Создание универсального корректировочного документа было необходимым шагом, который позволил решить вопрос о порядке корректировки показателей, отраженных в универсальном передаточном документе, в случае изменения стоимости товаров. В конце 2014 года чиновники обнародовали разработанную ими на основе корректировочного счета-фактуры форму комплексного документа, который назвали "универсальный корректировочный документ" (приложение № 1 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ (далее - Письмо ФНС)). В статье мы расскажем о том, когда и как его следует заполнять .

В 2013 году применение унифицированных форм первичных документов стало необязательным. В том же году ФНС России предложила форму комплексного документа (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@), соединяющего в себе функции "первички" и функции счета-фактуры. Документ получил название универсального передаточного документа (далее - УПД).

Для дальнейшего широкого использования универсального передаточного документа необходимым шагом стало создание универсального корректировочного документа (далее - УКД), который позволил решить вопрос о порядке корректировки показателей, отраженных в универсальном передаточном документе, в случае изменения стоимости товаров.

Как и форма предложенного ранее УПД, бланк УКД носит рекомендательный характер. Поэтому налогоплательщики могут:

не применять универсальный корректировочный документ, а по-прежнему заполнять два отдельных документа - корректировочный счет-фактуру и соглашение об изменении стоимости отгрузки;
использовать самостоятельно разработанную форму документа, объединяющего показатели корректировочного счета-фактуры и соглашения об изменении стоимости отгрузки.

Для тех, кто решит воспользоваться в своей работе рекомендуемой ФНС России формой универсального корректировочного документа, и тех, кто уже получает такой документ от своих поставщиков, будет полезно узнать особенности заполнения этого документа.

Но сначала разберемся, в каких именно случаях компании могут использовать этот новый универсальный документ.

Как применять универсальный корректировочный документ

Если коротко: форма УКД может применяться во всех случаях, когда возникает обязанность по составлению корректировочного счета-фактуры. В частности, при изменении цены товаров (работ, услуг) задним числом и (или) количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Причем здесь речь идет о тех ситуациях, когда предложение о таких изменениях исходит от продавца и требует (или не требует) согласия покупателя.

Форму универсального корректировочного документа можно использовать и для документирования продавцом согласия с претензией покупателя, если последний выявил расхождения по количеству и качеству товаров (работ, услуг) при их приемке (без постановки на учет), и документ о расхождениях представителем продавца при этом не подписывался (односторонний акт о расхождениях).

В Письме ФНС также даны разъяснения по поводу того, когда универсальный корректировочный документ составлять не нужно. Например, универсальный корректировочный документ не оформляется во всех случаях возврата товаров, принятых покупателем на учет. Объясняется это тем, что при возврате товаров установлен специальный порядок вычетов (п. 5 ст. 171 НК РФ), для которого наличие корректировочного счета-фактуры не требуется. Не предназначена форма УКД и для использования в ситуациях, когда изменение общей стоимости отгрузки обусловлено допущенной продавцом ошибкой в первоначальном комплекте документов, сопровождающих отгрузку.

Функции универсального корректировочного документа

Универсальный корректировочный документ сочетает в себе по сути два документа: корректировочный счет-фактуру и документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости ранее произведенной отгрузки.

Таким образом, использование в работе УКД призвано упростить работу бухгалтерам компаний-поставщиков, которым вместо двух документов будет достаточно заполнить всего один - универсальный корректировочный документ. При этом не важно, был ли оформлен универсальный передаточный документ (УПД) по самой отгрузке. Иначе говоря, допускается ситуация, когда на саму отгрузку продавец оформляет товарную накладную и счет-фактуру, а при изменении стоимости этой отгрузки оформляется УКД.

Кроме того, применение УКД позволит подтверждать затраты в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).

Заполнение УКД

Перейдем непосредственно к особенностям заполнения универсального коррестировочного документа. В левом верхнем углу УКД содержится поле "Статус". В это поле можно вписать цифру 1 или 2. В зависимости от присвоенного статуса меняется и назначение УКД.

Статус "1" указывается в том случае, когда универсальный корректировочный документ применяется одновременно в качестве и первичного учетного документа, и корректировочного счета-фактуры. При статусе "2" УКД может использоваться в качестве первичного учетного документа, подтверждающего изменение стоимости ранее отгруженных ценностей. В таком случае не заполняются показатели, которые обязательны для корректировочного счета-фактуры (или в соответствующих полях ставятся прочерки). Например:

"к счету-фактуре (счетам-фактурам) № ... от..., с учетом исправления № ... от..." (строка 1б);
"В том числе сумма акциза" (графа 6);
"Налоговая ставка" (графа 7).

Следовательно, универсальный корректировочный документ могут применять и те организации, которые не являются плательщиками НДС (к примеру, применяющие спецрежимы и использующие освобождение на основании ст. 145 Налогового кодекса). Оформление ими формы УКД не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. При этом у таких организаций в показателях граф 7 "Налоговая ставка" и 8 "Сумма налога" значений не будет.

Надо отметить, что статус документа носит лишь информационный характер. Если бухгалтер по ошибке поставит статус "2" вместо "1", но при этом заполнит все поля УКД, то такая ошибка не повлечет негативных налоговых последствий ни для продавца, ни для покупателя.

Форма универсального корректировочного документа

Визуально форма универсального корректировочного документа делится на две части. Первая часть полностью дублирует форму корректировочного счета-фактуры и обведена жирной линией. Вторая часть относится к первичному учетному документу, подтверждающему согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки. Соответственно, если компания является плательщиком НДС, при оформлении УКД этому документу присваивается статус "1" и заполняются обе части. Если же компания, к примеру, находится на "упрощенке", то в УКД ставится статус "2" и первая часть (форма корректировочного счета-фактуры) заполняется выборочно, вторая - полностью.

В этой статье мы не будем рассматривать особенности и правила заполнения той части УКД, что дублирует собой форму корректировочного счета-фактуры, а рассмотрим показатели некоторых строк, которые расположены ниже.

Итак, сразу под жирной линией, отделяющей корректировочный счет-фактуру, находится строка 5 "К передаточным (отгрузочным) документам". Эта строка позволяет включать в документ информацию, которая дает возможность идентифицировать первичные учетные документы, оформленные в отношении отгруженных ранее товаров, стоимость которых подлежит изменению. Например, это может быть дата и номер товарной накладной, которая составлялась ранее при отгрузке товаров, стоимость которых теперь меняется. Показатель данной строки не относится к обязательным реквизитам, поэтому бухгалтер может оставить ее пустой.

Следующая строка предназначена для отражения реквизитов документа, являющегося основанием для изменения стоимости товаров (работ, услуг). Например, это может быть договор, соглашение, акт об установленном расхождении по результатам приемки ценностей и т.п. Так же, как и предыдущий показатель, этот реквизит не является обязательным.

Если имеется дополнительная информация об изменении стоимости, то для ее отражения есть строка 7 "Иные сведения". Там, в частности, может быть приведена информация о конкретных достигнутых объемах закупок, результатом чего явилось предоставление скидки.

Подписание УКД и проставление печатей

В первой части универсального корректировочного документа, дублирующей корректировочный счет-фактуру, предусмотрены подписи руководителя организации (или уполномоченного лица) и главного бухгалтера (или уполномоченного лица). Если УКД оформляется индивидуальным предпринимателем, то, соответственно, проставляется подпись ИП.

