Экземпляр документа полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Использование в качестве доказательств копий документов при отсутствии подлинников и документов, полученных из сети интернет

1. Делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДОУ) – это:

Отрасль деятельности предприятия по оформлению документации;
Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранение и использование документов;
3. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
Процесс создания и оформления официальных документов;
Документооборот, осуществляемый в процессе деятельности юридическим лицом.

2. Документ (документированная информация) – это:

1. Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

2. Материальный объект с закрепленной на нем информацией;

3. Средство закрепления и передачи управленческих решений, норм, правил;

4. Результат отображения, каких либо событий, осуществляемых в процессе

деятельности человека;

Зафиксированное на бумажном носителе управленческое решение, событие,

3. Основными функциями документа являются?

Социальная;
Управленческая и правовая;
3. Информационная и коммуникативная;
Научно – историческая и культурная;
Все перечисленные варианты.

4. Изобразительным документом является?

1. Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения, какого либо объекта;

5. Графический документ – это:

какого либо объекта;

2. Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

4. Изобразительный документ, преимущественно в двухцветном варианте;

6. Иконографическим документом называется?

1. Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;
Изобразительный документ, созданный художественным способом;
Изобразительный документ, созданный графическим способом;
Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения, какого либо объекта;

Все перечисленные варианты.

7. Аудиовизуальным документом называется?

Документ, созданный кинематографическим способом;
Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
3. Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;
Изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства.

8. Кинодокумент – это:

1. Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения,

какого либо объекта;

2. Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

3. Изобразительный документ, созданный кинематографическим способом;

4. Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой

системой звукозаписи;

5. Документ, содержащий изобразительную информацию.

9. Фонодокументом является?

1. Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
Изобразительный документ, созданный аудио способом;
Изобразительный документ, созданный кинематографическим способом;
Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого либо объекта;
Все перечисленные варианты.

10. Фотодокумент – это?

Документ, созданный графическим способом;
Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
Документ, содержащий изобразительную информацию;
4. Изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
Документ, содержащий преимущественно изображение какого либо объекта.

11. Текстовый документ – это:

1. Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

5. Документ, содержащий текстовую информацию.

12. Письменным документом является?

Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма;
Изобразительный документ, созданный письменным способом;
Изобразительный документ, созданный графическим способом;
Документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
5. Текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

13. Рукописный документ – это?

Изобразительный документ, созданный письменным способом;
2.
Документ, содержащий преимущественно текст;
Документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

14. Машинописный документ – это:

1. Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом

письма или любой системой звукозаписи;

2. Изобразительный документ, созданный механическим способом;

3. Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

4. Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

5. Документ, содержащий преимущественно текстовую информацию.

15. Документом на машинном носителе является?

1. Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;

2. Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят

техническими средствами;

Изобразительный документ, созданный механическим способом;

5. Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом

письма или любой системой звукозаписи.

16. Беловой документ – это?

1. Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;
Письменный документ, при создании которого знаки письма от руки;
Изобразительный документ, созданный рукописным способом;
Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

17. Черновой документ – это:

зафиксированную любым типом письма;

2. Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

3. Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят

техническими средствами;

5. Документ, содержащий преимущественно текстовую информацию,

2. Физическое лицо создавшее документ;

3. Лицо создавшее документ вне сферы его служебной деятельности или

выполнения общественных обязанностей;

4. Физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
Физическое или юридическое лицо, использующее документ в текущей

деятельности организации.

19. Документ личного происхождения – это?

Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;
Письменный документ, при создании которого знаки письма от руки;
Изобразительный документ, созданный рукописным способом;
Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

5. Лицо создавшее документ вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

20. Официальный документ – это:

1. Документ, содержащий преимущественно речевую информацию,

зафиксированную на машинном носителе;

2. Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или

редактора над его текстом;

3. Документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и

удостоверенный в установленном порядке;

4. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

5. Первый или единичный экземпляр документа.

21. Служебным документом является?

