Трудовым законодательством установлена обязанность ознакомления вновь поступающих на работу сотрудников с локальными актами, которые действуют в данной организации.

Каким способом осуществлять данную процедуру, в какой форме и в какие сроки - изложим ниже.

Способы ознакомления

Каждый сотрудник организации должен быть лично ознакомлен со всеми локальными документами, касающимися его трудовой деятельности.

К таким документам можно отнести:

график отпусков;

коллективный договор;

штатное расписание;

должностная инструкция;

положение о премировании;

правила внутреннего трудового распорядка;

иные документы, принимаемые работодателем.

Факт ознакомления может подтверждаться подписью работника на отдельном документе, к которому может относится:

приложение, которое является частью трудового договора;

журнал ознакомления. Данный документ целесообразно оформлять, когда работник изучает несколько актов;

лист ознакомления с локальными нормативными актами и его образец. Встречается наиболее часто и прилагается к каждому локальному акту (такой вариант подходит для организаций с небольшим количеством штатных единиц).

Ознакомление должно произойти до подписания договора с работодателем. При этом не имеет значение, в какой форме работнику были предоставлены ЛНА. Это может быть как печатный документ, так и рассылка с помощью электронной почты, применяемая в крупных организациях.

Если работодатель нарушил правила, предусмотренные трудовым законодательством и не ознакомил работника с необходимыми актами, то он может быть привлечен к административной ответственности.

В данном случае работодателю будет грозить административный штраф за нарушение норм ТК РФ, а в случае повторного совершения правонарушения размер штрафа значительно увеличится.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения

Данный документ является приложением к локальному акту организации и включает в себя следующую информацию:

в шапке документа указывается название организации, которая приняла акт и ее организационно-правовая форма;

наименование акта, с которым работник будет ознакомлен до подписания трудового договора;

Данный лист заполняется сотрудником от руки и оформляется к каждому документу отдельно. То есть, если в организации есть три локальных акта, которые касаются работников, их прав и обязанностей, то работник должен ознакомиться с тремя актами и заполнить три листа ознакомления с ними.

Такой же лист может составляться не только к самому нормативному акту, но и к трудовому договору. Структура его отличаться не будет за исключением того, что в нем указывается номер и дата договора, к которому он прилагается.

Журнал ознакомления работников с локальными актами содержит несколько таблиц, каждая из которых будет относиться к конкретному акту.

Ниже расположен типовой лист ознакомления с локальными нормативными актами образец, вариант которого можно скачать бесплатно.

"Отдел кадров коммерческой организации", 2013, N 6

Вопрос: С какими локальными актами работодатель обязан ознакомить работника?

Ответ: При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Обоснование: Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, коллективным договором.

На основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При этом положения, содержащиеся в таких актах, не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленными действующим законодательством.

Конечно, в каждой организации перечень локальных нормативных актов свой. Но самыми распространенными локальными актами, с которыми работник должен быть ознакомлен, являются:

Положение о хранении и использовании персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);

Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

Должностная инструкция;

Положение о коммерческой тайне;

Положение об аттестации работников.

Отметим, что некоторые работодатели игнорируют требование ст. 68 ТК РФ. Однако ознакомление работника с локальными актами в интересах работодателя. Например, не получится применить меры дисциплинарной ответственности к работнику, разгласившему персональные сведения, если работодатель не разработал и не принял локальные акты, регламентирующие работу с конфиденциальной информацией, или сотрудники с ними не ознакомлены.

Судебная практика. В Апелляционном определении Белгородского областного суда от 21.08.2012 по делу N 33-2616 суд удовлетворил требования работника, так как вопреки требованиям ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работодатель не ознакомил истца с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, из которых следовало бы, что рабочее место истца находится в офисе работодателя.

Документооборот, разрабатываемый в организации и необходимый для оформления отношений между персоналом и руководителем, организации технологического процесса, формирования связей называют нормативными актами . К ним относят разного рода приказы, правила, распоряжения.

Сфера действия нормативных актов распространяется только на организацию, внутри которой они подписаны. Они могут быть временными и постоянными, но разрабатываются исключительно в рамках действующего законодательства и призваны не нарушать права человека.

В обязанность каждого сотрудника входит ознакомление с нормативами осуществления деятельности компанией. Это позволяет узнать правила , в соответствии с которыми осуществляется деятельность, условия, возлагаемые обязанности, имеющиеся полномочия и права.

Что представляет собой

Когда сотрудник организации ознакамливается с необходимым документооборотом сведения об этом вносятся в специальный лист .

