Если подотчетное лицо не отчиталось в срок , бухгалтеру необходимо предпринять ряд действий согласно определенному алгоритму. О нем мы и расскажем в этой статье.

Порядок предоставления денежных средств под отчет

Нередко в компании возникают ситуации, когда сотрудник должен самостоятельно закупить материалы для производства, расплатиться за какие-либо услуги наличными средствами либо получить командировочные (как на руки, так и безналичным путем). Все это превращает обычного сотрудника в подотчетное с точки зрения бухгалтерии лицо.

Выдача денежных средств под отчет регламентируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юрлицами…» от 11.03.2014 № 3210-У.

Кстати, о порядке ведения кассовых операций на предприятии вы можете прочитать .

В данном документе указано, что сотрудник получает деньги из кассы на основании собственного заявления, в котором прописывается:

• цель получения денежных средств;
• запрашиваемая сумма;
• планируемый срок траты финансов (период покупки материалов, сроки командировки, например).

Данное заявление должно быть утверждено руководителем.

Отчитаться за потраченные средства подотчетник должен в течение 3 рабочих дней после срока, указанного в служебной записке. То есть в бухгалтерии должен появиться авансовый отчет с приложением подтверждающих бумаг. Проверку документа необходимо произвести в сроки, установленные внутренними распоряжениями.

Выдача новых сумм подотчетному сотруднику осуществляется только после полного закрытия предыдущих долгов.

Также стоит отметить, что, по мнению налоговых органов, на предприятии должен существовать приказ, в котором будут указаны все лица, имеющие право получать денежные средства под отчет, и сроки представления ими отчета.

Нарушение сроков представления авансового отчета

Нередко случается, что авансовый отчет поступает в бухгалтерию гораздо позднее заявленного срока.

Например, Макаров А. И. был в командировке в Калининграде с 20 по 22 июня 2016 года. Это значит, что не позднее 27 июня он должен был отчитаться о потраченных средствах. Авансовый отчет был отдан на проверку только 3 августа 2016 года.

Чем это грозит предприятию:

1. Сумму, потраченную сотрудником, нельзя будет включить в расходы при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (в примере — при расчете авансовых платежей за полугодие), поскольку расход этих денежных средств документально на конец периода не подтвержден.
2. Существует спорный момент по начислению НДФЛ по авансам, выданным работникам. Позиция ФНС ясна: на подобные суммы необходимо начислять налог. Но есть судебная практика, подтверждающая, что подотчетные суммы не являются доходом налогоплательщика и, следовательно, не должны облагаться налогом. Какой позиции придерживаться — следует решать руководителю. Налоговики при проверке могут попытаться доначислить налоги, и, возможно, отстаивать свою позицию придется в суде.
3. Также будут нарушены правила ведения кассовых операций. Штрафов на данный момент за это не предусмотрено, но, например, аудиторы могут сделать вам замечание.

ВАЖНО! Работодатель вправе принять решение об удержании денег из заработной платы работника не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания (ст. 137 ТК РФ), а уже потом, после сдачи отчета, вернуть ему денежные средства.

Итак, что делать бухгалтеру во избежание подобной ситуации:

1. Следить, чтобы все подотчетные лица были ознакомлены с внутренними распоряжениями о выдаче сумм под отчет.
2. Возможно, напоминать сотрудникам о необходимости своевременного представления документа.

О еще одной мере воздействия см. в статье .

Итоги

Непредставление сотрудником авансового отчета в срок — вопрос больше внутренней дисциплины, чем нарушения бухгалтерских норм. При этом следует помнить, что отсутствие каких-либо «затратных» документов ставит под вопрос правомерность принятых к учету расходов.

Не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который были выделены деньги, работник должен представить авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы. В каком размере и на какой срок можно выдавать деньги под отчет работникам, руководители организаций и индивидуальные предприниматели определяют сами. Однако если сотрудник в установленный срок отчет не представил, это является нарушением кассовой дисциплины.

Все случаи, когда организацию или должностное лицо могут оштрафовать за нарушение ведения кассовых операций, перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Однако непредставление авансового отчета там не указано. То есть получается, что нарушение есть, а ответственность за него не установлена. Поэтому штрафных санкций со стороны налоговой инспекции или банка организации при таком нарушении опасаться не стоит.

