В налоговую инспекцию сдавайте два вида отчетов по НДФЛ за 2016 год. На каждого работника составьте справку о доходах 2-НДФЛ. А по доходам всех физлиц заполните общий расчет 6-НДФЛ.

Крайний срок сдачи отчетов по НДФЛ - 3 апреля, перенос с 1 апреля, субботы. Но мы рекомендуем отчитаться по налогу на доходы физлиц в феврале - раньше, чем вы станете сдавать бухгалтерские формы и декларацию по УСН. Одна из причин: чтобы отразить в бухгалтерских формах и упрощенной налоговой декларации зарплатные расходы, сначала необходимо проверить выплаты сотрудникам, проводки, даты и подготовить отчеты по НДФЛ.

Но есть и другие причины поторопиться с отчетами по НДФЛ.

7 изменений потребуют на подготовку отчетов по НДФЛ больше времени

Годовой расчет 6-НДФЛ вы станете сдавать впервые. Этот отчет действует с I квартала 2016 года. И вы уже убедились, что расчет 6-НДФЛ - самая сложная форма отчетности для бухгалтера. Поэтому в 2016 году чиновники выпустили много разъяснений по заполнению расчета. Так что не откладывайте отчет на март. Начните разбираться с годовой 6-НДФЛ заранее.

Справки 2-НДФЛ тоже сдавайте в феврале. Не забудьте об изменениях в кодах доходов и вычетов. Подробности - в следующей статье.

На заметку. Вы избежите штрафов, если исправите неверные сведения и подадите уточненную 6-НДФЛ или 2-НДФЛ до того, как ошибки обнаружат инспекторы.

За опоздание с каждой 2-НДФЛ налоговики штрафуют на 200 . Санкции за просроченную форму 6-НДФЛ - 1 000 за каждый полный и неполный месяц опоздания. Штраф за ошибки в каждой справке 2-НДФЛ и отчете 6-НДФЛ равен 500 .

До крайнего срока, 3 апреля 2017 года, еще много времени. Но проблема в том, что мало кому удается отправить отчеты по НДФЛ в ИФНС с первого раза. Из-за ошибок справки и расчеты не проходят контроль ИФНС.

После того как вы сдали справки 2-НДФЛ и отчет 6-НДФЛ, налоговые инспекторы проведут камеральную проверку. На нее у налоговиков есть три месяца. Как правило, инспекторы начинают проверять отчеты в апреле.

Если вы все сдадите раньше крайнего срока, у вас больше времени найти ошибки самостоятельно. Вы успеете сдать уточненку до проверки и избежите штрафов.

Без 2-НДФЛ и 6-НДФЛ не сдать бухгалтерскую отчетность и декларацию по УСН

Разделайтесь со справками 2-НДФЛ и расчетом 6-НДФЛ в феврале еще и для того, чтобы избежать ошибок в другой отчетности. Чтобы заполнить отчеты по НДФЛ, вы проверяете суммы доходов работников, налога, проводки в бухучете. Все эти сведения понадобятся, чтобы отразить зарплатные расходы в бухотчетности и декларации по УСН. Поэтому соблюдайте строгую последовательность. Сначала займитесь отчетами по НДФЛ. Затем другими формами. Список отчетов, которые упрощенцы сдают в феврале и марте, смотрите в таблице ниже.

Какие отчеты упрощенцы сдают в феврале и марте 2017 года

Бухгалтерскую отчетность вы сдаете в ИФНС и отделение статистики.

Работникам понадобятся справки 2-НДФЛ для вычетов

Ваши сотрудники вправе получить в инспекции или у работодателя вычеты по НДФЛ - имущественные и социальные. Но для этого сотрудникам нужно представить в инспекцию справки 2-НДФЛ за год. Ведь ИФНС возвращает налог по расходам на жилье, лечение, образование только в пределах НДФЛ, который в течение года удержал работодатель.

Обычно работники не затягивают с вычетом и обращаются в ИФНС в начале года. Поэтому в феврале бухгалтеры чаще, чем в другие месяцы, сталкиваются с просьбами работников выдать 2-НДФЛ.

