Почти у каждого из нас появляется ситуация, когда необходимо предоставлять документацию, заверенную определенным способом. Определенные органы требуют заверения каждого документа должностных лиц. Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий.
В основном достаточной является подпись человека, предоставляющего документы. Но в некоторых случаях может потребоваться специальное обозначение от организации или нотариуса.
Для чего может потребоваться такое действие
Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно. Это дает документу юридическую силу
.
Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр. Она имеет важное значение в защите интересов и исполнении прав для физических и юридических лиц. Человеку может понадобиться заверенная копия для оформления наследства, в учебное заведение, при трудоустройстве, получения выплат и пенсий, разных имущественных сделок.
Так, на основании АДПК РФ определяется норматив, по которому в судебные органы должны сдаваться ксерокопии и подлинники документов, заверенные правильно. Иначе решение суда будет отменено или оспорено.
Заверение в организации
Часто в организации становится необходимым выполнение копии документации или выписки из нее. Чтобы копии обладали юридической силой, следует знать о правильности действий согласно нормативам делопроизводства к реквизитам.
После текста на свободном месте единственного или последнего листа многостраничного документа следует указать следующую информацию:
- пребывание подлинного документа (данный пункт наиболее важен для федеральных органов власти);
- копия верна;
- название должности заверяющего лица;
- подпись заверителя с расшифровкой;
- дата операции;
- для отправления документа в другую компанию ставится печать.
Правом на заверение копий обладают специалисты, занимающие руководящие должности и имеющие подобные обязанности.
Если в документе имеется более одного листа, то каждый из них нумеруется. Не имеет значения расположение цифровых обозначений, но они должны соответствовать подлиннику.
Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.
В области скрепления нити или скобы приклеивается специальная бумага с обозначением числа листов и подписи заверяющего лица. Также ставится печать, одна часть которой располагается на листе с нумерацией страниц, а другая – на документе.
В нормативных актах указывается, что листы многостраничной документации можно не соединять между собой. Но тогда на каждом листе проставляются обозначения, свидетельствующие о правомерности дубликата.
У нотариуса
Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.
Нотариус может заверять копии документов при предоставлении их оригиналов , оформление и состав которых выполнены согласно российскому законодательству. Согласно установленным правилам, нотариус определяет личность лица, обратившегося для подтверждения дубликатов документов. При этом проверяется паспорт или другой документ удостоверения личности.
Заверять копии бумаг по доверенности можно лишь в том случае, если она включает подобные полномочия. Ее необходимо составлять по установленным правилам, которые оговорены законами о нотариате.
Срок действия копий документов, заверенных нотариусом, не ограничен законодательно.
Но существуют ситуации, когда у него нет прав на заверение дубликатов следующей документации:
- с грифом секретности;
- договоров, составленных в письменной форме с нотариально не удостоверенной подлинностью подписей;
- дипломов об обучении без номера регистрации, подписей лиц;
- выписок без дипломов;
- медицинской документации с указанием о заболеваниях и др.
Также определенные требования предъявляются к содержанию и оформлению документов. Нотариус не имеет право на заверение копий следующих бумаг:
- при наличии в тексте неоговоренных приписок, корректировок, перечеркнутых слов и других исправлений или особенностей;
- при написании некоторых фрагментов карандашом;
- при наличии нечитаемых слов, реквизитов, печатей или подписей;
- при нарушенной целостности;
- при отсутствии нумерации многостраничного документа, скрепления печатью и сшивки;
- при наличии факсимильной подписи;
- при ламинации документа, когда сложно определить его подлинность.
Электронные документы
Электронная документация должна содержать электронную подпись, идентифицирующую владельца сертификата ключа. Сертификат предоставляется физическому лицу, которое действует от собственного имени или юридического лица в соответствии с доверенностью или Уставом.
Данные документы могут использоваться в любых правоотношениях, когда законом не предусмотрено запрета для их применения. Это могут быть , акты, заявления, отчеты, счета и договоры.
Не допускается составление в электронном виде документов строгой отчетности.
Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны
Документация, составляемая в России, обладает юридической силой только на ее пределах. Чтобы придать ей соответствующий статус для зарубежья, следует провести ее легализацию или использовать апостиль .
Легализация осуществляется следующим образом:
- заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
- в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
- в МИДе заверяется печать;
- документ отправляется в консульство.
Более простым способом заверения иностранных документов является апостиль. Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который наносится на лист.
Подробная информация о данных процедурах представлена на следующем видео:
В современных организациях довольно часто возникает необходимость в том, чтобы сделать копию определенного документа или же выписку из него. Однако подобные бумаги не будут иметь необходимой юридической силы до тех пор, пока вы их соответствующим образом не заверите. Учитывая это, ниже мы бы хотели рассмотреть основные правила заверения копий документов своими силами , а также прибегая к помощи нотариусов.
Когда нужно заверять документы?
Перед тем, как говорить об особенностях заверения копий документов, не помешает перечислить основные ситуации, когда у предприятия может возникнуть такая необходимость. Так, обязательно заверению сегодня, согласно с законом, подвергаются документы, предназначенные для:
- представления налоговикам;
- выдачи работникам, участникам;
- представления во внебюджетные фонды;
- участия предприятия в аукционе, конкурсе и т.д.
Как заверить документ у нотариуса?
В том случае, если в нормативных документах четко указано, что требуется нотариальное заверение копии документа, то другого выхода у вас нет, придется обращаться именно к нотариусу, ведь в противном случае у вас просто не примут копию бумаги.
Нотариальное заверение может потребоваться в различных случаях. Например, в случае, если речь идет о российском представительстве какой-то зарубежной компании, то здесь, для того, чтобы не выплачивать налог на прибыль, предприятию нужна будет нотариально заверенная копия свидетельства о постановке на учет в налоговую.
Довольно часто к нотариальному заверению, компании прибегают в том случае, когда готовятся документы для получения лицензии.
В принципе, при желании, заверить у нотариуса можно абсолютно любую копию документа , причем без обязательства делать это по закону. Например, некоторые предприятия прибегают к такому шагу для того, чтобы повысить к себе уважение, авторитет, увеличить степень доверия. Хотя, стоит понимать, что любое нотариальное заверение потребует от вас дополнительных материальных вливаний, а поэтому без особой нужды обращаться к нему, все же, не стоит.
В том случае, если в муниципальном районе или же поселении не имеется нотариуса , а к нотариальному заверению копии нужно прибегнуть обязательно, имеет смысл обратиться к главе администрации или же специально уполномоченному должностному лицу. Дело в том, что заверенные этими лицами документы будут приравниваться к бумагам, заверенным нотариально.
Как и когда заверять документ можно самостоятельно?
В том случае, если в нормативном документе не идет речи об обязательном нотариальном заверении, никто не будет требовать от вас обязательного похода к нотариусу. Об этом говорят два документа – 2 пункт Указа Президиума СССР за номером 9779-X и более свежий ГОСТ Р за номером 6.30-2003. Хотя отметим, что последний носит рекомендательный характер.
Для самостоятельного заверения отлично подходят копии тех документов, которые были составлены непосредственно на вашем предприятии, то есть письма, приказы, бухгалтерские бумаги и т.д. А вот копии иных документов для самостоятельного заверения доступны только в том случае, если их оригиналы хранятся в вашей компании.
Для того чтобы самостоятельно подтвердить подлинность копий документа , вам нужно будет проставить здесь такие реквизиты, как:
- Заверительная надпись. В виде такой надписи обычно используются слова «Копия верна» или «Верно».
- Указать должность лица, которое заверило копию. В виде такого лица может выступать руководитель компании или же иное лицо, уполномоченное им. Главное, чтобы в компании имелся документ (приказ, доверенность), который бы подтверждал такую возможность.
- Подпись должностного лица, которое заверило копию. Пожалуй, здесь пояснений не требуется.
- Расшифровка подписи лица, которое заверило копию. Имеется в виду фамилия и инициалы.
- Печать. Если речь идет о заверении предпринимателем, у которого нет печати, то документ даже без оттиска будет считаться заверенным.