Подписи в этих строках должны проставляться обязательно в том случае, если УКД присвоен статус "1". Таково требование пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса, предъявляемое к заполнению корректировочных счетов-фактур.

Если же планируется использовать универсальный корректировочный документ только как первичный документ (со статусом "2"), то проставлять подписи в первой части не нужно. В этом случае подписи сторон достаточно проставить в нижней части универсального корректировочного документа.

Обращаем внимание, что формой УКД предусмотрено место для проставления печатей (со стороны продавца и покупателя). Однако печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати не является препятствием ни для вычета НДС, ни для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль. В то же время если проставить печать, то полное наименование продавца и покупателя (строки 11 и 15 формы УКД) можно не заполнять.

Даты составления универсального корректировочного документа

В форме универсального корректировочного документа предусмотрены две даты, которые влияют на момент отражения корректировки в книге продаж и книге покупок у продавца и у покупателя. Так, в начале документа проставляется дата составления УКД (строка 1). А в нижней правой части УКД предусмотрена строка для отражения даты выражения покупателем согласия на полученное от продавца предложение изменить стоимость или дата получения уведомления от продавца об изменении стоимости (строка 13). При этом дата, указанная в строке 13, не может быть ранее даты составления УКД, приведенной в строке 1.

Если в договоре с покупателем условие об изменении стоимости изначально не было согласовано, то очевидно, что от покупателя требуется согласие на изменение стоимости. Поэтому покупатель, получив УКД, в строке 13 укажет дату такого согласия.

Если согласия покупателя на изменение стоимости не требуется (например, когда возможность изменения цены изначально была оговорена в договоре), то в строке 13 покупатель поставит дату уведомления, то есть дату получения им УКД.

Заполнение строки 13 не является обязательным, но чиновники рекомендуют его заполнять, аргументируя тем, что это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений. На наш взгляд, есть аргумент более весомый. Дело в том, что по этой дате определяется момент отражения корректировок в книге продаж или книге покупок у продавца и у покупателя. Например, если продавец уменьшает стоимость ранее произведенной отгрузки и при этом изменение стоимости он обязан согласовать с покупателем, то сумму такой корректировки он отразит в книге покупок на дату, которую покупатель проставит в строке 13 УКД.

ПРИМЕР
Компания "Премьер" 22.12.2014 отгрузила в адрес компании "Радуга" 500 мешков цемента по цене 250 руб. общей стоимостью 147 500 руб. (в т.ч. НДС - 22 500 руб.).
При приемке 23.12.2014 было установлено, что из общего количества 12 мешков цемента непригодны к использованию. В связи с этим "Радуга" составила односторонний акт об установленном расхождении и в этот же день направила в адрес "Премьера" претензию. 24 декабря акт и претензия были приняты продавцом, и он оформил универсальный корректировочный документ (см. образец ниже).

Образец оформления универсального корректировочного документа

Стоимость товаров уменьшилась на 3540 руб. (в т.ч. НДС - 540 руб.). Это изменение компания "Премьер" отразила в книге покупок 24.12.2014 - на дату, указанную покупателем в строке 13 УКД.

Важное в статье:

-
- Заполнение универсального корректировочного документа (УКД)
- Как регистрировать универсальный корректировочный документ (УКД)
- Как исправить УКД

Форма универсального корректировочного документа (УКД)

Форма универсального корректировочного документа (УКД) приведена в письме ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86. Она рекомендательная, поэтому налоговики не вправе требовать от компаний, чтобы при изменении стоимости они обязательно составляли именно УКД. Такой запрет прямо предусмотрен в названном письме, которое является для инспекторов обязательным.

Важная деталь

УПД выставляют при отгрузке. УКД — при изменении стоимости уже отгруженного товара. А исправленный УПД или УКД — чтобы исправить ошибку.

Вместо универсального корректировочного документа (УКД) стороны сделки, как и прежде, вправе оформлять обычные корректировочные счета-фактуры. Причем независимо от того, какой документ был выписан при отгрузке: УПД или обычный счет-фактура и отдельно первичка. В обоих случаях у вас есть выбор: при изменении стоимости вы теперь можете выдать УКД, а можете оформить корректировочный счет-фактуру и отдельно скорректировать первичку, например, актом на скидку. Как вам будет удобно. В этой статье мы привели образец заполнения универсального корректировочного документа (УКД) и отметили на нем опасные реквизиты, из-за ошибок в которых можно лишиться вычета и расходов.

Важная деталь

Изменение стоимости товаров теперь можно оформить УКД, а можно корректировочным счетом-фактурой и первичкой (например, актом на скидку).

Заполнение универсального корректировочного документа (УКД)

УКД выставляет поставщик, чтобы изменить стоимость реализованных товаров, работ или услуг по договоренности с покупателем. Стоимость может стать больше или меньше первоначальной из-за увеличения или уменьшения цены либо количества товаров (п. 3 ст. 168 НК РФ). Самые частые примеры — поставщик предоставил скидку или покупатель выявил недопоставку.

Раньше в таких случаях требовалось сначала оформить первичный документ, который подтверждает согласие покупателя или его уведомление с изменением стоимости товаров. Затем в течение пяти календарных дней после составления этого документа поставщик оформлял корректировочный счет-фактуру. Теперь же вместо первичного документа на изменение стоимости и корректировочного счета-фактуры можно использовать УКД.

УКД — это не только корректировочный счет-фактура, но и первичка на изменение стоимости товаров. И в некоторых ситуациях на основании этого документа компания будет списывать расходы в налоговом учете. Например, поставщик по УКД включит в расходы скидку, предоставленную покупателю. А покупатель учтет расходы, если продавец по какой-то причине увеличит стоимость уже отгруженных товаров. Чтобы защитить расходы, безопаснее сейчас утвердить бланк УКД в приказе и установить дату, с которой вы будете его применять (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). В дальнейшем в учетной политике на 2015 год можно включить универсальный корректировочный документ в перечень первички, которую применяет компания. Иначе есть риск, что на проверке налоговики посчитают расходы неподтвержденными и доначислят налог на прибыль.

А еще желательно согласовать с покупателем, что вы будете выставлять им УКД. Для этого можно подписать дополнительное соглашение к договору о том, что поставщик с определенной даты оформляет изменение стоимости товара именно этим документом. Иначе не исключено, что какие-то клиенты будут настаивать, чтобы продавец оформлял корректировочный счет-фактуру и отдельный первичный документ на изменение стоимости.

Перечислим распространенные ситуации, в которых поставщик вправе выписать УКД.

Поставщик предоставил скидку на отгруженный товар

Чаще всего компании корректируют стоимость отгруженных товаров, если предоставляют покупателям скидки. В этом случае компании обычно составляют первичный документ на изменение стоимости, например дополнительное соглашение к договору или письмо поставщика о скидке, и корректировочный счет-фактуру. Эти документы можно заменить одним — универсальным корректировочным.

Осторожно!

Налоговики могут оштрафовать поставщика на 10 000 или 30 000 руб., если он не выставит на скидку ни УКД, ни корректировочный счет-фактуру (ст. 120 НК РФ).