Чтобы выдать справку работнику, у вас есть три рабочих дня. Этот срок предусмотрен для выдачи любых документов, связанных с работой сотрудника. Если вы подготовите 2-НДФЛ на всех работников уже сейчас, то уложитесь в трехдневный срок.

Выдавайте работникам справки по той же форме, по которой вы отчитываетесь в ИФНС. Бланк вы найдете в приказе ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Укажите в форме все те же данные о доходах и НДФЛ, которые вы указываете для налоговиков. А именно: ФИО, паспортные данные работника, коды доходов, их суммы, стандартные вычеты. Присвойте справкам порядковые номера, укажите даты, когда вы подготовили формы для работников.

Несмотря на то что выдаете справки работникам, укажите в шапке номер ИФНС, в которую ваша компания или ИП отчитывается по НДФЛ.

Вы вправе отказаться выдать справки только работникам, у которых в налоговом периоде нет доходов, облагаемых НДФЛ. Например, сотрудникам в отпусках по уходу за ребенком до трех лет.

Крайний срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 2 - 1 марта

Если в 2016 году вы выплатили доходы, с которых не удалось удержать НДФЛ, то подать 2-НДФЛ по таким суммам нужно досрочно - не позднее 1 марта. Речь идет, например, о неденежных доходах, которые получили внештатники: подарках, призах, материальной помощи.

Сообщите в ИФНС данные человека, получившего доход, сумме выплаты и НДФЛ. И покажите, что налог вы не удержали. Обратите внимание, что в справках о неудержанном НДФЛ в шапке нужно отражать признак 2, а не значение 1.

Заполните 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2016 год с учетом изменений и писем чиновников

В справках работников указывайте новые коды доходов и вычетов. Также не забудьте про другие изменения в справках 2-НДФЛ. А расчет 6-НДФЛ заполняйте с учетом писем ФНС и Минфина. Мы недавно публиковали два подробных материала про то, как подготовить справки 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ за 2016 год. В каждом материале много образцов с отчетами!

• Начните сдавать годовую отчетность со справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ. А данные о выплатах работникам из отчетов по НДФЛ попадут в бухгалтерские формы и декларацию по УСН.
• Выдавайте 2-НДФЛ по просьбе работников в течение трех рабочих дней.
• Если вы начисляли в 2016 году доходы, с которых не удалось удержать налог, сдавайте 2-НДФЛ с признаком 2. Крайний срок - 1 марта.

Если вы подаете справки о выплаченных работникам доходах на бумажном носителе, то налоговики, проверив эти справки, должны составить "Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях".

Данный Протокол оформляется в двух экземплярах и должен быть подписан, как налоговиками, так и вами (если 2-НДФЛ вы представляете в ИФНС лично, а не по почте). Причем, печать организации брать с собой необязательно – Протокол будет считаться действительным и при наличии только подписи уполномоченного лица (Письмо ФНС от 22.10.14 ).

Данный документ очень важен – именно он подтверждает факт сдачи справок по форме 2-НДФЛ, а также то, что они прошли контроль заполнения. Поэтому не забудьте забрать из ИФНС свой экземпляр Протокола.

На бумаге 2-НДФЛ могут сдать те организации (ИП), у которых численность физлиц, получивших от них доход в году, за который представляются эти справки, меньше 25 человек (п.2 ).

Примечание : , где приведена таблица отчетности деклараций, когда они сдаются только в электронном виде по интернет.

Сведения о выплаченных доходах вы должны сдать в ИФНС даже в том случае, когда не смогли удержать НДФЛ.

Куда сдавать справки 2-НДФЛ

Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (). Как правило, организации представляют такие справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления справок 2-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях сдачи 2-ндфл .

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту головного офиса

1. Сотрудники головного отделения получают доходы от головного офиса.

2. Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту компании надо подавать справки по доходам, полученным от головного офиса (с указанием КПП и кода ОКТМО компании).

3. Работодатель - крупнейший налогоплательщик. По доходам от головного офиса справки сдают по месту учета компании, а по доходам, полученным от обособленного подразделения, компания вправе выбрать, куда отчитываться: либо по своему местонахождению, либо по местонахождению дополнительного офиса.

