Ф едеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений...» скорректированы сроки хранения документов по личному составу путем внесения в новой статьи с номером 22.1. На нее в настоящее время нацелено основное внимание специалистов нашей отрасли - экспертов и практиков.

В статье устанавливается новый критерий определения сроков хранения документов по личному составу – 2002 / 2003 гг. как условная граница при установлении 50-летнего или 75-летнего сроков хранения . Но на этом изменения не заканчиваются.

Необходимо еще обратить внимание на то, что теперь коммерческие организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить свои кадровые документы столько же, сколько госструктуры (т.к. они помещены вместе в единый пункт внутри частей 1 и 2 статьи 22.1) – там используется формулировка «в течение» 75 / 50 лет. А остальные коммерческие организации должны хранить эти документы «не менее» 75 / 50 лет (пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1). В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Таким образом, основная функция обеспечения социальных и пенсионных прав граждан / работников фактически возлагается на работодателей .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года , хранятся:

в течение 75 лет

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года , хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Понятие номенклатуры образовательного учреждения

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

• классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
• облегчение поиска необходимых материалов;
• облегчение передачи материалов, составления описей;
• подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

Требования к оформлению

Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.

Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:

• приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558;
• перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).

Рекомендуемые разделы номенклатуры образовательного учреждения

Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:

• Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица - 2018 - 2019
• Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
• Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
• Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
• Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
• Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).

Составление номенклатуры в учреждении образования

Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:

1. Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
2. Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
3. Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:

• первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
• затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
• далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
• затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
• переписка и т. д.

Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.

1. Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
2. Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
3. Составление и формирование самого бланка.

Номенклатура дел образовательного учреждения: форма-2018 - 2019

Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2018 - 2019 годах.

Она имеет следующее содержание:

1. В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
2. Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
3. По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
4. Далее следует табличная часть:

• В графе 1 указывается индекс дела;
• графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
• в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
• графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
• графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.

После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.

Номенклатура дел в ДОУ на 2018 - 2019 годы

Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

• порядковый номер дела;
• полное наименование дела;
• срок его хранения.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

• для отдела делопроизводства;
• архива учреждения;
• государственного архива;
• использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.

Утверждение номенклатуры в учреждении образования

Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:

1. Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
2. Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:

• на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
• утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
• составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.

Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.

В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.

Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел. В данной статье мы рассмотрим, как должна оформляться номенклатура дел в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

• как составить номенклатуру дел организации;
  • номенклатуру дел коммерческой организации;
  • номенклатуру дел бюджетной организации;
• образцы номенклатуры дел в 2017 году.

Составление номенклатуры дел организации

Номенклатура дел образец

Как известно, документы в дела должны группироваться по одному виду (вопросу) и с одинаковыми сроками хранения. В этом вопросе номенклатура дел представляет собой своеобразный справочник, классифицирующий состав дел и их сроки хранения.

Иначе говоря, номенклатура дел содержит перечень заголовков дел, составленных в организации, и их сроки хранения . С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел. Однако это не единственное практическое использование номенклатуры. Ее наличие в организации необходимо для разных целей.

• Используется для систематизации документов при составлении дел. При этом речь идет не только о бумажных документах, но и об электронных , которые также можно систематизировать при организации электронного хранения с помощью номенклатуры.
• Для проведения первичной экспертизы ценности документов. При предварительном оформлении документов в дела с помощью номенклатуры дел отмечается его срок хранения (в соответствии со сроком, указанным в номенклатуре). Это во многом помогает избежать группировки в дело документов с разными сроками хранения, а, следовательно, упрощает и последующую процедуру экспертизы ценности документов.
• Служит примером для составления регистрационного номера документа. Так как номенклатура содержит индексы всех дел, то, по предварительной оценке, можно определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ. Это означает, что при присвоении регистрационного номера документу уже можно использовать индекс дела, указанный в номенклатуре.
• При изучении структуры организации выступает в качестве справочного материала.
• Является основой для составления описей дел (постоянного срока хранения и временного не менее 10 лет), а также является в делопроизводстве основным документом учета.
• Применяется в качестве основного учетного документа для де с временным сроком хранения (до 10 лет включительно).
• Может использоваться для создания схемы картотеки для систематизации исполненных документов.

Как вы успели заметить, номенклатура дел носит большое практическое значение и переоценить ее важность просто невозможно. Именно этот документ является основой для правильного составления и оформления дел и их дальнейшего хранения.

Виды номенклатуры

Также необходимо понимать, что номенклатура дел бывает трех видов:

1. типовая;
2. примерная;
3. индивидуальная.
4. сводная

Типовая номенклатура

Является нормативным документом и определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях.

Примерная номенклатура

Как правило, типовая и примерная номенклатура разрабатываются вышестоящими организациями для своей подведомственной сети. Это во многом помогает создать упорядоченный и одинаковый процесс составления и оформления дел во всех филиалах.

Индивидуальная номенклатура

Разрабатывается в каждой организации самостоятельно с учетом примерной и типовой номенклатур . При создании индивидуальной номенклатуры следует:

• перенести заголовки дел, указанные в примерной или типовой номенклатурах, которые планируется завести в данной конкретной организации с учетом ее вида деятельности;
• перенести сроки хранения дел (без изменений), которые также указаны в типовой или примерной номенклатурах.

Сводная номенклатура

Сводная номенклатура дел организации (объединяющая номенклатуры структурных подразделений) составляется на основе всех номенклатур структурных подразделений, которые были предварительно утверждены архивариусом или руководителем архива, а также соответствующим руководителем подразделения.

