Прием на службу нового подчиненного в соответствии с общими правилами подразумевает под собой составление рабочего соглашения. Если возникает необходимость внести поправки в указанный документ, то имеет место дополнительное соглашение. Однако при большом количестве сотрудников трудно вести учет, тем более учитывая множество действий, которые могут возникать. Из-за этого, чтобы упорядочить все документы и сведения о работниках в организации должен вестись журнал регистрации. Он помогает избежать многих ошибок, а также позволяет не нарушать установленные законом сроки. При всем этом представленная книга требует корректного оформления и обязательно соблюдение правил и порядка.
Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?
Наличие журнала регистрации не является существенным условием для функционирования организации, поскольку законом не предусмотрено его оформление. Тем не менее заполнение этого документа имеет большое значение в связи с упрощением кадрового учета. Соответствующий акт содержит всю информацию относительно заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Благодаря ему можно быстро найти необходимые сведения, которые могут понадобиться бывшим подчиненным или любым структурам. Систематизация сведений имеет важное значение и позволяет следующее:
- Вести четкий учет кадров;
- Предоставлять данные в кратчайшие сроки;
- Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.
Его ведение может быть обязательно только в ситуации, когда он указан в учетной политике как первичный документ.
Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:
- Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
- На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
- На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.
Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? В первую очередь выделяется страница, где обозначено ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и ведение документа. Далее заполняются все данные о трудовых договорах или дополнительных соглашениях, порядковая очередность которых прописывается в виде дробных чисел.
В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.
Журнал учета трудовых договоров в электронном виде
Ведение журнала регистрации трудовых договоров в электронном виде имеет ряд преимуществ:
- Улучшение работы с персоналом;
- Конфиденциальность информации;
- Снижение расходов;
- Сохранность первичных документов.
В электронном формате может осуществляется заполнение и индивидуальной карточки подчиненного. Это позволяет производить внесение обновлений, если имели место изменения информации.
Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров
При окончании последней страницы книги указывается заключение, свидетельствующее о ее закрытии и передачи в архив. Часто учет начинают вести заново каждый год, однако при небольшом количестве соглашений его можно вести и дальше до заключительной страницы. При закрытии указывается следующее:
- Дата реализации данного процесса;
- Общее количество заполненных страниц;
- Численность указанных документов;
- Личные данные уполномоченного лица;
- Приказ о назначении представителя, ответственного за данную работу.
- Перед тем, как сдать его в архив, требуется произвести прошив книги и поставить пломбу. По закону продолжительность хранения составляет 75 лет.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец
Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:
- Нумерация трудового договора;
- Дата заключения;
- Данные о работнике и занимаемая им должность;
- Название структурного подразделения;
- Дата расторжения;
- Особенности деятельности работника;
- Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
- Примечания.
Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец
Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае. Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа. Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.
Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – это книга строгой отчетности и установленного образца, в которой отображаются все контракты и дополнения к ним, которые были подписаны между юридическим лицом и служащими. Это один из способов систематизации кадровых документов, который позволяет содержать бланки контрактов в порядке. Относительная универсальность книги регистрации позволяет кадровым работникам разных уровней с легкостью ориентироваться в документах, в случаях смены предприятия работы.
Что говорит закон
Сотрудники кадровых аппаратов при поступлении на работу задаются вопросом, является ли регистрация трудовых договоров обязательной? Согласно трудовому законодательству установлено, что книга учета трудовых контрактов и дополнительных соглашений к трудовым договорам не является обязательной . То есть факт ее ведения зависит от желания самих кадровых работников. Также, правила заполнения журнала регистрации трудовых договоров нигде не фиксируются. Учет ведется в свободной и удобной форме, образец которой скачать возможно бесплатно и без каких-либо трудностей.
Вместе с тем, на некоторых предприятиях руководство требует строгого контроля всех рабочих контрактов. Вышестоящее руководство во время плановых и внеплановых проверок может указывать на отсутствие данного способа систематизации, как на недостаток, с последующим применением мер дисциплинарного взыскания. И такие наказания будут правомерными, если правилами внутреннего распорядка предприятия предусмотрена обязательная регистрация трудового договора каждого работника в журнал учета.
