Организация учета и отчетности по кадрам

Оценка эффективности работы кадровых служб*

Нормативная база

Порядок оформления и учета отпусков.Отпуск оформляют в отделе кадров. Согласно графику рабочие и служащие за две недели получают записку

о предоставлении отпуска, согласуют дату отпуска с руководителем подразделения

и возвращают бланк записки об отпуске с его подписью в отдел кадров. Работник отдела кадров вносит записи об очередном отпуске в личную карточку и журнал учета отпусков. Затем записку о предоставлении отпуска передают в бухгалтерию для расчета. На руководителей подразделений, а также материально ответственных работников кроме записки об отпуске оформляют приказ с указанием замещающих сотрудников. По окончании текущего месяца работник по кадрам, ведающий учетом отпусков, подводит итог количества работников, находившихся в различного рода отпусках, и составляет сводную справку.

Учет и ведение трудовых книжек рабочих и служащих осуществляются в поряд-

ке, предусмотренном инструкцией.

Учет награждений рабочих и служащих орденами и медалями, присвоения им почетных званий ведется в отделе кадров в специальном журнале. Поощрения объявляются в приказе или распоряжении, доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую книжку работника. Работники отдела кадров ведут также учет взысканий, которые объявляются в приказе (распоряжении) и сообщаются работнику под роспись. Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не заносятся. Журнал учета дисциплинарных взысканий ведется по следующей форме: номер по порядку; фамилия, имя, отчество; номер и дата приказа; должность и место работы; характер нарушения; вид и содержание дисциплинарного взыскания. Кроме журналов в личных делах по персональному учету кадров должны быть листы поощрений и взысканий, в которых отражается, за что и как поощрен или наказан работник.

Учет резерва кадров на выдвижение осуществляется отделом кадров посредством составления списков и картотеки резерва. Списки резерва составляются отдельно по каждой номенклатуре. Одновременно со списками на каждого работника, зачисленного в резерв, заводятся специальные карточки. Карточки учета резерва составляют картотеку резерва, внутри которой формируются разделы, соответствующие утвержденным номенклатурам должностей. Разделы резерва по номенклатурам, в свою очередь, делятся на группы по конкретному должностному признаку кандидатов на выдвижение. Например, в разделе картотеки “Номенклатура руководителя предприятия, организации” могут быть выделены следующие подразделы: резерв начальников цехов; резерв начальников отделов технического профиля; резерв начальников отделов экономического профиля и т. д. Карточки учета резерва помимо обязательных социально-демографических данных претендентов включают сведения о повышении их квалификации и общеобразовательного уровня, временном замещении других должностей, командировках и стажировках, выполнении специальных поручений, выполняемой работе и др. Списки резерва кадров на выдвижение составляются по приведенной далее форме.

Учет различных сторон управления кадрами на производстве предусматривает также составление различной текущей информации и государственной статистической отчетности.

При организации учета кадров с помощью подсистемы АСУ “Кадры” министерства и ведомства обеспечивают свои предприятия и организации специальными инструкциями, программами и положениями по составлению и обработке кадровой информации .

Обработка информации в подсистеме АСУ “Кадры” осуществляется в двух основных режимах:

1) по установленному графику с выдачей данных по табельному учету и данных для составления отчетности;

2) в запросно-ответном режиме по заявкам руководителей структурных подразделений.

Выдача персональных данных возможна в таких режимах:

♦ разделы личного листка по учету кадров (режим перечитывания);

♦ данные из личного листка по стандартным запросам (режим стандартного запроса);

♦ данные по произвольному набору кадровых показателей (режим нестандартного запроса);

♦ аналитические таблицы, включающие результаты расчетов по заданному алгоритму (режим вычисления);

♦ вводимые и корректируемые данные (режим ввода).

С помощью компьютеров можно решать также задачи АРМ “Кадры” (такие как подготовка различных справок для руководства предприятия, объединения, отрасли, государственной статистической отчетности, учет и анализ движения кадров, подбор кандидатур для выдвижения, направления на учебу, награждения и т. д.).

Дальнейшее развитие автоматизированных информационно-справочных систем по управлению кадрами на производстве вплотную подводит к созданиюэлектронной службы отдела кадров , которая позволит организатору кадровой работы получать в режиме диалога с компьютером любые необходимые сведения, содержащиеся в информационной базе.

