К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Своеобразие многих видов этих документов заключается в том, что их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем, документообороте организации они составляют восходящий поток документов, который движется по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, руководитель орг-ции. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать опр. решения, т.е. инициируют управленческие реш-я, позволяют выбрать тот или иной способ упр. воздействия. В отличие от распорядительных док-тов эти документы могут не требовать исполнения. Инф-ция, заключенная в этих документах может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. Их особенностью явл-ся то, что они идут снизу вверх по системе упр-я. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
Агентства все чаще предоставляют большую информацию на своих сайтах, поэтому перед тем, как сделать запрос, вам предлагается просмотреть материалы, уже размещенные на сайтах агентств, так как вы можете найти там интересующую вас информацию. Все государства имеют свои собственные законы, регулирующие доступ общественности к государственным и местным органам власти; следует обратиться за консультациями к государственным органам для получения дополнительной информации о получении доступа к их отчетам.
Этот процесс не является ни сложным, ни трудоемким. Следуя приведенным ниже инструкциям, вы получите более высокую вероятность получения информации, которую вы ищете, в кратчайшие сроки. Каждый федеральный департамент и агентство реагируют на запросы на свои собственные записи. Каждый федеральный департамент и агентство обязаны предоставлять справочные материалы, чтобы помочь тем, кто хочет запросить у них записи. Соответственно, вы должны просмотреть веб-сайты любого федерального агентства, которое может иметь записи, которые вы ищете.
Многие информационно-справочные документы - докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей орг-ции. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.
Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей.
Поступая таким образом, вы узнаете, какие записи уже доступны на веб-сайте агентства, и вы также сможете определить, какое агентство, вероятно, будет вести записи, которые вы ищете. В большинстве случаев это Справочное руководство должно предоставить вам всю основную информацию, которая вам понадобится для отправки запросов.
Эти описания включают объяснения типов записей, хранящихся в каждой информационной системе. Поэтому ваш запрос получит самый быстрый ответ, если он адресован непосредственно компоненту, который, по вашему мнению, имеет записи, которые вы ищете. Адвокатское бюро будет вести записи, которые вы ищете.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, которое используется для документирования внутренних связей организации, для переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, между структурными подразделениями, между отдельными сотрудниками.
Вы также можете указать формат, в котором вы хотите получать записи. Существуют законодательные исключения, которые разрешают удержание информации чувствительного характера. Запросы должны быть в письменной форме. Вы должны включить обозначение «Запрос на получение информации о свободе информации» в своем электронном письме или в передней части вашего запроса, а также в начале вашего письма с запросом.
Вы можете выполнить это требование. Если вы запрашиваете информацию о себе и не следуете одной из этих процедур, ваш запрос не может быть обработан. Это требование помогает гарантировать, что личная информация о вас не будет некорректно раскрыта кому-либо еще.
Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе должностного лица, либо по указанию (письменному или устному) руководителя.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять опред. решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Такая информация о правоприменительной деятельности в отношении живого человека освобождается без согласия этого лица когда никакая личная заинтересованность в личной жизни не будет захвачена путем раскрытия информации или в тех случаях, когда личная заинтересованность отдельных лиц перевешивается сильным общественным интересом к раскрытию информации. Описание записанных записей.
При оформлении вашего запроса вы должны быть как можно более конкретными при описании записей, которые вы ищете. Если компонент требует от вас дополнительной информации, чтобы он мог начать обработку вашего запроса, он свяжется с вами. Конечно, вы можете указать другой диапазон дат для записей, которые вы ищете, и затем компонент будет искать записи, созданные в течение указанного вами периода времени.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений.
Докладная записка имеет следующие реквизиты: наименование орг-ции, наименование структурного подразделения, наименование вида док-та (докладная записка), место для даты (если докладные принято регистрировать, то и для № (индекса)), адресат, текст, подпись, визы.
Требования Закона о защите личных данных более ограничены и могут быть сделаны только гражданами США или иностранцами, законно допущенными к постоянному жителю США, которые ищут информацию о себе, которая хранится в системе записей и доступна с использованием их имен или других персональных идентификаторов. Таким образом, запрашивающие получают максимальный объем информации, доступной им по закону.
Многие из этих запросов требуют поэтапного обзора сотен или даже тысяч страниц документов. Это может быть связано либо с объемом проблем, о которых идет речь в данном запросе, либо с тем фактом, что у компонента есть отставание ранее полученных запросов, ожидающих обработки.
Докладные записки (так называемые внешние), направляемые за пределы организации (в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), готовят исполнители по заданию руководителя.
