Унифицированная форма ТОРГ-31, она же сопроводительный реестр сдачи документов, утверждена постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25.12.1998. Применяется на территории российской Федерации начиная с 1.01.1999 и по сей день. ТОРГ-31 является формой первичной отчетной документации и обязателен для юрлиц всех форм собственности, занятых в отраслях экономики. Код документа по ОКУД - 0330231.

Итак, ТОРГ-31 используется для документирования операций торговых организаций, в частности, с целью регистрирования приходной и расходной документации. В зависимости от вида торговой деятельности организации последовательный учет операций по приходу и расходу можно вести разными способами:

1. На предприятиях оптовой торговли (сч. 41.1, товары на складах) - по каждой торговой точке и в общем по предприятию.
2. На предприятиях розничной торговли (сч. 41.2, товары в рознице) - по всему предприятию.

Приход и расход последовательно учитываются на одном бланке либо каждому типу операций отводится отдельный лист. По поставщикам и покупателям ведется также раздельное оформление.

ТОРГ-31 заполняет уполномоченное ответственное лицо за каждый отчетный период в 2 экземплярах. Один вариант остается у него, другой вкупе с сопроводительными документами отдается бухгалтерской службе под расписку либо для обрабатывания информации посредством вычислительной техники.

Форма ТОРГ-31: особенности документирования операций торговых организаций

Структура сопроводительного реестра сдачи документов состоит из нескольких частей, каждую из которых следует обязательно заполнять.

Структура сопроводительного реестра сдачи документов	Обязательные для заполнения реквизиты документа
«Шапка» (группа верхних реквизитов формы)	Сведения об организации (наименование, код ОКПО) и структурном подразделении (название), вид деятельности и операции, № и название документа, дата заполнения, отчетный период
Содержательная часть в виде таблицы (текстовая информация по приходной и расходной документации)	Типовые реквизиты: №, название, дата заполнения, число листов приходного (расходного) документа; постоянные реквизиты поставщика (покупателя) - название, код; примечание (носит прикладной характер, содержит пояснения, уточнения)
Заключительная часть (группа нижних реквизитов формы)	Суммированное число листов и документов (прописью); сведения о лицах, принимавших, сдававших, проверявших форму ТОРГ-31 (должность, подпись с расшифровкой каждого из них с указанием даты)

Назначенное ответственное лицо, занимавшееся документированием операций прихода и расхода, будет сдавать форму ТОРГ-31. Принимает документ бухгалтер, а проверяет обычно руководитель организации.

Рекомендации по документированию торговых операций в сопроводительном реестре сдачи документов

При оформлении сопроводительного реестра сдачи документов следует соблюдать ряд общепринятых правил. Унифицированный документ должен содержать точную информацию, без исправлений, зачеркиваний. Все указанные выше реквизиты сопроводительного реестра подлежат обязательному заполнению. При необходимости организация вносит в форму дополнительные реквизиты.

Типовые реквизиты (название документа, его код, номер формы), которые утверждались Госкомстатом РФ, изменять нельзя. Также не допускается удалять отдельные обязательные реквизиты.

Заполнять форму можно в рукописном либо электронном варианте. Данные вносятся от руки шариковой ручкой чернилами синего, черного, фиолетового цвета либо печатаются на компьютере.

Если в организации применяется электронный документооборот, то процесс упрощается. Оформляется электронный вариант документа, после чего визируется электронными подписями.

В процессе документирования можно использовать онлайн программу Бизнес.Ру для быстрого заполнения документов. Поджходит она и для учета в оптовых и розничных торговых точках.

Распространенные ошибки при заполнении сопроводительного реестра сдачи документов и возможности исправления

Недостоверные сведения либо отсутствие обязательных данных, неправильное оформление -типичные ошибки при оформлении ТОРГ-31.Не допускается принимать к учету документацию с арифметическими, орфографическими недочетами, при наличии стираний либо дописываний текста.

