Для выполнения своих обязательств в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства работодатель должен использовать и оперировать персональными данными работника. Однако закон о персональных данных требует от работодателя, который в данном случае является «оператором персональных данных» и выполняет , обеспечить безопасность этой информации. Чтобы не попасть впросак, когда к вам пожалует проверка из Роскомнадзора, следуйте советам автора статьи - и все будет в порядке.

Определяемся с понятиями

Р оссийское законодательство вот уже более 3 лет стоит на страже неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны, а также следит за обеспечением защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных. Для этого законодатели приняли ряд нормативных актов, обязывающих обеспечить безопасность персональных данных, с которыми взаимодействуют различные органы власти, юридические и физические лица. Наиболее важными из этого ряда нормативных актов являются:

• Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон о персональных данных),
• Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 г. № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (далее - Постановление № 781),
• Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» (далее - Постановление № 687).

Свернуть Показать

В декабре прошлого года на заседании Госдумы принят в третьем чтении законопроект № 284213-5 «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных». Из закона исключены требования об использовании криптографических средств защиты персональных данных. В соответствии со ст. 25 Федерального закона «О персональных данных» информационные системы персональных данных, созданные до дня вступления в силу данного закона, должны быть приведены в соответствие с требованиями законодательства не позднее 1 января 2010 года. Законопроектом же предлагается продлить этот срок до 1 января 2011 года.

Но каким образом это относится к кадровой службе? Что нового содержится в данных постановлениях и Законе, чего нет в главе 14 ТК РФ? Эти документы в первую очередь определяют порядок работы с персональными данными, они расширяют и уточняют нормы права, приведенные в ТК РФ. Во-вторых, они определяют мероприятия по обеспечению безопасности работы с персональными данными.

Давайте разберемся подробнее. Ключевыми понятиями, от которых стоит отталкиваться при определении объема работ при использовании персональных данных работников, является само понятие «персональные данные» и понятие «обработка персональных данных».

Согласно ТК РФ под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Закон «О персональных данных» расширяет и уточняет понятие. Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Таким образом, каждый работодатель, заключая трудовой договор, получает информацию, относящуюся к персональным данным. Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

• паспорте;
• военном билете (у военнообязанных);
• свидетельстве о присвоении ИНН;
• страховом пенсионном свидетельстве;
• документах об образовании (в том числе и дополнительного образования, если работник предоставляет их при приеме на работу или это требуется при выполнении определенных трудовых функциях);
• в водительском удостоверении и документах на машину, если это требуется в связи с выполнением трудовой функции работника;
• медицинской справке о прохождении медицинского осмотра (медицинской книжке), если это требуется в связи с выполнением трудовой функции работника.

Использование предприятием в своей деятельности вышеуказанных данных трактуется законодательством как «обработка персональных данных». В это понятие входят следующие действия: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение, обновление, изменение, обезличивание, блокирование, уничтожение, использование, распространение и передача. Все эти операции в том или ином объеме выполняются в любой организации и на любом предприятии.

Особое внимание необходимо уделить понятию передача персональных данных, так как на работодателя в связи с ним накладывается . Так, собственник не имеет права:

• сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью последнего, а также других случаев, предусмотренных законодательством РФ;
• сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
• запрашивать информацию о состоянии здоровья, за исключением сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

Кроме этого, работодатель должен соблюдать следующие требования:

• предупредить лиц, получающих персональные данные работника, что такие данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от указанных лиц подтверждения, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ;
• разрешать доступ к персональным данным работников лишь специально уполномоченным лицам, причем они должны получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• передавать персональные данные представителям работников в порядке, установленном законодательством РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Необходимые документы

Для выполнения всех требований законодательства работодатель должен соблюсти ряд условий обработки . Согласно ч. 1 ст. 6 Закона «О персональных данных» обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных. Исключения приведены в ч. 2 ст. 6 Закона «О персональных данных». Так, разрешение не требуется, если «обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора». Казалось бы, ТК РФ, являясь федеральным законом, должен соответствовать данному исключению. Однако в Кодексе оговаривается некоторое множество целей обработки персональных данных и дается указание на то, что работодатель сам должен определить объем, содержание и цели обработки данных. Если этот объем превышает объем, приведенный в Трудовом кодексе, то работодателю целесообразно получить разрешение от работника на использование своих данных, то есть перед заключением трудового договора работник должен написать заявление о своем согласии на обработку персональных данных (см. Пример 1). В этом заявлении должны быть указаны следующие сведения:

1. Ф.И.О., адрес работника, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
2. наименование и адрес работодателя, получающего согласие сотрудника;
3. цель обработки персональных данных;
4. перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие работника;
5. перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
6. срок, в течение которого действует согласие;
7. порядок отзыва заявления.

Остановимся подробнее на целях обработки персональных данных. В заявлении работнику стоит перечислить все возможные варианты использования его персональных данных. Например, если фамилия работника будет указана в его электронном адресе и у работника будут визитные карточки, то на данные действия необходимо получить его согласие.

