Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.
ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПОМЕЩЕНИЕМ ПОД АРХИВ
Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса. При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего. В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:
. один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;
. один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.
Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).
Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива - процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:
При перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;
При переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;
При необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.
Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.
Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается. Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.
◙ Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.
Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:
Приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;
Воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).
В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором - финансовые возможности фирмы. При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.
◙ Рассчитываем площадь архива . Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:
Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).
Пример расчета . Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 - постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации). В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными. При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.
◙ Требования к помещению архива . Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.
Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.
Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии. Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность. В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.
Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией .
Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19 °С, относительная влажность воздуха 50-55 %; для черно-белых пленочных материалов - 15 °С и 40-55 %), для цветных - 2-5 °С и 40-55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20 °С и 50-65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.
СОЗДАЕМ НАВИГАЦИЮ ПО АРХИВУ
◙ Рисуем схему размещения архивного фонда . На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е. на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки). Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.
◙ Нумеруем стеллажи, полки и дела . Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).
В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.
◙ Составляем постеллажные и пофондовые указатели с обозначением места хранения документов . Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели. При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя - на каждый стеллаж (Пример 3).
◙ Требования к расстановке стеллажей . Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:
Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.
ЧТО ЕЩЕ НУЖНО ПРЕДУСМОТРЕТЬ ПРИ ОБУСТРОЙСТВЕ АРХИВА
◙ Требования к подбору материалов . Вам как специалисту, отвечающему за архив и участвующему в подборе материалов, необходимо указать на технические требования - остальное доверьте профессионалам. Важно, чтобы это были сертифицированные материалы, не собирающие пыль и не являющиеся источником пыли или агрессивных химических веществ.
Правильный подбор материалов - важнейшее условие удачного ремонта. Подбирая материалы для ремонта архивного помещения, необходимо учитывать, что существует перечень материалов, подлежащих сертификации5:
2523 - Цемент;
4863 - Оборудование кондиционеров;
2388 - Материалы лакокрасочные;
3530 - Кабели силовые для стационарной прокладки на напряжение свыше 1 кВ;
5331 - Пиломатериалы качественные;
5620 - Мебель специальная.
Если использовать несертифицированную продукцию, могут возникнуть неприятные ситуации.
Например, после некачественно проведенного ремонта пола в архивохранилищах Архивной службы Новосибирской области документы постоянно загрязнялись пылью, которая образовывалась из-за разрушения покрытия пола от колес тележек, которые используются для перевозки архивных дел.
◙ Требования к оборудованию помещения архива .
1 . Двери лестничных клеток и лифтовых холлов должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии6.
Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками. Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности (п. 3.1 Специальных правил).
2 . В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами (п. 2.15 Специальных правил).
3 . В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние», «О пожаре звонить по телефону…» (п. 2.16 Специальных правил).
4 . Ковры и ковровые дорожки в помещениях с массовым пребыванием людей (50 и более человек) должны быть жестко прикреплены к полу (п. 3.4 Специальных правил).
5 . Помещения архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения.
Огнетушители . Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития. На каждом этаже должно размещаться не менее двух ручных огнетушителей.
При защите помещений архивохранилищ следует преимущественно использовать хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.
Помещения, оборудованные автоматическими стационарными установками пожаротушения, обеспечиваются огнетушителями на 50 % исходя из их расчетного количества. Расстояние от возможного очага пожара до места размещения огнетушителя не должно превышать 20 м (п. 9.5 Специальных правил). При этом каждый огнетушитель должен иметь порядковый номер, нанесенный на корпус белой краской, а также паспорт по установленной форме.
Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м (п. 9.6 Специальных правил).
◙ Требования к пожарной безопасности .
◙ Требования к мебели архивохранилища . Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами. Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами (п. 4.2 Специальных правил).
В продаже можно встретить стеллажи с электроприводом, передвижные и стационарные, но ввиду дороговизны первых двух наиболее популярны металлические полочные архивные стеллажи (рис. 2).
Подобные стеллажи имеют ряд преимуществ:
Минимальный вес конструкции;
Возможность наращивания секций;
Угловые полки;
Стеллажи могут дополнительно комплектоваться задними и боковыми стенками, разделителями и ограничителями.
В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы. Существуют также шкафы для хранения электронных документов (рис. 3).
К сопутствующему оборудованию можно отнести архивные тележки (рис. 4), лестницу-стремянку (рис. 5).
Мебель и оборудование должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.
Независимо от формы собственности, организация должна обеспечить физическую сохранность целого ряда документов. Для того чтобы раньше времени не лишиться важной документации, следует знать базовые правила хранения документов, а также порядок создания собственного архива.
Решая вопрос о создании архива, руководство юридического лица должно учитывать следующие особенности организации архива:
- выделение помещения для архива;
- оборудование архива;
- материально-техническое обеспечение его деятельности;
- выделение необходимой штатной численности.
Для соблюдения порядка хранения архивных документов предварительно необходимо провести комплексный анализ всех особенностей хранения. Только после этого можно приступать к обсуждению предложений, наиболее целесообразных с точки зрения финансовых затрат, обеспечения сохранности, режима хранения, организации использования документов и оперативности получения необходимой информации. В результате руководство принимает решение либо о создании собственного архива или обращения в архивную компанию, которая предоставляет услуги по внеофисному хранению архивных документов .
Внеофисное хранение документов: основные правила
В настоящее время существует практика, когда юридические лица прибегают к услугам . В этих случаях необходимо подписать договор между юридическим лицом и владельцем помещения (архивной компанией). При этом арендатор должен оговорить порядок хранения документов в архиве , а также правила доступа к ним и ответственность владельца помещения за обеспечение сохранности документов.Сегодня на рынке архивных услуг появилось много компаний, специализирующихся на депозитарном хранении документов. В основном эти фирмы действуют в больших городах, где подобные услуги очень востребованы со стороны юридических лиц, имеющих внушительный документооборот.
