Предварительное медицинское обследование обязательно лишь в случаях, предусмотренных ст. 214 ТК РФ. Оно производится за счет работодателя в целях определения профессиональной пригодности соискателя. Это касается также устройства на работу по совместительству.

В тех случаях, когда медосмотр необязателен, но организация на нем настаивает, она также должна оплатить его прохождение. Но сумму этих расходов уже нельзя будет вычесть из налогооблагаемой базы.

Также, согласно п. 2 ч. 1 ст. 9 ФЗ № 212 от 24 июля 2009 г. сумма компенсации не облагается страховыми выплатами. Если же осмотр был пройден соискателем по его инициативе и в случаях, когда законодательство этого не предписывает, он не вправе рассчитывать на возмещение расходов.

Способы оплаты

Компания возмещает расходы на медосмотр следующими способами:

1. Заключает соглашение с медицинским учреждением о предоставлении диагностических услуг для направляемых организацией сотрудников. Обязанность компании оплачивать указанные услуги отражается в пунктах договора. Данный способ является наиболее привлекательным с точки зрения соискателя, особенно, испытывающего финансовые затруднения.
2. Направляет претендента пройти обследование за свой счет с последующим компенсацией затрат. При этом составляется акт, в который заносятся данные соискателя, как плательщика, и указывается лицо, обязываемое возместить понесенные расходы.
3. Если претендент прошел медицинское обследование до обращения к работодателю, ему следует подать заявление с квитанцией об оплате руководителю компании. После вынесения положительного решения бухгалтерия включает сумму компенсации в заработную плату. Самый проблематичный вариант для соискателя, так как в случае отказа ему придется обращаться в суд.

Заключение

По окончании обследования претендент получает медицинское заключение (для работников пищевой промышленности - медицинскую книжку), которое и должен предъявить руководителю отдела кадров вместе со справкой по форме № 086. Результаты медосмотра дублируются в медицинской карте обследованного.

Если таковые дают комиссии основание признать соискателя непригодным к искомой должности, предприятие все равно будет обязано компенсировать расходы (Обзор судебной практики Верховного Суда Республики Татарстан за первый квартал 2010 г.). Соответственно, ни зачисление сотрудника на испытательный срок, ни длительность его работы после прохождения медосмотра также не влияют на обязанность компании выплатить компенсацию.

Документы

Важно знать

Периодические медицинские осмотры должны проводиться в рабочее время и оплачиваться в размере среднего заработка сотрудника (абз. 11 ч. 2 ст. 212 ТК РФ). При этом это правило действует только в тех случаях, когда выполняемые сотрудниками работы включены в Перечень работ, при выполнении которых требуется обязательное медицинское обследование.

Чтобы получить возмещение медосмотра при приеме на работу, претендент должен обратиться в бухгалтерию со следующими документами:

1. Заявлением на имя директора, составляемым по установленному образцу. Оно должно содержать просьбу о компенсации, дату подачи и подпись заявителя.
2. Направлением на медосмотр (при его наличии).
3. Подлинники квитанций об оплате медицинских услуг.
4. Заключением медкомиссии.
5. Трудовой книжкой.

Сроки

В законодательстве не оговорены сроки выдачи компенсации. Подразумевается, что ее сумма будет включена в ближайшую (после представления сотрудником документального подтверждения расходов) заработную плату. Подобное заключение было вынесено Следственным комитетом Кемеровского областного суда в определении № 33-9769 от 4 октября 2012 г., а также Миасским городским судом в решении № 12-47/2016 от 30 марта 2016 г.

Срок подачи искового заявления в суд составляет 3 мес. с даты, когда работнику стало (должно было стать) известно о нарушенных правах (ст. 392 ТК РФ). Однако срок исковой давности для обращения в трудовую инспекцию законом не установлен. Что дает возможность сотруднику подать жалобу независимо от времени, прошедшего со дня отказа работодателя возместить расходы на медосмотр.

Если медосмотр законом не предусмотрен для данной должности, но работодатель по каким-то причинам на нем настаивает, то в этом случае оплачивает тоже он. Если же работник проходит обследование по собственной инициативе, то платить придется из собственных средств.

