Самое важное в этой статье: чем предприниматель отличается от наемного работника, какие бумаги оформить, чтобы взять деньги из кассы или со счета, как отразить покупки в бухгалтерском учете ИП.

Когда фирма выдает сотруднику деньги, например, для покупки ценностей, бухгалтер оформляет средства под отчет. Работник пишет заявление, получает деньги. Потом их тратит, составляет авансовый отчет, а остаток возвращает. А как брать деньги для покупки ценностей предпринимателю? Ведь он сам себе работодатель. Нужно ли оформлять подотчетные суммы? Ответы на эти вопросы - в статье.

Почему ИП не нужно оформлять авансовый отчет

Предприниматель - это единоличный владелец своего бизнеса. Заработанными деньгами после уплаты налогов он распоряжается по своему усмотрению (ст. 209 ГК РФ). Поэтому, будучи индивидуальным предпринимателем, вы можете потратить средства из бизнеса на любые цели (исключение - оплата аренды и выдача займа, подробнее смотрите врезку ниже). Можете купить материалы или оборудование, турпутевку, шубу или подарок родственнику. Писать заявление и запрашивать у самого себя разрешение на трату денег не нужно. Отчитываться перед самим собой об израсходованных суммах тоже нет необходимости. Получается, что ИП не нужно выдавать себе деньги под отчет. Данный вывод подтверждает и Центробанк в письме от 14.06.2012 № 29-1-2/4255. Дословно там сказано следующее:

Наличные деньги, полученные индивидуальным предпринимателем с банковского счета, могут без ограничений расходоваться им на личные (потребительские) нужды. Составление авансового отчета о суммах наличных денег, израсходованных непосредственно индивидуальным предпринимателем на любые цели, не производится.

Письмо Центробанка № 29-1-2/4255 от 14.06.2012

Предпринимателю не надо оформлять подотчет, когда он тратит деньги на нужды бизнеса либо личные цели.

Как выдать деньги себе

Деньги на бизнес-цели или личные нужды вы вправе забирать из кассы или со счета в любое время. Нет и ограничения по сумме - берите сколько необходимо. Расскажем, как это оформить.

Как забрать деньги из кассы

Вы можете вести кассу в упрощенном порядке - не заполнять кассовую книгу, не составлять приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 и 4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). В этом случае никаких документов не заполняйте. Просто взяли деньги и все. Ни перед кем не отчитываетесь. Для себя информацию о тратах можете записать в компьютер или тетрадь. Просто фиксируйте, какую сумму и когда взяли. Так вы будете контролировать остаток денег в кассе.

Наличную выручку нельзя тратить на оплату аренды и выдачу займов

Наличные деньги, поступившие за проданные товары (работы, услуги), - это кассовая выручка. Ее предприниматель может спокойно тратить на личные нужды (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У). Еще из наличной выручки без ограничений можно выдавать зарплату, пособия, деньги под отчет, оплачивать ею товары (работы, услуги).

А вот рассчитаться за аренду помещения или выдать заем из кассовой выручки нельзя (п. 4 Указания № 3073-У). Делайте безналичное перечисление. А если хотите потратить наличные, снимите их прежде со счета и внесите в кассу. На эту сумму оформите приходный кассовый ордер, даже если ведете кассу в упрощенном порядке и не выписываете кассовые документы. Так вы докажете налоговикам, что внесли в кассу деньги со счета, а не получили выручку. После этого оплатите аренду наличными деньгами.

Учтите, фирме или ИП по одному договору аренды вы можете заплатить наличными не более 100 000 (п. 6 Указания № 3073-У). Причем этот лимит действует и после того, как срок договора истек. То есть платить за аренду наличными вы можете только до тех пор, пока сумма всех платежей по одному договору не достигнет 100 000 .

За сверхлимитные выплаты вам выпишут штраф от 4 000 до 5 000 . Такую же сумму налоговики начислят, если платить за аренду вы будете из наличной кассовой выручки.

Если вы оформляете кассовые документы по общим правилам, составьте расходный кассовый ордер. Егоформа 0310002 - в постановлении Госкомстата России от 18.08.98 № 88. В поле «Основание» напишите фразу: «выдача денег ИП на покупку материалов». Либо «выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды». Фрагмент заполненного РКО мы привели ниже.

Как снять деньги с расчетного счета

Средства с расчетного счета вы вправе перевести на личный банковский счет или снять наличными. Для перевода денег на личный счет оформите платежное поручение. В назначении платежа укажите: «Перевод собственных денежных средств на нужды предпринимателя».