Архивные услуги существуют на российском рынке относительно недавно, поэтому у некоторых юридических лиц возникают вопросы о ее законности. С точки зрения права, эти виды услуг укладываются в нормы Гражданского кодекса РФ и фиксируются в форме договора между юридическими лицами, берущими на себя взаимные обязательства.
Однако на архивное хранение не могут передаваться документы , включенные (после проведения экспертизы ценности государственным учреждением) в состав Архивного фонда Российской Федерации в установленном порядке, без согласования с государственным архивным учреждением. Только оно вправе решать вопрос о приеме документов на постоянное хранение в государственный архив. В случае невозможности приема документов по ряду причин, после обследования помещений фирмы госархив дает согласие на временное (депозитарное) хранение этих документов на территории фирмы.
Передача на депозитарное хранение массива документов по личному составу также может создать дополнительные сложности в исполнении социально-правовых запросов. Пенсионный фонд РФ и его территориальные органы принимают архивные справки только от самих организаций-работодателей, их правопреемников или юридических лиц, в уставных документах которых имеется пункт об ответственности за сохранность и использование документов по личному составу юридического лица, чьи полномочия и функции они взяли.
Архивные компании, осуществляющие услуги по депозитарному хранению, не всегда имеют такие полномочия. Однако если в договоре прописан соответствующий пункт, сотрудники архивной компании могут найти в архивных документах по личному составу клиента необходимую информацию и подобрать требуемые сведения . Но их правовое оформление остается прерогативой юридического лица - собственника документов.
Обычно в архивные компании выгодно «сбрасывать» большие объемы финансовой, банковской, снабженческой и иных видов массовой документации . Она имеет кратковременное оперативное применение, но хранится в течение долгого (не менее 5 лет) времени в силу ее правового и фискального значения.
Выделение помещения для архива
Если юридическое лицо приняло решение о создании собственного архива, то следующим важнейшим шагом будет определение емкости (вместимости) архивного помещения.
Многие задаются вопросом, как определить размеры архивохранилища для рационального размещения в нем не только уже имеющихся документов, подлежащих архивному хранению, но и тех документов, которые появятся в ближайшей перспективе. Учитывая колоссальную стоимость каждого арендуемого квадратного метра помещения, особенно в Москве, это вопрос далеко не праздный. Несмотря на субъективность расчетов, в целом определение необходимых размеров архивохранилища с учетом ближайшей (3-5 лет) перспективы комплектования, поддается примерному расчету .
Воспользовавшись услугой " ", вы сможете автоматически расчитать необходимое количество специальных средств хранения и перемещения архивных документов: стеллажей, коробов, папок и т.д.
При расчете учитываются следующие показатели:
Виды документации , образующейся в юридическом лице. Этот фактор является важнейшим, так как именно от состава документов, периодичности и объемов их образования, частоты использования и важности зависит стратегия и практика комплектования архива.
Возьмем для примера коммерческий банк. Как известно, львиную долю по объему документов, образующихся в деятельности любого коммерческого банка, составляет первичная финансовая (банковская) документация , в которой отражаются все финансовые операции, проведенные банком за день («документы дня»). Эти документы поступают в архив банка периодически в течение года по мере накопления их в соответствующих подразделениях. Их объем может быть очень велик: от сотен до тысяч дел ежегодно. Такой объем с трудом поддается расчету, так же как и научно-техническая (и другая специальная) документация, подлежащая передаче на архивное хранение. Периодичность их образования установить невозможно, так как они передаются на хранение только после окончания работы над проектом (научной темой).
Определение емкости архива по номенклатуре дел
В организациях есть стабильный состав документов, которые подлежат архивному хранению. Эти документы в обязательном порядке должны быть учтены в номенклатуре дел . В форме номенклатуры предусмотрена итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных организацией в году.
Если эта запись регулярно заполняется, то, проведя анализ сводных записей номенклатур дел юридического лица за временной период, когда образовавшиеся в его деятельности документы должны поступить на архивное хранение, и проведя необходимые подсчеты, можно получить точные данные об объемах дел, предназначенных для дальнейшего архивного хранения.
Определение емкости архива методом физического подсчета
Если номенклатура дел в юридическом лице не заводилась, то необходим физический подсчет всех дел , хранящихся в каждом структурном подразделении у сотрудников. Расчеты должны базироваться на следующих предварительных условиях. На стандартной полке архивного стеллажа длиной в 1 метр и шириной 30 см может быть размещено до 40 стандартных документальных комплексов (дел) по 250 листов, толщиной 2,5 см. На двухстороннем архивном стеллаже монтируется 12 навесных полок, следовательно, в расчетном варианте на одном стеллаже может быть размещено около 500 стандартных дел.Это достаточно условная цифра, так как на практике дела нередко передаются на архивное хранение без предварительной архивной обработки , которая включает в себя:
- проведение полистной экспертизы документов дела;
- нумерацию листов;
- составление заверительной записи о количестве листов;
- подшивку или переплет дела в стандартную обложку;
- составление к делу заголовка, раскрывающего виды и содержание документов, в ряде случаев, к отдельным категориям дел и внутренней описи документов, помещенных в дело.
Если на хранение будут приниматься дела в необработанном виде, да еще в обложках типа «Корона» шириной 5-6 см, то вместимость стеллажа значительно снизится. Этот фактор также надо принимать во внимание при расчетах емкости архивохранилища.