Внедрение в практику кадровой работы современных средств и методов управления, оснащение кадровых служб необходимой компьютерной техникой, а также повышение роли отделов кадров в активизации человеческого фактора развития производства предусматривают также рациональную организацию рабочих мест

и создание лучших условий труда для работников кадровой службы. По мнению специалистов, рабочие помещения службы кадров в зависимости от характера выполняемых в них работ следует разделить на ф у н к ц и о н а л ь н ы е з о н ы:

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ

управления (рабочие помещения заместителя руководителя предприятия (организации) по кадрам, начальников отделов кадров, подготовки кадров и других руководящих работников кадровой службы);

ожидания (здесь посетители ожидают приема сотрудниками кадровой службы и одновременно получают первичную информацию о предприятии, при необходимости заполняют бланки кадровых документов);

работы с посетителями (включает зону рабочих мест инспекторов по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимой мебелью);

работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, обработки, хранения и выдачи документов и материалов);

контакта, или конфиденциального общения с посетителями(представляет собой изолированное помещение с интерьером, располагающим к доверительной беседе);

кодирования документов (предназначена для кодирования различной кадровой информации в условиях применения ЭВМ);

хранения документов (здесь находятся картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о кадровой работе и другая документация по кадрам).

Как показывают расчеты, оптимальный размер помещения кадровой службы на предприятии с численностью работающих до 3 тыс. человек составляет около 150 квадратных метров.

Оценка деятельности служб управления персоналом - это систематический и планомерно организованный процесс, направленный на соиз- мерение затрат и результатов, связанных с деятельностью кадровых

служб, а также на соотнесение этих результатов с итогами деятельности организации в целом . Оценка деятельности кадровой службы основывается на определении эффективности кадровой работы, направленной на достижение целей организации и качественное выполнение стоящих перед ней задач. Результаты оценки служат итоговыми индикаторами, фокусирующими внимание на основных проблемах управления персоналом (качество кадровой работы, удовлетворенность работников организации, исполнительская дисциплина, текучесть кадров и др.). Оценка деятельности кадровых служб опирается накритерии эффективности, выраженные в объективных показателях развития производства (табл. 15).

Количественная оценка деятельности кадровых служб предполагает точное определение издержек, необходимых для эффективной реализации фирменной кадровой политики. При этом следует учитывать расходы как на содержание персонала, так и на его пополнение и обучение. В составе затрат на содержание персонала выделяются различные группы основных и дополнительных расходов (рис. 19). Средние затраты на кадровые мероприятия, направленные на пополнение и обучение штата сотрудников организации, рассчитываются так :

* См.: Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1997. - С. 483-501.

Средние издержки на одного принятого работника

Средние затраты на обучение одного работника

Затраты на отбор персонала

Количество принятых работников

Общая стоимость обучения . Количество обучившихся

Таблица 15

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ

быстроты, качества и эффективности выполнения услуг кадровой службой;

оценки качества информации и профессионализма консультаций, выдаваемых кадровой службой руководителям организации.

Основными косвенными критериями эффективности деятельности службы управления персоналом являются показатели качества расстановки работников по рабочим местам (должностям), текучести и сменяемости кадров, состояния трудовой и исполнительской дисциплины, о чем шла речь в предыдущих главах.

Расходы на персонал

Основные

Дополнительные

на основании тарифов

социальные

и законодательства

Заработная плата:

Отчисления работодателя

Транспортные

сдельная и повременная

на социальное страхование

и страхование

Оклады штатных

от несчастных случаев

Оплата жилищно-

коммунальных услуг

сотрудников

Оплата отпусков, больнич-

ных листов, инвалидности

Оплата медицинско-

оздоровительных

совместителям

Техника безопасности,

организация производства

Обучение и повыше-

Прочие расходы

Премирование

ние квалификации

Прочие расходы

Рис. 19. Расходы на персонал

1. От правильной организации и наиболее оптимальной автоматизации процессов обработки и хранения кадровой документации во многом зависит эффективность всего процесса управления персоналом. Этому способ-

ствует создание современных рабочих мест работников по кадрам, а также их непрерывное профессиональное обучение.

2. Документы классифицируются по признакам происхождения, месту возникновения, срочности, гласности, форме, срокам хранения, стадиям издания и др. Каждый документ должен иметь основные реквизиты (назначение, автор, содержание, дата, подпись или утверждение).

3. Экспертиза документов - это определение их социального и иного значения

в целях отбора на хранение и установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов. Для этого на предприятиях и

в организациях создаются экспертные комиссии.

4. Документационное обеспечение управления персоналом - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации

кадровой работы в процессе осуществления различных управленческих функций. Документация кадровой службы включает три основные группы документов: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

5. Оценка деятельности кадровой службы основывается на качественном и количественном определении эффективности различных направлений кадровой работы, нацеленной на достижение целей организации и решение стоящих перед ней задач.