Отдельно необходимо определить с работником сроки использования персональных данных после его увольнения. Так как документы сотрудника хранятся в организации в течение 75 лет, цели и характер использования этих данных, а также разрешение на их использование необходимо получить у него заблаговременно.

При этом работник может отказаться написать подобное заявление. Это его право, но целесообразно зафиксировать где-то, что он предупрежден о . Конечно, это бывает крайне редко, возможны варианты частичного отказа от использования персональных данных. Для того чтобы работники не отказывались от написания подобных заявлений, необходимо перед такой процедурой ознакомить его под роспись с Положением о персональных данных, которое обязательно должно быть на каждом предприятии (см. Пример 2). В данном документе необходимо отразить перечень персональных данных, предоставляемых работниками, на каких носителях и в каких местах они будут храниться, а также указать перечень мер, необходимых для обеспечения безопасности условий хранения, порядок их принятия, и список должностей, ответственных за реализацию указанных мер.

Помимо положения о персональных данных работодатель должен издать два приказа:

• о назначении ответственных за обработку персональных данных (см. Пример 3);
• о назначении ответственных за обеспечение безопасности персональных данных (см. Пример 4).

Далее согласно ст. 6 Положения № 687 все работники работодателя, работающие с персональными данными, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки. Для реализации этой нормы права целесообразно заключить со всеми работниками соответствующий договор (см. Пример 5). В этом документе, который может быть частью соответствующего трудового договора, должны быть указаны обязанности работников, их ответственность за нарушения режима конфиденциальности.

Требования к работе на различных носителях

В деятельности юридических лиц образуются бумажные (материальные) носители персональных данных и электронные носители персональных данных (информационные системы и базы данных). К работе и хранению информации на материальных и электронных носителях предъявляются разные требования. Остановимся на них подробнее.

Примеры бумажных носителей персональных данных:

• трудовая книжка;
• журналы учета трудовых книжек;
• журнал учета командировок;
• материалы по учету рабочего времени;
• личная карточка Т-2;
• журналы сверки по военнообязанным;
• входящая и исходящая корреспонденция военкомата, страховой компании, службы судебных приставов;
• приказы по личному составу.

Закон «О персональных данных» требует от работодателя раздельного хранения персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним. При этом в отношении каждой категории должно быть возможно определить места хранения персональных данных (материальных носителей).

Электронные носители персональных данных - базы данных, содержащие персональные данные работников организации. Данные, хранящиеся на электронных носителях, обрабатываются и передаются техническими средствами. Постановление № 781 дает исчерпывающее определение технических средств. Это средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы и сети, средства и системы передачи, приема и обработки персональных данных (средства и системы звукозаписи, звукоусиления, звуковоспроизведения, переговорные и телевизионные устройства, средства изготовления, тиражирования документов и другие технические средства обработки речевой, графической, видео- и буквенно-цифровой информации), программные средства (операционные системы, системы управления базами данных и т.п.), средства защиты информации, применяемые в информационных системах.

Безопасность персональных данных на электронных носителях достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий. Для обеспечения этой безопасности работодатель должен принять ряд организационных мер.

Информация о личности человека, включающая персональные данные, защищена законодательно . В России запрещено передавать информацию о человеке посторонним без его ведома. За это предусмотрено наказание – и административное, и уголовное! Кадровик рискует быть привлечённым к ответственности, если законные требования о защите личной информации будут нарушены . Давайте до тонкостей разберём, что такое персональные данные работника, понятие и их защита.

Нормативная база

Основной закон, регулирующий защиту информации о работнике – ФЗ №152 от 27.07.2006г. Закон разъясняет, как должна обрабатываться личная информация. Обработка в нашем случае – это сбор документов работника (личных документов и приказов по работе), формирование личного дела и работа с кадровыми компьютерными программами, куда заносится личная информация.

Предоставление персональных данных

Предоставление личных данных – это передача отчётов с личной информацией в органы, которые имеют право таковую запрашивать . Например, в службы статистики или военкомат.

По смыслу закона оператор (в нашем случае – кадровик), который формирует личные дела работников, имеет прямой доступ к персональным данным всех работников организации, а поэтому несёт личную ответственность в случае разглашения личной информации.

В случае умышленного или нечаянного разглашения личной информации, оператор может быть привлечён к ответственности аж по трём кодексам:

• трудовой (ТК);
• административный (КоАП);
• уголовный (УК).

Ответственность и наказание по ТК:

• увольнение по п. «в» ст.90 за разглашение информации;
• замечание, выговор или увольнение по ст.192 – за некачественное исполнение обязанностей.

Ответственность по КоАП:

• штраф в размере 500 – 1000 рублей (требования ст.13.11 – за нарушение закона);
• штраф в размере 2500 – 3000 рублей (требования ст.13.12 – если используются несертифицированные компьютерные программы).