Оборудование архива: монтаж стеллажей
Важным этапом в порядке хранения архивных документов является монтаж стеллажей. При монтаже стеллажей в архивохранилище следует учитывать, что расстояние между рядами стеллажей – пожарный проход – должно быть не менее 120 см, а расстояние (проход) между стеллажами – 75 см. Около входа в хранилище с каждой стороны, согласно требованиям пожарной безопасности, должно быть свободное (не менее 1 м) пространство.
Посчитав размер помещения и площадь, занимаемую каждым стеллажом (102 см х 62 см с учетом толщины боковых и средней стоек), можно определить, сколько стеллажей поместятся на выделяемой площади. Умножив эту цифру на среднее количество дел, размещаемых на каждом стеллаже, мы получим достоверный объем дел, который может быть размещен в данном архивохранилище .
При этом важно учитывать порядок хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета, приказы по личному составу и др.), а также документов с грифом коммерческая или банковская тайна . Они должны храниться не на открытых стеллажах, а в сейфах или металлических шкафах. Аналогичные требования к порядку архивного хранения имеют учетные и справочные документы (номенклатуры и описи дел, указатели, картотеки, паспорт архива и т. д.).
При монтаже стеллажей в архивохранилище следует соблюдать ряд дополнительных положений порядка хранения документов в архиве :
- Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами.
- Не рекомендуется размещение средств хранения (стеллажей, шкафов) вплотную к наружным стенам здания, источникам тепла и электроэнергии.
- Документы на стеллажах могут быть упакованы в коробки или связки, на которых должны быть проставлены необходимые учетные данные.
- Микрофильмы и фотодокументы, если таковые образуются в юридическом лице, упаковываются в конверты или кассеты и хранятся в специальных коробках или папках.
Материально-техническое оснащение архива
Обязательным пунктом в соблюдении порядка и правил хранения архивных документов является оборудование (материально-техническое оснащение) архивного помещения. На данном этапе необходимо учитывать, для каких видов документов оно предназначено. Если для хранения организационно-распорядительной документации подходят стандартные стеллажи, параметры которых обозначены выше, то для технической, проектной, конструкторской, технологической, землеустроительной и других специальных видов документации эти стеллажи не подходят. Это связано с тем, что параметры физических размеров, принципы формирования и учета этих видов документации резко отличаются от принятых в управленческой документации.
В данной статье мы остановимся лишь на необходимом оборудовании для архива, хранящего управленческую, финансовую, кадровую снабженческую и другие виды организационно-распорядительной документации.
Для хранения архивных документов необходимо наличие специального оборудования, которое позволяет обеспечить необходимый порядок хранения документов в архиве. В настоящее время рынок насыщен разного рода архивным оборудованием отечественного и зарубежного производства, которое производит или поставляет большое количество зарубежных и отечественных фирм.
Минимальный набор материально-технического оснащения , позволяющий функционировать архиву юридического лица, с учетом выполнения порядка хранения документов:
- Металлические сборные стационарные или мобильные стеллажи с механическим или электрическим приводом.
- Сейфы и металлические шкафы для хранения документов по личному составу, документации с грифом коммерческая (банковская) тайна, учетных и справочных документов архива.
- Столы (длиной не мене 1,5 м) для раскладки документов, принимаемых на хранение в архив.
- Картотеки (картотечные шкафы) для принимаемого регистрационного и учетного аппарата, если он ведется в традиционной бумажной форме и кадровых карточек по форме Т-2.
- Множительный аппарат для создания фонда пользования копий к документам архива.
- Персональный компьютер для ведения оперативных работ, а также всех необходимых статистических, учетных объемных показателей архива, создания ИПС к документам архива, также подключенной к общим автоматизированным системам, функционирующим в юридическом лице.
Любая современная компания, если она дорожит документной информацией, может позволить себе минимальный набор этого оборудования. Отдельно следует остановиться на стеллажном оборудовании , стоимость которого является основным источником расходов. Как показывает опыт, не во всех случаях наиболее оптимальным вариантом оснащения хранилищ являются передвигающиеся стеллажи с механическим или электрическим приводом зарубежного производства.
В небольших периферийных фирмах более пригодны легкие сборные стеллажи отечественного производства. Во-первых, они значительно дешевле (примерно в 2 раза по сравнению с зарубежными образцами). Во-вторых, они проще, технологичнее в сборке и разборке, что является немаловажным обстоятельством при частой смене местоположения архива. Если в деятельности организации образуется стандартная организационно- распорядительная документация, при наличии минимального по площади архивного помещения (до 10 кв. м.) стационарные стеллажи являются наиболее оптимальными для размещения документов .
Определение штатной численности архива
К сожалению, в нашей стране нет официально утвержденных нормативов по определению численности этих категорий работников. Однако определить штатную численность архивных работников можно на основании укрупненных норм времени на делопроизводственное и архивное обслуживание, утвержденных Министерством труда и социального развития Российской Федерации в 1994 г.
В 1996 г. ВНИИДАДом проводилось исследование, которое в основном подтвердило корректность показателей норм Минтруда. Подобные замеры проводились также Федеральным органом управления архивным делом в Российской Федерации (Росархивом). Результаты исследований показали, что один квалифицированный (имеющий специальное образование или опыт работы) штатный работник архива может обеспечить на необходимом квалификационном и качественном уровне весь необходимый комплекс работ с документами, находящимися на хранении в архиве при объемах: не более 4000 дел постоянного хранения, или 2500 дел научно-технической документации, или 10 000 дел по личному составу .
При таких объемах вопрос о возможности совместительства работы в архиве организации с другими должностными обязанностями (как это зачастую бывает в организации) просто неуместен. Эта грошовая экономия, как правило, приводит к весьма негативным последствиям, отрицательно сказывающимся на организации информационного обеспечения деятельности юридического лица.
