Оформление информационно справочных документов акт. Правила составления справочно-информационных документов

Информационно - справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Рассмотрим основные информационно - справочные документы, которые образуются в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.

Протокол составляется на основании записей, произведенных в ходе совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. В Финансовом Управлении чаще всего протокол ведется в ходе оперативных совещаний Начальника Управления с руководителями подразделений входящих в Управление.

Документы к обсуждению представляются Финансовым Управлением не позднее чем за 15 дней до даты проведения заседания. Справки подписываются начальником Управления.

Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря Управления. Протокол должен быть оформлен не позднее трех дней после заседания. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в Финансовое Управление вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит - гриф ограничения доступа к документу.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список; повестка дня (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика, которые печатаются через один междустрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили)

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово «Слушали», затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность). Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления. Далее указывается принятое по этому вопросу постановление (решение).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка «Текст выступления прилагается»). Постановление (решение) протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка «Постановление (решение) прилагается»). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем. Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов, производственных (оперативных) совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов структурных подразделений Администрации, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях и оформленных отдельным документом, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель Финансового Управления, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью делопроизводителя. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью делопроизводителя.

Протокол печатается на стандартном бланке протокола или на общем бланке Администрации города и имеет следующие реквизиты: наименование документа «Протокол» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру; вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита два межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается в том случае, если оно проходило не на постоянном месте, и печатается шрифтом меньше основного через два междустрочных интервала ниже реквизита «вид заседания, совещания» по центру; дату и номер протокола печатают шрифтом меньше основного. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля на два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой; подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председателя (председательствующего), его личную подпись, расшифровку подписи фамилии (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается ниже слов «председатель (председательствующий)», после которого ставится запятая, от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря отделяется от подписи председателя (председательствующего) двумя междустрочными интервалами. При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.

При решении правовых нормативных вопросов органы местного самоуправления в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы.

Также мной были рассмотрены служебные письма. По содержанию они подразделяются на: ответы о выполнении поручений Губернатора Кировской области и Правительства Кировской области; исполнения поручений Губернатора Кировской области и Правительства Кировской области по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции Администрации города; сопроводительные письма к проектам постановлений, распоряжений Администрации города; ответы на запросы различных организаций и частных лиц; инициативные письма.

Срок подготовки ответа устанавливается резолюцией Главы Администрации, а у инициативного письма начальником Финансового Управления.

Служебное письмо печатается на стандартном бланке. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма касается одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа: «Администрация города считает.». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу.», «направляю.».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п. Датой письма является дата его подписания. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах - ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.

Итак, управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения.

Значительную часть документов, создаваемых на предприятии и поступающих извне, составляют информационно-справочные документы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию (например, к изданию распорядительных документов), а может быть просто принята к сведению.

К информационно-справочным документам относятся акты, служебные письма, докладные и пояснительные записки, справки, обзоры, отзывы и др.

6.1. Справки

Это документ информационного характера, подтверждающий и описывающий те или иные факты, события.

Справки бывают двух видов:

справка-подтверждение удостоверяет юридический факт и выдается гражданам и учреждениям (чаще личного характера). Эти справки требуют заверения печатью;
справка информационного характера содержит описание событий и фактов. Они составляются по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Справка, направляемая за пределы предприятия , оформляется на общем бланке предприятия и содержит следующие реквизиты :

название вида документа (10);
дата документа (11);
ссылка на регистрационный индекс и дату запроса (13);
место составления документа (14);
адресат (16);
текст (21);
подпись (23).

Если справка содержит несколько вопросов, то текст разделяют на разделы по числу рассматриваемых вопросов. Текст справки может содержать таблицы, иметь приложения.

Внутренняя справка (т. е. справка, направляемая в другие подразделения одного предприятия) оформляется на внутреннем бланке или на чистом листе, который содержит основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения.

Приведем пример внутренней справки.

СПРАВКА

О расходах на почтовые отправления

В декабре 2009 года экспедиционной службой было отправлено 124 заказных письма на сумму 314 (триста четырнадцать) грн.