Обращение в суд

В случае отказа выплатить компенсацию за медосмотр работник может подать иск в суд или жалобу в трудовую инспекцию. При наличии документов, подтверждающих оплату медицинских услуг, суд выносит решение в пользу истца. Жалоба же рассматривается трудовым инспектором, который направляет руководителю организации предписание о выполнении обязательств (абз. 6 ч. 1 ст. 357 ТК РФ). Компания обязывается возместить расходы работника.

Отсутствие реакции со стороны работодателя влечет за собой административные взыскания, налагаемые на директора или должностных лиц (определение Верховного Суда Республики Татарстан от 16 апреля 2014 г., дело № 77-532/2014). Даже если сотрудник не обратится в суд, нарушения могут быть выявлены проверкой, проводимой инспектором труда.

Пример из судебной практики

Истец выполнял обязанности электрогазосварщика с октября 2010 г. Данную должность можно отнести к опасной и вредной для здоровья. Следовательно, прохождение медицинского обследования являлось необходимой мерой, предписанной законодательством.

Данное обследование было пройдено истцом в декабре 2010 г. и оплачено им же. Работник предъявил в организацию все необходимые документы, в том числе - квитанции об оплате медицинских услуг. Однако в возмещении расходов ему было отказано.

Решением суда было признано обязать предприятие выплатить работнику компенсацию медосмотра при приеме на работу(Определение Смоленского областного суда № 33-3776 от 22 ноября 2011 г.).

Особое внимание нужно уделить сферам деятельности, где работники подвергаются ежедневным медицинским осмотрам. Сюда, к примеру, относятся пассажиро- и грузоперевозки, где водители транспортных средств обязательно перед выходом на маршрут должны быть обследованы по определенной схеме.

В таких случаях также предусмотрена оплата медкомиссии работодателем, причем работникам в данной сфере крайне важно знать, что с них ни при каких обстоятельствах не могут изыматься, к примеру, из зарплаты или премиальных, средства на такие проверки.

Взыскания

За умышленное уклонение от выплаты компенсации ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предписывает штрафные санкции:

1. Для предприятия: в размере 30000–50000 р.
2. Для директора или другого должностного лица: в размере 1000–5000 р. или предупреждение.

Свои вопросы по возмещению медосмотра при приеме на работу, задавайте в комментариях

Отдельные категории сотрудников при устройстве на работу обязаны пройти предварительный медицинский осмотр. Эта услуга платная, варьируется от полутора до трех тысяч рублей в зависимости от региона и перечня запланированных врачей. Оказывают ее как коммерческие клиники, так и государственные медицинские учреждения. Включает в себя осмотр сотрудника узкими специалистами и проведение основных диагностических мероприятий, таких как общие анализы, электрокардиограмма и флюорография. Цель данного мероприятия в определении пригодности работника к исполнению ежедневных рабочих задач. А периодического осмотра — выявление профессиональных заболеваний, только зарождающихся или мониторинг динамики существующих проблем.

Кто должен оплачивать медосмотр?

Финансовое обеспечение медицинского осмотра согласно трудовому законодательству является задачей работодателя в полном объеме. Это регламентировано статьей 212 Трудового Кодекса РФ. Неисполнение данной нормы закона может навлечь на директора организации серьезные штрафные санкции размером до ста тридцати тысяч рублей для юридического лица, а для индивидуального предпринимателя до двадцати пяти тысяч рублей. Правонарушение может быть обнаружено в результате внеплановой или плановой проверки, проводимой государственным инспектором труда. План проверок на год можно найти на сайте Генеральной прокуратуры РФ.

