Глава 12. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ДЕЗИНФОРМАЦИЯ 1. Введение. Краткая истерическая справкаПримеры проведения первых дезинформационных мероприятий мы можем найти уже в произведениях древнегреческого поэта Гомера. Описанная им в «Одиссее» спецоперация

Основные справочные файлы Ваша главная система регистрации и хранения документов предназначена для материалов, за справкой к которым вы время от времени обращаетесь. Документы по текущим проектам и видам деятельности должны отправляться туда только в том случае, если

Приложение 1 Справочные материалы Ваше финансовое положение 1. Как Вы оцениваете свои доходы? Отличные Очень хорошие Хорошие Удовлетворительные Достаточные Плохие Очень плохие2. Как Вы оцениваете свое имущество? Отлично Очень

Справочные материалы The new college Latin and English Dictionary by John C. Traupman - Bantam Books, 1996, ISBN 0-553-57301-2 Microsoft Encarta Encyclopedia 2002 Encyclopedia Britannica 2001, CD Standard Edition История общественно-политических партий и движений в России. / ред. А.В.Хорунжий - Система государственных образовательных порталов,

Раздел 4 Документы – управленческие решения. документы планирования и

Глава 8 Методика создания корпоративных информационно-управляющих систем Проблематика построения корпоративных информационно-управляющих систем (КИУС) за последние годы привела к созданию самостоятельного направления науки об управлении и развитию целой отрасли

Информационно-аналитические системы Назначением систем данного класса является обеспечение руководителей, аналитиков и менеджеров информацией о всех аспектах деятельности предприятия для ее последующей оценки и анализа. В состав информационно-аналитической системы

Справочные материалы

Подбор экспертов и служб информационно-технической поддержки Маловероятно, что вам в одиночку удастся провести успешную кампанию краудфандинга, а затем реализовать профинансированный проект. Нужна команда, каждый член которой способен помочь своими специфическими

Справочные руководства по ролям в ТАМ Как только все роли были упорядочены, лидеры организации начали разрабатывать систему оценки показателей для менеджеров каждого уровня.Отдел персонала разработал, выпустил и вручил каждому из них карманное руководство по ролям для

Понятие информационно-справочные документы и их виды. Значение этой группы документов для решения оперативных вопросов и обмена информацией. Особенности подготовки и оформления информационно-справочных документов Способы подготовки и согласования информационно-справочных документов. Использование технических средств и средств коммуникации для подготовки документов.

Заявления, информационные справки. Докладные и объяснительные записки. Особенности оформления актов.

Понятие служебные письма и область их применения. Структура текста служебного письма, видовое многообразие переписки.

Инициативные и ответные письма. Уровень подписания служебных писем, докладных записок, информационно-аналитических справок. Использование электронной почты.

Телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы. Состав удостоверения электронных документов, обеспечивающих их юридическую силу.

Составление и оформление информационных справок

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки бывают двух видов: информационные и удостоверяющие какой-либо факт или событие и выдаются заинтересованным лицам и учреждениям.

Удостоверяющие справки наиболее многочисленны и имеют массовое распространение, поэтому представлены в трафаретной форме.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации и могут носить инициативный характер или предоставляться по запросу.

Особенности оформления справки зависят от места, куда они адресованы - внутренние справки оформляются не на бланке, внешние - на бланке предпочтительно с угловым расположением реквизитов.

В состав формуляра внешней информационной справки входят следующие реквизиты:

· наименование вышестоящей организации отраслевого, административного или договорного подчинения;

· наименование организации или структурного подразделения юридический адрес;

· название вида документа;

· индекс;

· место составления;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· подпись.

В некоторых случаях на внешней справке может быть виза, если ее содержание требует дополнительного согласования.

После названия организации через два межстрочных интервала указывается вид документа прописными буквами - СПРАВКА.

Дата оформляется цифровым способом (12.07.2003). Она является датой составления и датой подписания, дата согласования может быть оформлена другим числом.

Индекс проставляется на одной строке с датой и может состоять из порядкового номера, номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре дел (№ 02-07/14) или просто порядковый номер 14. Если справка оформлена не на бланке организации, порядковый номер можно не указывать.

