Организация и проведение тендерных процедур

1.Управление проведением тендера и характеристика основных этапов

2.Тендерная документация

.Оценка тендерных предложений

.Электронные торги

1. Управление проведением тендера и характеристика основных этапов

В большинстве инструктивно-нормативных документов сфера тендерного процесса ограничивается работой от объявления торгов до их завершения, т.е. выявления победителя. Обеспечить же эффективность тендерного процесса одним лишь правильным использованием процедур невозможно, необходима тщательная подготовительная работа по их организации и проведению, а также анализ результатов каждого проведенного тендера.

В соответствии с этим весь процесс закупки целесообразно рассматривать состоящим из трех этапов:

−подготовительный;

−непосредственного проведения конкурсных торгов;

−подведения итогов.

Каждый из них имеет свои цели и задачи, включает определенные мероприятия.

Универсальной организационной схемы подготовки и проведения конкурсных торгов не существует. Поэтому для каждого тендера формируется собственная концепция, аппарат управления и разрабатывается конкретная схема и план проведения.

Весь процесс проведения торгов можно разделить на несколько основных укрупненных этапов:

1. Подготовка торгов.
2. Подготовка и представление предложений участниками торгов.
3. Оценка предложений участников организаторами торгов и присуждение контракта.

Подготовка торгов. Инициаторами проведения торгов обычно выступают правительства и отраслевые государственные структуры, муниципалитеты, частные фирмы. Органами, осуществляющими непосредственную подготовку и проведение торгов, являются тендерные комитеты.

В состав комитетов включаются представители заинтересованных министерств и ведомств, независимые эксперты. Чем значимее заказ, выставляемый на торги, тем выше статус тендерного комитета и его членов.

Тендерный комитет в соответствии с национальным законодательством принимает решение о виде торгов, сроках и условиях их проведения, разрабатывает тендерную документацию, при необходимости определяет порядок предквалификационного отбора и публикует объявления о торгах в средствах массовой информации.

Объявления о торгах публикуются в ведущих органах средств массовой информации страны (газеты, бюллетени, журналы), уведомляя все фирмы, способные принять участие в конкурсе. Рекомендуется использовать хотя бы одно издание, имеющее широкое международное распространение. Для привлечения иностранных участников организаторы могут направлять информацию о торгах в иностранные торговые представительства и торговые палаты, зарубежные средства массовой информации, электронные системы обмена данными.

Информация о закрытых торгах и приглашение принять в них участие направляются только определенным фирмам и не появляются в печати.

Основной принцип передачи информации состоит в том, что все участники должны получить одинаковые сведения. По нормам ВТО временной интервал между датой опубликования объявления и последним сроком принятия заявок от участников может быть различным, но не менее 30 дней.

Предварительная квалификация участников. Отбор участников может осуществляется на основе постоянных квалификационных списков, которые ведут компетентные государственные органы, или квалификационной процедуры, осуществляемой непосредственно перед конкретными торгами.

В любом из этих случаев доступ для прохождения квалификации должен быть открыть всем желающим. Цель квалификации - сузить круг претендентов, оставив только фирмы, обладающие устойчивой репутацией и стабильным финансовым положением, имеющие определенные производственные мощности, квалифицированный персонал и необходимую техническую компетенцию. Это, как правило, основные критерии отбора. Отбор позволяет сэкономить время и средства, не рассматривая позднее возможные предложения значительного количества фирм, которые могут оказаться не в состоянии обеспечить качественное выполнение заказа.

Фирмам, желающим пройти предварительную квалификацию, сообщаются критерии отбора и проводится анкетирование.

Соискателей могут просить представить информацию о: руководстве фирмы или компании; ее структуре (тип, оборот, число служащих, площадь помещений, год регистрации, заверенные копии устава и внутреннего распорядка); финансовом состоянии (заверенные балансы, названия обслуживающих банков и аудиторских фирм и т.п.); производственных мощностях; ранее осуществленных проектах и т.д. Показательно, что могут быть потребованы подробные отзывы иных заказчиков о ранее построенных объектах.

По результатам квалификационного отбора к торгам не допускаются фирмы, не соответствующие объявленным критериям отбора, не представившие все необходимые документы, сообщившие о себе ложные сведения.

Подготовка и представление предложений участниками торгов. Получив тендерную документацию, подрядчик или поставщик тщательно изучает объемы работ или поставок, технико-экономические характеристики товаров, оценивает собственные возможности и принимает решения о целесообразности подготовки предложения и участия в торгах. Критическая оценка собственных возможностей важна, поскольку подготовка предложения на выполнение сложного заказа - достаточно трудоемкий и дорогостоящий процесс, отнюдь не гарантирующий автоматическую победу в торгах.

Тендерное предложение участника обычно состоит из двух основных разделов: технического и коммерческого, каждый из которых разбит на два подраздела: констатирующий и перечень разногласий. В констатирующей части описываются товары, условия контракта, соответствующие требованиям организаторов, либо просто подтверждается принятие условий заказчика. В перечне отклонений содержаться иные варианты и их обоснование. Так, если предлагается иное оборудование, иная технология и т.д., то должны быть определены достоинства, которые могут привлечь заказчика (новизна, эффективность, экономичность, более низкая цена и т.д.). Такая структура предложения (констатирующая часть и перечень отклонений) позволят организаторам торгов быстрее и эффективнее изучить и оценить его.

Предложение должно быть подано в конкретные сроки, поступившие позднее установленной даты предложения не рассматриваются. Однако возможна подача мотивированной просьбы со стороны участников о продлении срока подачи предложений. Организаторы торгов, заинтересованные в тщательной проработке предложений на сложные заказы, могут их удовлетворить, вероятность продления срока существенно возрастает при поступлении таких просьб от нескольких участников.

Вместе с подачей предложения участник должен внести определенное обеспечение, гарантирующее его безотзывность в течение заявленного срока. В качестве обеспечения для частных фирм обычно требуется депозит, для государственных организаций - гарантия банка или страховой компании. Иногда возможно использование резервных аккредитивов, чеков, векселей, поручительств. Сумма обеспечения составляет 3-5 % от ориентировочной стоимости заказа (в тех случаях, когда цену предлагает соискатель, обеспечение вносится в виде твердо фиксированной суммы, одинаковой для всех участников, чтобы избежать раскрытия цены предложения). В случае досрочного отзыва предложения участник торгов теряет свое обеспечение. Однако допустимо вносить изменения в уже поданные предложения или отозвать их без потери обеспечения, до истечения предельного срока подачи предложений, т.е. до их вскрытия и рассмотрения.

Оценка предложений и присуждение контракта. Все поданные предложения вскрываются в ходе специальной церемонии, которая происходит в присутствии членов тендерного комитета в назначенный организаторами срок и в определенном месте.

По соглашению ВТО вскрытие предложений возможно в присутствии независимого и незаинтересованного свидетеля. Этот подход может быть использован при проведении негласных торгов, когда представители фирм на заседание тендерного комитета не приглашаются, и соискатели не информируются о составе участников и ценах конкурентов.

С момента вскрытия предложений начинается процесс их рассмотрения и оценки. Он занимает определенное время. При проведении открытых торгов на небольшие партии товаров возможно быстрое изучение поступивших предложений и выявление победителя в день вскрытия конвертов. Однако в большинстве случаев, это невозможно, поскольку необходимы изучение большого количества документов, спецификаций, оценка и сопоставление различных критериев с участием специальных экспертных групп. Для крупных заказов этот период может быть равен 3 - 4 и в отдельных случаях достигать 10 месяцев.

В процессе оценки все предложения ранжируются. Предложения, получившие самый высокий бал, рассматриваются как наиболее приемлемые. Фирма, подавшая его, побеждает в торгах. В ряде стран решение тендерного комитета носит характер предварительного присуждения, поскольку подлежит утверждению правительственными органами и только после этого вступает в законную силу.

