Во многих компаниях договоры с клиентами заключаются с определенной периодичностью, например, каждый квартал или год. В договоре часто прописываются дополнительные условия: тип цен продажи, а также указывается список товаров, обязательных для приобретения клиентом в течение срока договора.

Рассмотрим создание договоров с дополнительными условиями в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Пример:

Наша организация заключила договор с контрагентом «Мобил» на 1 квартал 2012 года. По условиям договора мы будем продавать товары по оптовым ценам. Кроме того в рамках договора контрагент обязательно должен приобрести следующие товары:

Создание договора с контрагентом

Договор с контрагентом создается в карточке контрагента. Откроем список контрагентов, найдем контрагента Мобил и откроем его.

Меню: Справочники - Контрагенты (покупатели и поставщики) - Контрагенты

Перейдем на закладку «Счета и договоры», в нижней таблице можно смотреть, редактировать, создавать договоры с контрагентом.

Примечание: один из договоров с контрагентом является основным - он автоматически проставляется в документы по контрагенту. Новый договор удобнее сделать основным, если вы планируете использовать его чаще других договоров с этим клиентом. Для того чтобы сделать договор основным, выделите его в списке и нажмите кнопку «Основной» над таблицей.

Нажмем кнопку «Добавить» и создадим новый договор.

В договоре указываем наименование - «Договор продажи 1 кв.2012», вид договора - «С покупателем», заполняем другие параметры (валюту взаиморасчетов, вид взаиморасчетов и т.д.).

На закладке «Дополнительно» можно указать тип цен продажи по данному договору. Выберем оптовый тип цен. Благодаря этому все продажи по данному договору будут автоматически оформляться программой по оптовым ценам.

Перед указанием самих дополнительных условий договор необходимо записать - нажмем кнопку «Записать».

Указание дополнительных условий по договору контрагента

Для указания условий договора используется специальный документ «Условия поставок по договорам контрагентов». Ввести документ можно в договоре на закладке «Условия договора».

Посмотреть список всех документов вы можете здесь:

Меню: Документы - Управление отношениями с клиентами - Условия поставок по договорам контрагентов

Создадим новый документ в нашем договоре с помощью кнопки «Добавить». В документе уже указаны контрагент и договор, период установим с 1 января по 31 марта 2012г.

В документе также указывается периодичность соблюдения условий. Программа будет проверять выполнение условий контрагентом в каждый указанный период. Т.к. у нас условия на весь срок действия договора, установим периодичность «Квартал».

• Общую сумму покупок
• Список покупаемых товаров с указанием количества, цены и суммы.

Примечание: заполнение общей суммы обязательно, список товаров не обязателен для заполнения. Наиболее популярные способы заполнения условий по договорам контрагентов в документе:

Способ 1

Указывается только общая сумма, список товаров не заполняется. В этом случае единственным условием договора является покупка на указанную сумму, какие именно товары приобретет клиент - не важно.

Способ 2

Указывается список товаров, необходимых для приобретения. Сумма рассчитывается автоматически. Таким образом, клиент по условиям договора обязан приобрести определенное количество товаров.

Способ 3

Указывается общая сумма, а также список товаров с ценами, отличными от оптовых цен. Т.е. по условиям договора клиент будет приобретать товар по другой, более низкой цене (программа будет автоматически подставлять эти цены в документы продажи). При этом он должен приобрести товары на указанную сумму.

В нашем документе мы заполним список товаров, укажем количество и оптовые цены. Для автоматического расчета общей суммы нажмем кнопку «Установить общую сумму».

Пример заполненного документа:

При этом мы даем контрагенту более низкую цену на ноутбуки. Оптовая цена на ноутбук в нашей организации - 12800 руб., а цену по договору мы установили в размере 11500 руб.

Для упрощения дальнейшей работы по контрагенту сделаем договор основным - нажмем в списке договоров кнопку «Основной».

Оформление реализации по договорам контрагентов с дополнительными условиями

В момент оформления заказов покупателей и реализаций товаров клиенту программа должна учитывать все настройки договора и дополнительные условия.

Создадим документ «Заказ покупателю».