- Отметка, что подлинник документа находится в организации.
- Дата заверения. Этот реквизит является обязательным, хотя суды довольно часто весьма снисходительно относятся к его отсутствию. Указать дату важно с целью доказательства того, что заверение достоверно. Так, существует вероятность, что документ по прошествии времени будет изменен.
А теперь приведем конкретный образец заверения копии документов:
«Верно, подлинник находится в ООО «Старт»
Руководитель кадровой службы Подпись А.И. Петренко
Очень важно при заверении документа обращать внимание на качество подлинника. Так, если здесь недостаточно ясный текст, есть приписки или же подчистки, а также иные, не оговоренные исправления, стоит предупредить получателя сразу же о том, что копию у него могут и не принять.
Также заметим, что заверять копию документа можно двумя способами. Способ первый – отдельно заверить каждый лист копии. Способ второй – прошить все листы копии, пронумеровать их, а потом заверить документ на оборотной стороне последнего листа в месте прошивки. Кстати, в случае, если вы выберете именно второй способ, нужно будет указать количество листов. Сделать это можно, например, так: «Копия на 6 листах верна».
В том случае, если копии документов вам необходимо предоставить ИФНС в рамках проведения налоговой проверки, то, согласно с действующим законодательством, вы можете проставить на них ограниченный набор реквизитов. Среди обязательных реквизитов в данном случае будут значиться только такие:
- заверительная надпись;
- подпись руководителя компании или же лица, уполномоченного им;
- печать компании.
Указанные выше правила являются требованиями самих налоговиков, которые закреплены соответствующим приказом. Кстати аналогичные ситуации и для некоторых других случаев также нередки. В таких случаях разумнее всего заверять документы в порядке, изложенном в соответствующих приказах.
- Заверять должно уполномоченное лицо.
- Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).
При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными. Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать: М.П. Копия верна (оттиск штампа или слова вручную) Генеральный директор Подпись А. А. Иванов Дата Кто вправе заверять В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица. Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.
Как заверить документы: печати «верно» и «копия верна»
Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все локальные акты предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.
Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.
- ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) — содержит понятийный блок.
- Основы законодательства Российской Федерации о нотариате.
О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее. - Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X.
Как заверить копию документа
Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта от 03.03.2003г. №65-ст. Эти документы дополняют друг друга и не противоречат.
Внимание
Что можно заверить Вы можете заверить копии: - документов, составленных вашей организацией; - подлинников документов, составленных другими организациями, которые хранятся у вас. реквизиты Что же писать на копии? Должны быть такие реквизиты: - заверительная надпись («копия верна» или «верно»); - должность лица, который заверил копию (по умолчанию – руководитель). Может быть любой работник, если на него возложено исполнение таких обязанностей в доверенности или по приказу; - подпись заверившего лица; - расшифровка подписи (фамилия и инициалы); - печать (допускается в том числе печать отдела кадров, если она есть.
У ИП печати может не быть; - отметка о нахождении подлинного документа в организации; - дата заверения (выдачи).
Как заверить копию документа «надлежащим» образом
На той копии, которая предназначена для внутреннего использования следует прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись, а также расшифровку: ФИО, дату заверения (основанием служит пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Важно! При заверении копий справок или документов в компании с первого июля 2018 года рекомендуется дополнительно указывать место хранения оригинала, с которого была изготовлена копия: «Подлинник находится в деле №… за… год».
Инфо
Только после этого необходимо поставить печать, если предприятие ее использует. Если в организации не включены в номенклатуру дел трудовые, в отметке о месте хранения документов можно указывать, что подлинник определенного документа находится в отделе кадров иного предприятия.
Где писать "копия верна" на документах?
Конечно, прежде чем обмениваться только электронными версиями документации, контрагенты обязаны заключить некое соглашение о такой особенности их делового общения. Как выглядит счет фактура, для чего она нужна и как оформлять? Читайте в нашем материале.
Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны Вся российская документации изначально имеет юридическую силу только на территории нашей страны. Для того чтобы придать документации силу на территории другой страны, нужно документ легализовать.Сначала вам нужно будет проставить реквизиты на скопированную документацию у нотариуса.
