Заполняем расходный кассовый ордер. Расходный кассовый ордер: бланк скачать в word и excel

Чтобы фиксировать выплаты из кассы организации, используют расходный кассовый ордер: скачать бланк РКО в word или excel можно ниже. Документ нужен при передаче наличных на расчетный счет, выдаче денег под отчет или зарплаты, выплате командировочных расходов и т.д.

Расходный кассовый ордер: скачать бланк-2019 (word)

В качестве РКО организации и ИП должны использовать унифицированную форму КО-2 (ОКУД 0310002). Рекомендуем скачать бланк расходного кассового ордера 2019 (word) у нас: он полностью отвечает требованиям законодательства.

РКО: скачать бланк в Excel

Вы также можете скачать бланк РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word - выбирайте удобный.

РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО - читайте далее.

Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:

в банк для зачисления на расчетный счет,
под отчет - по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
на нужды предприятия - в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.

Пример заполнения РКО

РКО можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Заполнить бланк несложно. Скачайте актуальный в 2019 образец заполнения расходного кассового ордера - можете просто заменить данные на свои.

Скачать образец РКО

Сумма, которую вы вписываете в форму КО-2, не должна быть больше 100 тысяч рублей. Все, что превышает этот лимит, надо проводить по безналичному расчету.

Оформление РКО

Расходный кассовый ордер может оформить:

главный бухгалтер,
бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

РКО составляется всегда в день выдачи денег.

Оформление РКО начните с заполнения:

полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
кода ОКПО,
номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
даты заполнения,
кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет - ставьте прочерк,
номера субсчета, по которому учитываются наличные,
кода аналитического учета (если требуется),
кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
суммы в рублях (цифрами).

нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
указать сумму прописью,
вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.

В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.

Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:

Выданную сумму прописью, а копейки - цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
Дату получения денег.
Паспортные данные.

Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.

Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы - чеки или БСО.

Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.

Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад - в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.

РКО: заполнить онлайн

Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.

В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности - сразу видна общая сумма выданных средств.

Как заполнять РКО: сложные случаи

Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.

Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО

Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:

При заполнении расходного кассового ордера кроме реквизитов доверенности обязательно нужно указать ФИО представителя и его паспортные данные.

Доверенность на получение денег без подписанного представителем РКО не доказывает, что он их получил.

В строку «Основание» надо обязательно вписать реквизиты договора, накладной и т.д., а также названия товаров.

Если оплата делается сразу по нескольким договорам, лучше составить отдельный ордер на выплату по каждому из них. Будет четко видно, сколько оплачено по каждой поставке.
Записывая этот ордер в кассовую книгу, нужно указать ФИО представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика.

Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец

С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное - указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.

Получите образец заявления бесплатно!

В качестве основания в РКО при выдаче в подотчет напишите «под отчет» и укажите документ («заявление»). Обязательно отметьте дату его составления. Скачайте образец РКО на выдачу подотчетных сумм - измените данные и используйте как шаблон.

Часто задаваемые вопросы

Разберем главные вопросы об оформлении расходного кассового ордера.

Какой срок действия расходного кассового ордера?

РКО выписывается на один день. Деньги должны быть получены именно в дату его оформления. Если не успели - заполните бланк РКО в word или excel заново.

Должна ли быть новая нумерация ПКО и РКО с начала года?

Указаний по поводу присвоения порядковых номеров ордерам нет. Нумерацию ПКО и РКО с начала года обновлять не обязательно - это можно делать и ежеквартально. Главное - хронологический порядок.

Чьи подписи должны быть в расходном кассовом ордере?

Всего на ордере должны быть четыре подписи: директора, главного бухгалтера, кассира и того, кто получил деньги.

Ставится ли печать на расходном кассовом ордере?

Ставить печать на бланке не надо, так как он относится ко внутренней документации организации.

Нужен ли сейчас журнал регистрации ПКО и РКО?

Сегодня журнал регистрации ПКО и РКО не обязателен. Информацию по ордерам нужно отражать только в кассовой книге.

Где подшиваются ПКО и РКО?

Расходные и приходные кассовые ордеры, а также сопутствующие документы, подшиваются к отчетам кассира. По мере необходимости, но не чаще раза в год, отчеты прошиваются и скрепляются печатью, как кассовая книга.

Нужно ли указывать в расходном кассовом ордере код целевого назначения?

Код целевого назначения в расходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если такие коды в компании не применяются, поставьте прочерк.

Вам могут понадобиться и другие документы.

Расходный кассовый ордер – бланк, форма которого официально утверждена на уровне федерального законодательства. Какова структура соответствующего документа, как правильно заполняется бланк расходного кассового ордера и что изменилось в его оформлении в 2019 году, узнайте из нашей статьи.