Меню: Документы - Продажи - Заказы покупателей

В заказе выберем контрагента «Мобил», договор подставится автоматически, так как он является основным. Помимо этого в документе сразу подставился оптовый тип цен, т.к. мы выбрали его в договоре.

В списке товаров укажем 110 телефонов, 24 ноутбука, 3 телевизора. Обратите внимание, что цены на товары подставились автоматически. Цены на телефон и ноутбук определились по условиям договора (цена на телефон по условиям совпадает с оптовой, цена на ноутбук - не совпадает), а цена на телевизор - оптовая цена нашей организации.

По кнопке «ОК» проведем и закроем документ.

Примечание: чтобы посмотреть оптовые цены, можно напечатать прайс-лист.

Меню: Справочники - Номенклатура - Печать прайс-листа

На основании заказа покупателя создадим реализацию товаров и услуг, не забудем ввести счет-фактуру.

Проверка соблюдения условий выполнения договоров контрагентами

В конце срока договора менеджерам важно проверить, выполнил ли контрагент указанные условия договора. Также важно контролировать выполнение условий в течение срока действия договора. В любой момент менеджер может посмотреть текущее состояние по условиям договора, для этого можно воспользоваться отчетом «Выполнение условий по договорам контрагентов».

Меню: Отчеты - Продажи - Выполнение условий по договорам контрагентов

В отчете мы увидим все договоры с дополнительными условиями.

В колонке «Сумма» мы видим необходимую сумму покупок (945000) и реальную сумму покупок по договору - (1157480). Значит, условие по общей сумме покупок клиент выполнил.

Далее в отчете выведен каждый товар из документа условий, количество, запланированное к покупке, и реальное количество купленных клиентом товаров. Мы видим, что условия по покупке телефонов клиент выполнил, а вот ноутбуки в нужном количестве куплены не были.

В данной настройке отчета мы видим также подробную информацию по каждому документу продажи клиенту. Отчет можно настраивать - устанавливать отборы по контрагенту или договору, менять состав выводимых данных. Настройка отчета выполняется по кнопке «Настройка».

Таким образом, мы создали договор с контрагентом и указали в нем дополнительные условия. В течение срока договора мы можем контролировать выполнение условий и корректировать взаимодействие с клиентом. Важно понимать, что программа не применяет никаких санкций к клиенту, даже если он не выполнил условия договора. Контроль выполнения условий договора и принятие решений по результатам работы остается за менеджерами.

Чтобы подписать договор с контрагентом, о нем нужно иметь такие сведения как ИНН и КПП, адрес, реквизиты банковских счетов и фамилии уполномоченных лиц. Не так давно в «1С:Бухгалтерии 8» появилась возможность формировать все необходимые реквизиты организации для вывода на печать или для отправки в электронной форме. Но это не все способы использования реквизитов контрагентов. Релиз 3.0.37.21 позволяет формировать тексты договоров непосредственно в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 с использованием имеющихся реквизитов организации. О том, как работает новая возможность, читайте в материале экспертов 1С.

Для просмотра и редактирования уже имеющихся шаблонов необходимо открыть их список в разделе Справочники и группе Покупки и продажи (рис. 1).

Рис. 1. Шаблоны договоров в разделе Справочники

В типовой поставке присутствуют шаблоны трех видов договоров (рис. 2).

Рис. 2. Три вида договоров

Открыв любой из шаблонов, вы попадаете в конструктор текста (рис. 3). В нем можно редактировать уже имеющийся текст, для чего в командной панели есть все привычные пиктограммы текстовых редакторов. Кроме того, в тексте желтым цветом выделены шаблоны, позволяющие получать нужные значения из данных, содержащихся в программе - таких, например, как Полное наименование Организации и т.п. Такие конструкции могут быть вставлены в нужные места шаблона – с помощью кнопки Вставить в текст (рис. 4), или заменить уже имеющиеся.

Рис. 3. Редактирование шаблона договора поставки

Рис. 4. Добавление в текст имеющихся реквизитов с помощью кнопки Вставить в текст

Шаблоны можно не только редактировать, но и создавать новые, в том числе, взяв за основу уже имеющиеся. Для этого нужно лишь щелкнуть по кнопке Создать и выбрать в качестве основания один из трех имеющихся шаблонов и внести необходимые изменения в текст, либо создать свой шаблон с нуля.