Ответственность по УК:

• штраф от 100 до 300 тысяч рублей , или в размере двухгодовой зарплаты, или лишение права заниматься кадровой работой на срок до 5-ти лет, а также возможно привлечение к принудительным работам до 4 лет, или арест до полугода. Также можно лишиться свободы на срок до 4-х лет – по части 2 ст.137 – за сбор должностным лицом личной информации без согласия.

Как видите – наказания серьёзные, так что не рискуйте и приведите кадровую работу в соответствие со 152 законом.

Что входит в персональные данные работника

Персональные данные по понятию законодателя, это любая информация, косвенно или прямо относящаяся к работнику. Кадровику доступны такие личные данные:

• адрес;
• телефон;
• паспортные данные;
• семейное положение;
• должность и профессия;
• размер зарплаты;
• номер страхового пенсионного свидетельства;
• личные данные о воинском учёте;
• место работы;
• сведения о стаже и местах работы;
• сведения об основаниях увольнения с прошлых мест работы;
• сведения о долгах (по алиментам или кредитам);
• данные о здоровье (инвалидности).

Вот такую информацию о работниках вам нужно правильно защитить.

Защита персональных данных работника

В документах отдела кадров по номенклатуре обязательно должно присутствовать Положение о персональных данных работников. Этот локальный акт в точности должен соответствовать 152-му закону. О том, как составить и утвердить положение, будет разъяснено в отдельной статье, а пока вернёмся к требованиям закона.

19-я статья Закона и Требования к защите данных обязывает кадровика к следующим мерам по защите информации:

• личные дела работников не должны быть доступны посторонним лицам (нужно хранить их в сейфе);
• кадровые компьютерные программы должны быть легальными и сертифицированными;
• экран компьютера, на котором установлена кадровая программа, не должен быть в прямой видимости посторонних лиц, как и сам компьютер не должен использоваться посторонними;
• используемый кадровиком компьютер не должен иметь выход в интернет во избежание вирусных угроз и похищения информации;
• кадровик должен быть назначен ответственным за хранение и обработку персональных данных приказом начальства;
• все флешки, диски или дискеты, как и бумажные документы, содержащие личную информацию, должны быть учтены в реестре и храниться в сейфе;
• нельзя передавать личную информацию (в том числе сканы или копии документов) по факсу, электронной почте или по телефону.

Обратите внимание: каждый кадровик в качестве черновиков использует ненужные документы. Если на документе есть личная информация (например, вы делаете записи на обратной стороне копии чьего-то паспорта) – не оставляйте его на столе, не передавайте кому-либо, не выкидывайте в мусор! Лучше все ненужные документы с данными сразу уничтожать .

Согласие работника на обработку персональных данных

Статья 6 Закона разъясняет, при каких условиях должна обрабатываться личная информация:каждый работник обязательно должен письменно согласиться с обработкой его данных. Согласие работника архиважно, не забывайте об этом! В законе работника обозвали «субъектом персональных данных», от которого просто необходимо получить письменное согласие на обработку его личной информации. Всё о согласии расписано в 9 статье закона.

Основное правило получения согласия – подпись на документе о согласии должна быть лично работника или его представителя по доверенности (доверенность должна быть приложена к документу).

Документ о согласии должен включать:

• ФИО, адрес, серия, номер, дата и место выдачи паспорта работника (и представителя, если имеется доверенность);
• ФИО, должность и место работы кадровика;
• цель обработки данных;
• список личных данных;
• список действий, которые будет производить кадровик с данными;
• срок действия согласия (срок трудового договора);
• подпись работника с расшифровкой.

Работа кадровика интересная, но не стоит забывать об ответственности . Для того, чтобы вы не попали в неприятную ситуацию, тут и рассмотрены вопросы – что такое персональные данные работника, понятие и их защита.

Хотите иметь дело с проверкой Роскомнадзором своего ИТ-продукта или сайта? А потом ещё платить штраф, нести ответственность?

В закладки

Думаю, что нет. Поэтому, давайте, начнём разбирать что надо делать с персональными данными в Российской Федерации и как не попасть под санкции госорганов.

Немного теории

Согласно положениям статьи 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:

1) нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах, обработка данных в не установленном законом порядке и использование этих данных не по назначению караются следующими штрафами:

Физическое лицо: предупреждение или штраф в размере 1 000 - 3 000 рублей;

Должностное лицо: штраф в размере от 5 000 - 10 000 рублей;

Юридическое лицо: штраф в размере 30 000 - 50 000 рублей;

2) Обработка персональных данных без согласия гражданина приведет:

Физическое лицо: штраф в размере 3 000 - 5 000 рублей;

Должностное лицо: штраф в размере от 10 000 - 20 000 рублей;

Юридическое лицо: штраф в размере 15 000 - 75 000 рублей;

