Человеческий фактор не чужд и кадровикам. Иногда случается, что внесенная в трудовую книжку работника информация (чаще о работе, переводе, увольнении), оказывается неверной - внесена ошибочно, или не в тот раздел, или не под нужным номером. Бывает, что решение суда или надзорного органа предписывает внести исправления. Как правильно отменить запись в трудовой книжке? Рассмотрим на примере образца заполнения.

Что говорит закон об отмене записи в трудовой книжке

Решению вопроса о неверных записях в трудовых книжках посвящены:

• раздел третий Правил ведения и хранения трудовых книжек , изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225;
• раздел первый Инструкции по заполнению трудовых книжек , утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Прежде всего необходимо уяснить, что просто зачеркнуть или аннулировать запись в трудовой книжке о работе, переводе, награждении или увольнении невозможно. Законный способ ее отмены лишь один - признание недействительной путем внесения об этом соответствующей записи.

Общие правила признания записи недействительной

Каждый случай исправления неверной записи в трудовой книжке индивидуален. Просто убрать запись в трудовой книжке не получится.

Существуют общие правила, которым подчиняются все корректировки в этом документе:

• исправления могут производиться как по тому месту работы, где была внесена неверная или неточная запись, так и новым работодателем на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку;
• исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены;
• свидетельские показания не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей, за некоторыми исключениями;
• зачеркивание (замазывание и т.п.) неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» не допускается, их изменение осуществляется посредством признания их недействительными и дальнейшего внесения правильных записей.

Даже самый опытный и дисциплинированный работник кадровой службы может совершать ошибки в трудовых книжках. Неправильное исправление не только не изменит ситуацию, но и может ее усугубить. В статье рассмотрим на что могут повлиять допущенные в трудовых ошибки и как правильно их исправлять в 2018 году.

Ошибки в трудовых книжках

Например, работникам на вредных или тяжелых условиях труда положена льготная пенсия. Для того, чтобы ее оформить гражданину потребуется доказать, что работа его действительно являлась вредной. При этом нужно, чтобы наименование его профессии, которая содержится в трудовой книжке совпадало с указанными в ЕТКС. Если наименование профессии не будет совпадать, то гражданину может быт отказано в назначении льготной пенсии. И работнику придется собирать дополнительные подтверждающие документы, справки, договора с работодателями и другие.

Важно! Запись в трудовой книжке, внесенная с ошибками не является основанием для отказа в оформлении пенсии гражданам. Однако страховой стаж потребуется подтвердить другими документами, запрашивать которые придется у бывших работодателей.

Общие правила для исправления ошибок в трудовых книжках

К исправлениям в трудовых книжках предъявляются особые требования, сделать это по своему усмотрению нельзя, так как это может привести к нежелательным последствиям.

Важно! Даже если трудовая книжка закончилась, содержащиеся в ней ошибки нужно исправить. Если места в книжке уже нет, то заводят вкладыш.

Для исправления ошибок поступают так: ошибочную запись на титульном листе перечеркивают, а если внесены неверные сведения в сведениях о работе, то их признают недействительными. Исправить ошибки может не только тот работодатель, кто их допустил, но и тот, кто их обнаружил. Также в книжку можно довнести забытые записи, например о службе в армии, о реорганизации фирмы, о повышении квалификации и др.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Как исправить ошибки в трудовых книжках

Разберем основные ошибки, которые может совершить кадровик:

• Кадровик поставил в трудовой книжке печать компании до реорганизации.

Рассмотрим ошибку на примере: Компания провела реорганизацию, после которой сотрудник Иванов И.И. был уволен. При заполнении трудовой, кадровик заверил запись об увольнении печатью компании до реорганизации.

В данном случае такая запись будет признана как не имеющая юридической силы, так как печать уже недействительная.

Как исправить: Для исправления допущенной ошибки в этом случае только один вариант – признать запись недействительной, после чего внести в книжку запись о реорганизации, а также новую запись об увольнении (Пример 1)

• В трудовой книжке случайно поставили чужую подпись.

