Согласование документа несколькими лицами. Подготовка документов на согласование

Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова

23.11.2007

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

25.06.2007 26.06.2007

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются. ........

Должность

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Подпись В.В. Соколова

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

09.08.2007 № 25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.2007 №65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Подписание и утверждение документов

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе-

мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами» .

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Например:

Директор института Подпись В.Т. Логинов

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Например:

Директор Всероссийского научно -иссл едова тел ъского института документоведения

и архивного дела Подпись М.В. Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Например:

Зав. кафедрой зоологии

проф., д-р биолог, наук Подпись И.Ф. Милютин

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Например:

Председатель Л.Н. Тучкова

Секретарь О.И. Дубровина

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор школы № 565 Директор бассейна «Заря»

Подпись О. О. Никитина Подпись Е.А. Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

«1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности.

Печать

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении к книге.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях - приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии

Службе делопроизводства или секретарям приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.

Например:

Секретарь Личная подпись Т. В. Романова

14.07.2007

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов, и прежде всего организационных, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт - утвержден; инструкция - утверждена; правила - утверждены; положение - утверждено.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.

Федеральный закон от 21Л1.1996 № 129-Ф «О бухгалтерском учете». Ст. 9, п. 3.

Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, котор

txt fb2 ePub html

Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству - и никакой экзамен вам не страшен!

Не нашли что искали?

Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа - воспользуйтесь этой формой.

Реквизит № 26 «Печать» Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, к

. и делопроизводство — Как оформляется согласование документа ?
Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования .
. и делопроизводство — Какой порядок проставления на документах .
Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования . Визирование проекта д.
Документоведение и делопроизводство — Какой порядок оформления .
Как оформляется согласование документа ?
Какой порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении копии». Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа .
Шпаргалки по документоведению и делопроизводству
Как оформляется согласование документа ?
Состав и виды кадровой документации . Документация по личному составу (кадрам, персоналу) — совокупность документов , в которых зафиксирова. подробнее ».
Документоведение и делопроизводство — Обработка исходящих документов
При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования ».
Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на.
. и делопроизводство — Порядок прохождения внутренних документов
Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта документа , то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления
В необходимых случаях проводится внешнее согласование .
. Какой порядок оформления приложений к документу ?
Какой порядок оформления приложений к документу ? Реквизит № 22 «Отметка о приложении» Написание – приложения дополняют, объясняют
Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
. Какими способами оформляется утверждение документа ?
Какими способами оформляется утверждение документа ? На документах , подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа . Гриф утверждения оформляется следующим образом.
. и делопроизводство — Назвать виды организационных документов .
Назвать виды организационных документов и указать особенности их составления и оформления .
номер (10); — место составления или издания документа (12); — заголовок (17)1; — текст (19); — отметка о наличии приложения (20)2; — подпись (21); — гриф согласования (22) или.
. направления на исполнение и работы исполнителя с документами
— сбор и обработку информации; — подготовку проекта документа ; — оформление ; — согласование ; — представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений

Найдено похожих страниц:10

Гриф и виза согласования документа

Процедура согласования документа знакома каждому секретарю и исполнителю. Для тех, кому незнакома, напоминаем: проект документа, старательно подготовленный исполнителем, прежде чем получить подпись генерального директора, проходит процедуру согласования. Специально назначенные должностные лица смотрят проект каждый в своей области и либо соглашаются с тем, что написано (согласуют) либо не соглашаются (не согласуют). Все это должным образом отражается в специальном реквизите. Как его правильно оформить, а также чем реквизит «гриф согласования» отличается от реквизита «виза согласования», будем разбираться в статье.

Кто такие согласующие лица?

Как уже говорилось, согласующие – это должностные лица, которым необходимо предъявить проект перед подписанием.

Перечень согласующих лиц каждая организация составляет самостоятельно, но каждый из руководителей – что логично – должен смотреть проект только в рамках своей компетенции. Возьмем для примера обыкновенный договор. Его «денежную» часть должен согласовать главный бухгалтер: верно ли рассчитана сумма, указан налог, установлена рассрочка и т.д. Добросовестность контрагента проверит начальник службы безопасности. Верно ли составлен договор и все ли интересы компании в нем соблюдены – начальник юр.отдела и так далее.