Справка личного характера (о подтверждении места работы, учебы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п.) оформляется на бланке или с проставлением штампа предприятия на чистом листе. Такая справка имеет некоторые отличия в составе реквизитов от справки информационного характера, а именно: отсутствие заголовка к тексту, обязательное заверение подписи печатью. Вместо реквизита «Адресат» в конце текста указывается наименование организации, в которую предоставляется справка. Такие справки, как правило, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения.

В связи с тем, что тексты справок личного характера, как правило, типовые, могут применяться трафаретные бланки, изготовленные печатным способом, где заполняются лишь отдельные реквизиты.

Приведем пример справки, оформленной на трафаретном бланке с проставлением штампа предприятия.

6.2. Служебные записки

Служебные записки - обобщающее название адресованных руководству письменных пояснений, уведомлений и обобщений, в которых описываются определенные факты или события, а также вносятся предложения, вытекающие из изложенных фактов или событий и их анализа.

При составлении служебной записки указывается точное название документа - докладная, пояснительная или аналитическая записка.

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки бывают информационными, инициативными и отчетными.

Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя. Цель докладной записки - информировать руководителя об имевшем место факте, о ходе выполняемой работы, сложившейся ситуации и т. п. и побудить принять определенное решение. Из этого следует, что текст докладной записки имеет две части: в первой (констатирующей или описательной) излагаются факты, имевшие место, или сложившаяся ситуация, во второй - выводы, предложения или просьба.

В зависимости от адресата докладные записки, как и справки, могут быть внутренними, т. е. направляемыми руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, и внешними, которые адресуют в другие инстанции (вышестоящие организации собственной системы - министерство, ведомство и т. п. - или местные органы власти).

Внутренняя докладная записка составляется на чистом листе бумаги. Она содержит следующие реквизиты:

название вида документа (10);
дата документа (11);
регистрационный индекс документа (12);
адресат (16);
заголовок к тексту (19);
текст документа (21);
подпись (23).

Внешняя докладная записка имеет те же реквизиты, что и внутренняя, но оформляется на общем бланке предприятия и подписывается руководителем предприятия.

Приведем пример составления докладной записки.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Пояснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (проекта, плана, отчета) или объясняющий причины каких-либо событий, фактов, действий работников и составляемый по требованию руководства.

К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу, дополняют и поясняют его. Обычно они составляются к проекту или отчету (например, «Пояснительная записка к годовому отчету за 2009 год»). Оформляются такие пояснительные записки на общих бланках. Они имеют те же реквизиты, что и докладные записки.

Вторую группу составляют записки, в которых отдельные работники объясняют свои действия, поступки или сложившуюся ситуацию, например в связи с невыполнением задания или нарушением дисциплины. Такие записки, как правило, пишут по требованию администрации.

Как и внутренние докладные записки, они пишутся на чистых листах бумаги, имеют те же реквизиты и подписываются их составителями.

Приведем пример составления пояснительной записки.

Архив	Директору
	Якименко С. М.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Об аварии в архиве завода

В результате разрыва трубопровода холодной воды, случившегося в воскресенье 27.12.2009 около 14 часов, было залито водой архивохранилище Д заводского архива, в котором находились дела временного хранения. Авария произошла из-за плохого состояния водопроводных труб, на которых были установлены хомуты. Благодаря оперативным действиям дежурного Металлова М. А. своевременно были приняты меры по устранению аварии и ликвидации ее последствий. Однако до 30 % дел, находившихся в этом хранилище, намокло или отсырело.

Для спасения документов были предприняты следующие действия:

перебраны все дела и отобраны поврежденные документы;
выделены к уничтожению дела, по которым истек срок хранения;
просушены документы, по которым срок хранения не истек;
остальные дела и документы вынесены в другое специально выделенное помещение.

В результате принятых мер утраченных документов нет.

Приложения: 1. Акт об аварии от 27.12.2009 № 3 на 2 л. в 1 экз.

2. Акт об уничтожении поврежденных документов от 28.12.2009 № 12 на 3 л. в 1 экз.

Заведующая архивом

Резникова

Т. А. Резникова

Аналитические записки - письменные обобщения, которые составляются по требованию руководства или по собственной инициативе и содержат систематизированные (сгруппированные, классифицированные и обобщенные) данные о событиях и процессах с изложением тенденций развития ситуации и предложений по принятию управленческих решений, которые следуют из приведенного анализа.

