В каких случаях составляется лист согласования договора. Документооборот договоров: мастер-класс Как оформить лист согласования к документу

Лист согласования договора – это документ, составляющийся уполномоченными лицами договаривающихся сторон, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту будущего соглашения. Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия (организации) и является составляющей частью Положения о договорной работе. Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора. Преимущество листа согласования состоит в том, что согласование договора можно осуществить без экземпляра, принадлежащего контрагенту, поскольку все замечания и предложения, либо их отсутствие, подтверждаются подписями лиц, внесших их.

Лист согласования применяют с целью избежания ситуаций, когда необходимо доказывать, что соглашение было фактически достигнуто на иных условиях, чем те, о которых утверждает контрагент. Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений, стремятся как можно скорее подписать договор, не вникая в его суть. Лист согласования договора должен содержать следующие данные:

предмет согласования. В роли предмета выступает сам договор, дополнительное соглашение к нему, протокол согласования разногласий, протокол намерений и пр.;
полное наименование, а также юридический и фактический адрес контрагента;
фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за подписание договора, данные об инициаторе договора, наименование и реквизиты его отдела, подпись руководящего лица отдела, проинформированного о заключении соглашения;
дата составления листа согласования;
дата передачи договора на согласование в отделы, персонал которых ответственный за этот процесс, а также сроки, предоставленные каждому из этих отделов согласно Положению о договорной работе;
дата возврата договора исполнителю;
подписи руководителей отделов, ответственны за согласование.

На практике согласование договора осуществляется по определенному порядку: лицо, руководящее заключением договора, согласовывает договор с руководителем своего отдела (или организации в целом, если такого отдела нет). Далее соглашение с листом согласования направляется в юридический отдел, сотрудники которого согласовывают договор со структурами, указанными в листе. Согласованный по всем структурам договор направляется обратно в юридический отдел на регистрацию, затем – исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, направляет один экземпляр соглашения контрагенту и он же является ответственным за возврат этого экземпляра, подписанного руководителем или иным уполномоченным лицом контрагента.

Лист согласования договора – это своего рода обходной (или маршрутный) лист договора, его «бегунок». Под листом согласования договора следует понимать внутренний документ, который составляется по утвержденной юридическим отделом табличной форме ответственным менеджером. Это может быть сотрудник любого бизнес-подразделения: отдела маркетинга, закупок, продаж. Этот документ необходим для утверждения предоставленной контрагентом, либо составленной внутри компании редакции (проекта) договора, в том числе внесения в него дополнительных правок, замечаний и комментариев.

Лист согласования договора как зеркало утверждения договора

Утверждение, или согласование договора посредством листа осуществляется ответственными сотрудниками, представляющими, как правило, ключевые подразделения компании:

юридический отдел
финансовый отдел
бухгалтерия
отдел маркетинга
отдел продаж/закупок/коммерческий отдел

Участие юристов и финансистов в согласовании договора и подписи листа является строго обязательным. Юристы проводят правовую экспертизу и оценивают правовые риски, а финансисты оценивают, прежде всего, проходит ли договор по бюджету.

Следует различать лист согласования и протокол разногласий к договору. Если в первом случае целью документа является фиксация перечня исправлений внутри компаний, то цель протокола разногласий заключается в анализе изначального проекта, представленного контрагентом, и финальной версии, согласованной с помощью листа согласования договора. Договор с протоколом разногласий и листом согласования к нему возвращается организацией, контрагенту, который предоставил свой первоначальный вариант договора. Если протокол разногласий подписан сторонами договора, то существенные условия договора действуют в редакции протокола разногласий, который становится в этом случае неотъемлемой частью договора, приложением к нему.

После того как инициировавшее заключение договора бизнес-подразделение компании выделяет ответственного за согласование сотрудника, он должен распечатать пустой бланк согласования, приложить его к первоначальной версии договора, определить, с кем данный договор следует согласовать (т.е. маршрут согласования), и начать физический обход согласующих лиц по маршруту. Соответствие различных видов договоров маршрутам согласования (или одному-единственному маршруту) должно быть установлено в Положении (Регламенте) о договорной работе .

Как показывает практика, зачастую все договоры проходят по одному и тому же маршруту:

Финансисты > Юристы > Бухгалтерия > Коммерческий отдел

Однако в ряде случаев, маршруты, т.е. состав подразделений и согласующих сотрудников, а также последовательность прохождения договора по ним, могут различаться в зависимости от условий (параметров) договора: вид договора, сумма (цена) договора, контрагент и т.д.

После того как лист согласования соберет замечания и визы всех согласующих, ответственный сотрудник определяет, согласован он или нет, а также, в случае необходимости, вносит (после согласования с контрагентом) необходимые исправления в текст договора, если этот вопрос является принципиальным.

