Выдача копии трудовой книжки работнику по тк. Выдаем копии трудовой в срок

Здравствуйте. Живу в Перми, но официально работаю на Москву. Трудовая книжка там в организации. Вчера попросил отправить мне копию трудовой с печатью и справку 2НДФЛ. На что мне сказали что-то невразумительно про то, что я в прошлом году уезжал в Германию и просил трудовую. На самом деле, я ездил к родственникам и нужно было показать трудовую в посольстве для перестраховки. Но в итоге всё обошлось и трудовая не пригодилась. Так вот меня вроде как уволили и дать справку не могут, ибо я официально не работаю уже год (!!!). Я вообще по нятия об этом не имел. Так вот что делать в данной ситуации? Могут ли меня восстановить задним числом и вернуть мне утраченный трудовой год? Могут ли вообще уволить заочно, чтобы работник был в неведении? Помогите пожалуйста.

Ответ

Здравствуйте, Николай. По состоянию на момент оказания настоящей консультации в действия работодателя не содержится нарушения ст.62 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрена обязанность работодателя выдать работнику документы, связанные с работой.

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Обратите внимание на то, что ст.62 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя выдать документы работнику по письменному заявлению последнего. В связи с этим о неправомерности отказа работодателя в выдаче документов можно судить лишь в случае, если вы обратитесь к работодателю с письменным заявлением и работодатель в установленный срок не выдаст запрашиваемые документы.

Относительно вашего возможного увольнения. В данном случае увольнение выступает (является) мерой дисциплинарного взыскания, порядок применения которого установлен ст.193 Трудового кодекса РФ. Так как вы не знали о том, что трудовой договор с вами расторгнут, следует вывод, что работодателем была нарушена ст.193 Трудового кодекса РФ, следовательно расторжение с вами трудового договора неправомерно. Увольнение может быть оспорено вами в районный (городской) суд. Срок обращения в суд составляет 1 месяц со дня вручения вам копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки.

Узнайте, в каких случаях может понадобиться выдача копии трудовой книжки в 2016 году, как правильно заверить копию трудовой, должен ли работник подавать заявление на получение копии, а также как заверить копию трудовой книжки сотрудника, который вышел на пенсию или уволился из организации.

Из этой статьи вы узнаете:

зачем сотруднику может понадобиться копия трудовой;
как оформляется процедура выдачи копии трудовой книжки;
каким образом заверить копию трудовой для работающего и для уволенного сотрудника.

Копия трудовой книжки выдается работодателем по требованию работника в течение трех дней с момента обращения. Статьей 62 Трудового кодекса РФ закреплен порядок выдачи сотрудникам копий любых документов, связанных с работой (к ним относятся не только трудовая книжка или справка о заработной плате, но и ряд приказов, например, о приеме на работу, об увольнении или переводе на другую должность). Согласно законодательным требованиям, все копии выдаются безвозмездно и заверяются надлежащим образом. Отказать сотруднику в их выдаче работодатель не имеет права.

Когда может понадобиться копия трудовой книжки?

Трудовая книжка — важный документ, оригинал которого выдается на руки работнику только при увольнении. Но в жизни часто возникают ситуации, связанные с необходимостью ознакомления третьих лиц с содержанием трудовой — например, при оформлении кредита или для получения визы.

С помощью трудовой книжки можно подтвердить трудовой стаж, профессиональный опыт, наличие постоянной работы. Оформление субсидии на оплату коммунальных услуг, усыновление ребенка, покупка жилья в ипотеку, получение заграничного паспорта и другие юридические процедуры обычно сопровождаются проверкой трудового статуса, поэтому работнику приходится обращаться за документами в отдел кадров.

Поскольку оригинал вплоть до момента прекращения трудовых отношений должен оставаться у работодателя, вопрос решается довольно просто: производится выдача копии трудовой книжки. Если копия отражает содержание всех заполненных страниц оригинала и по всем правилам заверена работодателем, сотрудник может использовать такой документ для подтверждения наличия постоянной работы.

Оформление заявления на выдачу копии трудовой

Обратите внимание: часть первая статьи 62 Трудового кодекса содержит прямое указание на письменное заявление работника о выдаче необходимого документ. Обязанность работодателя по выдаче соответствующего документа возникает с момента подачи такого заявления. В дополнение к соблюдению требований законодательства такой подход позволяет упорядочить документооборот и избежать претензий со стороны сотрудников, считающих, что работодатель затягивает сроки выдачи трудовой книжки.