Кого направлять на медосмотр при приеме на работу

• Работников, выполняющих трудовые функции во вредных и (или) опасных условиях труда. Регламентирующий локальный документ — это перечень контингентов, в котором прописывают наименование профессии или должности, вредный фактор труда. Вывод об отклонении условий от нормы делают по результатам спецоценки условий труда. Все вредности прописывают в карте рабочего места и знакомят с ней сотрудника при приеме под подпись.
• Офисных сотрудников, занятых на персональном компьютере более 50 процентов рабочего времени. Периодичность прохождения медосмотра один раз в 24 месяца.
• Водителей всех транспортных средств. Обязателен осмотр нарколога и психиатра.
• Работников организаций общественного питания, торговли: рестораны, столовые, кафе, закусочные и всей пищевой промышленности. Обязательно наличие медицинской книжки.
• Сотрудников медицинских организаций: лабораторий, клиник, больниц и т.п.
• Работающих с детьми: школы, дошкольные учреждения, группы кратковременного пребывания и другие.
• Работников заведений бытового обслуживания населения, таких как прачечные, парикмахерские, бани,сауны.
• Командированных в районы Крайнего севера.
• Отдельная категория – несовершеннолетние работники.

Способы направления сотрудника на медосмотр

Существуют два варианта направления сотрудника на медосмотр:

• В первом случае организация заключает договор оказания услуг по проведению медосмотра новых сотрудников с определенным лицензированным медицинским центром, зарекомендовавшим себя как надежный партнер в области предоставления такого рода услуг. В штате сотрудников должен быть врач профпатолог. Именно он разрабатывает окончательное заключение.
• Во втором сотрудник сам выбирает учреждение для прохождения медосмотра и предъявляет работодателю платежные документы для возмещения произведенных расходов. Порядок возмещения расходов должен быть прописан в локальном акте организации.

В любом случае руководитель кадровой службы должен выдать соискателю направление на прохождение медосмотра. Документ составляется в произвольной форме. Его бланк может предоставить клиника. На обратной стороне удобно размещать памятку прохождения медосмотра.

Обязательная информация:

• Данные организации направившей работника: наименование, код по ОКВЭД.
• Данные медицинского учреждения: название, местонахождение, код по ОГРН, режим работы.
• Сведения о сотруднике: ФИО, возраст, наименование должности, структурного подразделения и основание направления в медицинское учреждение, то есть наименование вредного фактора или вида работ. А также срок прохождения медосмотра.

Направление должно быть подписано руководителем кадрового департамента или специалистом службы охраны труда, отвечающим за организацию процедуры.

Пример:
___________________
наименование организации
__________________________
ОКВЭД
Направление на предварительный (периодический) медицинский осмотр
Направляется в __________________________________________________________________
наименование медицинского учреждения, адрес, ОГРН

Ф.И.О. ________________________________________________________
Дата рождения 00.00.0000
Поступающий на работу /работающий ________________________________________________________
Структурное подразделение ________________________________________________________
Должность/профессия/вид работы ________________________________________________________
Вредные и (или) опасные производственные факторы ________________________________________________________
(номер пункта)

Итоги медосмотра

По итогу медосмотра сотрудник приносит в кадровый департамент документ:

• заключение о медосмотре, где прописано, годен или нет к выполнению соответствующих трудовых функций;
• медицинскую книжку, это касается работников, соприкасающихся с продуктами питания, находящихся в тесном контакте с населением;
• справку установленной формы №086/у, в том случае, если кандидат несовершеннолетний.

Необходимо знать, если соискатель не подходит по параметрам здоровья, и сделан вывод, о непригодности к работе, в приеме такому кандидату придется отказать.

Возмещение работнику оплаты медосмотра

Как уже говорилось ранее, непосредственно работодатель должен оплатить стоимость медосмотра. Но возможен вариант, когда работник первоначально платит клинике за проведение диагностики и предоставляет в организацию платежные документы к возмещению расходов. Арбитражная практика показывает приемлемость такой ситуации. В этом случае кандидат должен написать заявление в бухгалтерию на имя руководителя и приложить подлинник квитанции или чека на оплату. После одобрительной визы директора бухгалтерия делает перечисление денежных средств. Конкретный срок выплат законодательством не регламентирован. Сложившаяся практика предлагает сделать перечисление в ближайшую зарплату или аванс.

В случае если организация отказывается исполнить свои обязанности, мотивируя это недостатком денежных средств. Суд придет на помощь к ущемленному в своих правах человеку и обяжет в судебном порядке соблюдать требования ТК РФ.

Если медицинская организация признала кандидата негодным, это не освобождает работодателя от возмещения ему стоимости медосмотра.