3) В случае, если оператор персональных данных не опубликовал информацию и не обеспечил доступ к документу, в котором прописаны все условия использования персональных данных или сведения о реализуемых требованиях, ему будет вынесено предупреждение или выписан административный штраф:

Физическое лицо: штраф в размере 700 - 1 500 рублей;

Должностное лицо: штраф в размере от 3 000 - 6 000 рублей;

Индивидуальный предприниматель: штраф в размере от 5 000 - 10 000 рублей

Юридическое лицо: штраф в размере 15 000 - 30 000 рублей;

Первоначально определимся с основными понятиями и поймём, что же они значат (неформальное объяснение по тексту будет обозначаться “Д”, это от слова description):

Персональные данные (ПД) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Д: это любая совокупность информации, через которую можно определить определенного человека. К примеру, абстрактная электронная почта, допустим [email protected] - не относится к ПД, однако электронная почта с рабочим адресом допустим, [email protected] с подписью в письме “Главный инженер” - относятся к персональным данным, т.к. мы можем однозначно определить, что это Иван Иванов, работающий главным инженером в организации “Ромашка”.

Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Д: это вы, собирающий персональные данные. Любой контакт с физическим лицом, в том числе в пространстве Интернет, позволяющий однозначно определить человека - и вот вы уже владелец персональных данных в лице оператора.

Обработка персональных данных – любое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без них с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Д: это любые действия, которые вы совершаете как оператор.

Самый большой штраф как вы видите - это за сбор ПД гражданина без согласия, поэтому в статье будем говорить в основном об этом.

Определим сразу случаи, когда согласие на обработку ПД не надо собирать в соответствии с законодательством Российской Федерации:

1. Сбор осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора, необходима в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии.

Д: когда законодательством установлено, что физическое лицо должно предоставить персональные данные и иначе никак.

2. Осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных.

Д: когда вы заключили с физическим лицом договор и в рамках этого (только этого) договора вам нужны персональные данные. Сюда подходит и оферты (публичный договор) на сайте и его акцепт, но до покупки товара или услуг, заказа с сайта (к примеру) ещё надо довести пользователя, а значит момент когда собираете ПД - наступает раньше.

3. Осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных.

Д: вы обезличиваете данные физического лица и “размываете” их в море других данных, соответственно определить кому что принадлежит - невозможно даже вам.

4. Необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

Д: данный пункт не относится к интернет-проектам, но для понимания ситуации, пример, когда приезжает частная медицинская бригада и оказывает помощь.

5. Необходима для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи, для осуществления операторами электросвязи расчетов с пользователями услуг связи за оказанные услуги связи, а также для рассмотрения претензий пользователей услугами связи.

Д: если вы организуете почтовую связь, то лицу, которому фактически оказываете услуги - нет необходимости требовать согласия на обработку ПД.

6. Осуществляется в целях профессиональной деятельности журналиста либо в целях научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных.

7. Осуществляется в отношении данных, подлежащих опубликованию в соответствии с федеральными законами, в том числе персональных данных лиц, замещающих государственные должности, должности государственной гражданской службы, персональных данных кандидатов на выборные государственные или муниципальные должности.

Д: не требуется согласие при использовании ПД, если это данные чиновников, предоставленные в соответствии с законодательством Российской Российской Федерации.

Во всех остальных случаях, при контакте и сборе ПД от физического лица - вы должны получать его согласие и иначе никак - закон есть закон!

Что делать

Теперь разберём как собирать ПД и получать согласие.

Вам требуется подготовить текст политики обработки и защиты персональных данных, а также согласие на обработку персональных данных. Если у вас юридическое лицо или вы - индивидуальный предприниматель - вы должны утвердить политику обработки персональных данных приказом, где также определите ответственное лицо за обработку персональных данных в предприятии. Хочу обратить внимание, что данная политика как в Российской Федерации, так и в зарубежных странах - относится не только к работе с потребителями, но и с работниками.

Опубликуйте в общий доступ на сайте (и в мобильном приложении) политику обработки и защиты персональных данных.

Самое главное по теме. Если у вас есть какие-либо формы, где пользователи оставляют свои данные (или в приложении автоматически собираются, используются cookie и иные способы сбора данных), то под каждую форму (или при первом входе в приложение) нужно поставить что-то типа «Даю согласие на обработку своих персональных данных» и чекбокс. Если у вас есть ещё и пользовательское соглашение, то следует сделать чекбокс и с ним.

При этом крайне важно, чтоб донести до пользователя возможность прочитать данные документы и поэтому необходимо сделать гиперссылку или хотя бы текст кликабельным и ведущим на текст самого документа!

Немного юридического обоснования чекбоксов, а как называет Роскомнадзор - “галочек”:

Часть 4 статьи 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ “О персональных данных” устанавливает обязательство собирать персональные данные:

“4. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью...”.