Контроль за расходованием денежной наличности и добросовестностью сотрудников - это внутренняя задача организации и ее руководства. Поэтому, если сотрудник не приобрел те ценности, на которые ему были выданы деньги, но в то же время их и не возвращает, организация может удерживать долг из заработка (с учетом ограничений суммы удержаний, установленных статьей 137 ТК РФ), а при отказе сотрудника на такое удержание - обратиться в суд (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Однако часто невозвращенные подотчетные суммы числятся не за рядовым сотрудником, а за директором, который как раз и должен следить за соблюдением кассовой дисциплины на фирме. Тогда бухгалтер оказывается в сложной ситуации: как быть с авансом, по которому не отчитался директор?

Прежде всего, выясним, нужно ли включать сумму аванса, по которой сотрудник (в том числе директор) не отчитался, в его доход. Раньше налоговики высказывали мнение о том, что с таких подотчетных сумм нужно удерживать НДФЛ. Например, об этом говорится в письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487. Однако стоит заметить, что в последнее время таких разъяснений со стороны чиновников нет, поскольку подобные разъяснения не основаны на нормах законодательства.

Ведь если сотрудник вовремя не отчитался, это не означает, что денежные средства стали его собственностью. Задолженность работника, не представившего вовремя отчет, не списывается, а продолжает за ним числиться. И если сотрудник все-таки представит документы или вернет деньги позднее, долг он погасит. Соответственно, неправомерно говорить о том, что в тот момент, когда сотрудник не вернул деньги, он автоматически получил доход.

По той же причине на невозвращенные суммы денежных средств не нужно начислять и страховые взносы. Ведь объектом обложения страховыми взносами являются начисленные в пользу физических лиц выплаты и вознаграждения (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). А при невозврате подотчетных сумм за работником, как мы уже сказали, числится задолженность. То есть никаких начислений в его пользу организация не производит.

Обязанность исчислить НДФЛ и страховые взносы появится, только если организация простит долг работнику и спишет его. Тогда у работодателя появятся убытки, а у сотрудника - налогооблагаемый доход. С этим согласен и Минфин России (письмо от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

Если же удержать НДФЛ организация не сможет (например, работник уже уволился), нужно будет отразить это в справке по форме 2-НДФЛ. Сделать это надо не позднее одного месяца после окончания года, в котором у работника возник доход (п. 5 ст. 226 НК РФ). А доход возникает в момент списания задолженности.

Таким образом, с сотрудником, тем более с директором, лучше договориться о том, чтобы он отчитался по подотчетным суммам, пусть и с опозданием. В противном случае у фирмы увеличатся налоговые обязательства, в чем директор уж точно не заинтересован. Также хотим обратить ваше внимание, что если организация не предпринимает никаких действий для того, чтобы вернуть деньги (удержание из заработка, обращение в суд), а сотрудник сам долг не возвращает, то задолженность необходимо будет списать по истечении срока исковой давности. По общим правилам этот срок равен трем годам с того дня, как сотрудник должен был отчитаться (ст. 196 ГК РФ).

Сотрудник, который получил наличные средства для расходования на нужды организации, автоматически превращается в подотчетное лицо. Авансовый отчет, отражающий расход этих денег, работник обязан сдать не позднее чем через три дня после истечения срока, на который была осуществлена выдача финансовых средств. Это касается всех случаев выдачи подотчетных средств, кроме денег, выдаваемых на командировки от предприятия. За командировочные деньги сотрудники обязаны отчитываться в трехдневный срок после возвращения из командировочной поездки.

Остаток неизрасходованных денег сотрудник сдает в бухгалтерию организации. Но случаются ситуации, когда работник не отражает в авансовом отчете все статьи расходов, но и оставшиеся деньги возвращать не имеет желания. Если такой отказ прозвучал от сотрудника, то, согласно ст. 137 ТК РФ, работодатель имеет полное право вычесть искомую сумму из заработной платы работника. Также руководитель предприятия может обратиться в суд с иском о возмещении финансового ущерба – так сказано в ст. 392 ТК РФ.

Работодатель имеет полное право вычесть искомую сумму из заработной платы работника.

Процедура удержания

Денежные средства, выданные сотруднику под отчет, можно на законном основании , если он не вернул неизрасходованный остаток в установленный временной период. Также удержание части зарплаты будет законно, если авансовый отчет по выданным средствам официально не утвержден руководителем организации.