Заключение сделки между организаторами и фирмой победителем происходит в форме, предусмотренной в тендерной документации: либо путем принятия предложения участника, либо путем подписания формального контракта. Подписанию контракта может предшествовать процесс проведения переговоров, в ходе которых уточняются и согласовываются позиции сторон.

В случае, когда фирма победитель не сможет заключить контракт с организаторами торгов, они имеют право использовать предложение фирмы, занявшей второе место.

Победитель торгов должен внести определенное обеспечение, гарантирующее выполнение заказа. Величина депозита или гарантии составляет в среднем 5-10% от величины стоимости заказа.

Тендерная документация

Тендерная документация (досье тендера) - это комплект документов, содержащих информацию, позволяющую претенденту принять решение об участии в торгах и подготовить тендерные предложения (оферты) на поставку товаров, работ, оказание услуг в соответствии с требованиями покупателя, а также правила и процедуры проведения тендера.

Документы на участие в торгах обычно подразделяются на части:

1. условия договора, в которых должны найти отражение сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств сторон, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам и обеспечение гарантий. Как правило, приводится типовой проект контракта - проформу контракта. Типовой контракт представляет собой образец (проект) договора и служит основой переговоров о заключении сделки. Он может корректироваться и дополняться сторонами. Условия соответствующего типа контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заключенном сторонами договоре или в нем содержатся прямые отсылки к таким условиям.
2. технические подробности. Обычно эта информация приводится в виде технических спецификаций (технические задания, спецификации, эксплуатационные характеристики или перечень функциональных обязанностей для услуг). В случае необходимости приводятся чертежи, схемы, другая дополнительная информация. Правильно подготовленные спецификации позволяют поставщикам предоставить предложения в полном соответствии с требованиями покупателя. При составлении спецификаций желательно использовать ссылки на международные стандарты, а в случае отсутствия таковых - национальные стандарты. В соответствии с международной практикой, при проведении открытых международных торгов документы должны быть подготовлены на английском, испанском или французском языках.

3)критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа. Критериями присуждения контракта могут быть:

- самая низкая цена;

-экономически самое выгодное предложение.

Во втором случае в качестве критериев могут быть наряду с ценой качество, надежность, долговечность, эстетические и функциональные характеристики. Все критерии, их порядок, значимость в обязательном порядке должны найти отражение в тендерной документации. В противном случае он (критерий) не может рассматриваться при подведении итогов конкурса. Если в тендерной документации критерий не указан, при подведении итогов автоматически принимается первый - самая низкая цена.

4)подробные инструкции для участника торгов о том, как представить его предложение. Цель инструкции заключается в том, чтобы установить правила тендерного соревнования, облегчить процесс подготовки предложений поставщиками и подведения итогов тендерной (оценочной) комиссией. Как правило, инструкция содержит следующую информацию: реквизиты заказчика, формы предложения и гарантии предложения, требования к квалификации претендента. Приводятся имена и адреса лиц, с которыми необходимо связываться в случае необходимости, а также любая другая информация, которая, по мнению заказчика, может понадобиться в процессе проведения конкурса. Конкретный состав тендерной документации, ее объем зависят непосредственно от предмета торгов. Так, для поставки товаров тендерная документация может быть представлена несколькими инструкциями. Что касается работ, то ее объем может составлять сотни и тысячи страниц.

5)приглашение к участию в торгах входит в состав тендерной документации и должно содержать следующую информацию:

§наименование и адрес покупателя (госзаказчика), номер торгов;

§источник финансирования;

§характер, количество поставляемых товаров, выполняемых работ;

§срок и место поставки товара;

§критерии и процедуры, которые будут применяться для оценки квалификационных данных претендента;

§порядок, сроки и место получения тендерной документации;

§способ передачи, цена тендерных документов и порядок ее взимания;

§валюта или валюты торговых сделок, а также валюту выплаты договорной цены по контракту закупки, так как в торгах участвуют претенденты из разных стран;

§место, день и час подачи тендерного предложения;

§заявление о применении преференции.

Объявления в печати могут быть не столь подробны, но должны включать достаточную информацию для принятия решения поставщиком об участии в торгах. В ответ на приглашение поставщики приобретают тендерную документацию.

Можно упомянуть 4 пункта, которые часто встречаются в приглашениях на участие в торгах.

1).В приглашении указывается, что заказчик не обязан принимать самое дешевое предложение или вообще какое бы то ни было предложение, но и при отсутствии этого пункта заказчик не обязан делать этого.

).Заказчик может зарезервировать за собой право разъяснить сущность предложения участникам. Этот принцип описан в Руководящих принципах Мирового банка следующим образом:

Заказчик должен попросить любого претендента разъяснить его предложения, но не обязан просить или допускать изменение сущности такого предложения после начала торгов.

3).Если предполагается отдать предпочтение некоторым предложениям по некоммерческим причинам, например, по местным, политическим или региональным соображениям, это должно быть четко отражено в приглашении.

4).В приглашении должно быть указано, что заказчик имеет право не заключать договор, если будет доказано, что подрядчик или любой его сотрудник вовлечены в любую форму взятки или коррупции в связи с контрактом.

Плохо составленная тендерная документация как документ, регулирующий права и обязанности заказчика и исполнителя, может привести к многочисленным недоразумениям, спорам и конфликтам как во время, так и после проведения торгов.

Комплект тендерной документации продается участникам торгов, его цена устанавливается обычно исходя из фактических расходов на изготовление тендерной документации.

Вместе с тем в мировой практике довольно часто встречаются случаи передачи тендерной документации без взимания платы. Передача тендерной документации бесплатно или за мизерную плату может значительно увеличить число мелких фирм-участниц, но отпугивает крупные организации. С другой стороны, значительная плата за тендерную документацию отсекает от участия в торгах мелкие фирмы.

3. Оценка тендерных предложений

международный тендерный торги

Оценка конкурсных заявок и выбор победителя является наиболее важным и ответственным этапом тендерного процесса. Он не всегда самый трудоемкий, но всегда один из самых «опасных», с точки зрения возможных последствий.

Выбор поставщика и присуждение контракта могут последовать непосредственно после вскрытия и оглашения поступивших предложений в тех случаях, когда речь идет о выборе предложения с самыми низкими ценами при аналогичных других условиях конкурсных предложений.

Для многих развивающихся стран иногда решающим условием при выборе поставщика являются размер, длительность, стоимость и сроки погашения кредита.

Оценка и сравнение принятых оферт производится в строгом соответствии с процедурами, сформулированными в тендерной документации, может торгов быть гласной или закрытой, в зависимости от вида объявленных.

Существуют следующие этапы оценки предложений:

§сначала автоматически откланяются запоздавшие торговые предложения и неподкрепленные доказательствами серьезных намерений участника и того, что он не отзовет свое предложение во время оценки;

§оставшиеся предложения проверяются на предмет правильности оформления, полноты представленной документации (например, наличие гарантий обязательства), арифметических ошибок, и соответствия требованиям конкурсной документации техническим условиям, соблюдение графиков поставок и графика платежей, наличие запчастей и послепродажного обслуживания, рабочие характеристики и производительность оборудования. Заявка признается отвечающей требованиям конкурса если ее положения соответствуют всем понятиям и условиям конкурсной документации и не имеют значительных отклонений.

§затем осуществляется процесс оценки, который заключается в ранжировании представленных предложений по степени их привлекательности для заказчика. Это позволяет не только определить победителя, но и резервировать поставщиков на случай отказа победителя от заключения договора. В простых конкурсах традиционно и с успехом используются простейшие балльные методы экспертной оценки конкурсных заявок. Для сложных конкурсов, особенно в сфере закупки инновационной продукции, продукции закупаемой в интересах национальной безопасности и обороны, таких средств будет недостаточно, нужны многофакторные методы. Организаторам потребуются собственные или привлекаемые специалисты по информационно-аналитическим технологиям экспертной оценки сложной продукции.

