Подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документы для подтверждения таких затрат директор не сдает. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой инспекции и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет директора, чтобы он вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы, чего можно добиться не всегда. Тогда пригодятся другие способы. Мы приведем четыре наиболее распространенных из них.

1. Переоформить долг по подотчету в заем.

Не нужно платить взносы и НДФЛ. Долг останется, просто компания отложит срок его возврата. Придется оформить договор займа.

2. Выдать материальную помощь или денежный подарок.

Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи до 4000 руб. в год. Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы. Взносы вообще начислять не нужно. В расходах подарки и денежную помощь учесть нельзя. Нужно заявление директора, приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка).

3. Арендовать имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование

Не нужно платить взносы, а если компания выплачивает компенсацию, то также не потребуется удерживать НДФЛ. На проверке надо будет доказать, что компания действительно использует имущество директора в производственной деятельности. Нужен или соглашение и приказ о выплате компенсации за использование имущества директора.

4. Провести в учете личные расходы директора

Не нужно начислять НДФЛ и взносы. Расходы можно учесть при конечно, если их обосновать. На проверке будет сложно доказать обоснованность расходов. Понадобится авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, чеками и т. п.).

Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах. Чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о возможных негативных последствиях как для него, так и для компании.

Прежде всего накопившийся подотчет проверяющие могут посчитать доходом директора. Тогда налоговики начислят с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, руководитель взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). Кроме того, инспекторы доначислят пени и штрафы. Хотя доначисления можно попробовать оспорить на том основании, что невозвращенные подотчетные деньги не являются доходом работника (постановление ФАС Поволжского округа от 1 апреля 2013 г. по делу № А55-15647/2012.

Если компания продолжает выдавать деньги под отчет при наличии задолженности по ранее выданным суммам, инспекторы могут взыскать штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Новый порядок ведения кассовых операций разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Формально санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут посчитать, что компания оформляет подотчет, только чтобы деньги в кассе не превышали лимит. То есть нарушает кассовые правила.

Сравниваем разные варианты

Способ № 1. Переоформить долг по подотчету в заем. Данным способом могут воспользоваться любые компании. Однако переоформление подотчета в беспроцентный заем полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь отложить ее решение. Ведь директор должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.

Еще один минус. При беспроцентном займе появится доход в виде материальной от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). С суммы этой материальной выгоды нужно исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Конечно, можно оформить процентный заем. Причем такой размер процентов, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.

Что касается формы расчетов, безопасный вариант — это перечислить заем директору в безналичной форме. Затем директор оплатит этими деньгами подотчетный долг.

Пример

Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность руководителя по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такие проводки:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» КРЕДИТ 51

— 75 000 руб. — выдан заем директору;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 71

— 75 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания № 3073-У).

Когда срок действия договора займа истечет, то у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий.

Первый — можно продлевать срок займа. Это позволит не платить НДФЛ и взносы. Но налоговики могут посчитать, что заем фактически является облагаемым доходом директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный долг. Но тогда проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать его у директора. И решат, что фактически компания простила долг. Значит, надо платить НДФЛ (письмо от 11 октября 2012 г. № ЕД-4-3/17276). Кроме того, компании могут доначислить взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 17 мая 2010 г. № 1212-19).

Способ № 2. Выдать директору матпомощь или денежный подарок. Этот способ могут применять не только прибыльные компании, но и организации, которые получили убыток. Кроме того, в данном случае не требуется каких-либо особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать руководителю и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы.

Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от 17 мая 2010 г. № 1212 — 19).

Компания может оспорить этот подход, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФ от 14 мая 2013 г. № 17744/12. Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда. Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его пользу представляют собой оплату труда. Поэтому взносы на сумму матпомощи начислять не надо. Даже если размер этой выплаты превышает 4000 руб. Но в этом случае возможны споры с фондами.

Подарки не облагаются НДФЛ, если их стоимость не превышает 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Это правило распространяется и на денежные подарки (п. 1 ст. 128, ст. 572 ГК РФ).

Взносы на подарок директору начислять не надо (письмо Минздравсоцразвития России от 19 мая 2010 г. № 1239-19). При этом передачу подарка, который стоит более 3000 руб., надо оформить письменным договором дарения. Кроме того, безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договоров, а также положения об оплате труда. Ведь такие подарки, по мнению проверяющих и судей, облагаются взносами, как зарплата.

При расчете налога на прибыль матпомощь и подарки учесть нельзя. В бухучете проводки в обоих случаях будут такими:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73

— начислены материальная помощь или подарок;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

— выданы материальная помощь или подарок.