Для осуществления процедуры удержания подотчетной суммы из зарплаты необходимо совершить следующие действия:

• Издать соответствующий приказ об удержании средств за подписью руководителя организации не более чем через месяц после того дня, когда истек срок, установленный для сдачи отчетности по израсходованным суммам. Если приказ не будет оформлен в месячный срок, то удержание средств из зарплаты станет невозможным и вернуть их можно будет только через судебную инстанцию. Однако также есть вариант, что у работника проснется совесть и он вернет незаконно присвоенные деньги добровольно.
• Предоставить работнику возможность ознакомиться с изданным приказом и зафиксировать данный факт его подписью. Помимо своей подписи, сотруднику нужно в письменном виде выразить свое согласие с размером удерживаемых средств и основаниями для удержания. Без письменного согласия работника взыскание подотчетных денег будет возможно только через суд.

Важный нюанс: общая сумма удерживаемых средств не должна быть больше 20% от суммы заработной платы, которую сотрудник получает на руки. В ином случае удержание производится частями из необходимого количества выплат. Задолженность работника перед предприятием, которую он не вернул в установленный срок, не является частью его дохода, а, следовательно – эти деньги не облагаются налогом.

В случае, если имел место быть невозврат подотчетных средств сотрудником на протяжении месяца со дня истечения срока сдачи авансового отчета, на всю сумму происходит начисление страховых взносов. Полная сумма страховых взносов впоследствии может быть обратно зачислена работнику, если он вернет подотчетные средства или официально отчитается за их расход.

Не правда ли, знакомая ситуация — организация выдала сотруднику деньги под отчет, например, на приобретение канцтоваров, часть денег он израсходовал, отчитался за них, а остаток в кассу не вернул и на месяц ушел в отпуск? Либо вообще, собираясь на отдых, забыл сдать авансовый отчет. Как в таких случаях поступить организации?

Работник, получивший наличные деньги под отчет, обязан отчитаться об их расходовании в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выдавались деньги. Исключением являются средства, выданные на служебные командировки. По ним работник обязан отчитаться в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

В эти же сроки необходимо произвести окончательный расчет по подотчетным суммам. То есть либо работник должен вернуть в кассу остаток неиспользованного аванса, либо организация обязана выдать ему сумму перерасхода. Такие правила предусмотрены в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок).

Срок, на который выдаются подотчетные деньги, каждая компания устанавливает самостоятельно
Предельный срок, на который можно выдавать деньги под отчет, законодательно не ограничен. Организация вправе самостоятельно установить его в приказе или ином локальном нормативном акте. Всех подотчетников необходимо под роспись ознакомить с содержанием данного документа. Чаще всего для отчета дают один месяц, но возможен выбор и большего срока.

Если организация не оговорит в приказе срок, на который выдаются подотчетные средства, налоговики могут посчитать, что все расчеты по ним должны производиться в пределах одного рабочего дня. Так, если утром или днем работник получил деньги под отчет, то в течение этого же дня он обязан представить авансовый отчет и вернуть неиспользованный остаток. Аналогичные выводы сделаны в письме ФНС России от 24.01.05 № 04-1-02/704 .

Юрист ООО «Компания» О.А. Никитина 12 августа 2011 года получила в кассе организации 1000 руб. под отчет на оплату услуг нотариуса. В компании установлено, что деньги выдаются под отчет на срок не более одного месяца.

Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока (п. 3 ст. 192 ГК РФ). Значит, срок, на который юристу выданы подотчетные деньги, истечет 12 сентября 2011 года. В течение трех рабочих дней, то есть не позднее 15 сентября 2011 года, О.А. Никитина обязана будет представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Ситуация первая — работник не отчитался в установленный срок
Итак, работник до отпуска не отчитался за подотчетные деньги. К тому моменту, когда он вернется, предельный срок, установленный для отчета, истечет. Но, несмотря на это, право собственности на полученную под отчет сумму к сотруднику не переходит. Следовательно, эта сумма не является его доходом и с нее не нужно удерживать НДФЛ (ст. 41 и 210 НК РФ).

Разъяснений Минфина России или ФНС России по данному вопросу найти не удалось. Однако часто налоговые инспекторы на местах склоняются к тому, что организация должна удержать НДФЛ с суммы аванса, за которую работник не отчитался в срок. Поэтому они могут доначислить НДФЛ, если авансовый отчет был составлен позже установленного срока.

Однако арбитражные суды с этим обычно не сог-лашаются. Они указывают, что подотчетные средства не являются доходом работника, так как по-прежнему принадлежат организации, выдаются подотчетнику на конкретные цели и в его собственность не переходят (постановления ФАС Московского округа от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3 и от 11.11.09 № КА-А41/11723-09).

Как только сотрудник выйдет на работу после отпуска, нужно потребовать, чтобы он составил авансовый отчет. Деньги, которые не были израсходованы, подотчетник обязан вернуть в кассу.