Рассмотрим ошибку на примере: В организации увольняются одновременно два работника. По ошибке работник поставил подпись в чужой трудовой книжке.

Как исправить: Ошибку можно исправить следующим образом. Подпись, которую сотрудник поставил по ошибке перечеркивается и ставится запись «Подпись внесена ошибочно», после чего вносится правильная подпись сотрудника. Всю запись признавать недействительной нет необходимости, достаточно только такого исправления.

• Дата оформления трудовой не совпадает с датой первой записи о приеме на работу.

Если такую ошибку допустил предыдущий работодатель, то настоящий исправлять запись уже не должен. Можно проверить запись, сделанную в книжке по настоящему месту работы. Важно, чтобы она совпадала с той датой, которой заключили трудовой договор.

• Запись об образовании заполнили неверно.

Согласно инструкции по заполнению книжки, запись об образовании можно дополнить, например, добавив запись о высшем образовании, если стояло только средне-специальное. Как именно исправить неверную запись, таких сведений инструкция не содержит. Поэтому применить можно те же правила, что установлены для исправления имени сотрудника. То есть неверную запись зачеркнуть, а слева на внутренней стороне обложки заполнить в какой строке была допущена ошибка, а также написать верные данные. Основанием для исправления записи будет служить номер диплома работника. Заверяется запись подписью ответственного кадрового сотрудника и печатью.

Запись будет следующая: «В строке «Образование» допущена ошибка: «Среднее профессиональное» исправлено на «Высшее» на основании диплома № _____… Начальник отдела кадров подпись Катанова О.И.».

• Отсутствует запись о службе в армии. Если военнообязанный сотрудник служил в армии, то должна быть соответствующая запись в трудовой. Некоторые работодатели забывают сделать запись об армии, а сразу вносят данные о приеме. Такую ошибку нужно исправить. Причем сделать это может не только тот работодатель, которые ее допустил, но и новый.

Как исправить: запись про службу в ВС вносится в раздел, содержащий сведения о работе. Приводим образец записи (см. Пример 2).

• До записи о приеме на работу не указали наименование организации.

До той записи, которая свидетельствует о приеме сотрудника на работу нужно обязательно вносить наименование организации в полном и сокращенном виде. Если наименование кадровый сотрудник указать забыл, эту ошибку можно исправить.

• Запись внесена не в тот раздел.

К примеру кадровый сотрудник внес запись о приеме на работу не в раздел сведений о работе, а в раздел о награждениях. Сделать это он может не по невнимательности, а в том случае, если графы в разделе о работе закончились. Однако этого делать нельзя, а если такая запись уже сделана, нужно ее исправить.

Как исправить: в разделе о награждении делается новая запись под номером о том, что предыдущая запись недействительна. Затем, если книжка закончилась то завозят вкладыш, куда вписывается верная запись о приеме на работу. Важно учитывать, что нумерация не начинается заново, а ставится следующий порядковый номер.

Вносим изменения в трудовую книжку

В некоторых случаях у работодателя возникает необходимость не исправить ошибку, а внести некоторые изменения в трудовую книжку. Например при смене наименования организации или при переводе работника. Рассмотрим как внести запись об основных изменениях.

Любой кадровик знает - трудовая книжка должна быть заполнена безупречно. Ведь достоверность содержащихся в ней сведений имеет прямое отношение к оценке будущих пенсионных прав работника. Но, к сожалению, не всегда удается избежать ошибок. Давайте посмотрим, как можно внести изменения и исправления в этот документ.

Определимся с понятиями

Скажем сразу: внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин.

Изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности. А дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна или испорчена (Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.).

Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо «11.10.1978» написать «11.10.1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Помните, что испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

Теперь, когда мы разобрались с похожими процедурами и четко уяснили себе их различия, перейдем непосредственно к внесению изменений и исправлений в трудовую книжку.

Измененяем анкетно-биографические данные

Классическая ситуация - сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Все эти изменения необходимо внести в трудовую книжку работника.

Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Имейте в виду, зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.

Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

Обращаем ваше внимание на то, что при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Пример внесения записи об изменении фамилии приведен ниже.