При возникновении спорных вопросов и привлечении трудовой инспекции он является прямым доказательством согласия работника с нормативными актами, его ознакомления с условиями трудоустройства. В качестве основного доказательства служит подпись, недопустимо подделывать ее или пропускать сотрудника на предприятие без нее в бланке листа.

Кого это касается

Персонал компании нет необходимости ознакомлять со всей нормативной документацией, особенно с той, которая в рамках обязанностей не имеет значения. Не все руководители разграничивают круг лиц, в связи с этим ошибочно попадают в список :

• сотрудники, трудоустройство которых осуществляется в рамках аутсорсинга или аутстаффинга;
• те, кого положения нормативов не затрагивают;
• оказывающие услуги на основании гражданско-правового договора;
• персонал контрагентов.

Постороннее лицо можно только информировать, но нести ответственность за несоблюдение требований оно не будет. Положения о материальной ответственности обязаны знать те, на кого она в рамках компании налагается. Кадровый персонал ознакамливается с условиями оформления кадров, документов и т.д.

Если материально ответственное лицо отказывается ознакамливаться с нормативами и подписывать лист, он в последствии освобождается от наказания. Только руководитель вправе решать, будет ли он дальше сотрудничать или в предоставлении рабочего места откажут человеку, поскольку привлечь его в дальнейшем будет невозможно.

Структура документа

Структура может формироваться двумя допустимыми подходами. Если лист прилагается к трудовому договору тогда, подпись на нем ставится в единственном экземпляре, сотрудником, с которым был подписан контракт. В перечень нормативных актов входят лишь те, что распространяются в рамках трудовых обязанностей конкретного сотрудника.

В теле журнала отражается:

• что документ выступает как часть трудового договора и имеет реквизиты;
• список распространяющихся на рабочего актов;
• дата подписания.

Структура оформления требует графы для подписи .

Лист ознакомления может выступать в качестве самостоятельного документа . В этом случае в бланке ставится подпись всего персонала организации, в перечне указаны классифицированные по категориям все нормативные акты.

В этом варианте в документ должна быть включена графа, куда вносится информация относительно структурного подразделения, перечень всех сотрудников и их инициалы.

Выделено место под графу подписей, которая подтверждает факт ознакомления. Обязательно проставляется отметка, удостоверяющая заверение документа руководителем подразделения.

Зачем он необходим

В Трудовом кодексе РФ, а именно, статьях и , прописано требование, направленное руководителям организаций, которые в обязательном порядке обязаны ознакомлять своих сотрудников с действующими нормативными актами.

Проведение инструктажа важно не только в рамках законодательства, но и по другим соображениям. Компания, не ознакомившая свой персонал с требованиями к рабочему распорядку, не может предъявлять никаких требований при его нарушении . Работник не несет ответственности за последствия за нарушения правил.

Стоит сказать, что в ТК РФ нет легального определения того, что собой представляет нормативный акт. В теории под ним подразумевается документ, который неоднократно используют в отношении неопределенного круга лиц. В соответствии со статьей 8 ТК РФ , любой руководитель вправе внутри своей организации формировать подобный документооборот, в качестве исключения только физические лица.

Работодатель обязательно демонстрирует будущему сотруднику правила распорядка, положения о заработной плате, инструкцию по охране труда, требования к использованию и хранению данных. А вот должностная инструкция не входит в перечень обязательных нормативных актов, но является важной для самого сотрудника.

Законодательством страны не регламентирована форма, в соответствии с которой руководитель обязан предоставлять информацию сотруднику, как и способ фиксации его подписи. Если человек трудится удаленно, допустимо использовать электронную версию и подпись.

Стоит понимать, что законодатель никак не регламентировал, в какой конкретно форме должно проходить знакомство с документооборотом компании. Практика и Трудовой Кодекс определили несколько механизмов и составление ознакомительного листа один из них.

Электронный вид акта не имеет юридической силы , если не проставляется квалифицированная электронная подпись. Галочки, черточки, внесение инициалов не являются фактом подтверждения.

Чаще всего подписание листа происходит в момент трудоустройства и до того, как человек будет допущен на объект для выполнения своих обязанностей. Бывают ситуации, когда разрабатывается в период текущей деятельности, тогда подпись ставится после утверждения руководителем.

Оформлен лист ознакомления может быть как приложение в трудовом договоре, в виде журнала или листа-вкладыша в личном деле.

Быстрее и проще отыскать, при возникновении спорных ситуаций, подпись сотрудника, если имеется приложение к трудовому договору. Допустимо заполнение бланка посредством компьютера или вручную.

В статье 5.27 КоАП РФ невыполнение обязанности по ознакомлению персонала с внутренними нормативными актами грозит руководителю подразделения компании административным штрафом.