Как лучше скачать бланк РКО — в Word или другом формате

Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.

С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.

Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.

Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.

Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО

В соответствии с положениями указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У российские организации обязаны использовать в качестве бланка РКО унифицированную форму КО-2 (соответствующую номеру 0310002 по ОКУД). Данная форма утверждена постановлением Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88.

Подробнее о законодательных требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете .

Как скачать бланк РКО бесплатно

Скачать расходный кассовый ордер по форме КО-2, то есть полностью соответствующий по своей структуре требованиям законодательства, вы сможете на нашем сайте:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Важно не только скачать РКО актуальной формы в одном из представленных форматов, но и удостовериться, что файл не имеет атрибута «только для чтения» (иначе редактировать на ПК его не получится). Для этого нужно найти его на диске, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства» и снять при необходимости галочку напротив соответствующего атрибута.

Скачать расходный кассовый ордер — это еще полдела, возникнет следующая задача — корректно заполнить его. Рассмотрим ключевые моменты данной процедуры.

Нужно ли распечатать бланк расходного кассового ордера КО-2

Заполнение РКО может осуществляться как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — с использованием уже распечатанного бланка (п. 4.7 указаний № 3210-У). Также могут быть задействованы автоматизированные решения — в этом случае распечатка РКО необязательна (файлы ордеров сохраняются в памяти соответствующих программ и подписываются с помощью ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить подпись на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам).

Заполненный образец РКО может выглядеть так:

Данный заполненный образец расходного кассового ордера может быть использован как образец для кассира вашей организации.

На что следует обратить особое внимание, заполняя бланк расходного кассового ордера:

в графе «Код ОКПО» необходимо указать данные, соответствующие тем, что содержатся в реестрах государственной статистики;
если предприятие не имеет структурных подразделений, то в соответствующей графе формы нужно ставить прочерк;
в графе «Номер документа» следует фиксировать номер РКО по порядку, как правило, исчисление начинается с 1 января каждого года;
сумму в табличной части формы можно указывать в рублях и копейках через запятую или дефис (например, 200,75 или 200-75);
в пункт «Код целевого назначения» данные вносятся, только если организация на практике задействует систему кодов, по которым определяется расход и приход денежных средств;
в пункте «Сумма», что располагается ниже таблицы, следует указывать сумму денежных средств, выдаваемых по РКО, в рублях — прописью с заглавной буквы первое слово, в копейках — цифрами;
в графе «Основания» нужно указать содержание хозяйственной операции
в графе «Приложение» приводятся сведения о документе, который является основанием для проведения кассовой операции (например, это может быть платежная ведомость — при выдаче зарплаты наличными) с указанием номера и даты его составления.

Подробнее о заполнении платежной ведомости читайте в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

Если РКО заполняет ИП, не нанимающий кассиров, то в графе «Выдал» должны быть его данные. Если ИП не нанимает бухгалтера, на РКО должна стоять только его подпись как руководителя организации.

Нововведения в порядке оформления РКО 2019 года

К счастью, изменений в порядке заполнения РКО в 2019 году не было. Они были раньше. Так, 19.08.2017 вступило в силу указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-у, которое внесло ряд изменений в порядок заполнения и выдачи расходных кассовых ордеров:

Кассир вправе составить в конце рабочего дня один РКО на всю сумму, выданную за день из кассы, но при условии, что на выданные деньги есть фискальные документы онлайн-кассы.
Кассир обязан проверить, есть ли подписи главбуха и бухгалтера или директора на РКО, однако подписи отныне сверяют с образцами, только если документ составили на бумаге.
Если РКО оформлен в электронном виде, то получатель денег вправе поставить на документе свою электронную подпись.
Выдать деньги под отчет можно по приказу директора, заявление от подотчетника теперь просить не обязательно. Однако выбранный порядок выдачи средств (по заявлению или приказу) следует закрепить в Положении о расчетах с подотчетными лицами .
Задолженность сотрудника по полученному ранее авансу больше не является причиной для отказа в новой выдаче подотчетных средств.

Подробнее о всех изменениях в порядке выдачи под отчет читайте .

Итоги

Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче денежных средств из кассы. Правила его заполнения строго регламентированы и регулируются по большей части указанием № 3210-У. В 2019 году заполнять РКО нужно по хорошо всем знакомым правилам.

(работы или услуги), а также при выдаче подотчетных сумм. Не забывайте, что при этом надо все операции отметить в книге учета доходов и расходов (КУДиР). Унифицированная форма бланка КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 – не путайте с унифицированной формой КС-2 (акт приема выполненных работ).

