Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Что потребуется для подписания электронного документа?

• Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
• Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи . В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
• Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.
• Программа для создания электронной подписи. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Вариант 1. Установить плагин для Office

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

• трудовой или хозяйственный договор,
• иск в арбитраж,
• заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу . Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

• Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
• Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
• Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для документов формата PDF

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.

Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

Что учесть при использовании Контур.Крипто:

• В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
• В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
• Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
• Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

Сравнение программ для создания электронной подписи

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения подписывающего информацию. Федеральный закон от 06 апреля 2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи»

Электронная подпись (ЭП; ранее — электронная цифровая подпись, ЭЦП) является полноценной заменой рукописной подписи. Она обладает полной юридической силой согласно законодательству РФ.

Для юридических лиц - это незаменимый инструмент, который позволяет наладить удобный и эффективный документооборот как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

Электронная подпись для физических лиц - это способ ускорить и упростить взаимодействие с государственными структурами, работодателями, учебными учреждениями через Интернет.

Электронная подпись обеспечивает:

• Защиту документов от подделки
• Подтверждение авторства
• Подтверждение целостности данных
• Придание юридической значимости
• Обеспечение конфиденциальности информации

Виды электронной подписи

Федеральным законом от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определены три вида электронной подписи:

Простая электронная подпись (ПЭП). Предназначена для документооборота, позволяет подтвердить авторство, но не гарантирует неизменность документа после его подписания и не обеспечивают юридическую значимость.

Простая электронная подпись применяется для получения доступа к возможностям Единого портала госуслуг.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Позволяет определить автора подписанного документа и доказать неизменность содержащейся в нем информации. В неквалифицированную электронную подпись заложены криптографические алгоритмы, которые обеспечивают защиту документов.

Такая подпись подойдет для внутреннего документооборота, а также для отправки электронных документов из одной компании в другую. Во втором случае, стороны должны заключить между собой соглашение, устанавливающие правила использования и признания электронных подписей.

Неквалифицированная электронная подпись также подходит для участия в электронных торгах. Применяется на площадках госзаказа

Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Квалифицированная электронная подпись обладает всеми признаками неквалифицированной, однако она может быть получена только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России. Программное обеспечение, необходимое для работы с КЭП, должно быть сертифицировано Федеральной службой безопасности.

Следовательно, квалифицированная электронная подпись наделяет документы полной юридической силой и соответствует всем требованиям о защите конфиденциальной информацию. КЭП используется для сдачи отчетности в контролирующие органы государственной власти и для участия в электронных торгах на коммерческих площадках.

Автоматическая настройка компьютера для работы с электронной подписью.

Перед началом работы с электронной подписью вам необходимо выполнить подготовку рабочего компьютера. Это легко сделать с помощью веб-диска - для автоматической настройки электронной подписи нужно зайти на www.sertum.ru . Если возникнут вопросы, можно проконсультироваться по круглосуточной линии техподдержки 8 800 500-05-08 или заказать услугу «Выезд специалиста» у персонального менеджера.

Если электронная подпись нужна вам для работы на электронных торговых площадках, мы всегда рекомендуем подготовить два рабочих места - постоянное и резервное, к которому вы сможете обратиться в экстренной ситуации.

Поскольку СКБ Контур выпускает электронные подписи со встроенной лицензией СКЗИ Крипто ПРО, любой компьютер после настройки с помощью веб-диска сразу готов к работе. Вводить номер лицензии не требуется.

Создание и проверка электронной подписи, а также шифрование и отправка документов онлайн.

Контур.Крипто - веб-сервис для подписания электронных документов вне специализированных систем (например, таких как Контур.Экстерн, Диадок или электронных торговых площадок). Программа бесплатная и позволяет выполнить с электронными файлами следующие операции:

Создать электронную подпись

На данный момент подписать электронный документ можно только сертификатами, выпущенными Удостоверяющим центром СКБ Контур.

Проверить электронную подпись

Контур.Крипто позволяет проверить подпись, выданную любым удостоверяющим центром и поставленную в любой программе, предназначенной для подписания электронных документов (например, КриптоАРМ).

Зашифровать документ

Зашифровать документ можно с помощью сертификата любого удостоверяющего центра.