Спец. бланки для внешних докладных записок или справок обычно не изготавливают, а используют для этого обычную бумагу. При этом воспроизводят инф-цию бланка, то есть указываются название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, название вида документа (доклад. записка), дата, индекс, место составления.
Необычные обстоятельства существуют, когда. Когда такое расширение времени необходимо, компонент уведомит вас об этом в письменной форме и предложит вам изменить или ограничить объем вашего запроса. Кроме того, вы можете согласиться с другим расписанием для обработки вашего запроса.
К информационно-справочным документам относятся
При определенных условиях вы можете иметь право на обработку вашего запроса в ускоренном порядке. Ускоренная обработка будет предоставлена, если. Отсутствие разумного ожидаемого риска может представлять угрозу для жизни человека или физической безопасности, человек будет страдать от потери существенных прав на надлежащую процессуальную деятельность, экспедиция является подходящей. В этой связи просьба обычно не ускоряется просто поскольку запросчик сталкивается с судебным сроком судебного разбирательства, запрос делается лицом, в основном занимающимся распространением информации для общественности, и информация срочно необходима для информирования общественности относительно какой-либо фактической или предполагаемой деятельности федерального правительства, или субъекта запроса является широко распространенным и исключительным интересом со стороны средств массовой информации, и запрашиваемая информация включает в себя возможные вопросы о целостности правительства, которые влияют на общественное доверие. Запрос на ускоренную обработку должен сопровождаться заявлением, в котором указаны причины, по которым ваш запрос или апелляция должны быть ускорены.
Докладные записки, которые используют в пределах одной организации, оформляют на обычном листе бумаги, они могут быть в ряде случаев даже рукописными, подписывают их либо сами исполнители, либо руководители структурных подразделений. Но состав реквизитов, порядок их расположения и правила оформления являются едиными для всех документов.
В водной части протокола после заголовка приводятся
Вы должны подтвердить, что приведенные вами причины верны и правильны. Компонент должен будет уведомить вас о своем решении о предоставлении или отказе в ускоренной обработке в течение десяти календарных дней после получения вашего письма. Если компонент отклоняет ваш запрос на ускоренную обработку, вам будет сообщено о вашем праве подать административную апелляцию об этом отказе, который будет обработан оперативно.
Современные требования к оформлению
В первую категорию входят пользователи коммерческого использования, которые могут взимать плату за поиск записей, «обработку» записей и дублирование их для ответа на запрос. Вторая категория включает образовательные или некоммерческие научные учреждения и представителей средств массовой информации, которые взимаются только за вознаграждение за дублирование и которым бесплатно предоставляется первая сотня запрашиваемых страниц. Третья категория включает всех других запрашивающих лиц, которые взимаются только за поиск записей и дублирование.
Внутренние докладные записки должны содержать сведения об авторе док-та. Они начинаются с названия структурного подразделения, в котором работает автор, и указания вида документа и даты его составления.
При направлении этих документов руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.
Внутренние докладные записки могут быть адресованы руководителям структурных подразделений.
Для тех, кто обращается с просьбой о некоммерческой рекламе, не взимается плата за первые два часа поиска или за первые 100 страниц дублирования или их эквивалент стоимости. Он взимает плату за почасовой сбор, которая приблизительно приближается к уровню зарплаты и опыту персонала, проводящего поиск.
Виды информационно-справочных документов
Вы всегда можете указать в своем запросе письмо с заявлением, ограничивающим сумму, которую вы готовы заплатить в случае сборов. Если вы продолжите искать все записи, вас попросят выразить ваше обязательство оплатить сметные сборы, и обработка вашего запроса будет приостановлена до тех пор, пока вы не согласитесь сделать это. Обычно вам не требуется фактически платить комиссионные до тех пор, пока записи не будут обработаны и не будут готовы к отправке вам. Если вы согласны платить пошлины за поиск записей, имейте в виду, что вам может потребоваться уплатить такие сборы, даже если в поиске не обнаружены какие-либо отзывчивые записи или, если записи находятся, даже если они полностью исключены из раскрытия, Компоненты доступны, чтобы помочь вам в изменении вашего запроса для удовлетворения ваших потребностей по более низкой цене.
Докладные записки могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.
В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, его личная подпись, инициалы и фамилия.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках.