Генеральному директору ООО
от ФИО должность

Заявление

На основании части 7 статьи 213 ТК РФ прошу возместить мне расходы на обязательный медицинский осмотр, оплаченный мной за счет собственных средств.
Приложение: квитанция №0000 от 00.00.0000, подтверждающая оплату медосмотра, на сумму 0000 рублей.

Подпись, дата

Бухгалтерский учет возмещения медосмотра

В бухгалтерском учете медосмотр отражается следующими проводками:

• дебет: 20 (23, 25, 26, 44) – Кредит: 60 (73, 76) – отражение произведенных затрат на медосмотр;
• дебет: 60 (73, 76) – Кредит: 50 (51) – сотруднику осуществлено перечисление компенсации оплаченного самостоятельно медосмотра, либо сделан расчет с клиникой.

В налоговом учете расходы учитываются в зависимости от системы налогообложения:

• общая система налогообложения – прочие расходы;
• упрощенная система налогообложения – материальные расходы.

На суммы возмещения медосмотра сотруднику налог на доходы физических лиц и страховые взносы не начисляются.

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Суммы возмещения работникам расходов на прохождение обязательных медицинских осмотров не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
При этом, исходя из последних разъяснений Минфина России, такие выплаты не подлежат обложению НДФЛ только в случае, если они возмещены за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
Также, по мнению Минфина России, компенсация работникам расходов на оплату медицинских осмотров не входит в перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, поэтому такие выплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Обоснование позиции:

НДФЛ

Для целей исчисления НДФЛ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с НК РФ ( НК РФ).
В соответствии с НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.
К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика ( НК РФ).
Перечень доходов, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения), установлен НК РФ. Данный перечень является исчерпывающим, соответственно, все иные доходы облагаются НДФЛ в общем порядке ( Минфина России от 17.02.2016 N 03-04-09/8848).
НК РФ установлено, что не являются объектом обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Обязанность по оплате расходов на проведение в предусмотренных законом случаях медицинского осмотра работников возложена на работодателя (ст. 69, часть вторая , ТК РФ, часть пятая Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в РФ").
В случае если осмотр оплачен работником самостоятельно, то расходы по его проведению должны быть работодателем компенсированы (смотрите, например апелляционное определение СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 14.06.2016 по делу N 33-17011/2016, СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 10.05. 2016 по делу N 33-4389/2016, апелляционное определение СК по гражданским делам Курганского областного суда от 15.04.2014 N 33-905/2014).
Поэтому, считаем, что если сотрудники за свой счет проходят обязательный медицинский осмотр, а организация впоследствии эти расходы компенсирует, то такие компенсации не облагаются НДФЛ в случае, если проведение медосмотра предусмотрено для данной профессии в силу закона (смотрите также Минфина России от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84, ФАС Северо-Западного округа от 11.08.2006 по делу N А56-31936/2005).
При этом в Минфина России от 08.02.2018 N 03-15-06/7527 (далее - Письмо) отмечается, что предусмотренные ТК РФ медицинские осмотры (обследования) осуществляются за счет средств работодателя. На основании этого специалисты финансового ведомства полагают, что оплата обязательных медицинских осмотров (обследований) работников за счет собственных средств работников с последующим возмещением таких расходов работодателем ТК РФ не предусмотрена.