Иногда покупатель получает скидку еще до того, как продавец выписал отгрузочный счет-фактуру. Тогда поставщик может выставить этот документ уже с учетом уменьшения стоимости товаров. Поэтому составлять УКД или корректировочный счет-фактуру в данном случае не нужно (письмо Минфина России от 18 июня 2014 г. № 03-07-РЗ/29089).

Поставщик недопоставил товар или поставил лишнее

Поставщик уточнит стоимость отгруженных товаров, если покупатель выявит недостачу или излишки продукции, которые он согласен принять. В этом случае покупатель оформляет акт о расхождениях в количестве товаров, например, по форме № ТОРГ-2. Если клиент составил такой акт в одностороннем порядке, то продавец может выставить УКД, чтобы скорректировать стоимость поставленных товаров (приложение № 2 к письму № ММВ-20-15/86).

Возможно, в оформлении акта участвовал представитель поставщика. Тогда оформлять УКД не нужно. Ведь на акте будут подписи поставщика и покупателя. Значит, уточнение количества товаров согласовано и составлять дополнительный документ на изменение стоимости не требуется. Продавцу надо выписать только корректировочный счет-фактуру (письмо ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4100).

Покупатель вернул товары

При возврате поставщику и покупателю нужно скорректировать расчет НДС и налога на прибыль. Какой документ нужно при этом оформить, зависит от трех условий:

- какой режим налогообложения применяет покупатель — общий или специальный (упрощенка, ЕНВД);
- возвращает клиент товары, принятые на учет или пока еще не принятые;
- стороны оформили односторонний или двусторонний акт о некачественном товаре.

В письме № ММВ-20-15/86 чиновники подробно разъяснили, какой документ и при каких обстоятельствах оформлять — корректировочный счет-фактуру или УКД. Мы привели все выводы в таблице ниже.

Какие документы оформлять при возврате товаров

Ситуация	Какой документ выставит поставщик при изменении стоимости товара
Покупатель вернул часть товаров, не принятых к учету. Стороны оформили двусторонний акт о браке	Поставщик должен составить корректировочный счет-фактуру. УКД, по мнению ФНС, составлять не стоит, поскольку первичная часть будет дублировать акт. Нет смысла оформлять на одну операцию две первички
Покупатель вернул часть товаров, не принятых к учету. И составил односторонний акт о качестве товаров, например, по форме № ТОРГ-2	Поставщик может по выбору оформить корректировочный счет-фактуру или УКД. В одностороннем акте нет подписи продавца, поэтому первичка не задвоится
Покупатель вернул всю партию товаров, не принятых на учет	Составлять корректировочный счет-фактуру или УКД не требуется. Поставщик вправе принять к вычету НДС со стоимости возвращенных товаров на основании первоначального счета-фактуры на отгрузку или УПД. При этом возврат может быть оформлен любым документом, например актом по форме № ТОРГ-2
Покупатель вернул часть товаров, принятых на учет. Стороны оформили двусторонний документ, например соглашение о возврате товаров	2. Покупатель на спецрежиме. Поставщик должен составить корректировочный счет-фактуру (письмо Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-07-15/8473). Ведь компании на упрощенке не платят НДС и не имеют права составить счет-фактуру на возвращаемые товары
Покупатель вернул часть товаров, принятых на учет. И составил односторонний документ о возврате товаров, например акт о недостатках качества товаров	1. Покупатель на общем режиме. Поставщик не должен выписывать корректировочный счет-фактуру или УКД. Но покупатель должен выставить отгрузочный счет-фактуру либо УПД на стоимость возвращенных товаров. 2. Покупатель на спецрежиме. Поставщик может по выбору составить корректировочный счет-фактуру или УКД
Покупатель вернул все товары, принятые на учет	1. Покупатель на общем режиме. Поставщик не должен выписывать корректировочный счет-фактуру или УКД. В данном случае покупатель должен выставить продавцу отгрузочный счет-фактуру либо УПД на стоимость возвращенных товаров. 2. Покупатель на спецрежиме. Поставщик вправе заявить вычет НДС со стоимости возвращенных товаров на основании счета-фактуры на отгрузку или УПД. Составлять корректировочный счет-фактуру или УКД не требуется

Как заполнять универсальный корректировочный документ (УКД) со статусом 1

Если УКД заменяет одновременно корректировочный счет-фактуру и первичный документ, то в поле «Статус» нужно указать значение 1. Налоговики разъяснили, что этот реквизит носит информационный характер. Поэтому если поставщик не укажет статус или заполнит его неправильно, то покупатель может принять документ к учету при условии, что другие показатели заполнены правильно.

! — так выделены реквизиты, из-за ошибок в которых налоговики могут отказать компании в вычете НДС.

! Реквизиты корректировочного счета-фактуры (строки 1-4, графы 1-9). Данные показатели нужно заполнять в порядке, действующем для корректировочных счетов-фактур. Но есть и некоторые особенности.

В строке 1 надо указать номер и дату универсального корректировочного документа. О том, как присваивать номер корректировочным документам, в письме № ММВ-20-15/86 не сказано. Но в правилах заполнения корректировочного счета-фактуры прописано требование вести единую нумерацию счетов-фактур (п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Поэтому универсальный корректировочный документ нужно нумеровать вместе со всеми счетами-фактурами по хронологии.

Например, поставщик 2 декабря выставил счет-фактуру на отгрузку № 55, на другую партию товаров — универсальный передаточный документ, затем УКД на изменение стоимости продукции, отгруженной в ноябре. В этом случае УПД поставщик присвоит номер 56, а УКД — 57.

За неверную нумерацию счетов-фактур штрафов не установлено. Однако если компания будет нумеровать счета-фактуры, УПД и УКД отдельно, претензии инспекторов не исключены. Например, иногда налоговики снимают вычеты по документам поставщика с одинаковыми номерами.

В строке 1б нужно привести дату и номер документа, которым оформлялась отгрузка. Если это был УПД, то его дату и номер нужно написать в строке 1б и продублировать в строке 5. Если отгрузка была оформлена обычным счетом-фактурой и отдельной накладной, то в строке 1б вы напишете дату и номер первоначального счета-фактуры, а в строке 5 — аналогичные реквизиты накладной.

Важная деталь

В УКД не нужно перечислять все товары из отгрузочного счета-фактуры или УПД. Достаточно указать только данные по товару, стоимость которого после отгрузки изменилась.

Поставщик вправе составить УКД, относящийся сразу к нескольким отгрузочным документам. Например, если предоставляет скидку по всем партиям товаров, отгруженным покупателю в течение квартала. Хотя в разъяснениях чиновников это не указано, но законодательство разрешает составлять единые корректировочные счета-фактуры (п. 5.2 ст. 169 НК РФ).

Графы, А, Б. В графе, А можно указать номер строки, чтобы было удобно определять, по каким товарам изменилась стоимость. Например, в УПД фигурируют несколько позиций товаров. Поставщик предоставил скидку на продукцию, которая приведена в строке 5 УПД. В графе, А корректировочного документа поставщик может поставить 5. Либо можно просто пронумеровать позиции УКД.

В графе Б продавец может привести код товара, работы или услуги, который был проставлен в универсальном передаточном документе или накладной. Например, артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам.

«К передаточным (отгрузочным) документам» (строка 5). В этом реквизите поставщик может отразить дату и номер первичного документа на реализацию товаров, работ, услуг, например универсального передаточного документа или товарной накладной. Хотя если компания выписывала на отгрузку УПД, то его реквизиты будут указаны в строке 1б. Поэтому в строке 5 их дублировать необязательно.