Если вы ожидаете или будете уведомлены о том, что плата будет взиматься, вы можете запросить отказ от этих сборов. Запросы на снятие платы с физических лиц, которые ищут записи, относящиеся к ним, обычно не соответствуют этому стандарту, поскольку такие раскрытия обычно приносят пользу отдельному реквестеру, а не увеличивают понимание общественностью государственных операций и деятельности. Кроме того, неспособность запрашивающего плата за оплату не является юридической основой для предоставления отказа от платы.
Составление и оформление
После того как компонент обработает ваш запрос и любые проблемы с оплатой будут устранены, компонент отправит вам письменное начальное определение. В письме с определением вам будет сообщено о том, удерживается ли какая-либо информация в соответствии с одним или несколькими изъятиями. Когда страница записи полностью удерживается, компонент обычно укажет количество страниц, которые будут удержаны, или приложите разумные усилия для оценки объема скрытой информации. Если страница записи удержана частично, удержанные части страницы обычно будут специально отмечены соответствующими исключениями.
В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные записки, служебные письмам др. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Перечень основных видов документов этого вида приведен ниже в п. 5.3.1. Служебные письма как наиболее распространенный вид информационно-справочной документации выделены отдельным пунктом (см. п. 5.3.2).
Положения, защищающие эти записи, известны как «исключения». Первое исключение защищает существование продолжающегося расследования уголовного правоприменения, когда субъект расследования не осознает, что он находится на рассмотрении, и раскрытие информации может разумно предполагать вмешательство в исполнительное производство. Второе исключение ограничивается уголовными правоохранительными органами и защищает существование записей осведомителей, когда статус осведомителя официально не подтвержден.
Вы также можете подать административную апелляцию, если вы запросили ускоренную обработку или отказ в оплате, а компонент не предоставил этот запрос. Короче говоря, вы можете обжаловать любое неблагоприятное определение, сделанное компонентом. Словарь типов документов содержит три довольно технических элемента, связанных либо с группировкой документов, либо, наоборот, с фрагментом документа или метаданных. Основная часть состоит из словаря типов документов. система классификации выделяет справочные документы, предназначенные для чтения и транзакционные документы, используемые для ведения административных, коммерческих и финансовых дел.
1. Информационно-справочные документы
Вот их перечень: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение), акт, справка, сводка, заключение, перечень и др.
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату заседания, номер, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола - это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются председатель, секретарь, должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные, повестка дня. На заседаниях (собраниях) коллегиальных органов нередко присутствует большое количество участников. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к протоколу.
Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляемых протоколом. В данных разделах отражается наличие кворума собрания (минимального количества членов коллегиального органа, необходимого для проведения работы собрания, заседания, совещания).
В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматривается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Протокол подписывается председателем и секретарем.
Наряду с полной протоколы могут иметь сокращенную и краткую формы. В сокращенных протоколах после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.
В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протокола берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.
Докладная записка - адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника.
Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработанный организацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.
Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных трудовых или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководителя для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и т. п.). Сложившаяся практика (и особенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инспектора отдела кадров, непосредственного начальника) остается на руках у подавшего заявление об увольнении.
Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах: первый направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
РОСТОВ-ДОН ЦЕНТР
ПОСТАВКА ИЗДЕЛИЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДЕСЯТЬ ДНЕЙ НАЧАЛЬНИК ОТК Петров
Москва, Новоцентральная, 50
Начальник ОТК (личная подпись) И.О. Фамилия
Телеграмма содержит следующие реквизиты: наименование организации, указание категории телеграммы, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя (под чертой).
Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.
Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:
Должность
И.О. Фамилия
ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 № 00
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Должность (подпись) И.О. Фамилия
Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О.
тел. 000 00 00 тел. 000 00 00
Время передачи: 00 час. 00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.
Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен содержать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий), приема-сдачи (материальных ценностей, документов), приема-передачи (дел), ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально назначаемыми, состав которых утверждается рас- поря-дительным документом руководителя организации. Однако возможно составление акта одним, специально уполномоченным на то лицом (ревизор, инспектор).
Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей частей.
Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией в составе - присутствовали.
Если акт составлен комиссией, то вместо слова «присутствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через 1,5 интервала.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. В случае необходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.
Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т. д. В некоторых случаях акты подлежат утверждению, в том числе и вышестоящими организациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится в правом верхнем углу, на свободном месте.
Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно поместить ниже подписей лиц, составивших акт.
В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляется руководителю для визирования.
Акт является основанием для издания администрацией предприятия соответствующих распорядительных документов.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф утверждения (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись председателя и членов комиссии; отметка о визировании присутствовавших; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Как правило, акт составляют в трех экземплярах: первый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело.
Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, предложений, замечаний и т. п.).
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