Отсутствие, несвоевременное оформление или непредставление приходных и расходных кассовых ордеров контролирующим ведомствам влечет за собой налоговую и административную ответственность. Однако относительно оформления кассовых документов индивидуальным предпринимателем и субъектом МСП предусмотрен особый порядок.

Несмотря на то, что при соблюдении определенных условий предприниматели не обязаны оформлять кассовые операции соответствующими кассовыми документами, в отношении некоторых операций предпринимателям целесообразно продолжить их оформление, в том числе приходных и расходных кассовых ордеров. К таким операциям, например, стоит отнести расчеты с подотчетными лицами по выданным им «на руки» под отчет суммам.

Образец заполнения унифицированной формы КО-2

Расходный кассовый ордер имеет унифицированную форму бланка КО-2 и заполняется в одном экземпляре бухгалтером или иным уполномоченным работником. Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) регистрируются в журнале регистрации (форма КО-3). Как правило, к РКО также прилагаются документы, которые являются основанием для выдачи денег.

В шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО, номер данного документа, дату его составления. ПКО и РКО обязательно должны быть пронумерованы. Нумеруются они в хронологическом порядке, отдельно приходные и расходные ордера, нумерация не должна иметь пропусков.

Графа «дебет» – код структурного подразделения. Вам необходимо указать код подразделения, которое расходует денежные средства;
Корреспондирующий счет, субсчет – вписываете счет проводки (выбытие средств);
Код аналитического учета;
Кредит – необходимо вписать номер счета по кредиту, по которому происходит движение средств;
Непосредственно сумма к выплате;
Код целевого назначения.

Кому выдаются денежные средства;
Основание, согласно которому выдаются средства;
Денежная сумма прописью;
Приложение;
Должность, подпись, расшифровка подписи главбуха и руководителя.

Получающий денежные средства также прописывает сумму прописью, ставит дату, подпись, заполняет данные паспорта. В самом низу бланка содержатся сведения о том, кто выдал денежные средства.

Не забывайте, что за отсутствие, непредставление кассовых ордеров предусмотрена ответственность:

налоговая и административная – непосредственно в отношении организации;
административная, дисциплинарная и даже в отдельных случаях уголовная – относительно должностных лиц компании;
материальная – в отношении отдельных работников компании.

Кассовые документы ИП

Кассовые документы ИП в 2016 году может не заполнять. Это правило для субъектов малого бизнеса и предпринимателей ввели в 2014 году (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Ранее Центробанк практически уравнивал правила ведения кассовых операций ИП и юрлиц . Теперь индивидуальные предприниматели не обязаны вести кассовые документы - оформлять приходные и расходные кассовые ордера, а также вести кассовую книгу. Кроме того, они не обязаны устанавливать лимит остатка кассы. Однако, надо помнить, что это право ИП, а не обязанность. Поэтому, если вам удобнее вести расчеты с помощью кассовых документов, вы их легко можете использовать.

Образец заполнения расходного кассового ордера по унифицированной форме КО-2.

Расходный кассовый ордер (РКО) - это первичный кассовый документ, на основании которого из кассы организации выдаются наличные средства.

Скачайте бесплатно бланк и образец заполнения расходного кассового ордера

Применение расходного кассового ордера

Форма бланка расходного кассового ордера унифицирована и имеет кодировку КО-2.

Расходный ордер в одном экземпляре выписывает сотрудник бухгалтерии, отдает на подпись руководителю и главному бухгалтеру организации, после чего РКО фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) .

РКО может заполняться как вручную, так и электронным способом. При заполнении кассового ордера не допускаются помарки и исправления.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер в 2019 году

1. Вверху указывается название организации, выдавшей ордер, его код по ОКПО, наименование структурного подразделения этой организации, если ордер выдавался в подразделении. Если нет подразделения, ставится прочерк.

2. Указывается номер РКО - порядковый, из журнала регистрации КО-3 - и дата выписки ордера (день, месяц, год)

3. В табличной части:

в графе «Дебет» пишется код структурного подразделения, выдавшего деньги (или ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличности из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету, если организация такие коды применяет. Или ставится прочерк.
в графу «Кредит» вписывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражают выдачу денег из кассы;
сумма обозначается цифрами;
код целевого назначения пишется в том случае, если организация их применяет; если нет - ставится прочерк.

4.Под таблицей:

вписывается ФИО получающего деньги лица;
по какому поводу или на основе чего выдаются средства (зарплата, на покупку расходных материалов, на хозяйственные расходы, на основании накладной и т.п.);
сумма пишется с начала строки с большой буквы, рубли - прописью, копейки цифрами. Оставшееся в строке суммы пустое место прочеркивается;
в строку «Приложение» вписываются прилагаемые документы и их данные, на основании чего выдаются деньги (служебная записка, квитанция, накладная, заявление и пр.).