«Основание изменения стоимости» (строка 6). В УКД можно также указать реквизиты договора, в котором прописаны основания изменения стоимости. Скажем, условие о том, что покупатель получает право на скидку при приобретении товаров на сумму более 500 000 руб. Или, например, реквизиты акта о расхождении в количестве и качестве товаров, в котором зафиксирована недопоставка продукции.

«Иные сведения» (строка 7). Поставщик может привести в этой строке УКД дополнительные сведения об изменении стоимости товаров. Например, объем закупленной покупателем продукции, который дает право на скидку. Другой пример — можно указать, какие действия покупатель должен сделать с некачественными товарами. Например, непринятые товары подлежат возврату поставщику.

! «Предлагаю изменить стоимость» (строка 8), «Уведомляю об изменении стоимости» (строка 9), «С изменением стоимости согласен» (строка 12).

Порядок заполнения этих реквизитов УКД зависит от условий договора (см. схему ниже). Возможно две ситуации.

Первая. Изменение стоимости товаров согласно договору нужно оформлять двусторонним документом. Например, в договоре установлена фиксированная цена товаров. Но затем поставщик решил предоставить скидку. Или, наоборот, повысить стоимость товаров, работ или услуг. То есть компании изменяют цену товаров после того, как договор заключен (п. 2 ст. 424 ГК РФ).

Важная деталь

Строку 8 УКД поставщик должен заполнить, когда для изменения цены необходимо дополнительное согласие покупателя. А строку 9 — когда достаточно одностороннего уведомления.

Тогда поставщик заполняет строку 8. В этом реквизите нужно поставить подпись с расшифровкой и указать должность работника, который уполномочен действовать от поставщика, к примеру, вправе корректировать цены.

Покупатель должен подтвердить корректировку стоимости. Для этого в строке 12 нужно поставить подпись с расшифровкой и должность сотрудника, который вправе согласовывать стоимость.

Вторая ситуация. Компании заранее согласовали в договоре возможность изменения стоимости товаров. Например, в договоре сказано, что поставщик предоставляет клиенту скидку при определенных условиях. При этом поставщику достаточно уведомить покупателя об изменении стоимости. В этом случае в строке 9 УКД надо указать должность работника, действующего от имени поставщика, и поставить подпись с расшифровкой. Покупателю не нужно заполнять строку 12.

! «Ответственный компании-поставщика за оформление изменения стоимости товаров» (строка 10). В этом реквизите должны быть должность и подпись с расшифровкой работника поставщика, который уполномочен оформлять документы на изменение стоимости товаров. Если это тот же работник, который заверил УКД в других реквизитах («руководитель организации»,«главный бухгалтер», строка 8 или 9), то в строке 10 достаточно указать должность и Ф.И.О.

! «Наименование поставщика» (строка 11). Эту строку можно не заполнять, если в документе проставлена печать с полным названием продавца.

«Дата» (строка 13). Налоговики рекомендуют заполнять этот реквизит. Это позволит исключить споры по поводу того, в каком периоде учитывать универсальный корректировочный документ при расчете налогов. В зависимости от условий договора покупатель корректирует расчет НДС на дату согласования стоимости или в периоде получения УКД. Эту дату покупатель указывает в строке 13.

Если поставщик должен согласовывать изменение стоимости (в УКД заполнена строка 8), то нужно указать дату, когда покупатель подтвердил эту корректировку. Если продавец уведомляет об изменении стоимости (заполнена строка 9), то в строке 13 покупатель фиксирует дату, когда получил УКД.

Если этот реквизит не заполнен, будет считаться, что клиент согласовал изменение стоимости товаров на дату составления документа, указанную в строке 1. А дату получения УКД можно подтвердить другими документами, например журналом учета входящей корреспонденции.

! «Ответственный покупателя за оформление изменения стоимости» (строка 14). Данный реквизит обязателен, если поставщик согласовывает с клиентом корректировку стоимости (то есть заполнена строка 8). Тогда в строке 14 документ заверяет работник, который оформляет изменение стоимости со стороны покупателя. Если УКД оформляет тот же сотрудник, который подписал документ в строке 12, то можно указать только его должность и Ф.И.О.

Важная деталь

Покупатель должен заполнить строку 14 УКД, если поставщик согласовывает изменение стоимости товаров.

Если поставщик уведомляет о корректировке стоимости товаров (в УКД заполнена строка 9), то покупателю согласно рекомендациям налоговиков тоже лучше заверить документ в строке 14. Ведь корректировка стоимости товаров означает изменение задолженности компании перед поставщиком, которую необходимо отразить в учете. А для этого нужен первичный документ. Таким первичным документом, аналогичным бухгалтерской справке, будет УКД, подписанный ответственным работником покупателя.

! «Наименование покупателя» (строка 15). Название компании-покупателя нужно указывать, если поставщик согласовывает корректировку стоимости товаров. Также согласно рекомендациям налоговиков это можно сделать и в том случае, если поставщик уведомляет покупателя об изменении стоимости, чтобы использовать корректировочный документ в качестве первички для бухучета. Строку 15 можно не заполнять, если в универсальном корректировочном документе проставлена печать с наименованием покупателя.

Важная деталь

На УКД ставить печать поставщика и покупателя необязательно.

Печати. На УКД печать необязательна. Из разъяснений налоговиков следует, что покупатель может поставить печать, если изменение стоимости нужно согласовать (в УКД заполнены строки 8 и 12). Если же в УКД заполнена строка 9, покупателю печать ставить не нужно.

Также надо учитывать условия договора, заключенного между поставщиком и покупателем. Возможно, в договоре прописано, что документы об изменении стоимости товаров требуется заверять печатью. Тогда нужно поставить печати поставщика и покупателя на корректировочном документе.

Пример: Как заполнить универсальный корректировочный документ

ООО «Торгснаб» в сентябре отгрузило покупателю ООО «Сбытсервис» товары стоимостью 82 600 руб., в том числе НДС — 12 600 руб. Бухгалтер ООО «Торгснаб» оформил на отгрузку универсальный передаточный документ. В декабре компания утвердила положение о скидках покупателям. На основании этого документа компания предоставила данному клиенту скидку. Бухгалтер выписал покупателю универсальный корректировочный документ на сумму скидки. В договоре возможность изменения цены товаров не предусмотрена, поэтому поставщик заполнил строку 8 корректировочного документа. Покупатель поставил подпись в строке 12. Образец заполненного УКД приведен выше.

Как заполнять УКД со статусом 2

Можно использовать УКД только в качестве первичного документа на изменение стоимости товаров. Например, если поставщик применяет спецрежим. Тогда в поле «Статус» приведите значение 2. При этом налоговики рекомендуют заполнить такие реквизиты:

- названия поставщика и покупателя (строки 2, 3);
- данные о валюте (строка 4);
- наименования товаров, работ или услуг (графа 1);
- код или условное обозначение единицы измерения (графы 2, 2а);
- количество товаров, цена, стоимость (графы 3, 4, 9).

Дополнительно можно привести и другие данные, например ИНН/КПП, адрес поставщика и покупателя в строках 2а, 2б, 3а, 3б. Номер УКД надо присваивать согласно общей хронологии нумерации корректировочных документов.