Кто из СЛ какой аспект согласует, нужно прописать в локальном нормативном акте. Это может быть инструкция по делопроизводству, положение о договорной работе (но тогда информация будет касаться только договоров) или обычный приказ.

Таким образом, создав документ, исполнитель сам определяет состав согласующих лиц и проводит согласование. Обязанность секретаря – принимая документ на подпись директора, просмотреть визы согласования и определить, верно ли они собраны.

Как проводится согласование?

Согласовать документ можно двумя способами: либо оббежать всех нужных руководителей ножками, либо провести электронное согласование. Последнее, конечно, удобнее и быстрее. Про электронное согласование документов доступными средствами можно прочитать, перейдя по ссылке. Если в организации работает система электронного документооборота, электронное согласование документов обязательно.

Гриф или виза?

Согласование оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Откроем его и узнаем, что здесь нам предлагается два реквизита:

23 – гриф согласования документа

24 – визы согласования документа

В чем разница? Очень просто: гриф оформляется сторонней организацией. Вышестоящий, контролирующий, надзорный орган поставит на документе гриф согласования. Визы ставятся в той же компании, в которой создается документ. Еще раз:

Гриф – согласование снаружи. Виза – изнутри.

Как оформить гриф согласования?

Если проект документа должен быть согласован извне, то процесс идет следующим образом:

Компания-автор документа отправляет проект в согласующую организацию или орган. Для этого нужно написать простое сопроводительное письмо с элементарным текстом:

Прошу согласовать проект…

Подписывает письмо генеральный директор.

Согласующая организация или орган получает письмо и, в соответствии со своими правилами, в установленный срок (стандартно за 30 дней) проводит процедуру согласования.
Не всегда для согласования достаточно подписи должностного лица. В некоторых случаях проект рассматривает соответствующая комиссия (коллегия, штаб и т.д.). Тогда согласование оформляется протоколом заседания или решением – это отдельные документы.
Ответ направляется автору документа тоже письмом. Текст по-прежнему незатейлив:

Направляем вам согласованный проект …

На заседании комиссии …, состоявшемся 16.09.2015, был согласован проект … (протокол заседания прилагается).

Если согласование проводилось лично должностным лицом, то он сам расписывается в грифе:

Начальник управления государственного надзора в сфере оказания транспортных услуг по Волгоградской области

Колесов И.Н. Колесов

Обязательные составные части реквизита:

слово СОГЛАСОВАНО, написанное прописными буквами;
должность согласующего лица с указанием организации (гос.органа);
его личная подпись;
инициалы, фамилия;
дата согласования.

Если согласование содержится в документе, то копия этого документа высылается автору проекта, и гриф согласования заполняет исполнитель:

Письмо Министерства финансов РФ от 16.09.2015 № Исх-3945-3/4

Протокол заседания Комиссии по обеспечению досуга школьников в период осенних каникул при Департаменте образования г. Самара от 16.09.2015 №1.

Как оформить визу согласования?

Внутреннее согласование оформляется аналогичным способом, с той разницей, что достаточно указать лишь должность СЛ, а наименование организации не пишется.

Слова СОГЛАСОВАНО над визами в ГОСТе нет. Можно обойтись и без него. Но и поставить его не будет ошибкой, если не очевидно, что это за подписи. Например, чтобы не перепутать визы согласования приказа с подписями ознакомленных с ним лиц.

Начальник управления по персоналу

Дробышева А.В. Дробышева

Внутреннее согласование тоже может быть оформлено протоколом:

Протокол заседания ЭК от 16.09.2015 №6

Если согласующих лиц много или по каким-то причинам нежелательно показывать лишние подписи на документе, оформляется лист согласования.

Где располагаются виза и гриф?

Гриф согласования документа располагается обычно на пару строк ниже реквизита «Подпись», ближе к левому полю страницы.

Вариантов расположения виз согласования больше:

под текстом (например, как в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению);
на обороте документа (например, в приказах по основной деятельности); если документ многостраничный – то на обороте последней страницы;
на своем экземпляре документа (например, на визовом экземпляре письма или на своем экземпляре договора).