Представители Минфина России считают, что не подлежат обложению НДФЛ суммы возмещения организацией работникам стоимости проведения медицинских осмотров на основании НК РФ в случае соблюдения условий, установленных НК РФ.
Напомним, что согласно НК РФ не подлежат обложению НДФЛ суммы, уплаченные работодателями за оказание медицинских услуг, в частности, своим работникам, и оставшиеся в распоряжении работодателей после уплаты налога на прибыль организаций. Отметим, что и ранее представители финансового ведомства приводили аналогичные разъяснения ( Минфина России от 05.03.2005 N 03-03-01-04/1/100).
Причем в Письме указывается, что затраты самого работодателя на проведение медицинских осмотров работников в соответствии с положениями ТК РФ являются производственными расходами организации, необходимыми для осуществления ее деятельности.
Таким образом, из Письма прослеживается такой вывод, что если работодатель заключил договор с медицинской компанией и оплатил услуги медосмотра работников, то для сотрудников стоимость таких услуг не является доходом, облагаемым НДФЛ. Если работодатель компенсирует стоимость медосмотров работнику, то такая стоимость не будет облагаться НДФЛ только в случае, если компенсация оплачена за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
Все выводы в Письме основаны на том, что, по мнению Минфина России, ТК РФ не предусматривает возмещение стоимости проведенных медосмотров работникам.
На наш взгляд, ТК РФ все же не конкретизирует, каким именно образом работодатель должен оплатить работникам прохождение медицинских осмотров. В то же время по смыслу п.п. 23, 25, 26, 42, 44 Порядка проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утвержденного Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н, очевидно, что для целей проведения медосмотров работников предполагается непосредственное взаимодействие между работодателем и медицинской организацией. Фактически исполнение содержащихся в данных нормах требований без установления договорных отношений между указанными сторонами невозможно. Таким образом, работодатель, направляющий своих работников на медосмотр, обязан оплачивать соответствующие услуги медицинской организации самостоятельно в рамках договора с ней. Ситуация, при которой договор с медицинской организацией на проведение обязательных медицинских осмотров работодатель не заключает, а лишь компенсирует расходы работников, которые самостоятельно производят оплату медицинских услуг в рамках проведения медосмотров, может расцениваться как нарушающая требования законодательства об охране труда, и работодатель может быть привлечен к административной ответственности (смотрите, например, постановление Октябрьского районного суда г. Самары Самарской области от 13.05.2015 N 12-232/2015).
Тем не менее, если медицинский осмотр все же был пройден соискателем за свой счет, он вправе требовать от работодателя возмещения понесенных расходов (определение Смоленского областного суда от 22.11.2011 N 33-3776, определение Мурманского областного суда от 05.06.2013 N 33-1940-2013).
По нашему мнению, несмотря на то, что работодатель в нарушение названных норм не заключает договор с медицинский организацией договор, а возмещает сотруднику стоимость проведенного обязательного медосмотра, у налогоплательщика облагаемый доход не возникает, так как работник проходит такой осмотр не по собственной инициативе, а в соответствии с требованиями законодательства.
При этом, учитывая разъяснения, приведенные в Письме, существует риск доначисления НДФЛ с сумм таких компенсаций, если они выплачены не за счет средств, оставшихся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль.