Оформление докладных записок

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Широкое распространение получили схожие документы, называемые служебными записками для внутренней деловой переписки между структурными подразделениями и должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Докладная записка составляется по инициативе одного или нескольких юридических лиц или по поручению руководства.

По своей сути они могут быть информационными и отчетными.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресат к конкретным действиям, которые могут быть изложены в тексте или каким-то другим путем. (Предложенные ситуации предлагают самые разные варианты и мотивы принятия решений на основе докладных записок.)

Информационная записка обычно несет в себе сюжеты нейтрального характера, как правило, по поручению руководства. Докладные записки отчетного характера обычно содержат информацию о завершении какого-либо этапа работы, проведенного обследования, выполнения распоряжений, приказов и других распорядительных документов.

Как и в случае со справкой, докладная записка может быть внутренней и адресованной во внешнюю среду. Поэтому особенности ее оформления с этой точки зрения можно увидеть в примере оформления справки.

В состав формуляра внешней докладной записки включены следующие реквизиты:

· наименование структурного подразделения;

· наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

· индекс (номер);

· адресат;

· заголовок к тексту;

· подпись.

Предпочтительно при оформлении докладной записки на бланке пользоваться угловым расположением реквизитов (однако это требование не является жестким).

Полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно действующему уставу или положению об организации. Может использоваться сокращенное наименование, если оно не противоречит действующим нормативным актам. Наименование организации - автора размещается ниже, через 2-3 межстрочных интервала и может иметь угловое и продольное расположение реквизитов.

Составление и оформление объяснительных записок

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения или конкретизации отдельных положений выполняемой работы. Как правило, она не содержит в отличие от докладной записки выводы и предложения.

Объяснительные записки могут адресовываться во внешние организации и применяться для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, выяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения. В последнем случае они могут служить как оправдательный документ или как средство принятия к работнику определенных административных санкций.

Внутренние и внешние объяснительные записки пишутся на стандартном листе бумаги формата А4 и А5.

Типовой формуляр внешней объяснительной записки включает:

· наименование вышестоящей организации;

· наименование вида - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ИЛИ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

· индекс (номер);

· место составления или издания;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· подпись;

Можно использовать угловое и продольное расположение реквизитов.

Наименование вышестоящей организации указывается согласно действующему уставу или положению, оно может быть написано в сокращенном виде, если эта аббревиатура не противоречит ведомственному нормативному акту.

Министерство здравоохранения РФ

Реабилитационный центр

Ниже наименования ведомства или структурного подразделения через 2 межстрочных интервала прописными буквами указывается название вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА или ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

Дата ставится через 2 межстрочных интервала и оформляется таким образом: 05.12.2002.

Место издания, составления или подписания объяснительной записки указывается через 2 межстрочных интервала и должно соответствовать зарегистрированному юридическому адресу. Для объяснительных записок, составленных физическими лицами в пределах своей организации, место составления может опускаться.

Адресат оформляется в правом верхнем углу, содержит наименование организации, полный почтовый адрес в именительном падеже и необходимые справочные данные.

Внутренняя объяснительная записка адресуется руководителю организации, структурного подразделения или руководителю кадровой службы, если ее содержание затрагивает личные вопросы.

В формуляр внутренней объяснительной записки входит:

· наименование структурного подразделения - автора;

· название вида документа;

· индекс (номер) в случае необходимости;

· адресат;

· заголовок к тексту (не всегда);

Через 2 межстрочных интервала дается название вида документа.

Дата оформляется обычным способом и является датой составления или подписания.

Номер проставляется в случае необходимости или в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Адресат оформляется в правом верхнем углу и содержит те же необходимые сведения, которые мы рассматривали во внешней докладной записке.

В случае необходимости проставления заголовка к объяснительной записке надо помнить, что он оформляется аналогично заголовку внешней докладной записки.

Текст в отдельных случаях может подразделяться на разделы, пункты и главное иметь смысловую согласованность всех своих частей.

Оправдательные документы совершенных административных правонарушений или непредставление в установленные сроки объяснительных записок должны иметь также оправдательные документы, которые оформляются как приложение.