4. Сотрудники головного офиса находятся в длительной командировке в обособленном подразделении. Такая служебная поездка не меняет постоянного места работы.

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту подразделения

1. Работники обособленных подразделений получают доходы только от этих же обособленных подразделений.

2. Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту подразделения надо подавать справки по доходам, полученным от этого дополнительного офиса (с указанием его КПП и кода ).

3. Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от разных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территории разных инспекций. Встать на учет и сдать справки можно в любую из таких .

4. Компания - крупнейший налогоплательщик решила, что по доходам сотрудников своего обособленного подразделения будет отчитываться по его местонахождению.

ФНС не вправе отказать в приеме декларации по НДФЛ, где неверно заполнены отдельные реквизиты

Потому что, налоговая ответственность за несвоевременное представление сведений по форме 2-НДФЛ установлена пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. При этом из буквального толкования этой нормы законодательства следует, что штраф предусмотрен только за несдачу сведений по форме 2-НДФЛ. Поэтому, если сведения сданы в срок, хотя и заполнены некорректно (с ошибками), налоговая инспекция не вправе оштрафовать организацию за непредставление сведений. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 апреля 2013 г. № А19-16467/2012, Центрального округа от 28 августа 2006 г. № А35-9977/05-С18, Уральского округа от 11 июля 2005 г. № Ф09-2873/05-С2).

Если организация представила справку с ошибками, то инспекция может не принять такие сведения. При этом она обязана направить протокол приема сведений. В таком случае справка считается непредставленной. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 6 мая 2013 г. № А27-16221/2012). Поэтому нужно направлять сведения о доходах физических лиц заранее, чтобы своевременно исправить ошибки.

Нужно выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ?

Нет. Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ).

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

• выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;
• выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.

Разные ситуации при заполнении справки о доходах сотрудника

Как отразить в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

В справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отразите в том месяце, в котором их выплатили сотруднику. Во время отпуска сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (). Поэтому в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2015 года, за отпуск, который заканчивается в январе 2016 года, нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2015 год.

Как заполнить справку 2-НДФЛ, если зарплату в отчетном периоде начислили, но не выплатили

Такую зарплату отражайте в справке 2-НФДЛ по общим правилам. По-особому нужно заполнить лишь раздел 5.

Выплатили зарплату или нет, для справки 2-НДФЛ значения не имеет. В любом случае оплата труда становится доходом в последний день месяца, за который она начислена (). Поэтому в форме 2-НДФЛ отразите:

• месяц, за который начислена зарплата, код и сумму такого дохода – в разделе 3;
• вычеты – в разделе 4.

В разделе 5 начисленную, но не выплаченную зарплату нужно отразить только по строкам «Общая сумма дохода », «Налоговая база », «Сумма налога исчисленная ». А строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» заполните в зависимости от того, успели выплатить зарплату до подачи справки или нет. Это связано с тем, что суммы удержанного налога отражают в том налоговом периоде, за который исчислен налог. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 2 марта 2015 и от 12 января 2012 .

Зарплату выдали прежде, чем подали справки

Если зарплату выдали до подачи справки 2-НДФЛ, то сумму налога, перечисленную в бюджет после окончания отчетного года, включите в строки «Сумма налога удержанная » и «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за этот год.

К примеру, компания выплатила зарплату за декабрь только 10 января следующего года. Удержанный налог перечислили в бюджет на следующий день – 11 января. В справках 2-НДФЛ бухгалтер указал эту сумму в разделе 5, в том числе по строкам «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». Хотя фактически налог заплатили уже после окончания отчетного года.

Зарплату выплатили после того, как сдали справки

Если зарплату выплатили после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки.

Например, на дату подачи 2-НФДЛ компания все еще не выплатила зарплату за ноябрь отчетного года. Поэтому в разделе 5 справки бухгалтер показал сумму дохода и исчисленного с него налога. А вот в строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» этот налог не включил. В июне зарплата была выплачена. Бухгалтер подал в налоговую инспекцию уточненные справки, добавив сумму удержанного и перечисленного налога в соответствующие строки.