Напомним, что до тех пор, пока работник не отчитается по ранее полученным средствам и не вернет остаток неиспользованного аванса, ему нельзя выдавать новые суммы под отчет. Данный запрет установлен в пункте 11 Порядка. О том, что можно сделать, чтобы не нарушались сроки сдачи отчетов, читайте во врезке ниже, а о страховых взносах в фонды — на с. 58.

Если работник не возвращает деньги добровольно, компания может взыскать их в принудительном порядке. Для этого есть два пути.

Удерживаем долг из зарплаты. Если сотрудник отказывается возвращать в кассу неизрасходованную подотчетную сумму, работодатель вправе удержать ее из заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Но здесь есть несколько важных ограничений.

Удержать можно лишь сумму, которая не превышает средний месячный заработок сотрудника. Это следует из положений части 1 статьи 248 ТК РФ. Причем приказ об удержании из зарплаты подотчетной суммы необходимо издать не позднее одного месяца со дня, когда истек срок, установленный для отчета и возврата неиспользованного аванса.

Кроме того, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Воспользуемся условием примера 1. Предположим, О.А. Никитина в срок до 15 сентября 2011 года так и не представит в бухгалтерию авансовый отчет по сумме в 1000 руб., которую она получила в августе под отчет.

Чтобы удержать сумму долга из зарплаты О.А. Никитиной, генеральный директор ООО «Компания» должен издать приказ об этом не позднее одного месяца со дня, когда истечет срок для сдачи авансового отчета. Значит, такой приказ должен быть издан не позднее 15 октября 2011 года. Однако 15 октября — это суббота, то есть выходной день. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 193 ГК РФ).

Таким образом, приказ об удержании подотчетной суммы (1000 руб.) из зарплаты О.А. Никитиной генеральный директор компании обязан издать не позднее 17 октября 2011 года.

Работник может сам обратиться к работодателю с заявлением об удержании из зарплаты долга по подотчетным средствам. В этом случае размер задолженности не важен. Иными словами, сумма долга, удерживаемого из зарплаты, может превышать средний месячный заработок сотрудника. И положения статьи 248 ТК РФ при таких обстоятельствах не будут нарушены. Кроме того, работник вправе просить об отсрочке или рассрочке платежа.

Взыскиваем долг через суд. Если сумма задолженности по подотчетным средствам превышает средний месячный заработок работника, взыскать ее можно только через суд. Основание — часть 2 статьи 248 ТК РФ.

В судебном порядке невозвращенная подотчетная сумма взыскивается и в том случае, если организация пропустила срок, отведенный для издания приказа о ее удержании из зарплаты (один месяц), а сотрудник не намерен возвращать подотчетные деньги добровольно (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

Обратиться в суд с иском о взыскании долга с работника можно в течение одного года со дня, когда этот работник обязан был отчитаться за полученные деньги (ч. 2 ст. 392 ТК РФ).

Изменим условие предыдущего примера. Допустим, задолженность О.А. Никитиной по подотчетным средствам составляет 18 000 руб., а ее средний заработок — 15 200 руб. в месяц. Добровольно возмещать сумму долга она отказалась.

Поскольку сумма задолженности превышает средний месячный заработок, взыскать ее можно только через суд. Подать исковое заявление в суд организация может в течение одного года со дня, когда О.А. Никитина обязана была сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Напомним, что сделать это она должна была не позднее 15 сентября 2011 года.

Значит, не позднее 15 сентября 2012 года ООО «Компания» вправе обратиться в суд с иском о взыскании с О.А. Никитиной 18 000 руб.

Ситуация вторая — до ухода в отпуск работник отчитался, но не вернул остаток неиспользованного аванса
В данной ситуации порядок действий тот же — в день выхода сотрудника на работу после отпуска нужно попросить его возвратить в кассу неиспользованную сумму. В случае отказа необходимо удержать ее из зар- платы или взыскать через суд с учетом ограничений, предусмотренных в статьях 138 и 248 ТК РФ. До возврата денег работнику нельзя выдавать новые денежные суммы под отчет (п. 11 Порядка).

Подотчетные средства, своевременно не возвращенные работником, не включаются в его доход и не облагаются НДФЛ. Такого же мнения придерживаются арбитражные суды (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.09 № А32-27520/2008-19/520).