Если приложения в тексте не названы, то мы обязаны их назвать.

Составление и оформление актов

Акт - документ, составляемый группой лиц или комиссией и подтверждающий установленные факты или события.

Акты составляются в следующих типовых случаях:

· обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб;

· организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений;

· по вопросам аварий оборудования, ввода в действие объектов, производственных мощностей, приема работ;

· испытаний опытных образцов изделий, утверждения и выпуска печатной продукции, спектаклей, программ, кинофильмов;

· инвентаризации;

· вручения призов и дипломов;

· наличия и состояния дел и документов;

· проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;

· происшествий;

· техники безопасности и охраны труда;

· технического состояния;

· нарушения трудовой дисциплины;

· уничтожения печатей, штампов, утраты документов и во многих других случаях.

Независимо от вида акт оформляется или на бланке организации или на стандартном листе бумаги.

Формуляр акта включает следующие реквизиты:

· наименование министерства или ведомства или вышестоящей организации;

· наименование организации (от имени которой обычно составляется акт) - автора документа;

· название вида документа, пишется прописными буквами - АКТ;

· место составления;

· гриф утверждения;

· заголовок к тексту;

· подписи.

Наименование вышестоящей организации может указываться полностью, если составление бланка осуществляется в официальной обстановке, а также допускается сокращенное наименование организации в актах для внутреннего использования, а также при чрезвычайных обстоятельствах.

Наименование организации должно соответствовать прямому административному подчинению вышестоящей организации и соответствовать Положению или другому ведомственному нормативному акту.

Бланк для акта лучше оформлять с угловым расположением реквизитов.

Вид документа может быть расположен в центре или от границы левого поля.

Датой акта может быть факт или событие, отраженное в документе,

датой может служить его утверждение, в актах финансовой ревизии и некоторых актах, служащих обоснованием чрезвычайных обстоятельств, месяц и год указываются полностью (6 мая 2003 г.), в других случаях - 06.05.2003.

Индекс акта может иметь только порядковый номер или индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер, например 07-12/45.

Место составления обычно проставляется по факту действия, события или происшествия и должно соответствовать административно-территориальному делению и Почтовым правилам Минсвязи РФ.

Гриф утверждения имеет несколько вариантов:

· утверждение должностным лицом с указанием слова УТВЕРЖДАЮ, должности, личной подписью и ее расшифровкой.

· утверждение нормативным документом: протоколом или приказом, распоряжением, но в любом случае этот документ указывается полностью и содержит ссылки на дату и номер.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу акта.

Заголовком к тексту могут служить само действие, установленное комиссией или должностными лицами (мы их перечислили выше).

Заголовок печатается через один межстрочный интервал.

Важнейший реквизит акта - его текст. На практике многие типовые ситуации, оформляемые актами, имеют трафареты, шаблоны, утвержденные или разработанные соответствующими ведомствами.

Текст акта может состоять из двух или более частей. Многие из предложенных ситуаций укладываются в такую схему:

введение;

констатирующая часть;

Во введении указывается должностное лицо в алфавитном порядке фамилии присутствующих при проведении проверки сотрудников обследуемого акта, в другом случае указывается состав членов комиссии в порядке - председатель и члены. Иногда, если члены назначенной комиссии работают в других организациях, указывается и наименование их должности.

Констатирующая часть обычно содержит сведения о проведенной работе, ее характере, сроках проведения и других установленных фактах, результатах проведенной работы. При необходимости члены комиссии ссылаются на действующее федеральное законодательство и ведомственные нормативные акты.

Эта информация может быть представлена самостоятельными разделами и пунктами. Выводы и предложения по фактам также могут быть представлены отдельными пунктами.

Завершающая часть акта обязательно содержит информацию о количестве созданных актов и их передаче в соответствующие органы или структурные подразделения обследуемого объекта.

Подписание осуществляется в той же последовательности, что и в начале акта, но, как правило, без указания должности, а в порядке распределения обязанностей внутри комиссии.

Юридическая сила акта состоит также в грифе утверждения, оформляемого согласно ГОСТу или действующей инструкции по делопроизводству.

