Главным моментом в организации документационного обслуживания будет рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с приϲʙᴏением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, кᴏᴛᴏᴩую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели :

• учет документов;
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Стоит заметить, что он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, кᴏᴛᴏᴩых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации традиционно ᴏᴛʜᴏϲᴙтся :

• письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы , например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа : секретными, конфиденциальными. Стоит сказать, для каждой категории документов обычно разрабатывается ϲʙᴏя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков . Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Исключая выше сказанное, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — ϶ᴛᴏ невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма

Карточная система регистрации позволяет преодолеть данные недостатки , так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма

При этом наиболее рациональной на сегодняшний день будет автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Стоит заметить, что она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на базе кᴏᴛᴏᴩой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Регистрация входящих документов

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• автор (корреспондент) — т.е. чей ϶ᴛᴏ документ;
• дата документа, приϲʙᴏенная ему учреждением-автором;
• регистрационный номер документа, приϲʙᴏенный ему учреждением-автором;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения полученного документа;
• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• N& дела (куда документ помещен после исполнения)

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, данные данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

В регистрационной карточке данные же данные могут быть расположены так:

Именно такая карточка может конструироваться на формате А5 (148x210) или А6 (105x148) Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в кᴏᴛᴏᴩую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. К примеру, добавить:

• вид документа;
• географическое местонахождение автора документа;
• автор резолюции;
• название структурного подразделения;
• количество листов в документе;
• количество листов приложений;
• связанные документы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и ϲʙᴏи особенности.

Форма электронной регистрационной карточкитрадиционно содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), кᴏᴛᴏᴩые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), кᴏᴛᴏᴩые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки , но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, кᴏᴛᴏᴩые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

С помощью раскрывающихся списковтрадиционно заполняются данные (поля):

• вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
• автор резолюции -список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение — список структурных подразделений;
• исполнители — как правило, ϶ᴛᴏ поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
• № дела — связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы — данные данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом)

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с кᴏᴛᴏᴩыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

• название подразделения, подготовившего документ,
• исходящий номер документа;
• дата документа;
• адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
• краткое содержание документа;
• фамилия исполнителя, подготовившего документ;
• контрольная дата ожидаемого ответа;
• ссылка на входящий документ, если документ будет ответом;
• номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу)

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

• порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
• дата документа (регистрации);
• краткое содержание;
• подразделение, подготовившее документ;
• исполнитель;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (ход исполнения);
• номер дела, куда подшит документ.

Аналогично тому как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

Стоит сказать, что каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. К примеру, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.

Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

Каждый секретарь должен уметь работать не только с внутренней документацией в организации, но и с входящей корреспонденцией. О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как оформлять – читайте в статье.

Из данного материала вы узнаете:

• какие документы являются входящей корреспонденцией организации;
• правила работы со входящей корреспонденции;
• какие требования к входящей корреспонденции;
• как регистрировать входящую корреспонденцию.

Для обеспечения правильного документооборота в организации необходимо уметь отличать входящую корреспонденцию от прочих видов ценных бумаг. Также рекомендуем ознакомиться с правилами ее регистрации, требованиями и отличиями.

Входящая корреспонденция организации

Входящей корреспонденцией организации считается любой документ или письмо, доставленные любым способом в организацию. На данное время существует три основных способа доставки входящей корреспонденции: обычной почтой, курьером или в виде электронного письма. Прежде чем приступить к обработке входящих писем, необходимо четко понимать с какими бумагами вы имеете дело. Поступающие письма можно классифицировать по содержанию:

• письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие каких-либо действий или принятия решений;
• письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
• справочно-информационные письма.

Как уже понятно, первая категория писем должна быть обработана в первую очередь и передана руководству. Для данных писем требуется тщательная обработка и оформление. Также над документами данной категории требуется осуществлять контроль исполнения. В эту категорию корреспонденции можно отнести и так называемые циркулярные письма, направляемые из вышестоящих организаций. Как правило такие бумаги содержат распоряжения или задачи, требующие безотлагательного решения. Поэтому очень важно контролировать исполнение и сроки.

Вторая категория входящей корреспонденции представляет собой ответы на отправленные вашей организацией ранее письма. Чаще всего такие письма требуется зарегистрировать и передать далее сотрудникам, занимавшимся данным вопросом.

Справочно-информационные письма не требуют принятия каких-либо решений или исполнения. Такие бумаги не нужно регистрировать и оформлять. Как правило, содержание данных бумаг передается руководству организации, а сама бумага отправляется в корзину.

Правила работы с входящей корреспонденцией

Правила работы с входящей корреспонденцией включают несколько этапов:

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:

Руководитель – это руководитель организации или подразделения. Просматривает поступившие на его имя бумаги и принимает по ним решения. В дальнейшем оценивает исполнение.

Ответственный исполнитель – сотрудник компании, указанный в резолюции руководителя (полномочного лица) как «Ответственный исполнитель». Получает документ для его дальнейшего исполнения, организует исполнение и докладывает о ходе работы.

