В ЗУП 3.1 усовершенствован принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации. Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.

Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.

В ЗУП 3.1 при вводе остатков отпусков в документе "Начальная штатная расстановка" появилась возможность указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.

Начальные остатки отпусков

Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают случаи, когда на момент начала учета сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. В таком случае нужно ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ Ввод остатков отпусков.

Внимание! По умолчанию этот документ не выведен в интерфейс, но его легко можно вывести через настройку навигации (шестеренка в правом верхнем углу раздела "Главное").

Отчеты по остаткам отпусков в 1С ЗУП 3.1

Остатки отпусков всех сотрудников можно вывести в отчетах в разделе кадровых отчетов.

Остатки отпусков в 1С ЗУП

Каждый сотрудник любой организации на территории Российской Федерации согласно законодательству имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Кроме того, в некоторых случаях, у сотрудника организации может быть дополнительный отпуск, к примеру, из-за не нормируемого рабочего дня. Также сотрудник может воспользоваться правом не ходить в отпуск, а компенсировать его в денежном эквиваленте, либо использовать его частично. Вследствие последнего, возникают остатки отпусков, которые необходимо учитывать, чему и будет посвящена данная статья. В случае не предоставления отпуска более двух лет на предприятие может быть наложен штраф. Первым делом в программе необходимо проверить соответствующие настройки. Для этого перейдем в раздел “Настройки” и выберем пункт “Настройки зарплаты”. По ссылке “Настройка состава начислений и удержаний” и в ней перейдем в раздел “Отпуска”.

Мы рады представить Вам видео-версию этой статьи:

В данном окне есть возможность установить какие отпуска будут учитываться в программе. Далее вернемся в раздел “Настройки” и выберем пункт “Виды отпусков”. Здесь будут перечислены все виды отпусков, которые есть в программе. При необходимости мы можем добавить новый вид отпуска по кнопке “Создать” в шапке.

Откроется форма, в которой необходимо указать наименование вида отпуска, в нашем примере он будет являться ежегодным и предоставляться постоянно 5 дней в год. В программе расчет дней отпуска ведется автоматически, после того как сотрудник принят на работу. Для этого оформляется документ “Прием на работу”.

В поле “Дата приема” указывается с какого числа будет рассчитываться отпуск и также в правой части документа указано какие виды отпуска есть у этого сотрудника.

Для отражения корректировки остатков отпусков необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Работа с кадрами”. Далее создать документ “Ввод остатков отпусков”.

Далее заполняем созданный документ. Указываем организацию и сотрудника, дату ввода остатков. В верхнюю табличную часть добавляем виды отпусков, а в нижней указываем рабочий период и остаток количества дней каждого отпуска, если их несколько. После, чего в верхней табличной части поле “Остаток” заполнится автоматически.

Помимо этого, возможны случаи, если организация только перешла на систему учета 1С, но при этом у работника уже имеются остатки отпусков. Чтобы внести информацию об остатках необходимо выбрать раздел “Главное” и в нем выбрать пункт “Данные на начало эксплуатации”. После чего создать документ “Начальная штатная расстановка”. И заполнить остатки аналогично как в документе “Ввод остатков отпусков”.

Также при создании документа “Отпуск” можно посмотреть количество оставшегося отпуска. Для этого достаточно перейти по ссылке “Как сотрудник использовал отпуск”.

После чего будет сформирован печатный документ с информацией по остаткам дней отпуска.

В программе имеется специальный отчет, который также позволяет посмотреть остатки отпусков сотрудников. Для этого необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Кадровые отчеты”.

Сформируем отчет “Остаток отпусков” по всем организация и сотрудникам.

Данные инструменты позволяют вносить, корректировать и отслеживать остатки отпусков сотрудников.

Если у Вас остались вопросы по расчету остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

Информация по отпускам сотрудников – важная часть кадрового учета. В программе 1С 8.3 ЗУП вы можете сформировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Как учитывать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый 28-ми дневный отпуск. Это право закреплено в трудовом законодательстве. Кроме того руководство может предоставлять дополнительные отпуска. Например, сотрудникам с ненормируемым рабочим днем или вредными условиями труда. Если работники трудятся в условиях крайнего севера, то им гарантирован дополнительный отпуск 24 дня. В программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 можно учитывать различные виды отпусков и формировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Где можно посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.