Дополняем сведения об образовании

Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять сведения об образовании, профессии, специальности. Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее образование), а впоследствии получил среднее профессиональное образование. При этом в соответствии с пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки. Приведем пример.

В строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «строитель». Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер».

Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных. На наш взгляд, если законодательство этой ссылки не предусматривает, делать ее нет необходимости. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки.

Исправляем неверную запись

Если вы обнаружили в трудовой книжке работника неправильную или неточную запись, сделанную на предыдущей работе, или же сами по ошибке внесли неверную запись, нужно как можно скорее исправить положение. В этом нам поможет пункт 1.2 Инструкции и раздел III Правил ведения и хранения трудовых книжек*.

По ранее действовавшему законодательству исправить неверно внесенную запись в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация изменилась. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Для этого нужно сделать следующее. В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 впишите дату внесения записи, а в графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна». Вот теперь можно воспроизвести эту запись в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.
По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией, КТС или самим работодателем незаконными. Следует также отметить, что, если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п. 33 Правил).

Особенности исправления записей

Часто у кадровиков возникают вопросы, как поступить в той или иной неординарной ситуации, связанной с необходимостью внесения исправлений в трудовую книжку. Рассмотрим некоторые подобные случаи.

Неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени. Даже если с момента внесения неверной записи прошли годы и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи, исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер, скажем, 10, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 5 и воспроизводится правильная запись. При этом датой изменений будет не та дата, которая указана под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если вы вносите изменения на основании копии приказа другого работодателя, обязательно укажите, на чей именно приказ вы ссылаетесь

Неверная запись обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение. Здесь вот какая трудность: увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке, сделанных в вашей организации, закрыт печатью и подписями. Если сейчас сделать запись без наименования организации, будет непонятно, кто ее автор. Поэтому для одной этой записи нужно создать в трудовой книжке новый блок - вновь написать в виде заголовка наименование организации, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. После этого внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника, как при увольнении.

Так же следует поступать и в том случае, если бывший работник пришел к вам исправить неверную запись, сделанную в вашей организации, а в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации

К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Трудовая книжка – документ, по которому высчитывается размер пенсии на момент достижения работником определенного законодательством возраста. Чтобы не возникло проблем со стажем, важно, чтобы все записи были внесены корректно. Если все-таки была допущена какая-либо ошибка, то она обязательно должна быть исправлена. Так как правильно оформить исправление в трудовой книжке?

Важно различать такие понятия, как «исправление», «дополнение», «изменение». В зависимости от понятия совершаются разные действия в отношении определенных записей. Дополнение – это не ошибка, а некое преобразование верных записей. В свою очередь, исправление – замена ошибочных и неправильных записей.

Некоторые общие правила

• В трудовой книжке, а именно в графе «Сведения о работнике», нельзя сокращать или писать инициалами личные данные сотрудника (ФИО), дату рождения следует прописывать арабскими цифрами, где год указывается полностью, а перед цифрами от одного до девяти ставится 0.
• Титульный лист должен включать в себя все соответствующие печати, записи и подписи как владельца, так и лица, которое несет полную ответственность за ведение трудовых книжек.
• Наименования должностей и профессий обязательно должны соответствовать ОКПДТР.
• Записи о приеме на работу и увольнении должны всегда включать в себя наименование одной и той же организации, название которой в точности соответствует оттиску печати этой организации. В случаи реорганизации предприятия в трудовой книжке специально делается запись об этом со ссылкой на определенный документ.

Нормативные акты, которыми надо руководствоваться при внесении изменений и исправлений

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (часть, где говорится о том, какие фразы и формулировки вносятся в трудовые книжки).
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства РФ. В них прописаны условия ведения и хранения книжек, изготовления бланков для них и обеспечения работодателей трудовыми книжками.
3. Инструкция, в которой прописаны правила по заполнению трудовых книг (утвержденная постановлением Министерства труда РФ). А именно несколько пунктов: 1.2, 2.3 и 2.4.

Любые исправления записей, их дополнения, а также исправления в трудовых книжках, принадлежащих сотрудникам, зависят от раздела, в который они вносятся.