Ситуация третья — сразу по окончании отпуска работник уволился, не погасив долг по подотчетным средствам
Допустим, при увольнении сотруднику напомнили про имеющуюся у него задолженность, но он отказался ее погашать. Все расчеты с увольняющимся работником уже произведены, поэтому организация не смогла удержать сумму долга из его зарплаты. В подобной ситуации взыскать задолженность с бывшего сотрудника работодатель если и сможет, то только через суд.

Если сумма долга небольшая, организации, понимая сложность, затратность, а порой и бесперспективность судебных тяжб, обычно отказываются от взыскания. Иными словами, они прощают работнику долг. Такой вариант освобождения должника от лежащих на нем обязательств предусмотрен статьей 415 ГК РФ.

Гражданский кодекс не содержит специальных тре- бований к форме прощения долга. Обычно решение о прощении долга работнику оформляется приказом или распоряжением генерального директора организа- ции. При этом самого должника следует уведомить о том, какой долг, в каком размере и когда ему прощен.

Налог на прибыль. Организация, которая списала со своего бывшего работника долг по подотчетным средствам, не может включить прощенную сумму во внереализационные расходы. Ведь подобные затраты не являются экономически оправданными, то есть не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Такие же разъяснения приведены в письмах Минфина России от 18.03.11 № 03-03-06/1/147 и от 21.08.09 № 03-03-06/1/541 .

НДФЛ. Сумма задолженности бывшего работника по подотчетным средствам, от взыскания которой компания отказалась, признается его доходом, облагаемым НДФЛ (ст. 41 и 210 НК РФ). Дело в том, что эта сумма осталась у работника, то есть перешла в его собственность. Указанный доход возникает на дату прощения долга. Аналогичного мнения придерживается Минфин России (письмо от 24.09.09 № 03-03-06/1/610).

С суммы прощенного долга необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. Ведь организация, простившая долг, является налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Допустим, у работодателя уже нет возможности удержать НДФЛ, поскольку он полностью рассчитался с уволившимся сотрудником и именно сотрудник остался ему должен. В таком случае организация обязана письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и о сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Это нужно сделать не позднее 31 января года, следующего за годом, в котором бывший сотрудник обязан был отчитаться за подотчетные средства и вернуть остаток неиспользованного аванса.

Сообщение о невозможности удержать НДФЛ и сум- ме налога составляется по форме 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 17.11.10 № ММВ-7-3/611@). Это указано в пункте 2 названного приказа ФНС России.

Кроме того, о сумме неудержанного НДФЛ нужно письменно проинформировать и самого бывшего работника (п. 5 ст. 226 НК РФ). Срок тот же — не позд-нее 31 января года, следующего за годом, в котором он обязан был сдать в бухгалтерию авансовый отчет и вернуть неизрасходованную сумму в кассу.

В июле 2011 года водитель ООО «Компания» С.К. Воробьев (является налоговым резидентом РФ) получил под отчет 3000 руб. на приобретение запчастей для служебного автомобиля. В том же месяце он сдал в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы на сумму 2600 руб. Однако остаток аванса в кассу не вернул, в августе получил отпускные и использовал отпуск, а затем сразу же уволился. Окончательный расчет по зарплате с работником уже произведен, поэтому организация не смогла удержать сумму долга из его заработка.

Задолженность С.К. Воробьева по подотчетным суммам составила 400 руб. (3000 - 2600). Приняв во внимание незначительный размер долга, генеральный директор организации решил не взыскивать его с бывшего работника.

Значит, не позднее 31 января 2012 года компания обязана будет направить в налоговую инспекцию по месту своего учета справку по форме 2-НДФЛ на С.К. Воробьева. В справке в поле «Признак» (это поле находится справа от заголовка документа) она укажет код признака 2. Это означает, что справка подается в связи с тем, что организация не смогла удержать НДФЛ из дохода работника, то есть что она сдается в соответствии с пунктом 5 статьи 226 НК РФ. Кроме того, компания отразит в справке:

— сумму полученного дохода — 400 руб.;

— исчисленную сумму налога на доходы физических лиц — 52 руб. (400 руб. × 13%);

— сумму НДФЛ, не удержанную налоговым агентом, — 52 руб.

Такую же справку и в тот же срок организация должна будет отправить С.К. Воробьеву по месту его регистрации.

Как бороться с несвоевременной сдачей авансовых отчетов

Кстати

Прежде всего необходимо регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам. В случае выявления просроченной задолженности требовать незамедлительно, то есть в тот же день, сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы.

В небольших компаниях можно также установить, что при начислении подотчетному лицу отпускных бухгалтерия должна проверить состояние расчетов с данным работником по подотчетным суммам. Если за работником числится задолженность, нужно попросить представить авансовый отчет и рассчитаться до ухода в отпуск.