Составление и оформление служебных писем

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средствами обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

Служебные письма охватывают очень широкий круг оперативной деятельности, поэтому так велико их видовое разнообразие.

Письма бывают директивными или информационными и по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции.

Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания.

Гарантийные письма гарантируют выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.

Коммерческие письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов.

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Служебные письма оформляются на бланке для письма.

Типовой формуляр бланка для писем включает:

Государственный герб РФ или Герб субъекта федерации;

Эмблему организации или товарный знак;

Код организации;

Код формы документа;

Адресат;

Заголовок к тексту;

Отметку о наличии приложений;

Подпись;

Отметку об исполнителе.

Изображение герба должно соответствовать Положению о Государственном гербе РФ или правовым актам субъектов РФ.

Эмблема или товарный знак размещаются только в соответствии с ведомственными нормативными актами.

Код организации и код формы документа проставляют соответственно по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), ОГРН и ИНН проставляют согласно документам, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации должно соответствовать учредительным документам - уставу или положению. Вышестоящая организация указывается только при административном или прямом подчинении.

Справочные данные включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и по усмотрению организации - номера факсов, банковские реквизиты, ОГРН, ИНН, адрес электронной почты и т. д.

При переписке с иностранными партнерами и в совместных организациях используется двуязычное оформление.

Дата письма - дата его подписания и отправки (22.04.2004 или полностью 22 апреля 2004 г.). Может использоваться обратная последовательность: 2004.04.22.

Рядом с датой указывается индекс письма (06-11/64, где 06 - порядковый номер, под которым зарегистрировано письмо, 11 - индекс структурного подразделения, 64 - номер дела по номенклатуре).

Требования к адресату заключаются в том, что в нем дается полное или сокращенное наименование организации, структурного подразделения в именительном падеже. Текст письма должен быть аргументированным, кратким, последовательным и корректным. Обычно текст служебного письма состоит из вводной части и основной. В вводной части описываются факты или причины, побудившие направить письмо, основная часть содержит цель послания. Это может быть предложение, согласие, обоснованный отказ, гарантия или какие-либо другие факты.

Логическая структура письма предполагает использование стандартных оборотов речи:

Благодарим Вас за письмо...

Считаем необходимым обратить Ваше внимание...

Пользуясь предоставленной возможностью...

Обращаемся к Вам с убедительной просьбой...

Приносим извинения за несвоевременный ответ...

Направляем Вам...

К сожалению, мы вынуждены отказаться...

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...

В ответ на Ваше письмо напоминаем...

Согласно контракту...

В соответствии с...

Отметка о наличии приложения оформляется кратко, если оно упоминается в тексте письма, и называется полностью в случае отсутствия напоминания.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.

контрольная работа , добавлен 18.08.2009


Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.

учебное пособие , добавлен 24.11.2010


Виды информационно-справочных документов, используемых как для передачи информации от одного адресата к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений. Современные требования к оформлению. Письмо как один из способов обмена информацией.

курсовая работа , добавлен 16.12.2015


Виды информационно-справочных документов. Письмо как один из способов обмена информацией, история его происхождения. Современные требования к составлению и оформлению документа на примере служебного письма, его различные классификационные признаки.

курсовая работа , добавлен 11.02.2014


Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.

дипломная работа , добавлен 16.10.2013


Основные особенности делового общения. Организация и технология документационного обеспечения управления. Технические средства, используемые для составления документов. Требования к оформлению документов. Правила ведения бесед и деловых совещаний.

контрольная работа , добавлен 08.12.2010


Образцы составления студенческих, распорядительных, справочно-информационных документов, приказов по личному составу и деловых писем. Обзор методических рекомендаций по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций.

контрольная работа , добавлен 20.08.2015


Общие требования к составлению и оформлению документов, их реквизиты. Группы организационно-распорядительной документации. Основные виды служебных писем, порядок их составления и оформления. Порядок предархивной подготовки дел, их описание и хранение.

