуре работе читайте в статье «». А чтобы не столкнуться с подобной проблемой на практике, готовьте хорошую доказательную базу каждый раз, когда или другому потенциально конфликтному основанию.

  Как внести исправления в трудовую книжку, если перепутаны разделы

  Заполняя документы в спешке, можно допустить досадную оплошность и перепутать разделы. Что делать, если в раздел «Сведения о награждениях» случайно или в связи с нехваткой свободного места попала запись о работе? Для начала признайте ее недействительной, используя следующий образец исправления в трудовой книжке (образец представлен записью о переводе, но это могут быть и данные об увольнении, и любой другой кадровой процедуре):

  

  Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Если сотрудник проработал у вас менее шести дней, запись в трудовую делать не нужно. Если у вас трудится совместитель, то вы не вправе делать записи в его трудовой книжке. Ее ведет работодатель по основному месту работы. Запись о работе по совместительству делается только по желанию работника...

  Исправление: исправления в трудовой книжке

  Исправления в исправлениях в трудовой книжке на практике встречаются нечасто, но иногда случается и такое. Например, во время внесения записей о . Даже если изменилась только организационно-правовая форма компании-работодателя, а все остальные реквизиты остались прежними, изменения в трудовые книжки сотрудников все равно вносите.

  

  
  
  

  Если в записи о переименовании работодателя допущена ошибка, не зачеркивайте некорректные слова. Так делать нельзя. Надписи из разряда «исправленному верить», даже заверенные печатями и подписями, в этом документе недопустимы. Действуйте по той же схеме, что и со сведениями о работе - укажите, что запись недействительна, и впишите правильное название компании.

  

  
  
  

  Совет от редакции. В исправлениях нуждаются не только смысловые, но и орфографические ошибки - например, или ненужные удвоения. Избегайте сокращений и римских цифр, грамотно используйте аббревиатуры. Разъяснения эксперта помогут .

Инструкция

Если работник обнаружил неверную запись даты увольнения в трудовой книжке , ему необходимо написать заявление на имя руководителя организации, в которой допустили ошибку, с просьбой исправить неточность.

Директор предприятия издает приказ об исправлении неправильной записи у данного работника, ставит на документе свою подпись и печать . Приказу присваивается номер и дата издания.

Работник отдела кадров фирмы, допустившей ошибку, под неверной запись ю пишет такую фразу, где излагается, что запись под номером (указывает порядковый номер неточной записи) неверной. Ставит правильную дату приема или увольнения, указывает в сведениях о факт приема на определенную должность или ссылку на об увольнении. Основанием может являться приказ о приеме на или об увольнении той датой, когда был принят или уволен данный сотрудник, а также приказ первого лица фирмы об исправлении неверной записи. Внесенная запись заверяется печатью организации.

Если предприятие, где кадровик допустил ошибку, реорганизовалось, ликвидировалось или переименовалось, компания, в которой на данный момент сотрудник, имеет право на исправление неверной записи. Работнику также необходимо написать заявление, а руководителю издать приказ о возможности внесения записи. Причем зачеркивать ни в коем случае нельзя. Нужно руководствоваться правилами ведения . Кадровый работник вносит верную запись в трудовую книжку, заранее упомянув о том, что номер неточной записи следует считать недействительным.

Также работник трудовой , в которой допущена ошибка, имеет право получить ее дубликат. Для этого ему необходимо написать заявление с просьбой получить его. Директор пишет приказ и направляет его в отдел кадров, а кадровики в свою очередь оформляют дубликат на основании представленных документов.

Является документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника, все его передвижения во время трудовой деятельности. Ошибочно внесенные и неправильно исправленные записи могут привести к проблемам при оформлении пенсии по старости или льготной пенсии, поэтому при исправлении любых неверно сделанных записей следует руководствоваться пунктом 24 и 28 «Правил ведения и хранения трудовых книжек».

Вам понадобится

• - паспорт сотрудника;
• - свидетельство о браке, если изменены личные данные (разводе, смене фамилии и т.д.);
• - приказы (постановления, выписки и т.д.);
• - документы об образовании (если сведения нужно изменить в графе «образование» или «профессия»).

Инструкция

Если неверная запись обнаружена на странице номер 1 в личных данных, в ФИО, внесенных сведениях об образовании, дате рождения, дате заполнения трудовой книжки или сотрудник изменил свои личные данные, например, вступил в брак, то зачеркните неверную запись одной чертой, рядом внесите верные сведения. С внутренней стороны обложки поставьте печать и запишите - на каком основании внесены исправления. В качестве основания можно вписать свидетельство о браке и паспортные данные или указать на ошибочную запись при заполнении трудовой книжки .

Не записи , если внесли их неправильно в раздел «сведения о работе» или «сведения о награждениях». Просто укажите, что запись недействительна, поставьте печать, подпись уполномоченного лица и под следующим порядковым номером внесите верную запись. Все изменения вносите в соответствующие графы, как при обычном заполнении трудовой книжки .

Трудовая книжка - это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке. «Запись недействительна» - что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе?

Чем руководствоваться?

Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров. К ним относятся:

• ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.
• Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ. Здесь прописано как нужно вести и хранить бланки трудовых и вкладышей к ним, а также, кто имеет право изготавливать данные документы и распространять.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69, где прописываются правила заполнения бланка трудовой. Более конкретно это п.1.2, п.2.3 и п.2.4.

Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно быть основано на одном из пунктов вышеуказанного документа.