Всегда ли ставят «согласовано»?

Конечно, нет. Согласующее лицо читает документ и далеко не всегда сразу соглашается с его содержанием. Кроме положительного «Согласовано» исполнитель может получить ответ:

«не согласовано» – это когда СЛ категорически против того, чтобы этот документ был подписан до устранения допущенных в нем ошибок;
«согласовано с замечаниями» – когда согласующий руководитель нашел в проекте неточности, которые не повлекут за собой правовых последствий и в будущем не повлияют на юридическую силу документа, но, тем не менее, до подписания должны быть устранены. Например, отсутствие нумерации страниц, грамматические ошибки, неверная аббревиатура и т.п. Если замечаний много, их перечисляют на отдельном листе. Написать «с/з» и не указать своих замечаний нельзя.

«Не согласовано» в реквизит не пишется. «Согласовано с замечаниями» может быть помещено в реквизит с приложением замечаний. Секретарь, увидев такую визу, обязан проверить, что замечания устранили, и только после этого принимать проект на подпись.

thebestsecretary.ru

Реквизит 23 — гриф согласования документа

Гриф согласования — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием. 1

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. 2

коммерческий директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: 3

Письмо ЗАО «Термика»
от 06.04.2009 № 430

Протокол общего собрания
акционеров ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 10

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Гриф согласования документа»

Схема расположения реквизита «Гриф согласования документа» приведена на рисунке 2.

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. 4

Лист согласования может оформляться следующим образом: 5

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. 6

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается. 7

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области. 8

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. 9

__________
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 56.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.23.
3 Там же. – Пункт 3.23.
4 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
5-7 Там же.
8 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
9 Там же.

Дополнительная информация:

Согласование документов

При согласовании документа по результатам ознакомления с файлами документа согласующим лицом устанавливается одна из резолюций:

документ согласован
документ отклонен

Участник согласования документа может документировать свои замечания и предложения. Согласовывая документ юрист может внести необходимые изменения как в текст самого документа, так и оформить свои предложения отдельным документом.

Необходимые правки и комментарии по согласуемому документу могут быть внесены на вкладке Обсуждение карточки документа.

Если согласующим лицом документ был отклонен в связи с необходимостью его доработки, то после исправления замечаний документ может быть направлен на повторное согласование документа .

Повторное согласование документа

При нахождении ошибок при предыдущем согласовании в программе IT Audit после доработки документ может быть направлен на повторное согласование.

ознакомиться с предыдущими результатами согласования
посмотреть внесенные замечания и предложения согласующими лицами

Повторное согласование может производиться неограниченное количество раз. На повторное согласование документ может быть направлен в любой момент за исключением случаев, когда он уже находится на выполнении или в архиве. При необходимости повторное согласование может быть предусмотрено в справочнике Маршруты документов .

Маршрут согласования документа

Инициатор согласования может направить договор на согласование:

по заранее настроенному маршруту согласования документа
определенным сотрудникам

Может быть создано несколько собственных маршрутов согласования документов. При движении документа по маршруту инициатор согласования будет получать уведомления о результатах согласования документа. При создании маршрута согласования договора может быть указан:

контретный сотрудник (например, Петров Игорь Викторович)
роль, должность сотрудника (например, финансовый директор, начальник юридического отдела и т.д.)

На движение документа по маршруту может влиять сумма договора . Например, договоры до определенной суммы могут проходить процедуру согласования в упрощенном порядке.

Направление уведомлений участникам согласования документа

После подготовки документа согласующим лицам автоматически направляются уведомления о согласовании документа на электронную почту и в виде всплывающего сообщения в программе. После получения уведомления о направлении документа на согласование согласующее лицо открывает согласуемый документ и приступает к его согласованию.

История согласования документа

Информация о результатах согласования всеми согласующими лицами может быть представлена в отчете История визирования / согласования документа .

xn--b1aaebdmgx1aadcfovq.xn--p1ai

Как можно оформить согласование?

Ушанов Александр | руководитель административного подразделения Группы компаний

Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.

Внешнее согласование

Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).

3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Образец грифа согласования, который чаще всего используется на практике

Образец грифа согласования (с расположением на документе и составом элементов по ГОСТ 6.30-2003)

Внутреннее согласование

1. Визирование документа (виза согласования)

Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.

Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации – авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.

3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Образец визирования документа

2. Лист согласования

На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.

Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.

Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.

Образец листа согласования, который используется в нашей кредитной организации

Образец классического листа согласования

3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)

Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.

Кратко поясню, как этим можно пользоваться:

При создании письма в разделе «ПАРАМЕТРЫ» выбираем «КНОПКИ ГОЛОСОВАНИЯ». При нажатии нам будет предложен выбор ответа «Одобрить / Отвергнуть», «Да / нет», «Да / нет / возможно» или другой, который вы зададите сами:

Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:

либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой компьютер, а покидая, блокировать его паролем.

4. Согласование в СЭД

Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:

Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.

У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:

сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
согласование в СЭД – при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).
Страховой стаж в псо Трудовой стаж – учитываемая при определении права на отдельные виды пенсий по государственному пенси txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему […]
Кавказ и переселение народов Отношения германцев с их южными соседями, римлянами, носили достаточно сложный характер. Нельзя их с txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря […]
Формы реагирования прокурора на выявленные нарушения законов Главный военный прокурор и подчиненные ему прокуроры обладают в пределах своей компетенции полномочи txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к […]
Характеристика субъектов права собственности Земельные правоотношения необходимо воспринимать не только в статике, но и в динамике Основанием воз txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и […]
Задачи с решением по налогам и сборам Упрощен система налогооблож орг-циями и индивид предпр-ми прим-ся наряду с иными режимами налогообло txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. […]
Понятие и виды криминалистической экспертизы Образцы необходимы для того, чтобы установить связь объектов, для сравнения с которыми их получают, txt fb2 ePub html на телефон придет ссылка на файл выбранного формата Шпаргалки на телефон - незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. […]

Порядок согласования и визирование проекта документа.

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов - от создания или получения до исполнения или отправки - обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
в их адрес имеются поручения;
из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

составитель документа;
руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Обратите внимание!

В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования .

Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования . Визирование проекта д.

Как оформляется согласование документа ?
Какой порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении копии». Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа .

Как оформляется согласование документа ?
Состав и виды кадровой документации . Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов , в которых зафиксирова... подробнее ».

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования ».
Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на...

Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта документа , то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления
В необходимых случаях проводится внешнее согласование .

Какой порядок оформления приложений к документу ? Реквизит № 22 «Отметка о приложении» Написание – приложения дополняют, объясняют
Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

Какими способами оформляется утверждение документа ? На документах , подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа . Гриф утверждения оформляется следующим образом...

Назвать виды организационных документов и указать особенности их составления и оформления .
номер (10); - место составления или издания документа (12); - заголовок (17)1; - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)2; - подпись (21); - гриф согласования (22) или...

- сбор и обработку информации; - подготовку проекта документа ; - оформление ; - согласование ; - представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений

Найдено похожих страниц:10

Согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами называется внешним согласованием. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профессиональными союзами и их комитетами, советами трудовых коллективов и т.п.), которые действуют при организации - авторе документа.

Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».

Гриф согласования

Гриф согласования - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием учреждения, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

- слова «СОГЛАСОВАНО»;
- наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);
- личной подписи должностного лица и ее расшифровки;
- даты согласования.

Слово «СОГЛАСОВАНО» следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи, по возможности, размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

СОГЛАСОВАНО.

Директор института «Белпромпроект».

Подпись А.Г.Федоров.

При подготовке документов с использованием компьютерных технологий оформление грифа согласования может осуществляться в соответствии с требованиями Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий.

Документ может быть согласован также посредством письма или коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО.

Протокол заседания профсоюзного комитета.

30.01.2004 № 28.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и печатается от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне. Например:

СОГЛАСОВАНО.

Директор Национального архива.

Исторического архива.

Подпись В.Д. Селеменев Подпись А.К. Голубович.

21.01.2004 22.01.2004.

Несколько грифов согласования размещают на документе двумя вертикальными рядами.

Лист согласования прилагается.

В заключение отметим, что согласно Примерной инструкции по делопроизводству внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

- с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;
- с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;
- с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов. согласование виза документ