Поэтому на начальном этапе создания архива юридического лица, если расчеты показывают, что в юридическом лице образуются вышеуказанные объемы дел, подлежащие архивному хранению, необходимо предусмотреть отдельную штатную единицу , ведущую весь комплекс архивных работ. Важно помнить, что объемы дел со временем будут постоянно нарастать, а, следовательно, будет увеличиваться нагрузка на работника архива. Это обстоятельство должно обязательно учитываться руководством юридического лица при изучении порядка архивного хранения и планировании штатной численности.
Альбрехт Б. В.
специалист по архивоведению и
делопроизводству
| Наименование помещений | Вместимость, млн. единиц хранения | ||||||
| 0.15 | 0.3 | 0.5 | 0.75 | 1.5 | |||
| 1. Хранилища: | |||||||
| Всего | |||||||
| Помещения ответственных хранителей фондов | |||||||
| 2. Помещения для посетителей: | |||||||
| Вестибюль с гардеробом | |||||||
| Бюро пропусков | - | - | |||||
| Справочное бюро | - | - | |||||
| Помещение ожидания для посетителей | - | - | - | - | - | - | |
| Читальный зал для работы с документами (с кафедрой и аванзалом выдачи документов, читательскими каталогами, описями и др.) | |||||||
| Методический кабинет | - | ||||||
| Санитарные узлы | По действующим нормам – не менее чем 1 унитаз через 1 этаж | ||||||
| 3. Подсобные помещения: | |||||||
| Помещение при читальном зале для временного хранения документов, выдаваемых в читальный зал | - | - | - | - | |||
| Помещение приемки документов | |||||||
| Помещение временного хранения документов | - | - | - | - | |||
| Помещение обеспыливания | - | - | - | - | |||
| Помещение дезинфекции и дезинсекции | - | - | |||||
| Помещение микрофотокопирования | - | ||||||
| Помещение реставрации | |||||||
| Помещение электрорепродукционной | - | - | - | - | |||
| Помещение хранения учетных документов | - | - | |||||
| Помещение хранения служебных каталогов и описей | |||||||
| Мастерская ремонта оборудования и инвентаря | |||||||
| Кладовая оборудования, инвентаря и канцелярских принадлежностей | |||||||
| Кладовая уборочного инвентаря | |||||||
| Помещение сбора и упаковки макулатуры | |||||||
| Пожарный пост | |||||||
| Административно-бытовые помещения: | |||||||
| Кабинет директора | |||||||
| Приемная при кабинете директора | |||||||
| Кабинеты начальников отделов | - | 2´8 | 2´8 | 3´8 | 3´12 | 3´12 | 3´12 |
| Общие рабочие комнаты, всего | |||||||
| Комната общественных организаций | - | - | - | - | |||
| Комната обслуживающего персонала | - | - |
Здания, сооружения и комплексы православных храмов
Здания православных храмов предназначены для молитвенного собрания верующих. Наиболее распространенным видом храмового комплекса является приходской. Примерный перечень групп зданий, сооружений и помещений приходских храмовых комплексов приведен в табл.
Таблица 6.26
Перечень групп зданий, сооружений и помещений приходских храмовых комплексов
| Перечень зданий, сооружений и помещений | Единица измерения | Количество |
| Богослужебные | ||
| Храм (с1-3 приделами), в том числе летний и зимний | чел. | 10-1500 |
| Колокольня (звонница) | ярус | 1-3 |
| Крещальня | м 2 | 30-150 |
| Часовня | чел. | 1-20 |
| Служебно-бытовые | ||
| Церковно-причтовый дом | м 2 | до 1000 |
| Гостиница | чел. | до 20 |
| Жилые дома причта | квартира | 1-3 |
| Хозяйственные | ||
| Церковная лавка (киоск, магазин) | м 2 | 5-50 |
| Просфорная | м 2 | 20-50 |
| Художественные мастерские | м 2 | 20-100 |
| Гараж | машина | 1-3 |
| Склады | м 2 | до 50 |
| Просветительские | ||
| Воскресная школа | чел. | до 100 |
| Гимназия | чел. | до 300 |
| Библиотека | чел. | до 15 |
| Благотворительные | ||
| Богадельня | чел. | до 20 |
| Медицинский пункт | посещ./день | до 30 |
| Комната матери и ребенка | чел. | до 10 |
| Трапезная | пост. мест | до 20 |
Генеральный план участка
Размеры земельных участков приходских храмовых комплексов, включающих основные здания и сооружения богослужебного и вспомогательного назначения, рекомендуется принимать исходя из удельного показателя – 7 м 2 площади участка на единицу вместимости храма. При строительстве храмовых комплексов в районах стесненной городской застройки допускается уменьшать площадь земельного участка максимум на 20-25%.
На земельных участках храмовых комплексов не рекомендуется размещать здания и сооружения, функционально не связанные с ними. Допускается предусматривать рядом с земельными участками храмов участки для размещения жилых домов церковного причта, богаделен, гостиниц, мастерских и хозяйственных служб. Размеры участков и номенклатура зданий и сооружений, размещаемых на смежных участках, устанавливаются заданием на проектирование.
Территорию храмового комплекса следует подразделять на функциональные зоны:
· входную;
· храмовую;
· вспомогательного назначения;
· хозяйственную.
Входная зона должна предусматривать въезд для автотранспорта и вход для прихожан. В этой зоне располагаются киоски и церковные лавки по продаже церковных принадлежностей, места для отдыха прихожан. Входная должна иметь связь с храмовой зоной.
Храмовая зона , предназначенная для проведения религиозных обрядов, должна иметь непосредственную связь с входной и вспомогательной зонами. В храмовой зоне следует предусматривать здания храмов, колоколен и звонниц, часовен, памятников, водосвятных колодцев, площадки для проведения культовых мероприятий и отдыха горожан.