Типичные нелочеты при заполнении ТОРГ-31	Пояснения и возможность исправления
Нет всех подписей в конце формы либо нет расшифровки подписей	Сопроводительный реестр сдачи документов - форма, обязательная для рассмотрения бухгалтером и проверки руководителем. Наличие подписей ответственного лица, а также бухгалтера, принявшего документ, и директора, который проверял его, обязательно, т. к. без них документ не имеет юридической силы, т. е. не действителен; расшифровка подписей - непременное требование, которые предъявляется к форме, следовательно, его нужно соблюдать
Отсутствие некоторых реквизитов в содержательной части формы	Данный факт признается нарушением в документообороте, который требует корректировки; первичный учетный документ, не содержащий всех нужных реквизитов, не принимается к учету
Свободные строки формы ТОРГ-31 не прочеркнуты	Нарушение малозначительное, но допускать его не рекомендуется. При заполнении формы надо указывать все реквизиты, а оставшиеся свободными строчки прочеркивать
Реквизиты поставщика написаны простым карандашом	Простой карандаш при заполнении форм использовать нельзя

Корректировка рукописного текста документа осуществляется в следующем порядке:

1. Тонкой чертой перечеркивается ошибка.
2. Сверху, рядом пишется правильный вариант.
3. Делается пометка «исправлено», ставится дата правки за подписью лиц, завизировавших документ ранее.
4. После корректировки на документе, если нужно, ставится печать организации.

Ответственность за нарушение правил учета трат, доходов, объектов налогообложения

Если обнаружено грубейшее нарушение учета трат, доходов, объектов налогообложения, отсутствие первичных документов, то НК РФ предусмотрены штрафные санкции. Грубейшим нарушением требований по ведению бухучета и сдачи отчетности бухгалтерской службы считаются:

• искаженные цифровые значения показателей по налогам от 10%;
• погрешности статьи (строк) бухгалтерской формы от 10%.

Следует знать, что хранение первичной документации на компьютере при не использовании электронной подписи, равносильно их отсутствию. К учету принимается лишь та документация, которая заверена квалифицированными электронными подписями. За подделку документации предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Пример 1. Выявление ошибок по офомрлению сопроводительного реестра сдачи документов (ТОРГ-31)

Утвержденное ответственное лицо Фадеев Д. Л. , сотрудник торговой организации, оформил сопроводительный реестр сдачи документов. При внесении реквизитов поставщика он неправильно указал наименование организации и ее код по ОКП (неверная цифра в коде). Записи вносились разными чернилами.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Кто имеет право подписывать формы первичных учетных документов (В том числе и форму ТОРГ-31)?

Круг ответственных лиц, которые вправе подписывать подобные документы, определяет и утверждает руководитель организации и главбух.

Если документация связана с хозяйственными операциями, где фигурируют денежные средства, то ее подписывает директор с главбухом.

Вопрос №2: Обязательно ли нужно применять в бухучете такие первичные учетные документы, как ТОРГ-31?

Проводимые хозяйственные операции на момент их совершения (либо по их окончании) подтверждаются первичной учетной документацией в непременном порядке.

Вопрос №3: Кто и в какие бухгалтерские документы может вносить исправления?

Вносить исправления в документы бухучета вправе только ответственные лица. Порядок одинаков для всех. Рядом с внесенной правкой проставляется дата корректировки и подпись лица, санкционировавшего исправление. Подпись расшифровывается. Все действия согласовываются с лицами, оформлявшими и подписывавшими документ.

Не разрешается вносить правки в банковскую либо кассовую документацию. При выявлении ошибок, эти документы переоформляются.

Вопрос №4: Какие реквизиты любого первичного бухгалтерского документа считаются обязательными?

Обязательные составляющие формы:

• название документа, субъекта хозяйствования;
• дата оформления;
• содержание хозяйственной операции (сделки) с его характеристикой в единицах измерения;
• подписи ответственных лиц с расшифровкой и указанием должностей.

Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, раз­мещения на хранение и отпуск продукции:

I. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно- технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

3. Товарная книга.

4. Заказ-заявка.

5. Договор поставки.

6. Журнал регистрации заказов покупателей.

7. Карточка неудовлетворенного спроса.

8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.

9. Счет-фактура.

10. Упаковочный ярлык.

11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.

12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.

13. Товарно-транспортная накладная.

14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.

15. Заявка на автотранспортные перевозки.

16.Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.

17. Карточка учета инвентарной тары.

18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции.

19. Карточка учета исполнения договоров поставки.

20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

ТРАНСПОРТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Обобщенный перечень документов, сопровождающих груз:

· Товарно–транспортная накладная

· Счет-фактура

· Акт загрузки автотранспортного средства

· Сертификат качества, если грузы имеют промышленное происхождение

· Карантинный сертификат, если грузы имеют растительное происхождение

· Сертификат о происхождении

· Доверенность на перевозку

· Накладные

· Сводные ведомости (перечень мест, поштучный перечень продукции с заводскими номерами).