Контролер – сотрудник компании, который по назначению руководства должен осуществлять контроль исполнения. Также в его обязанности входит снятие с контроля и завершение работ.

Секретарь – секретарь руководителя. Получает корреспонденцию, отвечает за ее сортировку, регистрацию и оформление. Также вносит в регистрационную форму сведения о движении документа внутри организации. При наличии в организации службы ДОУ эти функции выполняет делопроизводитель.

Требования к входящей корреспонденции

Главное требование к входящей корреспонденции – любой важный для организации документ подлежит обязательной регистрации. Также бывают случаи, когда одно и то же письмо дублируется и доставляется в организацию разными способами. Нужно тщательно отслеживать подобные моменты, чтобы в дальнейшем не возникло путаницы с повторным оформлением одного и того же письма. При выявлении дублирования документов письму, которое поступило позже, присваивается номер первого экземпляра. Из этого можно вывести второе требование – каждая деловая бумага регистрируется в организации единожды.

Третье требование – каждый входящий документ должен иметь уникальный входящий номер. Это правило не менее важно, чем второе. Оно позволит избежать ситуации, когда какой-либо документ по ошибке не будет рассмотрен, что может стать причиной многих неприятностей.

Регистрация входящей корреспонденции

Регистрация входящей корреспонденции возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при отсутствии таковой – на секретарей. Регистрация подразумевает внесение данных письма в регистрационные формы (журнал входящей корреспонденции), чтобы в дальнейшем можно было отследить не только перемещение документа внутри организации, но и ход исполнения.

Для регистрации входящих писем используют:

• бумажные носители (журнал входящей документации или контрольно-регистрационные карточки);
• электронный журнал (СЭД или MS Excel).

При регистрации используется стандартный набор реквизитов, который содержит:

• регистрационный номер входящего документа;
• дата регистрации (поступления) документа;
• сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
• краткое содержание письма;
• способ доставки (можно указать номер почтового отправления);
• количество экземпляров письма;
• сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо либо наименование организации);
• Ф.И.О. и должность сотрудника, которому был передан входящий документ для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Если письмо поступило в электронном виде, то оно просто прикрепляется к электронному журналу регистрации. Если же регистрация ведется в бумажном виде, то электронный файл необходимо распечатать.

После регистрации письма необходимо проставить штамп «Зарегистрировано» (или соответствующую метку) в правом нижнем углу письма, а также наименование организации, дату получения и присвоенный входящий регистрационный номер.

Следует отметить, что современные СЭД позволяют автоматически осуществлять регистрацию входящих электронных писем. Также автоматическая регистрация осуществляется если ваша организация и компания-отправитель используют одну и ту же СЭД.

Вложенные файлы

• Журнал учета входящей корреспонденции (бланк).doc
• Должностная инструкция экспедитора по обработке корреспонденции (общеотраслевая) (бланк).doc
• Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Журнал учета входящей корреспонденции (образец).doc
• Должностная инструкция экспедитора по обработке корреспонденции (общеотраслевая) (образец).doc
• Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота (образец).doc

Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства. Однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах.

Статья о входящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991).

В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах (журнале регистрации, карточках (РКК), или в СЭД). Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива (например, входящие документы), дополняется при необходимости индексами по номенклатуре дел, классификаторами исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Все о входящей корреспонденции вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

При регистрации входящих документов должен соблюдаться принцип однократной регистрации в день поступления. На документах ставится отметка о поступлении , которая в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 размещается в правом углу нижнего поля первого листа документа (в исключительных случаях на обороте первого листа) и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой адресован документ. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или с помощью штампа, в котором указывается наименование организации, а также индекс входящего документа и дата поступления (они дописываются от руки, или ставятся с помощью нумератора и датера). В отдельных случаях помимо даты также ставится и время поступления документа (часы и минуты).

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней?

Секретарь, г. Тамбов

Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. - 90 с.

3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте..

Как правило, отметку о поступлении документа в организацию, содержащую очередной порядковый номер и дату поступления документа, оформляют в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (как это показано в схемах расположения реквизитов документов, содержащихся в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003). Такое месторасположение реквизита позволяет быстро определить номер и дату поступления документа, а также облегчить процесс регистрации. Ведь документ может иметь приложения и тогда поиск последней страницы самого документа займет дополнительное время.

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) в регистрационно-контрольных карточках (РКК) или журнале регистрации исходящих документов.

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа (включает в себя индекс раздела и номер дела в пределах данного раздела), например № 5-14. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего документа, который переносится из регистрационной формы, например № 5-14/346.

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6-15/345 (6 - индекс бухгалтерии, 15 - номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 - индекс отдела кадров, 14 - номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа).

Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе "Корреспондент" указывается название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу "Отметка об исполнении документа".

Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него.

Регистрация документа -- запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

§ учет документов;

§ контроль за их исполнением;

§ справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

§ письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;

§ поздравительные письма и телеграммы;

§ приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;

§ печатные издания (книги, брошюры, журналы);

§ пакеты с пометой "лично";

§ копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

§ информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа -- цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

§ журнальная;

§ карточная;

§ автоматизированная.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычнорегистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации -- это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.