Допустим, в отпускной сезон в компании действительно нарушаются сроки сдачи авансовых отчетов. В этом случае можно установить более продолжительный срок, на который в организации выдаются подотчетные средства. Например, в приказе можно указать, что начиная с определенной даты деньги выдаются работникам под отчет на два месяца. Учитывая, что в большинстве компаний продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней, двухмесячный срок не будет нарушен, даже если работник отчитается лишь по возвращении из отпуска

Обратите внимание

На подотчетные суммы, не возвращенные в срок, не нужно начислять страховые взносы

Обратите внимание

На сумму, выданную работнику под отчет и не возвращенную им в установленный срок, страховые взносы во внебюджетные фонды не начисляются. Это пояснила Екатерина Александровна Бреева, зам. начальника отдела правового обеспечения Московского регионального отделения ФСС России.

Дело в том, что страховыми взносами в ПФР, ФОМС и ФСС России облагаются выплаты и иные вознаграждения, которые начислены в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений. Это указано в части 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ.

Деньги, выданные под отчет, не являются выплатой, начисленной в пользу работника. Эти средства принадлежат организации и в собственность работника не переходят. Неизрасходованную сумму подотчетник обязан вернуть в кассу организации. В противном случае работодатель вправе взыскать с него невозвращенные денежные средства в порядке, установленном Трудовым кодексом, либо через суд

По общему правилу НДФЛ с подотчетных сумм удерживать не надо. Подотчетные деньги нельзя рассматривать как доход сотрудника. Поскольку выданы они лишь на время и с условием представления отчета об их использовании - пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.

А как быть, если сотрудник не представляет отчет или отчитывается с ошибками? Возникает ли в этих случаях обязанность у бухгалтера удержать НДФЛ с выданных сумм?

СЕРВИС ДЛЯ ПОДПИСЧИКОВ .

Получите персональный ответ лектора на волнующий вас вопрос по НДФЛ.

С 25 ноября лектору Марине Владимировне Медведевой на сайте можно задать вопросы по теме «НДФЛ в 2009 году». Для того, чтобы задать вопросы лекторам, необходимо активировать полный доступ к сайту.

НЕТ ОТЧЕТА. Если сотрудник не отчитался в срок, то право собственности на выданные деньги к нему не переходит.

Если сотруднику выдали деньги под отчет, то он должен отчитаться по ним в установленные сроки. Конкретный срок для отчета каждая компания устанавливает самостоятельно и закрепляет его приказом руководителя. В общем случае подотчетник обязан не позднее трех рабочих дней по истечении утвержденного срока, на который выдаются деньги, предъявить отчет по израсходованной сумме - пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Обратите внимание: если срок, на который выдаются деньги, в организации не установлен, то все расчеты по подотчетным суммам должны быть произведены в пределах одного рабочего дня - письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704.

Итак, со сроками мы разобрались, теперь рассмотрим, какие проблемы возникают у организаций. Если при проверке налоговики обнаружат, что сотруднику выданы деньги и он по ним в установленный срок не отчитался, то будьте уверены, что инспекторы потребуют удержать НДФЛ с выданных под отчет сумм. По мнению чиновников, такие суммы уже нельзя считать подотчетными. Они являются не чем иным, как доходом сотрудника, поэтому с них компания как налоговый агент обязана удержать НДФЛ.

Следует отметить, что позицию налоговиков разделяют и некоторые арбитры. Так, например, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2007 г. № Ф04-3478/2007(34785-А46-43), ФАС Западно-Сибирского округа от 14 ноября 2005 г. № Ф04-8038/2005(16759-А27-25) судьи поддержали инспекторов и признали их право увеличить налоговую базу по НДФЛ на подотчетные суммы, по которым работники не отчитались в срок.

