Авансовый отчет по командировке — обязательный документ. О том, кто, как и когда его составляет, мы расскажем в данной статье. И конечно, предложим вам образец заполнения этого документа.

Авансовый отчет по командировке: правила составления в 2017 году

Если ваш персонал часто ездит в командировки, количество авансовых отчетов может быть существенным. А поскольку в составлении отчета непосредственное участие принимают работники, зачастую далекие от документооборота, ошибок не избежать. Чтобы сократить их количество, а также предупредить поток вопросов о том, как и что заполнять, сделайте мини-инструкцию и доведите ее до сотрудников.

Обратить внимание разъездного персонала необходимо на следующие моменты:

1. Срок представления отчета: 3 рабочих дня после возвращения из поездки (п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Известите работника, что в случае задержки отчета могут быть негативные последствия. Воздействовать на работников вы можете материально.

Подробнее об этом читайте в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

1. Форма авансового отчета: в зависимости от того, как у вас организован документооборот, можно использовать унифицированную форму АО-1 или собственный бланк организации.
2. Количество экземпляров: отчет составляется в 1 экземпляре.
3. Что заполнять работнику: оборотную сторону в форме АО-1 или поля, отведенные для работника, если используется форма, разработанная компанией.
4. Обязательное наличие подтверждающих расходы документов: билеты, счета за гостиницу и т. п. Подтверждать не нужно только суточные.

Заполненный образец авансового отчета по командировке вы можете посмотреть и скачать здесь:

Загранкомандировка: есть ли особенности

Безусловно, есть. И связаны они с тем, что в загранкомандировках работник расходует валюту.

Поэтому, во-первых, суммы в отчете должны указываться в рублях и в валюте.

Об особенностях пересчета валюты в рубли читайте в материалах:

• «Командировочную валюту переводим в рубли на дату утверждения отчета» ;
• «Как пересчитать командировочные, если нет документов на покупку валюты?» .

Во-вторых, все подтверждающие документы должны быть переведены на русский язык. Перевод должен быть построчным, на отдельном листе, а не на самих документах. Его может сделать как сторонний переводчик, так и владеющий языком сотрудник, на которого возложена такая обязанность (см., например, письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

В остальном порядок оформления, утверждения и принятия «заграничного» авансового отчета к учету аналогичен отчету по командировке внутри страны.

Скачать бланк отчета вы можете на нашем сайте — см.

Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.

Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.

Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.

Сроки подачи

Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.

Особенности оформления

Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:

Обратите внимание

Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте

• Универсальная форма №АО-1;
• Специальная форма в электронном виде с наличием квалифицированной подписи (Письмо № 3-03-07/12250 от 12.04.2013).
• Составленный бланк самим работником, который утвержден директором учреждения и содержит обязательные реквизиты. Их отсутствие может повлечь проблемы с налоговой организацией.

Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.

Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.

В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.

Отчет о командировке: образец

Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:

1. Шапка документа . Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
2. Расписка : прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
3. Подробные факты затрат : номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.

Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.

Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.

Пример заполнения авансового отчета по командировке

Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:

1. полное наименование организации;
2. ФИО, должность;
3. дата оформления;
4. цель авансовых средств (командировочные затраты);
5. таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.

В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1 содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3 : время оформления и соответствующий номер.
Графа №4 содержит сведения о типах затрат.
Графа №5 :размер понесенных расходов.
Графа №6 : в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.

После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.

Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.

На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:

1. Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
2. Сумма полученных из кассы авансовых средств.
3. Сумма потраченных денег.
4. Денежный остаток/перерасход размера аванса.
5. Собственная учетная запись.

Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.

В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.

Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:

Загранкомандировка

Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У).

В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье

Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».

В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.

Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.

Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.

Каждый опытный бухгалтер в своей практике сталкивался с документальным оформлением служебной командировки. С 2016 года обязательное оформление служебных удостоверений и командировочных заданий законодатели отменили. Однако данное нововведение не обрадовало бухгалтеров, поскольку обязанность по составлению отчёта о командировке с сотрудников никто не снимал.