Страховые взносы

В соответствии с НК РФ объектом обложения страховыми взносами для организаций и ИП, если иное не предусмотрено НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в НК РФ) в рамках, в частности, трудовых отношений.
Согласно НК РФ база для исчисления страховых взносов для плательщиков, указанных в абзацах втором и третьем НК РФ, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в НК РФ.
Перечень не подлежащих обложению страховыми взносами сумм выплат физическим лицам, приведенный в НК РФ, является исчерпывающим.
В НК РФ приведен перечень видов компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), к которым относятся, в том числе, компенсации, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
На наш взгляд, суммы, оплаченные за прохождение периодических медицинских осмотров (обследований) работниками, для которых эти медицинские осмотры являются обязательными в соответствии с требованиями трудового законодательства, возмещаемые работодателем, который обязан организовать проведение этих медосмотров за счет собственных средств, не подлежат обложению страховыми взносами на основании НК РФ, поскольку носят компенсационный характер.
Однако представители финансового ведомства придерживаются противоположной позиции.
В Письме представители финансового ведомства высказали свою позицию в отношении обложения рассматриваемых выплат страховыми взносами.
А именно, возмещаемые организацией своим работникам суммы расходов работников по оплате медицинских осмотров не являются компенсационными выплатами, предусмотренными ТК РФ.
Таким образом, из письма следует, что суммы возмещения работникам расходов на прохождение обязательных медицинских осмотров подлежат обложению страховыми взносами.
В Минфина России от 02.02.2018 N 03-04-06/6205 указано, что если организация компенсирует работникам расходы по медицинскому обследованию (лечению) в медицинских учреждениях, то учитывая, что такие выплаты не поименованы в перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, в НК РФ, данные суммы компенсации облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
В то же время из Письма следует, что если работодатель осуществляет расходы на проведение медицинских осмотров работников в соответствии с положениями ТК РФ, то такие затраты не являются объектом обложения страховыми взносами.
Также считаем, что компенсация сотрудникам расходов на прохождение медицинских осмотров до поступления на работу не подлежат обложению страховыми взносами, как выплаты, производимые вне рамок трудовых отношений, так как сотрудник понес расходы на прохождение медосмотра до поступления на работу.
Однако мнение контролирующих ведомств по аналогичным вопросам обнаружить не удалось.
Отметим, что в от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) присутствовала норма, аналогичная НК РФ.
В частности, согласно Закона N 212-ФЗ не подлежали обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Отметим, что обнаружить какие-либо разъяснения уполномоченных органов, касающиеся порядка исчисления страховых взносов с сумм, возмещаемых работникам расходов на оплату предварительных медицинских осмотров (обследований), в период действия N 212-ФЗ не удалось.
При этом суды, рассматривая аналогичные вопросы, разъясняли, что поскольку в определённых случаях прохождение медицинского осмотра для исполнения трудовых обязанностей необходимо в силу закона, оплата медицинского осмотра возложена на работодателя в силу закона, то возмещение работнику стоимости прохождения медицинского осмотра является компенсацией в целях применения Закона N 212-ФЗ, в соответствии с которым не подлежат обложению страховыми взносами.
Смотрите, например, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.03.2012 N Ф04-1187/12. Причем ВАС РФ от 20.07.2012 N ВАС-9128/12 поддержал эти выводы, отметив, что суммы возмещения организацией расходов физическим лицам в связи с прохождением ими медицинской комиссии при приеме на работу не являются объектом обложения страховыми взносами, так как носят компенсационный характер, и отказал в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
К аналогичным выводам пришли суды в АС Западно-Сибирского округа от 26.08.2016 N Ф04-3258/16.
В АС Западно-Сибирского округа от 19.12.2016 N Ф04-5931/16 судами также определено, что компенсация затрат на прохождение медосмотра не является объектом обложения страховыми взносами. Суды исходили из того, что такие выплаты не носят характера вознаграждения в рамках трудовых отношений, не являются выплатой по трудовому или гражданско-правовому договорам, не являются поощрительной или стимулирующей выплатой.
В АС Поволжского округа от 27.01.2016 N Ф06-4898/15 также указано, что возмещение работнику стоимости прохождения медицинского осмотра является компенсацией в целях применения Закона N 212-ФЗ. Кроме того, здесь же определено, что если работодатель возмещает работнику затраты, связанные с прохождением предварительного медосмотра, то последующее заключение трудовых договоров общества с физическими лицами и выплата компенсации даже в период наличия трудовых отношений не имеют правового значения, поскольку события, с которыми связана выплата компенсации, имели место при отсутствии трудовых отношений между обществом и физическими лицами, и соответственно, компенсация затрат на прохождение обязательного предварительного медосмотра не является объектом обложения страховыми взносами, так как не носит характера вознаграждения в рамках трудовых отношений, не является выплатой по трудовому или гражданско-правовому договорам, не является поощрительной или стимулирующей выплатой.
Смотрите также АС Восточно-Сибирского округа от 09.08.2016 N Ф02-3901/16, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.02.2018 N .
Таким образом, из судебной практики следует, что и в период действия N 212-ФЗ вопрос обложения страховыми взносами аналогичных выплат являлся спорным. При этом суды поддерживали страхователей (работодателей).
Однако необходимо иметь в виду, что, по мнению специалистов налогового ведомства, сложившаяся судебная практика по делам с аналогичными фактическими обстоятельствами, принятая на основании норм N 212-ФЗ, утратившего силу с 1 января 2017 года, применению налоговыми органами не подлежит ( ФНС России от 14.09.2017 N БС-4-11/18312,от 23.08.2017 N ).
По вопросам исчисления страховых взносов с сумм возмещения работникам расходов на прохождение медосмотра в период применения НК РФ судебная практика на сегодняшний день не сложилась.
Поэтому, учитывая позицию Минфина России, если организация решит не начислять страховые взносы в данной ситуации, не исключаем претензии со стороны налоговых органов.
Исходя из изложенного, полагаем, что в дальнейшем во избежание претензий по вопросу обложения рассматриваемых выплат НДФЛ и страховыми взносами, организации целесообразно заключать договоры с медицинскими организациями на проведение предварительных и периодических обязательных медицинских осмотров работников организации.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- . Страховые взносы на выплаты в рамках трудовых отношений;
- . Выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами;
- . НДФЛ с оплаты работодателями за медицинское обслуживание (лечение) физлиц.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