Но это как-то всё слишком сложно и в хозяйственной деятельности оперативно нельзя реализовать, поэтому наш доблестный Роскомнадзор пошёл навстречу людям и дал разъяснения:

“Получение согласия на обработку персональных данных может быть получено посредством проставления «галочки» пользователем в соответствующей веб-форме. Однако в случае обработки биометрических и специальных категорий персональных данных, а также при передаче на территорию государства, не обеспечивающего адекватную защиту персональных данных, согласие должно быть оформлено в письменной форме”.

Вариативно, ещё шаг 4.

Подать уведомление об обработке ПДн в Роскомнадзор.

В соответствии с частью 1 статьи 22 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ “О персональных данных”, оператор должен это сделать до начала обработки ПД. За задержку с уведомлением вас не оштрафуют, санкции последуют только в том случае, если вами заинтересуется Роскомнадзор. Но даже если вы высылаете уведомление с опозданием, указывайте дату государственной регистрации как дату начала обработки ПД.

Выполнение данного шага напрямую зависит от целей сбора персональных данных. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ в статье 22 предусматривает ряд исключений, когда подавать уведомление не требуется (обработка ПД в рамках трудового законодательства, заключенного договора и т.д.).

Итого, чтобы минимально привести в порядок работу с персональными данными вам потребуется:

- политика обработки персональных данных;

- приказ об утверждении вышеуказанной политики;

- согласие на обработку персональных данных;

И зачем всё это вообще?

Для чего же это вообще нужно? Зачем нужно беспокоиться о персональных данных и о получении согласия пользователя на их обработку?

Конечно, это прежде всего административная (штрафы, блокировка) и гражданская (причинение вреда) ответственность - такие вещи могут очень серьёзно повлиять на бизнес. Но есть ещё такая штука как частная жизнь граждан, как злоупотребление правом и недобросовестная реклама продавцов. Я на 100% уверен, что каждый из нас не любит, когда на телефон приходит спам, реклама, а посередине ночи будит смс или звонок с просьбой “срочно перевести деньги, а то в тюрьму посадят”. А всё это происходит из-за ненадлежащего исполнения лицами, осуществляющими сбор персональных данных, своих обязательств. И согласие на обработку ПД - всего лишь часть механизма, который должен обеспечивать нашу с вами защиту как граждан и повышать социальную ответственность. К сожалению, такие полезные институты и механизмы могут превратиться в инструмент для давления… И мы как юристы должны эффективно использовать законы и максимально обезопасить бизнес от этого.

Так что, если вы выполнили все условия и шаги из настоящей статьи, то поздравляем - вы не только уменьшили вероятность быть оштрафованным и привлеченным к ответственности (работа с ПД физических лиц лишь небольшая часть правовой политики ИТ-продукта), но и сделали шаг к социально-ориентированному Интернет-пространству, уважающему личные данные пользователей!

Спасибо за внимание!

Поступая на работу, новый сотрудник предоставляет работодателю колоссальное количество личной информации. Частично это объясняется производственной необходимостью. Независимо от характера предоставляемых данных, они должны храниться должным образом и быть качественно защищены. Если этого не происходит и личная информация работников разглашается, то сотрудникам оказывается нанесен существенный ущерб (как их достоинству, так и личной безопасности). Поэтому важно подробнее рассмотреть понятие "персональные данные". Что к ним относится? Каким образом их необходимо хранить? Какие существуют методы защиты персональных данных? Кто регулирует процесс их хранения и обработки? Ответы на эти и некоторые другие вопросы будут предоставлены непосредственно в этой статье. Будьте максимально внимательны.

Закон о персональных данных

Разнообразные нормативно-правовые акты предоставляют различные определения понятия "персональные данные сотрудника". Для того чтобы понять, что именно подразумевается, необходимо соотнести их разнообразные положения. Их законодательным основанием является закон "О персональных данных" и ряд норм, содержащихся в Конституции Российской Федерации.

Итак, что можно сказать об информации, которую собирают у сотрудников предприятия? Такие работники становятся субъектами персональных данных. К такого рода информации относят следующие данные: Ф.И.О., данные о рождении, семейный статус, место жительства, общественный статус, информация об актуальных доходах, данные об образовании и так далее.

Эти данные относятся к типу информации с ограниченным доступом, ведь законодательно подтверждено, что никто не может подвергаться вмешательству в его личную жизнь. Это относится и к персональным данным.

Такая информация необходима для того, чтобы эффективно идентифицировать личность гражданина. А если речь идет о сотруднике, то персональные данные предоставляют сведения о нем как профессионале в определенной сфере деятельности. Поэтому логично, что к личной информации работника относятся только те сведения, которые имеют отношение к его профессиональному потенциалу и особенностями исполнения им его трудовых обязанностей.

Конституция Российской Федерации гарантирует гражданам конфиденциальность их личной жизни. И персональная информация имеет к ней прямое отношение. Это определено соответствующим Указом президента Российской Федерации, который утверждает конфиденциальный характер такого рода информации и закрепляет отсутствие доступа к ней для общественности.