Балльный метод. При применении балльного метода выбираются оцениваемые критерии (цена, квалификация, график платежей, производительность оборудования и т. п.), определяется их важность - относительные веса (например, цена- 0,9, квалификация- 0,1), затем производятся оценка по выбранным критериям и взвешенное суммирование.

Данный метод достаточно прост в применении, однако использовать его возможно только при закупках продукции с относительно легко формализуемыми характеристиками и наличии устоявшегося рыночного предложения.

Бij = 1 + [(Nij - Nхудj) / (Nлучj - Nхудj) ] * (Бmax - Бmin) (2.1)

Бij-балльная оценка j-го го показателя для i-го поставщика;значение j-го показателя для 1-го поставщика в натуральных единицах измерения;лучj-лучшее значение j-го показателя среди всех предложений (в натуральных единицах);

Nхудj-худшее значение j-го показателя среди всех предложений (в натуральных единицах);

Бmax-максимальный балл (обычно он равен 10);

Бmin-минимальный балл (обычно равен 0 или 1).

Обычно используется десятибалльная шкала. Лучшее по анализируемому критерию предложение получает 10 баллов, худшее - 0. Лучшим признается предложение, получившее наибольший суммарный оценочный балл.

Например

КритерийПоставщик 1Поставщик 2Поставщик 3Поставщик 4Цена (млн. руб.)1,51,41,061,15

Для поставщика 1, предложившего максимальную цену, - бальная оценка минимальная - 1, для лучшего предложения (поставщика 3) - 10.

Для поставщика 2 балльная оценка:

Б 2 = 1 + [ (1,4 - 1,5)/(1,06 - 1,5)] * (10 - 1) = 3,045

Для поставщика 4 балльная оценка:

Б 4 = 1 + [(1,15- 1,5) (1,06-1,5)] * (10- 1) = 8,159

КритерийПоставщик 1Поставщик 2Поставщик 3Поставщик 4В баллах13,045108,159

Очень важно, чтобы используемые при подобном подходе критерии были легко формализуемыми и независимыми друг от друга.

Несоблюдение последнего приводит к неоправданному увеличению значимости того или иного параметра оцениваемых предложений.

цену заявки, сроки осуществления платежей;

срок действия заявленной на конкурс цены;

условия корректировки цены;

расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт, связанные с закупаемыми товарами;

сроки поставки товаров;

функциональные характеристики поставляемых товаров;

формы, порядок платежей;

условия предоставления гарантий на товар.

В принципе, балльный метод можно применять и для более широкого круга закупок. Для этого он должен быть несколько модифицирован.

Модификация балльного метода. Все используемые критерии должны делиться на две категории - критичные (обязательные) и некритичные (желательные).

При отсутствии информации или существенных отклонениях от требований конкурсной документации некритических критериев возможно дальнейшее рассмотрение предложения (с соответствующим увеличением его оценочной стоимости).

При отсутствии информации или несоответствиях требованиям по критичному критерию предложение должно однозначно отклоняться.

Таким образом, удается сгладить последствия от возможного эффекта компенсации, когда предложение, неудовлетворительное по ряду важных критериев, оказывается победителем по суммарной оценке за счет завышенных значений второстепенных критериев.

Данная методика может применяться даже в случае, когда система критериев изначально четко не установлена. Таким образом, алгоритм действий при использовании модифицированного балльного метода следующий.

Модифицированный балльный метод:

1.Определение оцениваемых критериев (требований).

1.Определяются требования к закупаемой продукции (работам, услугам).

2.На основе этих требований формулируется перечень оцениваемых критериев.

.Определение значимости критериев.

1.Определяется, выполнение каких сформулированных выше критериев является обязательным, а каких - желательным.

2.Определяется значимость (удельный вес) каждого критерия (вес каждого критерия оценивается экспертом на основе результатов исследования, полученных на первом этапе, или нормативов (стандартов - в случае их наличия).

.Оценка предложений.

1.Проверяется соответствие предложений обязательным критериям. При несоответствии предложение отклоняется без дальнейшего рассмотрения (каждый критерий оценивается по 10-балльной шкале. Оценка ниже 5 баллов - неудовлетворительная.).

2.Оценивается каждое из оставшихся предложений (оценки от 1 до 10 по каждому из оцениваемых критериев).

3.Производится взвешенное суммирование.

.Определение победителя.

1.Если все предложения не соответствуют обязательным критериям, необходимо пересмотреть систему критериев и вернуться к пункту 2 либо отклонить все предложения.

2.Предложения ранжируются по результатам оценки.

3.Анализируется достоверность информации о лучшем предложении - насколько формальные показатели соответствуют реальным возможностям претендента. При низком уровне достоверности, особенно по обязательным критериям, предложение отклоняется, и рассматривается следующее по предпочтительности (процедура постквалификации).

Не всегда формально победившее в результате балльной оценки предложение отвечает интересам заказчика.

Победа объективно более слабого предложения вполне возможна, например, при знании участником конкурса критериев и весов, применяемых при оценке, и, соответственно, высокой квалификации специалистов, готовящих конкурсное предложение.

Например, зная, какие из оцениваемых критериев наиболее весомы, соответствующие параметры в конкурсном предложении участники могут искусственно завышать.

В таком случае «защитить» интересы заказчика может метод мягкого рейтинга , согласно которому предложения ранжируются при помощи балльной оценки, а потом из лучших (скажем, трех) предложений комиссия выбирает победителя по экспертной оценке ее членов.

В случае, когда оцениваемые критерии сложно формализовать (например, квалификация персонала поставщика), используется метод экспертно-балльной оценки , по которому легко формализуемые критерии (цена, финансовые показатели и т. п.) оцениваются аналогично методу балльной оценки, а остальные определяются в баллах экспертами.

Этот метод менее «прозрачен», чем рассмотренные выше, кроме того, адекватная числовая оценка параметров конкурсных предложений в рамках утвержденного критерия иногда бывает довольно сложной.

Могут также использоваться и иные, более сложные методы оценки, такие, как метод анализа иерархий , однако к ним прибегают при сложных закупках.

На стадии оценки контакты участников конкурса с его организатором разрешены только в случаях, когда последнему требуются разъяснения по тому или иному пункту конкурсного предложения.

С изменением экономической ситуации в странах меняются и подходы к определению победителя.

На данном этапе может быть проведена процедура оценки квалификации поставщика - технические и финансовые возможности выполнить взятые обязательства в срок. Если покупатель находит, что участник торгов, представивший самое дешевое предложение, не в состоянии справиться с выполнением контрактных обязательств, то данное предложение отклоняется.

Окончательный выбор победителя производится в результате проведенной объективной оценки полученных торговых предложений и их технико-коммерческого сопоставления. При этом учитываются такие моменты, как способность поставщика выполнять ремонт и техническое обслуживание поставляемых изделий, проводить техническую консультацию, его местонахождение, опыт работы с ним, его репутация и др.

В итоге составляется оценочный отчет, в соответствии с которым выносятся рекомендации о присуждении контракта.

Электронные торги

Электронные торги, несут с собой преимущества, которые достаточно очевидны. Прежде всего, публикация в интернете исчерпывающей информации о проводимых конкурсных торгах и их результатах делает этот важнейший сектор деятельности государства открытым для каждого гражданина страны. Выход в Интернет дает возможность привлечь к конкурсам самый широкий круг поставщиков.

Компьютеризация повышает эффективность и надежность всех этапов проведения конкурса. В частности, существенно удешевляются, ускоряются и упрощаются процедуры получения конкурсной документации, подачи и приема конкурсной заявки, передачи уточняющих вопросов к конкурсной комиссии и получения ответов на них.