Юридическое лицо создавшее документ;

2. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

3. Физическое лицо создавшее документ;

4. Физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

5. Физическое или юридическое лицо, использующее документ в текущей деятельности организации.

22. Подлинный документ – это?

1. Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
Письменный документ, при создании которого знаки письма от руки;
Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

5. Первый или единичный экземпляр официального документа.

23. Дубликатом документа является ?

1. Копия документа, полностью воспроизводящая информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющая юридической силы;

3. Документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

4. Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

24. Дуплетным документом является?

1. Документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

2. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

3. Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

4. Повторный экземпляр документа;

5. Один из экземпляров копии документа.

25. Копией документа является?

Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
2. Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки;
Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;
Документ, на котором в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ему юридическую силу.

26. Заверенная копия документа - это?

1. Документ созданный юридическим лицом, оформленный или удостоверенный в установленном порядке;

2. Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

3. Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

4. Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

5. Повторный экземпляр документа.

27. Документирование – это?

1. Запись информации на различных носителях по установленным правилам;

2. Процесс создания документов, используемых в текущей деятельности организации;

3. Оформление документации в соответствии с правилами установленными организацией;

4. Подготовка и оформление документации;

5. Оформление и архивирование официальной документации.

28. Что входит в понятие «Правила документирования»?

Система документирования, созданная по единым правилам и требованиям;
2. Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;
Совокупность документов оформленных по единым правилам, установленным организацией;
Правовые нормы по оформлению и ведению документации;
Совокупность норм и правил, в соответствии с которыми осуществляется ведение документации в учреждении организации.

29. Система документации - это?

1. Система документации созданная юридическим лицом, оформленная в установленном порядке;

2. Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

3. Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;

5. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

30. Унифицированная система документации (УСД) – это?

2. Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;

3. Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

4. Система документации созданная юридическим лицом, оформленная в установленном порядке;

31. Что входит в понятие «Вид письменного документа»?

Система документации, определенного вида, созданная по единым правилам и требованиям;

2. Вид документации, созданной по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

Вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления;
4. Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;

32. Что входит в наименование документа?

1. Обозначение вида письменного документа;

2. Система документации, объединенная едиными правилами и требованиями оформления документации;

3. Требования и нормы, устанавливающие порядок обозначения документации;

4. Система документирования, созданная по единым правилам и требованиям;

5. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

33. Организационно – распорядительный документ – это?

1. Система документации созданная юридическим лицом, оформленная и заверенная в установленном порядке;

2. Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

4. Система документации, оформляемая юридическим лицом;

5. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам управления.

34. Что входит в понятие «Реквизит документа»?

Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации;

3. Обязательный элемент оформления официального документа;

5. Обозначение вида письменного документа.

35. Переменная часть реквизита документа – это?

1. Переменное обозначение вида письменного документа;

4. Изменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;

36. Постоянная часть реквизита документа – это?

1. Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;

2. Вид реквизита документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

4. Система реквизитов документов, проставляемая юридическим лицом;

37. Формуляр документа – это?

Набор реквизитов официального документа, свидетельствующий об особом характере информации;

2. Часть реквизита документа, вносимая в бланк при его заполнении;

3. Модель построения документа, устанавливающая область применения,

форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и

основные реквизиты;

4. Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа;

5. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

38. Что называется формуляром – образцом документа?

2. Система реквизитов, изменяемая в соответствии с едиными правилами и требованиями оформления документации;

3. Набор реквизитов официального письменного документа, располагаемых в определенной последовательности;

4. Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;

5. Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

39. Бланк документа – это?

2. Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

3. Система реквизитов документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

5. Совокупность реквизитов документов, взаимосвязанных по признакам управления.

40. Унифицированная форма документа (УФД) – это?

1. Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке;

2. Совокупность реквизитов документа, вносимая в бланк при его заполнении;

3. Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;

4. Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа;

5. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

41. Что понимается под служебным полем унифицированной формы документа?

1. Набор реквизитов официального документа, свидетельствующий об особом характере информации;

2. Система реквизитов, изменяемая в соответствии с едиными правилами и требованиями оформления документации;

3. Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений;

42. Что понимается под зоной унифицированной формы документа?