В то же время Трудовой кодекс Российской Федерации предоставляет достаточно узкое определение рассматриваемого понятия. Он утверждает, что персональные данные сотрудника - это информация, которая необходима его руководителю в связи с исполнением его прямых профессиональных обязанностей и которая имеет отношение исключительно к определенному работнику.

Обработка персональных данных

Для чего нужно обрабатывать и хранить персональные данные? Они необходимы для того, чтобы правильным образом реализовывать трудовую активность предприятия.

Цели их обработки следующие:

• факт приема на работу;
• основание для карьерного продвижения;
• осуществление выплат заработной платы;
• контроль реализации выполнения работы.

Существует ряд методов защиты личной информации. Работники имеют полное право знать, как именно хранятся и используются их персональные данные. Ознакомить сотрудников с этой информацией - это обязанность руководителей. Факт уведомления работники подтверждают личной подписью.

Типы персональных данных

То, какая именно личная информация о работниках должна быть собрана, определяется Трудовым кодексом, Конституцией Российской Федерации и рядом федеральных законов. Так, являются необходимыми два вида документов. Первый - бумаги, которые связаны с подачей трудового договора. Второй - документация, запрашиваемая или формируемая работодателем непосредственно.

Так, персональные данные классифицируются по следующим признакам:

Степень доступа

• Общедоступные. Доступны широкому кругу лиц.
• Конфиденциальные. Доступны только тем, кому сотрудник позволил.

Направление

• Специальные. Личная жизнь, наличие судимости, религиозные взгляды, политические убеждения.
• Обычные. Все, что не относится к специальным данным.

• Биометрические. Характеризуют физиологию.
• Не биометрические. Данные, которые не относятся к биометрическим.

Виды персональных данных

На какие типы подразделяются персональные данные? Что к ним относится?

Важно понимать, что вся информация, которая хранится на предприятии в отношении определенного сотрудника, может быть рассмотрена с двух разных точек зрения.

• Данные о семейном положении и семье работника (отдельных ее членах), а именно: наличие иждивенцев, наличие детей, их возраст и количество, состояние здоровья.
• Информация об определенном сотруднике, а именно: ФИО (паспорт), профессия, состояние здоровья, а также какие-нибудь особенные обстоятельства.

Руководитель предприятия обязан сформировать нормативно-правовой акт локального значения, который рассматривает порядок, определяющий хранение персональных данных. Он может быть представлен в разном виде. Например, им может являться Положение о персональных данных.

Итак, обсудим один из нюансов подробнее. Персональные данные: что к ним относится? Информация, содержащаяся в личных делах. Речь идет о следующем:

• данные паспорта (место и год рождения и так далее);
• копия диплома;
• копия документов, которые подтверждают наличие специальных навыков и знаний;
• копия документов пенсионного госстраха;
• иные документы.

Итак, подведем итог, что подразумевает понятие персональные данные? Что к ним относится? Это личная информация о работнике, которая необходима работодателю для того, чтобы наиболее эффективно использовать потенциал и умения сотрудника. Последний, конечно же, должен дать свое согласие на обработку персональных данных. Если все формальности соблюдены, то информация останется максимально защищенной.

Ответственность за разглашение

Важно учесть, что 152 ФЗ "О защите персональных данных" предусматривает только административную ответственность предприятия за разглашение персональных данных сотрудника. А значит, если организация не способна гарантировать работникам абсолютную защиту их личной информации, то ее ожидает только штраф. Причем суммы денежного наказания за неправильное хранение персональных данных абсолютно смешные. В общем, они колеблются от пяти до десяти тысяч рублей. Конечно, это так, если речь идет только об одиночных выплатах. Как правило, на предприятиях, где есть такого рода проблемы, нарушения множественные, а значит, и суммы штрафа существенно возрастают.

Однако денежные затраты - далеко не самое главное последствие того, что использование персональных данных происходит неправильным образом. Это сильно бьет по репутации компании. Ведь когда сотрудники дают свое согласие на обработку персональных данных, они рассчитывают, что их сохранность гарантирована. Если выясняется иное, такие кадры отказываются иметь дело с фирмой такого рода. Компания теряет возможность нанимать профессионалов.

Как Роскомнадзор проверяет защиту персональных данных

В данном случае нас интересует 152 ФЗ "О защите персональных данных". Именно он является законодательной базой для реализации данной функции.

Обычно Роскомнадзор проверяет три основных направления рассматриваемой сферы:

• Средства массовой информации.
• Связь.
• Защита персональных данных.

Положение о персональных данных рекомендует Роскомнадзору проводить такого рода проверки как минимум трижды в год. Это правило действует, если речь идет о плановых проверках. Внеплановые же производятся по мере необходимости. Каковы могут быть для этого причины? Например, если плановый аудит осуществлялся достаточно давно. Или если потребуется удостовериться в том, что прошлые замечания были учтены и были внесены необходимые изменения.