Рассмотрение технической стороны создания системы электронных торгов представляет интерес скорее для программистов. Для нас же важны организационно-правовые аспекты данного вопроса. Поэтому рассмотрим поэтапно возможности использования информационных технологий в процессе подготовки и проведения конкурса.

. Подготовка конкурсной документации. Возможно использование стандартного пакета документации, в которую при помощи заполнения электронных форм вносятся изменения, адаптирующие ее к текущей закупке. Согласование документации также может происходить в электронном виде.

Степень автоматизации бывает различной. Например, при составлении технических спецификаций могут использоваться данные из маркетинговой базы знаний, разнообразные классификаторы и т. п.

Наличие автоматических систем проверки позволит свести возможность ошибок до минимума. Например, программа известит в случае, если время между публикацией объявления и окончанием приема предложений меньше 45 дней (для госзакупок) или 30 дней (для конкурсов коммерческих структур).

Особых проблем в автоматизации данного этапа нет. Хотя подготовка базы пакетов типовой конкурсной документации, маркетинговых исследований и т. п. - очень ресурсоемкая задача.

. Приглашение к участию в торгах. Приглашение, подготовленное как часть конкурсной документации, автоматически рассылается заинтересованным лицам, в первую очередь подписчикам почтовых рассылок и по адресам потенциальных поставщиков, а также в профильные информационные издания.

Данный этап автоматизируется сравнительно просто. Однако важно не нарушить требования законодательства. Так, в части государственных закупок информация заинтересованным лицам может рассылаться только после ее публикации в официальном издании. В противном случае проведение конкурса может быть оспорено другими поставщиками, чье право на одновременный доступ к информации будет нарушено (хотя, как показывает арбитражная практика, одного этого все равно недостаточно для отмены результатов конкурса).

Предоставление конкурсной документации. Конкурсная документация может рассылаться в электронном виде. При этом все ее получатели должны зарегистрироваться, чтобы иметь доступ к возможным изменениям и дополнениям, а также ответам организатора конкурса на вопросы участников.

Особых затруднений с данным этапом не возникает. Правда, необходимо обеспечить возможность участия в конкурсе поставщиков, не использующих Интернет.

Подача предложений. Подача предложений может осуществляться путем заполнения электронных форм. Это позволит избежать возможных ошибок, облегчит некоторые рутинные действия, например расчет общей стоимости конкурсного предложения.

Главными проблемами автоматизации этого этапа торгов являются идентификация пользователей, соблюдение необходимой конфиденциальности (обеспечивается криптографическими системами) и, наконец, придание электронному документу юридической силы (также обеспечивается использованием электронной подписи). Отдельную проблему создает предоставление обеспечения предложения (например банковской гарантии), но она не относится к числу неразрешимых.

Как и на предыдущем этапе, следует решить вопрос о получении предложений в традиционном виде - не все участники пока готовы использовать электронные системы.

Оценка предложений. Эту проблему помогают решать системы поддержки принятия решений. В них могут быть реализованы различные методы оценки, однако данные системы являются лишь инструментом работы эксперта. Автоматическое определение победителя допустимо только при закупках типовой продукции.

Помимо реализации компоненты электронных торгов, следует разработать модули: учета контрактов, бюджетный и т. п.

Таким образом, организационно и технически создание системы: электронных закупок в настоящее время вполне возможно. Более того, уже действует ряд проектов, в том или ином объеме реализующих идею проведения электронных конкурсов.

Анонимные электронные конкурсы.Не секрет, что на уровень цен и качество продукции, предлагаемых поставщиком, нередко оказывает влияние информация о том, какая именно фирма (министерство, ведомство, организация) производит закупку, и кто из конкурентов принимает участие в конкурсе. Например, при закупках крупных компаний предлагаемые поставщиками цены чаще несколько завышаются («они богатенькие - смогут себе позволить и переплатить немного»).

Для устранения негативного влияния этого фактора некоторые электронные торги проводятся в анонимном режиме, когда поставщик имеет доступ ко всей предусматриваемой в подобных случаях информации, кроме данных о заказчике, таким образом публикуется «анонимное» приглашение к участию в конкурсе.

Конечно, в ряде случаев, исходя из специфики закупки, понять, кто за ней стоит, возможно. Но чаще заказчик все же может сохранить свою анонимность до завершения процедуры конкурса.

Из информации о конкурентах поставщику доступны лишь сведения о том, каково общее число просмотренных приглашений или поданных заявок, что не дает ему возможность прогнозировать стоимость их предложений.

Стоит заметить, что эффект от анонимности закупки может быть совершенно разным. В некоторых случаях поставщик вообще не предложит товар или услуги неизвестно кому или увеличит стоимость предложения для компенсации возможных рисков.

Тендер представляет собой метод, предназначенный для выбора конкретной организацией или государством подрядной компании или поставщика для достижения определенных целей в бизнесе. В настоящее время подобные мероприятия достаточно распространены, поскольку с их помощью можно найти адекватное решение для выполнения какой-либо задачи, будь то производство продукции, оказание услуг или осуществление необходимых для предприятия работ. Правила и порядок проведения тендеров стали практически общепринятыми, выполнение которых требуется от каждого участника.

Для чего необходимо проведение тендеров?

Существуют две причины, по которым компания принимает решение проводить подобного рода мероприятие:

Порядок проведения тендеров: основные этапы

Данное мероприятие должно проходить в несколько этапов:

• Уполномоченные сотрудники компании – организатора тендера создают перечень задач, выполнение которых необходимо после выбора победителя на исполнение своего проекта. Кроме этого, должен быть установлен тип предприятий-участников тендера. Также выбирается, каким образом будет проходить мероприятие – в виде аукциона или конкурса.
• Написание «брифа». Бриф представляет собой список, в котором указываются основные требования к предприятиям-участникам, а также цели, которые преследует организатор соревнования. После его создания ответственный за данный документ сотрудник отправляет его потенциальным претендентам на рассмотрение. В бриф должны быть включены следующие ключевые моменты:

1. деятельность организатора тендера;
2. цели, достижение которых преследует заказчик;
3. результат, который ожидает компания от победителя;
4. требования, предъявляемые к соискателям;
5. список документов, необходимых для подачи заявки на участие;
6. факторы, способствующие определению лучшего проекта (оценочные критерии);
7. время и сроки, выделяемые для проведения соревнования.

• Определение участников. На данном этапе производится рассылка приглашений всем откликнувшимся компаниям стать участниками мероприятия.

В случае, если форма тендера будет представлять собой конкурс, для его проведения будет запланировано рассмотрение сначала около 5-10 проектов различных организаций для первого этапа, а затем выбор лучших претендентов и поиск оптимального предложения среди оставшихся предприятий. Если же тендер проходит в виде аукциона, в соревновании обычно состязаются примерно 3 или 4 компании.

Порядок участия в тендере

Каким образом происходит отбор будущих участников тендера? В соответствии с открытым тендером заказчик отбирает только те компании, которые могут соответствовать всем необходимым требованиям и будут способны достойно выполнить поставленные задачи организатора соревнования. Для того, чтобы объявить будущих участников, производится размещение информации о проведении тендера (включает в себя состав соискателей) на профессиональных сообществах, различных специализированных веб-сайтах и в остальных средствах массовой информации. Данных требований должны придерживаться предприятия, занимающиеся деятельностью государственного масштаба.

Если планируется провести закрытый тендер, задача по выбору участников ложится на саму компанию-организатора. Существует множество факторов, влияющих на принятие данного решения. Участник должен обладать хорошей деловой репутацией, иметь длительный срок пребывания на рынке конкретных товаров или услуг, а также необходимый опыт в деятельности заказчика. В данной ситуации названия организаций нигде не публикуется.