Вопросы и задания для повторения

1. Что необходимо для оптимальной организации делопроизводства кадровых служб в современных условиях?

2. Дайтеклассификациюнормативныхактовиназовитеосновныеклассификационные признаки документов.

3. Перечислите общие реквизиты документов и назовите конкретные реквизиты приказов по кадрам.

4. Дайте определение понятия “экспертиза документов” и опишите ее основные этапы. Какие документы по учету кадров являются первичными?

5. Назовите основные виды и формы организации учета и отчета по кадрам. Опишите процесс обработки кадровой документации с использованием ЭВТ.

6. С какой целью оценивается эффективность работы кадровых служб? Перечислите группы основных и дополнительных расходов на содержание персонала.

Литература

1. Венедиктова В. И. О деловой этике и этикете. - М.: Прогресс-Академия, 1994.

2. Войченко Е. Г. Планирование и организация работы отдела кадров. - К.: Выща шк., 1986.

3. Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе:

В 3 ч. - К.: ВЗУУП, 1990.

4. ГромоваО. Н., МишинВ. М. Организацияуправленческоготруда. - М.: Изд-воГАУ, 1993.

5. Егоршин А. П. Управление персоналом. - Н. Новгород: Нимб, 1997.

6. Ивановская Л. В., Свистунов В. М. Обеспечение системы управления персоналом на предприятии. - М.: Изд-во ГАУ, 1995.

7. Зайцев Г. Г., Файбушевич С. И. Управление кадрами на предприятии: персональный менеджмент. - СПб.: Изд-во УЭФ, 1992.

8. Научная организация труда в управлении производственным коллективом: общеотраслевые научно-методические рекомендации. - М.: Изд-во НИИТруда, 1991.

9. ПотеллоН. Я. Українськамоваіділовемовлення: Підручник. - 5-тевид. - К.: МАУП, 2002.

10. Пушкарев Н. Ф. Работа с кадрами: организационное и техническое обеспечение. - М.: Знание, 1986.

11. Рубан Г. С. Работа с кадрами на производстве. - К.: Тэхника, 1990.

12. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. - М.:

ИНФРА-М, 1997.

13. Шмидт Г. Основы кадрового планирования. - М., 1992.

14. Щёкин Г. В. Виды учета и отчетности в отделе кадров. - К.: Знание, 1989.

15. Щёкин Г. В. Организация делопроизводства отдела кадров. - К.: Знание, 1989.

16. Щёкин Г. В. Организация делопроизводства, учета и отчетности в кадровой службе. -

К.: МЗУУП, 1992.

17. Экономическая информатика и вычислительная техника: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 1993.

Документационное оформление трудовых отношений

Со всеми ли приказами по личному составу работник должен быть ознакомлен под расписку?

В. Тягачев, г. Воронеж

Обязательность ознакомления работников с приказами по личному составу, которые имеют унифицированную форму (о приеме на работу – Т.1, о переводе на другую работу – Т.5, о предоставлении отпуска – Т.6, о прекращении трудового договора – Т.8, о направлении работника в командировку – Т.9 и о поощрении – Т.11), предусмотрена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 No 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. В этих унифицированных формах содержится реквизит “Виза ознакомления работника”.

Среди других приказов по личному составу, не имеющих унифицированной формы, необходимо выделить приказ о применении дисциплинарного взыскания. Согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение 3 рабочих дней со дня его издания.

Что касается других неунифицированных приказов, то в законе нет прямого указания об ознакомлении с ними работников в письменной форме. Однако в связи с тем, что в приказах по личному составу затрагиваются принципиально важные для работника вопросы (например, присвоение разрядов, изменение анкетно.биографических данных и т. д.), представляется целесообразным предусматривать визу ознакомления работника в каждом приказе.

В.И. АНДРЕЕВА,

При увольнении работника по п. 1 ст. 77 ТК РФ составляется соглашение сторон об увольнении. Есть ли у этого документа унифицированная форма (типовая или примерная), где должен храниться этот документ, нужно ли заводить для него отдельное дело?

Менеджер по персоналу ООО “Стройоптторг”

Прежде всего необходимо отметить, что соглашение сторон не имеет унифицированной формы и разрабатывается каждой организацией самостоятельно в каждом конкретном случае. В то же время при составлении данного документа следует придерживаться общих требований, предусмотренных для документов данного вида. Так, в заголовочной части соглашения должны быть представлены следующие реквизиты: наименование вида документа, дата регистрации и регистрационный номер, которые указываются в соответствии с регистрационной книгой, место составления.