В последнее время задача корректного оформления отчёта о командировке осложнена тем, что обязательные несколько лет назад командировочное удостоверение и служебное задание отменены законодательством (Постановление № 1595). Если фирма пожелает использовать данные виды документов в рамках внутреннего пользования, она вправе это сделать. Следовательно, бухгалтер должен либо отстоять перед руководством работу с документами по новым тенденциям, либо оставить прежний документооборот, закрепив использование первичной документации во внутренних актах компании.

Правила заполнения документов на командировку

Служебное задание (СЗ) ранее было обязательным к оформлению перед отправкой человека в другой город по работе, но в настоящее время его можно не использовать. СЗ всегда являлось основанием для утверждения приказа по организации о направлении сотрудника в командировку (Постановление №749). В настоящее время законодательством определены в обязательном порядке следующие типы документов:

• приказ руководителя;
• служебная записка сотрудника при поездке на автомобиле.

Приказ по-прежнему обязателен к утверждению, поскольку без этого документа командировка просто не состоится.

Приказ о направлении в командировку составляется по форме Т-9 и используется во всех организациях

Служебная записка: образец написания

Служебная записка пишется не всегда, а только при использовании личного, служебного или арендованного автомобиля. Как правило, она дооформляется уже после командировки. В документе сотрудник указывает даты командировки, количество дней, место направления, марку и номер используемого транспортного средства.

Служебная записка при использовании автомобиля для передвижения в командировке

Желательно в служебной записке перечислить документы, которые сотрудник привёз в качестве отчётных. Однако строгих требований со стороны законодательства по содержанию записки нет, их устанавливает каждая фирма самостоятельно.

Служебное задание: какой бланк теперь использовать

При отмене СЗ многие фирмы приняли решение не отказываться от этого документа из-за информативности и удобства использования. Ведь в служебном задании раскрыты задачи и цели поездки работника, а также сроки их осуществления.

Служебное задание о направлении в командировку - заполнинная форма Т-10а

В связи с необязательностью документа, каждая организация может составить свой образец для использования, но будет лучше если СЗ будет содержать следующие пункты:

• название фирмы;
• данные сотрудника, его должность и отдел, в котором он работает;
• сроки командировки, общее количество дней;
• цель командировки;
• задания, включая сроки исполнения;
• место назначения;
• дата и номер служебного задания;
• отчёт, который сотрудник заполнит после возвращения из поездки;
• подписи (сотрудник и работодатель).

Печать в СЗ ставить нет надобности, но если у руководящего состава организации появится такое желание, то это не будет являться нарушением.

Важно помнить, что СЗ должно быть оформлено на каждого сотрудника по отдельности. Нельзя составлять документ на несколько человек сразу, так как каждый сотрудник отвечает за выполнение своей задачи, которую поручили именно ему.

Как правило, СЗ составляет начальник отдела, а сотрудник лишь ставит свою подпись после ознакомления с документом.

В большинстве случаев в организациях оформление документа ложится на сотрудников кадровой службы, а иногда даже и на бухгалтерию. Такая практика перекладывания работы с документами на определённое подразделение имеет место по той причине, что кадровики или бухгалтеры в силу наличия специальных знаний смогут качественнее и быстрее сделать эту работу.

Важно помнить, что если в командировку собирается поехать генеральный директор, то на него также составляется приказ и СЗ. Ведь директор - это наёмный работник, с которым также заключён трудовой договор, как и с другими сотрудниками компании.

Краткий отчёт о выполнении задания в командировке должен составлять каждый работник

Написание финансового отчёта о командировке

Документ, фиксирующий деятельность работника в командировке, составляется, как правило, уже после его возвращения. Такой отчёт нужен для того, чтобы сообщить о проделанной работе и целях, которые были достигнуты. Отчёт должен быть написан работником самостоятельно, а после составления необходимо заверить его подписью.