1. Уточнение выбранными претендентами об их участии. Для этого, предприятия должны предоставить необходимую информацию организатору, в которой должны содержаться данные о способе, инструментах и путях решения поставленной перед заказчиком задачи. В ходе анализа полученных документов отбираются лучшие участники.
2. Проведение презентаций проектов. В ходе проведения данной встречи решается вопрос о выборе победителя тендера. Здесь компания-участник должна так презентовать свой товар или услугу, чтобы заказчик убедился в том, что именно она готова выполнить необходимую работу и обеспечить ему высокую результативность. Данный этап предполагает выступление руководящих сотрудников от каждой отдельной организации-кандидата.
3. Осуществление окончательного отбора. В соответствии с имеющимися требованиями организатора и качеством проекта, предложенного каждым из участников, заказчик принимает решение о выборе конкретного варианта. Окончательный отбор производится посредством совещания членов комиссии по тендеру.
4. Объявление результатов конкурса. При проведении тендеров в Российской Федерации нередко встречаются такие случаи, когда участники, не ставшие победителями, получают информацию об окончании соревнования уже после того, как предприятие-победитель уже некоторое время осуществляет поставки или проводит необходимые работы заказчику тендера. В данном случае целесообразно оповестить все предприятия о вынесенном решении либо лично (закрытое мероприятие), либо при помощи публикации в официальных источниках или средствах массовой информации.

Участие в тендере: Видео

Работа с клиентами" url="http://marketnotes.ru/clients/real-tanders/">

В связи с предыдущей статьей о тендерах, можно подумать, что все так грустно, и нет реальных заказов. Но это совсем не так, настоящие тендеры все же проводятся, и главное тут – отличить те компании, которые реально ищут подрядчика, и всяких жуликов.

Итак, как же можно определить, что заявка на тендер реальна, и в ней можно смело принимать участие?

1. Реальные сроки проведения тендера.

Первое, на что стоит обратить внимание – это сроки проведения тендера. Они должны быть четко ограниченные во времени и в то же время – реальными. Т.е. это не запрос, который приходит в пятницу вечером и заканчивается в понедельник в обед.
Реальный срок на подготовку проекта коммерческого предложения сильно зависит от самих работ. Но в среднем составляет от недели до месяца. Поэтому, если пришел запрос с сегодня на завтра, не стоит судорожно сидеть всю ночь – скорее всего подрядчик по такому тендеру уже определен, вы просто потратите свое время.
Исключением бывают второй и третий тур отбора, когда заказчик может намеренно определить скорость реагирования на его запрос. Но, думаю, тут вы сами уже разберетесь.

2. Сроки выполнения работ.

Тендер проводится, как правило, на выполнение определенных работ или закупку товаров. При этом, всегда есть четкие сроки. Обратите на это внимание. Например – тендер на обслуживание компании на текущий год. Или, на период рекламной акции. Или еще что. Но главное тут – срок всегда заранее известен и оговорен. Если выдаются какие-то расплывчатые фразы, типа ну там посмотрим, или заказчик сам не знает сроков – велика вероятность, что все решается большим начальником, который далек от самого тендера и вообще, от данной деятельности.

3. Ответственный за проведение тендера

При проведении тендера обязательно должен быть ответственный – человек, который рассылает запросы, получает заявки, обрабатывает их, высылает уточняющие вопросы. Вобщем, он в курсе всего. Несколько раз сталкивался с проблемой, что в компании, от который приходил запрос толком никто ничего не знал о предстоящих работах. Говорили – это наверное вам нужна Марина.. А какая Марина, из какого отдела и вообще… Вобщем, обратите внимание на это. Насколько серьезны намерения, лично я, после получения запроса – перезваниваю в компанию, общаюсь с ответственным лицом, уточняю какие-то детали, а заодно и определяю, насколько это серьезно. Потому что часто по беседе бывает видно, что кампания вообще не заинтересована в этих работах.

4. Четкие цели необходимых работ.

Вообще-то, этот пункт должен быть самым первым, на который вы обязаны обратить внимание. Любая работа должна иметь четко обозначенные, конкретные, измеримые цели! Если тендер проводится просто так, например – просто реклама, то и отношение к вам будет весьма двусмысленное. Если же заказчик точно знает что надо (закупка 20 тонн сырья, создание сайта, проведение ивента к майским праздникам) – тут уже есть, чем оперировать. Кроме того, если вы знаете цели – вы можете немного отклоняться от заданных параметров, предлагая новые, интересные варианты, что явно выделит вас среди конкурентов. Если нет четкой цели – я бы не советовал Вам связываться с подобным запросом.

5. Ограничения бюджета тендера.

В тендере не всегда ограничен бюджет. Бывает так, что совсем наоборот – дается воля выбора, и выигрывает тендер именно та компания, которая предложит наименьшие цены. Но, если мы говорим про услуги, то тут все же есть определенный бюджет, который компания-заказчик выделяет на данную работу. Бюджет должен быть четкий, реальный (не сильно маленький, иначе нет смысла вам связыватся, но и не сильно большой – явно потребуются большие отступные, или, что скорее всего, подрядчик уже есть, и 80% этих денег будут украдены). Еще один момент – как-то в условиях тендера была обозначена сумма от 25 до 50 тыс. Сами понимаете, что разбег в 2 раза означает, что компания до конца не знает, что ей надо, сколько готова потратить и чего хочет получить (в данном случае, тендер был нацелен на определения подрядчика проведения рекламной кампании для акции. В результате акция прошла вообще без рекламы).
Если же, цена не оговорена вообще, то наверняка будет какой-то другой ограничивающий параметр: жесткие сроки, объем, другие огреничения. Если же дается полная «воля-вольная», могут возникнуть вопросы – а зачем это заказчику надо? Отдает ли он себе отчет во всем этом? Насколько он заинтересован в успешности реализации проекта?

Вот несколько простых советов, которые, я уверен, помогут вам определить, в каком тендере стоит принимать участие, а от которого сразу отказаться – отписав любезное письмо, (например, за данный короткий срок мы не можем подготовить качественное предложение, или на данный бюджет, увы, мы не можем предоставить вам полный объем услуг, соответствующих вашим целям).
Надеюсь, это существенно сэкономит Ваше время и нервы.

Основным способом конкурентных закупок является открытый конкурс (торги, тендер), в котором может принять участие любой правомочный поставщик, откликнувшийся на извещение о проведении конкурса, распространенное заказчиком.

Открытый конкурс - способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.

Извещение обычно публикуется в специализированных изданиях (в т.ч. и электронных), часто - на интернет-сайте заказчика, иногда - в ведущих газетах и журналах, а также других средствах массовой информации.

Решение о проведении торгов (тендеров) принимается заказчиком при наличии достаточных инвестиций для осуществления строительства или документально подтвержденных финансовых гарантий по своевременному получению необходимых для выполнения заказа средств.

Заказ на строительство может размешаться путем проведения торгов (тендеров) на выполнение проекта в целом, а по значительному объему работ - на сооружение комплексов, выполнение очередности, этапов строительства, определенных проектной документацией.

Не разрешается деление заказа на части в целях искусственного уменьшения стоимости заказа и избежание проведения торгов (тендеров).

Все требования к закупаемой продукции и квалификации поставщиков, а также критерии выбора победителя и процедура проведения конкурса детально прописываются в конкурсной документации, которая распространяется либо бесплатно, либо за плату, не превышающую расходов организатора конкурса на ее тиражирование и рассылку.

Проведение торгов (тендеров) организовывает заказчик, который не должен совершать дискриминационных действий относительно подрядчиков и претендентов.

К участию в торгах (тендерах) не допускаются подрядчики или их участие в торгах (тендерах) может быть прекращено в случае, если они:

• · признаны банкротами или в отношении их возбуждено дело о банкротстве;
• · находятся в стадии ликвидации, прекратили свою хозяйственную деятельность, не имеют лицензии на выполнение соответствующих работ в России;
• · представили необъективную информацию о своей профессиональной готовности выполнить заказ, а также о наличии производственных мощностей, финансовой надежности.