Чтобы снимать наличные деньги с расчетного счета, оформите в банке чековую книжку. При необходимости заполните чек - впишите свое ФИО и нужную сумму. На оборотной стороне чека в графе «направление выдачи» укажите, что деньги банк выдает со счета бизнесмена. Средства со своего расчетного счета вы вправе тратить без ограничений. Как-то подтверждать, на что расходуете деньги, не нужно.

Как отражать траты ИП в бухучете

Вести бухучет вы не обязаны. Но многим это удобно. Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, она не даст возможности оформить подотчет на себя. Потому как сам предприниматель - это не работник. А программа требует указать наемного сотрудника, которому надо выдать средства. Как же быть? Чтобы отразить расход денег по кассе, сделайте проводку:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 — выданы деньги из кассы бизнесмену.

А когда купите имущество для бизнеса, отразите это проводкой:

ДЕБЕТ 01, 10, 41 КРЕДИТ 76 — оприходованы ценности.

Авансовый отчет составлять не нужно. Принимайте на учет имущество по документам поставщика.

Если вы потратили деньги на личные нужды - купили путевку, сделали ремонт у себя дома и т. п. спишите истраченные суммы на расходы:

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 76 — списаны суммы, истраченные предпринимателем на личные нужды.

Как потратить на бизнес личные накопления

Ведя собственный бизнес в качестве ИП, вы не обязаны разделять денежные средства на «предпринимательские» и «личные». Все деньги, которые у вас есть, - в кошельке, на расчетном счете, в домашнем сейфе или банковском вкладе, принадлежат вам. Для оплаты бизнес-покупки необязательно снимать средства с расчетного счета или брать из кассы. Вы вправе пустить на эту цель личные накопления. А чтобы учесть эти затраты в целях налогообложения, просто подтвердите их документами. Для учета затрат при УСН или НДФЛ достаточно кассового чека, накладной либо товарного чека.

ИП на ЕНВД, патенте или УСН с объектом «доходы» затраты не учитывают. Вам расходные документы нужны, только если вы ведете бухучет. Имущество для бизнеса, купленное на личные накопления, оприходуйте проводкой:

ДЕБЕТ 10 (01, 41) КРЕДИТ 99 — имущество, купленное на личные сбережения, принято на учет.

1. Предпринимателю не надо оформлять подотчет, чтобы взять деньги из бизнеса. Заявление о выдаче денег и авансовый отчет не потребуются. Ведь бизнесмен - это не наемный работник.
2. Нельзя из кассовой выручки выдавать займы и платить за аренду.
3. Вы можете купить имущество на личные накопления и использовать его в бизнесе.

Можно ли выдавать в подотчет не работнику финансы на совершение покупок, нужных для организации? Этот вопрос дается в нормативных указаний и разъяснений, которые были изданы Банком Российской Федерации. Посмотрим подробнее.

Кто может получить деньги организации под отчет

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У сотруднику под отчет могут быть выданы наличные на реализацию расходов, связанных с работой ИП (или юридического лица). То есть, лицо, не считающимся работником компании, подотчетные средства получить не сможет.

При всем при этом п. 5 указания 3210-У дает четкое определение понятию «сотрудник» для цели применения порядка ведения кассовых операций: это физическое лицо, с которым у компании существует договор трудового или гражданско-правового характера. Эту же интерпретационных норм п. 5 указаний 3210-У приводит Банк России в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. А это означает, что наличные средства под отчет может получить не только сотрудник, выполняющий в этой компании трудовую деятельность, но и подрядчик, к примеру, закупающий материалы, которые будут использоваться в ее работе.

Как выдать деньги под отчет подрядчику

Для того чтобы подстраховаться от возможных рисков при выдаче финансов подрядчикам, не считающимся с точки зрения ст. 20 Трудового кодекса России вашими работниками, советуем закрепить порядок выдачи им подотчетных средств в локальных внутрикорпоративных бумагах. Кроме того, в договор с подрядчиком лучше всего включить разделы, обрисованные графику выдачи, возврата и документального оформления подотчета.

ВАЖНО! Подрядчик должен соблюдать все условия, регламентирующие процессы движения выданных ему денежных средств, оформления заявлений и авансовых отчетов, которые установлены п. 6.3 указания 3210-У.

Кто может получить средства под отчет в безналичной модели

Утверждения предписания 3210-У распространяются только на наличные операции. Для безналичных подотчетных выплат нормативного документа нету. То есть, порядок совершения операций по выдаче подотчетных финансовых средств в безналичной модели обязан быть зафиксирован в локальных актах организации (или предпринимателя).