Вокруг храма должен быть обеспечен круговой обход для прохождения Крестного хода во время церковных праздников шириной, как правило, от 3 до 5 м с площадками шириной до 6 м перед боковыми входами в храм и напротив алтаря. Перед главным входом в храм, располагаемым, как правило, с западной стороны, следует предусматривать площадь из расчета 0.2 м 2 на одно место в храме. Положение храмов определяется церковным требованием ориентации алтаря в восточном направлении с возможным смещением в пределах 30° в связи с градостроительными особенностями размещения участка. Здания храмов следует размещать, как правило, не ближе 3 м от красных линий застройки для организации кругового обхода вокруг храма.
Вспомогательная зона , предназначенная для организации приходской, учебной, благотворительной или иной деятельности, должна быть связана с входной и храмовой зоной. В этой зоне рекомендуется размещать церковно-причтовый дом, гостиницу, воскресную школу, богадельню или иные здания и сооружения в соответствии с заданием на проектирование. Церковно-причтовый дом, гостиница и воскресная школа могут быть отдельно стоящими или сблокированными между собой, а иногда с храмом и хозяйственным блоком. Богадельню рекомендуется располагать смежно с озелененными участками храмового комплекса. Туалетные для прихожан могут быть размещены в отдельно стоящем здании или быть сблокированными с другими вспомогательными зданиями. Туалетные для священнослужителей должны размещаться отдельно от туалетных общего пользования.
Хозяйственная зона , предназначенная для размещения хозяйственных построек, в том числе складов, мастерских, гаража для автотранспортных средств, площадки для мусоросборников и печного устройства для сжигания поминальных записок, должна иметь удобные транспортные подъезды со стороны транспортных магистралей (в том числе для пожарных машин) и быть оборудована стоянкой для грузового и легкового автотранспорта, принадлежащего храму. Площадь хозяйственной зоны определяется размером зданий и сооружений хозяйственного назначения, количеством автотранспортных средств и составляет примерно 15% площади участка. Подъезд грузовых транспортных средств следует предусматривать со стороны хозяйственной зоны храмового комплекса.
Участок приходского храмового комплекса, как правило, огораживается по всему периметру. Ограду рекомендуется выполнять из декоративных металлических решеток высотой 1.5-2.0 м. Главный вход следует размещать со стороны подходов и остановок общественного транспорта с ориентацией на вход в храм. При вместимости храма более 300 человек следует предусматривать второй въезд на территорию со стороны хозяйственной зоны. Размеры и устройство калиток в оградах должны обеспечивать беспрепятственный проход для инвалидов на колясках и прихожан преклонного возраста. Высота проема ворот для въезда пожарных автомобилей на храмовую территорию должна быть не менее 4.25 м, а ширина – не менее 3.5 м. Допускается не ограждать земельные участки храмов, расположенных в мемориальных комплексах, а также часовен.
За пределами ограды храмовых комплексов следует предусматривать стоянки автомобилей из расчета 2 машино-места на каждые 50 мест вместимости храма. Автостоянки легковых машин и автобусов, а также остановки общественного транспорта следует располагать, как правило, не далее 50 м от зданий храмов.
Озеленение территории храмового комплекса должно составлять не менее 15% площади участка.
Рис. 6.34. Примерная схема генерального плана комплекса городского приходского храма: 1 – входная зона ; 1.1 – остановка общественного транспорта; 1.2 – въездные и входные ворота; 1.3 – автостоянка; 1.4 – церковный киоск; 1.5 – скамьи для отдыха; 1.6 – цветник; 2 – храмовая зона ; 2.1 – храм; 2.2 – круговой обход; 2.3 – площадка перед входом; 2.4 – дренажный колодец; 3 – вспомогательная зона ; 3.1 – церковно-причтовый дом; 3.2 – озелененная территория; 3.3 – туалеты для прихожан; 4 – хозяйственная зона ; 4.1 – хозблок с гаражом; 4.2 – хозяйственный въезд; 4.3 – мусоросборник; 4.4 – печь для сжигания записок; 4.5 – стоянка автотранспорта
Объемно-планировочное решение храмов
Здание храма предназначено для молитвенного собрания верующих.
Основные варианты объемно-планировочных решений отдельно стоящих храмов приведены в табл. 2.43.
Таблица 6.27
Виды объемно-планировочных решений отдельно стоящих храмов
| Объекты объемно-планировочных решений | Основные варианты решения |
| Количество нефов | Однонефный Трехнефный Пятинефный и более |
| Количество столпов | Бесстолпный Четырехстолпный Шестистолпный и более |
| Структура плана | Двухчастная: алтарь-храм Трехчастная: алтарь-средняя часть-притвор |
| Форма плана | Крестовая Прямоугольная (квадратная) Круглая Восьмиугольная |
| Расположение приделов | В средней части В трапезной части Пристроены |
| Расположение колокольни | Отдельно стоящая Пристроена Надстроена Встроена (в том числе в барабане главы) |
| Расположение алтаря | Встроен Пристроен |
| Расположение хоров в средней части | На западной стороне П-образное с северной, западной и южной сторон |
| Форма кровельного покрытия | Купольная Позакомарная Ярусная Шатровая Щипцовая |
| Количество глав в завершении | Одноглавая Многоглавая (3, 5 и более) |
| Количество этажей (ярусов) | Один этаж Один этаж с цокольным этажом (стилобатом) Два этажа |
Высота средней части храма (без барабана и купола) должна, как правило, соответствовать ее размерам в плане, что связано с символикой храма, при этом притвор и алтарь могут быть меньшей высоты. Минимальная высота помещений от пола до потолка храмов должна составлять не менее 3 м. На хорах, во вспомогательных помещениях ив подвале высота помещений может быть уменьшена до 2.5 м.
