Эта статья призвана объяснить суть метода кайдзен и принципы его реали­зации на практике. Для того чтобы стать успешной, организация должна постоянно работать над повышением качества товаров и услуг, управлять ценами и системой поста­вок. Ужесточение конкуренции побуждает компании совершенствовать свою деятельность, добиваться превосходства над соперниками. Многие менедже­ры рассматривают непрерывное оценивание и совершенствование как важ­ный инструмент для развития и поддержания подобных преимуществ, и метод кайдзен представляет собой один из основных такого рода инструментов.

В переводе с японского «кайдзен» означает «улучшение», а точнее «кай» - «изменение», а «дзен» - «хороший» или «в лучшую сторо­ну». «Кайдзен» представляет собой «непрерывное улучшение личной жизни, домашних условий, социальной жизни и рабочей обстанов­ки» (Imai, 1988). На практике это означает непрерывное улучшение, поиск небольших усовершенство­ваний при сокращении непроизво­дительных затрат времени.

Японский метод кайдзен — это целая философия, которая вдохновляет сотрудников компании на введение усовершенствований. В процесс поиска непрерывных преобразова­ний следует привлекать весь персо­нал - от менеджеров старшего зве­на до младших сотрудников. Работ­ники принимают активное участие в этом процессе не только из-за финансового вознаграждения, хотя оно и является частью обязатель­ной программы, но прежде всего они руководствуются творческими порывами по совершенствованию стиля работы и качества продук­тов и услуг.

В результате после­довательного применения метода кайдзен большое число способов и принципов преобразуются в завершенную систему, основанную на философии усовершенствования. В данном случае под улучшением понимается способ существования, а не просто результат применения отдельных методик. С помощью этой философии формируется мораль­ный облик служащих, представление об авторитетности и самоуважении. Компания оказывается в выигрыше, поскольку мотивация сотрудников повышается, улучшаются финансо­вые показатели работы компании вследствие повышения эффектив­ности труда. Клиенты получают не­сомненную выгоду от более качест­венных товаров или услуг.

Преимущества метода кайзден

• Все функции организации находятся под постоянным контролем
• Оценивается рабочая деятельность служащих, которые лучше справляют­ся со своими повседневными обязанностями
• Улучшается моральный облик сотрудни­ков и повышается заинтересованность в результатах труда.
• Исключаются непроизводительные за­траты времени в организации, повы­шается эффективность и сокращаются расходы
• Улучшается качество продуктов и обслу­живание, обеспечивается непрерыв­ный мониторинг

Порядок действий при внедрении метода кайдзен в бизнесе

#1 Составьте представление о методе кайдзен. В соответствии с методикой кайд­зен следует учитывать три ключевых момента.

• Непрерывное совершенствование системы гарантирования качества, что позволяет удовлетворять запросы клиентов
• Постоянная работа над улучшением системы управления стоимостью для удержания продукта либо услуги в цене, привлекательной для клиента
• Непрерывное усовершенствование сис­темы доставки для своевременного удов­летворения требований клиентов

Эти положения метода известны, как «КСД» - качество, стоимость, доставка.

#2 Определите корпоративные цели. Для создания в компании атмосфе­ры, присущей кайдзен, необхо­димо единодушие в среде топ-ме­неджеров. «Без этого вам лучше вовсе не думать обо все целиком» (Имаи). Метод кайдзен вводит­ся как средство достижения бизнес-целей. Для работы над бизнес-про­граммой компании топ-менедже­ры и советники должны руководс­твоваться результатами . Они должны оценить рабо­ту существующих систем и структур в связи с поддержанием межфункциональных целей и планировать необходимые изменения в органи­зации, вести общее планированиеи выполнять контроль, вести прак­тическую деятельность.

Именно вы­сшее руководство устанавливает це­ли на ближайшие пять лет; с учетом тематики собраний эти цели следует согласовать и обнародовать. За­тем представители топ-менеджмен­та должны продемонстрировать по­ложительное отношение к мето­ду кайдзен как к корпоративной стратегии, свое согласие с приня­той идеологией работы компании по достижению функциональных целей в таких областях, как качест­во продукции и уровень ее стоимос­ти, обеспечение программы ресур­сами и озвучивание успехов в пре­образованиях.