Общие моменты

Порядок ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую можно выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов компания определяет лично в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных работников определяется руководителем компании и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их

Приказ и документы

Основным процессом выдачи подотчётных средств считается составление приказа вышестоящего руководителя. Только на его основании бухгалтерия компании имеет право списать с основного счёта компании оговариваемую сумму на трудовые расходы. Этот бланк приказа можно скачать в интернет ресурсах или составить его в свободной форме, к примеру, которой также с лёгкостью найти на просторах интернет ресурсах.

Распоряжение должно содержать такие данные:

• список лиц, которым дается выдача подотчётных средств;
• должности работников;
• суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
• сроки использования денежных средств;
• дата подачи авансовой отчётности.

Все работники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, обязаны в обязательном порядке познакомится с приказом и поставить свои росписи, тем самым подтверждая основу того, что они прочитали приказ и дают разрешение на получение средств.

Также с этими лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправиться в кассу для получения денежных средств.

Какие документы необходимы для оформления подотчётных расходов

Законодательством России о ведении кассовых дел установлен список документов, нужных к предоставлению при выдаче финансов под отчёт:

• служебная записка , которая содержит в себе причины выдачи денежных средств, и в том числе информацию об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором считается директор компании);
• распоряжение , который составляет и заверяет работодатель;
• Расходно – кассовый ордер.

Если средства списываются со счёта компании на производственные расходы, связанные с рабочими поручениями, то для получения наличных денежных средств может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

• удостоверение командировочное;
• книга регистрации командировочных работников;
• трудовое задание;
• доверенность на уплату расходов от лица организации;
• книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью уплаты расходов, нужных для нормальной работы организации. Выдаются эти средства, как работникам компании, так и подрядчикам, предоставившим компании свои услуги.

Законодательством установлен список основных затрат, которые компания имеет права компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

• уплата служебных поездок (командировка);
• наём жилья работнику за счёт организации;
• на приобретение товарно-материальных ценностей;
• представительские расходы;
• оплата работ и услуг, выполненных для компании;
• покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и прочее.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процедуре основного денежного оборота компании: производить крупные расчёты между организациями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который руководитель имеет право выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает ста тысяч рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о всех затратах. Отчётность необходимо подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководитель компании.

Каждая организация индивидуально определяет не только сумму, но и длительность использования финансов под отчёт.

Дело в том, что законодательством не предусмотрены конкретные сроки возврата данных финансовых средств. Компании могут выдать их, например, как на три дня, так и полгода.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законе установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

1. проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
2. составление заявления;
3. оформление расходного ордера;
4. проводка ордера в кассе;
5. проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя компании и лично работником, на которого будут выделяться деньги.

Подведем итог

Выдавать наличные средства под отчет, согласно указанию Банка Российской Федерации от 11.03.2014 № 3210-У, можно только сотрудникам выдающей деньги компании (или Индивидуальным Предпринимателям). При этом трактовка понятия «сотрудник», приведенная банкирами, охватывает большее количество лиц, чем трактовка, содержащаяся в трудовом законодательстве.

Нормы указания 3210-У применимы только к подотчетным расчетам наличными. Порядок безналичных выплат подотчетникам необходимо зафиксировать в локальных актах.

Нужно ли ИП на УСН 6% вести учет своих расходов, составлять авансовые отчеты и как отражать выдачу ИП из кассы? У нас есть наемные работники и кассовый аппарат, по которому каждый день приходуется выручка. Мы выд аем деньги на текущие расходы (материалы, канц. товары, прочие услуги) . Дело в том, что ИП вроде бы не обязан вести бухгалтерский учет. Так зачем мы тогда будем составлять авансовые отчеты? Если можно просто написать в кассе в расход ном ордере - ИП на личные нужды. Это будет правильно? Если можно с документами - основаниями. Суть вопроса заключается как раз в том, что необходимо нам написать в расходном ордере, чтобы не нужно было составлять авансовый отчет и вести тем самым учет расходов

Да, предприниматель может оформить расходный кассовый ордер на себя. Формулировка: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды».

Авансовый отчет в таком случае не составляется и в книге учета доходов и расходов операция не фиксируется.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Статья: Рассказ о том, как предпринимателям брать деньги для личных нужд, устанавливать лимит и оформлять подотчет

Елена Витальевна, один из наиболее волнующих наших читателей вопросов - правда ли, что индивидуальный предприниматель в любой момент может взять из кассы деньги на личные нужды?