Каким образом используется шаблон договора? К нему можно обратиться из формы элемента справочника Договоры, который в свою очередь открывается обычным путем (рис. 5,6).

Рис. 5. Справочник «Контрагенты»

Рис. 6. Справочник Договоры

И уже в открытой форме элемента справочника Договоры можно обратиться по кнопке Договор к списку шаблонов договоров для выбора и, выбрав нужный шаблон, получить макет печатной формы договора. Его следует внимательно проверить, при необходимости внести изменения (например, изменить падеж должности и фамилии руководителя), после чего воспользоваться кнопками Печать, Сохранить, Отправить (рис. 7).

Таким образом, создание печатной формы нового типового договора облегчается в разы и становится удобным как для бухгалтера, так и для руководителя: достаточно урегулировать с юристами текст договора, ввести его в список шаблонов, после чего добавить нового контрагента, его реквизиты, номер и дату договора, а затем сформировать текст для вывода на печать и сохранения в электронной форме. При необходимости ввести в список авторизованных пользователей информационной базы можно юриста организации или сотрудника коммерческого отдела, предоставив доступ только к пакету необходимых объектов для создания договоров.

На момент написания данного материала возможность работы с шаблонами договоров добавлена в типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» версии КОРП, в версии ПРОФ она появится с выходом очередного релиза.

1С "Респект: Учет договоров"

Артикул: нет

Программный продукт 1С "Респект: Учет договоров" имеет возможности вести учет договоров в организации, отслеживать их выполнение и оценивать результаты выполненной работы. Эта программа может существенно помочь руководителям предприятий, финансовой службе и бухгалтерии, договорному отделу, юридической службе, отделу продаж и снабжения, службе IT и многим другим.

Среди возможностей программы, есть: подготовка, согласование, планирование, контроль и хранение договоров. Так же программа предоставляет возможность в формировании отчетов и может быть интегрирована в самые популярные программы "1С:Предприятие 8 "

Производит доставку во все города России. Доставка и установка в пределах города производится совершенно Бесплатно . Доставка "Проф " версий программных продуктов 1С, производятся бесплатно по всей России !

• Доставка при заказе на сумму от 3000 руб. Бесплатно
• До 10 км от Кольцевой дороги650 руб.
• 11-20 км от Кольцевой дороги1000 руб.
• 21-50 км от Кольцевой дорогиПо договоренности
• Более 55 км от Кольцевой дорогиПо договоренности.

График работы офисов (самовывоз): Пн-Пт: 9.30-19.00.

График доставки: Пн-Пт: 10.00-19.00; Сб-Вс: По договренности.

Способ оплаты (для физических и юридических лиц):

• Наличный расчет (при доставке курьером или самовывозом) Оплата на момент получения товара.
• Безналичный расчет (Банковские переводы) Оплата вебмани, банковскими картами - для физических лиц.

Условия покупки

• Выставленный счет актуален в течении месяца.
• После оплаты счета вы получаете товар в течении 1-2 дней для типовых решений и 3-5 дней отраслевых решений 1С.

После оплаты, вы можете воспользоваться нашей бесплатной доставкой по городу, и установкой программного продукта нашими специалистами, совершенно бесплатно .

Описание 1С Респект: Учет договоров

Основные возможности, которые предоставляет программа для ведения договорной работы на предприятии:

• Подготовка и согласование договоров
• Формирование бланков документов
• Ведение журнала договоров предприятия
• Планирование и контроль исполнения договоров
• Формирование универсальных отчетов
• Интеграция в 1С:Бухгалтерию 8
• Интеграция в 1С:Управление торговлей 8
• Интеграция в 1С:УПП 8
• Хранение договоров

Согласование договоров

Программа предоставляет простой и в тоже время эффективный механизм для согласования договоров. Ответственный за договоры формирует в программе лист согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования. Затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора.

Подготовка договоров

На стадии подготовки договоров программа позволяет зафиксировать всю необходимую информацию о контрагенте, с которым будет заключен договор. А также отразить в карточке договора информацию о преддоговорных соглашениях с возможными контрагентами.