Реквизиты, которые относятся исключительно к корректировочному счету-фактуре, заполнять не нужно: «к счету-фактуре № … от …» (строка 1б), «сумма акциза» (графа 6), «налоговая ставка» (графа 7), «сумма налога» (графа 8). Если же компания укажет ставку и сумму НДС, то этот налог нужно будет уплатить в бюджет.

Поскольку поставщик не заполняет строку 1б, то в строке 5 необходимо указать реквизиты УПД, товарной накладной или другого первичного документа, показатели которого компания корректирует.

Как регистрировать универсальный корректировочный документ (УКД)

Учет универсального корректировочного документа для целей НДС зависит от того, уменьшается или увеличивается стоимость товаров.

Учет у поставщика

Если стоимость товаров уменьшилась, поставщик может заявить вычет НДС (п. 10 ст. 172 НК РФ). Для этого универсальный корректировочный документ нужно зарегистрировать в книге покупок.

Если согласно договору достаточно уведомить клиента об изменении стоимости, то считается, что продавец выставил УКД на дату его составления, указанную в строке 1. Поэтому документ надо зарегистрировать в журнале учета счетов-фактур и в книге покупок на дату строки 1. Эту дату нужно указать в графах 2 и 6 части 1 журнала учета, а также в графе 5 книги покупок.

Возможно, изменение стоимости требуется согласовывать с покупателем. Тогда корректировочный документ выставлен на дату, которую покупатель указал в строке 13 УКД (приложение № 5 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86). На эту дату документ надо отразить в книге покупок и журнале учета.

В части 2 журнала учета корректировочный документ в данном случае регистрировать не нужно (п. 9 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

При увеличении стоимости продавец доначисляет налог (п. 10 ст. 154 НК РФ). В данном случае УКД надо отразить в книге продаж и части 1 журнала учета счетов-фактур. Если поставщик уведомляет покупателя об изменении стоимости, то УКД необходимо зарегистрировать на дату строки 1. Если продавец согласовывает корректировку стоимости с клиентом, то УКД нужно отразить в книге продаж и журнале учета счетов-фактур на дату строки 13.

Учет у покупателя

Если стоимость товаров снизилась, покупатель должен восстановить налог (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ). Для этого нужно отразить УКД в книге продаж и части 2 журнала учета счетов-фактур.

Важная деталь

Покупателю нужно зарегистрировать УКД в книге продаж, если поставщик предоставил скидку.

Если поставщик уведомляет об изменении стоимости, то зарегистрировать УКД нужно в периоде, когда покупатель получил этот документ. Дату поступления УКД желательно фиксировать в строке 13. При этом в графе 6 части 2 журнала учета счетов-фактур и графе 5 книги продаж покупатель указывает дату строки 1.

Возможно, согласно условиям договора поставщик должен согласовать изменение стоимости товаров. Тогда покупатель учитывает УКД на дату, когда согласовал корректировку стоимости, указанную в строке 13. Эту дату покупатель приводит в графе 2 части 2 журнала учета счетов-фактур.

Когда поставщик увеличивает стоимость товаров, покупатель принимает к вычету дополнительную сумму НДС (п. 10 ст. 172 НК РФ). Поэтому корректировочный документ необходимо зарегистрировать в книге покупок и части 2 журнала учета счетов-фактур. Если поставщик уведомляет о корректировке стоимости, УКД нужно отразить на дату получения этого документа. Если же компании согласуют изменение стоимости, то на дату строки 13.

Добавим, что нередко поставщики не выставляют покупателям исправленные или корректировочные счета-фактуры. Как быть, если продавец не выписал такие документы, вы можете прочитать ниже.

Когда покупателю не нужны ни УКД, ни корректировочный счет-фактура

Некоторые покупатели требуют прописать в договоре обязанность поставщика выставлять корректировочные и исправленные счета-фактуры, а также установить штраф за их задержку. В то же время есть случаи, когда покупатель может вполне справиться без этих документов.

1. Если поставщик предоставил скидку, то для покупателя корректировочный счет-фактура необязателен. НДС нужно восстановить с суммы скидки на основании первички на изменение стоимости товаров (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ). Значит, в книге продаж можно зарегистрировать любой документ, подтверждающий согласие или уведомление покупателя о новой стоимости товаров. Это может быть, например, письмо поставщика, в котором указана сумма скидки, дополнительное соглашение к договору поставки, протокол согласования цен.

2. Если покупатель выявил недопоставку или брак при приемке товаров , корректировочный счет-фактура также не нужен. Ведь принять НДС к вычету можно только по фактически поступившим либо качественным товарам. Поэтому в книге покупок нужно зарегистрировать отгрузочный счет-фактуру на стоимость товаров, поставленных на учет (письмо Минфина России от 12 мая 2012 г. № 03-07-09/48).

Как исправить УКД

Универсальный корректировочный документ можно исправлять по тем же правилам, которые действуют для УПД (приложение № 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86).

Если ошибка относится к реквизитам корректировочного счета-фактуры и является существенной, то есть мешает определить продавца или покупателя, наименование и стоимость товаров, ставку и сумму НДС, нужно составить новые экземпляры УКД с правильными данными. При этом в строке 1а поставщик указывает дату и номер исправления (п. 6 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Если недочет в показателях корректировочного счета-фактуры относится к несущественным, то продавец может не исправлять УКД. Либо выписать экземпляры корректировочного документа со статусом 2, в которых можно не ставить подписи руководителя и главного бухгалтера.

Ошибки в реквизитах первички можно исправлять двумя способами. Первый — так же, как несущественные ошибки в показателях корректировочного счета-фактуры. Второй — зачеркнуть неверные данные, указать правильные, дату исправления и поставить подписи ответственных работников (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). В таком порядке исправляют и недочеты в корректировочном документе со статусом 2.

Если ошибка в УКД перекочевала из УПД, то тогда поставщик должен исправить оба документа.

И форм наиболее часто применяемой «первички». Бумага получила название «универсальный передаточный документ».

Позднее сотрудники ФНС выпустили разъяснение, что оформление отгрузок с помощью такой бумаги рисков не несет. Универсальный документ позволяет одновременно подтвердить право на получение вычета и расходы в целях налогообложения. Однако вопрос о внесении корректировок в бумагу вследствие допущенных ошибок или изменения цены оставался неурегулированным.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Понимая необходимость решения проблемы, специалисты налоговой службы вынесли на рассмотрение суда проект нового документа. Он был создан на основе счета-фактуры. Взяв стандартную форму документа, налоговики добавили в нее реквизиты, которые являются обязательными для первички.

При этом дублирующаяся информация была исключена. Доработанный счет-фактура получил название «универсальный корректировочный документ».

Обновленная бумага используется для достижения целого перечня целей. С ее помощью выполняется целый спектр операций по отгрузке товаров или приемке-передаче выполненных работ. Торговля упрощается. УКД – полноценный первичный документ.

С его помощью может осуществляться обоснование расходов по налогу на прибыль. Документ используется для выявления входного НДС. Чтобы бумага способствовала достижению целей, она должна быть составлена правильно.

Основополагающие моменты

Правовые нормы

Универсальный корректировочный документ был разработан и предложен к использованию специалистами ФНС РФ. Возможность применения документа на практике была закреплена в письме N ММВ-20-3/96.