Шаг 1. Введите в 1С 8.3 ЗУП начальные остатки отпусков

Если вы перешли на 1С 8.3 ЗУП 3.1 из другой зарплатной программы, то вам надо внести в 1С остатки по отпускам. Это не нужно делать только по новым сотрудникам, которых вы приняли на работу уже в 1С 8.3 ЗУП. Ввод остатков делайте в карточке сотрудника. Для этого зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется окно со списком сотрудников.

В открывшемся окне укажите вашу организацию (3), и кликните два раза на сотруднике (4), по которому нужно ввести остаток. Откроется карточка работника.

В карточке нажмите кнопку «Оформить документ» (5), выберете «Отсутствия» (6) и кликните на ссылку «Ввод остатков…» (7). Откроется форма для ввода.

В окне ввода укажите дату остатков (8). Это должна быть последняя дата периода, по которому вводится остаток. Далее нажмите кнопку «Добавить» (9) и введите виды отпусков (10), по которым нужно ввести данные. Также по каждому виду введите начальную (11) и конечную дату (12) периода. В поле «Остаток» (13) введите количество дней неиспользованного отпуска. Для ввода данных нажмите кнопку «Провести и закрыть» (14). Теперь по этому сотруднику в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 есть данные по остаткам.

Шаг 2. Учтите входящий остаток при оформлении отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1

При создании документа «Отпуск» вы можете посмотреть остатки неиспользованного отпуска за все периоды работы сотрудника и учесть их. Зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Отпуска» (2).

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3) и кликните на ссылку «Отпуск» (4). Откроется форма для его оформления.

В этом отчете видны начальные остатки по видам отпусков (7), которые были введены вручную. Также здесь указаны остатки, накопленные за период, когда зарплата уже учитывалась в 1С (8). В графе «Остаток…» (9) указано, сколько дней может взять работник на текущий момент. Ориентируясь на эти цифры можно перейти к дальнейшему оформлению отпуска.

Шаг 3. Сформируйте отчет по остаткам отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1

В 1С 8.3 ЗУП есть отчет по остаткам отпусков всех сотрудников. Для его формирования зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Кадровые отчеты» (2). Откроется список всех отчетов.

В окне отчетов есть два отчета по остаткам:

• «Остатки отпусков» (3). Детальный отчет;
• «Остатки отпусков (кратко)» (4). Сокращенный вариант отчета.

В первом отчете можно посмотреть по каждому сотруднику (5) количество дней неиспользованного отпуска (6) в разрезе видов (7) и периодов (8).

Во втором отчете вы увидите сокращенный вариант первого отчета без указания периодов. Краткий отчет более читабелен.

Любой работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней. В некоторых ситуациях длительность может увеличиваться за счет дополнительных отпусков. Они могут назначаться, например, из-за особого территориального расположения, вредности, интенсивности труда и проч.

На каждый календарный год составляется график отпусков. Его обязан соблюдать как работодатель, так и работник. Если сотруднику не предоставляется залуженный отпуск более двух лет, на предприятие могут наложить штраф. Сам ежегодный отпуск (основной) предоставляется за фактически отработанное время.

В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С 3.1 ЗУП 8.3, их ввод и то, что на них влияет. Очень важно правильно отражать подобного рода данные в программе. В противном случае может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.

Не редко бывает, когда организация «переходит» на 1С уже в процессе своей деятельности. Сотрудники давно приняты на работу. Им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять».

Зачастую при переходе на ЗУП 3.1 ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе и данные не сложно перенести. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести вручную. Для этого в 1С ЗУП служит документ «Ввод остатков отпусков».

В нашем случае Волков Марат Савельевич, который является сотрудником компании «Крон-Ц» имеет право на отпуск в размере 28 календ. дней. Фактические остатки отпусков, с учетом предоставленных указываются в нижней табличной части документа.

Отражение отпусков в программе

Теперь рассмотрим ситуацию, когда учет отпусков производится непосредственно в программе. Для оформления отпуска сотруднику воспользуйтесь одноименным документов из раздела «Кадры».

При отражении в программе отпуска зачастую нужно проанализировать предыдущие периоды. Для этого вы можете воспользоваться специальным отчетом, перейдя по гиперссылке «Как сотрудник использовал отпуск?».

Данный отчет позволяет увидеть не только периоды ранее используемых отпусков, но и количество накопленных дней.

Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП: сколько осталось дней отпуска

В разделе «Кадры» есть специальный подраздел» Кадровые отчеты». В нем вы можете найти отчеты по остаткам отпусков (полный и краткий). Их отличие заключается лишь в интерфейсе, разрезах и количестве выводимых данных.

