14.12.2018
Ст.123 ТК РФ обязывает работодателей составлять график отпусков и отправлять сотрудников отдыхать в течение года в четком соответствии запланированному расписанию.
Персоналу нужно заранее сообщить о предстоящем отпуске
с помощью уведомления. Работник не обязан высказывать просьбу о предоставлении , он вправе ожидать, что работодатель сам подготовит приказ, начислит и выплатит отпускные за 3 дня.
Обязательно ли оформлять?
В ст.123 ТК РФ написано, что работник должен быть оповещен о конкретной дате , когда начнется его ежегодный отдых по под роспись.
Сделать это можно несколькими способами: подготовить отдельное уведомление , предусмотреть графу в графике, подготовить , составить за 2 недели приказ на отпуск и подать его работодателю под роспись.
Самый правильный и удобный способ — последний. Готовится приказ не позднее, чем за 2 недели. Однако если в организации есть практика оформления отдельных уведомлений — то это право работодателя, никаких нарушений закона в этом нет.
За установленный срок ответственным лицом готовится уведомительная бумага для сотрудника и выдается ему лично в руки или иным удобным способом.
Работник знакомится с содержанием полученного документа и в знак свей осведомленности ставит подпись в указанном мест е.
Обычно составляется два экземпляра уведомления : первый передается работнику, второй остается у работодателя. Именно на втором экземпляре должен поставить свою подпись уведомленный. Данный документ в компании необходимо сохранить, так как он будет служить подтверждением исполнения обязанности по информированию о начале отпуска в точном соответствии с ТК РФ.
Также возможно передать уведомительную бумагу и предложить работнику в знак ее получения поставить подпись в специальном журнал е.
Что будет, если работодатель не уведомит работника о начале его отдыха? Прежде всего, это нарушение положений трудового законодательства. В этом случае работник имеет право написать на любой удобный для него срок .
Начальство воспрепятствовать не может
и должно принять это заявление и подготовить отпускного времени на желаемые работником даты.
Чтобы избежать такого незапланированного переноса рекомендуется четко выполнять положения ТК РФ и своевременно передавать уведомление работнику.
Примерный образец уведомления о предоставлении отдыха работнику по графику можно скачать ниже.
Когда не нужно составлять?
Работодатель освобожден от оформления уведомления о предстоящем начале отпуске в следующих случаях:
- отпуск предоставляется не по графику ;
- на предприятии не составлялся график вовсе;
- отдых предоставляется вновь принятому сотруднику , не внесенному в график на текущий год;
- отпуск оформляется для лиц, которые по ст.122 ТК РФ вправе требовать выходные оплачиваемые дни в удобное для них время.
Сроки подготовки и способы передачи
Полезное видео
Нужно ли создавать уведомления, как известить сотрудника, какие способы существуют — смотрите в видео самый правильный способ извещения работника о начале его отдыха:
ТК РФ требует от работодателей обязательного извещения персонала о том, когда начнется их отдых по утвержденному графику. Сделать это нужно за 2 недели до его начала. Можно это сделать с помощью уведомления или приказа. Главное — выполнить требовать из ст.123 ТК РФ.
Невыполнение данного действия может повлечь отказ сотрудника уходить в отпуск и последующий перенос отпускного времени на срок, удобный сотруднику. При этом отказать руководство уже не сможет и придется подстраиваться под желания трудящегося, чьи права были нарушены.
Как составить уведомление о начале отпуска
Важно! Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать.
Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.
Обратите внимание! Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.
Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:
- Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
- Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним.
Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.
Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.
Обратите внимание! Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:
- Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
- Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений
Обратите внимание! С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.
Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:
- На титульном листе отражается такая информация:
- наименование организации, оформившей документ;
- название документа;
- даты начала и окончания журнала.
- В табличной части приводятся следующие сведения:
- название составляемого документа;
- номер по порядку;
- дата его оформления;
- смысл выданного извещения;
- должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
- информация о вручении;
- сведения об ответе на извещение.
Важно! Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.
Уведомление (извещение): образец
Поскольку нет утвержденной формы уведомления, допускается его составление на фирменном бланке (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Примерный перечень информации, подлежащей включению в него:
- Ф. И. О. работника, которому оформляется извещение.
- Название документа.
- Текст уведомления:
- с реквизитами графика отпусков;
- ссылками на правовые акты;
- датами начала и окончания предоставляемого отпуска;
- общей продолжительностью выходных в календарных днях.