Отчёт о командировке, как и авансовый отчёт, предоставляется работником в течение трёх дней после возвращения из того пункта, куда его направляли (Положение №749).

В отчёте должно быть подробное изложение достигнутых целей, краткость в этом случае неуместна. Естественно, содержание задач должно быть таким же, как и в СЗ. Например, если в СЗ цель - заключение договора, то в отчётеследует написать, каких договорённостей удалось достичь.

Особенности заполнения отчёта о командировке: обратите внимание на выделенные маркером пункты

Как написать отчёт о проделанной работе в свободной форме

Организация может не использовать унифицированные формы отчёта о командировке, поскольку вся необходимая информация уже есть в самом служебном задании. Фирма может разработать собственный документ для удобства использования в рамках отдельно взятой организации.

Пример отчёта о командировке, который может быть принят в организации

Фирма может использовать простой отчёт, состоящий из нескольких пунктов:

• данные о работнике;
• отдел, в котором сотрудник числится;
• сроки командировки и количество дней, проведённых в ней;
• цели и задачи, которые должны быть подробно и наиболее полно раскрыты;
• данные о контрагентах или партнёрах;
• результаты переговоров;
• дата составления и подпись сотрудника.

Организация может по своему желанию добавлять новые пункты либо убирать имеющиеся, в зависимости от своей специфики.

Бывают ситуации, что цель поездки по каким-то причинам не была достигнута. В таком случае нужно написать о неудачной командировке, но лучше будет, если у работника есть уважительная причина. Сотрудник пишет о том, что командировочное задание им не выполнено и составляет докладную записку на имя руководителя. Директор, в свою очередь, принимает решение исходя из сложившейся ситуации:

• направление работника в новую командировку;
• отмена новых поездок, в связи с их нецелесообразностью;
• меры дисциплинарного характера в случае вины сотрудника.

После завершения работы с отчётом о командировке сотрудник составляет авансовый отчёт. К нему прилагаются все документы, которые подтверждают траты во время поездки.

В настоящее время служебное задание и отчёт о командировке необязательны к использованию на предприятии, но при необходимости их можно составлять. Для больших организаций, где совершается много служебных поездок и в этом задействованы десятки работников, такие документы будут помощниками для бухгалтерии. Краткие письменные отчёты о командировке способствуют правильному ведению бухгалтерского учёта. В маленьких фирмах, напротив, лишние бумаги ни к чему и от них можно смело отказаться.

После возвращения с выездного задания сотрудник оформляет документы для отчетности. Одним из самых важных является образец, в котором изложен отчет о командировке. Написание этого бланка по правильной форме актуально многим сотрудникам, поэтому наглядный пример под заполнение подлежит подробному рассмотрению.

Какие документы нужны для отчета по командировке в 2018 году?

Образец отчета по проделанной работе в командировке может составлять работник или работодатель. Сегодня ни одно подразделение трудового законодательства не требует, чтобы командированное лицо самостоятельно обязывалось выполнять оформление отчетности о выполнении работы. В связи с этим предприниматель как руководитель может сам заполнять служебный бланк, либо изложить потребность представлять результат выездной деятельности через приказ и другие нормативы.

Образец о выполнении выездного задания необходимо дополнить через сопроводительные документы. Как правило, их перечень определяет специфика деятельности, конкретная должность и потребности предприятия.

Чтобы оформить отчетность о выполнении командировочного задания, предоставляются такие документы:

• Бланк заявления на командировочную деятельность;
• Приказ, по которому назначается выполнение задания;
• Сведения, о выполнении какого задания сообщается;
• Авансовые сведения.

Ни одна статья сегодня не требует производить оформление документации о проделанной работе в обязательном порядке. Безусловно, каждый работодатель или структурный руководитель имеет право потребовать написать подотчетный документ. Если работа на выезде также предусматривала авансовый платеж, может составляться бланк, в котором регламентируется расход. Каждый чек или билет может подтвердить цель расходования денег, поэтому его можно приложить как удостоверение финансовых решений.