Создание бумаги стало продолжением инициативы налоговой службы по разработке документации, необходимой для оформления наиболее часто совершаемых сделок между налогоплательщиками. Использование подобных форм поможет уменьшить объем документообмена и сократить затраты на обработку информации всех участников налоговых правоотношений.

Налоговая служба не собирается останавливаться на достигнутом. В планах специалистов государственного органа находится создание и утверждение электронного варианта бумаги. Проект подобного приказа уже прошел необходимые проверки. Для его вступления в силу остается дождаться выполнения формальной процедуры регистрации.

Суть, реквизиты и азы содержания

Если происходит передача имущественных прав или отгрузка товаров, необязательно оформлять счет-фактуру и передаточный документ отдельно друг от друга.

Бумаги способен заменить универсальный передаточный документ. В его состав входят сведения, содержащиеся в обеих вышеперечисленных формах. В дополнение к бумаге был выпущен универсальный корректировочный документ. Он составляется, когда в оформленные бланки нужно внести корректировки.

Если ознакомиться с правилами, выяснится, что форма УКД – рекомендуемая, а не обязательная. Это значит, что предприниматель имеет право самостоятельно принимать решение о том, использовать ли ему бумагу для совершения операций или нет.

Владелец бизнеса может создать свою форму документа и осуществлять контроль за проведенными операциями с ее помощью. Начать использовать УКД можно в любой момент времени.

УКД можно разделить на 2 блока:

Согласно установленным правилам, в перечень включают:

название и дату составления документа,
название компании, которая составила бумагу,
описание факта хозяйственной деятельности,
величина измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения,
указание должностных лиц, ответственных за заполнение УКД,
подписи продавца и покупателя.

Не все строки, входящие в состав УКД, обязательны к заполнению. Например, графа А предусмотрена для удобства поиска позиции, а графа Б – для идентификации товара. С полным перечнем граф и строк можно ознакомиться, изучив приложение №3 к письму №ММВ-20-15/86@.

Кто и когда вправе их применять

Документ могут использовать индивидуальные предприниматели и организации. Закон разрешает применять бумагу и тем, кто может не платить НДС.

Перечень случаев, когда применяется универсальный корректировочный документ, четко обозначен в действующем законодательстве. Он может использоваться, если произошло изменение стоимости товара.

Кроме того, с помощью бумаги можно зафиксировать согласие продавца с претензией покупателя, которую тот предъявил из-за несоответствия количества или качества ценностей во время приемки.

Однако документ оформить нельзя, если:

происходит возврат товаров покупателем с выставлением счета-фактуры;
происходит возврат всей партии товара, во время которой покупатель регистрирует собственный счет-фактуру в ;
изменение стоимости произошло из-за допущенной продавцом ошибки.

Выставление УКД не приводит к необходимости вносить налог на добавленную стоимость.

Детали исправления универсального корректировочного документа

Если заполнение документа было осуществлено с ошибками, их нужно исправить. Порядок проведения манипуляции завит от того, какой статус имеет бумага – 1 или 2.

Кроме того, но внимание принимается помешает ли ошибка налоговикам идентифицировать участников сделки и ее предмет. С учетом этих особенностей были разработаны 2 подхода к внесению изменений в бумагу.

Если осуществляется исправление документа со статусом 1, нюансы процедуры зависят от ситуации.

Так, если продавец допустил ошибку и в показателях счета-фактуры, и в данных первичного документа, необходимо:

составить новый универсальный документ, заполненный в соответствии с установленными правилами,
сохранить номер и дату, которые были присвоены бумаге до внесения изменений,
внести в строку 1а запись о номере внесения изменений и даты осуществления корректировок,
перенести все показатели, которые не требуют уточнения, в новый экземпляр.

Обновленная бумага должна содержать сведения, которые хотел внести или уточнить человек, решивший исправить документ. Подписание бумаги осуществляется в том же порядке, в котором происходила аналогичная манипуляция с ошибочно заполненной формой.

Если продавец одновременно допустил ошибки в показателях счета-фактуры и первичного учетного документа, но данные не мешают вычету НДС, документ можно оставить без изменений. Это может происходить, если бизнесмен желает уточнить некоторые показатели счета-фактуры.

Однако если уточнения необходимо внести в обязательном порядке, документ придется переоформить.

Для осуществления манипуляции предстоит выполнить следующие действия:

сохранить номер и дату, которые были присвоены бумаге до внесения исправлений,
заполнить строку 1а, указав порядковый номер корректировки и дату ее осуществления,
перенести данные из первоначального экземпляра и зафиксировать изменения,
в исправленном документе указать статус 2 вне зависимости от того, каким был первоначальный статус.

Исправленный экземпляр в книге покупок и продаж, а также в журнале учета не регистрируется. Если ошибки были допущены только в показателях, относящихся к первичному учету, коррективы вносятся в соответствии со схемой, указанной в предыдущем примере.

Все коррективы, вносимые в документ, имеющий статус 2, должны осуществляться в соответствии с правилами, зафиксированными в ФЗ №402. Чтобы исправление было признано действительным, оно должно содержать дату внесения изменений, подписи и инициалы лиц, которые его выполнили.

Бумага, в которой содержится ошибка, может быть полностью переоформлена, или неточность может быть исправлена непосредственно в тексте.

Уточняющие детали

Замены и назначения данных бумаг

Назначение универсального документа зависит от присвоенного ему статуса. Бумаги составляет продавец товара или исполнитель, если речь идет об оказании услуги. Он и занимается присвоением статуса документа.

Универсальным бумагам может быть присвоено 2 вида статуса 1 или 2. Первый из них означает, УКД можно использовать, как первичный документ или счет-фактуру. Если бумаге присвоен второй статус, она может использоваться только для оформления хозяйственных операций в качестве первичного документа.

Сам статус имеет чисто информативный характер. Чтобы узнать особенности документа, нужно обратить внимание на то, какие реквизиты зафиксированы в бумаге. Так, если в документе будет пустовать графа «Налоговая ставка», покупатель не сможет предъявить траты к вычету.

Условия оформления

Чтобы документ был признан действительным, он должен быть заполнен правильно. Для минимизации появления ошибок в тексте можно использовать образец. Его можно скачать в интернете.

Передаточный документ необязательно заполнять вручную. Для внесения данных может использоваться программа 1С 8.3. С нее помощью бухгалтер упростит фиксацию информации. Он не должен выводить все позиции.

Начинать внесение данных нужно с заполнения поля «Статус». В него можно внести 1 или 2 в зависимости от нюансов операции и назначения УКД. Нюансы составления могут отличаться в зависимости от ситуации. Все они зафиксированы в письме № ММВ-20-15/86@. Документ содержит дополнительные материалы, позволяющие составить представление об особенностях заполнения бумаги.

Дата, дополнительные поля и подписание

В первой части документа должны присутствовать подписи руководителя компании и главного бухгалтера. Если бумагу оформляет ИП, то требуется только его подпись.

Если бумаги присвоен статус 1, реквизит должен присутствовать в обязательном порядке. Такое правило закреплено в статье 169 НК РФ. Если документу присвоен статус 2, наличие подписи в первой части не требуется. В этой ситуации реквизит проставляется в нижней части УКД.

В документе предусмотрено место для проставления печати. Однако она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. По этой причине отсутствие печати не может выступать поводом для получения вычета или учета расходов для налога на прибыль. Однако, если оттиск будет проставлен, строки 11 и 15 можно не заполнять.