Для этого следует принести в нотариальную контору оригинал, паспорт, а также заплатить пошлину. Бумага при заверении у нотариуса переводится на нужный язык.
Правила заверения копий документов
Заверенные копии документов вам могут потребоваться для предоставления в налоговую инспекцию, представителям внебюджетных фондов, контрагентам, выдачи работникам и др. И обычно ставится требование заверить копии «должным образом», «в установленном порядке».
Начинающие бухгалтера в такой ситуации находятся в недоумении, поскольку непонятно, где же искать этот «порядок», как заверить документ. Что же скрывается под мудреными формулировками? Как заверять Несмотря на то, что в требованиях на заверение применяются одни и те же формулировки, которые вы прочли выше, в нормативных документах нет определения этих терминов.
Но давайте подумаем, для чего нужны копии документов? Цель – подтверждение соответствия копии оригиналу документа. Заверить копии документов могут: - нотариус; - сама организация.
Нотариальное заверение происходит, если нормативный акт прямо указывает на такую необходимость.
Как заверить документ: «копия верна»
Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком. Когда «надлежащее» заверение не обязательно Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требованиеп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. Хотя из текста закона это совсем не следуетст.
Как правильно заверить копию документа?
Как правило, такую надпись можно поставить от руки, однако, в некоторых организациях есть специальный штамп на такие случаи.
- Должность лица. Проставляет реквизиты либо директор, либо главный бухгалтер. Также возможность заверения бумаг может быть предоставлена финансовому директору. Однако, обязанности на заверение определенных видов бумаг можно передать любому работнику: для этого потребуется выпустить только соответствующий приказ или доверенность.
- Подпись должностного лица и её расшифровка.
- Печать компании.
- Дата заверения. Дата указывается для того, чтобы проставление реквизитов было достоверным, ведь подлинник со временем может претерпеть изменения.
Если вы проставляете реквизиты на информацию, которая расположена не на одном листе, а на нескольких, то сначала документацию нужно прошить.
При отсутствии нотариуса к его подписи может быть приравнена заверяющая подпись главы администрации муниципального образования или специально уполномоченного должностного лица. Как заверить копию документа самостоятельно Если в нормативном документе прямо не указывается необходимость предоставления нотариально заверенных копий, их подлинность вы можете заверить самостоятельно. Согласно действующего на сегодняшний день Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», копия может быть заверена руководителем предприятия или любым должностным лицом, имеющим на это полномочии. Эти полномочия предоставляются соответствующим приказом по организации.
Как правильно подписывать под ксерокопией копия верна
Копия будет иметь юридическую силу, если ее правильно заверить (с учетом статьи 62 ТК). Подробнее о том, как заверить документы, читайте в статьях: На документе, изготовленном с помощью ксерокса достаточно проставить печать «Верно» и «Копия верна», кроме того, должностные лица, ответственные за выдачу ксерокопии должны поставить:
- свою подпись;
- расшифровку подписи, указав фамилию и инициалы;
- дату непосредственного заверения;
- гербовую печать организации.
Скачать документы
Субъект предпринимательской деятельности имеет право выдавать копии документов. Многие бумаги, предназначенные для предъявления в уполномоченные органы, подлежат заверению. У руководителей бизнеса часто возникают вопросы о том, как правильно заверять копии документов, какая информация в них должна быть отображена, и на какие законодательные акты можно ориентироваться, чтобы почерпнуть информацию о правилах проведения мероприятия.
Заверение копии
Что такое заверка документации
Копия документа воспроизводит его информационную наполненность, идентичную с оригинальной версией. Без подтверждения подлинности бумага не имеет юридической силы и ею невозможно воспользоваться в правовых взаимоотношениях. Заверенная копия документа - это документация, имеющая аналогичную структуру и содержание, но содержащая специальную отметку, обеспечивающую бумаге право на совершение юридических действий.