Способ № 3. Пользоваться имуществом директора за плату. Еще один способ закрыть долг по подотчетным суммам — оформить аренду имущества директора, которое можно использовать для деятельности компании, например автомобиль. И ежемесячно выплачивать арендную плату. А директор из этой суммы будет постепенно возвращать долг по подотчету. С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ. Взносами такие выплаты не облагаются. При этом арендную плату в отличие от материальной помощи и подарков можно списать на расходы при расчете налога на прибыль.

Безопаснее, чтобы сумма, которую компания начисляет директору, не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными и пересчитают налог на прибыль.

Другая разновидность этого способа обнуления подотчета — выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ и начислять вообще взносы не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Но при расчете налога на прибыль можно будет учесть только выплаты в пределах норм. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

В бухучете записи будут следующими:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73

— начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (арендная плата);

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 71

— зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы.

Способ № 4. Провести в учете личные расходы директора. Этот способ подходит компаниям, которые готовы спорить с налоговиками. Личные расходы директора можно отразить в учете как затраты компании. Например, на мебель, электронику, автомобили. Конечно, если руководитель передаст документы на покупку, а машину оформит на организацию.

Но налоговики на выездной проверке наверняка потребуют предъявить им приобретенные основные средства или МПЗ. А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. Кроме того, предприятию нужно будет платить

К тому же через компанию можно провести не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если на балансе организации не числится автомобиль. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ списания долгов по подотчетным суммам.

Ответ

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

1. Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления подотчетного лица, по распорядительному документу руководителя организации.

Выдача наличных денег работнику под отчет производится на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Это могут быть расходы на покупку канцтоваров, на изготовление визиток, рекламы или информационных услуг и другие разумные расходы организации.

Согласно п 6.3. УКАЗАНИЯ (этот пункт изменен 19.06.2017 ) О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. правила выдачи наличных денег изменились и теперь бухгалтер или сам подотчетный сотрудник могут записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. А руководителю останется лишь завизировать такое заявление (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У).

В шаблоне заявления для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи денег. Для руководителя компании заявление на выдачу наличных денег под отчет также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.

к меню

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

к меню

КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ, ПРИМЕР бланка формы в Word

Если сотруднику понадобились наличные под отчет. В заявлении он указывает необходимую сумму и цели, на которые ее потратит.

Руководитель может выпустить приказ со списком подотчетных лиц и сроками выдачи денег в подотчет, или можно писать заявление на . Это заявление директор визирует.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен быть приложен к Расходному Кассовому Ордеру (РКО), потому что этот документ оформляется на основании Заявления.

Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

к меню

Можно оформлять подотчет любым распорядительным документом

Компания вправе сама решить, какой распорядительный документ оформить, чтобы выдать под отчет сотрудникам. Такой вывод впервые сделал Центробанк в письме от 06.09.17 .

С 19 августа компания вправе отказаться от заявлений на подотчетные. Вместо них можно оформлять распорядительный документ (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Форму документа чиновники не утверждали и не рекомендовали, поэтому компания вправе сама решить, как именно составить бумагу.

В распорядительном документе должны быть обязательные реквизиты: Ф.И.О. подотчетного сотрудника, сумма и срок, на который выдает деньги компания, подпись руководителя и дата. В документе нужно проставить регистрационный номер.

Вид распорядительного документа можно выбрать из классификатора ОК 011–93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299). Компания вправе оформить распоряжение, приказ либо другую бумагу. Но выдачу под отчет нельзя оформить одним расходным ордером. Это кассовый, а не распорядительный документ.

Компания вправе по-прежнему брать у сотрудников заявления на подотчет. Но распорядительный документ удобнее. Его составляет бухгалтерия, а значит, не будет ошибок.

Как составить распоряжение руководителя о выдаче денег под отчет на хозрасходы

Поскольку приказ или распоряжение - это не заявление, формально в них не нужна подпись подотчетного сотрудника. В то же время нужно ознакомить работника с суммой и сроками, в течение которых он должен отчитаться. Поэтому безопаснее, чтобы подотчетник расписывался в документе.

Если выдаете деньги под отчет сразу нескольким сотрудникам, например, на хоз расходы, оформите общий документ .

Уточните в документе, в каких днях измеряется срок - рабочих или календарных. Отчитаться о тратах сотрудники должны в течение трех рабочих дней после окончания срока из приказа (п. 6.3 указания № 3210-У). Если сотрудник в срок не отчитается, то в течение месяца компания вправе удержать эти деньги из зарплаты ( , письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

к меню

Приказ о командировке и выдаче денег под отчет

Деньги под отчет сотрудники получают на служебные поездки. В этом случае можно еще больше упростить документооборот.

Не нужно издавать отдельное распоряжение на выдачу денег, можно записать о выплате аванса прямо в приказе на командировку (см. образец ). Конечно, если компания использует собственную, а не унифицированную форму.

1. 
   Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций,как то накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на юридических лиц от 40 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 15.
2. 
   Указан порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями наличных денег, поступивших в их кассы, а также предельный размер.