Аналитические записки имеют те же реквизиты, что и прочие служебные записки.

6.3. Акты

Акт - документ, составленный одним или несколькими лицами и подтверждающий некие установленные факты и события. Его составляют в присутствии свидетелей или на основании обследования.

Как правило, акты составляются комиссиями, назначаемыми приказом руководителя предприятия или вышестоящего органа. Комиссии могут создаваться и как постоянно действующие - ревизионные, экспертные и др. В определенных случаях акт может быть составлен с привлечением представителей сторонних предприятий.

Акты могут иметь различное назначение - служить первично-учетной документацией (например, акт приема материалов, акт на списание основных средств, акт на списание бланков трудовых книжек, акт принятия выполненных подрядных работ, акт об использовании рационализаторских предложений и др.), являться организационно-распорядительными документами (например, акт ликвидации предприятия) или составляться в зависимости от характера событий: при смене руководства, несчастном случае, аварии и др.

Составлению акта обычно предшествует изучение членами комиссии сути вопроса, действующих нормативных документов, которые регулируют рассматриваемый вопрос, и детальная проверка фактов. В акте должны отражаться только те факты, которые прямо установлены лицами, подписывающими этот акт. Если позволяет ситуация, допускается ведение черновых записей. В этом случае подготовленный акт представляется на подпись вместе с черновыми материалами, которые предварительно завизировали все члены комиссии и заинтересованные лица.

Вне зависимости от вида все акты составляются по единой схеме. Для многих актируемых повторяющихся ситуаций существуют унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов, составляемых архивными подразделениями предприятий при проверке наличия и состояния дел, при выделении дел к уничтожению, при приеме-передаче дел на государственное хранение и др.

наименование организации (07);
название вида документа (10);
дата документа (11);
регистрационный индекс документа (12);
место составления или издания документа (14);
гриф утверждения документа (17);
заголовок к тексту документа (19);
текст документа (21);
отметка о наличии приложений (22);
подписи (23).

Оформляется акт на общем бланке предприятия. Целесообразно использовать угловой бланк (с угловым расположением реквизитов), если акт подлежит утверждению.

Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок в краткой форме должен отражать содержание актируемого события. Формулируется заголовок с помощью отглагольного существительного с предлогом «О» («Об») или без него. Например: « О проверке…» , «О списании…» , «Об уничтожении…» или «Установление производительности автоматической линии…»

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются название, номер и дата распорядительного документа, на основании которого актируется событие, указываются должности, фамилии и инициалы (в именительном падеже) лиц, участвующих в составлении акта, а также могут быть указаны присутствующие лица.

Вводная часть начинается со слова «Основание» , которое печатается ниже заголовка на 2 - 3 интервала без отступа от левого поля. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются название организационно-распорядительного документа в именительном падеже (приказ, решение, положение, правила и др.), его дата, регистрационный номер и заголовок.

Пример:

Основание: приказ директора завода от 03.12.2009 № 112 «О реконструкции опытно-экспериментального участка».

С новой строки без отступа от левого поля печатается слово «Составлен» и приводятся должности, фамилии и инициалы составителей акта либо приводится состав комиссии (при этом первым указывают председателя комиссии).

Следует обратить внимание, что, если акт составлен постоянно действующей комиссией, созданной по приказу руководителя (например, экспертной комиссией по определению ценности документов) или по решению коллегиального органа (например, ревизионной комиссией акционерного общества), должности председателя и членов комиссии в акте не указывают.

Должности присутствующих (свидетелей составления акта) следует указывать обязательно. В числе присутствующих могут быть: лица, работа которых проверяется; должностные лица предприятия; специалисты данного предприятия или приглашенные; представители профкома или другой общественной организации; свидетели события и др. Если в составлении акта принимают участие представители других предприятий, то в название должности включают и наименование предприятия. Фамилии членов комиссии и присутствующих указываются в алфавитном порядке.

Пример:

Составлен комиссией в составе:

Председатель - Новый М. Н.

Члены комиссии: Воинов К. Л.

Субботин М. И.

Якушев В. А.

Присутствовали: главный инженер ОАО «Турбоатом» Савченко Т. Т.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проделанной комиссией работы, указываются документы, в соответствии с которыми проводилась работа, фиксируются установленные факты. Сведения могут быть представлены в виде таблицы. В случае необходимости формулируются выводы и даются рекомендации.