При работе с большим количеством типовых договоров есть возможность один раз настроить систему договорной работы и в дальнейшем значительно упростить процедуры подписания договоров за счет формирования пакета типовых бланков документов. Из карточки проекта договора можно формировать предварительные документы: коммерческие предложения, рамочные соглашения, соглашения о намерениях и др.

Формирование б ланков документов

Гибкий механизм формирования бланков документов позволяет без лишних усилий формировать бланки документов, используя обычные текстовые редакторы Microsoft Word или OpenOffice Writer.

При этом есть возможность задать группы бланков документов, в зависимости от типов заключаемых договоров.

Ведение журнала договоров

Система позволяет вести реестр договоров в удобной для пользователя форме, а также формировать необходимые в работе выборки договоров.

Журнал договоров в полной мере может заменить все остальные реестры договоров на предприятии. Удобный механизм отбора данных позволит формировать все необходимые реестры из одного места, при этом будут доступны все необходимые данные по договорам.

Планирование исполнения по договорам

Программа «Респект: Учет договоров» обладает эффективным механизмом планирования. Планирование производится в разрезе платежей и исполнения по договорам.

Есть возможность сформировать готовые выборки для соответствующих служб предприятия:

• План-график платежей для бухгалтерии для осуществления своевременных платежей по договорам покупки.
• План-график исполнения для производственной службы и снабжения для выполнения своевременных работ и поставок по договорам продажи.

Анализ результатов договорной работы

Система формирования отчетных данных позволят при анализе работы получать выборку по произвольным реквизитам, указанным в карточке договора. Гибкость системы формирования отчетов позволяет сделать предопределенные настройки для быстрого доступа к необходимым данным. При необходимости отчеты могут быть сохранены в формате Excel для последующего анализа и оформления.

Оценка результатов

Помимо линейной оценки договорной работы с помощью системы отчетов в программе есть возможность задавать систему взаимосвязи между договорами, что позволяет решать следующие задачи:

• Установление связи между договорами субподряда и генеральным договором подряда.
• Взаимосвязь между линейными продажами и договором с поставщиком.
• Договором займа и договорами инвестирования займа.

При формировании отчетов можно делать группировку и отбор только по связанным договорам.

Хранение договоров

Кроме формирования бланков документов система позволяет сохранять все сопутствующие документы в карточке договора. Тем самым значительно облегчается поиск смежных с договором документов различными службами предприятия.

Например, внутри карточки договора в виде файлов могут быть сохранены:

• Отсканированные оригиналы договоров
• Схемы и спецификации
• Табличные документы
• Документы произвольного содержания

Контроль исполнения договоров

Интеграция в учетную систему позволяет объединить плановые данные модуля «Респект: Учет договоров» и фактические данные, отраженные в 1С:Бухгалтерии. Программа позволяет объединить данные по платежам со счетов бухгалтерского учета и данные о плановых платежах из календарного плана карточки договора.

Аналогично для плана исполнения и данных по документам реализации и поступления товаров и услуг.

Гибкая система отчетов позволяет отразить в одном отчете «ведомость план-факт», получить различные виды группировок при сопоставлении плановых и фактических данных, а также выбрать данные по произвольному отбору. Система позволяет контролировать не только отклонения действий контрагента, но и отклонения от графиков договора внутренних служб предприятия.

Системные требования

Программа поставляется как дополнение к основной конфигурации 1С:Предприятие 8. Программа не имеет ограничений на количество рабочих мест в рамках одной локальной сети, но для работы нескольких пользователей в 1С:Предприятии 8, потребуются дополнительные лицензии 1С:Предприятия 8.

Одна из часто используемых в работе предприятий функций системы документооборота является согласование и учет договоров. Данная функция может быть хорошо автоматизирована, что позволяет точно отслеживать срок и качество подготовки договоров для различных контрагентов компании.