Значение
- экономия пространства, которое было бы затрачено на хранение под рукой всех экземпляров соглашений;
- возможность скорого нахождения нужной информации, которая указана в графах книги;
- быстрый доступ к данным для составления статистики касательно оборота работников на предприятии;
- позволяет выдавать увольняющимся работникам справки с места работы, а также вносить информацию в трудовые книжки без длительных поисков контрактов в архиве фирмы;
- при возникновении всякого рода трудовых споров, рассмотрение которых проводится судебными органами, реестр трудовых договоров в организации является дополнительным доказательством в пользу работодателя.
Ответственный субъект
Обязанность регистрации дополнительных соглашений и основных договоров ложится на плечи кадровых работников предприятия и, необходимость осуществления контроля над заведенным учетом отображается в должностных обязанностях служащего. Именно в отношении ответственного лица могут применяться меры дисциплинарного взыскания при отсутствии на фирме такой системы.
При заведении отчета, в нем отображается лицо, которое и будет вести учет контрактов и будет ответственен за сохранность документов. Этим субъектов может быть любой из работников кадрового аппарата, на усмотрение руководителя предприятия.
Требования
Поскольку данный журнал не является обязательным, то и единой формы его оформления не предусмотрено. Как правило, кадровик регистрирует все данные в обычной школьной тетради. Некоторые кадровики заказывают офисный журнал в местном отделении типографии с уже оговоренными графами и их размерами.
Если журнал регистрации трудовых договоров заводится впервые, то его образец можно посмотреть ниже в статье. Данный образец журнала регистрации трудовых договоров является наиболее удобным и детальным, но при желании, возможно внесение в него других граф или удаление предложенных. Также, допускается изменение местами полей.
Традиционно титульный лист используется для отображения информации о накопительном деле. Так, здесь должны содержаться записи, касательно полного наименования фирмы, названия журнала, а также дата его начала. Для указания дня окончания ведения книги оставляются пустые графы. Данная информация дублируется на первом листе внутри тетради, на случай, если обложка за время эксплуатации повредится.
После указанного все внутренние листы нумеруются. Затем необходимо прошить журнал и скрепить края нити печатью организации. Прошиваются все пронумерованные листы. И, на последнем этапе книга учёта регистрируется в канцелярии фирмы.
Бланк также должен содержать информацию об ответственных лицах, которая отображается на втором листе. По правилам русской деловой речи требуется указание указываются: должность и фамилия сотрудника, а также период ведения ним регистрации. После этого, можно переходить к формированию граф.
Образец заполнения журнала может включать столько граф, сколько работник пожелает нужным отображать, но примеры таких книг, открытие в 2019 году, предлагают следующий перечень разделов:
- номер по порядку;
- указание, что это основной договор или дополнение к контракту;
- номер документа;
- персональные данные работника, привлеченного для выполнения труда;
- подразделение работы;
- занимаемая должность;
- сроки действия соглашения;
- основания и даты продления;
- форма трудоустройства (является ли работа основной, удаленной, надомной или речь идет о трудоустройстве по совместительству);
- примечания, где может быть указана информация о перемещении копий и оригиналов контрактов.
Важно! Если уже книга булла заведена, то ее хранение после завершения ведения является обязательным и на протяжении ближайших 75 лет журнал должен пылиться в архиве учреждения.
В эпоху цифровых технологий журнал регистрации трудовых договоров возможно скачать и в электронном виде для офисных программ. Оперировать посредством компьютерных технологий куда проще и не возникнет сложностей с внесением поправок и изменений в сделанные записи. Если же существенные нарушения или ошибки были допущены работником при оформлении и ведении бумажного носителя, то кадровая практика требует немедленного прекращения его использования. Книга закрывается и передается в архив, а вместо нее оформляется новый бланк учета, в который переносится вся информация о работниках. Если же изменения касаются перемещения по службе работника, то отметка об этом отображается в графе «примечание» и замены самого журнала не требует.
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:
На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.
Что это такое
Журналом регистрации трудовых договоров называется специальная тетрадь в бумажной или электронной форме, которая используется для учета бумаг, заключенных сотрудниками организации. ГОСТом Р 51141-98 установлено, что регистрация проводится по специальным правилам. Требуется зафиксировать дату создания, отправления и получения бумаги.
Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке.
Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными. Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В 2019 году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов.