Возникновение многих споров на почве трудовых отношений между сотрудником и руководителем помогает и одной, и второй стороне доказать свою точку зрения . Это одно из главных доказательств факта знания сотрудником условий трудоустройства, требований, обязанностей и прав.

Ниже представлена информация по локальным нормативным актам организации.

Какие последствия неподписания документа

Персонал вправе подписывать или не подписывать нормативный акт. Строго воспрещается принуждать подчиненного или запрещать ему ставить свою подпись в соответствующей графе. Незаконно возлагать дисциплинарное взыскание за несоблюдение воли руководителя.

Сотруднику стоит знать, что внутренние нормативные акты во многом регулируют деятельность организации, поэтому и информация, изложенная в них, полезна .

Ответственность наступает только тогда, когда работник подписал лист ознакомления, а когда это было сделано законодательство не регламентирует. Большинство компаний стараются получить подпись в момент трудоустройства и лишь некоторые в процессе трудовой деятельности.

Есть и такие, которые халатно относятся к процедуре оформления листа ознакомления с внутренними нормативными актами. Неприятности наступают, когда возникает спорный вопрос или конфликтная ситуация .

В рамках рабочего процесса составлением акта ознакомления занимается юридический отдел или кадровики. Процесс ознакомления проходит под бдительным руководством назначенного приказом руководителя лица, от которого требуется его утвердить и положить на подпись сотруднику.

С 2013 года унифицированная форма была отменена, в связи с этим сегодня акт составляется в произвольной форме по заранее составленному шаблону. От составителя требуется соблюдение структуры и правил русского языка.

В шапке прописывается:

• наименование организации;
• название документа;
• основная суть, дата и номер.

В большинстве случаев дальше формируется таблица , в графы которой вносят номер сотрудника, ИФО, указывают должность, дату, когда произошло ознакомление. Все графы располагаются в указанном порядке, в последней ставится подпись.

Если в этом есть необходимость, количество граф увеличивают, прописывают наименование подразделения или иные примечания. При формировании одного листа ознакомления для всех работников они между собой скрепляются при помощи нити или степлера и обязательно нумеруются.

Оформлять можно на фирменном бланке предприятия или простом листе формата А4. Главное, к чему предъявляют требования – оригинальность поставленных подписей.

Не обязательно, чтобы бланк был заверен. С 2016 года юридическое лицо не обязано применять штемпельное изделие для удостоверения бумаг, за исключением случаев, когда данное требование прописано в учредительном документе.

Крупным организациям приходится нелегко при наличии филиалов по всей стране. Кадровики стараются обеспечить необходимый доступ к информации сотрудникам и рассылают нормативные акты на электронную почту, в отделение кадров представительства.

Те, в свою очередь, размещают их на информационных досках, но без подписи сотрудник не несут никакой ответственности и может прочитанное принять только в качестве дополнительной информации.

В статье 312.1 Трудового кодекса РФ установлены особенности для сотрудников, трудоустройство которых является удаленным . Обмен может осуществляться электронным путем с использованием электронной подписи. Такой документ приравнивается к тому, который оформлен на бумажном носителе.

Работник и работодатель обязаны в срок, установленный трудовым договором, отправить подтверждение о получении электронной версии листа ознакомления.

Хранится лист ознакомления в отделе кадров вместе с документом, к которому он привязан. Для этого выделяется отдельная папка . Законодательство не ограничивает сроки , но пока сотрудник трудоустроен, он должен быть в сохранности.

Дополнительная информация по оформлению представлена на видео.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА) или «локалка», как по-свойски называют эти документы кадровики? Это понятие не определяется в Трудовом кодексе, но упоминается в связи с правами и обязанностями работодателя.

Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).

Определение ЛНА можно найти в судебных решениях. Арбитражный суд Новосибирской области в решении от 24.03.2008 года по делу N А45-2016/2008 выделил следующие признаки ЛНА:

Неоднократность применения;

Наличие волевого содержания;

Внутриорганизационный характер;

Распространение на неопределенный круг лиц.

Седьмой арбитражный апелляционный суд в постановлении от 11.06.2008 № 07АП-2847/08 указывает ещё один признак: «…в ряде случаев для принятия локального нормативного правового акта требуется учет мнения представительных органов работников…».

То есть локальный нормативный акт – это документ, регулирующий порядок действий в определённых ситуациях. Он действует в рамках данной организации и может распространяться как на весь коллектив, так и на часть коллектива. Содержащиеся в нём правила применяются всякий раз, когда фактические условия или результаты труда работников совпадают с указанными в данном акте.

Ознакомление с локальными нормативными актами организации

В каких случаях работник должен быть ознакомлен с ЛНА?