Главные разделы трудовой книжки

Итак, трудовая книжка делится на три части: титульный лист (в него вносятся сведения о самом сотруднике)? сведения о работе? сведения о награждениях. Многие спрашивают, можно ли вносить исправления в трудовую книжку, а если можно, то в каком из разделов нельзя зачеркивать неправильные данные.

Изменения, вносимые на титульном листе

Титульный лист включает в себя сведения о работнике. Заполняя данную графу, важно вносить все записи корректно и в полном объеме.

При изменении имени, отчества, фамилии (например, при вступлении в брак), а также даты рождения проводятся следующие действия:

• старые данные зачеркиваются только одной чертой}
• далее записываются новые данные}
• на обложке, с внутренней стороны, делается ссылка с номером и датой документа (это может быть паспорт, свидетельство о браке и др.) и заверяется это подписью и печатью уполномоченного лица.

Но что делать, если неправильно сделали запись в трудовой книжке, и ошибка была сделана в написании фамилии, имени или других данных? Тогда возможны два решения такой проблемы:

1. Если ошибка допущена, когда заполнялся титульный лист книжки впервые, то составляется соответствующий акт, а испорченный бланк уничтожается. Обычно за испорченный бланк работодатель не взимает деньги с работника.
2. Если ошибка была обнаружена гораздо позже, то наиболее правильным выходом из такой ситуации будет обращение в суд, чтобы признать принадлежность этой трудовой книжки.

Такие изменения иногда вносят именно по месту работы, где и была допущена ошибка, или даже по текущему месту работы, но при наличии документа от работодателя, который сделал ошибку. В таком случае изменения вносятся так же, как и при изменении данных.

Но следует помнить, что вариант внесения изменений без обращения в суд является спорным и может быть рассмотрен как несоблюдение норм ведения трудовых книжек.

Также стоит задать вопрос о том, как работодатель определил, что эта трудовая книжка принадлежит человеку, предоставившему паспорт? В мире существуют однофамильцы, у которых могут даже и имя, и дата рождения совпадать.

Новые записи о профессии или специальности, образовании

Очень часто, оформляя трудовую книжку впервые, работник может к тому времени не закончить учебное заведение. Тогда в трудовой книге будет вписано в графе «образование», например, «неоконченное высшее». В этом случае при получении диплома служащий должен обратиться к работодателю и попросить внести изменения в трудовую книгу по данному факту. То же самое происходит и при получении новой профессии или специальности. То есть в данном случае делается дополнение, а никак не исправление, и предыдущие данные не зачеркиваются.

Стоить помнить, что в случае внесения дополнений давать ссылку на удостоверения или дипломы на внутренней стороне книжки не нужно.

При обучении в вузе на момент оформления трудовой не стоит оставлять строку «образование» пустой. На основании студенческого билета, зачетной книжки или справки из вуза делается запись о неоконченном высшем образовании.

Что делать, если была неправильно сделана запись в трудовой книжке о приеме на работу

При приеме на работу могут неправильно вписать наименование должности или, например, структурного подразделения. Желательно успеть внести изменения перед тем, как появится следующая запись. В таком случае все исправляется следующим образом:

В таком случае все исправляется без особых проблем.

Важно помнить, что в данном разделе нельзя зачеркивать ошибочную запись. Если сотрудник уже устроился на новую работу, и была внесена новая запись (либо несколько), то исправления делаются таким образом:

• В чистой строке ставится обязательно следующий порядковый номер.
• Пишется, что запись номер … является недействительной, и тогда вносится правильная запись.
• Указывается дата исправления.
• Ссылка на документ (приказ или распоряжение) по данному факту делается в графе 4.

Если предприятие, допустившее ошибку, реорганизовано, то исправление оформляется его правопреемником. Если же организация была полностью ликвидирована, то исправления производятся по новому месту работы работодателем на основании свидетельства, например, копии приказа о приеме на работу, о переводе или увольнении сотрудника и т.п.