Чтобы определиться с видом, требуется учесть цели использования:
- если он требуется только для проверки информации, то электронная версия удобнее. Она подходит для ведения архива организации и быстрого поиска сведений по ключевым словам;
- если кроме информационного использования документ требуется для подтверждения получения сотрудниками официальных бумаг, то традиционный журнал будет лучше. В него можно добавить графу для проставления работниками подписей и дат. В бумажный журнал можно добавить строки для подтверждения дополнительных соглашений и документов.
Когда требуется и обязательно ли
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.
Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.
Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал.
Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.
Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.
Приказом Минкультуры РФ №558 установлено, что старые журналы требуется хранить в архиве предприятия и предоставлять сотрудникам налоговой по их требованию.
Кто занимается ведением
Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки.
Также он несет ответственность за оригиналы трудовых договоров, записи о которых сделаны в журнале. Документ оформляется после получения приказа от руководителя.
В приказе требуется указать:
- сотрудник, который ответственен за журнал;
- способ заполнения журнала, выбранный вариант;
- форму регистрации внутренней документации.
Основой для ведения журнала становится бланк. Он оформляется согласно правилам делопроизводства в России. Предприниматели, которые уже выпускали документы, могут оформить журнал по той же схеме.
Главными требованиями являются:
- жесткая, долговечная обложка любого цвета;
- использование офисной бумаги с плотностью от 60 граммов на квадратный метр;
- на главном листе проставляется название организации полностью. Прописываются даты действия документа;
- все страницы нумеруются;
- первая оставляется пустой или используется в качестве образца для заполнения;
- на второй странице проставляются данные специалиста, который отвечает за ведение журнала. Указываются номер, должность, период, основания для назначения (например, приказ руководителя). Сотрудник заверяет документ подписью;
- каждый разворот остается для данных. Требуется указать номер по порядку, номер трудового договора или дополнительного соглашения, дату, должность и личные данные сотрудника. В конце прописывается структурное подразделение, время действия документа и характер проделанной работы;
- в конце журнала указывается дата закрытия документа. Его требуется прошить, опечатать и сдать в архив. Числа указываются полностью, например, номера дополнительных соглашений и контрактов, которые находятся в документе. Последним вписывается число страниц, должность сотрудника, ответственного за журнал.
Форма бланка
При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.
- в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;
- в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.
Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.
Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.
Как правильно заполнять журнал и его образец
Журналом можно сделать обычную тетрадь с жесткой обложкой, которую от руки разлиновывают на столбцы.
Образец заполнения можно:
На основном листе проставляется дата, когда тетрадь была заведена.
Формат можно изменять как угодно, главное, чтобы остались следующие данные:
- порядковый номер;
- ФИО полностью;
- должность;
- время действия документа;
- приказ или уведомление о выпуске журнала;
- подпись ответственного сотрудника.
Основные ошибки
Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку.
В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления. Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала.
Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.
Срок хранения
Чтобы правильно хранить бумажные тетради, их требуется нумеровать и прошивать. Это позволит сохранить все листы в журнале. Новые листы также подшиваются и нумеруются по порядку.
ТВсе дополнительные сведения из журнала считаются конфиденциальной информацией, поэтому работодатель обязан учесть правила хранения. Федеральным законом №125 установлен срок хранения 75 лет.
Как внести изменения
Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.
На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.
Можно внести дополнительные сведения, например:
- изменения условий трудоустройства;
- увольнение;
- перевод человека в другой отдел или на другую должность.
Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.
В электронном виде
Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.
Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:
- контроль документов;
- конфиденциальность;
- срочный поиск и формирование копий документов и справок;
- быстрое распечатывание прошлой документации.
Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.
Трудовой договор один из важнейших документов на предприятии, регулирующий взаимоотношения работника и работодателя. Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и что это такое. Каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров, и каким образом вести учет и его хранение.
Из этой статьи вы узнаете:
- для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров и требует ли его законодательство;
- каким образом вести учет и хранение журнала регистрации трудовых договоров;
- каков срок хранения журнала регистрации трудовых договоров в 2017 году;
- как поступить в случае ошибочного ведения журнала регистрации.