1. Неизменяемая часть реквизитов документа, наносимая при его изготовлении;

4. Совокупность реквизитов документов, используемая юридическим лицом, при оформлении документов;

5. Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенного для заполнения определенными реквизитами.

43. Табель унифицированных форм документов – это?

Совокупность документов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке;

2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов;

3. Форма построения документа, устанавливающая область его применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;

4. Неизменяемый перечень документов, используемых в организации;

5. Совокупность официальных письменных документов, расположенных в определенной последовательности.

44. Процесс оформления документов – это?

1. Нанесение реквизитов официального документа, свидетельствующих об особом характере информации;

2. Проставление реквизитов, изменяемых в соответствии с едиными правилами и требованиями оформления документации;

3. Процесс создания и прохождения документации в организации, учреждении;

4. Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
Неизменяемая часть реквизита документа, наносимая на бланк документа при его изготовлении.

45. Подпись - это?

1. Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;

4. Совокупность реквизитов документов, используемая юридическим лицом, при оформлении документов;

5. Часть площади унифицированной формы документа установленного размера.

46. Гриф ограничения доступа к документу – это?

Совокупность ограничивающих реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке;

2. Перечень реквизитов, ограничивающий доступ круга лиц к определенным документам;

3. Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;

4. Неизменяемый перечень закрытых документов, используемых в организации;

5. Совокупность официальных реквизитов документов, расположенных в определенной последовательности.

47. Гриф согласования – это?

1. Проставление реквизитов, изменяемых в соответствии с едиными правилами и требованиями оформления документации;

2. Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;

3. Процесс проставления реквизитов означающих согласие с содержанием документа;

Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами

документирования отражающими ознакомление с документом;

Неизменяемая часть реквизита документа, наносимая на бланк документа при его изготовлении и обозначающая согласие.

48. Гриф утверждения - это?

1. Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;

3. Изменяемая часть реквизита документа, наносимая при его изготовлении;

4. Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;

49. Что понимается под датой официального документа?

2. Перечень реквизитов, характеризующих время подписания документа;

3. Реквизит официального документа, свидетельствующий о времени создания документа;

4. Неизменяемый перечень реквизитов, используемых в организации;

5. Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия согласования, опубликования.

50. Заголовок официального документа – это?

1. Реквизит документа, кратко излагающий его содержание;

2. Реквизит официального документа, выражающий его содержание в соответствии с поставленной задачей документа;

3. Наименование официального документа;

51. Что входит в понятие визы официального документа?

1. Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись

полномочного должностного лица;

3. Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

4. Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;

5. Часть реквизитов унифицированной формы документа установленного образца.

52. Резолюция документа – это?

Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и фиксирующих время утверждения документа;

2. Перечень реквизитов, характеризующих принятое решение;

3. Реквизит официального документа, свидетельствующий о принятом решении;

4. Изменяемый перечень реквизитов, используемых в организации при принятии решений;

5. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащий принятое им решение.

53. Текст официального документа – это?

1. Реквизит документа, кратко излагающий его содержание;

2. Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа;

3. Информация отражающая содержание официального документа;

Необходимый реквизит, установленный правилами документирования;
Изменяемая часть реквизита документа, наносимая на бланк документа при его изготовлении и обозначающая его содержание.

54. Что входит в понятие организации работы с документами?

1. Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;

2. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

4. Организация документооборота в ходе деятельности учреждения, организации;

55. Документооборот – это?

1. Процесс хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, организации;

2. Организованный оборот документов в ходе деятельности учреждения, организации;

3. Процесс движения документов внутри учреждения, организации;

4. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

5. Движение документов в структурах организации, учреждения.

56. Объем документооборота – это?

1. Документооборот организации, учреждения за определенный период времени;

2. Учтенный объем документов в организации, учреждении;

3. Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

Количество документов, обработанных службой ДОУ за расчетный период времени;

5. Объем документов, подлежащих учету в организации, учреждении за фиксированный период времени.