Метод управления кайдзен часто вводит­ся в организациях как предпосылка обращения к всеобщему управле­нию качеством (читайте также 14 принципов управления качеством по ). В подобных случаях можно достичь повышения общего уровня качества, таким об­разом борьба за его улучшение ста­нет частью организационного пла­нирования. При стремлении реали­зовать идеи кайдзен попробуйте оценить:

• насколько успешной была инициатива по усилению работ над качеством;
• имеется ли всеобщее понимание клю­чевого значения подобных работ;
• можно ли сделать достоянием гласности полученные усовершенствования;
• что сотрудники думает об уровне качес­тва товаров и услуг.

#3 Планируйте программу кайдзен. Хорошее планирование программы часто делится на три сегмента, три различных уровня: ориентирован­ный на менеджмент, на группу и на сотрудника метод кайдзен.

• В ориентированном на менеджмент методе кайдзен внимание фокусиру­ется на наиболее важных стратегичес­ких понятиях, процессах и системах.
• Ориентированный на группу метод кайдзен основывается на активности небольших групп сотрудников, использующих для решения проблем статисти­ческие инструменты.
• Ориентированный на сотрудника метод кайдзен базируется на предположе­нии о том, что каждый сотрудник может работать более умело и вносить вклад в процесс усовершенствований.

Каждый сегмент требует особо­го внимания, если в них применя­ется различный менеджмент, а со­трудники имеют различные спо­собности.

#4 Распределяйте ресурсы. Представители высшего руко­водства компании должны указы­вать общее направление процесса преобразований, проводить менедж­мент для реализации программы, вводить обучение для каждого сотрудника. Они должны быть готовы к распределению фондов (как и дру­гих ресурсов) для поддержки этого начинания.

#5 Разработайте план обучения персонала. Продумайте требования к уровню подготовки служащих. Минимальные требования метода «кайдзен» заключаются в представлении о не­прерывности процесса совершенствования, овладении смежными специальностями и методами реше­ния проблем. Вместе с работниками отдела по повышению квалифика­ции сотрудников либо с консультан­том сформируйте план обучения персонала.

#6 Учитывайте мнение сотрудников. Включайте в процесс планирования представителей всех функциональ­ных подразделений и уровней орга­низаций. Метод «кайдзен» вносит изменения в культурную среду ком­пании, расширяет круг служебных обязанностей. У сотрудников фор­мируется чувство собственников, что существенно помогает в процессе преобразований. Проводите рабо­чие совещания, брифинги, издавай­те бюллетени для распространения идей метода кайдзен.

#7 Обращайте пристальное внимание на обучение персонала, совершенствование, основанное на принципах «четырех Р» . Принципы «четырех Р» означают следующее.

Контроль процесса. Менеджмент процессов гарантирует постоянный и уверенный рост эффективности.

• Идентифицируйте варианты и их при­чины.
• Обращайте внимание на то, что можно изменить.
• Учитывайте случайную вариацию.
• Подготавливайте обзоры по вопросам, связанным с преобразованием про­цессов, при необходимости используйте широкий диапазон методик по усовер­шенствованию аналитического и качес­твенного аспектов - блок-схемы, при­чинно-следственные диаграммы (или диаграммы «рыбьего скелета»), модели процессов, аудит и изучение возмож­ностей процесса.

Идентификация проблемы. Оши­бочное представление о причинах раз­ных вариаций процесса может при­ вести к неправильной идентификации проблем. Используйте широкий диа­пазон методов (аудит систем качества, анализ рекламаций клиентов, стои­мость качественного обучения, оценка качества, анализ целей подразделений, обзоры, составленные по оценкам служащих и клиентов), которые поз­волят вам верно определить проблему.

Устранение проблем. В процессе работы обращайтесь к инструмента­рию по решению проблем (диаграм­мы Парето, причинно-следственные диаграммы, гистограммы, контроль­ные графики и диаграммы, а также точечные диаграммы). Тестируйте полученные решения для того, что­бы проверить их правильность, пре­дотвратить возникающие проблемы и устранить негативные последствия. После того как данные собраны и по­лучено представление о динамике изменений, примите решение.