В УКД присутствуют 2 даты, которые оказывают непосредственное влияние на момент отражения операции в книгах покупок и продаж. В начала бумаги указывается дата ее составления, а в нижней части присутствует строка 13, предназначенная для выражения согласия на предложение об изменении цены.

Следует помнить, что дата, указанная ниже, не может быть раньше даты составления УКД, которая указывается вначале документа.

Строку, предназначенную для обозначения даты согласия, не нужно заполнять в обязательном порядке. Однако чиновники рекомендуют вносить в нее данные, аргументируя это тем, что фиксация даты не допустит несогласованного внесения изменений в документы. Эксперты советуют не пренебрегать требованием.

Существует и более весомый аргумент, из-за которого не следует пренебрегать требованием. По дате, обозначенной в нижней графе, определяется момент отражения корректировок в книге продаж или покупок. По этой причине не следует пренебрегать необходимостью заполнения строки.

Работа над ошибками

Исправление ошибок в бумаге может осуществляться 2 способами – полным переоформлением документа или внесением корректировок в текст.

Выбрав второй вариант, предприниматель должен будет зачеркнуть ошибочные данные, а затем вписать верные сведения, указав рядом дату исправления, а также реквизиты и подпись. Если они будут отсутствовать, бумага может быть признана недействительной.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Новую форму можно применять с 17 октября 2014 года, то есть с даты письма ФНС России. До этого времени безопаснее составлять обычные корректировочные счета-фактуры. Причем поставщики вправе выставить универсальный корректировочный документ не только к универсальному передаточному, но и к обычной первичке (накладным, актам приема-передачи работ и т. п.). Это нам подтвердили в ФНС.

Перед тем как применять единый бланк, безопаснее утвердить форму в учетной политике по бухучету. Сделать это можно сейчас. Ведь дополнять политику в течение года не запрещено (п. 10 ПБУ № 1/2008).

Для каких целей использовать

Универсальный корректировочный документ заменяет собой соглашение об изменении стоимости товара и корректировочный счет-фактуру. Поэтому составлять его надо при изменении количества или цены ранее отгруженного товара, выполненных работ или оказанных услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Список операций мы привели в подверстке.

УКД можно использовать как единый документ либо только как первичку (соглашение или уведомление об изменении стоимости). Для этого в документе поставщик выбирает статус: 1 — корректировочный счет-фактура и первичка либо 2 — только соглашение (уведомление) о новой стоимости.

Если выбрать единицу, то при изменении сведений достаточно составить один документ. На основании него покупатель скорректирует и расходы, и базу по НДС. Если поставщик выбрал статус 2, то порядок оформления документов зависит от того, является ли продавец налогоплательщиком НДС. Если да, то при изменении стоимости он должен выставить еще и корректировочный счет-фактуру. А если не платит налог (например, применяет упрощенку), достаточно оформить универсальный корректировочный документ. Он будет основанием для корректировки расходов и доходов.

Как заполнять УКД с реквизитами счета-фактуры и соглашения

Универсальный корректировочный документ со статусом 1 содержит реквизиты и корректировочного счета-фактуры, и соглашения (уведомления) об изменении стоимости товара (см. образец в конце статьи). Часть документа, выделенная жирной чертой, относится к корректировочному счету-фактуре. Поэтому и заполнять ее надо так же. Обязательные реквизиты: дата и номер документа, название сторон, наименование и количество товара, ставка и сумма налога и т. д. (п. 5 ст. 169 НК РФ).

Реквизиты за пределами жирной рамки относятся только к соглашению (уведомлению) об изменении стоимости поставки. Порядок оформления этих сведений различается и зависит от того, необходимо ли согласие покупателя на новую цену либо поставщик только уведомляет его об изменениях. Если необходимо согласие покупателя, то поставщик ставит подпись с расшифровкой в строке 8, а покупатель соглашается с изменениями, расписываясь в строке 12. Если же согласие не требуется, то поставщик заполняет строку 9. В обоих случаях покупатель ставит дату в строке 13, когда получил корректировочный документ.

Общие реквизиты в каждом случае — строки 5-7. В строке 5 поставщик записывает реквизиты первички, которой оформлена первоначальная отгрузка. В строке 6 — основание для изменения стоимости (договор или отдельное соглашение), в строке 7 — иные сведения (например, номер доверенности на работника). В документе есть еще место для подписей поставщика в строках 8, 9 и 10. Если за изменение стоимости и за оформление отгрузки отвечает один и тот же сотрудник, то он может поставить свою подпись только один раз — в строке 8 или 9. А в строке 10 заполнить лишь должность и Ф. И. О.

Как заполнять УКД, который будет только соглашением

Документ со статусом 2 поставщик использует только как соглашение или уведомление об изменении стоимости товара.

В такой первичке меньше обязательных реквизитов, чем в документе со статусом 1. Например, не требуется вносить номер и дату документа, который компания корректирует, в строку 1б. В графах 6-7 можно поставить прочерки. А руководитель и главбух могут не ставить подписи внутри жирной рамки, то есть в той части, которая относится к счету-фактуре.

Печать в документе с любым статусом — это необязательный реквизит. Если в строках 11 и 15 записаны наименования поставщика и покупателя, то штамп можно и не ставить. И наоборот, если стоит печать, то строки 11 и 15 можно оставить пустыми.

Можно оформлять УКД:

при предоставлении скидок к ранее отгруженным товарам;
при недостаче товара, выявленной в момент приемки;
при обнаружении излишков, которые покупатель готов принять и оплатить;
при возвращении покупателем товаров, не принятых на учет, и т. п.

Нельзя оформлять УКД:

при возврате товара, принятого покупателем на учет;
при арифметических ошибках в УПД (стоимости товара, сумме налога и т. п.);
при ошибках в реквизитах (ИНН поставщика или покупателя, ставке НДС, коде валюты и т. п.).

Вносить исправления в счета-фактуры нельзя. Для устранения ошибок следует оформлять:

корректировочные счета-фактуры (корректировки)
исправленные (исправительные). В некоторых случаях ошибки разрешено оставлять.

Как поступать в той или иной ситуации, читайте в этой статье.

Корректировка или исправление

Корректировочный счет-фактура (КСФ) оформляется дополнительно к первоначальному документу. Другими словами, КСФ не может существовать отдельно от исходного счета-фактуры. Составлять корректировку следует в случае изменения цены и/или уточнения количества товаров, работ, услуг, переданных имущественных прав (абз. 3 п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

Продавец обязан выставить корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней с даты составления первичного документа (договора, соглашения или пр.), подтверждающего согласие покупателя на изменения. Таким образом, корректировочный документ необходимо оформлять в случаях изменения цены по причине скидки или др., изменения количества товаров вследствие недопоставки, обнаружения брака и т.п.

Обращаем внимание, корректировочные счета-фактуры выставляются исключительно при взаимном согласии сторон, что подтверждается соответствующими первичными документами. Если покупатель не согласен с фактическими условиями поставки, то корректировочные документы не оформляются. В зависимости от ситуации производятся возврат, обратная реализация, допоставка или др. Как правило, порядок действий в подобных ситуациях оговаривается в договоре между сторонами.