· приходских храмов 4 – 6;
· соборных 6 – 8.
Площадь части храма, где располагаются молящиеся, рекомендуется принимать из расчета минимум 0.25 м 2 на одного человека. Общую площадь храма рекомендуется принимать из расчета от 0.5 до 1 м 2 на единицу вместимости храма без учета солеи с клиросами и алтаря.
Необходимо учитывать, что формы основных элементов храма, его функциональные и декоративные элементы определяются православной традицией и символикой, в том числе:
· завершение храма главой с крестом (крест должен быть ориентирован на запад);
· приподнятость уровня пола храма над уровнем земли и солеи с алтарем над уровнем пола храма (алтарь, как правило, устраивается на возвышении по отношении к средней части храма на одну или несколько ступеней высотой 0.12 – 0.15 м каждая);
· округлые формы сводов, арок, куполов, глав, завершений оконных и дверных проемов в каменных храмах или иные повышающиеся к центру формы;
· система организации освещения средней части храма сверху из барабанов глав и проемов в верхней части стен.
Здание храма состоит, как правило, из трех основных частей: алтаря, средней части, притвора. Оно может включать в свой объем также колокольню, трапезную часть, крещальню и несколько приделов. Храм может состоять и из одного помещения, разделенного алтарной преградой на алтарь и собственно храм.
Рис. 6.35. Основные части храма: 1 – алтарь; 2 – средняя часть храма (кафоликон); 3 – боковые приделы; 4 – притвор; 5 – паперть; 6 – престол; 7 – жертвенник; 8 – Горнее место; 9 – солея; 10 – амвон; 11 – место клироса
Алтарь , предназначенный для священнослужителей, может быть встроен или пристроен к средней части храма с восточной стороны. В храмах вместимостью до 300 человек устраивается, как правило, один алтарь. В храмах большей вместимости может устраиваться несколько алтарей.
Глубина алтаря должна составлять не менее 4 м. В центре алтаря должен находиться квадратный престол с размером стороны 0.8-1.0 м на расстоянии до Царских врат не менее 1.3 м, вокруг которого должен быть оставлен, как правило, круговой обход с расстоянием от престола до запрестольного образа (Горнего места) не менее 0.9 м.
При алтарях храмов вместимостью свыше 300 человек могут устраиваться подсобные помещения (пономарки и ризницы) площадью от 4 до 12 м 2 . Входы в них организуются из алтаря.
Алтарь отделяется от средней части храма иконостасом, который представляет собой перегородку с расположенными на ней в определенном порядке иконами. В иконостасе должны быть, как правило, три открывающиеся внутрь алтаря двери: две боковые (северная и южная) одностворчатые двери шириной 0.6-0.9 м, высотой 2.1 м и одна двухстворчатая, центральная, так называемые Царские врата с шириной проема 1.0-1.4 м и высотой, как правило, 2.5 м.
Перед алтарем должна быть расположена солея шириной не менее 1.2 м, приподнятая на одну или несколько ступеней по отношению к уровню пола средней части храма. Уровень пола солеи должен совпадать с уровнем пола алтаря. Напротив Царских врат солея имеет выступ (амвон) многогранной или полукруглой формы в плане с радиусом верхней ступени 0.5-1.0 м. По бокам солеи устраиваются клиросы для размещения церковных хоров шириной не менее 2.0 м. Клиросы, как правило, отделяются от средней части храма киотами для икон, обращенных в среднюю часть храма.
Рис. 6.36. Алтарь: 1.1 – престол; 1.2 – жертвенник; 1.3 – Горнее место; 1.4 – запрестольный образ; 1.5 – семисвечник; 1.6 – выносной Крест; 1.7 – выносная икона Богоматери; 1.8 – аналой; 1.9 – место отдыха священнослужителя; 1.10 – стол для облачений; 1.11 – шкаф для сосудов и богослужебных книг; 1.12 – вытяжной канал для кадила; 1.13 – выключатель паникадила в храме; 1.14 – штепсельная розетка; 1.15 – рукомойник; 1.16 – место для выносных свечей; 1.17 - вешалка
Средняя часть храма предназначена для размещения молящихся. Примерно 10% площади средней части храма занято церковной утварью, в том числе подсвечниками, киотами икон и т. д.
Киоты для икон устанавливаются вдоль стен и вокруг столбов. Особо чтимые иконы могут устанавливаться на возвышениях высотой 0.3-0.9 м. Для подъема к ним и спуска устраиваются ступени с поручнем.
Подсвечники диаметром от 0.2 до 1.0 м устанавливаются перед особо чтимыми иконами и перед аналоем, устанавливаемым в центре храма.
Поминальный «канун» с размером стороны 0.8-1.2 м устанавливается в западной зоне средней части храма.
Скамьи для отдыха прихожан могут устанавливаться однорядно вдоль западной, северной и южной стен средней части храма.
В середине покрытия центральной части храма должны быть предусмотрены крюки для подвески паникадил и поликадил.
Притворы могут служить в качестве входного тамбура или могут быть развиты с добавлением помещений, обеспечивающих дополнительное размещение прихожан. В притворах могут размещаться свечные киоски, по возможности изолированные от молитвенных помещений храма, места для проведения заказных богослужений (например, молебны и панихиды), а также помещения подсобного назначения: комнаты персонала, помещения уборочного инвентаря, кладовые, гардеробные верхней одежды прихожан и др. в соответствии с заданием на проектирование.
Допускается размещение туалета для священнослужителей в западной части притвора или его цокольной части в комплексе подсобных помещений, отделенных от помещений для прихожан.