Неизменность. Совершенствова­ние должно происходить непрерыв­но, необходимо контролировать, чтобы изменения и улучшения стали постоянными. Для этого удобно ис­пользовать такие процессы, как раз­вертывание политики, обзоры всеоб­щего управления качеством и усиление работы над повышением качества товаров или услуг. Менед­жерам высшего звена нужно регу­лярно посещать совещания группы по совершенствованию качества, поддерживать атмосферу согласия и поощрять творческую инициативу.

#8 Внедряйте рационализаторские предложения. Привлечение сотрудников является интегральной частью индивидуаль­но ориентированного метода «кайд­зен». Схема подачи рационализатор­ских предложений - отличный спо­соб увеличить вклад служащих. Будьте готовы выслушать все пред­ложения. Оцените усилия сотрудни­ков и предложите поощрения попредварительно согласованным кри­териям.

Вам знакома ситуация, когда из десятка способов повышения эффективности вы не выбрали для себя ни одного?

Если да - это статья для вас. Прочитав ее, вы узнаете несколько простых и эффективных приемов, способных кардинально изменить вашу жизнь. Результаты гарантированы полувековым опытом корпорации Toyota.

Японская система управления Кайдзен основывается на небольших, но постоянных улучшениях. Как говорят японцы, «маленькие капли создают могучий океан». Точно так же маленькие, но постоянные улучшения приведут вас к большим переменам.

Мой опыт применения Кайдзен в бизнесе дает превосходные результаты. Поэтому мне захотелось применить эту методику к себе. Поиск в интернете не дал результата, я не нашел сколько-нибудь достойную адаптацию.

Оказалось, что системно никто не использует Кайдзен для повышения личной эффективности. Разрозненные советы по уборке и хронометражу не в счет. Поэтому я начал строить систему сам.

Эффективность на работе

В начале карьеры консультанта мне катастрофически не хватало новых знаний. Учиться нужно было много и быстро. Чтобы организовать процесс качественно, я зарезервировал в Outlook один час для обучения и составил список необходимых инструментов.

Свое продвижение к цели я обозначал цветом. Постепенно мой список расцветал зеленым, а мотивация к освоению сложного материала только усиливалась.

Вторым шагом стало увеличение личной эффективности на работе. Есть в Кайдзен такие понятия как «ценность и потери».

Ценность - это все действия, которые продвигают вас к результату, все остальное «потери».

Для примера разложим на этапы простейший процесс «выпить воды»: встать, взять стакан, налить в него воды, поднести ко рту, сделать несколько глотков. Так вот, во всем этом процессе «ценностью» является лишь последний этап - «сделать несколько глотков».

Остальные действия - это «потери» (сокращаемые или не сокращаемые).

По моей оценке и оценке специалистов Kaizen Institute Russia , эффективность бизнеса на постсоветском пространстве равна 5-10 %. То есть, за свой рабочий день сотрудники приносят пользу себе и компании только час. Все остальное время они выполняют никому не нужную работу.

И это не потому, что люди ленивые - работать в таком режиме их заставляет внутренняя система.

Для начала я определил, что для меня является «ценностью».

Чтобы проверить, правильно ли вы определили ценность, спросите себя: «Если я буду делать это действие весь день, заработаю ли я больше денег? Сделаю ли я себя лучше, захвачу ли мир»?

Ответ положительный? Поздравляю, вы нашли свою «ценность»!

Моя «ценность» - клиентские семинары и Kaizen-проекты. На них я трачу примерно половину своего времени, и меня это полностью устраивает.

Получилось, что «Ценности» в моем процессе - всего 7-10 %. Вам знакомо ощущение, когда весь день вы усердно работали, а к вечеру и вспомнить нечего? Так вот, у меня именно так и было.

Чтобы исправить ситуацию я составил список дел, которые приносят «ценность» в период подготовки и список «потерь» (в таблице внизу страницы есть его краткий вариант).

Как заставить стратегию работать

Когда управление текущими делами наладилось, пришло время взяться за стратегию. Если хотите связать ваши долгосрочные цели с текущими делами, этот способ - то, что вам надо.