57. Входящий документ – это?

1. Официальный документ, поступивший в учреждение в установленном порядке;

2. Официальный документ, принимаемый учреждением;

3. Внешний документ, принятый организацией к рассмотрению или исполнению;

4. Зарегистрированный в установленном порядке внешний документ;

5. Поступивший документ: документ, поступивший в учреждение.

58. Исходящий документ – это?

1. Отправляемый документ: официальный документ, отправляемый из учреждения;

2. Зарегистрированный в установленном порядке документ, отправляемый из учреждения;

3. Письменный ответ на запрос сторонних организаций, граждан;

4. Официальный ответ на запрос вышестоящих организаций;

5. Официальный ответ, обозначенный специальным набором реквизитов.

59. Внутренний документ – это?

1. Официальный документ, используемый организацией в ходе собственной деятельности;

2. Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

3. Совокупность документов, подготовленных службами организации;

Внутренняя организационно – распорядительная документация организации, учреждения;

5. Внутренняя организационно – методическая документация организации, учреждения.

60. Что входит в понятие регистрации документов?

1. Учет (запись) документов, поступивших в учреждение, в установленном порядке;

2. Проставление регистрационных номеров на оформляемых документах;

3. Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

4. Регистрация в установленном порядке внешних и внутренних документов организации, учреждения;

5. Проставление определенных реквизитов на документе.

61. Регистрационный индекс документа – это?

1. Набор символов присваиваемых документу при его регистрации;

Подлинный документ - это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения- Подлинник официального документа- первый или единичный экземпляр официального документа..Нередко параллельно с термином «подлинник» используется термин «оригинал»

Оригинал - уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Вместе с появлением документов возникла потребность повторять текст, в результате чего стали создаваться копии ..В настоящее время под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»" 1 .

Оригинальность и подлинность документа Традиционное делопроизводство обычно имеет дело с официальными документами. Официальный документ– документ, созданный

Организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается

лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных

обязанностей. Подлинник официального документа в переводе

с латинского означает «достоверный, действительный» – первый или единственный экземпляр официального документа.

Необходимо различать понятия «подлинник официального документа» и «подлинный документ». Последний понимается

Как документ, сведения о времени и месте создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким – либо путем, соответствуют действительности; то есть всякий подлинник официального документа является подлинным документом,но не всякий подлинный документ– подлинником официального документа. Чтобы оригинал официального документа стал подлинником,

Он должен быть составлен на бланке согласно установленной

форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс. Среди подлинников различают автографы– документы, переписанные или правленые (после перепечатки) рукою автора. В качестве синонима слова «подлинник» иногда употребляется термин «оригинал», хотя по

своему смыслу определение «подлинник» (достоверный, действительный) имеет иное значение, чем то, которое вкладывается в понятие «оригинал» (самобытный, первоначальный). Оригиналы– документы, впервые созданные

каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов; оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду

оригиналы могут быть: черновыми– рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его

текстом;беловыми– рукописный или машинописный документ,

текст которого переписан с чернового или написан без помарок

и исправлений. Слово «оригинал» происходит от латинского

«originalis», что означает первоначальный, самобытный. Оригиналы– документы, впервые созданные каким-либо

Нередко оригиналы составляются в двух и более экземплярах.

Такие оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду оригиналы текстовых документов могут быть беловиками или черновиками. Черновик– рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом. Черновик отражает работу автора над его текстом. Беловик– рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений.

Беловик– это последняя, переписанная или перепечатанная редакция документа. Понятие «копия», как указывает происхождение этого слова (от лат, с opia – множество), связано с размножением документов, повторением документа

Любого вида. Копия документа– документ, воспроизводящий

Информацию другого документа и все его внешние признаки

Или часть их. С развитием современной техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов. Признак уникальности сохраняется также за документами, полученными не текстовыми способами документирования. Для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок на ватмане и

Чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумента являются негативы, фонодокументов – первоначальная запись звука, т.е.