Тендерные процедуры не применяются в случае, если:

• · заказ не мог быть предусмотрен заранее и требует быстрого выполнения.
• · заказ составляет государственную тайну или связан с интересами национальной обороны и национальной безопасности,
• · объекты строятся хозяйственным способом,
• · международным договором России установлены другие правила, отличные от предусмотренных Положением,
• · строительство осуществляется по соглашениям относительно иностранных кредитов, которые предоставляются под гарантии Кабинета Министров России международными финансовыми организациями, иностранными финансово-кредитными учреждениями, требующими применения специальных тендерных процедур,
• · иное предусмотрено актам и законодательства.

Организационная работа заказчика.

Подготовку и проведения торгов (тендеров) обеспечивает заказчик или по его поручению организатор, которые формируют тендерный комитет (временный или действующий на постоянной основе), в состав которого входят представители заказчика, министерств, других центральных органов исполнительной власти, местных государственных администраций, исполнительных органов советов, проектных и общественных организаций и др.

Состав тендерного комитета утверждается заказчиком. Председателем тендерного комитета является руководитель предприятия, учреждения организации - заказчика торгов (тендеров) или другое должностное лицо, которое им назначается.

Заказчик или организатор осуществляют:

• - публикацию объявления о проведении торгов (тендеров) или направление приглашений подрядчикам;
• - принятие и регистрацию заявок подрядчиков на участие в торгах (тендерах);
• - разработка документации по предварительной квалификации претендентов и направление ее претендентам;
• - подготовку тендерной документации и направление ее претендентам;
• - организацию посещения претендентами строительной площадки;
• - предоставление разъяснений на вопросы претендентов по поводу уточнения информации, содержащейся в тендерной документации;
• - внесение дополнений и изменений в тендерную документацию и информирование о них всех претендентов.

На тендерный комитет возлагается:

• - проведение предварительной квалификации претендентов принятие, регистрация и хранение тендерных предложений (оферт) претендентов;
• - вскрытие тендерных предложений (оферт) и их объявление, уточнение с претендентами, в случае необходимости, отдельных вопросов относительно тендерных предложений;
• - оценка тендерных предложений (оферт) и принятие решении по результатам оценки;
• - определение победителя торгов (тендеров);
• - документальное оформление информации по процедуре и результатам проведения торгов (тендеров) подготовка отчета о проведении торгов (тендеров);

Решения тендерного комитета принимаются на закрытых заседаниях в присутствии не менее двух третей его состава открытым голосованием простым большинством голосов. В случае равного распределения голосов голос председателя тендерного комитета является решающим.

Решения тендерного комитета оформляются протоколом, который подписывается всеми членами тендерного комитета, принявшими участие в голосовании.

Заказчик контролирует ход работы, связанной с проведением торгов (тендеров), решает важнейшие вопросы, возникающие в ее процессе, утверждает протоколы заседаний тендерного комитета, тендерную документацию, результаты торгов (тендеров), рассматривает жалобы от претендентов, окончательно согласовывает условия контракта с победителем торгов (тендеров) и подписывает с ним контракт.

Заказчик может на любой стадии проведения торгов (тендеров) до заключения контракта, если это было предусмотрено тендерной документацией, прекратить торги (тендеры), уведомив об этом в трехдневный срок всех претендентов с обоснованием своего решения Заказчик не несет при этом ответственности перед претендентами за такое решение.

Объявление о торгах (тендерах).

Согласно статье Статья 448. Гражданского кодекса РФ извещение об открытых торгах (тендерах) или приглашение к закрытым торгам (тендерам) и конкурентным переговорам должно содержать информацию о:

• - адресе, сроках условиях и других сведениях по поучению тендерных документов;
• - предмете и порядке проведения конкурса;
• - начальной цене;
• - Названии, адресе, телефонах заказчика или организатора и тендерного комитета;
• - названии и описании заказа;
• - источнике финансирования заказа;
• - способе проведения торгов (тендеров);
• - желаемом или предельном сроке выполнения заказа;
• - сроках и месте представления документов для предварительной квалификации претендентов;
• - возможности уточнения информации, необходимой для подготовки документов в целях проведения предварительной квалификации претендентов;
• - сроках, адресе и способе представления тендерных предложений (оферт);
• - оформлении участия в конкурсе;
• - определении победителя;
• - сроках заключения договора с победителем.

Объявление об открытых торгах (тендерах) и приглашение подрядчиков к участию в закрытых торгах (тендерах) или конкурентных переговорах дается заказчиком или организатором при условии готовности тендерной документации

Объявление об открытых торгах (тендерах) обязательно публикуется заказчиком в газетах, других официальных периодических изданиях и в иностранной прессе, в частности в технических журналах, которые распространяются по международным каталогам. В случае необходимости заказчик может сделать объявление об их проведении по радио или телевидению.

Приглашения к участию в закрытых торгах (тендерах) и конкурентных переговорах направляются подрядчикам, которые способны выполнить заказ. Участие в таких торгах и переговорах без приглашений невозможно.

Заказчик не позднее трех дней после публикации объявлений о торгах (тендерах) или отправления приглашений подрядчикам к участию в закрытых торгах (тендерах) и конкурентных переговорах направляет их копии органу, который обеспечивает финансирование заказа.

Публикация объявления об открытых торгах (тендерах) или отправление приглашений подрядчикам к участию в закрытых торгах (тендерах) должны осуществляться за 1-6 месяцев до окончания срока представления и регистрации тендерных предложений в зависимости от сложности заказа и времени, необходимого для предварительной квалификации претендентов и подготовки тендерных предложении.

В случае необходимости заказчиком может быть принято решение о других сроках представления и регистрации тендерных предложений.

Объявление об открытых торгах (тендерах) или приглашение к закрытым торгам (тендерам) и конкурентным переговорам должно содержать информацию о:

Если заказчик предполагает возможность отмены конкурса, об этом надо четко прописать в извещении, так как в противном случае, при отмене конкурса менее чем за 30 дней до его проведения, организатор открытых торгов обязан возместить участникам понесенный ими реальный ущерб. Едва ли кто из поставщиков решит воспользоваться этим правом, но лучше данную ситуацию предупредить.

Предварительный квалификационный отбор.

Процесс оценки конкурсных заявок весьма длителен и трудоемок. Если заявок поступило достаточно много (больше 7-10), расходы заказчика на анализ предложений значительно возрастают, а общее время оценки увеличивается. Кроме того, низко квалифицированный поставщик, сделавший формально лучшее предложение, зачастую объективно не в состоянии выполнить условия договора на должном уровне.

Поэтому иногда целесообразно провести оценку поставщиков еще до этапа подготовки конкурсных предложений, с тем чтобы, в конечном счете, в конкурсе участвовали предложения только квалифицированных поставщиков. Для этого в процедуру открытого конкурса включают этап предварительного квалификационного отбора (предквалификацию).

Предварительный квалификационный отбор выгоден и для участников конкурса - те из них, которые не соответствуют требованиям заказчика, сберегут силы и деньги, которые ушли бы на покупку конкурсной документации, подготовку конкурсных заявок и предоставление обеспечения.

Чаще всего эта процедура используется при проведении конкурсов по строительству крупных объектов, сложным консультационным проектам, поставкам специального оборудования.

В некоторых случаях квалификационный отбор проводится как отдельная процедура, для того, чтобы сформировать список (реестр) квалифицированных поставщиков, с которыми заказчик будет иметь дело при дальнейших закупках.

Прежде чем оценивать квалификацию поставщиков, необходимо убедиться, что все они правомочны (т.е. имеют право осуществлять поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг), так как в противном случае оценка квалификации таких поставщиков будет пустой тратой времени заказчика.