- Подпись лица, оформившего документ.
- Подпись работника об ознакомлении с извещением.
При необходимости в указанный документ может быть добавлена иная информация на усмотрение руководителя или работника кадровой службы.
Важно! Уведомление считается правильно составленным, если в нем содержится подпись работника об ознакомлении, а также даты начала и окончания отпуска.
Скачать образец извещения о начале отпуска можно, пройдя по ссылке: Уведомление о начале отпуска по графику отпусков .
***
Уведомление о начале отпуска — это документ, которые информирует о датах начала и окончания отпуска. Оформляется он в свободной форме и доводится до сведения работника не позднее чем за 2 недели до даты начала предполагаемого отпуска.
Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.
Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом - уведомлением об отпуске.
Обязателен ли данный документ?
Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.
Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.
Пример:
По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.
Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.
График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.
В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.
Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.
Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.
В каких случаях применяется?
Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.
Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.
Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.
Пример:
По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.
Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока. В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.
Правила оформления
Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.
Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:
- реквизиты предприятия;
- исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
- должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
- информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
- подпись работодателя.
Образец уведомления о начале отпуска работника
Как составить?
Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.
Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.
Уведомление о начале отпуска
Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.
Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.
Скачать образец можно тут:
Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?
На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:
- о реорганизации предприятия;
- о предоставлении объяснений;
- о переводе;
- об изменении в условии труда;
- о предстоящем отпуске.
В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.
Постоянное оформление журнала гарантирует при необходимости быстрый поиск необходимых сведений.
На титульной странице журнала отражаются:
- наименование организации;
- название документа;
- период начала и окончания ведения данного журнала регистрации.
Следующая страница содержит сведения об ответственных лицах за ведение журнала.
Единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет.
Администрация организации выносит самостоятельное решение о включении в журнал необходимых сведений.
В основном, в табличную форму журнала включаются следующие сведения:
- название документа;
- дата оформления;
- номер регистрации уведомления;
- основной смысл содержания уведомления;
- должность, фамилия и инициалы работника, на имя которого выписано уведомление;
- день вручения извещения;
- информация об ответе работника на предъявленное уведомление.
Распечатанные листы журнала нумеруются и обязательно прошиваются.
Руководитель организации заверяет подписью и печатью скрепленный документ.
Скачать образец журнала можно здесь:
Где и сколько хранится?
Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.
Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.
Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.
Как происходит ознакомление?
Обязательным условием персонального ознакомления каждого сотрудника о начале отпуска служит письменная форма документа.
Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:
- непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
- приказ на предоставление ;
- ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
- включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
- в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.
В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе.
Пример:
По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен.
Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я. уведомление о начале отпуска, механик отказался подписывать документ. Сотрудник кадровой службы оформил акт об отказе подписи.
За сколько дней выдается?
Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.
Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.
Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.
При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.
Кто подписывает?
Бланк подписывает непосредственно руководитель организации.
При оформлении приказа о наделении соответствующими полномочиями конкретных работников кадровой службы, данные документы подписывают непосредственно должностные лица отдела кадров.
Сотрудник, получивший персональное извещение об отпуске, должен лично поставить подпись в знак ознакомления.
Другие варианты подтверждения не будут иметь юридической силы и документ будет признан недействительным.
Нюансы уведомления совместителей
Существует несколько особенностей при оформлении отпуска таким работникам.
Фактически уведомление о начале отпуска для совместителей носит чисто информативный характер, поскольку сотрудник лично заинтересован в своевременном оформлении очередного отпуска по месту работы по совместительству.
Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.
ФАЙЛЫ
В каких случаях формируется документ
Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный . В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.
В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.
За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).
Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.
В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.
Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.
Что будет, если не направить уведомление
Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.
В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.
Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.
Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления
Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.
В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).
Общие сведения об уведомлении, особенности составления
Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.
Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.
Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах , каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).
- Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
- второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).
Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.
Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.
Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)
Образец уведомления о начале отпуска
Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.
В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:
- данные об отправителе (предприятии-работодателе);
- данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
- сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.
После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:
- дату, с которой человек уходит в отпуск;
- продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
- день выхода на работу (указать точное число).
Как передать уведомление
До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:
- Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
- Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).
Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.
Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:
- - в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
- Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.
Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в . ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.
Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).
Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.
бухпроффи
Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.
Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?
Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.