Товарно-транспортная накладная .- документ, подтверждающий заключение договора перевозки, характеризующий перевозимый груз, место его погрузки и разгрузки, протяженность маршрута перевозки и содержащий отметки грузоотправителя и грузополу­чателя.

Будучи основным доку­ментом на перевозку груза, товарно-транспортная на­кладная также служит ос­нованием:

Для списания товар­но-материальных ценнос­тей у грузоотправителя;

Для оприходования этих товарно-материальных ценностей у грузополуча­теля;

Для учета транспорт­ной работы и других услуг, предоставляемых тран­спортным предприятием для грузоотправителей и грузополучателей;

Для проведения рас­четов между транспортным предприятием и его клиентурой за предоставленные услуги.

Перечень личных документов, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

1. Служебный заграничный паспорт с действительными сроками въездных и выездных виз стран, по которым осуществляется поездка.

2. Удостоверение международного образца на право управления автомобилем в соответствии с Конвенцией о дорожном движении от 8 ноября I968 г.

3. Справка на право вывоза иностранной валюты.

4. Медицинский страховой полис.

Перечень документов на автомобиль, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

1. Путевой лист (форма М-1).

2. Свидетельство о регистрации автотранспортного средства в ГИБДД в соответствии с Конвенцией о дорожном движении от 8 ноября 1968 г.

3. Сертификаты пригодности автотранспортного средства к международной перевозке грузов по экологическим и техническим требованиям.

4. Свидетельство о допущении автотранспортного средства к международной перевозке грузов под таможенными печатями и пломбами в соответствии с Конвенцией МДП от 14 ноября 1975

5. Талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД.

6. Документы о страховании гражданской ответственности владельца автотранспортного средства.

7. Разрешение на выполнение автомобильной перевозки на иностранной территории (выдается в АСМАП или стране нахождения).

8. Лицензионная карточка на право выполнения перевозок международном сообщении.

9. Свидетельство о допущении автотранспортного средства перевозкам скоропортящихся или опасных грузов (при их пере возке).

10. Карнета де пассаж (гарантия временного ввоза транспорт­ного средства в страны Ближнего и Среднего Востока с последующим вывозом).

Сертификат выдается на каждую партию экспортируемого то вара, отгружаемого по одному перевозочному документу (накладной).

Сертификат качества выдается только на промышленные товары и составляется по установленной форме или форме, определенной заказчиком.

Сертификат о происхождении - это подписанная декларация, объявляющая страну происхождения товара.

Перечень документов на груз, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

1. Книжка МДП (карнет Т1К).

2. Товарно-транспортная накладная (грузовой манифест СМR с прилагаемыми грузоотправителем спецификациями, сертификатами, санитарным паспортом и другими сопроводительными документами (сертификат качества, карантинный сертификат ветеринарный сертификат).

3. Грузовая таможенная декларация, оформленная грузоотпра­вителем.

4. Справка о страховании ответственности перевозчика (копия страхового полиса).

Существование глобальных товарных потоков невозможно без глобальных потоков информации. Обмен информацией происходит между различными заинтересованными сторонами, в том числе органами государственного управления и транспортными посредниками. Обмен информацией, так называемой торговой документацией, происходит в бумажном и электронном виде.
Эта торговая документация и содержащиеся в ней элементы данных определяются и предусматриваются национальными и международными нормативными актами в сфере здравоохранения, защиты прав потребителей, безопасности, налогообложения и доходов, окружающей среды.

Примеры торговой документации

Торговые документы можно классифицировать на основании сфер, в которых они готовятся. Руководство ЕЭК ООН к Рекомендации №1 классифицирует торговую документацию следующим образом: документы сферы торговых операций, документы сферы платежей, документы сферы транспорта и сопутствующих услуг, документы сферы официального контроля.

Документы сферы торговых операций

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между участниками международной торговли с целью обмена информацией о проведении тендера, с целью направления предложений и оферт, заключения договоров. Примерами таких документов являются: оферты и ценовые предложения, заказы, счета-проформы, уведомления об отгрузке.

Документы сферы платежей

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между торговыми партнерами и их банками, а также между банками с целью осуществления платежей, связанных с торговыми сделками. Сюда относятся, например, коммерческий счет-фактура , извещение платежа на инкассо, заявки на документарный аккредитив, заявки на банковские тратты и банковские гарантии.