Сформируем полную версию отчета по остаткам отпусков для Бажовой С. В., как сотрудника «Крон-Ц» на конец октября 2017 года. На рисунке ниже отражен отчет, который был сформирован до внесения в программу отпуска с 23 по 29 декабря.

В отчете видно, что с учетом дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность остаток составляет 29,16 дней.

Теперь внесем в программу отпуск Бажовой С. В. И проведем его. Переформировав отчет, мы видим, что основной и как следствие общий остаток отпуска сократился ровно на 7 дней. Это именно тот период с 23 по 29 октября 2017 года, который был введен в программу.

Как видите, своевременное внесение в программу достоверной информации значительно упрощает жизнь сотрудникам кадровой службы. Не нужно производить сложных расчетов, так как программа может сделать это сама.

Печать (Ctrl+P)

Ввод начальных остатков отпусков

До версии ЗУП 3.0.23 предполагалось, что при начале эксплуатации программы на уже действующем предприятии остатки отпусков вводятся своевременно перед началом ведения учета в ней с помощью документа «Данные на начало эксплуатации».

Ввод отдельного документа «Ввод начальных остатков отпусков» предполагался в том случае, если при начале эксплуатации сотрудники регистрировались документом «Прием на работу», и при этом все фактические отпуска со дня приема сотрудника в программе не регистрировались. Программа не давала записать начальные остатки отпусков, если на их дату уже были зарегистрированы фактические отпуска.

Однако практика показала, что зачастую учет остатков отпусков в программе «налаживают» уже после начала ее эксплуатации. В связи с этим в версии 3.0.23 изменено поведение документа «Ввод начальных остатков отпусков». Теперь он служит отправной точкой при расчете заработанных прав на отпуска. Ранее существовавшее ограничение на запись начальных остатков, если на их дату в программе уже были зарегистрированы фактические отпуска, убрано.

Теперь есть возможность ввести остатки уже после начала эксплуатации программы. В документе выдается предупреждение, что все зарегистрированные до даты ввода остатков события учитываться при расчете остатков не будут (при этом в карточку Т-2 они по-прежнему выводятся).

Документ доступен только через режим “Все функции”!?(см. рис 1). Разработчики включили в разделе кадры основного интерфейса, однако не входит в составе подсистем этого раздела!? . Эту статью пишу на базе редакции Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.2.316), однако в интерфейсе последней версии –3.1.3.184 на дату написания этой статьи, тоже я не нашел этот документ

Рис 1 Форма “Все функции”

Документ предназначен для ввода неиспользованных дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.

Рис 2. Документ Ввод остатков отпусков

Если же при начале эксплуатации программы начальная расстановка сотрудников регистрируется документом , то сведения о неиспользованных днях отпуска, на которые сотрудник имеет право, можно ввести непосредственно в этом же документе.

В редакции 3.1.1. по просьбам пользователей разработчики усовершенствовали принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации (как программы в целом – документом “Начальная штатная расстановка”, так и отдельно подсистемы учета остатков отпусков – документом “Ввод начальных остатков отпусков”).

Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.

Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.

Теперь при вводе остатков отпусков в документе “Начальная штатная расстановка” появилась возможность явно указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.

Данные на начало эксплуатации

Как правило на практике программу начинают использовать не с начала деятельности организации. Таким образом, к моменту перехода на учет в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 уже имеются определенные исторические данные, которые необходимо ввести в программу. В программе имеются специализированные документы для ввода начальных данных:

• Начальная штатная расстановка сотрудников – С помощью документа вводятся кадровые данные сотрудников по состоянию на дату начала эксплуатации программы
• Начальная задолженность по зарплате – В этом же документе, но со знаком «минус» фиксируется задолженность работников перед организацией, которую нужно учесть при очередной выплате заработной платы. Выплаченные суммы в программе учитываются по месяцу начисления, поэтому если зарплата за предшествующий месяц была полностью выплачена, то документ вводить не нужно
• Периоды, оплаченные до начала эксплуатации – Документ предназначен для отражения таких ситуаций, когда на дату начала эксплуатации сотрудники отсутствуют (находятся в отпуске). За зарегистрированные в нем периоды в программе не будет производиться начисление зарплаты. В табеле и других отчетах периоды будут обозначаться согласно указанному виду периода (состоянию).

Эти документы объединяются в журнал Данные на начало эксплуатации (Главное → См. также → Данные на начало эксплуатации ).