Количество экземпляров акта определяется соответствующими нормативными документами или тем, какой круг предприятий или лиц заинтересован в нем. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают после текста перед подписями, печатают с новой строки без отступа от левого поля.

Пример:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - в бухгалтерию;
2-й экземпляр - в отдел главного механика;
3-й экземпляр - в дело № 08-25.

Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в его составлении, в том числе и приглашенными. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Пример:

При наличии особого мнения у составителей акта или присутствующих его излагают ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе. В последнем случае в акте рядом с подписью делается отметка: «с учетом особого мнения (прилагается)» .

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт об инвентаризации утверждается руководителем предприятия. Утверждение оформляется грифом в соответствии с ДСТУ 4163 (см. с. 14).

6.4. Служебные письма

Служебные письма являются одним из наиболее распространенных видов документов и служат средством общения - установления служебных контактов, обмена информацией между предприятиями. Путем переписки ведутся переговоры, согласуются вопросы, выясняются отношения между партнерами, излагаются претензии и т. п. Деловая переписка предусматривает связь между юридическими лицами или между юридическими и физическими лицами, которые могут быть как отправителями, так и получателями корреспонденции.

По функциональному признаку служебные письма делятся на такие, которые требуют ответа, и такие, которые его не требуют.

К письмам, которые требуют ответа (инициативные письма) , относятся: письма-просьбы, письма-обращения, письма-запросы, письма-предложения, письма-требования.

Ответные письма по своему содержанию зависят от инициативных писем, поскольку тема их текста уже задана и остается изложить запрашиваемые сведения или характер решения вопроса, поставленного в инициативном письме: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы. Ответ должен быть изложен в конкретной форме: все ли просьбы могут быть выполнены и в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументированным. На таких письмах исполнитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.

Среди писем, которые не требуют ответа (циркулярные письма) , можно назвать письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-уведомления, письма-предупреждения, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные письма.

Сопроводительное письмо - документ, который информирует адресата об отправке ему документов, прилагаемых к письму. Такое письмо составляется в случае, когда необходимо пояснить или дополнить документы, которые прилагаются: указать срок исполнения, пояснить причину задержки, пояснить сложные моменты и т. п. Начинаются письма этой разновидности словами: «Высылаем» , «Направляем» , «Возвращаем» , «Прилагаем» , далее указываются заголовки и реквизиты (дата и номер) документа, который высылается.

Гарантийное письмо - документ, который обеспечивает выполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.).

Письмо-напоминание содержит указания на приближение или окончание срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом: «Напоминаем» .

Письма-приглашения направляются адресату с предложением принять участие в мероприятиях, которые проводятся. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В этих документах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Письмо-уведомление по своему стилю приближено к письму-приглашению и информационному письму. Составляется для конкретного адресата и, как правило, является ответом на запрос. Начинается со слов: «Уведомляем» , «Сообщаем» , «Доводим до Вашего сведения» и т. п., далее излагаются факты, которые являются целью уведомления.

Письмо-подтверждение содержит уведомление о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли), о том, что предварительный документ остается в силе, и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность писем словом: «Подтверждаем» .

Служебные письма пишут на специальных бланках, которые так и называются: угловой бланк письма предприятия (см. с. 19) и продольный бланк письма предприятия (см. с. 20) в зависимости от размещения реквизитов и границ зон на бланке, или оформляют на чистом листе бумаги. В последнем случае оставляют место вверху слева для оттиска углового штампа отправителя. В зависимости от объема текста используют листы или бланки формата А4 или А5.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия содержит реквизиты :

изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01);
изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);
изображение наград (03);
код организации (04);
наименование вышестоящей организации (06);
наименование организации (07);
наименование структурного подразделения (08);
справочные данные об организации (09).

Кроме того, на бланке письма рекомендуется размещать ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа» (13), «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21).

Реквизиты (01) - (09) печатаются типографским способом. ДСТУ 4163 разрешено изготавливать бланки с помощью компьютерной техники.

Служебное письмо является единственным документом, на котором не ставится реквизит «Название вида документа (10)» , т. е. слово «Письмо».