Расшифровать документ

С помощью Контур.Крипто получатель может расшифровать документ, который был зашифрован на сертификат его электронной подписи. Документ, полученный в результате любой операции в Контур.Крипто, можно сохранить на компьютере или отправить получателю прямо из сервиса.

Кому будет полезен сервис?

Сервис будет полезен участникам госзакупок – для подписания и отправки котировочной заявки в электронном виде. При этом разница в программном обеспечении на рабочих компьютерах госзаказчика и поставщика значения не имеет. Проверку подписи госзаказчик может выполнить в Контур.Крипто или других программах, предназначенных для подписания и шифрования электронных документов и работающих с отсоединенной подписью.

Сервисом могут пользоваться кадастровые инженеры – для подписания электронных документов перед отправкой в органы кадастрового учета через портал Росреестра .

Кроме того, Контур.Крипто будет удобен для всех, кому необходимо создать и проверить электронную подпись под документом любого формата (doc, excel, pdf, jpeg, png, mp3, avi и т д.), зашифровать и расшифровать документ.

• Проверка подписи
• Шифрование
• Расшифрование
• Просмотр сертификатов

Свободный

Доступен всем

БАЗОВЫЙ

Доступен с сертификатом СКБ Контур

• Подписание документов
• Проверка подписи
• Шифрование
• Расшифрование
• Просмотр сертификатов

Для реализации проекта «Независимый регистратор» Удостоверяющий центр СКБ Контур развернул специальный сервер, выставляющий штампы времени. Именно через него проходят все отчеты, направляемые в ФСТ. Сервер обрабатывает входящие электронные документы, подписанные электронной подписью, и добавляет к ним данные о времени отправки сведений в органы регулирования. Отметка, сделанная «Независимым регистратором», имеет юридическую значимость и может служить доказательством при досудебном разбирательстве или в ходе судебного процесса.

Использование «Независимого регистратора» предусмотрено разработчиками ЕИАС: система поддерживает передачу подтверждений о времени отправки отчета в ФСТ. Специалисты Удостоверяющего центра СКБ Контур полагают, что электронная квитанция с временным штампом «Регистратора» позволит завершить большинство досудебных разбирательств в пользу отчитывающейся организации. Получить квитанцию можно непосредственно в ЕИАС Мониторинге, нажав на кнопку «Квитанция».

Кроме того, клиент УЦ может запросить сведения о времени отправки отчетов в ФСТ в бумажном виде. Для этого требуется оформить официальное письмо и направить его копию на адрес электронной почты [email protected] или передать письмо партнеру СКБ Контур. В течение трех рабочих дней клиент получит ответ с данными «Независимого регистратора». Этот ответ также может использоваться в суде.

Чтобы быть успешным в бизнесе, предпринимателю нужно следить за веяниями времени и осваивать достижения прогресса. Один из «секретов», без которых не обойтись в современной коммерции, – как подписать документ электронной подписью. Умение пользоваться ЭЦП потребуется для удаленного представления отчетности в налоговые органы, подачи документов на участие в тендерах, создания отлаженного документооборота с покупателями и поставщиками, использования систем дистанционного банковского обслуживания.

Что такое ЭЦП?

С развитием современных технологий ЭЦП находит все большее применение. Это виртуальный аналог «физической» подписи гражданина или уполномоченного лица организации. Это способ заверить документ, придать ему юридическую силу. Как выглядит электронная подпись на документе? Возможно три варианта:

• набор цифр или буквенных обозначений, которые могут показаться случайными, но на самом деле созданы по специальному компьютерному алгоритму;
• графическая картинка, напоминающая штамп;
• отсутствие какого-либо обозначения: наличие подписи заметно при просмотре документа на компьютере, в поле «Состояние».

Зная, как выглядит ЭЦП на документе, мошенники могут подделать бумагу и представить заинтересованному лицу недействительные сведения, поэтому самыми надежными признаются невидимые подписи.

Чтобы стать обладателем ЭЦП, физическому или юридическому лицу нужно обратиться в один из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи и предоставить набор необходимых документов. Подписи создаются на платной основе. Готовая виза пригодна к использованию на протяжении 12-ти месяцев, затем нужно оформлять новую.