Вход в притвор предусматривается с открытой площадки – паперти, возвышающейся над уровнем земли не менее чем на 0.45 м.
Главный вход в храм располагается, как правило, с западной стороны. Дополнительные входы могут быть с южной и северной сторон. В I, II и III климатических районах при главном входе следует предусматривать тамбур. При дополнительных входах, служащих в качестве эвакуационных, тамбуры устраивать не обязательно. Ширина тамбуров должна превышать ширину дверного проема не менее чем на 0.15 м с каждой стороны, а глубина тамбуров должна превышать ширину полотна двери не менее чем на 0.2 м. Ширину двери в свету для основных входов в храм рекомендуется принимать не менее 1.2 м, ширину свободного прохода внутренних дверей – не менее 1.0 м. Наружные лестницы должны иметь ширину не менее 2.2 м, а площадки перед входом в храм высотой от уровня земли более 0.45 м должны иметь ограждения высотой не менее 0.9 м.
Объемно-планировочные решения колоколен и звонниц
Колокольни и звонницы, служащие для подвески колоколов, могут быть отдельно стоящими, пристроенными и надстроенными. Они располагаются, как правило, с западной стороны храма. Встроенные звонницы могут устраиваться в барабанах глав храма. Колокольни устраиваются в виде высоких многоярусных башен с открытыми проемами в верхних ярусах, где подвешены колокола. Количество ярусов с открытыми проемами может быть от одного и более с высотой от пола до потолка нижнего открытого яруса не менее 4.0 м, а верхних – не менее 3.0 м. Звонницы устраиваются в виде крытой площадки или стенки с проемами для подвески колоколов, звон в которые можно производить с площадки или с уровня земли. Подъем на колокольню должен осуществляться по внутренней лестнице с поручнем шириной не менее 0.8 м.
Звонница, независимо от числа колоколов, состоит из трех групп колоколов: большие (благовестники), средние (подзвонные) и малые (зазвонные). Балки для подвески малых колоколов массой 8-32 кг и средних массой 52-240 кг следует располагать в проемах колокольни на высоте 2.0-2.7 м от уровня пола. Балки для подвески больших колоколов массой более 240 кг размещают таким образом, чтобы расстояние от уровня пола до нижнего среза колокола было не менее 1.5 м. Балки могут использоваться деревянные или металлические, но с обеспечением мероприятий для снижения передачи на балки ударных и вибрационных нагрузок (подкладки, обшивка досками и др.). Проем в колокольнях должны иметь ограждения высотой не менее 1.0-1.2 м. Пол звонницы должен иметь уклоны к проемам в пределах 3-5°, служащие для отражения звука и для стока воды. Для управления звонницей и компенсации высоты до колоколов может предусматриваться помост размером в плане до 1.5´1.5 м с поручнем, стойкой и педалями для крепления тяг колоколов.
Объемно-планировочные решения крещален
Крещальни, предназначенные для крещения детей и взрослых, могут быть расположены в отдельных зданиях, а также пристроенными или встроенными в здания храмов. В состав помещений входят: помещение для Крещения, подсобное помещение, раздевалки для взрослых крещаемых, помещение для ожидания и для переодевания младенцев, туалетная. В крещальных храмах при крещальне устраивается алтарь. Площади помещений крещален устанавливаются заданием на проектирование. Высоту помещений крещален от пола до потолка следует принимать не менее 3 м.
В крещальнях для взрослых крещаемых по возможности должна устраиваться стационарная купель с подводкой холодной и горячей воды и спуском освященной воды в дренажный колодец, расположенный на храмовой территории. Размер купели для взрослых должен быть не менее 1´1 м при глубине не менее 0.9 м для обеспечения полного погружения. Над уровнем пола крещальни борта стационарной купели должны подниматься на высоту 0.6-0.9 м с обеспечением уровня воды на высоте от уровня пола 0.3-0.6 м. Они могут выполняться из кирпича или бетона и быть облицованы мрамором, керамической плиткой или другим материалом, обеспечивающим влажную уборку. Ванна купели может быть выполнена из нержавеющей стали или пластика. Для спуска в купель и подъема предусматриваются ступени с поручнем. Над купелью может устраиваться сень в виде шатрового или купольного покрытия на столбах, выполненная из дерева, камня или металла.
Для крещения младенцев должны предусматриваться переносные купели диаметром 0.6-0.9 м, столы для переодевания грудных детей шириной 0.9 м и кипятильниками. Для установки купели для крещения младенцев следует оставлять свободное пространство перед стационарной купелью с круговым обходом вокруг купели для крещения младенцев шириной не менее 0.7 м.
Проектирование архивных помещений. Схемы взаимосвязи архивных помещений. Соотношение площади проходов и площади хранения при разных системах хранения. Сравнение размеров занимаемых площадей при различных системах хранения бумаги. Время обработки – сравнение горизонтальной и вертикальной систем хранения.
Функциональное назначение: четкая систематизация, удобное для пользования хранение документов при минимальной длине проходов и эффективном использовании площади помещения.
Данные о площади архивов приведены Ладнером. С увеличением глубины шкафов увеличивается ширина проходов между ними.
L х В (ширина шкафов) = площадь хранения + 1/2L х В + 0,5 = площадь проходов
Общая площадь = площадь хранения + площадь проходов.
Глубокие помещения архивов более экономичны (рис. 3,а). На рис. 3 наглядно показано соотношение площади хранения к площади проходов при вертикальной системе хранения документов в больших архивных стеллажах (системы «Велокс») и при горизонтальной системе. Площади хранения при вертикальной системе 5,2 м2, площади проходов - 4,6 м2 (100:90). При горизонтальной системе хранения площади хранения 3,2 м2, площади проходов 3,6 м2 (90:100, обратное отношение). При горизонтальной системе вместимость меньше, а верхние полки недоступны для обозрения.