Реквизиты служебного письма :

дата документа (11);
регистрационный индекс документа (12);
ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ (13);
гриф ограничения доступа к документу (15) (при необходимости);
адресат (16);
резолюция (18);
заголовок к тексту документа (19);
отметка о контроле (20);
текст документа (21);
отметка о наличии приложений (22) (при необходимости);
подпись (23);
визы документа (25) (оформляются на экземпляре письма, остающемся у отправителя);
оттиск печати (26) (при необходимости);
фамилия исполнителя и номер его телефона (28);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29) (проставляется от руки после исполнения документа);
отметка о наличии документа в электронной форме (30);
отметка о поступлении документа в организацию (31) (проставляется адресатом в день поступления документа).

Остановимся на особенностях оформления некоторых реквизитов.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) имеется только на бланке для писем. В письмах-ответах регистрационный индекс и дата входящего письма должны быть проставлены обязательно в специально отведенном для этого месте . Ссылочная дата и номер переписываются составителем ответа из инициативного письма цифровым способом и должны иметь следующий вид: «На № 05-14/122 от 28.12.2009».

Такая запись позволяет при получении письма-ответа быстро найти копию письма-запроса.

Этот реквизит не следует повторять в тексте . Фраза: «На Ваш № ____ от ______ сообщаем следующее…» - является лишней.

Текст письма должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть дела, содержать убедительные аргументы. Все аспекты рассматриваемого вопроса необходимо излагать сжато, но в достаточной мере полно. Изложение текста письма должно быть лаконичным, логически последовательным и корректным. Не менее важным для текста письма является соответствие литературным нормам.

Письмо, как правило, должно быть посвящено одному вопросу , поскольку это значительно упрощает и ускоряет все операции по обработке, поиску, исполнению и хранению документа. Несколько вопросов в одном письме можно затрагивать тогда, когда они взаимосвязаны.

В служебной переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, уведомляем, направляем, напоминаем и т. п.), так как должностное лицо, которое подписывает письмо, выступает от имени предприятия (учреждения, организации). Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, уведомляю, направляю, напоминаю и т. п.) возможна в случаях, если письмо оформляют на бланке должностного лица или если письмо содержит персональное обращение к адресату.

Вступление должно содержать изложение причин или непосредственного повода, обусловивших появление письма. Также во вступительной части могут приводиться ссылки на нормативные или инструктивные документы. Часто вступлением служит ссылка на решение вышестоящего органа.

Например:

« В соответствии с решением наблюдательного совета правление ОАО «Монолит» информирует заинтересованные предприятия о…»

«С целью выполнения распоряжения…»

В доказательной части приводятся факты, цифровые данные, ссылки на нормативные акты, излагается история вопроса, которые должны побудить адресата к рассмотрению высказанной просьбы (предложения) и принятию определенного решения.

Вывод (его также называют основной частью письма) является главным логическим элементом письма, в котором излагаются суть вопроса, основная цель в форме просьбы, предложения, гарантии, согласия или отказа и др.

Например:

« Учитывая вышеизложенное, считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать претензию».

В письме могут быть выражены и такие аспекты: ожидаемый результат и готовность к дальнейшему сотрудничеству.

Например:

« Думаем, что этот проект Вас заинтересует»

«Надеемся, что наше дальнейшее сотрудничество будет таким же плодотворным и взаимовыгодным».

В заключительной части письма перед реквизитом «Подпись» могут присутствовать слова: «С уважением».

Письма, направляемые зарубежным адресатам, целесообразно оформлять на двуязычных бланках, дополнительно используя язык страны-адресата или один из языков международного общения.

Унификация процесса оформления писем позволяет:

организовать централизованное изготовление бланков для писем;
сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
ускорить обработку корреспонденции;
облегчить визуальный поиск нужной информации;
применить оргтехнику.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, протоколы, переписка и др.

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие - от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

Письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

Письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

Независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). Наиболее подробно правила составления и оформления деловых писем рассмотрены в главе «»Роль делового письма в деятельности организации».

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Реквизитами докладной записки являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, адресат, наименование документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, дата. Если докладная записка внешняя, то реквизит «место составления» отсутствует, его заменяет реквизит «справочные данные об организации».