Исправленный счет-фактура (ИСФ) – это новая версия (экземпляр) первоначального документа (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137). Он расценивается как новый самостоятельный документ, который может существовать без первоначального. В отличие от корректировочного счета-фактуры ИСФ присваивается номер и дата первичного счета-фактуры, а в строке «1а» указываются порядковый номер и дата исправления.

Чтобы выставить исправление, сторонам не требуется заключать соглашение на вносимые в документ изменения. Вместе с этим действующее законодательство России не определяет сроки для оформления ИСФ. Исправленные счета-фактуры выставляются в случаях неправильного указания ставки налога, арифметической ошибки, опечатки и т.п.

Ошибки в счетах-фактурах, а также в корректировочных счетах-фактурах, которые не мешают налоговым органам идентифицировать стороны сделки (продавца, покупателя), наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, ставку и сумму налога, разрешено не исправлять (абз. 2 п. 2 ст. 169 Налогового кодекса, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137). Такими ошибками могут быть строчные буквы вместо заглавных, лишние символы (запятые, тире и т.п.), опечатки в индексе или обозначении единиц измерения и др. К сожалению, действующее законодательство РФ не определяет исчерпывающий список ошибок, которые допускается не исправлять.

Поскольку исправить счет-фактуру можно лишь составив новые документы, возникает вопрос, что делать, если ошибки допущены в корректировочном или исправленном документах? Как выставить повторную корректировку или внести поправки в исправленный счет-фактуру? Разбираемся дальше.

Исправляем исправленный счет-фактуру

Предположим, что после выставления счета-фактуры мы обнаружили опечатку в наименовании покупателя, которая препятствует налоговым органам его идентифицировать, и вместо ООО «Мельница» указали ООО «Мыльница». Создаем новую версию первоначального документа – Исправление 1. Оформляем документ согласно Приложению N 1 к постановлению Правительства N 1137.

После выставления исправленного документа выясняем, что кроме ошибки в наименовании покупателя, также была допущена опечатка в ИНН контрагента, которую мы не заметили и не поправили в Исправлении 1. В этом случае создаем еще один экземпляр документа – Исправление 2, в котором отражаем правки в наименовании и ИНН покупателя.

Количество создаваемых версий счета-фактуры не ограничено требованиями действующего законодательства РФ. Новые версии документа также создаются в случаях обнаружения опечаток и арифметических ошибок в предыдущих версиях, т.е. в исправленных счетах-фактурах.

Исправляем корректировочный счет-фактуру

Оформить новый экземпляр документа можно как для первоначального, так и для корректировочного счета-фактуры. В случае обнаружения арифметической ошибки или опечатки необходимо выставить исправленный корректировочный счет-фактуру (ИКСФ) (п. 6 Приложения 2 к постановлению Правительства РФ N 1137).

В новом экземпляре КСФ не допускается изменение показателей, указанных в строках «1» и «1б» корректировочного счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка «1а», где указывается порядковый номер и дата исправления.

При повторном обнаружении ошибки в первоначальном КСФ или при повторном допущении ошибки уже в исправленном необходимо выставить новое исправление, которое будет новой версией первоначального корректировочного документа.

Как быть, если меняется цена или количество товаров (работ, услуг) в момент, когда выставлена уже новая версия счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры?

Корректируем исправленный счет-фактуру

Допустим, у первоначального счета-фактуры существует версия, т.е. выставлен исправленный документ. Спустя некоторое время в табличной части уже исправленного счета-фактуры находим ошибку (изменилась цена товаров вследствие скидки). Покупатель согласен на изменения, что подтверждено соответствующим дополнительным соглашением к договору. В этом случае поставщику следует выставить корректировочный счет-фактуру к последней версии первоначального документа, т.е. к Исправлению 1.

Примечание. Корректировочный счет-фактура всегда выставляется к последней версии первоначального счета-фактуры, т.е. к последнему исправлению.

Корректируем корректировочный счет-фактуру

На практике встречаются ситуации, когда требуется составить корректировку к корректировочному документу (повторная корректировка) либо дважды и более раз скорректировать первоначальный счет-фактуру. Рассмотрим подробнее.

А. Повторная корректировка

Повторная корректировка может потребоваться в случае повторного изменения стоимости товаров (работ, услуг). Тогда оформляется новый корректировочный счет-фактура к ранее выставленной корректировке. В соответствии с письмом Минфина РФ от 26.05.2015 № 03-07-09/30177 в новый КСФ переносятся соответствующие данные из предыдущего КСФ (в строку А (до изменения) повторного КСФ переносятся сведения из строки Б (после изменения) предыдущего КСФ). В строке «1б» новой корректировки указать номер и дату предыдущего корректировочного счета-фактуры.

Б. Повторная корректировка первоначального документа

В корректировочный счет-фактуру переносят только те сведения, в отношении которых осуществляется изменение цены и/или уточнение количества (п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ N 1137).

Предположим, что нам необходимо уточнить количество товара, указанное в строках «1» и «5» первоначального счета-фактуры. Выставляем корректировку. Все стандартно. Спустя время поставщик предлагает скидку по товарам, отраженным в строках «2» и «4» первоначального счета-фактуры. В этом случае выставить корректировочный документ к предыдущей корректировке не получится, поскольку речь идет не о повторном корректировании, а о корректировании других сведений документа.

Таким образом, если изменение цены или количества товаров (работ, услуг) произошло в разное время и оформлено разными первичными документами, то на каждое изменение необходимо составить отдельный корректировочный счет-фактуру. Другими словами, к одному счету-фактуре можно составить один или несколько корректировочных документов (письмо Управления ФНС по УР от 19.11.2015 N 16-3-02/17851@).

В практике существуют более сложные кейсы, когда на исправление выставляется корректировка, которая в свою очередь также имеет новые версии, и другие. Такое «смешанное» исправление встречается крайне редко. Рассмотрим ситуацию, вероятность столкнуться с которой достаточно высока.

Исправляем повторную корректировку

Понятно, что сложные кейсы складываются из нескольких простых, рассмотренных выше. Подробно останавливаться на простых сценариях не будем, просто обозначим происходившие события: выставили счет-фактуру, по причине уточнения количества некоторых товаров оформили корректировочный документ, который спустя время был скорректирован еще раз вследствие предоставления скидки (повторная корректировка). После повторного корректирования в первоначальном счете-фактуре и во всех корректировочных обнаружили опечатку в адресе покупателя, которая однозначно помешает налоговым органам идентифицировать компанию.

В такой непростой ситуации мы вынуждены выставить два исправительных документа: первый к первоначальному счету-фактуре, в который перенести исходные сведения о количестве и ценах; второй – к последнему корректировочному счету-фактуре, в котором уже следует отразить скорректированные сведения.

Чтобы не запутаться, какой документ и в какой ситуации оформлять, достаточно запомнить два несложных правила:

Корректировочный счет-фактура выставляется в случае изменения цены и/или уточнения количества товаров (работ, услуг, переданных имущественных прав), исправленный счет-фактура – при обнаружении арифметической ошибки или опечатки.
Правильное заполнение корректировочных и исправленных документов зависит от того, к какому документу они составляются. Будьте предельно внимательны при выборе документа-основания для исправлений.

Обращаем внимание, правила исправления счетов-фактур одинаковы для бумажных и электронных оригиналов. Если ранее на бумаге допускались вычерки, то сейчас поправить счет-фактуру можно исключительно с помощью составления новых документов – корректировок и исправлений.