При вертикальном хранении численность обслуживающего персонала сокращается более чем на. 40%. Хранение документов в выдвижных ящиках позволяет использовать площадь стен на 87% эффективней, чем хранение в папках-скоросшивателях (рис. 5), Документы пересылают в лифтах непрерывного действия (патерностер). Рабочее место оснащается полкой дтя разборки, небольшим столом и стулом на роликах.
Архив располагается в центральной части здания. Оптимальное расстояние между осями окон 2,25 - 2,5 м. Высота помещения архива в свету 2,1 м (утроенная высота помещения архива соответствует удвоенной высоте нормальных конторских помещений. Помещение должно быть сухим, размещение архива в подвальных и чердачных помещениях нежелательно. Расположение столов в ряд (рис. 5) с одновременным использованием подвесных папок и передвижной крышки для ведения записей улучшает взаимосвязь рабочих мест. Передвижная крышка используется также для перемещения картотечных ящиков. Передвижные архивные шкафы (системы Компактус) благодаря управлению промежуточных проходов позволяют эффективнее использовать площадь помещения (на 100 - 120%) (рис. 7,6). Такие устройства не стандартизованы и в принципе должны отвечать требованиям, предъявляемым к обычным архивам, библиотекам, складам. Необходимо в данном случае учитывать увеличение полезной нагрузки на полы. Шкафы перемещаются вручную или с помощью механического привода. Весь архив или его отдельные части могут быть заперты одним поворотом ручки.
Сравнение размеров занимаемых площадей при различных системах хранения бумаги:
| Способы хранения | 10000 дел (без футляров) толщиной около 2 мм каждое. В каждом деле около 25 страниц | |
| Требуемая длина шкафов или стены | Требуемая площадь, включая рабочие проходы (боковые проходы не учитываются), м2 | |
| Горизонтальное хранение в скоросшивателях на открытой полке размерами 35 х 200 см. | 7,25 | 5,92 |
| Библиотечные полки, Хранение в папках, размещение в шкафчиках со шторами размером 40 х 125 х 220 см. | 11 | 8,25 |
| Комбинированное хранение в стоящих и подвешенных папках, размещённых на стеллажах размером 65 х 78 х 200 см. | 2,4 | 3,6 |
Время обработки – сравнение горизонтальной и вертикальной систем хранения:
 |
|
При создании ведомственного архива в организации, прежде всего, необходимо определить площадь помещения, требующегося под архив. Она будет зависеть от объема документооборота организации, количества работающих там людей и среднего объема документов .
Например: необходимо рассчитать площадь помещения под архив в организации со следующими данными: документооборот организации - 10 тыс. документов в год; количество сотрудников “ 50 человек; средний объем документов (включая копии) - 5 листов.
Зная годовой объем документооборота организации и средний
объем документов, можно вычислить количество листов документов, создаваемых в год: 10 000 х 5 - 50 000 листов.
Допуская, что среднее дело содержит 100 листов (максимально - 250 листов), рассчитываем количество дел: 50 000/100 = 500 дел. А так как в организации работают 50 человек, будет еще 50 дел по личному составу.
Известно, что дела распределяются по категориям следующим образом: 20 % - дела постоянного хранения (500 х 0,2 = 100 дел); 10 % - дела долговременного хранения свыше 10 лет (500 х 0,1 = 50 дел);
~ 70 % - временного хранения до 10 лет включительно (500 х 0,7 = 350 дел); дела по личному составу - хранятся 75 лет (50 дел).
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) в архив не поступают, а хранятся в структурном подразделении организации.
Таким образом, объем архива равен: 100 + 50 + 50 = 200 дел.
Срок хранения дел до передачи юс на государственное хранение - 15 лет. Следовательно, объем дел за 15 лет составит: 200х 15 = 3000 дел и резерв для дел временного хранения до их уничтожения 350 дел.
Рассчитаем площадь помещения архива.
При средней толщине дела 4 см для хранения 3350 дел необходимо: 3350 х 4 = 13400 см = 134 погонных метра полок.
Исходя из того, что высота полки должна быть на 5 см (50 мм) выше высоты дела, вычисляем высоту полки: 297 мм (высота листа формата А4) + 50 мм = 347 мм. (Примем 350 мм = 35 см,)
Учитывая, что нижняя полка должна находиться на высоте 15 см от пола (рис. 2,1), и что типовая высота помещения 2 м 50 см, определим количество полок: (250 - 15)/35 = 6 полок на одном стеллаже ,
Рис. 2.1. Размеры стеллажа
Принимая, что стандартная длина одной полки равна 1,24 м, то стеллаж с шестью полками содержит: 6 к 1,24 = 7,44 погонных метров полок. То есть для размещения всего архива понадобится:
134/ 7.44 = 18 стеллажей.
Учитывая ширину центрального прохода 1,2 м и ширину проходов между стеллажами 75 см? площадь архивохранилища приблизительно равна (45+248+120) х (64 4+75-5+120) - 31 (рис. 2.2). 
Рис. 2.2. План помещения архива организации
Задания Рассчитать объем архива организации по следующим данным: документооборот организации - 75 тыс. документов в год; количество сотрудников - 60 человек; средний объем документов (включая копии) - 5 листов. Рассчитать объем архива организации по данным задания 1„ учитывая, что текучесть кадров учреждения составляет 10 % в год (т.е. количество личных дел увеличится). Рассчитать площадь помещения под архив организации по следующим данным: документооборот организации - 5 тыс. документов в год;
~ количество сотрудников -30 человек; средний объем документов (включая копии) 3 листа.