Матрица граммзаписи, валики фонографа, ленты электрической и магнитной записи. Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия». Прежде

всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка– это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуск– это копия отосланного документа. Понятие

«отпуск» – чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве. Копии по способом получения делятся на

Ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке. Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п. Копии разделяются в зависимости от способа удостоверения на: нотариальные копии

Официально заверенные копии, простые заверенные копии, незаверенные копии. Особый вид копий– дубликат. Это копия,

Имеющая юридическую силу подлинника. Дипломатические копии– их название происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину,

Изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.). Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его

Юридической силой. Беловой документ- это рукописный или

Машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность(об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа- это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа- это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально

Заверенные копии или дубликат документа- повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который

Обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.). Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии

С законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном

законодательством

Фальсификация документов

Понятие фальсификации документов в уголовном праве является родовым понятием, обозначающим изготовление подложных документов с помощью полной фальсификации документа (изготовления либо подбора всех составных частей документа: бланка, носителя информации, текста, печатей, подписей, штампов) либо фальсификации отдельных его элементов.

фальсификация документов может быть как самостоятельным преступлением, так и способом совершения другого преступления. Самостоятельными преступлениями, совершаемыми путем фальсификации документов, являются, например, фальсификация избирательных документов и документов референдума (ст. 142 УК РФ*), изготовление либо сбыт поддельных ценных бумаг или денег(ст. 186), изготовление либо сбыт поддельных расчетных или кредитных карт и других платежных документов (ст. 187), служебный подлог (ст. 292), фальсификация рецептов или других документов, которые дают право на получение наркотических средств либо психотропных веществ (ст. 233), фальсификация, изготовление либо сбыт штампов, поддельных документов, печатей, государственных наград, бланков (ст. 327). фальсификация документов может быть совершена, например, в случае неправомерных действий при совершении налоговых преступлений, при банкротстве, и т.д.

Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Подлинность документа. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка. Понятие «копия документа». Виды копий. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий. Реквизиты, придающие копии, выписке, дубликату юридическую силу, правила и право их проставления.

Источники: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Учебное пособие ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Н.С.Ларьков

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком. Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником. Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения. Автографы- документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора, т.е. авторские, собственноручные рукописи. Редакции (от лат. redactus – приведённый в порядок) – это варианты, разновидности текста, которые охватывают сравнительно большой его отрезок и содержат важные смысловые отличия. Редакция документа является результатом его переработки автором или каким-либо другим лицом с целью изменения содержания, полноты, стиля и т.д. В противоположность подлинным существуют подложные, фальсифицированные документы. выделяют несколько видов такого рода документов: полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.). Частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать: фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. “interpolatio”: изменение, искажение) – слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки. Копия документа – это “документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Виды копий: Отпуск – это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выписка – копия части документа; Копия с копии – создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник. По способу воспроизведения копии могут быть: ручные - получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке; автоматические – представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии. По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть: Графически тождественные (факсимильные) – фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения; Частично тождественные – обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа; Графически не тождественные копии – копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом; Рисованные копии – максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение, удостоверительные надписи) оригинала.

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. на копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговорённые исправления. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, содержащую следующие элементы: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. При выдаче и рассылке документов в другие организации копии заверяются печатью организации Установлено ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Таким образом, надлежащим образом заверенной является копия, содержащая: удостоверительную надпись; подпись уполномоченного лица; печать организации

Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.