Именно так выглядит «ручное» прохождение листа согласования по согласующим, если этот процесс никак не автоматизирован.

Формирование листов согласования договоров в электронном виде

С помощью программы «Юрайт: Согласования и договоры» Вы легко можете сформировать и распечатать лист согласования к любому договору, который будет содержать:

Предмет согласования – конкретный договор или иной документ, который согласуется
ФИО и должность согласующего сотрудника
Содержание внесенных правок (при их наличии)
Дата и время начала/окончания согласования договора
Результат согласования: согласовано, отклонено итд.
Подпись (виза) согласующего лица, которой утверждается результат рассмотрения договора

Формирование и заполнение листа согласования полностью автоматизировано, поскольку является одним из элементов системы электронного согласования договоров и документов , реализованных в программе Юрайт.

Образец листа согласования договора , формируемого с помощью программы «Юрайт», выглядит следующим образом:

Придать юридическую силу и значимость визирования договора с отражением в листе согласования, Вы сможете, подключив в программе Юрайт в дальнейшем компоненту Электронной подписи (ЭЦП).

предмет согласования. В роли предмета выступает сам договор, дополнительное соглашение к нему, протокол намерений и пр.;
полное наименование, а также юридический и фактический адрес контрагента;
фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за подписание договора, данные об инициаторе договора, наименование и реквизиты его отдела, подпись руководящего лица отдела, проинформированного о заключении соглашения;
дата составления листа согласования;
дата передачи договора на согласование в отделы, персонал которых ответственный за этот процесс, а также сроки, предоставленные каждому из этих отделов согласно Положению о договорной работе;
дата возврата договора исполнителю;
подписи руководителей отделов, ответственны за согласование.

Лист согласования составляется в двух случаях: при подготовке организационно-распорядительных документов внутри компании и при разработке проекта договора между двумя компаниями. В статье рассказывается об особенностях и правилах оформления листа согласования.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях требуется лист согласования?

Согласование с профильными специалистами сопровождает подготовку каждого организационно-распорядительного документа. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Все замечания, сделанные специалистами фиксируются в бланке листа согласования.

Этот вариант договора не всегда устраивает контрагента в полном объеме. Замечания могут вызвать способы производства, формы оплаты, сроки поставки и т. д. В таких ситуациях лист согласования - незаменимый инструмент по совершенствованию договора. Представитель каждого структурного подразделения, куда проект договора поступает на обсуждение, оставляет на листе свои комментарии, замечания и предложения.

Типы листов согласования

Листы согласования бывают:

универсальные;
индивидуальные.

Универсальные листы имеют одинаковую структуру и перечень лиц, которые участвуют в согласовании. Индивидуальные разрабатываются специально для каждого конкретного договора и включают список только тех специалистов, которые принимают участие в разработке данного договора.

Сотрудник, осуществляющий визирование, составляет список замечаний на отдельном листе, подписывает его и прикладывает к проекту. После этого отдел, занимающийся разработкой проекта, рассматривает замечания. Необходимости в повторном визировании нет, если замечания учтены полностью. Повторное визирование нужно в том случае, если после учета замечаний смысл документа изменился. Когда процедура согласования документа, имеющего замечания, завершена, автор-составитель проекта фиксирует все сделанные изменения в форме листа согласования.

Лист согласования оформляется следующим образом. Вначале документа пишут название структурного подразделения, которое является разработчиком проекта. Далее следует таблица, состоящая из четырех граф:

порядковый номер и название отдела, в который поступает проект вместе с листом согласования для ознакомления;
должность, ФИО и подпись ответственного лица;
дата согласования;
замечания и предложения.

Если подлинник документа, который проходил процедуру согласования , остается в компании, то визы ставятся на обороте последнего листа или на последнем листе под подписью.

Если подлинник документа будет отправлен из компании, то визы ставят на экземплярах документов, которые помещают в дело.

Ниже приведен образец отдельного листа согласования, на котором допускается оформлять визы документа. Такая практика распространена при оформлении распорядительных документов. В случае необходимости, визы могут быть оформлены на каждом листе документа.

Рис. 4. Образец листа согласования к приказу

Согласованию подлежат не только проекты документов, но и проектов договоров. Ниже приведен образец листа согласования договора:

Рис. 5. Образец листа согласования договора

Вывод

Лист согласования составляется в двух случаях: при разработке проекта распорядительного документа и при совместной работе двух сторон над проектом договора. При согласовании документа его текст корректируют на основе замечаний сотрудников, чьей деятельности он касается. В разработке проекта договора лист согласования совершенствует текст соглашения.