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки содержит обоснование выводы и предложения составителя. Например:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

агентства г-ну Петрову ИЛ.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

· Докладная записка;
· Объяснительная записка;
· Предложение;
· Представление;
· Заявление;
· Протокол;
· Акт;
· Справка;
· Заключение;
· Отзыв;
· Перечень;
· Список;
· Переписка;
· Служебная записка;
· Письмо;
· Телефонограмма.

Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря -- инициируют управленческие решения, позволяют тот или иной способ действий.

Служебные письма, наиболее распространенный вид информационно-справочной документации. Поэтому позднее расскажем и об этих письмах.

Документы, входящие в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. С изменениями №1, утверждены Госстандартом России 21.01.2000 № 9, подразделяют на три группы:

· Организационные;
· Распорядительные;
· информационно-справочные.

Третья группа, как выше было сказано, состоит из документов: различные письма, докладные записки, акты, протоколы и т.п.

Объединение в одну группу столь разных видов документов возможно по признаку их основного назначения, они предназначены для фиксации какой-либо информации и ее передачи (пересылки) должностному лицу или организации.

Нет организации (учреждения или предприятия), в котором не применялись бы эти документы.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации.

Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

Правила составления и оформления значительной части управленческих документов установлены и закреплены еще с 1970-х годах.

В последующие годы было принято несколько поправок и новых редакций государственных стандартов.

Оформление различных информационно-справочных документов имеет много общего.

Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), чаще всего приходиться выполнять секретарю организации. Оформляются эти документы на бланках, подписывают их руководители предприятия (или их заместители).

Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений.

Но состав реквизитов, порядок расположения и правила оформления унифицированы, закреплены ГОСТом в 2003 году и являются едиными для всех документов.

Более подробно рассмотрим составление и оформление информационно-справочных документов в процессе работы.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики)).
3. Справочно-аналитическая документация (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2.4.3. Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления.

Эта информация содержится в информационно-справочных документах, обеспечивающих руководство организации информацией фактическом положении дел в системе управления и деятельности организации.

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.

К информационно-справочным документам относятся:

1) протоколы;

2) докладные записки;

3) предложения;

4) объяснительные записки;

5) заявления;

6) представления;

7) письма;

9) справки;

10) сводки;

11) заключения;

12) отзывы;

13) списки;

14) перечни;

15) телеграммы;

17) электронные сообщения и другие справочные документы.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. Переписка – это обобщенное название различных по содержанию писем, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Виды деловой переписки и ее названия определяются способами передачи деловой информации, которые в настоящее время подразделяются на почтовую связь и электронную.

Протокол - это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации.

От протоколов заседания коллегиальных органов управления следует отличать протоколы следственных, административных и других органов, а также протоколы договорного типа.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы или звукозаписи заседания, а также материалов, заранее подготовленных к заседанию коллегиального органа управления.

Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа– «ПРОТОКОЛ». Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации; название вида документа; дата и номер документа, заголовок к тексту, текст; подпись председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа управления или его заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих и приглашенных, если их менее 15, записываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, а ели их больше 15, то оформляется список присутствующих и приглашены, который прикладывается к протоколу. В этом случае в протоколе делается запись: «Присутствовало … человек, список участников прилагается.».

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируются в именительном падеже без предлогов. По каждому пункту повестки указывается фамилия докладчика и его должность.

Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ…ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения. Если текст доклада прилагается к протоколу в письменном виде, то допускается после темы доклада в скобках делать отметку «Текст доклада прилагается» и содержание доклада в протоколе не приводится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полных – приводится содержание их выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично, во избежания двоякого толкования.

По каждому пункту решения указываются результаты голосования.

Каждый участник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особое мнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после решения.

Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания (а если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания заседания).

В особо важных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визы выступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записи выступления (доклада).

Образец оформления протокола приведен в приложении 24, 25.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера, и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.

Справки служебного характера могут быть внешними или внутренними. Внешние справки составляются для представления информации в другую организацию и подписываются руководителем организации или его заместителями. Внутренние справки составляются для информирования руководителя организации или коллегиального органа по определенным вопросам деятельности организации и подписываются руководителями структурных подразделений или авторами справки..