Контроль исполнения документов

Контроль- это неотъемлемая функция управления. Контроль за сроками исполнения – важнейшая составная часть технологии ДОУ. Цель контроля за исполнением документов – содействие современному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, получение информации, необходимой для оценки деятельности – подразделений и исполнителей ЗАДАЧИ – формировать справочно-информационный банк данных по контрольным документам, корректировать массив информации при изменении срока исполнения, содержания заданий, информировать о ходе исполнения документов, напоминать о ходе неисполненных документах, анализировать уровень исполнительной дисциплины по учреждению в целом. Значение контроля в организации – контроль за исполнением документов осуществляется в любой управленческой структуре, и влияет на уверенность в себе, повышает уровень ответственности за выполняемую работу. Это содействие правильному исполнению документов и поручений руководителей, получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений. Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно: - Указом Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений».- Постановлением Правительства РФ, - др. нормативными актами, в т.ч. ГСДОУ. На контроль должны быть поставлены все документы, поступающие от Президента РФ. Типовой срок исполнения основной массы документов – 10-15дней. Срок исполнения – это конечная дата работы над документом., для вх. документов (с даты, указанной в регистрационном штампе), для внутренних документов – с даты их подписания или утверждения, для решений коллегиальных органов – с даты совещания, для устных распоряжений – с даты их отдачи. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения – в конкретный срок. Если в тексте пометка «срочно»- исполнение в 3 дня, пометка «оперативно» - 10-ти дневные, остальные – до месяца. Конкретные виды документов исполняются в закрепленные сроки (письма- 10дн, обращения граждан – от 15 до 30 дн, договоры – от 10 до 20 дн., платежные поручения – не позднее 2-х дней. Индивидуальные сроки исполнения. – устанавливаются в тексте документа или в резолюции и устных указаниях руководителя. Сроки индивидуального исполнения – от 10 до 30дн. Перенесение и изменение сроков исполнения документов – Если при получении документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю. Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока задним числом не допустимо. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения. Перечень, подлежащий обязательному контролю – в каждой организации свой перечень док-ов (создаваемых и утверждаемых руководителем) (распоряжения, приказы и т.д.). Технология контроля регистрации док-ов. Все документы принимаются и регистрируются. При получении документов проверяется правильность доставки корреспонденции, проверяется адрес, наличие всех листов, на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), порядковый №, название организации. Документы делятся на регистрируемые и нет. Определяется по перечню документов, который составляется в организации. Нерегистрируемые сразу передаются по назначению. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние – в день подписания. Построение контрольной картотеки. Форму контроля выбирают из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используют автоматизированную систему контроля за исполнением документов. Сроковая картотека – используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 разделителями. 31 разделитель – это числа месяца, 32-й – это для карточек со сроком исполнения на следующий месяц. Зарегистрировав документы, расставляют карточки по срокам исполнения. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. По сроковой картотеке можно легко узнать, что на какой день должно быть исполнено. Когда документ исполнен, на обратной стороне ставится отметка об исполнении, за каким № отправлен документ и решение вопроса. Автоматизация контроля за ходом исполнения документов. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется с использованием специализированных программ контроля. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения». На документ может ставиться отметка об исполнении (штамп в виде буквы К- в левом поле на уровне заголовка). Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При настройке системы рекомендуется заложить перечень типовых справок (отчетов) – это отчет об отправленных документах, - отчет о вх. док-х, - отчет о док-х числящихся за исполнителем, - отчет об исх. док-х, отчет об неисполненных исходящих док-х, - отчет о выполнении внутренних

Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:

ПОДЛИННИК - первый или единичный экземпляр документа;

ДУБЛИКАТ - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

КОПИЯ - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;

ВЫПИСКА - копия части документа, оформленная в установленном порядке

В статье 9 проекта Федерального закона "Об электронном документе" устанавливается: "Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона". (Термин "юридическое значение" неформален, слишком расплывчат. Скорее всего, разработчики говорят о "юридической силе" документа.)

Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникает интересная коллизия: - "Что же такое подлинник? Все "экземпляры", или "первый или единичный экземпляр"; отличаются ли между собой "подлинник" и "оригинал"; являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или.arj) идентичными?". Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?

Разработчики законов не дают определений понятий "экземпляр ЭлД", "подлинник ЭлД" "идентичные ЭлД", так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала, зафиксировано явно. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.

В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую. При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т.д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, хотя ее и проверить через несколько лет невозможно.