Вместе с тем по данному вопросу существует и другое мнение. Если подотчетник не отчитывается в срок по выданным средствам и не возвращает деньги в кассу, то это свидетельствует лишь о нарушении Порядка ведения кассовых операций. К слову скажу, что никакой ответственности за такое нарушение законодательством не предусмотрено. Однако это нарушение никакого отношения к налогам не имеет. Выданные работнику деньги как были подотчетными, так ими и остаются. Право собственности на выданные организацией деньги к сотруднику не переходит даже в том случае, если работник вовремя не отчитывается по выданным ему деньгам. Таким образом, подотчетные суммы доходом сотрудника не становятся, а значит, и обязанности удерживать с них НДФЛ у компании не возникает. Правомерность такого подхода подтверждают и судьи. (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 7 ноября 2008 г № А66-4549/2007, ФАС Уральского округа от 20 февраля 2008 г № Ф09-516/08-С2, ФАС Северо-Кавказского округа от 11 декабря 2006 г № Ф08-5708/2006-2386А)

Как видите, вопрос достаточно спорный. Поэтому каждой компании придется самостоятельно решать, какой вариант ей выбрать. Она может не удерживать НДФЛ с сумм, по которым сотрудники не отчитались в срок, но такой подход наверняка вызовет претензии со стороны проверяющих. Как мы выяснили, шанс отстоять правомерность такого подхода существует. Но, к сожалению, в отдельных случаях сделать это можно будет только в суде.

В заключение отмечу еще один немаловажный момент. Бытует мнение, что если невозвращенные работником в срок подотчетные суммы компания решит списать за счет своих собственных средств, то таким решением она однозначно признает ранее выданные деньги доходом сотрудника. Это значит, что избежать доначисления НДФЛ точно не удастся. Поэтому в большинстве случаев, когда компании списывают зависшие подотчетные суммы, они предпочитают не рисковать и удерживают НДФЛ с работников. Не могу не отметить, что даже в подобной ситуации у компаний есть возможность НДФЛ не начислять. Такую возможность подтвердили и судьи в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 12 ноября 2008 г. № А43-3598/2008-6-65. Они рассмотрели дело, суть которого сводилась к тому, что сотрудник не вернул подотчетные суммы, срок исковой давности на их взыскание истек, и компания списала деньги за счет собственных средств. По мнению арбитров, даже в этом случае ранее выданная сотруднику сумма не признается его доходом, поскольку существует вероятность, что работник добровольно вернет эти деньги впоследствии.

Наш работник тоже не отчитался по довольно крупной сумме. А разве мы не можем удержать деньги из его зарплаты?

В том-то и проблема, что удерживать зависшие подотчетные суммы из зарплаты в одностороннем порядке компания не может. Необходимо получить письменное согласие сотрудника. Если его нет, то взыскать подотчетную сумму можно только через суд - статьи 137, 248 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0. Понятно, что далеко не все компании спешат судиться, в итоге подотчетные суммы зависают. Вспоминают о них только при проверке, когда налоговики начинают предъявлять претензии и доначислять НДФЛ. Обратите внимание: если сотрудник все-таки дал письменное согласие на удержание задолженности по подотчету, то сумма, которую бухгалтер сможет удержать за месяц не должна превышать 20 процентов от его заработка - статья 138 Трудового кодекса РФ.

ДОКУМЕНТ С ОШИБКАМИ. Недочеты в «первичке» не опровергают сам факт покупки.

Идем дальше и рассмотрим следующую ситуацию. Работник отчитался в срок за выданные деньги, но оправдательные документы, которыми он подтвердил свои расходы, оформлены с нарушениями, например в товарном чеке отсутствует печать продавца или дата выписки. Если при проверке налоговики обнаружат такие дефектные документы, то они тут же потребуют удержать НДФЛ с подотчетных сумм, которые были подтверждены этими документами. Аргументация следующая: в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций сказано, что подотчетники обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. При этом следует помнить, что основанием для записей в бухгалтерских регистрах являются первичные документы, к которым предъявляется ряд обязательных требований, в частности наличие наименования документа, содержания хозяйственной операции, ее измерителей в натуральном и денежном выражении и т. п. (Пункт 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г № 34н)

Если «первичка» не отвечает одному из обязательных требований, то считать расходы сотрудника подтвержденными нельзя. Получается, что работник за выданные деньги не отчитался. Как мы уже выяснили, налоговики при отсутствии отчета за подотчет всю выданную работнику сумму признают его доходом и требуют доначислить НДФЛ.