1. При приёме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

2. При принятии новых локальных нормативных актов (ст. 22 ТК РФ).

3. При внесении изменений и дополнений в существующие ЛНА.

4. При изменении своего статуса.

Последний пункт поясню на примере.

Допустим, вы работаете делопроизводителем в канцелярии. При поступлении на работу вас ознакомили с должностной инструкцией делопроизводителя и положением о канцелярии.

Затем вы переводитесь в отдел кадров на должность инспектора по кадрам. Теперь вы должны быть ознакомлены с другими ЛНА:

Положением об отделе кадров;

Должностной инструкцией инспектора по кадрам;

Инструкцией о порядке формирования, ведения, хранения и выдачи личных дел;

Инструкцией о ведении и хранении штатного расписания;

Приказом о порядке разработки графика отпусков

и т.д.

Такой же порядок действует, если вы будете совмещать должность инспектора по кадрам.

Или, допустим, вы остаётесь на своей должности, но вас включили в дисциплинарную комиссию – значит, должны ознакомить с положением об этой комиссии.

Избрали в коллегиальный орган управления организацией – должны ознакомить с ЛНА, регулирующим работу данного органа и т.д.

В статье вспомним общие правила ознакомления работников организации с документами, а также разберем три сложных случая ознакомления: как организовать электронное ознакомление с документами? Что делать, если документ для ознакомления сдан в архив? Как быть, если работник отказывается от ознакомления?

КОГДА ОЗНАКОМЛЯЮТСЯ С ДОКУМЕНТАМИ?

До оформления на работу

Новый работник ознакомляется с некоторыми приказами и ЛНА до того, как будет оформлен на работу. Ознакомить работника с документом - обязанность работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ . До подписания трудового договора работник должен прочитать как минимум:

Правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР);

Положение о персональных данных;

Положение о заработной плате (если соответствующие условия не включены в ПВТР).

Это не формальность. Нельзя взять подпись работника о том, что он прочитал ЛНА, не выдав ему документ для ознакомления. Нельзя торопить и тем более комментировать, что человек слишком долго читает ЛНА. «В лучших домах» в отделах кадров оборудованы специальные места, где будущие работники могут спокойно прочитать все необходимые регламенты, пока кадровик оформляет прием. Прочитают ли регламенты «по диагонали» или вдумчиво, представителя организации волновать уже не должно. Главное, что возможность ознакомиться с документами предоставлена, и теперь с чистой совестью можно брать расписку об этом.

После утверждения и до введения в действие ЛНА

Со вновь издаваемыми ЛНА заинтересованных работников необходимо ознакомить до введения ЛНА в действие. Поэтому утверждать ЛНА лучше всего приказом по основной деятельности (Пример 1), в тексте которого определить дату введения документа в действие (более позднюю). Дату утверждения можно не указывать: в этом случае она «по умолчанию» будет соответствовать дате приказа. Тогда работники организации смогут ознакомиться с уже утвержденным документом до того, как он начнет действовать.

Ознакомлять работников с проектом ЛНА до его утверждения некорректно: получается, что работники распишутся о том, что прочитали несуществующий документ.

Не совсем верно знакомить с документом и после того, как он введен в действие. Если работник нарушит правила в промежутке между вступлением документа в силу и своим ознакомлением, никакой ответственности он не понесет: формально о новых правилах он ничего не знал.

Если дата утверждения документа совпадает с датой введения его в действие, работников необходимо ознакомить с документом в этот же день.

КАК ДОКУМЕНТИРУЕТСЯ ОЗНАКОМЛЕНИЕ?

Нам нужна отметка работника о том, что он прочитал ЛНА, - некий собственноручно написанный текст, а не просто автограф. Это вопрос безопасности: работник о простой подписи может заявить, что ее подделали, а сам он расписывается совершенно по-другому. Сказать такое хотя бы о нескольких написанных словах не получится: очевидно, что любая экспертиза тут же установит, кто писал этот текст.

Отметка об ознакомлении с ЛНА может выглядеть так:

Этого более чем достаточно. Указана информация об ознакомлении, должность работника, стоит его личная подпись, расшифровка подписи и дата. Весь текст написан собственноручно.

Отметку об ознакомлении с документом можно расположить:

. Непосредственно в трудовом договоре, но это касается только обязательных документов по работе с персоналом (ПВТР и другие).

В этом случае кадровики вводят в трудовые договоры специальный раздел, предшествующий разделу с подписями сторон. На специальных строках принимаемый работник ставит отметку об ознакомлении с ЛНА, причем для каждого по отдельности, как показано в Примере 2.