Да, это так. С одной стороны, предприниматели должны выполнять Указание Банка России от 20.06.2007 №?1843-У , в котором оговорены цели, на которые можно тратить наличные деньги, например на выплату зарплаты. Вместе с тем они имеют право как собственники изымать денежные средства, в том числе и выручку, на личные нужды. Это следует из пункта 1 статьи 861 ГК?РФ.

А каким образом оформить эту операцию? И зачем предпринимателю устанавливать кассовый лимит, если он может взять любую сумму?

Предприниматель, обнаружив в кассе нежелательный остаток, может оформить расходный кассовый ордер по форме №?0310002 на себя. Формулировка может быть такой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды».*

В результате излишек будет изъят из кассы и окажется в его кармане, который кассой не является.

Хотя, если рассуждать логически не как бухгалтер, расхода не возникает, ведь перемещаются личные деньги гражданина. Что касается второго вопроса, то Положение Центробанка РФ от 12.10.2011 № 373-П принято, чтобы контролировать оборот наличных денежных средств в России.

С кассой понятно. А следует ли отражать в Книге учета доходов и расходов изъятие предпринимателем денег на личные нужды?

Нет, подобные операции не нужно фиксировать в Книге учета . Дело в том, что она является регистром налогового учета. А «упрощенцы» в налоговом учете могут учитывать лишь расходы из закрытого перечня пункта 1 статьи 346.16 НК?РФ. Причем, чтобы признать эти расходы, они должны быть обоснованными и направленными на получение дохода. Это основные условия (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК?РФ).*

Изъятие же денежных средств из кассы на собственные нужды не соответствует признакам расходов для целей УСН. Поэтому предпринимателю не нужно записывать вграфу 5 раздела 1 Книги учета доходов и расходов такие затраты.

Теперь о кассовом лимите. Нужен ли этот лимит, если поступление наличных минимально, скажем один раз в квартал? Ведь все расчеты предпринимателя проходят через расчетный счет.

Да, лимит установить нужно, даже если поступление наличной выручки незначительно. Дело в том, что Положение №?373-П распространяется на всех индивидуальных предпринимателей, осуществляющих операции с наличными деньгами, независимо от объема средств. Это следует из пункта 1.2 Положения № 373-П.

Поэтому предприниматель обязан самостоятельно рассчитать лимит остатка наличных денег в соответствии с формулами, указанными в приложении к Положению , и сдавать его в банк (п. 1.3 Положения № 373-П).

Обратите внимание, что за нарушение правил ведения кассовых операций организации и индивидуальные предприниматели могут быть привлечены к административной ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Об этом напоминает и ФНС России в письме от 21.12.2011 №?АС-4-2/21794@ . Штраф в этом случае составит от 40?000 до 50?000 руб. для организаций и от 4000 до 5000 руб. для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей (ст. 2.4 КоАП РФ).

Предположим, предприниматель, применяющий УСН, продает в розницу товары. Лимит остатка наличных у него утвержден. Как быть, если на конец дня в кассе остается сумма, превышающая установленный лимит, а банк, чтобы ее сдать, закрыт?

В данном случае есть три способа выхода из ситуации.

Первый - предприниматели, равно как и организации, могут превысить лимит в дни выдачи зарплаты, а также в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни проходят операции по кассе. Это правило закреплено в пункте 1.4 Положения № 373-П . Следовательно, нарушения порядка ведения кассы в этом случае не будет.

Второй - предприниматель или кто-то из наемных работников может деньги, превышающие лимит, взять под отчет. Для этого нужно написать заявление в произвольной форме и заполнить расходный кассовый ордер по форме №?0310002 .?Цели подотчета должны быть связаны с предпринимательской деятельностью. Например покупка ГСМ, товарно-материальных ценностей, канцелярских принадлежностей и т. п.

В течение трех дней после того, как закончится срок подотчета (а период, на который выдаются подотчетные суммы, должен быть указан в заявлении о выдаче денег), подотчетному лицу нужно отчитаться (п. 4.4.?Положения № 373-П). Для этого оформляют авансовый отчет. Если деньги не были потрачены, их нужно внести в кассу согласно приходному кассовому ордеру по форме №?0310001 .

Елена Мелконян,

советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

С уважением,

Мардиев Арам, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Натальей Колосовой,

руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».

Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

1. Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления лица, по распорядительному документу руководителя организации. Причем, распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег .
   