Число договоров в компаниях, как крупного, так и небольшого размера может составлять не одну тысячу. В случае увеличения их количества у организаций обязательно возникает необходимость выполнять:

• Контроль обоснованности выбора сторон договора, а также целесообразности его заключения
• Управления списком лиц, которые согласуют договоры, в целях сокращения времени согласования и уменьшения вероятности ошибок при заключении договоров, а также контроля за их полномочиями
• Разработка определенной последовательности действий, позволяющей согласовывать договоры в максимально короткие сроки
• Создание специального досье договоров, контрагентов с целью минимизировать риски, связанные с заключением договоров
• Организация оперативного доступа к указанным выше досье всех заинтересованных лиц компании, даже если имеет место ее территориальное разделение
• Контроль над исполнением договоров в целом и финансовых обязательств по ним в частности

Внедрение автоматизированной системы управления и учета договоров поможет в решении всех этих задач. А также сделает невозможным заключение договоров без согласования, позволит держать под контролем сроки платежей и задолженность дебиторов и в результате позволит избежать штрафных санкций.

Но для начала следует разработать положение, регулирующее договорную деятельность организации, а уже затем выбирать подходящий вариант информационной системы по управлению и учету договоров.

По общему правилу, основными разделами в положении должны быть:

1. Порядок и сроки, в которые должно проходить согласование и оформление договоров

2. Лица, ответственные за соблюдение указанных выше сроков и порядка

3. Хранение договоров и их учет

4. Контроль соблюдения предусмотренных положением процедур

Когда указанное положение будет разработано, необходимо определить, те требования, которым должна соответствовать информационная система. Следует иметь в виду, что качество и полнота информации об обязательствах организации, и ее предстоящих платежах, напрямую зависит от функциональности программного обеспечения, которое вы планируете использовать. Именно поэтому самым популярным решением для учета договоров является платформа «1С:Предприятие 8» . С ее помощью все этапы подготовки, согласования и исполнения договоров автоматизированы.

Подготовка договора

Подготовка договора – это первый этап в договорной работе. На этой стадии автоматизированная система управления и учета договоров позволит на основе имеющейся информации о контрагенте и пакета типовых бланков подготовить проект договора.

Как правило, составление типовой формы контракта в информационной системе начинается с карточки договора, где нужно будет указать:

• Вид и тип договора
• Стадия, на которой находится договор (подготовка, согласование, подписание)
• Сроки договора, сумма платежей по нему
• Лица, которые ответственны за исполнение условий договора, причем от каждой из сторон и др.

На основании карточки договора и типовых бланков, составить новый договор можно будет в максимально короткие сроки. Также каждому договору будет присвоен свой уникальный номер, созданный информационной системой автоматически, согласно существующему правилу. С помощью этого номера можно будет получать достоверную информацию о ходе исполнения обязательства по договору.

Еще на этапе подготовки договора информационная система начнет сохранять всю «историю» договора. Это поможет отследить все изменения, включенные в договор кем-либо, а также время внесения этих изменений. После того, как договор будет подписан, создание новых версии, а также ведение «истории» договора прекращается.

Согласование договора

Порядок согласования договора , реализованный затем автоматизированной системой, должен определяться положением о договорной деятельности организации. В нем должен быть указан перечень должностных лиц, которые полномочны подписать договор, последовательность, в которой осуществляется его визирование, а также время для согласования договора.

С помощью автоматизированной системы управления и учета договоров происходит маршрутизация договоров, при этом сама же система следит за выполнением сроков согласования договора. Подготовленный договор может быть сразу направлен сотруднику, стоящему в списке согласований за лицом, инициирующим договор. Однако у составителя есть право самостоятельного выбора лица, которому договор будет передан на согласование.

Все договоры перед подписанием должны быть согласованы с финансовой службой организации. Это необходимо для того, чтобы определить их соответствие бюджету компании, всем статьям доходов и расходов.

Подписание договора

Договор должен пройти процедуру полного согласования во всех структурных подразделениях организации. И только после этого он направляется должностному лицу (руководителю) на подпись. Если используется система электронного документооборота, то после подписания договора она будет отражать фамилию, имя, отчество и должность лица, которое подписало данный договор.

Контроль за выполнением обязательств по договору

Сведения о сроке действия договора , стадиях его исполнения, актах, сопровождающих работы, после окончательного согласования и подписания, фиксируются в специальной карточке, которая создаётся на каждый документ. При необходимости проведения мониторинга договоров, которые были заключены, он может быть осуществлён на основании таких данных.

Таким образом, использование системы электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.