В оформляющей части соглашения указываются реквизиты сторон, их подписи, дата подписания, проставляется оттиск печати организации. Данное соглашение должно быть составлено в двух идентичных экземплярах, один из которых передается работнику (желательно под расписку в книге регистрации соглашений), а второй подшивается в личное дело работника (если оно заведено) или в отдельное дело “Документы – основания к приказам по личному составу” (при отсутствии личных дел).

В.И. АНДРЕЕВА,
канд. ист. наук, проф. кафедры трудового права Российской академии правосудия

Может ли работодатель проверить, реально ли работал человек на предыдущем месте работы (согласно записям, внесенным в трудовую книжку) или только числился там?

И. Матвеева, г. Истра

К сожалению, полномочий проверять такие сведения у работодателя нет. Эта информация относится к персональным данным работника, и получить ее можно только с письменного разрешения самого сотрудника. Проверять, работал ли фактически человек в данной организации или нет, могут только государственные органы: ПФ РФ и др.
Проверить, насколько эффективно человек работал в предыдущей организации, работодатель может, попросив у работника при приеме на работу рекомендации с прежнего места работы.

Однако при этом следует помнить, что отказать работнику в приеме на работу по причине отсутствия рекомендаций нельзя. Предоставить их – право, но не обязанность работника.

В.В. МИТРОФАНОВА,

В случае выявления неправильной или неточной записи на титульном листе трудовой книжки – ФИО и дата рождения – наш Пенсионный фонд требует, чтобы исправления производились администрацией того предприятия, где были внесены эти записи. А если предприятия уже просто нет, если это теперь другая страна и т. д.? Почему при наличии документов мы не можем внести эти исправления?

Инспектор ОК Кыштымского медеэлектролитного завода

Ваш Пенсионный фонд абсолютно прав. Он основывается на действу. ющих нормативных актах: постановление Правительства РФ от 16.04.03 No 225 “О трудовых книжках” и постановление Минтруда России от 10.10.03 No 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

Вносить исправления в титульный лист трудовой книжки может только тот работодатель, который впервые оформлял данную трудовую книжку для работника . В случае если эта организация ликвидирована, то внести исправления может правопреемник. Если правопреемника нет, необходимо взять соответствующие документы о том, что такой организации больше не существует, например, из местного архивного фонда; оттуда же нужно взять справку о том, что конкретный сотрудник действительно работал в данной организации (если предприятие ликвидировано, то документы по личному составу были переданы в ведомственный архив).

На практике здесь есть несколько сложных моментов. К сожалению, не все организации при ликвидации сдают документы по личному составу в ведомственный архив, некоторые просто бесследно исчезают.

В таком случае человеку необходимо обратиться в суд, где с помощью данных об отчислениях в фонды, на основании свидетельских показаний будет вынесено решение о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки. Тогда исправления будет вносить ваша организация как действующий работодатель на основании решения суда.

Необходимо обратить внимание: по правилам, если сотрудник при поступлении на работу предъявляет трудовую книжку, в которой данные ФИО и даты рождения не совпадают с аналогичными данными паспорта (или другого удостоверения личности), то кадровик не может принять такую трудовую книжку, формально считая, что она не принадлежит данному человеку.

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. экон. наук, директор Центра профессионального развития

Локальные нормативные акты

Необходимо ли согласовывать штатное расписание с председателем первичной профсоюзной организации или достаточно его утверждения руководителем организации?

ОК муниципального унитарного предприятия“Электротранспорт-2"

Форма Т-3 “Штатное расписание” утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 No 1. В ней отсутствует виза согласования с профсоюзной организацией и гриф утверждения ею, что фактически может быть трактовано как отсутствие требования обсуждения вопроса создания штатного расписания с председателем первичной профсоюзной организацией.

В указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации предусмотрено только требование о порядке утверждения штатного расписания приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом. Следует помнить, что полномочие по утверждению штатного расписания должно быть закреплено в письменной форме.

Тем не менее, если в организации считают целесообразным согласовать штатное расписание с профсоюзом, это можно сделать, добавив соответствующую визу согласования в форму Т-3.

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. экон. наук, директор Центра профессионального развития

Можно ли принять в штат инженера по обслуживанию компьютерной техники?