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на стандартном листе бумаги.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и включать указание на период времени, к которому относятся указанные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления. Вторая часть приводит или описывает конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из разделов и подразделов.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта, оформляются, как правило, на бланках организации формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем организации и другими должностными лицами организации) и заверяются печатью организации.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Докладные записки бывают внешними и внутренними.

Внешняя докладная записка предоставляется руководству вышестоящих организаций, и оформляется на общем бланке организации. Внутренние докладные записки оформляются на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Внутреннюю докладную записку подписывает ее автор, а внешнюю – руководитель организации или его заместители. Датой докладной записки является дата ее составления или подписания.

Текст докладной записки состоит, как правило, их трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты ее решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять. Вторая часть докладной записки может отсутствовать.

Образец оформления докладной записки приведен в приложении 26, 27.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Образец оформления объяснительной записки приведен в приложении 28, 29.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.

Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно-действующими или назначаемыми руководством.).

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное их отражение. Акт составляют на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами акта являются: название организации; название вида документа; дата и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи и в случае необходимости – гриф утверждения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии, составляющие акт. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, представляющую собой проект решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и место их нахождения. Если акт имеет приложения, то отметка о них оформляется после отметки о количестве экземпляров.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступившим в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии, которое оформляется на отдельном листе, прилагаемом к акту.

Акты, если этого требуют нормативные документы, утверждаются руководителем организации, по указанию которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец оформления акта приведен в приложении 30.

Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемый по каналам телеграфной или факсимильной связи.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма оформляется на одной стороне телеграфного бланка и содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание категории телеграммы; отметку о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя; текст; подпись; регистрационный делопроизводственный номер; дату регистрации; адрес и наименование отправителя.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые обозначения в телеграмме пишутся словами.

В телеграммах не используют сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Электронное сообщение – это документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Деловая переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Основным документом оперативного информационного обмена является деловое письмо.

Письмо – основной информационно-справочный документ, обеспечивающий юридическую связь организации с внешним миром и выяснение отношений с другими организациями, предъявление претензий и подтверждение обязательств, выделенный в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

При ведении деловой переписки должны соблюдаться следующие требования:

1) документы оформляются на специальных бланках– бланках письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

2) текст письма должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений, официально – деловым стилем и не допускать неоднозначного толкования;

3) события и факты, отражаемые в тексте письма должны, в случае необходимости, иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной – двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательства) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, то дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

В заключительной части кратко формулируется основная цель письма.

Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми действиями. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и претворяющие возможность его свершения.

Поэтому очень часто письма напоминают монолог. К таким письмам относят письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.

Существуют письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Их называют сопроводительными письмами. Сопроводительные письма фиксируют факт отправки документов или материальных ценностей, прикладываются к ним и несут дополнительную поясняющую информацию.

Письма обеспечивают предварительный обмен информацией, позволяющей участникам обмена выявить возможности для заключения различного рода актов, договоров и сделок.

Существует множество разновидностей деловых писем, определяемых возникающими производственными и другими ситуациями, дающими повод для переписки. Однако, несмотря на множество разновидностей этих ситуаций, деловые письма можно классифицировать но ряду признаков, позволяющих унифицировать текст в пределах этих признаков.

По функциональному признаку деловые письма делят на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма-ответа.

К первой группе писем относят письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы всегда содержат реквизит ссылка на дату и регистрационный номер того письма, которое явилось причиной для переписки.

Ко второй группе писем относят: письма-предупреждения; письма-напоминания; письма-приглашения; письма-подтверждения; письма-отказы; сопроводительные письма; письма-извещения; гарантийные письма; информационные письма, письма-распоряжения.

Деловые письма всегда оформляются на бланке письма используя следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) герб субъекта РФ;

3) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4) код организации;

5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7) код формы документа;

8) наименование организации;

9) справочные данные об организации;

10) дата документа;

11) регистрационный номер документа;

13) место составления или издания документа;

14) адресат;

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) подпись;

18) отметка об исполнителе;

19) идентификатор электронной копии документа.

Образец оформления письма приведен в приложении 31, 32.