Система также позволяет формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетов включает в себя список событий, перечень сделок, календарь. В календарь включены сведения обо всех контрактах, договорах, других документах, а также о стадиях согласования, на которых они находятся. Что касается перечня сделок, он больше подойдёт финансовому директору, поскольку в нём отражены сведения о товаре, который ещё не отгружен, о наличии задолженностей и их размерах, осуществлении предоплаты и другое.

Список событий включает в себя данные о работах, которые выполняются по каждому конкретному контракту, памятки о платежах, поставках, которые предстоят.

Зачастую, в системе документооборота предусмотрен расширенный комплект отчётов. Формируя такую отчётность, руководители имеют возможность осуществлять контроль над всей деятельностью организации по заключению и исполнению договоров.

Составление отчётов на аналитическом уровне даёт возможность следить за передвижением денежных средств. Планово-фактический разбор финансовых потоков, позволяет службе финансов оценивать конкретную ситуацию и при необходимости совершать корректировку показателей на будущее. Сведения об отчётах прошлых лет, которые хранятся в системе, позволяют проводить их сравнение с состоянием дел на данный момент. Данный анализ позволяет решить такие задачи, как:

Оценка развития организации

Определение периодов, в которых происходит изменения в поступлении и использовании финансов. Осуществление прогнозирования и планирования финансовых ресурсов на будущее.

В современных условиях, также существует необходимость осуществлять контроль сроков, в течение которых действует контракт или договор. На практике очень много договоров по умолчанию автоматически продляют свой срок действия. При изменении конкретных условий рынка, такое продление может быть выгодным либо невыгодным для деятельности организации. Поэтому возможность продлевать срок действия контрактов, договоров, является важным фактором при выборе электронной информационной системы.

Интеграция с другими информационными системами

В целях оптимизации использования потоков денежных средств, информационная система управления договорной деятельностью, может быть синхронизирована с другими электронными системами и программами. Например, с программой, которая осуществляет бухгалтерский учёт. Для этого лучше всего интегрировать прикладное решение для автоматизации документооборота в имеющуюся на предприятии платформу.

Такая синхронизация позволит сэкономить время на перенос сведений по каждому контракту, который исполнен, поскольку ТТН, платёжные поручения, а также статьи бюджета организации будут сведены в единую систему вместе с договорами, которые заключены.

Ещё одним преимуществом синхронизации электронных информационных систем является осуществление контроля за платежами в автоматическом режиме. Система оценивает выполнение условий платежа или предоплаты, и если условия не выполнены (Например, предоплата не предусмотрена содержанием договора), то осуществить данную операцию будет не возможно. При интеграции информационной системы с программой составления бюджета, не возможно превышение доходов или расходов по статьям бюджета без санкции уполномоченного лица.

Разграничение доступа к договорам

При использовании электронной системы управления договорной деятельностью большое значение приобретает порядок хранения заключённых договоров, а также разграничение доступа к данным о них. Информационная система позволяет конкретно сформулировать возможности каждого пользователя по просмотру, внесению изменений в действующие контракты, а также по созданию новых документов. Данная функция направлена на предотвращение утечки конфиденциальной информации.

Итоги

Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:

• Автоматизации процесса создания и утверждения договоров
• Сокращения временных затрат на согласование
• Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
• Повышения эффективности контрольной деятельности
• Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно разрабатывать решение с нуля.

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

• 1С:Корпоративный документооборот
• 1С:Документооборот Корп
• Аналитика: Документооборот

Возможности некоторых из них подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие 8.2» на реальных примерах его использования..

Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, консультанатам, специалистам и всем интересующимся новыми технологиями.

Учёт договор является одной из основных составляющих хозяйственной деятельности предприятия. Многие фирмы ведут учёт в офисных программах MS Word и MS Excel, но их использование занимает много времени. Для облегчения работы и осуществления контроля исполнения договорных обязательств, разработчиками программы 1С внедрён блок по ведению и учёту договоров. Наименование договоров используется в бухгалтерских и налоговых операциях, в качестве субконто. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, как правильно осуществляется учёт договоров 1С.

Как попасть в справочник «Договор»?

Чтобы заполнить карточку необходимо открыть главное меню программы и выбрать раздел «Справочники», в нём найти блок «Покупки и продажи». Затем нажимаем на справочник, который называется или:

• Контрагенты;
• Договоры.