   Примечание : Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642

2. Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый аванс при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни ( Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги подотчет, частью приказа об . Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Для обеспечения правильности учета, достоверности информации и контроля при расчетах с сотрудниками, получившими деньги под отчёт утвердите " "

Приказ о выдаче денежных средств из кассы под отчет смотреть

Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Примечание : Скачать приказ руководителя.doc 38 Кб

ООО «Гаспром»

ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 1984

о выдаче подотчетных сумм из кассы

г. Киров.... ...... .... ... ... ... ... 14.09.2017

В целях приобретения канцелярских принадлежностей ПРИКАЗЫВАЮ:

Выдать Е.В. Иванову из кассы сумму 10 000 (Десять тысяч) руб. на срок пять календарных дней.

Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера А.С.Петрову.

Директор __________ А.В. Мюллер

С приказом ознакомлен(а):

Е.В. Иванов

А.С. Петрова

Какие санкции возможны, если выдать подотчётные деньги на год?

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок . Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет?

1. Выдать деньги на хозрасходы можно как штатным работникам, так и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

2. Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован.

3. Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками - не более 100000 рублей по одному договору.

к меню

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ выдачи ДЕНЕГ в ПОДОТЧЕТ

Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.

1. Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя

Итак, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится ().

Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия

Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.

к меню

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету, авансовому отчету

Можно ли физику-подрядчику выдать наличные под отчет?

Теоретически нет никаких ограничений. Об этом же пишет Центробанк в Письме ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 .

Ведь договор подряда, заключенный с физлицом, относится к договорам гражданско-правового характера, а наличие такого договора позволяет выдавать деньги под отчет.

Но если вы не хотите присваивать статус подотчетника физику-подрядчику, то вы вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой "на исполнение такого-то договора". В Указании () не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет – в нем просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты, несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы. ФНС считает, что можно принять к учету расходы, оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Вы не забыли, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» товарного чека, БСО написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные. Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 : расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты). Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки. Как возместить эти расходы?

Налоговые органы по-разному оценивают подобные ситуации. В одних случаях считают работника подотчетным лицом, в других - расценивают операцию как приобретение у сотрудника имущества.

Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (). В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.

Существует ли максимальная сумма, которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства?

Законодательно не установлено лимита денежных средств, которые могут быть выданы в подотчет сотруднику. Также не установлен и единый максимальный срок использования подотчетных сумм.

Примечание : Пример заполнения авансового отчета при командировке.docx 25 Кб

Таблица на оборотной стороне отчета тоже не нужная.

Расписка, которая под линией отреза - это анахронизм, тоже выкидывается, уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть.

Что нужно оставить в форме авансового отчета ?

Данные о предыдущем авансе - остаток или перерасход. Они позволяют сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником.

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах, товарных чеках, также лучше оставить. Ведь такие бумаги - важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Смотрите, например письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Бланк скачать: Excel (48 кб)

Как отразить в учете организации удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной на командировочные расходы?

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

1. 
   Даются разъяснения про кассовые операции и кассовую дисциплину в 2014 согласно проекта Указания ЦБ РФ №3210-У. Описан учет денежных средств в кассе, ведение и заполнение кассовой книги для ИП. Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ.
2. 
   Указан порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями наличных денег, поступивших в их кассы, а также предельный размер.

Собственников часто волнует вопрос, как наиболее выгодно вывести прибыль, т.е. деньги с расчетного счета своей компании. Речь не всегда идет о прибыли в ее бухгалтерском понимании (т.е. о прибыли, отраженной в финансовой отчетности). Чаще всего имеются в виду средства, которыми фирма располагает на счету в данный момент - после того, как уплачены налоги.

Сегодня мы рассмотрим 5 легальных способов вывода денег с расчетного счета и сравним плюсы-минусы каждого из них.

Способ первый и самый… невыгодный. Дивиденды

В каких случаях подходит:
При наличии прибыли по данным бухгалтерского учета (что отражается в Вашей финансовой отчетности, сдаваемой в ИФНС).

Как оформить:
После собрания учредителей оформляется решение о распределении чистой прибыли. Если учредитель один, решение он выносит сам.

Дивиденды могут быть выплачены не более 4-х раз в год (по итогам квартала), иначе они будут приравнены к выплатам в пользу физлиц, с которых дополнительно удерживается 30% в виде страховых взносов.

Дивиденды выплачивают из чистой прибыли, которая облагается налогом в 20%. Также при выплате дивидендов удерживается НДФЛ в размере 13% (до 2015 года – ставка была 9%).