В соответствии со статьей 213 ТК РФ , на предварительный медицинский осмотр при приеме на работу в обязательном порядке направляются:

• работники до 18 лет;
• все, кто планирует работать во вредных и опасных условиях, а также с источниками повышенной опасности;
• водители;
• все работники, которые связаны с продуктами питания и водой (приготовление, продажа и транспортировка);
• работники детских учреждений.

Все, кому осмотр положен по закону при трудоустройстве, проходят медкомиссию (или медосмотр) за счет работодателя (), который обязан оплатить эти мероприятия. При этом не имеет никакого значения, будет такой человек принят в дальнейшем на работу или нет. Иными словами, в соответствии с нормами , медосмотр проводится исключительно за счет работодателя, без вариантов.

Этому тезису есть подтверждение в судебной практике. Не так давно Суд Ханты-Мансийского автономного округа — Югры вынес Апелляционное определение от 11.09.2018 по делу № 33-5966/2018, которым обязал работодателя компенсировать затраты гражданина на прохождение медосмотра, хотя его на работу не приняли. Кроме того, работодатели должны помнить, что взыскать сумму, израсходованную на прохождение медкомиссии, с работника, который впоследствии сам отказался заключать трудовой договор, запрещено. Такой вывод сделал Роструд, отвечая на вопросы пользователей портала Онлайнинспекция.рф.

Каким образом осуществляется оплата медицинской комиссии при приеме на работу в соответствии с нормами Трудового кодекса

Законодательство не регулирует порядок оплаты медицинских осмотров, которые работодатели организуют для своих сотрудников. Нормы закона однозначно определяют только то, что работодатель должен оплачивать медосмотры при приеме на работу. Каким образом это будет сделано, работодатель и организация, проводящая осмотры, решают самостоятельно.

Какие есть варианты оплаты:

1. Договор с медицинской организацией. Организация заключает договор с медицинским учреждением. Содержанием этого договора определяется обязанность работодателя оплачивать медосмотры при поступлении на работу. Будет ли это оплата по факту за каждого обследуемого или какая-то фиксированная ставка, вне зависимости от количества направленных человек, стороны определяют договором. Стороны, в том числе, могут определить, за чей счет проводится медосмотр при приеме на работу, например, за каждого десятого обследуемого медицинская организация платит самостоятельно.
2. Компенсация работнику по факту. В случае отсутствия договора с медицинской организацией работодатель может направить работника на предварительный медицинский осмотр с последующей полной компенсацией его стоимости работнику. В этом случае в организации должен быть разработан и утвержден локальным нормативным актом порядок такого возмещения, в котором будет четко указано, кто оплачивает первичный медосмотр при приеме на работу, а кто, в каком порядке и на основании каких документов компенсирует эти расходы.

Кто оплачивает личную медицинскую книжку

Личная медицинская книжка является документом строгой отчетности с уровнем «В» защиты от подделок, и не может находиться в свободной продаже. Выдача бланков этих документов осуществляется центрами государственного Санэпиднадзора на основании соответствующих заявок.

Перечень профессий, требующих наличия такого документа, указан в Письме Минздрава от 07.08.2000 № 1100/2196-0-117. Среди них работники:

• здравоохранения и социальной защиты;
• образования;
• торговли и др.

При прохождении медосмотров такими работниками результаты подлежат внесению в личные медкнижки, в соответствии с пунктом 33 Порядка проведения медосмотров, утвержденного . За прохождение такого осмотра платит работодатель, поэтому если работник годен, ему будет выдана соответствующая справка и медкнижка, в которой зафиксированы результаты осмотра. Если работник не годен, ему будет выдано заключение о профессиональной непригодности для выполнения данного вида работы.