Правила хранения персональных данных

На каждом предприятии обязательно должны быть разработанный специальные правила, регламентирующие то, как хранятся и используются персональные данные сотрудников. Существует несколько вариантов того, как именно описанный документ может быть оформлен. Это может быть как отдельное положение, так и раздел, включенный в локальные Правила внутреннего распорядка. Каждый сотрудник имеет право принимать участие в процессе разработки и проведения мероприятий по защите персональных данных. Именно поэтому всех работников необходимо тщательно ознакомить с описанным документом.

Потребуется составить перечень персональных данных и список сотрудников, а также сформировать шаблон документа. Его должны подписать все, кто работает на предприятии.

Физическое хранение

Существуют разные способы хранения данных. Некоторые не готовы переходить к электронным архивам, а значит, предпочитают вести дела традиционным образом (то есть на бумаге). Суть метода в том, чтобы хранить все данные о сотрудниках, его личные документы и копии в буквальной папке, которая называется личным делом.

Каковы преимущества такого типа ведения личных дел? Среди них выделяют следующие:

• всю информацию просто найти, так как она располагается в одном месте;
• данные можно легко систематизировать;
• поиск информации занимает максимально короткое время.

Однако такой метод имеет и некоторые минусы. Например, следующие:

• наличие дополнительных ресурсов для хранения, таких как специальные помещения, оборудование, сейфы и так далее;
• трудоемкость процесса;
• требуются специальные навыки для ведения бумажной документации.

Иногда отделы кадров предпочитают хранить информацию об одном сотруднике раздельно (в различных тематических папках). Так, отдельно хранятся все трудовые договоры, анкеты и прочие документы по всем работникам сразу. Их нумеруют для более удобного поиска. Этот способ менее трудозатратен, чем тот, что был описан выше, да и не требует никаких специальных навыков от сотрудника отдела кадров.

Тем не менее и он не лишен недостатков. Среди них выделяют следующие:

• большое количество времени требуется для того, чтобы отыскать нужные данные о конкретном работнике;
• риск утечки конфиденциальной информации существенно повышается.

Хранение в электронном виде

В описываемом случае отделы кадров предпочитают применять электронные базы данных и разнообразные информационные системы. Часто это гарантирует обеспечение безопасности персональных данных.

Каковы преимущества такого типа хранения информации? Далее будут перечислены основные из них:

• нет необходимости иметь большой архив;
• существенная экономия пространства;
• нет никаких ограничений по срокам хранения;
• обрабатывать персональные данные удобно, и для этого не потребуется много времени;
• несанкционированный доступ к данным практически исключен;
• не нужны никакие дополнительные ресурсы.

Выделяют, конечно же, и некоторые минусы. Например, следующие:

• потребность хранить резервные копии всей базы данных;
• необходим специалист, который займется администрированием системы информации;
• потребуются расходы на специально предназначенное для этого оборудование и программное обеспечение;
• сотрудник, который обрабатывает персональные данные, должен быть исключительно грамотен.

Какие именно методы применяют для того, чтобы эффективно защитить персональную информацию сотрудников?

• Сделать помещения, в которых обрабатываются личные данные, полностью закрытыми для доступа других сотрудников.
• Для получения какой-либо информации сотрудники должны получить специальное разрешение.
• Хранение данных должно быть четко организовано.

Учитывая наличие и недостатков, и преимуществ у каждого из методов, как правило, работодатели комбинируют их. Не имеет значения, какой именно способ хранения информации используется, работодатель, так или иначе, обязан получить согласие сотрудника на обработку его личной информации.

Вывод

Персональные данные - конфиденциальная информация, которая может быть собрана работодателем с целью идентификации личности сотрудника, а также для определения уровня квалификации работника и его профессионального потенциала. Существует несколько способов хранения и обработки личной информации (она может быть зафиксирована на бумаге или электронных носителях, в зависимости от предпочтений сотрудников отдела кадров и возможностей предприятия). Защита персональных данных должна стать первоочередной задачей соответствующего отдела, так как это право сотрудника, которое гарантируется ему Конституцией Российской Федерации. Важно хорошо знать свои права, чтобы иметь возможность защитить себя в спорной ситуации.

Все организации собирают, хранят и используют сведения о своих сотрудниках. Информация личного характера сейчас имеет высокую ценность, а при попадании в руки мошенников она становится средством для совершения преступлений. В этой статье мы расскажем, как и с какой целью компании обрабатывают персональные данные и должны ли они получать на это согласие работников.

Что такое обработка персональных данных

Понятие «обработка персональных данных» включает любые действия, совершаемые оператором с индивидуальной информацией. Среди них:

1. сбор;
2. уточнение;
3. систематизация;
4. использование;
5. удаление;
6. хранение.