Как правильно сделать отчет о командировке?

Руководитель может потребовать направление данной документации по форме локального акта. После того как задание поставлено, поездка должна быть отображена в течение трех дней. Правильный пример о проделанной работе содержит краткий перечень целей, которые получилось достигать в ходе поездки. Также образец описывает служебный характер мероприятия, срок его проведения и итоги о проделанной работе и о выполнении задания под завершение выезда.

Командировочные документы могут проверяться налоговыми службами, поэтому каждый бланк заслуживает должного внимания. Для оформления сведений о выполнении такого задания можно скачать готовый пример и бланк, который далее предлагается к рассмотрению

Бланк отчета по командировке

В ближайший срок после возвращения с поездки наступает пора отчитаться о выполнении задания. Стандартная форма имеет краткий порядок изложения сведений о проделанной работе.

Также через универсальный образец составляется авансовый отчет по командировке, подпись которого может производиться одновременно с другой отчетностью по поездке. Этот пример раскрывает предмет деятельности сотрудника, ход его поездки, и образец подробных сведений о проделанной работе.

Отчет о командировке - пример написания

Стандартный пример отчета о командировке содержит краткий перечень информации о том, какая организация задействована, какой сотрудник и в каких целях направлен в поездку.

Образец ведомости о проделанной деятельности включает имя и фамилию сотрудника, должность, основание для командировочного выезда, финансирование, срок пребывания и срок окончания поездки, место отправки. Документы подписываются составляющим их лицом. Готовый пример документа продемонстрирует, как должен выглядеть заполненный бланк.

Образец отчета о проделанной работе в командировке

В категории «отчет о командировке образец» представляется актуальный на этот год служебный бланк. Перед тем, как срок поездки будет начат, в другой форме согласовываются цели поездки. Документы по командировочной отчетности соответствуют этим целям.

В официальной форме необходимо изложить данные о выполнении поставленных целей , например, рассказать, как прошли переговоры, достигнута ли договоренность, подписан ли контракт, обработаны ли документы. После того как краткий раздел бланка по сведениям о работе заполнен, следует переходить к заключению, и подписать бланк, поставить даты заполнения, и указать срок проведения выезда.

Краткий отчет о выполнении задания в командировке

Образец по стандартной форме обязательно должен описывать решение поставленных задач. Если за срок поездки какая-то из задач не исполнена, стоит вписать в образец краткий пример служебного пояснения.

При необходимости можно перекраивать пример документа, чтобы возвращение из отъезда можно было полностью охватить по форме отчетности.

Срок предоставления отчета по командировке

После возвращения предоставляется краткий срок для отчетности, что достигает трех суток. Специфика и психология поставленной задачи по составлению отчетности достаточно проста, что позволит легко выполнить задание в течение установленного срока.

В случае не предоставления доклада в назначенный срок, работодатель имеет право внести выговор в личное дело сотрудника.

После совершения служебной поездки сотруднику необходимо оформить ее результаты и перечислить расходы, сопроводив их подтверждающими документами. Для этого он заполняет два вида отчетов: авансовый по расходам на командировку (для бухгалтерии) и отчет о выполнении задания на командировку (для руководства). К ним он прикладывает все имеющие отношение к поездке документы.

Как отчитаться за командировку

В настоящее время законодательство предусматривает только один обязательный вид отчета по — авансовый. Он нужен для списания выданных работнику на командировку средств. В нем работник отчитывается о своих тратах во время поездки. Если его расходы больше полученного аванса, работнику доплачивают за командировку, если меньше он должен их вернуть.