На Toyota разработана специальная A3-Х-матрица. А3 - это формат листа, а буква «Х» означает тип матрицы, на которой составляют стратегические планы. Японцы считают, что листа А3 достаточно, чтобы разработать бизнес-план по открытию нового завода или написать годовой отчет. Никаких многостраничных томов, лишних цифр и бездарно потраченного времени!

Чтобы было понятно, как это работает, взгляните на урезанный вариант моей матрицы по стратегической цели на 2013 год «Здоровое и сильное тело»:

Когда тактики и процессы определены, я визуализирую движение к цели различными способами.

Визуализация

Визуализация - это управление процессами и людьми с помощью изображений, знаков, разметки, света, цвета и т. д. Считаю, что это самый эффективный способ организовать людей!

Не верите? Тогда посмотрите на дорожные знаки, разметку и подумайте: сколько миллионов людей подчиняются ей каждый день?

Принцип визуализации - наиболее простой и сильный метод влияния. Поэтому я часто рисую на работе и дома. Картинка позволяет быстро донести ключевую мысль и лучше запоминается.

Однажды мою дочку спросили в садике: где работают твои родители? И она не знала что ответить. С мамой было все просто - она продает окна. А вот профессия папы (кайдзен-консультант) никак не запоминалась.

А вот так дочь училась чистить зубы два раза в день. Чтобы заинтересовать ребенка, я повесил этот шаблон и включаю таймер обратного отсчета времени.

Дочь видит, сколько времени нужно шоркать щеткой (понятное и ограниченное количество времени), а в конце еще и солнышко разукрасить дадут.

Принцип Парето

Также мне нравится принцип Парето 80/20. Это, конечно, не японская разработка, но японцы охотно используют ее для фокусировки на главном.

Согласно этому принципу, мир не линеен и несправедлив. Что-то малое всегда создает/влияет на что-то большое.

Я пересмотрел свое отношение к вопросу чтения и саморазвития. Раньше читал все подряд.

Информации скапливалось много, но часто ее было некуда применить. Принцип Парето позволил мне сфокусироваться на темах, которые соответствуют моим долгосрочным целям.

Вот что я сделал:

1. Выписал в MindMap все книги из своей библиотеки на разных носителях. Когда увидел весь перечень, стало понятно, что я покупаю книги, которые смогу прочитать только в следующем году.

2. Сопоставив имеющиеся книги с целями, составил список литературы, которая максимально быстро продвинет меня к их достижению.

3. Выписал в Evernote книги, которые хочу прочесть, и стал отмечать их наличие, прочтение. Составил итоговую MimdMap по результатам прочтения.

Также я изменил отношение к работе со списками.

Раньше выписывал в ежедневник или Evernote перечень задач на день и приступал к его выполнению.

Сейчас выделяю три самых важных дела дня (недели, месяца и года), которые принесут мне максимум пользы. А потом накидываю список второстепенных дел, которые тоже нужно делать.

Это позволяет фокусироваться на самом главном. Я сознательно ограничиваю себя тремя задачами, В противном случае распыляюсь и вязну в текучке. Поэтому сначала делаю первые три пункта, а потом все остальное.

Работу с задачами веду в Evernote, так как он у меня везде (телефон, планшет, ноутбук).

Чистота и порядок

Порядок я любил всегда. Но только после знакомства с Кайдзен смог доказать на цифрах, что чистота и удобство экономически выгодны и человеку, и компании.

Наведением порядка на рабочем месте я «закрываю» трудовой день и переключаюсь на вечерний отдых. Утро всегда приятно начинать с идеальной чистоты.

Уборка - это ритуал, который приносит массу удовольствия. Ведь это же так просто: наведи идеальный порядок один раз, а потом каждый день его поддерживай.

В нашей семье по выходным принято делать домашнюю уборку. Раньше мы с женой часто спорили, кому что делать. В какой-то момент мы осознали, что жену не устраивает, как я пылесошу, а мне не нравилось, как она прибирает вещи (потом ничего не найти).

Мы поделили эти дела. Сейчас я с большим удовольствием расправляюсь с пылью и раскладываю все по местам. А жена отвечает за чистоту пола и ванной.