Помощь нотариуса
Если вид бумаг требует нотариального заверения, то документ не будет принят представителями уполномоченных органов без именно такого типа заверения. Проведение процедуры заключается в посещении нотариуса и в предоставлении ему оригиналов бумаг, с которых он самостоятельно снимет копии и проведёт с документацией требуемую операцию, зарегистрировав свои действия.
Заверение стандартным штампом
Необходимость нотариального подтверждения истинности конкретного документа обычно идентифицируется нормативными актами. Если в законе ситуация не оговорена, то можно осуществлять заверение копий документов в организации.
Некоторые субъекты хозяйствования для повышения собственного рейтинга среди аналогичных компаний, оказывающих идентичные услуги, нотариально заверяют всю документацию. Считается, что такое решение повышает уровень доверия клиентов. Оно оправданно, однако требует значительных финансовых вложений. Следует отметить, что если в окрестностях населённого пункта, вблизи хозяйствования субъекта бизнеса отсутствует нотариус, то правильно заверить документы помогут в административном подразделении округа.
Правила заверения копий документов
Заверение двухстороннего документа
При оформлении подтверждения подлинности копий бумаг на предприятии, у его представителей часто возникает вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации. Руководитель субъекта хозяйствования правомерен заверять только те бумаги, которые были им подписаны. Допускается также работа с той документацией, оригиналы которой хранятся на предприятии. Однако стоит учесть, что бумаги, принадлежащие сторонним компаниям и физическим лицам, официально копировать разрешается только после получения специального разрешения. Исключением является заведение личного дела на работника, требующее копирования идентифицирующей личность документации.
, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» , для выдачи работника мст. 62 ТК РФ , участника мп. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее - Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе)п. 2 ст. 35 , п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?
Разбираемся с терминологией
Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
- <или> нотариус;
- <или> сама организация (сам предприниматель).
Заверяем копии
Обращаемся к нотариусу
Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган еподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи иподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта... утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727 ; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.
Заверяем самостоятельно
Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан »Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 ; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009 ; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04 ; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .
Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе рп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .
ВЫВОД
Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).
Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизит ыч. 4 п. 1 Указа № 9779-X ; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 № А10-2449/2010 ; ФАС ПО от 05.09.2006 № А65-8702/2005-СГ3-33 .
| № | Реквизит | Чем предусмотрен | Примечания |
| 1 | Заверительная надпись | Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 |
Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна» |
| 2 | Должность лица, заверившего копию | Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 |
Руководител ьп. 1 ст. 91 , п. 3 ст. 103 ГК РФ ; п. 1 ст. 40 Закона об ООО ; п. 1 ст. 69 Закона об АО или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работни кПостановления ФАС МО от 25.07.2011 № КА-А40/7012-11 ; ФАС ДВО от 02.02.2011 № Ф03-10026/2010 заверяющей организации, главное - закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборот еПостановление ФАС ЦО от 17.05.2006 № А14-22577/2005/995/24 или в доверенности |
| 3 | Подпись лица, заверившего копию | Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 |
- |
| 4 | Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) | ГОСТ Р 6.30-2003 | Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускаетс яПостановление ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05 . Тем не менее подпись лучше расшифровать - это давно уже стало правилом делового оборота |
| 5 | Печать | Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 |
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров) |
| 6 | Отметка о том, что подлинный документ находится в организации | Указ № 9779-X | Организация может заверять:
|
| 7 | Дата выдачи (заверения) | Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 |
Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутстви юПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05 ; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010 ; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АК
Указание на дату важно для достоверности заверения - ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен |
Приведем пример заверения копии.
Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»
При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принят ьп. 3 Указа № 9779-X ; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009 .
Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:
- <или> отдельно заверить каждый лист копии;
- <или> прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».
Заверяет предприниматель
Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения - по закону печать для них не обязательн аПостановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239 .
Заверяем для налоговиков
Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверк истатьи 93 , 93.1 НК РФ , то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизито вприложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ :
- заверительную надпись;
- подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
- печать организации.
Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередк ип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691 . В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.
Когда «надлежащее» заверение не обязательно
Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требовани еп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 . Хотя из текста закона это совсем не следуе тст. 91 Закона об АО .
Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов - тогда точно ничего не забудете.