При осуществлении медицинских осмотров в отношении работника обязанностью работодателя является не только оплата первоначальных услуг, но и , понесенных самим сотрудником.

Налоговое и трудовое законодательство обязывают работодателя при осуществлении своих функций направлять персонал для прохождения обязательного медосмотра в соответствии с занимаемой должностью.

Определенные виды работ требуют обязательного прохождения как , так и .

Положительное заключение медицинской комиссии позволяет либо руководству принять на работу такого сотрудника либо продолжать рабочему свою деятельность.

Однако на практике встречаются случаи, когда работник проходит данную процедуру за собственный счет. В таких случаях ему со стороны руководства подлежит выплата материальной компенсации.

За соблюдением данных требований следит как налоговая служба, так и инспекция по труду.

При выявлении нарушений данных норм на администрацию предприятия и саму организацию, как юридическое лицо, будут наложены штрафы. Ответственные должностные лица понесут дисциплинарную ответственность.

Законодательством о налогах и сборах предусмотрен порядок возмещения работодателем работнику понесенных затрат.

Данные расходы связаны с прохождением как предварительного медицинского осмотра, так и последующих периодических вне зависимости от статуса работника.

Такая ситуация может возникнуть по причине задержки выплат или нехватки собственных финансовых средств у работодателя.

Также специалист самостоятельно проходит медосмотр при нарушении и просрочке со стороны должностных лиц срока направления на такую процедуру.

В таком случае специалисту грозит недопуск к работе. Соответственно, ему самостоятельно приходится проходить данные медосмотры с сохранением права требовать возмещения расходов.

Также нередки случаи, когда работники сами изъявляют желание пройти соответствующий медосмотр на добровольной основе. В таком случае такие действия также подлежат возмещению в случае, если работник проходил медицинский осмотр по профилю своей деятельности.

Самым распространенным случаем возникновения таких правоотношений является прием на работу, во время которого работодатель может направить будущего сотрудника в медицинское учреждение.

В договоре об оказании медицинских услуг плательщиком указывается работник, а обязательства по компенсации и возмещению расходов берет на себя работодатель .

Для получения такого возмещения необходимо соблюсти определенный порядок.

К тому же штатные подразделения компании потребуют предоставления полного пакета документов, подтверждающих факт прохождения медосмотра и его .

Порядок возмещения затрат работника состоит из нескольких стадий:

1. Получение от руководства фирмы для прохождения медицинского осмотра работником. Предварительно компании необходимо заключить договор на оказание медицинских услуг с лечебным учреждением.
2. Осуществление мероприятий медосмотра и получение решения положительного или отрицательного. При положительном решении сотрудник, помимо компенсации, заключает трудовой договор с организацией. При отрицательном решении получает лишь возмещение понесенных расходов.
3. Сбор и предоставление в финансовое подразделение фирмы (бухгалтерию) всей необходимой документации .
4. Получение компенсации на основании решения руководства и бухгалтерии.

Возврат денег работодателем работнику за медицинский осмотр

Помимо порядка выплаты, в обязанности работника для получения соответствующей компенсации входит сбор определенного пакета документов.

Только на основании документов, подтверждающих оплату расходов на медосмотр, ему будет предоставлена компенсация.

Данная процедура производится путем издания соответствующего распоряжения.

Распоряжение издается на основании приказа о направлении на осмотр , а также решения администрации о полноте предоставленной информации.

В случае если администрация учреждения отказывает в выплатах, не имея на то законных оснований, гражданин может обратиться за защитой своих прав в трудовую инспекцию и судебные органы.

К необходимому пакету документов, требуемых для предоставления, относятся:

После предоставления данных документов в организацию, она обязана при правильности их заполнения в 30-тидневный срок перечислить на счет лица денежные средства.

При уклонении от выплат в отношении организации компетентными государственными органами будут применены штрафные санкции.

Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ – порядок налогообложения

Компенсация, выплачиваемая работнику для возмещения его расходов на оплату прохождения медосмотра, освобождается от налогообложения , так как является прямой социальной обязанностью самой компании.