Если мы нажимает на справочник «Контрагенты», то сначала мы попадаем в карточку контрагента, а затем в ней, в верхней позиции, выбираем «Договор».

Если мы сразу открываем справочник «Договор», то попадаем в журнал, по учёту всех договоров, заведённых в программе 1С ранее.

Заполнение карточки — «Договор»

В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:

• Главное;
• Документы;
• Присоединённые файлы;

На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:

• «Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
• «Организация», в которой вы работаете;
• «Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
• «Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;

Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.

• «Дата договора»;
• «Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
• «Срок действия, до…»;
• «Вид расчётов».

В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:

• «Расчёты»;
• «НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
• «Подписи»;
• «Дополнительная информация.

При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).

В журнале предусмотрены такие столбцы:

• Дата,
• Номер;
• Тип документа;
• Сумма;
• Валюта;
• Вид операции.

В журнале удобно создавать новые документы на основании сформированных в базе.

На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:

• Договор;
• Товарная накладная;
• Акт выполненных работ;
• Счёт-фактура;
• Другие документы.

Прикреплять желательно договора и другие документы, относящиеся к нему, подписанные с двух сторон и на которых поставлены печати. Чтобы видеть окончательный вариант, а не доработанный несколько раз документ.

Подготовка договоров

Подготовкой договора (контракта, соглашения) занимается куратор. В крупной фирме, куратором может быть или:

• Сотрудник юридической службы;
• Сотрудник другой службы, который непосредственно связан в своей работе с «Поставщиком» («Покупателем»).

Куратор, в основном, занимается подготовкой договора (контракта, соглашения), с приложением всех необходимых документов (учредительных, правоустанавливающих и других документов). А также с организацией подписания с двух сторон договорных обязательств.

В фирме могут быть разработаны стандарты (шаблоны) договоров, которые в дальнейшем использоваться в работе. В программе 1С есть блог по составлению стандартов договоров, который можно найти в главном меню раздела «Справочники», в подразделе «Покупки и продажи». Шаблон, можно использовать, тот, который есть в программе, а можно его доработать, с учётом требований сотрудников разных служб организации.

Блок «Шаблоны договоров» очень удобен в работе, так как в шаблон, нужно внести только необходимые данные, согласованные с контрагентом.

После внесения в шаблон, необходимых реквизитов можно распечатать на принтере.

Ведение журнала договоров

Журнал, в котором созданы все договора, в программе 1С находится, в главном меню раздела «Справочники», блока «Покупки и продажи».

В шапке журнала необходимо заполнить такие позиции:

• Контрагент;
• Вид договора;
• Действует на…;
• Организация.

В табличной части журнала предусмотрены такие столбцы:

• Наименование;
• Контрагент;
• Вид договора;
• Срок действия;
• Валюта;
• Организация.

В журнале можно осуществить поиск договора, в зависимости от известных вам данных.

Для этого нужно нажать на правую кнопку мыши, после чего выйдет список значений, в нём мы находим позицию «Расширенный поиск». В нём выбираем в каком столбе искать и что искать.

Советую пользоваться данной функцией для нахождения необходимого договора, так как это значительно уменьшит количество затраченного времени на поиск.

С данного журнала можно произвести печать договора, а также распечатать конверт нужного формата, с логотипом организации и адресом контрагента.

Если в организации (фирме) нет отдельного сотрудника, который бы занимался формированием корреспонденции, то данную функцию можно возложить на любого сотрудника занимающего договорной работой в программе 1C. Это не займёт много времени, а формирование конверта и распечатка договора будет осуществлено оперативно.

Хранение договоров

Хранение договоров можно осуществить двумя способами:

• В сканированном виде;
• Подписанный на бумажном носителе (бумаге).

Сканированный договор можно, как было написано раньше, прикрепить в программе 1С непосредственно в блоке «Договор» на закладке «Прикреплённые файлы», это очень удобно и наглядно для работы.

Необходимо осуществить хранение подписанного на бумажном носителе договора, с проставленными с двух сторон печатями. Этим занимается в основном юридическая служба фирмы. Если организация небольшая, то функцию по осуществлению хранению можно возложить или на куратора договора, или на другого сотрудника, уполномоченного на это руководителем.

Существуют сроки хранения договоров, которые нужно соблюдать при правильной организации договорной работы.