В командировочные расходы включают:

1. — этот вид расхода установлен нормативными актами и имеет фиксированную величину для поездок по территории РФ или за границу.
2. Расходы на проезд — включают покупку билетов до места назначения и для возвращения обратно к месту работы, оплату расходов на поездку на автомобиле, принадлежащем командированному работнику (покупка бензина, страховки при выезде за границу).
3. Расходы на проживание — оплата гостиницы или найма жилья.
4. Представительские расходы — сюда входят оплата сувенирной продукции, необходимые затраты на представление интересов компании.
5. Иные расходы — оплата других видов расходов, связанных с командировкой, например, при выезде за пределы России это может быть оплата виз, страховок, получения необходимых разрешительных документов и т. д.

Затраты на проезд и проживание необходимо подтверждать документарно.

Без первичных документов бухгалтерия не примет авансовый отчет и не возместит работнику расходы. Поэтому необходимо сохранять различные билеты, чеки, договоры аренды и т. д.

Второй вид отчета, который может потребоваться от работника — отчет о выполнении . В этом документе сотрудник отчитывается о решении поставленных в приказе или служебном задании задач на поездку. Такой отчет о командировке содержит результаты служебной поездки, а в случае невыполнения или частичного выполнения целей — указание причин, которые помешали выполнить поручение.

К нему также прикладывают различные документы или их копии, которые подтверждают выполнение поручения. Однако они в большинстве своем не являются финансовыми. Это заключенные в ходе поездки договора, полученные сертификаты или дипломы, акты и т. д.

Оформлять отчет о командировке нужно только в том случае, если его наличие обусловлено внутренними нормативными документами компании.

В случае невыполнения задания этот документ может стать основанием для назначения еще одной служебной поездки или решения вопроса о наказании сотрудника, если командировка прошла неудачно по его вине.

Сроки обоих отчетов о командировке могут быть разными. Для авансового отчета срок составляет три рабочих дня после возвращения из поездки.

Отчет о выполнении служебного задания может также предоставляться в течение трех дней, но у нанимателя есть возможность установить другие временные рамки для него.

Максимальный срок на заполнение и сдачу руководителю этого вида отчета не должен превышать месяца с даты окончания поездки.

Оформление авансового отчета

Существует утвержденная форма авансового отчета АО-1 (постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Она состоит из двух частей. В первой части содержится:

На оборотной стороне работник, заполняющий авансовый отчет указывает каждую израсходованную сумму и сведения о документе ее подтверждающем.

В конце отчета сотрудник, вернувшийся из командировки, ставит свою подпись.

Все документы по расходам должны быть в оригинале, копии не допустимы.

Если в компании принято составлять отчет о командировке для руководства, второй экземпляр этого документа также необходимо приложить к авансовому отчету.

Отчет о командировке для руководства компании

Такой вид отчета ранее был обязательным, но с 2015 года его использование было отдано на усмотрения руководства или собственника организации. Его форма должна быть утверждена в учетной политике предприятия.

Скачать актуальный для 2018 года образец отчета о командировке.

Кроме описания самой командировки и ее итогов, этот документ также служит подтверждением местонахождения работника в рабочее время и выполнение возложенных на него обязанностей.

Во внутренних документах компании можно также предусмотреть случаи, когда отчет о командировке заполнять нет необходимости.

Например, когда работников направляют для подписания документа от имени компании или получения аттестата, необходимого для продолжения работы. Цель командировки считается выполненной, если сотрудник привез необходимый документ.

В случае невыполнения полностью или частично служебных заданий, помимо отчета о командировке сотруднику необходимо написать докладную записку, в которой изложить причины невыполнения.

По результатам рассмотрения обоих документов, руководство выносит решение о необходимости повторной поездки и степени виновности сотрудника в невыполнении задания.

Если в командировку направлялись несколько сотрудников, то они могут составить как единый отчет о командировке, так и отдельные. В этом случае все будет зависеть от поставленных целей поездки.

Например, работники были направленные для участия в выставке или семинаре, пишут совместный отчет о посещенном мероприятии, а сотрудники, решавшие разные задачи в рамках одной поездки, отчитаться каждый за свою часть — юристы за заключенные договора, а инженеры за монтаж или обследование поставленного оборудования.