Из книги Бизнес-разведка автора Доронин Александр Иванович

Глава 4. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ПРИВЛЕЧЕНИЕ К ДОВЕРИТЕЛЬНОМУ СОТРУДНИЧЕСТВУ ИНФОРМАТОРОВ СБ 1. Введение. Краткая историческая справкаУпоминания об использования негласных методов информационно-поисковой работы уводят нас в глубь веков. Причем за примерами

Из книги Организуй себя автора Каунт Джон

Глава 5. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ СТOPOHHИX ОРГАНИЗАЦИЙ 1. Государственный комитет статистикиОпределенную информацию о финансовой деятельности предприятия можно получить в Главном межрегиональном центре (ГМЦ) Государственного комитета

Из книги Богатая мама против богатого папы автора Доронина Оксана

Глава 6. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: НАРУЖНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ 1. Введение1.1. Краткая историческая справкаНаблюдение - самый древний способ познания мира. С незапамятных времен с его помощью человек изучал окружающую его местность, расположенные на ней объекты и предметы,

Из книги Людены, или Великая Октябрьская Социалистическая Контрреволюция автора Эшер Эли

Глава 7. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ 1. ВведениеКак известно, в условиях рыночной экономики деятельность хозяйствующего субъекта сопряжена с рисками экономического, криминального, социально-политического, административно-правового и

Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин Юрий

Глава 10. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОБРАБОТКА МАТЕРИАЛОВ СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ 1. Введение. Краткая историческая справкаОткрытая печать традиционно является самым емким и наиболее используемым каналом получения информации. Этот факт в своих

Из книги Информационные технологии и управление предприятием автора Баронов Владимир Владимирович

Глава 11. «АКТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ»: ИНФОРМАЦИОННО-ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ 1. Введение. Краткая историческая справкаОдним из первых практиков спецслужб, использовавших «активные мероприятия» для решения поставленных перед ним задач, был… Даниэль Дефо. Так, например, в

Из книги Логистика хранения товаров: Практическое пособие автора Волгин Владислав Васильевич

Глава 12. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ДЕЗИНФОРМАЦИЯ 1. Введение. Краткая истерическая справкаПримеры проведения первых дезинформационных мероприятий мы можем найти уже в произведениях древнегреческого поэта Гомера. Описанная им в «Одиссее» спецоперация

Из книги Краудфандинг. Справочное руководство по привлечению денежных средств автора Рич Джейсон

Основные справочные файлы Ваша главная система регистрации и хранения документов предназначена для материалов, за справкой к которым вы время от времени обращаетесь. Документы по текущим проектам и видам деятельности должны отправляться туда только в том случае, если

Из книги Гемба кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества автора Имаи Масааки

Приложение 1 Справочные материалы Ваше финансовое положение 1. Как Вы оцениваете свои доходы? Отличные Очень хорошие Хорошие Удовлетворительные Достаточные Плохие Очень плохие2. Как Вы оцениваете свое имущество? Отлично Очень

Из книги автора

Справочные материалы The new college Latin and English Dictionary by John C. Traupman - Bantam Books, 1996, ISBN 0-553-57301-2 Microsoft Encarta Encyclopedia 2002 Encyclopedia Britannica 2001, CD Standard Edition История общественно-политических партий и движений в России. / ред. А.В.Хорунжий - Система государственных образовательных порталов,

Из книги автора

Раздел 4 Документы – управленческие решения. документы планирования и

Из книги автора

Глава 8 Методика создания корпоративных информационно-управляющих систем Проблематика построения корпоративных информационно-управляющих систем (КИУС) за последние годы привела к созданию самостоятельного направления науки об управлении и развитию целой отрасли

Из книги автора

Информационно-аналитические системы Назначением систем данного класса является обеспечение руководителей, аналитиков и менеджеров информацией о всех аспектах деятельности предприятия для ее последующей оценки и анализа. В состав информационно-аналитической системы

Из книги автора

Справочные материалы

Из книги автора

Подбор экспертов и служб информационно-технической поддержки Маловероятно, что вам в одиночку удастся провести успешную кампанию краудфандинга, а затем реализовать профинансированный проект. Нужна команда, каждый член которой способен помочь своими специфическими

Из книги автора

Справочные руководства по ролям в ТАМ Как только все роли были упорядочены, лидеры организации начали разрабатывать систему оценки показателей для менеджеров каждого уровня.Отдел персонала разработал, выпустил и вручил каждому из них карманное руководство по ролям для