контрольная работа , добавлен 06.03.2015

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления. Важнейшее место среди системы организационно-распорядительных документов занимают информационно-справочные документы.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления :

· от работника к руководителю подразделения,

· от руководителя подразделения к руководителю организации,

· от подведомственной организации в вышестоящую.

Информационно-справочные документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. С помощью этих документов доводятся до сведения руководства информация о положении дел в организации, учреждении, на предприятии. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может служить основанием для издания распорядительных документов или может быть лишь принята к сведению.

Информационно-справочными являются подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им.

К информационно-справочным документам относятся:

· протокол;

· справка;

· докладная и объяснительная записка;

· предложение;

· служебная записка;

· сводка;

· заключение, отзыв;

· перечень и список

· телеграмма и телефонограмма, факс;

· письма.

Рассмотрим правила подготовки и оформления некоторых из них.

Докладная записка- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на

1. Внутренние.

Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структурного подразделения-автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

2. Внешние

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством и включает следующие реквизиты:

· наименование организации;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· подпись.

Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются:

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер;

· место составления или издания;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов:

· акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);

· приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);

· дегустации;

· приема объектов;

· проведения испытаний;

· уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.;

· списания;

· инвентаризации;

· ревизии;

· расследования несчастных случаев, аварий и др.

Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Утверждение оформляется грифом в соответствии с установленными требованиями.

Текст акта делится на три части:

1. Введение

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

2. Констатирующая часть.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Оформление докладной, служебной и объяснительной записок

Докладная записка - документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Докладная записка (см. приложение № 6) может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

· в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

· во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

· в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных документах, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (или она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Служебная записка (см. приложение № 7) оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.

Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Объяснительная записка :

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Объяснительные записки (см. приложение № 8) по содержанию можно разделить на две группы.

К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений.

Они оформляются на общем бланке организации.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций.

Они оформляются на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Предложение

Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-приглашения.

Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Текст предложения (см. приложение № 9) содержит две части: обоснование и заключение - перечень предложений. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Предложения могут представляться в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций.

Предложения, адресованные другому должностному лицу, оформляются на стандартном листе бумаге, предложения, адресованные вышестоящей организации, - на общем бланке.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, (наименование организации - при адресовании вышестоящей организации), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (при адресовании вышестоящей организации), заголовок к тексту, адресат, подпись.

Представление

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Текст представления (см. приложение № 10) содержит следующую информацию:

· фамилию, имя, отчество;

· дату рождения;

· образование;

· занимаемую должность;

· наименование структурного подразделения;

· стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);

· оценку служебной деятельности;

· повышение профессионального уровня;

· оценку политических, деловых и моральных качеств;

· информацию об участии в общественной работе;

· мотив назначения, перемещения или поощрения;

· наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;

· структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации.

Датой представления является дата его подписания.

Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Заявления (см. приложение № 11) подразделяются на две группы:

· по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);

· сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести…, прошу проверить состояние …), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.

Протокол

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы (см. приложение № 12) оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол совещания …).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При этом слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова «Повестка дня» располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ… ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)… Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . - М., 2006. - Пункт 2.7.3.4. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Пример оформления краткого протокола приводится в приложении 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536 .

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . - М., 2006. - Пункт 2.7.3.5.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» - или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . - М., 2006. - Пункт 2.7.3.6.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

Акты (см. приложение № 13) отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

· сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

· передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

· нарушения установленных правил;

· ревизии, инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией - председатель - члены комиссии - присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

Основание для составления акта - договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и примечания. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия,

2-й экземпляр - коммерческий отдел,

3-й экземпляр - покупатель.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Дополнительная информация:

· пример оформления акта;

· информационно-справочные документы.

Справка:

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки (см. приложение № 14), отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние - на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Например:

Справка о комплектовании тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО) в 2003г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, - и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

· фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;

· указание, в удостоверении каких сведений выдана;

· для каких целей или в какую организацию выдана;

· подпись и указание должности лица, выдавшего справку;

· дату составления;

· оттиск печати.

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Сводка - документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.). Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Сводки (см. приложение № 15) могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес - руководителем.

Обязательными реквизитами сводки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней), адресат, заголовок к тексту, подпись.