Такой документ может быть составлен на бумажном носителе или в электронном виде. При оформлении его на бумаге работник распечатывает два экземпляра документа, один из которых оставляет у себя.

Если на предприятии принята система электронного документооборота и у сотрудников есть электронные подписи, отчет можно составить и направить в электронном виде. Эта форма очень удобна, если в служебную поездку направлялись несколько работников разных подразделений.

После утверждения отчета, его регистрируют, копию прикладывают к авансовому отчету, если это предусмотрено в учетной политике.

По возвращении из командировки сотрудник заполняет отчет о выполнении поручений, которые являлись целью поездки. В нем указывают:

В качестве подтверждающих документов для отчета по командировке можно приложить договоры, акты, соглашения, свидетельства, аттестаты и т. д. В самом отчете они указываются перечнем приложений.

Краткое описание целей и задач берут из или служебного задания, а также документа-обоснования необходимости командирования сотрудника.

В раздел отчета о проделанной работе включают проведенные встречи, этапы работы над заданием.

Например, при проведении обследования поставленного оборудования в рамках гарантийного обслуживания можно описать работы на каждом агрегате или станке.

Результаты поездки содержат информацию об итогах выполнения поставленных поручений, а также различные рекомендации и предложения.

Например, после поездки на международную выставку сотрудник может предложить изменение условий договоров с клиентами организации, чтобы сделать их более выгодными, чем у конкурирующих фирм. Или предложить внедрение более совершенной системы оценки качества продукции, снижения затрат, закупку современного оборудования и т. д.

В этом разделе также можно кратко указать причины неисполнения задания, а полностью оформить их докладной запиской.

Например, сотрудник заболел во время командировки, а продлевать ее срок на время болезни не стали, потому что присутствие сотрудника понадобилось на рабочем месте. В таком случае в результатах поездки можно указать, что полностью выполнить работы, предусмотренные целями командировки, не удалось по причине больничного листа, а в дальнейшем необходимо направить сотрудника в повторную командировку.

Пример отчета о командировке

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Светплюс»

Инокентьев Р. Д. (подпись)

Отчет о командировке

Сотрудника: заместителя начальника отдела маркетинга Прокофьева А. З.

Командировка: в г. Минск, Республика Беларусь, с 14.06.2018 по 18.06.2018

Цели и задачи командировки: участие в международной выставке-ярмарке «Промэкспо — 2018», проходившей с 15.06.2018 по 17.06.2018, сопровождение информационного стенда с образцами продукции, изучение возможностей выхода на новые рынки сбыта, презентация продукции потенциальным потребителям.

Выполнение задания: в ходе участия в выставке «Промэкспо — 2018», мною, Прокофьевым А. З. была проведена следующая работа.

Организовано функционирование выставочного стенда с непрерывной трансляцией рекламных видеороликов о нашей продукции, а также раздача каталогов и буклетов с контактной информацией и подробным описанием выпускаемой продукции.

В ходе конференции участников выставки, проведена презентация новейших образцов выпускаемой продукции, а также оценка рекламных компаний двух наших конкурентов (материалы прилагаются на флеш-носителе).

В рамках выставки-ярмарки посещен семинар представителей известного маркетингового агентства «Мейджикмейд», по новейшим разработкам в области стратегического маркетинга и использования возможностей интернета.

Проведены встречи с потенциальными потребителями продукции из 7 стран.

Результаты командировки: заключены предварительные соглашения о поставках продукции с тремя фирмами (переданы в юридическую службу), для оценки эффективности новых инструментов в продвижении продукции, представлен пакет предложений от рекламного агентства. Для анализа продукции конкурирующих фирм в технический отдел предоставлены каталоги с характеристиками товара других производителей. По возвращении из командировки запланирована учеба для сотрудников маркетингового отдела с изучением передового опыта в продвижении продукции на международном уровне.