6. Строку «Получил» заполняет человек, которому выдаются деньги: с заглавной буквы без отступа получатель вписывает заявленную сумму, рубли прописью, копейки цифрами. Оставшееся пустое место прочеркивается. Получатель ставит дату и расписывается.

7. Последние строки заполняет кассир, после того как проверит правильность заполнения РКО. В них указывается, что за документ был предъявлен получателем (обычно это паспорт), его номер, дата и место выдачи. После этого кассир подписывает ордер, расшифровывая свою подпись, и выдаёт деньги. Сам ордер остаётся у кассира.

Бланк расходного кассового ордера скачать в формате word и excel вы можете из этой статьи. Также рассмотрим порядок заполнения с образцами РКО.

Читайте в статье:

Расходник предназначен для оформления выдачи денег из кассы. Составлять его обязаны все компании, которые рассчитываются наличными. Эта обязанность не зависит от организационно-правовой формы и режима налогообложения.

Расходный кассовый ордер: бланк

РКО имеет утвержденную законодательством форму КО-2. Госкомстат установил ее 18 августа 1998 постановлением № 88. В настоящее время бланк выглядит так:

Форма расходного кассового ордера

Заполнение расходно кассового ордера

Порядок заполнения бланка РКО установлен указаниями Центробанка от 11 марта 2014 № 3210-У (далее - Указания ЦБ).

Заполните документ в одном экземпляре. Составьте его в бумажном виде и заполните от руки, с помощью компьютера либо комбинируя оба способа. Вы вправе использовать для заполнения любые чернила.

Образец заполнения расходного кассового ордера при сдаче денег в банк

Обратите внимание: Указания ЦБ запрещают вносить исправления в кассовые документы.

Законодательство не содержит строго порядка нумерации РКО. Поэтому можете использовать любой способ сквозной или несквозной нумерации. Как правило, применяют простую нумерацию по возрастанию. К номеру можно дополнить буквенный шифр или дату.

Начните заполнение со строки «Основание». Впишите в нее хозяйственную операцию. Например, «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 20.07.2018 № 198».

Строка «Приложение» должна содержать номер и дату составления первички и других документов (счетов, заявок на выдачу денег и т. п.).

Заполнение строк РКО «Основание» и «Приложение»

Отметим: при выдаче работнику денег под отчет расходно кассовый ордер составляют на основании письменного заявления физлица в произвольной форме. При этом заявление обязательно должно содержать:

сумму выданных под отчет денег;
срок, на который выдана сумма;
подпись директора компании;
дата заявления.

При выдаче наличных попросите получателя поставить в РКО сумму прописью и расписаться.

При оформлении общего расходного ордера, например, за смену, его подписывает ответственный сотрудник, в частности, кассир. Закрепите данную обязанность работника в локальном акте компании.

Бланк РКО содержит реквизиты подписей директора компании, главного или обычного бухгалтера и кассира. Согласно Указаниям ЦБ, документ подписывают директор и бухгалтер. Но руководитель может не ставить свою подпись, когда она уже стоит на приложениях к РКО (заявления, счета и т. п.) и в штате есть бухгалтер. При отсутствии бухгалтера директор обязан визировать расходный ордер.

Директор также вправе перепоручить по доверенности ставить подпись на РКО от своего имени другому сотруднику компании.

Порядок выдачи денег по расходнику

Данная процедура состоит из шести этапов.

На первом кассир контролирует наличие в РКО всех необходимых подписей и соответствие их имеющимся у него образцам. Он сравнивает суммы прописью и цифрами. Они должны совпадать. Затем он проверяет наличие документов, указанных в расходнике. После этого кассир сличает ФИО получателя в ордере с данными его паспорта.

Деньги может запросить и представитель получателя по доверенности. Проверьте у этого лица доверенность и паспорт. Убедитесь, что ФИО получателя в РКО соответствуют указанным в доверенности и данным паспорта.

Доверенность нужно приложить к расходнику. Если она оформлена на несколько выплат или на получение денег у нескольких организаций, то сделайте ее копию. Заверьте копию в установленном директором фирмы порядке.

Второй этап предусматривает подготовку суммы наличных к выдаче и передачу РКО получателю, чтобы он поставил в нем свою подпись.

Третий этап – проставление получателем подписи.

На четвертом этапе кассир перед выдачей пересчитывает деньги так, чтобы получатель видел этот процесс. Затем кассир выдает деньги получателю.

Пятый этап предполагает пересчет получателем денег под наблюдением кассира. Без этой процедуры получатель сможет в дальнейшем предъявить претензии по сумме.

На последнем этапе кассир ставит свою подпись в РКО.