Методика заверения документов

Рассмотрим, как поставить электронную подпись на документ. Чтобы заверить отчет или иную бумагу электронной подписью, вам потребуется:

• окончательная редакция документа: после визирования внести в нее правки окажется невозможно;
• действующий сертификат квалифицированной ЭЦП;
• специальные программные средства (например, Крипто-Про).

ЭЦП аналогична «физической» визе. Ей можно заверить счета, акты, договоры и другие хозяйственные документы, заявления, подаваемые физлицами в государственные инстанции (налоговая инспекция, внебюджетные фонды, вузы и т.д.), комплекты бумаг для участия в тендерах и т.д.

Читайте также Потратить материнский капитал на покупку машины не разрешат

Как проставить ЭЦП?

Процесс подписи документов ЭЦП начинается с установки на компьютер программного обеспечения. Пользователю потребуется как минимум три утилиты:

• корневой сертификат;
• личный сертификат;
• КриптоПро, КриптоАРМ или другие программы.

Если вам необходимо завизировать документ в формате Word, нужно зайти в пункт меню «Файл», затем «Сведения», затем «Добавить ЭЦП». Если пользователь не видит последний пункт в открывшемся меню, значит, на компьютере отсутствует требуемое программное обеспечение.

Если меню открывается корректно, пользователю нужно выбрать визу из числа доступных, нажать на кнопку «Подписать». На этом процедура считается оконченной.

Произошедшее подписание документов ЭЦП отражается в свойствах файла. Система показывает, что он заверен электронно и является окончательным вариантом документа. Когда виза проставлена, внесение правок и коррективов запрещено: они автоматически сделают бумагу недействительной.

Как заверить PDF при помощи электронной визы?

Процесс электронной подписи документов в PDF-формате аналогичен по последовательности шагов той методике, что используется для файлов Word. Единственное отличие – необходимость установки специальной программы – КриптоПро PDF. Проставленная при помощи нее виза имеет графическое изображение.

Определим, как подписать документ ЭЦП. Действуем по следующему алгоритму:

• открываем PDF-файл;
• в меню «Инструменты» (располагается в верхней части окна) находим пункт «Сертификаты»;
• выбираем в раскрывшемся меню вариант «Проставить ЭЦП»;
• выбираем область документа, где будет находиться графическое изображение визы;
• жмем «Продолжить»;
• смотрим на изображение подписи, которое появится в окне, при отсутствии ошибок и нареканий нажимаем «Подписать».

На этом процесс визирования PDF-файла окончен. Теперь содержимое документа защищено от посторонних вмешательств и имеет юридическую силу.

Для организации удобного процесса обмена документами многие компании используют электронный документооборот. Он помогает сэкономить время и моментально получить подписанные документы, не дожидаясь оригиналов по почте.

После выхода закона ФЗ №1 “Об электронной цифровой подписи” в 2002 году, документы, подписанные ЭЦП в соответствии с требованиями закона, имеют юридическую силу и считаются оригиналом, не требующим подтверждения на бумажном носителе.

Существуют специализированные порталы, требующие обязательного использования электронной цифровой подписи для работы с ними, например, электронные торговые площадки, порталы государственных услуг и сервисы сдачи отчетности.

Виды ЭЦП в зависимости от применения

В зависимости от вида документа, подписывать их можно разными видами ЭЦП. В некоторых случаях используется только усиленная квалифицированная электронная подпись, например:

налоговые декларации;

отчетность в ПФР;

годовая бухгалтерская отчетность для Росстата;

и некоторые другие документы отчетности.

Во многих же случаях допускается применение простой ЭЦП.

В основном, для онлайн подписи документов используются непосредственно средства самих порталов, на которые затем и отправляются эти документы (например, электронные торговые площадки, ФНС, Росстат). Но выгрузить подписанные ЭЦП документы и использовать их по своему усмотрению Вы не можете.

РусТендер разработал сервис, позволяющий подписать документ онлайн вне зависимости от того, для чего вы будете его использовать — для подачи заявки на электронную площадку или для заключения договора с контрагентом.

Данный продукт хоть и не является уникальным в своем роде, но в отличии от других компаний, мы предоставляем воспользоваться им бесплатно в любой момент времени.

Как работает сервис онлайн подписи документов?