В то же время, при оценке квалификации поставщика важно правильно установить перечень требований к квалификации и квалификационный порог по ним, излишне не завышая, но и не занижая требования. Иначе можно получить либо очень короткий, а то и пустой, список потенциальных контрагентов, либо, наоборот, невероятно длинный, делающий процедуру квалификационного отбора бессмысленной.

Информация, которая представляется претендентами для предварительной квалификационной оценки, должна содержать:

• - копии документов, удостоверяющих юридический статус место регистрации организации, копию лицензии,
• - справку о ежегодных объемах выполненных строительно-монтажных работ за последние три года в стоимостном отражении,
• - справку об опыте выполнения за последние три года аналогичных заказов с указанием заказчиков, для которых они выполнялись, и их реквизитов,
• - перечень основных строительных материалов, которые предусматривается использовать для выполнения заказа с указанием их производителя,
• - сведения о квалификации и опыте специалистов, которые будут принимать участие в выполнении заказа,
• - отчет о финансово-имущественном положении, финансовых результатах и балансе предприятия (претендента),
• - сведения об арбитражных делах за последние три года,
• - предложения по привлечению субподрядчиков .

В случае необходимости от подрядчиков может требоваться другая информация, за исключением составляющей коммерческую тайну.

Во время проведения квалификационной оценки претендентов необходимо учитывать их соответствие следующим минимальным требованиям:

• - среднегодовой объем работ, который они выполняли ранее, должен быть не меньше предусматриваемого заказом,
• - иметь опыт работы генерального подрядчика не менее чем на двух объектах, подобных по характеру и сложности предусматриваемому заказом,
• - иметь в своем владении или гарантировать возможность приобретения либо выполнения (купля, аренда лизинг и др.) необходимых для выполнения работ машин и механизмов,
• - владеть достаточными для выполнения заказа оборотными средствами или иметь документально подтвержденные гарантии банка о возможности получения кредита.

Претендентам, которые не прошли предварительной квалификации, сообщается об этом письменно с соответствующим обоснованием в течение трех дней после принятия решения. Они могут ознакомиться с официальным отчетом о проведении предварительной квалификации, но не имеют права требовать от заказчика доказательств или пояснений относительно мотивов принятия решения.

Тендерное обеспечение.

Тендерное обеспечение предоставляется претендентом тендерному комитету и подтверждает серьезность его намерений принять участие в торгах (тендерах).

Размер тендерного обеспечения устанавливается заказчиком в объеме не более одного процента ожидаемой (расчетной) цены заказа.

Заказчик имеет право принять решение о проведении торгов (тендеров) без предоставления претендентами тендерного обеспечения.

Заказчик должен указать в тендерной документации способ предоставления тендерного обеспечения (в виде заверенного чека, векселя, гарантии банка, государственных облигаций и др.). Предоставление тендерного обеспечения в другой форме или другой организацией претендент должен согласовывать с заказчиком до представления своего тендерного предложения.

Тендерное предложение, в составе которого не предоставлено предусмотренное тендерной документацией тендерное обеспечение, может не рассматриваться.

Заказчик возвращает претендентам их тендерное обеспечение в течение 10 дней после принятия одного из указанных ниже решений:

• · несоответствие претендента квалификационным требованиям,
• · претендент не допущен или его участие в торгах (тендерах) прекращено,
• · претендент не признан победителем торгов (тендеров),
• · о досрочном прекращении торгов (тендеров).

Тендерное обеспечение победителя торга (тендера) зачисляется посте подписания контракта в счет гарантии выполнения контрактных обязательств, если представление такой гарантии предусмотрено тендерной документации, или в счет обеспечения имущественной ответственности за невыполнение условий контракта.

Тендерное обеспечение не возвращается претенденту в случае:

• - изменения им тендерного предложения или его отзыва после окончания срока его представления,
• - отказа его как победителя торгов (тендеров) от заключения контракта по выполнению заказа на условиях, предусмотренных тендерной документацией, или от предоставления гарантии выполнения контракта, если ее предоставление было предусмотрено проектом контракта,
• - несогласия претендента с исправлением заказчиком арифметических ошибок, выявленных во время проверки его тендерного предложения.

Разработка альтернативных предложений.

Альтернативные предложения могут разрабатываться претендентом одновременно с тендерным предложением, разработанным в соответствии с условиями тендерной документации, если это предусмотрено инструкцией для претендентов. Представленные без основного тендерного предложения или не предусмотренные условиями конкурса альтернативные предложения не рассматриваются.

Альтернативные предложения могут предусматривать изменения в проектной документации, и для их оценки должна быть представлена вся необходимая информация (расчеты конструкций, чертежи обоснования новых технологий, способов выполнения работ перечень работ и расценки по их выполнению и др.).

Подготовка конкурсных заявок.

Подготовка конкурсной заявки начинается поставщиком в момент получения

конкурсной документации (хотя предварительная работа, такая как анализ возможных конкурентов, получение неофициальной информации и т.д. должна начинаться ранее). Этот этап является ключевым в работе поставщика.

Организатор конкурса может устанавливать плату за конкурсную документацию или требовать взноса в различной форме для участия в конкурсе. торги тендер поставщик сметный

В результате на этапе получения конкурсной документации, у некоторых поставщиков возникают затруднения. Во-первых, документация, как правило, приобретается за безналичный расчет. Соответственно требуется время на внутреннее согласование в фирме(руководство, финансовый отдел и т.д.), совершение платежа, поступление денег на счет организатора торгов. Тем самым теряется несколько дней из срока, отведенного на подготовку конкурсного предложения, часто и без того весьма ограниченного.

Во-вторых, особенно когда речь идет о сложных закупках, над подготовкой конкурсного предложения работает несколько специалистов. Соответственно необходимо иметь достаточное число копий документации. В большинстве конкурсов от участников требуется предоставление обеспечения конкурсного предложения (обычно в виде банковской гарантии). Его размер обычно не превышает 3% от предполагаемой цены контракта. В конкурсной документации должны быть указаны критерии отбора победителя. Это делается далеко не всегда, но отсутствие полной информации по этому вопросу может рассматриваться как косвенное свидетельство недобросовестности организатора и необъективности конкурса.

Стоит особо отметить, что выбор поставщика далеко не всегда осуществляется исходя из лучшей цены заявки, особенно когда речь идет о закупке консультационных услуг. Значение при оценке предложений могут иметь также расходы заказчика на эксплуатацию, сопровождение, техническое обслуживание и ремонт продукции, сроки доставки товаров, завершения работ или предоставления услуг, функциональные характеристики продукции, графики поставок и платежей и т.д.

Требования заказчика поставщику игнорировать нельзя, однако их можно обсудить, направив запрос организатору конкурса. Вполне может быть, что то или иное требование попало в конкурсную документацию по недосмотру. Подобная дискуссия должна документироваться - вопросы направляются в письменном виде, а решения заказчика изменить условия конкурса и конкурсную документацию оформляются путем издания дополнений к ней.

Конкурсная заявка поставщика должна оформляться в полном соответствии с требованиями конкурсной документации, причем следует уделить должное внимание всем формальным требованиям - парафированию и подписанию листов предложения лицом, имеющим право подписи (причем это право должно быть подтверждено соответствующим документом, таким как устав или доверенность), постановке во всех требуемых местах печати, маркировке конвертов с заявкой и т. д.

К сожалению, отклонение заявок по формальным признакам - явление не такое уж и редкое. Причины принятия подобных решений могут быть достаточно разнообразными: отсутствие подписи на некоторых документах, внесение изменений в формы конкурсных заявок и т.п.

Все ответы на вопросы поставщиков, должны доводиться до сведения остальных участников конкурса (без указания авторства вопроса). Разумеется, это правило не касается вопросов, ответ на который содержится в конкурсной документации (это часто бывает, когда поставщик не счел нужным внимательно изучить ее требования).