Заявление пишется на имя руководителя и составляется в свободной форме: сотрудник указывает причину, по которой возникла необходимость в получении трудовой, проставляет текущую дату и заверяет документ личной подписью. Сотрудник отдела кадров ставит на заявлении дату его поступления и также расписывается. Это необходимо для того, чтобы проследить за соблюдением установленного законом трехдневного срока выдачи необходимого работнику документа.

Руководитель издает приказ о выдаче копии, ссылаясь на заявление и указанные сотрудником причины запроса. Ответственность за своевременное завершение процедуры возлагается на человека, в обязанности которого входит заполнение документов о трудовой деятельности (чаще всего — кадровика или бухгалтера организации). После регистрации приказа необходимо сделать копию, заверить ее и передать работнику.

Но даже заверенная надлежащим образом копия трудовой действительна в течение ограниченного срока: некоторые банки требуют переоформить документ, если с момента его выдачи прошел месяц (а в некоторых случаях, если речь идет о кредите на солидную сумму — две недели). А если после получения копии работник успел уволиться или перевестись на другую должность, документ автоматически считается недействительным, и его снова приходится переоформлять. Поэтому обязательно указывайте на заверенной копии трудовой книжки дату выдачи.

Как заверить копию трудовой книжки бывшего сотрудника?

Когда производится выдача копии трудовой книжки работнику, который уже уволился или вышел на пенсию, процедура оформляется в несколько ином порядке. Сначала по стандартной схеме копируются и заверяются все страницы трудовой, а затем на последнем листе делается запись о том, что предъявитель копии уже не работает в организации (с указанием причины увольнения).

Обычно выдача копии трудовой книжки в таких случаях производится по последнему месту работы. Но если нет возможности обратиться к работодателю (например, компания была ликвидирована или упразднена в результате реорганизации), делается копия трудовой, находящейся на руках у работника после увольнения, после чего документ заверяется в любой нотариальной конторе.

Сотрудник организации обратился с требованием выдать ему копию трудовой книжки и справку о зарплате. Он собирается оформить пособие в органе социальной защиты населения по месту жительства. Работник хочет получить копию и справку сразу же в день обращения. Однако специалиста, который занимается заверением документов, на месте нет. В какой срок можно удовлетворить требование работника, не нарушив срок выдачи копии трудовой и справки.

Обязанность работодателя

Работодатель должен удовлетворить просьбу работника и выдать ему заверенную копию и другие документы, связанные с работой (ст. 62 ТК РФ, п. 7 правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако день в день делать это не обязательно. Выдача заверенных документов сразу же после обращения сотрудника – это право, а не обязанность организации. Ведь законодательство устанавливает трехдневный срок выдачи копии трудовой книжки. Что касается справки о зарплате – срок выдачи этого документа тот же.

К сведению

К документам и копиям документов, связанных с работой, относятся: трудовая книжка, копии приказа о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о зарплате, справки о страховых взносах и т.д. Все эти документы перечислены в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Течение срока

Отметим, что течение срока подготовки запрошенных работником документов начинается со дня получения письменного заявления от сотрудника. Отсчитав три дня от этой даты, кадровику станет понятно в какой срок выдать копию трудовой. Добавим, что такое заявление может быть оформлено в произвольной форме. Образец заявления выглядит так.

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

если работник обратился в банк за кредитом;
при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
при усыновлении ребенка;
при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения. Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенную директором организации копию трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления).

Эта операция осуществляется бесплатно. Однако работодатель вправе потребовать от заявителя компенсацию затрат на изготовление дубликата.

Заявление, причем только письменное

Согласно части 1 статьи 62 трудового законодательства РФ, выдача копии трудовой книжки осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением. В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа. Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации. Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

Пример заявления (docx, 13 кб)

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации. Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

Копия обычно считается действительной на протяжении одного месяца, иногда – двух недель, если дело касается больших кредитов в банке.

Отдельные случаи

Если востребованный дубликат сотрудник получил до того, как уволиться или выйти в отставку, данный документ будет считаться недействительным и его необходимо будет переоформить. В этом случае порядок выдачи копии тот же, с той лишь разницей, что на последней страничке записывается: предъявитель сего уже не является работником данной организации. Тут же указываются причины увольнения.

А может случиться так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и ему просто некуда обратиться со своей проблемой. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.