Документы сферы транспорта и сопутствующих услуг

Это документальные требования в отношении транспортных процедур, касающиеся взаимоотношений между торговыми партнерами и перевозчиками, т.е. документы, касающиеся перевозки, обработки грузов и страхования.
Это такие документы, как договоры на перевозку (коносаменты, транспортные накладные), грузовые манифесты , фрахтовые счета, извещения о прибытии, страховые полисы и складские расписки.

Документы сферы официального контроля

Данные документы предназначены для целей контроля над товарами в ходе экспорта, импорта и транзита со стороны различных официальных органов. Среди них, например, декларация на товары для таможенных целей , санитарные и фитосанитарные сертификаты, свидетельства о контроле и об осмотре, а также декларации об опасных грузах.

Функции торговых документов

Как было указано выше торговые документы имеют различное происхождение, однако они еще и выполняют разные функции. Они могут играть роль контрактных документов, например, страховые полисы, коносаменты и коммерческие счета-фактуры. В то же время такие документы служат подтверждением информации, предоставляемой в рамках другой формальной процедуры. Хорошим примером здесь может послужить коммерческий счет-фактура, который является документом, необходимым для осуществления расчетов между покупателем и продавцом, но одновременно является и документом, который использует таможенная служба для классификации и оценки товаров, и который должен быть представлен на таможню в качестве подтверждающего документа для целей таможенной очистки товаров.

— это особая деятельность людей, связанная с осуществлением актов купли-продажи и представляющая собой совокупность специфических технологических и хозяйственных операций, направленных на обслуживание процесса обмена.

Общественное разделение труда и выделение торгового капитала из общего промышленного капитала выделило торговлю в отдельную самостоятельную отрасль хозяйства и экономики.

Основные функции торговли :

• реализация произведенной (товаров). Выполнение этой функции создает экономическую предпосылку для воспроизводства совокупного общественного продукта и связывает производство с потреблением;
• доведение предметов потребления до потребителей. Именно за счет торговли происходит пространственное перемещение товаров от производителей к потребителям, причем в торговле продолжаются процессы производства в сфере обращения (а именно — транспортировка, хранение);
• поддержание баланса между предложением и спросом. Одновременно торговля активно воздействует на производство в вопросах объема и ассортимента производимых товаров;
• сокращение в сфере потребления (затраты покупателей на приобретение товаров) путем совершенствования технологии продаж, информационных услуг и т.п.;
• функции, связанные с внедрением маркетинга, а именно: рыночные исследования, определение цены, создание служб сервиса, разработка товара и т.п.

Товарная накладная применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, продающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Бланк формы ТОРГ-12. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-1. Акт о приемке товаров

Акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1) применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора поставки, купли-продажи и т.п. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Бланк формы ТОРГ-1. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-2. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей

Акты по форме № ТОРГ-2 применяются для оформления приемки товарно - материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Бланк формы ТОРГ-2. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-10. Спецификация

Спецификация по форме № ТОРГ-10 применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п тару. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю товара, второй - передается в бухгалтерию организации.

Бланк формы ТОРГ-10. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-13. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары

Накладная на внутреннее перемещение применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя подразделений и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

Бланк формы ТОРГ-13. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-15. Акт о порче, бое, ломе, товарно-материальных ценностей

Акт применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию. Составляется в трех экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-15. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-16. Акт о списании товара

Акт применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно - материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-16. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-18. Журнал учета движения товаров на складе

Журнал применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). При автоматизированной обработке данных документов средствами вычислительной техники возможен вариант применения предложенной формы в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

Бланк формы ТОРГ-18. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-29. Товарный отчет

Товарный отчет применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-29. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-30. Отчет по таре

Отчет по таре применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными товарными документами, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-30. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов

Сопроводительный реестр применяется для регистрации приходных и расходных документов. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-31. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-15. Акт об уценке товарно-материальных ценностей

Акт применяется для оформления уценки товарно-материальных ценностей при моральном устаревании, снижении покупательского спроса, обнаружении признаков понижения качества по различным причинам. Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии и передается в бухгалтерию

Бланк формы МХ-15. Инструкция по заполнению

Бланк формы Т-1. Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (форма Т-1) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.