Заключение

Кайдзен - самый простой и быстрый способ сделать свою жизнь интересней и результативней. Не верите? И правильно делаете. Все идеи нужно проверять!

Предлагаю четыре простых способа проверить на себе волшебную силу Кайдзен. Для этого вам нужно десять дней подряд применять хотя бы один из предложенных вариантов. Полученные результаты выкладывайте в сеть и/или присылайте мне.

• Вариант 1

Письменно отвечайте на три простых, но важных вопроса:

1. Что я узнал /сделал нового за сегодня?

2. Как я могу стать лучшим в моей сфере? Как я могу стать более эффективным?

3. Что я могу сделать завтра, чтобы принести большую пользу себе и другим?

Полученные ответы обязательно внедряем в жизнь.

• Вариант 2

Кайдзен технология (Kaizen, яп. непрерывное улучшение) - комплексная концепция, охватывающая философию, теорию и инструменты менеджмента, позволяющая достичь преимущества в конкурентной борьбе на современном этапе. В практике системы менеджмента это понятие имеет синоним - непрерывный процесс совершенствования (нем. - KVP, Kontinuierlicher Verbesserungs Prozess, англ. - CIP, Continuous Improvement Process ).

В экономическом смысле концепция относится к действиям по непрерывному улучшению всех функций предприятия, от производства до менеджмента. Кайдзен - понятие, производное от японских слов kai = изменение, и дзен = хорошо или к лучшему. Кайдзен был введен вначале на нескольких японских предприятиях во время восстановления экономики после Второй мировой войны и с тех пор распространяетсяна предприятиях всего мира. Самое известное практическое приложение данной концепции было разработано для японской корпорации Toyota Motor Corporation. Она лежит в основе метода Всеобщего менеджмента качества (англ. - TQM, Total Quality Management ) и включает в себя мероприятия по предотвращению расточительства, потерь, а также инновационную деятельность и работу с новыми стандартами.

Идеи системы кайдзен изложены Масааки Имаиа в одноименной книге, которая вышла в свет в Англии в 1986 году. Основные из них:

• «Кайдзен исходит из того, что нет предприятия без проблем. Кайдзен помогает решить эти проблемы путем развития такой культуры труда, когда каждый работник не штрафуется за проблему, а ручается, что ее не будет».
• «Кайдзен-стратегия основывается на признании того, что менеджмент, целью которого является получение прибыли, должен ставить своей задачей удовлетворение клиента и его требований».
• «Кайдзен - это стратегия совершенствования, ориентированная на клиента».
• «Кайдзен исходит из того, что вся деятельность предприятия в итоге должна вести к повышению удовлетворенности клиента. При этом различается философия внутреннего и внешнего клиента».

При непрерывном процессе улучшений (НПУ) в центре находится человек со способностями и знаниями, которые являются самым важным капиталом компании. К этому можно добавить положительное восприятие организацией проблем, так как они являются стимулом к улучшениям. На первом плане стоит вопрос не о виновниках проблем, а общие усилия по их фундаментальному решению. Не наказание за ошибки прошлого, а возможности улучшения в пользу общего будущего должны руководить мышлением компании. Желание познавать настоящие проблемы и надолго их устранять является решающим!

Таким образом, команда сотрудников рассматривается как источник мотивации, идентификации, ментальной энергии, синергии и растущей креативности. НПУ обозначает непрерывную, систематическую и последовательную работу по:

• установлению и преследованию целей,
• устранению помех,
• поиску возможностей улучшения,
• предотвращению расточительства с помощью всех сотрудников на всех уровнях, во всех отделах, цехах и офисах.

Непрерывный процесс совершенствования

Непрерывный процесс совершенствования - это не только изучение новых методов и инструментов, но и иная форма сотрудничества. Больше самоорганизации на местах с помощью способных сотрудников, больше личной ответственности всех участников, больше развития инновационного потенциала на предприятии. Причем, дополнительное значение приобретают требования к менеджменту. Наряду с профессиональной и методической компетенцией, успех зависит от наличия у менеджеров социальной компетенции. Процесс изменения взглядов происходит «сверху вниз», и, лучшей гарантией успеха посредством НПУ, является образцовый лидирующий менеджмент. Необходимые изменения в подходе к работе проводятся менеджментом, показывая пример сотрудникам, которые познают эти изменения и перенимают их. Экономическими и социальными целями процесса кайдзен являются цели, приведенные на схеме 1.