Черемховский горнотехнический колледж

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо знать, из каких средств финансируется ваша организация. Если она находится на самофинансировании, то штатное расписание вы (а точнее, планово-экономический отдел) разрабатываете самостоятельно и можете принимать в организацию всех специалистов, которые необходимы. Если же предприятие находится на бюджетном финансировании, то вопросы определения штатной численности и т. п., как правило, находят отражение в уставе (положении) об организации.

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. экон. наук, директор Центра профессионального развития

Квалификационные характеристики должностей специалистов

В чем состоит различие между должностями инспектора отдела кадров и специалиста ОК и каковы их должностные обязанности? Возможен ли перевод инспектора ОК на должность специалиста при наличии вакансии? Каким образом определяется вилка разрядов или диапазон разрядов?

Е.В. Богданова, с. Покровское

Приводим сравнительную таблицу должностных обязанностей инспектора по кадрам и специалиста отдела кадров.

Инспектор по кадрам	Специалист по кадрам
Должностные обязанности
Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также оформляет другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль засоставлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Составляет установленную отчетность	Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений. Контролирует установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников. Анализирует результаты аттестации работников и оценки их деловых качеств в целях определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля. Информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, за проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, а также подготовку документов для установления льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам. Следит за внесением соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия. Составляет установленную отчетность
Должен знать
Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия; порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия; порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам; порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности; порядок ведения банка данных о персонале предприятия; основы делопроизводства. Должен иметь навыки работы со средствами вычислительной техники, коммуникаций и связи; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда	Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров; положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний; порядок избрания (назначения) на олжность; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; порядок составления отчетности по кадрам; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; трудовое законодательство; правила и нормы охраны труда. Должен уметь работать со средствами вычислительной техники, коммуникаций и связи
Требования к квалификации
Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в т. ч. на данном предприятии не менее 1 года	Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы

Как видно из сравнительной таблицы, позиция инспектора по кадрам подразумевает по большей части исполнительские функции, а позиция специалиста – более высокий уровень принятия решения. Кроме того, должность инспектора отдела кадров не требует наличия высшего образования, а специалисту по кадрам обязательно нужно иметь диплом вуза.

Инспектора отдела кадров перевести на должность специалиста при наличии вакансии возможно по рекомендации аттестационной комиссии. Для специалистов по кадрам в пределах одной и той же должности предусматривается квалификационное категорирование по оплате труда. Внутридолжностные категории устанавливает руководитель органи. зации, учитывая степень самостоятельности работника при выполнении должностных функций, ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др.

Работники, в т. ч. инспектор отдела кадров, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных квалификационными требованиями по разрядам оплаты, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии в порядке исключения могут тарифицироваться так же, как лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы (п. 10 Общих положений Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 No 37).

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. экон. наук, директор Центра профессионального развития

Непрерывный трудовой стаж

Беременная женщина уволена в связи с ликвидацией организации. По истечении двух лет она родила второго ребенка. Какой период войдет в непрерывный стаж: только 3 года или весь период до достижения младшим ребенком трехлетнего возраста?

Менеджер по персоналу ФГУП “Краснокамская бумажная фабрика Гознака”

Судя по вопросу, читательница имеет в виду Указ Президента РФ от 05.11.92 No 1335 “О дополнительных мерах по социальной защите беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, уволенных в связи с ликвидацией организаций”. В пункте 1 этого Указа сказано: беременным женщинам и женщинам с детьми в возрасте до трех лет, уволенным в связи с ликвидацией организаций, у которых отсутствуют правопреемники, в случае невозможности подбора им подходящей работы и оказания помощи в трудоустройстве органами службы занятости, время со дня их увольнения до достижения ребенком возраста трех лет включается в непрерывный трудовой стаж для назначения пособий по государственному социальному страхованию. Поскольку непрерывный трудовой стаж учитывается только при оплате листков нетрудоспособности, то очевидно, что речь может идти лишь о пособии по временной нетрудоспособности.

Теперь попробуем разобраться с ситуацией, изложенной в письме. Скорее всего с женщиной в свое время был расторгнут трудовой договор согласно п. “1” ст. 33 КЗоТа РФ, когда первый ребенок еще не достиг возраста 3 лет. С тех пор женщина не работала, через 2 года родила второго ребенка и теперь хотела бы увеличить продолжительность своего непрерывного трудового стажа не только на тот период, который истек со дня увольнения до достижения первым ребенком 3 лет, но и на то время, в течение которого ее второй ребенок будет расти до 3 лет. Оснований для этого нет. В Указе Президента РФ от 05.11.92 имеются в виду лишь те дети, которыми женщины были беременны в момент расторжения трудового договора в связи с ликвидацией организации, а также дети в возрасте до 3 лет, имеющиеся у женщины на момент увольнения.