Зарплата начислена в отчетном году, а выплачена в следующем

Учитывайте особенности, связанные с уплатой налога с зарплаты за последний месяц отчетного года. Если зарплата за декабрь была начислена в декабре, но выплачена в следующем году (например, в январе), сумма налога перечисленная в бюджет все равно должна быть включена в показатель строки «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за отчетный год. Если зарплата за декабрь была начислена и выплачена после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 2 марта 2015 г. № БС-4-11/3283

Часто бывает так, что у некоторых работников ИНН отсутствует. Однако на этот случай в порядке заполнения справки 2-НДФЛ прямо сказано, что «при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется». Кроме этого, согласно утвержденному формату справки 2-НДФЛ (по такому формату справка формируется для передачи ее в электронном виде через интернет) такой реквизит, как ИНН в 2-НДФЛ является необязательным (указанные порядок и формат утверждены приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@).

Несмотря на это, письмом ФНС от 23.11.15 № 11-2-06/0733@ налоговым инспекциям «с целью обеспечения полноты формирования и достоверности данных» было рекомендовано настроить программы приема 2-НДФЛ таким образом, чтобы электронные справки без указания ИНН российских граждан от налоговых агентов не принимались. Из этого письма следует, что такой реквизит как ИНН следует расценивать как обязательный. В связи с этим, можно предположить, что у тех налоговых агентов, которые передадут в ИФНС через интернет справки 2-НДФЛ без указания ИНН, отчетность принята не будет.

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Сдача 2-НДФЛ на бумажном носителе и 2-НДФЛ через Интернет

К формам отчетности по НДФЛ относится в первую очередь справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ ), которую также называют отчетом 2-НДФЛ. Как видно из названия, в ней указываются суммы доходов, полученных конкретным физлицом. А также суммы исчисленного, удержанного (неудержанного) и перечисленного с этих доходов НДФЛ.

Справки 2-НДФЛ отдельно на каждого работника (иного физлица, получившего вознаграждение) сдаются один раз в год. В общем случае представить в ИФНС их надо по итогам отчетного периода, - календарного года (ст. 216 НК РФ), следующего за текущим (п. 2 ст. 230 НК РФ). Поскольку в этом году 1 апреля выпадает на рабочий день, сдать отчеты 2-НДФЛ в 2016 году надо будет именно в этот срок.

Таким образом, отчеты 2-НДФЛ в 2016 году - это справки по доходам, полученным в 2015 году. А о сдаче отчетов 2-НДФЛ за 2016 год (т.е. по итогам 2016 года) надо будет позаботиться в 2017 году.

Справки 2-НДФЛ - это не вся отчетность, которую должны сдавать в ИФНС налоговые агенты по НДФЛ. С 2016 года они также должны ежеквартально представлять расчет по .

Кстати, этот расчет за год сдается в те же сроки, что и справки 2-НДФЛ. Поэтому вместе с отчетностью по 2-НДФЛ за 2016 год нужно будет сдать и расчет 6-НДФЛ не позднее 3 апреля 2017 года. Такой срок для сдачи 2-НДФЛ за 2016 год объясняется тем, что 1 апреля 2017 года - это суббота. Поэтому последний день для представления отчетности — справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ - переносится на 3 число (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Как сдать сведения 2-НДФЛ

Теперь о том, как сдать отчетность по подоходному налогу, а именно справки 2-НДФЛ. На сегодняшний день НК предусматривает 2 способа представления справок. Сдача 2-НДФЛ на бумажном носителе возможна, если за отчетный год от данной организации доходы получили менее 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Только при соблюдении этого условия по численности можно сдать 2-НДФЛ на бумаге.

Если же налоговый агент в течение отчетного периода выплатил доходы большему количеству лиц (25 или более), то представить справки 2-НДФЛ он может только по телекоммуникационным каналам связи, иными словами в электронном виде. Для этого необходимо заключить договор со спецоператором, через которого и будет пересылаться отчетность в ИФНС. В этом случае фактически 2-НДФЛ сдается через Интернет.

Кстати, бывает, что налоговые агенты допускают . Порядок их исправления будет зависеть от того, в какой момент они были обнаружены.