Следует понимать, что сводная номенклатура дел организации отображает все дела, заводимые в организации и сроки их хранения. Данная номенклатура должна оформляться на бланке организации и визироваться несколькими сотрудниками:

• руководителем архива (лицом, ответственным за архив);
• лицом, ответственным за делопроизводство в организации (чаще всего это секретарь);
• экспертной комиссией организации;
• руководителем организации.

Состав документов

Составляется номенклатура дел организации 2017 (образец представлен ниже) с учетом состава и содержания документации, образующейся в процессе осуществления деятельности организации. К таким документам относятся:

• устав организации;
• устав или положение о структурных подразделениях;
• штатное расписание;
• номенклатура дел за прошлый год;
• описи дел постоянного и временного хранения (более 10 лет);
• регистрационные формы;
• типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения документов;
• типовые и примерные номенклатуры дел.

Образец номенклатуры дел организации 2017

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы с пятью столбцами.

• Индекс дела.
• Заголовок.
• Количество единиц хранения.
• Срок хранения (номер статей согласно перечню).
• Примечание.

Столбец «Примечание» необходим для внесения отметок о переходящих, делах, о дате их заведения, выделения к уничтожению, передаче в другую организацию и т.д.

На заметку! Номенклатуру дел следует составлять каждый год в последнем квартале и вводить в действие с начала нового календарного года.

Номенклатура дел коммерческой организации

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать, в какой организации она разрабатывается. В том случае, если компания является коммерческой, не выступает источником комплектования государственных и муниципальных архивов, а также не имеет в своем капитале доли, принадлежащей государству (более половины), то процедура составления номенклатуры значительно упрощается.

Номенклатуры дел, составленные в коммерческих организациях, не подлежат обязательному утверждению государственным или муниципальным архивом, а также не требует согласования каждые 5 лет.

Систематизация документооборота является не столько обязанностью организаций (утверждение номенклатуры дел обязательно только для государственных организаций), сколько необходимостью, так как большое количество документов предполагает проблемы с их поиском, сохранностью и отслеживанием сроков хранения. Все эти проблемы призвана решать номенклатура дел отдела кадров на 2017 год.

Что такое номенклатура дел

Госорганизации при систематизации документооборота обязаны руководствоваться Правилами, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 . Однако частные организации также используют данные Правила при утверждении собственной номенклатуры дел.

Данному вопросу посвящен подраздел 3.4 Правил . Согласно приведенному в Правилах определению номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, по утвержденной форме, в котором указываются сроки хранения дел.

Правила различают три вида номенклатур:

• типовая - утверждается для однотипных организаций нормативным документом;
• примерная - носит рекомендательный характер;
• индивидуальная - составляется организацией на основании типовой и примерной номенклатур.

Внутри организации также устанавливаются два вида номенклатур:

• номенклатуры подразделений (для каждого своя);
• сводная - составляется на основании номенклатур всех подразделений.

Номенклатура составляется с учетом видов документов, используемых в делопроизводстве, и утверждается на каждый год в последнем квартале предыдущего года. Так, номенклатура дел отдела кадров на 2017 год может включать:

• приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе и т.д.);
• договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и т.д.);
• личные карточки работников;
• документы по учету, например отработанного времени;
• трудовые книжки;
• графики отпусков и др.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, в которой заполняются следующие столбцы:

• индекс дела, состоящий из кода структурного подразделения организации и номера заголовка дела (например, отделу кадров присвоен код 01, тогда индекс дела будет выглядеть как «01-ХХ»);
• заголовок - означает определенную группу документов, например трудовые книжки, должностные инструкции;
• количество дел - заполняется в конце года;
• срок хранения дел с указанием нормативного документа и его структурной единицы, устанавливающей такой срок;
• примечание - приводится информация о движении дел в организации (заведении, передаче, уничтожении и т.д.).

По окончании года оформляется итоговая запись к номенклатуре, в которой отражаются сведения о количестве дел с учетом сроков их хранения - постоянного хранения и временного. Данные сведения сообщаются в архивное учреждение.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Так как кадровый отдел является подразделением организации, его номенклатура ведется отдельно, а затем входит в состав сводной номенклатуры дел по всей организации в целом.

В конце года кадровый работник формирует номенклатуру и согласовывает ее с руководителем отдела кадров и сотрудником, на которого возложено ведение архива. Уполномоченные лица проставляют на номенклатуре утверждающие подписи. Также может быть издан приказ руководителя об утверждении номенклатуры.

После согласования и утверждения номенклатур иных подразделений кадровая номенклатура дел включается в сводную. В госорганизациях последняя согласуется на уровне ведомств, а также с экспертными комиссиями.

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

• классификация и учет;
• облегчение поиска необходимых бумаг;
• помощь при передаче дел и составлении описей;
• системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по .

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

• (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
• примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
• индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

• документы о создании организации (положение, устав);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• штатное расписание;
• номенклатуру дел предыдущих лет;
• регистрационную форму организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

• разрабатывается подразделением организации;
• подписывается начальником подразделения;
• утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

1. Индекс.
2. Наименование.
3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

• к структуре образовательной программы;
• условиям реализации;
• результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

• 01 — структуры образовательных программ;
• 02 — ход реализации образовательных программ;
• 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

• 01-01/... начинаем с единицы и до конца года;
• 01-02/...;
• 01-03/....

Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2019 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

• временному до 10 лет;
• временному от 10 лет;
• постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

• основным является ;
• сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и и от .

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в . Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

• первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
• второй применяют в работе;
• третий является учетным документом в , если он есть;
• четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
• остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