Если переложить это на более понятные цифры, то с суммы дивидендов придется заплатить государству 44% в виде налогов. Другими словами, для получения 100 руб. «чистыми на руки» придется умножить желаемую сумму на 1,44. Т.е. для вывода дивидендов из ООО в размере 100 рублей в реальности потребуется 144 рубля.

Способ второй и самый обоснованный: Выплаты по трудовому договору

В каких случаях подходит:
Если собственник или учредитель официально трудоустроен в компании.

Как оформить:
В виде заработной платы или регулярной / разовой премии. Премия выдается на основании Приказа, в котором следует ее обосновать – например, за достижения производственных или коммерческих показателей. Это позволит в последующем снизить на сумму премии налог на прибыль.

Во сколько обходится этот способ:
Во-первых, конечно, удерживается НДФЛ в размере 13%. Плюс к этому компания уплачивает взносы в фонды (ПФР, ФСС) – 30%. В то же время на размер премии и размер взносов можно уменьшить налог на прибыль.

Способ четвертый и самый выгодный: Вывод денег через ИП

В каких случаях подходит:
Легально вывести деньги таким способом можно, если в инфраструктуре бизнеса есть ИП (индивидуальный предприниматель). Желательно, на УСН-6%.

Как оформить:
Компания перечисляет деньги ИП за какие-либо услуги. Например, за проведение бизнес-тренингов для своих сотрудников, услуги по управлению, платежи за использование товарного знака или какие-то производственные работы.

Любой бизнес имеет свою специфику, поэтому подбирать услуги для вывода денег через ИП необходимо индивидуально. Подбор расхода в соответствии с реальными бизнес-процессами компании, позволит свести к минимуму налоговые риски, связанные с выводом денег через ИП. Также расход должен быть экономически обоснованным и документально оформленным, чтобы в случае налоговой проверки была возможность защитить интересы компании.

Во сколько обходится этот способ:
Если оплату услуг индивидуальному предпринимателю учесть при расчете налога на прибыль можно остаться в хорошем плюсе.

Так, например, если Ваша основная компания работает с НДС и оплачивает услуги ИП, применяющего «упрощенку»-6%, то можно в общей сложности уменьшить свой налог на прибыль на 14%. Другими словами на каждых 100 руб., выведенных через ИП, Вы сэкономите 14 руб. в виде уменьшенного налога на прибыль.

Если же Ваша основная компания работает на УСН-15, то, воспользовавшись услугами такого ИП, вы сэкономите 9 руб. на каждые 100 руб., выведенные с расчетного счета вашей основной компании.

Опять же, всеми секретами этого способа мы делимся на нашем традиционном Бизнес-завтраке . Но если Вас обслуживает толковый бухгалтер , он обязательно поможет разобраться что к чему.

Способ пятый и самый рискованный: Подотчет

В каких случаях подходит:
Вывести деньги с расчетного счета ООО таким способом возможно, если с собственником или учредителем заключен трудовой договор или договор подряда.

Как оформить:
Деньги под отчет выдают на основании заявления.

Как облагается налогом:
Подотчетные деньги не облагаются налогами. Получатель должен их потратить на нужды компании, а остаток вернуть. Поэтому непогашенный подотчет ничем не грозит компании до тех пор, пока налоговики не придут с проверкой.

Если инспекторы обнаружат «зависшие» подотчетные деньги, то они переквалифицируют их в доход собственника. Последствия – доначисления учредителю в размере 13% НДФЛ на невозвращенную сумму, и еще 30% страховых взносов заплатит компания. Дополнительно есть риск попасть на штрафы за их несвоевременную уплату.

Таким образом, хотя подотчет кажется самым простым и быстрым способом получения денег, по факту он может оказаться самым дорогим. С учетом всех возможных последствий, каждые невозвращенные 100 рублей могут в итоге обойтись в 60 рублей и более «расходов».

Особенно этот способ вывода денежных средств является рискованным для фирм, которые занимаются стационарной розничной торговлей и используют кассовые аппараты. У них кассовую дисциплину проверяют часто и тщательно. Поэтому скрывать такие «зависшие» суммы долго не получится, а риск доначислений значительно увеличивается.

Впрочем, маленькие компании, которые не ведут стационарную торговлю или не имеют ККМ, редко боятся проверок, поскольку у налоговых инспекторов чаще всего не хватает физических ресурсов приходить туда, где особо нечего взять. Но это уже совсем другая история .

Связаться с экспертом