М.И. КУЧМА,

При исчислении непрерывного трудового стажа учитывается суммарная продолжительность стажа или указывается дата начала исчисления непрерывного трудового стажа? Включаются ли перерывы в работе в непрерывный стаж или все перерывы необходимо вычесть при его исчислении?

Т.В. Терехина, инженер по кадрам ЗАО МРК, г. Магнитогорск

По общему правилу в непрерывный трудовой стаж включаются лишь периоды работы по трудовому договору. Отдельные исключения из этого правила прямо оговариваются в законодательстве. Об одном из таких ис. ключений, установленных Указом Президента РФ от 05.11.92, уже говори. лось в ответе на предыдущий вопрос. Кроме того, необходимо обратить внимание на п. 8 Правил исчисления непрерывного трудового стажа рабо. чих и служащих при назначении пособий по государственному социально. му страхованию, утв. Постановлением Совмина СССР от 13.04.73 No 252, предусматривающий включение в непрерывный трудовой стаж иных пе. риодов общественно.полезной деятельности при соблюдении определен. ных сроков устройства на работу после окончания такой деятельности.

Периоды же, названные в Правилах, которые даются работнику для устройства на работу, в непрерывный стаж не входят; при подсчете не. прерывного трудового стажа время, в течение которого гражданин не работал, в расчет не берется.

В листках нетрудоспособности (как старого, так и нового образца бланка) следует указывать суммарную продолжительность непрерыв. ного стажа работы к началу трудоспособности: прописью указывается количество лет, месяцев, дней. Кроме того, необходимо указать дату и причину увольнения с предыдущего места работы.

М.И. КУЧМА,
канд. юрид. наук, зав. кафедрой права социального обеспечения Академии труда и социальных отношений, заслуженный юрист РФ

Социальное страхование и пенсионное обеспечение

Где можно найти информацию о том, как правильно заполнять листок нетрудоспособности (в т. ч. его обратную сторону)?

Н. Пономарева, “Аудит-Дело”

С I квартала 2004 г. начали изготавливаться новые бланки листка нетрудоспособности. По существу его лицевая сторона осталась без изменения. Корректировке подверглась оборотная сторона листка нетрудоспособности, поскольку изменился ряд правил исчисления и назначения пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Образец нового бланка дан в журнале “Нормативные акты для кадрови. ка”, 2004, No 4, с. 33–35. В этом же номере (с. 36) помещено письмо Фонда социального страхования России от 28.01.04 No 02.18/07565, где приведены правила заполнения оборотной стороны больничного листка.

Разобраться в правилах заполнения реквизитов листка нетрудоспособности вам помогут также Методические указания о порядке назначения, проведения документальных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятии мер по их результатам, утв. постановлением Фонда социального страхования РФ от 17.03.04 No 24.

Какие правовые последствия могут быть, если оплачен листок нетрудоспособности, в котором допущены ошибки при заполнении?

Н.Н. Серова, г. Санкт-Петербург

Перед тем как решать вопрос о назначении и исчислении пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам, необходимо обратить внимание на заполнение реквизитов лицевой части листка нетрудоспособности. В нем должны быть разборчивые записи медицинских работников, четкие печати, название или штампы лечебно-профилактического учреждения, а при выдаче листка нетрудоспособности врачом, занимающимся частной медицинской практикой, – его фамилия, номер лицензии на право осуществления экспертизы временной нетрудоспособности. Имеющиеся исправления должны быть заверены печатью лечебно-профилактического учреждения.

При наличии нарушений отделение (филиал отделения) Фонда социального страхования РФ принимает решение о непринятии к зачету производственных расходов либо принимает меры к лечебно-профилактическому учреждению, выдавшему листок нетрудоспособности с нарушением Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утв. приказом Минздравмедпрома России No 206, постановлением ФСС России от 19.10.94 No 21.

Как поступать в случае, когда работник не согласен со сведениями о стаже при оценке пенсионных прав застрахованных лиц?

Ю. Петров, г. Краснодар

Формы СЗВ.К, утв. постановлением Правления Пенсионного Фонда РФ от 21.10.02 No 122п, представляемые юридическим лицом, должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации. При этом согласно постановлению Правления Пенсионного фонда РФ от 01.10.03 No 139п “О порядке представления страхователями сведений о включаемых в трудовой (страховой) стаж периодах работы и (или) иной деятельности, которые приобретены всеми работающими у них застрахованными лицами до их регистрации в системе обязательного пенсионного страхования” каждый застрахованный должен ознакомиться со сведениями о своем трудовом стаже и подтвердить факт такого ознакомления личной подписью. Заполняется форма на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом в кадровую службу организации по месту работы для подтверждения трудового стажа. Кадровые службы и руководители организации должны провести работу по сбору документов, подтверждающих периоды работы, засчитываемые в трудовой стаж, который не отражен в трудовых книжках работников.