Допускается внесение организатором конкурса изменений в конкурсную документацию и продление срока подачи предложений. В этом случае все участники конкурса также должны быть извещены.

Иногда в составе конкурсной заявки требуется представить оригинал и несколько копий предложения, необходимые для удобства работы членов оценочной комиссии. Причем речь идет о полной копии предложения, со всеми подписями и печатями, а не простой ксерокопии.

Обеспечение конкурсной заявки.

Проведение конкурса занимает достаточно много времени и требует немало иных ресурсов от заказчика, включая высокопрофессиональных специалистов. Если соблюдать все требования законодательства, то довольно затруднительно провести открытый конкурс менее чем за полтора - два месяца: только на подготовку конкурсных заявок Гражданский кодекс отводит не менее 30 дней. Не редко столько же или даже больше уходит на подготовку конкурсной документации и оценку предложений претендентов.

Поэтому вполне обоснованным является желание заказчика подстраховаться от рисков, связанных со срывом этой процедуры, в первую очередь - от отказа победителем выполнить контракт на содержащихся в конкурсной документации и конкурсной заявке условиях Российское законодательство предусматривает в качестве основных способов обеспечения обязательств (ст. 329 ГК РФ):

• - неустойку;
• - залог;
• - удержание имущества;
• - поручительство;
• - банковскую гарантию;
• - задаток,

а также разрешает использовать другие способы, предусмотренные как законом, так и договором.

Оценка предложений.

Ключевым элементов выбора контрагента является этап оценки конкурсных заявок.

Согласно Гражданскому кодексу, победителем конкурса признается поставщик, который по заключению конкурсной комиссии, предложил лучшие условия. Поэтому в конкурсной документации должны содержаться требования к поставщикам, а также быть сформулировано, каким условиям должно соответствовать предложение победителя и каким образом это соответствие будет определяться комиссией.

Организатор конкурса должен избегать общих формулировок, таких как "лучшее качество, лучшие условия поставки" и т. д., конкретизируя все критерии и указывая их значимость (весомость). При этом по возможности, следует исключать (минимизировать использование) трудно формализуемых (качественных) критериев. Это сравнительно легко сделать при закупках товаров, однако для работ и услуг - довольно проблематично, а иногда и невозможно.

Критерии, используемые при выборе поставщика, и их веса зависят не только от предмета закупки, его ценовых и качественных характеристик. Важен учет также объемов и целей закупки.

Следует не только выделить оцениваемые критерии, но и правильно выбрать методику оценки. Иногда разные методики, применяемые для оценки одних и тех же поставщиков, дают противоречащие друг другу рекомендации по определению победителя.

Определение победителя торгов (тендеров).

Победителем торгов (тендеров) признается претендент, который по оценке и сопоставлению тендерных предложений занял в списке первое место. В случае отказа этого претендента от заключения контракта победителем торгов (тендеров) считается претендент занявший следующее место.

Если цены всех тендерных предложений превышают цену, ориентировочно определенную заказчиком, эти тендерные предложения могут быть отклонены, а торги (тендеры) признаны не определившими победителя.

Решение о результатах торгов (тендеров) оформляется с протоколом и утверждается заказчиком по согласованию с органом, который обеспечивает финансирование заказа в срок, предусмотренный условиями торгов (тендеров), но не позднее чем через 45 календарных дней со дня вскрытия тендерных предложений.

Сообщение об акцепте тендерного предложения победителя торгов (тендеров) должно быть направлено ему не более чем через 3 дня после утверждения решения о результатах торгов (тендеров).

Победитель торгов (тендеров) после получения акцепта тендерного предложения предоставляет заказчику гарантии выполнения контрактных обязательств (если это предусмотрено инструкцией для претендентов) после чего стороны окончательно согласовывают и заключают контракт.

Контракт, подписанный заказчиком, направляется победителю торгов (тендеров) в течение 10 календарных дней после акцепта его тендерного предложения. Победитель торгов (тендеров) обязан подписать контракт в течение 14 календарных дней посте его получения от заказчика. Неподписание контракта в указанным срок считается отказом от заключения контракта.

После подписания контракта или определения торгов (тендеров) такими которые не определили победителя заказчик должен в течение не более 5 дней направить: претендентам которые приняли участие в торгах (тендерах) но не стати победителями - копию решения о результатах торгов (тендеров).

Расходы на проведение торгов (тендеров).

Расходы на организацию и проведение торгов (тендеров) осуществляются за счет средств заказчика и учитываются в стоимости строительства.

Смета на организацию и проведение торгов (тендеров) составляется и утверждается заказчиком по согласованию с органом который обеспечивает финансирование заказа

В случае если торги (тендеры) не состоялись или победитель не был определен и в дальнейшем заказчик отказался от осушествления строительства расходы заказчика на проведение торга (тендера) возмещаются предприятиями за счет основной деятельности, управлениями (отделами) капитального строительства местных органов исполнительной власти - за счет средств местного бюджета, дирекциями строящихся предприятии - за счет средств на строительство или других источников определенных органом создавшим казанную дирекцию.

Расходы подрядчика на подготовку тендерного предложения относятся на его накладные расходы. Если по условию торгов от претендентов требуется разработка проектов планов других документов эта работа может быть оплачена заказчиком. Размер и условия оплаты этих работ определяются инструкцией для претендентов.

Конфиденциальность информации.

Если информация предусмотренная тендерной документацией или тендерным предложением претендента является конфиденциальной стороны письменно уведомляют об этом друг друга и несут ответственность за ее разглашение согласно законодательству.

Проектные конструкторские и другие решения или расчеты вошедшие в состав тендерного предложения являются собственностью претендента и МОГУТ быть использованы заказчиком только для проведения торгов (тендеров) для которых они были представлены. Любое другое их использование возможно только по письменному разрешению претендента.

Рассмотрение жалоб и споров.

В случае нарушения процедур проведения торгов (тендеров) других условий претенденты имеют право подать жалобы заказчику в письменном форме.

Не позднее 3 дней после получения жалобы заказчик должен уведомить всех претендентов о ее подаче и содержании, времени и месте рассмотрения.

Во время рассмотрения жалобы любой претендент или государственный орган, заинтересованный в проведении торгов (тендеров), имеет право принять участие в рассмотрении жалобы Претендент, который подал жалобу, но не принимал участия в ее рассмотрении, лишается права на дальнейшее обращение к заказчику с требованиями относительно пересмотра своей жалобы.

Заказчик может не рассматривать жалобу, если она была подана более чем через 15 календарных дней со дня наступления основания для жалобы.

Заказчик должен приостановить проведение торгов (тендеров) при условии, что жалоба признана им как такая, которая имеет основания и в случае не приостановления торгов (тендеров) может нанести убытки претенденту.

Общий срок приостановления торгов (тендеров) не может превышать 30 календарных дней.

Приостановление заказчиком не применяется, если с учетом неотложных совместных интересов торги (тендеры) следует продолжать.

Любое решение, принятое заказчиком в соответствии с этим пунктом, а также обоснование по поводу его принятия направляется претендентам, подавшим жалобу, в течение 5 календарных дней после принятия решения.

Не могут быть обжалованы решения заказчика о:

• - выборе способа проведения торгов (тендеров) и процедуры определения победителя,
• - признании торгов (тендеров) несостоявшимися.

Заказчик должен рассмотреть жалобу, принять решение и в течение 15 календарных дней уведомить о нем заявителя письменно с изложением мотивов и обоснований, на основе которых это решение принято.

Если заказчик не принимает решение в указанный срок или претенденты, которые подали жалобу, не соглашаются с принятым решением, они имеют право обращаться в суд или арбитражный суд в соответствии с законодательством.