Подводим итог: если оправдательные документы, представленные сотрудником, оформлены с нарушением, то подотчетные суммы также следует включить в налоговую базу работника по НДФЛ и удержать соответствующий налог. Именно такой подход отражен в письме УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861 и др. Поддерживают его и отдельные суды. (Постановления ФАС Уральского округа от 19 декабря 2008 г № Ф09-9428/08-С2, от 2 мая 2006 г № Ф09-2757/06-С2)

Тем не менее и в этой ситуации подход чиновников можно оспорить. Дело в том, что документ, пусть даже и оформленный с ошибками, не опровергает самого факта совершения покупки. Напротив, он свидетельствует о том, что сотрудник действительно понес расходы. Поэтому никаких оснований считать деньги, выданные работнику под отчет, его доходом нет, ведь фактически он их потратил. А раз сотрудник дохода не получил, то нет оснований и удерживать с него НДФЛ. Стоит отметить, что именно такой позиции придерживаются большинство судей. Об этом свидетельствуют многочисленные постановления, в которых арбитры приняли решения в пользу компаний, а не налоговиков. (Постановления ФАС Московского округа от 19 августа 2008 г № КА-А40/7413-08, ФАС Северо-Кавказского округа от 22 октября 2008 г № Ф08-6326/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 12 ноября 2008 г № А43-3598/2008-6-65, ФАС Поволжского округа от 4 декабря 2008 г № А55-4566/08, от 17 июня 2008 г № А55-42/08 и др)

Как видите, реальных оснований удерживать НДФЛ с сотрудника в случае обнаружения ошибок в подтверждающих документах нет. Однако такой подход может вызвать претензии со стороны проверяющих. Чтобы избежать конфликта, тщательно проверяйте «первичку» от подотчетников и в случае необходимости по горячим следам требуйте исправить недочеты в документах.

НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ. По мнению налоговиков, покупка товара у незарегистрированной организации - это еще один повод доначислить НДФЛ.

А как быть компании, если ее сотрудник полностью отчитался по выданной сумме, но при проверке выяснилось, что подтверждающие документы, представленные сотрудником, фальшивые? Например, инспектор пробил по базе ИНН продавца из товарного и кассового чеков и выяснил, что организации с таким идентификационным номером в природе не существует.

Сразу скажу, что налоговики в таких ситуациях непреклонны. Выяснять, откуда именно появилась фальшивка, они не будут. Для проверяющих не важно, сам работник инициировал оформление фальшивого документа или вина за появление такого документа полностью лежит на недобросовестном продавце. Если инспекторы установят, что товар куплен работником в компании, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ, то они тут же доначислят НДФЛ на подотчетную сумму. Поэтому оспорить решение проверяющих и избежать доначислений налога организация сможет только в одном случае - если опротестует решение инспекции в суде.

Следует отметить, что и обращение в арбитраж не всегда гарантирует победу компании. Дело в том, что в судебной практике есть примеры решений, в которых арбитры поддержали инспекцию. Они подтвердили мнение о том, что покупка товара у незарегистрированной компании свидетельствует о получении сотрудником дохода. С этого дохода компания обязана удержать НДФЛ. (Постановления ФАС Уральского округа от 19 декабря 2008 г № Ф09-9428/08-С2, ФАС Поволжского округа от 21 августа 2008 г № А49-813/08)

Вместе с тем приведу ряд постановлений, в которых судьи, напротив, встали на сторону компаний. Кстати, таких положительных для организаций решений гораздо больше. Так, например, в постановлении Президиума ВАС РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08 арбитры отклонили претензии налоговиков. Они указали, что достоверность документов, которые подтверждают расходы сотрудника, каждая организация определяет самостоятельно. Если авансовый отчет был принят к учету, а купленный сотрудником товар оприходован, то оснований доначислять работнику НДФЛ нет даже в том случае, если в дальнейшем выяснится, что товар был приобретен у незарегистрированной организации. Аналогичный подход в постановлениях ФАС Поволжского округа от 7 октября 2008 г. № А55-18063/2007, ФАС Северо-Кавказского округа от 12 марта 2008 г. № Ф08-1022/08-382А, от 17 января 2008 г. № Ф08-8930/07-3350А и др.

Как видите, сомнительные чеки и квитанции могут стать еще одной причиной для спора с инспектором по поводу удержания НДФЛ с подотчетных сумм. Полностью защитить себя от подобных конфликтов можно только в одном случае - если организация все покупки через подотчетников сведет на нет. Как вы понимаете, для большинства компаний отказ от таких покупок не слишком удобен, а подчас и вовсе невозможен. Поэтому во избежание конфликтов с налоговиками будет нелишним порекомендовать своим сотрудникам приобретать товары для организации только у проверенных и благонадежных поставщиков. Такая осторожность если и не избавит от спорных ситуаций, то хотя бы сведет их возникновение к минимуму.

Если же спора избежать не удастся и проверяющие обнаружат чеки, оформленные от имени незарегистрированной компании, то организации придется принять решение самостоятельно. Либо по требованию налоговиков удержать НДФЛ и пересчитать свои расходы, либо готовиться защищать свои интересы в суде.