Территориальные органы осуществляют контроль за достоверностью сведений о трудовом (страховом) стаже, представляемых страхователями, путем проведения проверок и запроса дополнительных сведений. По требованию территориального органа страхователь представляет дополнительные сведения, в т. ч. подтверждающие трудовой (страховой) стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии, за периоды до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования работающих у него застрахованных лиц.

При обнаружении несоответствия между представленными сведениями о трудовом (страховом) стаже застрахованных лиц и результатами проверки территориальный орган уведомляет страхователя об имеющихся расхождениях и необходимости их устранения.

Страхователь в двухнедельный срок после уведомления территориального органа об имеющихся расхождениях между представленными сведениями о трудовом (страховом) стаже и результатами проверки устраняет их и представляет в территориальный орган уточненные данные. Если страхователь в установленный срок не устранил имеющиеся расхождения, территориальный орган принимает решение о корректировке сведений и уточнении содержания индивидуальных лицевых счетов застрахованных лиц. Решение сообщается страхователю и застрахованным лицам.

Таким образом, необходимо доводить до сведения работника порядок подачи сведений, подтверждающий его стаж. Сам работник должен прилагать все усилия, чтобы максимально полно отразить сведения о трудовом стаже.

Если работник отказался подписывать сведения о своем стаже, то ПФ РФ не примет такие сведения. Кадровику в данном случае необходимо оформить акт отказа от подписи установленной формы. Внести в данную форму информацию, не соответствующую реальности, т. е. не подтвержденную документами, работник отдела кадров также не может.

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. экон. наук, директор Центра профессионального развития

Образование

Место работы

Фамилия, имя,

(какое учебное

и должность

заведение и

планируется

(с какого времени)

когда окончено)

Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 11, 15, 77, 139, 155, 193

Федеральный закон от 26.12.95 No 208-ФЗ “Об акционерных обществах” (с изм. и доп.)

Указ Президента РФ от 05.11.92 No 1335 “О дополнительных мерах по социальной защите беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, уволенных в связи с ликвидацией организаций” (с изм. и доп.)

Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.03 No 225 “О трудовых книжках” (с изм. и доп.)

Правила исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утв. постановлением Совмина СССР от 13.04.73 No 252 (с изм. и доп.)

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 No 37 (с изм. и доп.)

Постановление Минтруда России от 10.10.03 No 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”

Постановление Госкомстата России от 05.01.04 No 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”

Постановление ФСС России от 17.03.04 No 24 “Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам”

Приказ Минздравмедпрома России No 206, постановление ФСС РФ от 19.10.94 No 21 “Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан” (с изм. и доп.)

Помимо учета личного состава предприятия (организации) отдел кадров ведет учет и по другим направлениям, например учет отпусков, трудовых книжек, резерва на выдвижение, взысканий, поощрений и др. Порядок оформления и учета отпусков. Отпуск оформляют в отделе кадров. Согласно графику рабочие и служащие за две недели получают записку о предоставлении отпуска, согласуют дату отпуска с руководителем подразделения и возвращают бланк записки об отпуске с его подписью в отдел кадров. Работник отдела кадров вносит записи об очередном отпуске в личную карточку и журнал учета отпусков. Затем записку о предоставлении отпуска передают в бухгалтерию для расчета. На руководителей подразделений, а также материально ответственных работников кроме записки об отпуске оформляют приказ с указанием замещающих сотрудников. По окончании текущего месяца работник по кадрам, ведающий учетом отпусков, подводит итог количества работников, находившихся в различного рода отпусках, и составляет сводную справку.
Учет и ведение трудовых книжек рабочих и служащих осуществляются в порядке, предусмотренном инструкцией.
Учет награждений рабочих и служащих орденами и медалями, присвоения им почетных званий ведется в отделе кадров в специальном журнале. Поощрения объявляются в приказе или распоряжении, доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую книжку работника. Работники отдела кадров ведут также учет взысканий, которые объявляются в приказе (распоряжении) и сообщаются работнику под роспись. Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не заносятся. Журнал учета дисциплинарных взысканий ведется по следующей форме: номер по порядку; фамилия, имя, отчество; номер и дата приказа; должность и место работы; характер нарушения; вид и содержание дисциплинарного взыскания. Кроме журналов в личных делах по персональному учету кадров должны быть листы поощрений и взысканий, в которых отражается, за что и как поощрен или наказан работник.
Учет резерва кадров на выдвижение осуществляется отделом кадров посредством составления списков и картотеки резерва. Списки резерва составляются отдельно по каждой номенклатуре. Одновременно со списками на каждого работника, зачисленного в резерв, заводятся специальные карточки. Карточки учета резерва составляют картотеку резерва, внутри которой формируются разделы, соответствующие утвержденным номенклатурам должностей. Разделы резерва по номенклатурам, в свою очередь, делятся на группы по конкретному должностному признаку кандидатов на выдвижение. Например, в разделе картотеки “Номенклатура руководителя предприятия, организации” могут быть выделены следующие подразделы: резерв начальников цехов; резерв начальников отделов технического профиля; резерв начальников отделов экономического профиля и т. д. Карточки учета резерва помимо обязательных социально-демографических данных претендентов включают сведения о повышении их квалификации и общеобразовательного уровня, временном замещении других должностей, командировках и стажировках, выполнении специальных поручений, выполняемой работе и др. Списки резерва кадров на выдвижение составляются по приведенной далее форме.