Изменение, исправление или дополнение?

Запись в трудовой книжке «запись недействительна» - что это? Дополнение, исправление или изменение сделанной до этого отметки?

Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее внесенной верной (это самое главное) записи. Исправление же предполагает замену ошибочно внесенной, некорректной записи.

Кто может делать исправления?

«Запись считать недействительной» - в трудовой книжке может написать далеко не каждый и не по любому поводу. Без данных полномочий и без необходимого повода что-либо указывать в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своей трудовой ошибки, то исправить их можно либо по месту прежней работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.

Корректировать записи в трудовых может специалист, у которого есть на это полномочия. Такие полномочия дает специальный приказ руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. В больших организациях трудовые принимаются, ведутся и хранятся в отделе кадров. На малых предприятиях этим занимается либо сам руководитель, либо то лицо, которое назначено ответственным. Это может быть бухгалтер, секретарь или любой сотрудник, на которого составлен соответствующий приказ.

Если работа предоставлена физлицом, то вести и уж тем более делать какие-либо правки в трудовой книжке, такой работодатель не имеет права.

Если обнаружена ошибка

Ошибки в основном находят те сотрудники, которые ведут трудовые. Иногда их обнаруживают сами работники после увольнения. Недочёты всплывают и при проведении ревизии кадровых документов.

К типичным ошибкам можно отнести:

1. Неверно указаны данные о сотруднике. Если ошибка обнаружена на титульном листе, где указаны основные сведения, нужно собрать и представить все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или о разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой об исправлении ошибочной записи. После, основываясь на представленных данных и заявлении, делается запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Ставится дата и подпись уполномоченного лица. В случае, если ранее была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотруднику придется идти в суд для обоснования принадлежности ему трудовой книжки и корректировки данной записи.
2. Неверно указаны сведения в разделах трудовой книжки. Если сотрудник уже устроился в новую организацию, а ошибка был сделана на предыдущем месте работы, то гражданин должен написать заявление бывшему начальнику о предоставлении необходимых документов, основываясь на которых новый работодатель исправит ошибку и внесет верные данные. Если предприятие, где сделали ошибку в трудовой, было ликвидировано или закрыто, можно запросить нужные документы в архиве того города, где организация была зарегистрирована.

Формулировка - «запись недействительна» - в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться порядковым номером записи, подписью сотрудника и датой, на которую запись была исправлена.

Общие правила исправления

Некорректные данные, которые были обнаружены в разделах, нельзя зачеркивать, подчищать или поправлять. Допустимо лишь поставить запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Под определенным номером с указанием верных данных. Если исправления нужно сделать на первой странице, то там допустимо зачеркивание старой информации, но рядом нужно написать актуальную. При этом на корочке трудовой необходимо ссылаться на документы, на основании которых делается исправление.

Исправлять можно либо синей, либо черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге. Слова сокращать нельзя.

Алгоритм корректировки

Исправление как в трудовой книжке сделать? «Запись недействительна» - это только начальный этап корректировки записи. Рассмотрим общий алгоритм:

1. В первой графе нужно поставить номер по порядку, следующий за тем, который был в предшествующей записи.
2. В следующей графе проставляется дата, на момент которой делается исправление.
3. В третьей - делается запись: «Запись за номером…недействительна». В этой же графе необходимо написать верные данные.
4. Четвертая графа должна быть заполнена ссылкой на приказ, который содержит верные данные.

Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:

1. Одной чертой необходимо зачеркнуть старую запись.
2. Рядом с зачеркнутой записью написать актуальную информацию.
3. На корочке трудовой нужно прописать ссылку на тот документ, который подтверждает изменения.
4. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

Судебное предписание

Если на судебном заседании вынесено решение о незаконном увольнении, то на работе должны признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить сотрудника. Все эти действия должны быть отражены документально. В третьей графе после записи о недействительности предыдущей формулировки должна идти информация о восстановлении сотрудника, а в четвертой - ссылка на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении). Корректирующая запись должна начинаться в этом случае с названия организации.

Также работник может получить дубликат трудовой, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, что признана судом недействительной. При этом на выдаваемой трудовой книжке нужно сделать пометку о выдаче дубликата, а на развороте следует указать, что Никаких документов сотрудник при этом не предоставляет.

Отдельные случаи

Если ошибка найдена в дате внесения записи о приеме на работу, то нужно сделать следующее:

1. В первой графе поставить порядковый номер.
2. Во второй - дату внесения корректировки.
3. В третьей графе написать: «Запись за № … недействительна», а ниже ту же формулировку, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
4. В четвертой графе - реквизиты приказа о приеме.

А если ошибка обнаружена в нумерации? Да еще, к примеру, если сотрудник сменил несколько организаций или переводился с должности на должность, и между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей. Опытные кадровые работники советуют не трогать промежуточные записи, а признать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой совпадало.

Бывает, что нумерация повторяется, но записи имеют разную дату. Что делать, чтобы не испортилась трудовая книжка? «Запись недействительна» - текст указывается для номера и даты, являющихся неверными. Если у записей и номер, и дата одинаковые, то нужно к номеру неверной записи добавить букву «а» и далее ссылаться на номер с буквой «а». Если у записи нет номера, то его надо проставить, а потом ссылаться при исправлении на этот номер. Если без номера оказалась предыдущая запись, то в трудовой можно просто написать: «Предыдущая запись недействительна». И проставить все необходимые реквизиты.