Если запись в трудовую книжку была внесена не верно об увольнении или о переводе на другую работу

Если увольнение или просто перевод на другую работу были признаны судом, работодателем или трудовой комиссией незаконными, а также, если меняется формулировка причины увольнения сотрудника, запись является недействительной.

• Если работника восстанавливают в должности, то под следующим номером прописывается фраза «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе».
• Если меняется формулировка причины увольнения, то запись звучит так: «Запись за номером … недействительна, уволен (измененная формулировка причины)».

Если в трудовой книге есть запись об увольнении, которая была признана недействительной, сотрудник вправе подать заявление и попросить выдать дубликат трудовой книжки, где будет исключена запись об инциденте.

Перемены в данных компании или сотрудника

При изменении организационно-правовой формы компании или ее названия в разделе «Сведения о работе» всегда вносится запись об этом факте. При этом такая запись не нумеруется.

Если сотрудник переходит на другую должность или переходит в другое отделение этой же компании, то такая запись вносится с новым номером.

Если меняется название в должности, то в разделе о работе запись вносится без номера на основании приказа об этих изменениях, внесенных в штатное расписание организации.

Если в трудовой книжке неправильная запись организации, в этом случае исправления вносятся по месту работы, где была допущена ошибка, либо по текущему месту работы при наличии документа от работодателя, который и допустил эту ошибку. Изменения вносятся таким образом:

1. Пишется неправильное название, указанное раньше.
2. Делается запись о том, что наименование организации указано неверно и следует читать «…» (правильное название).

Не верно внесены несколько записей в трудовую книжку

В случае нескольких недействительных записей или записей с ошибками каждая из них должна быть вынесена со следующим порядковым номером, датой признания ошибочной и заверена в отделе кадров или работодателем (если запись с текущего места работы), либо на основании каких-либо подтверждающих документов с тех мест работы, где совершили каждую из ошибок.

Как исправить две неправильные записи в трудовой книжке, если они следуют подряд

В случае, если в трудовую книгу были случайно внесены две неправильные записи подряд, каждая запись должна быть обязательно признана недействительной отдельно. То есть:

1. Следует фраза «Запись за номером … недействительна».
2. Ставится дата.
3. Запись заверяется уполномоченным лицом.
4. Пишется следующий порядковый номер.
5. Следует фраза о второй записи, что «Запись за номером … недействительна».
6. Ставится дата, и запись снова заверяется.

То же самое делается и со следующей неверной записью, если таковая имеется.

Не допускается формулировка «Записи за номерами … и … недействительны». Хотя этот вопрос является спорным, и такие формулировки иногда вносятся. Но чтобы избежать проблем при проверке записей в последующем расчете пенсии, стоит каждую запись исправлять отдельно.

Неправильно записан порядковый номер

Несмотря на то, что сама запись может быть верной, нумерация не по порядку все же является ошибкой, которая должна быть исправлена. Законодательно вопрос об исправлении ошибки в нумерации не урегулирован, и в правилах не сказано, как это делается. Однако, следуя всем правилам об исправлениях и изменениях в трудовых книжках, оставлять такую запись без внимания нельзя. В таком случае делается следующее:

Другие неточности

Бывают случаи, когда все записи – наименование организации, должность, структурное подразделение – вносятся одной строкой. Такая запись верная, однако был нарушен пункт инструкции по пользованию трудовыми книжками. Такую запись исправлять необязательно, но все-таки таких ситуаций лучше избегать. Ошибка говорит о том, что внесший запись не знает правил и всех инструкций по ведению трудовых книг. За такое нарушение этот человек может понести дисциплинарную ответственность.

Пенсионный фонд РФ не признает исправлений и изменений, которые не подтверждаются документально. Исключением может стать только судебное решение.

Обязательно ли менять неверную запись названия компании в трудовой книжке? Как ее исправить, если у записи нет номера?

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек установлен двумя документами:

Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция);

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Ни первый, ни второй документ не разъясняет, как исправить ошибку, допущенную при указании в трудовой книжке наименования компании. Разберемся, можно ли оставить неверную запись «как есть», обязательно ли ее исправлять, как это сделать.

Как правильно вписывать наименование компании

В трудовую книжку наименование компании вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе».