Кроме перечисленных отделом кадров ведутся и другие виды учета. Так, отдельным списком осуществляется учет совместителей, несовершеннолетних работников, молодых специалистов и молодых рабочих, а также табельный учет, учет по профессиональному обучению и повышению квалификации рабочих и служащих и др.
Учет различных сторон управления кадрами на производстве предусматривает также составление различной текущей информации и государственной статистической отчетности.
При организации учета кадров с помощью подсистемы АСУ “Кадры” министерства и ведомства обеспечивают свои предприятия и организации специальными инструкциями, программами и положениями по составлению и обработке кадровой информации .
Обработка информации в подсистеме АСУ “Кадры” осуществляется в двух основных режимах: по установленному графику с выдачей данных по табельному учету и данных для составления отчетности; в запросно-ответном режиме по заявкам руководителей структурных подразделений.
Выдача персональных данных возможна в таких режимах: разделы личного листка по учету кадров (режим перечитывания); данные из личного листка по стандартным запросам (режим стандартного запроса); данные по произвольному набору кадровых показателей (режим нестандартного запроса); аналитические таблицы, включающие результаты расчетов по заданному алгоритму (режим вычисления); вводимые и корректируемые данные (режим ввода).
С помощью компьютеров можно решать также задачи АРМ “Кадры” (такие как подготовка различных справок для руководства предприятия, объединения, отрасли, государственной статистической отчетности, учет и анализ движения кадров, подбор кандидатур для выдвижения, направления на учебу, награждения и т. д.).
Дальнейшее развитие автоматизированных информационно-справочных систем по управлению кадрами на производстве вплотную подводит к созданию электронной службы отдела кадров, которая позволит организатору кадровой работы получать в режиме диалога с компьютером любые необходимые сведения, содержащиеся в информационной базе.
Внедрение в практику кадровой работы современных средств и методов управления, оснащение кадровых служб необходимой компьютерной техникой, а также повышение роли отделов кадров в активизации человеческого фактора развития производства предусматривают также рациональную организацию рабочих мест и создание лучших условий труда для работников кадровой службы. По мнению специалистов, рабочие помещения службы кадров в зависимости от характера выполняемых в них работ следует разделить на ф у н к ц и о н а л ь н ы е з о н ы:
управления (рабочие помещения заместителя руководителя предприятия (организации) по кадрам, начальников отделов кадров, подготовки кадров и других руководящих работников кадровой службы); ожидания (здесь посетители ожидают приема сотрудниками кадровой службы и одновременно получают первичную информацию о предприятии, при необходимости заполняют бланки кадровых документов); работы с посетителями (включает зону рабочих мест инспекторов по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимой мебелью); работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, обработки, хранения и выдачи документов и материалов); контакта, или конфиденциального общения с посетителями (представляет собой изолированное помещение с интерьером, располагающим к доверительной беседе); кодирования документов (предназначена для кодирования различной кадровой информации в условиях применения ЭВМ); хранения документов (здесь находятся картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о кадровой работе и другая документация по кадрам). Как показывают расчеты, оптимальный размер помещения кадровой службы на
предприятии с численностью работающих до 3 тыс. человек составляет около 150 квадратных метров.