Согласно законодательству, документы, участвующие в документообороте компании должны быть учтены и храниться, в зависимости от указанных в нормативных документах сроках. При этом личные данные относятся к частной собственности сотрудника, поэтому необходимо взять у него письменное разрешение на обработку и хранение информации о нем.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Пожалуй, самый важный документ при устройстве на работу - это трудовой договор. Его заключают между работодателем и работником с указанием всех условий работы сотрудника, его должностные обязанности и т. д. Подобные документы отмечаются в специальном журнале регистрации трудовых договоров и соглашений. Это нужно для удобства дальнейшего поиска и учета сроков хранения.
Журнал регистрации трудовых договоров: учет и хранение
Регистрация данных - это отметка в соответствующем документе о существовании договора или любой другой бумаги. Таким образом, подтверждается факт создания документа и его получения. После регистрации документа, он обретает дополнительную юридическую силу.
Внутренние документы регистрируются в тот же день. Отметка о наличии документов, как правило, происходит в журнале регистрации, где указывается регистрационный номер по порядку, личные данные работника, должность, профессия, название документа, его номер, дата создания, ответственное лицо, дата расторжения при необходимости.
Так как договор оформляется в двух экземплярах, то один подшивается в журнал регистрации, а другой отдается сотруднику под подпись.
Сам журнал, как правило, пломбируют номерной пломбой. Это позволяет обнаружить факт неправомерного доступа к журналу.
Перед самым началом работы с журналом, необходимо заполнить титульный лист и указать какой именно тип документов будет регистрироваться в журнале, в данном случае должно быть упомянуто о трудовых договорах. И должен быть указан номер пломбы.
Журнал помогает не только систематизировать доступ к трудовым договорам, но и иметь доступ в случае конфликта с уволенным сотрудником. И отсутствие записи о договоре в журнале регистрации, может быть перевесом на стороне работника.
Данный журнал позволяет в случае необходимости найти нужный договор и подтвердить факт работы того или иного сотрудника, если это потребуется работнику на новом месте. И по необходимости выдать справку. И только представьте как бы эта ситуация была усложнена, если бы нужно было найти договор среди огромного количества документов.
Вести журнал учета трудовых договоров нужно очень внимательно. В случае, если обнаружится факт неправильного ведения, то его можно досрочно закрыть и завести новый, указав при этом причину досрочного прекращения. Законодательно это не будет нарушением.
Журнал регистрации трудовых договоров: сроки хранения
Дело в том, что любой документ на предприятии имеет свой срок хранения в соответствии с установленным законодательством сроком. Все зависит от типа документа и важности его для организации.
Трудовой договор важный документ и относится к документам личного состава, поэтому они должны храниться в течение 75 лет, либо до момента ликвидации организации. Хотя, даже в таких случаях документы могут быть переданы в государственный архив на хранение. Однако, стоит отметить, что срок хранения может быть изменен еще и с помощью ведомственного нормативного акта.
Журнал может вестись как в бумажном варианте, так и электронном. В случае несоответствия, предпочтение отдается бумажному варианту.
Так как законодательно предусмотрено только ведение журнала по учету трудовых книжек, то журнал по учету трудовых договоров может вестись на усмотрение кадровиков организации в произвольной форме. Прошивать и пломбировать журнал необходимо перед самой сдачей в архив на хранение. Так как сами трудовые договоры должны храниться 75 лет, то и журнал, соответственно, тоже.
Оформление любой документации на предприятии носит очень важный характер и необходимо не забывать об этом. Правильный учет и хранение может обеспечить быстрый доступ и позволит избежать многих неловких ситуаций в случае конфликта с работником.
Вложенные файлы
- Журнал регистрации трудовых договоров (бланк).doc
- Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
Доступно только подписчикам
- Журнал регистрации трудовых договоров (образец).doc
- Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации.doc
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений - насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.
Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром - журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
О форме трудового договора подробно рассказано в .
Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.
ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.
Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.
На журнале должно быть отражено следующее:
- наименование работодателя;
- даты начала и окончания ведения журнала;
- Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.
В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.
Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.
Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:
- 1 - номер регистрации трудового договора;
- 2 - дата заключения;
- 3 - номер договора;
- 4 - Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
- 5 - должность работника;
- 6 - название отдела (подразделения), где трудится работник;
- 7 - срок действия договора;
- 8 - характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
- 9 - допсоглашения к договору;
- 10 - примечания.
Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.
Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:
Как определяются сроки хранения журнала?
Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.
О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из .
Итоги
В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.