Все организации и предприятия являются операторами персональных данных, поскольку обрабатывают их. В ст. 22 закона № 152-ФЗ дается правовое основание обработки персональных данных. Исходя из текста статьи, работодатель вправе совершать действия с личной информацией работников без уведомления об этом намерении органов Роскомнадзора.

Для совершения действий с личной информацией применяются несколько способов. Автоматизированная обработка персональных данных - это обработка на компьютере. Неавтоматизированный способ предполагает использование бумажных носителей. Сейчас в большинстве случаев применяется смешанная обработка, которая сочетает в себе элементы автоматизированной и неавтоматизированной.

Цели обработки персональных данных на предприятии

Выделяют следующие цели обработки персональных данных в организации:

1. Заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров с гражданами, юридическими лицами, ИП и другими лицами в ситуациях, предусмотренных законодательством и Уставом предприятия.
2. Организация кадрового учета организации, обеспечение соблюдения законов, заключение и исполнение обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам.
3. Ведение кадрового делопроизводства, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, пользовании льготами.
4. Исполнение требований налогового законодательства по вопросам исчисления и уплаты налога на доходы физлиц и единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и передаче в ПФР персонифицированных данных о каждом получателе доходов, которые учитываются при начислении взносов на обязательное пенсионное страхование.
5. Заполнение первичной статистической документации в соответствии с Трудовым, Налоговым кодексом и федеральными законами.

Что такое согласие на обработку персональных данных

Вместе с предоставлением необходимых документов при заключении трудового договора подписывается согласие работника на обработку персональных данных работника. Согласно ст. 3 ФЗ №152 , к таким данным относятся все сведения о человеке - от имени и фамилии до записей в трудовой книжке.

Персональные данные делятся на 3 категории:

• Общедоступные - основные анкетные данные, включая ФИО, пол, дату и место рождения.
• Биометрические - информация о внешности и некоторых физиологических особенностях, если они определяются визуально.
• Специальные - национальность, вероисповедание, состояние здоровья, судимости, частично - сведения о работе (причины увольнения и др.).

Персональные данные конфиденциальны (за исключением общедоступных), поэтому для их обработки необходимо получать согласие человека.

В обязательном порядке устанавливается срок действия согласия на обработку персональных данных. Моментом его окончания становится либо конкретная дата, либо определенное событие, в том числе отзыв работником своего согласия. Это требование указано в п. 4 ст. 9 ФЗ №152.

В каких случаях нужно согласие на обработку персональных данных

Согласие требуется на обработку специальных и биометрических данных. Общедоступную информацию разрешается свободно использовать, если только это не противоречит закону, а также общепринятым нормам морали и этики.

Ситуации, когда согласие на обработку персональных данных не требуется

Исключение составляют случаи, когда расследуется уголовное дело, проводятся оперативно-розыскные мероприятия. Биометрические данные могут понадобиться, чтобы установить личность при отсутствии у человека документов. В таких ситуациях не требуется согласие на обработку личной информации.

Примерная форма оформления согласия и описание документа

Заявление о согласии на обработку личной информации подается на имя руководителя организации в письменной форме. В шапке документа указываются:

1. должность руководителя и наименование организации, которую он возглавляет;
2. ФИО руководителя;
3. должность работника;
4. ФИО работника;
5. дата;
6. место составления.

Примерный текст документа следующий:
«Данным заявлением я подтверждаю свое согласие на сбор, обработку, использование и хранение моих персональных данных в пределах, необходимых для обеспечения моих трудовых и социальных прав, уплаты установленных налогов, сборов и иных обязательных платежей, отчисления обязательных взносов в государственные фонды и для других целей, вытекающих из трудовых и смежных с ними правоотношений между мной и работодателем в рамках действующего законодательства. Работодатель вправе предоставлять мои персональные данные третьим лицам только в установленных законом случаях».
Под текстом заявления работник ставит свою подпись.

Возможен ли отказ от обработки персональных данных с позиции закона

По закону, отказ от согласия на обработку персональных данных не несет юридических последствий. В ч. 1 ст. 9 ФЗ №152 указано, что само согласие выражается свободно и добровольно.

Ч. 5 ст. 6 того же закона допускает отсутствие согласия на обработку личной информации в случае, если это требуется для исполнения договора, в том числе трудового. Поэтому работодатели, выполняя свои обязанности, в интересах сотрудников могут обрабатывать их персональные данные без получения на то согласия. Это касается только работников, которые уже числятся в штате. Принять человека на работу при его отказе от обработки персональных данных нельзя. В таком случае еще не заключен трудовой договор. Раз этого документа нет, то и обязанности исполнять его у работодателя не возникает.

Иногда отказ от обработки личной информации чреват негативными последствиями. Если на предприятии действует пропускной режим, то при таких обстоятельствах работнику нельзя будет оформить либо заменить пропуск - такое действие выйдет за рамки служебных целей. Поэтому отсутствие согласия повлечет за собой невозможность выполнения трудовых функций.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ специалиста