ЭЦП гарантирует, что документ был подписан именно владельцем сертификата и после его подписи изменения в документ не вносились.

Для того, чтобы использовать сервис электронного документооборота от РусТендер, каждому пользователю необходимо иметь действующий сертификат цифровой подписи (при необходимости мы поможем его получить), который содержит открытый ключ, данные о его владельце и области применения ключа.

1. Для онлайн подписи документа зайдите в наш сервис , загрузите файл, который требуется подписать. Мы не устанавливаем ограничения по возможным форматам, поэтому Вы можете поставить электронную цифровую подпись на любой документ.
2. Затем выберите сертификат, которым будет подписан документ (в случае, если у Вас их несколько);
3. После клика по кнопке Подписать документ, будет создан отдельный файл подписи — отсоединенная подпись с расширением .sig , который будет сохранен в папку загрузок браузера.

Наш сервис работает в любых браузерах, единственным требованиям является установка плагина CryptoPro для работы с сертификатом подписи. Если вы уже ранее подписывали ЭЦП какие-либо документы, то такой плагин у Вас уже должен быть установлен и дальнейших настроек не потребуется.

Если Вы впервые столкнулись с необходимостью подписать документ электронной подписью онлайн, то можете воспользоваться инструкцией по установке плагина CryptoPro , которую подготовили для Вас наши специалисты.

После онлайн подписания документа ЭЦП, Вы можете его скачать и отправить своего контрагенту или в соответствующую организацию

Возможности и преимущества нашего сервиса электронного документооборота

1. Бесплатное использование.
2. Вы можете подписать документ любого формата - .doc, .pdf, .xml.
3. Подпись будет являться квалифицированной и усовершенствованной, т.е. подтверждать подлинность документа.
4. Мы не ставим ограничение на количество документов, которое Вы можете подписывать используя наш онлайн сервис.
5. Мы гарантируем сохранность Ваших данных, которые Вы используете в процессе подписания документов.
6. Подпись соответствует требованиям действующего закона “Об электронной подписи” № 63 ФЗ.
7. Работает в любых браузерах и для любых операционных систем.
8. Созданные Вами документы и подписи мы не храним на нашем сервере или в облаке, их содержание остается конфиденциальным и доступным только пользователю.

ООО МКК "РусТендер"

Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника — сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

Для проверки подписи вам потребуется исходный документ и файл подписи. Контур.Крипто может проверить подпись, созданную с использованием сертификата любого удостоверяющего центра.

Примечание

В сервисе Контур.Крипто можно проверить только электронную подпись, хранящуюся в отдельном файле (отсоединённая подпись).

Примечание

Процесс проверки подписи

​Результаты проверки

Результаты проверки подписи будут отражены в протоколе, который можно сохранить или распечатать. Проверка может иметь следующий статус:

Статус: Подпись подтверждена

Успешная проверка электронной подписи означает:

• Подпись соответствует исходному документу.
• Документ не модифицирован. После создания подписи в него не вносились никакие изменения.
• Сертификат не был отозван.

Статус: Подпись не подтверждена

Возможные причины, по которым электронная подпись не прошла проверку:

• Подпись не соответствует документу. Был выбран неправильный документ либо файл подписи был создан для другого документа. Необходимо проверить соответствие файлов, которые вы выбираете с диска. При необходимости запросите у автора правильные документы.
• Документ был модифицирован. После создания проверяемой подписи в документ были внесены изменения. Для устранения данной причины необходимо исключить возможность модификации исходного документа после создания подписи для него.
• Сертификат был отозван.

Статус: Подпись подтверждена, но на момент проверки срок действия сертификата истек

Сервис Контур.Крипто не может проверить, что на момент подписания файла сертификат отправителя был действующим. Поэтому автору документа необходимо продлить сертификат или получить новый и заново выслать подписанный документ.

Вопросы и ответы

Можно ли в Контур.Крипто проверить подпись, поставленную в Word?

Пока технические возможности сервиса позволяют проверить подпись, поставленную только в специальных программах, предназначенных для подписания документов и создающих подпись в отдельном файле.

Как госзаказчик сможет проверить подпись на котировочной заявке?

Если сертификат у автора подписи — действующий и изменений в документ он не вносил, но проверку подпись не проходит. Что делать в этом случае?