Схема 1. Цели непрерывного улучшения.

Стремление к совершенству достигается разнообразными методами, важнейшие из которых представлены на схеме 2.

Схема 2. Применение методов в концепции кайдзен.

На предприятиях, использующих технологию кайдзен, непрерывный процесс совершенствования составляет важнейшую часть функционирования производственного менеджмента. Он охватывает:

• организацию (организационную структуру, распределение ответственности, координацию, механизм контроля);
• управление (разграничение целей, выбор тематики, формирование команды);
• квалификационные мероприятия (поведенческий тренинг, методический тренинг);
• систематику (регулярность, документирование, охват рабочих бригад, инструменты);
• поощрительная система (поощрение рационализаторства, специальные системы морального и материального поощрения).

Kaizen в немецкой фирме Siemens

В немецкой фирме Siemens внедрение концепции непрерывного совершенствования осуществляется под лозунгом «Кто перестал становиться лучше, тот перестал быть хорошим!». А для всех сотрудников рекомендованы правила успешного проведения улучшений:

• Будьте готовы отказаться от Вашего традиционного мышления.
• Подумайте над тем, как можно что-то сделать и не спрашивайте, почему это не может быть сделано.
• Никаких отговорок! Поставьте все бывшее под вопрос.
• Лучше 50 % решения сразу, чем 100 % решения никогда!
• Исправляйте ошибки сразу.
• Ищите решения, которые стоят как можно меньше!
• Способность решать проблемы изначально развивается из проблемы.
• Задавайте вопросы много раз и узнайте, что является истинной причиной проблемы.
• Десять человек решают проблему лучше, чем один специалист.
• У НПУ нет конца!

Японцы всегда последовательны. У них считается почетным довести дело до совершенства. Даже если ты дворник, не жалуйся на судьбу, а шлифуй свои навыки. Японцы не меняют места работы в поисках идеального, они могут воплотить свои мечты в реальность где угодно. Всё дело в подходе. И он называется кайдзен.

Почему бы не поучиться у японцев и не попробовать их метод управления? Мы адаптировали информацию так, чтобы вы могли применить знания и за пределами офиса.

Анализируйте свою деятельность, внося изменения в процесс. Таким образом вы будете постоянно улучшать методы своей работы. Это верный путь, потому что цель кайдзен - постоянное совершенствование.

Жизнь

Принцип кайдзен подходит для любой сферы. Например, вы хотите начать вести здоровый образ жизни.

1. Аккуратность

Выделите полчаса, когда вас ничто не будет отвлекать. Сядьте, поделите листочек на две части и запишите в одну колонку всё, что вам мешает, а во вторую то, что помогает.

2. Порядок

Составьте , в которое включите всё полезное: прогулка в обед, скандинавская ходьба в парке, езда на велосипеде. Также вы можете просто сделать список тех вещей, которым вы должны уделить внимание. Например, сформируйте график отказа от вредной пищи и включения в рацион полезных продуктов. Делать это нужно постепенно, иначе организм взбунтуется, требуя дозу простых углеводов, к которой он привык.

3. Чистота

Поддерживать чистоту очень важно, какие бы цели вы ни ставили перед собой. В захламленном помещении человек теряет нужный настрой. К тому же уборку можно превратить в подготовительный этап физической нагрузки. Или сделайте из неё медитативный процесс, когда нужно сосредоточиться исключительно на физических действиях и полностью очистить голову от мыслей.

4. Стандартизирование

А теперь пришло время превратить все изменения в систему. Просто придерживайтесь графика, и он станет основой вашего образа жизни.

5. Дисциплина

Следите за собой и избавляйтесь от тяги к старым привычкам. Поначалу дается нелегко: вокруг столько соблазнов, что удержаться трудно. Совершенствуйтесь, находя новые способы сделать свою реальность лучше.