Сначала в виде заголовка указывается полное наименование работодателя, потом сокращенное (при его наличии).

Обратите внимание: такой записи номер не присваивается (п. 3.1 Инструкции).

Общие правила внесения исправлений

Разберемся, обязательно ли исправлять ошибку в наименовании компании, и если это действительно необходимо, то кто и как вправе внести исправления.

Можно ли не исправлять ошибочную запись?

Наименование компании-работодателя является обязательным условием для включения в трудовой договор (ч. 1 ст. 57 ТК РФ), поэтому должно быть указано правильно.

Пункт 27 Правил прямо указывает на то, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправлять ее нужно. Более того, если неверную запись не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.

Грозит ли работодателю ответственность за неверное наименование компании в трудовой книжке

Если при проверке трудовая инспекция обнаружит в трудовой книжке работника ошибку в наименовании компании, работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение трудового законодательства.

В соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ на него может быть наложен административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.

Одновременно к ответственности в виде штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб. могут привлечь и компанию.

Предписание инспекторов об исправлении ошибки работодателю надо исполнить, так как за повторное аналогичное нарушение его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Примечание. Если наименование компании изменилось

Если за время работы сотрудника в компании ее наименование изменилось, отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» делают запись, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Зима» (ООО «Зима») с 20 января 2014 года переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Лето» (ООО «Лето»)».

А в графе 4 указывают основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, дату и номер этого документа (п. 3.2 Инструкции).

Кто должен внести исправления

Исправить неверную запись нужно по месту работы, где она была внесена. По новому месту работы такие исправления можно сделать только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил).

Если компания, сделавшая неверную запись, реорганизована, исправить запись может ее правопреемник, а если ликвидирована — работодатель по новому месту работы на основании официального документа (п. 28 Правил).

Как исправить неверную запись

Зачеркивать неточные или неправильные записи в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» нельзя. Изменить их можно только путем признания недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).

Особенности исправления наименования компании

Запись о наименовании компании-работодателя не нумеруется. Поэтому с ее исправлением возникают определенные сложности, особенно если ошибка обнаружена не сразу.

Ошибка выявлена в момент внесения записи

Если ошибка обнаружена непосредственно после внесения записи, исправить ее можно в следующей строке. Под записью, в которой допущена неточность, нужно написать: «Запись о наименовании организации недействительна». А в строке ниже указать правильное наименование компании.

Если в разделе «Сведения о работе» указано только сокращенное наименование компании, например ОАО «Времена года», это является ошибкой. Правильная запись должна выглядеть так: «Открытое акционерное общество «Времена года» (ОАО «Времена года»)».

В аналогичном порядке исправляют грамматические ошибки в наименовании компании. Например, в трудовой книжке работника указано: «Открытое акционерное общество «Время года» (ОАО «Времена года»)». Далее следует запись с порядковым номером: «Принят в отдел охраны труда на должность специалиста по охране труда». Это последняя запись в трудовой книжке на момент обнаружения ошибки.

Ниже последней записи нужно сделать новую без указания порядкового номера записи: «В наименовании организации допущена ошибка. Наименование организации следует читать: «Открытое акционерное общество «Времена года» (ОАО «Времена года»)».

Нет наименования — нет и ошибки?

Отсутствие наименования работодателя также считается ошибкой, которую нужно исправить.

Например, в трудовой книжке сразу после очередного увольнения идет запись с порядковым номером 8: «Принят в отдел охраны труда на должность специалиста по охране труда». Это неверно, поэтому такую запись нужно признать недействительной по правилам, установленным в пункте 1.2 Инструкции. Для этого нужно проставить следующий порядковый номер (9) и сделать такую запись: «Запись за номером 8 недействительна». А ниже внести сведения о наименовании компании и о приеме на работу, как показано на образце 1.

Образец 1. Фрагмент заполнения трудовой книжки

Сведения о работе

На новой работе выявлена ошибка в наименовании прежнего работодателя

Труднее всего исправить неправильное наименование компании, когда ошибка обнаружена после внесения другим работодателем последующей записи о приеме на работу.