Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также в тексте указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон). Текст может состоять из разделов:

цель резюме – место, на которое претендует составитель;

образование;

трудовая деятельность;

специальные знания;

семейное положение.

Трудовые договоры. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их является трудовой договор. В соответствии со ст.67 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме.

место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой договор;

оплату труда;

обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Договорная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников:

на постоянных работников;

на временных работников;

работающих на основном месте работы;

работающих по совместительству.

В Трудовом договоре определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Согласно ТК РФ (ст.58) Трудовой договор может заключаться на неопределен-ный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы (срочный трудовой договор).

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника.

Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу по унифицированным формам. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется в унифицированной форме первичной учетной документации. Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить , который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

Приказ о приеме на работу оформляется на бланке типовой межотраслевой формы №Т-1. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т-8.

В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.

Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ).

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.

Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.

Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца, проставляется заверительная запись, оттиск печати. Работа с трудовыми книжками должна выполняться с учетом требований «Правил ведения и хранения трудовых книжек,

изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст.62 ТК РФ). Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.

Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы № Т-2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.

Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.

Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике представляет собой личное дело (досье). Чаще всего оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником ответственным за персонал предприятия.

Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.

Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.

Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).

Трудовой договор. Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.

Дополнение к личному листку по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).

Справки и другие документы , относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

7.2. Состав и классификация расходов организации

Классификация затрат предприятия

7.3. Прибыль предприятия

Контрольные вопросы к разделу 1

Раздел 2. Менеджмент

1. Концептуальные основы менеджмента и эволюция экономической мысли

1.1 Основные понятия и концепции менеджмента

1.2. Концептуальные положения менеджмента

1.3. Эволюция управленческой мысли

1.4. Этап научного развития менеджмента

2. Основы управления социально-экономическими системами

2.1. Понятие, виды и этапы управления социально-экономическими системами

2.2. Основные принципы и методы управленческой деятельности

2.3. Понятие и содержание функций управления

2.4. Понятие миссии, цели и стратегии организации

3. Организационные отношения в системе менеджмента

3.1. Понятие и основные признаки организации

3.2. Понятие и принципы формирования организационных структур

3.3. Виды организационных структур управления

4. Планирование и контроль в организации

4.1. Сущность и этапы планирования

4.2. Сущность и виды контроля

5. Мотивация

Контрольные вопросы к разделу 2

Раздел 3. Основы бухгалтерского учета

1. Сущность и нормативное регулирование бухгалтерского учета

1.1. Понятие, цель, предмет и объекты бухгалтерского учета

1.2. Метод бухгалтерского учета

1.3. Нормативное регулирование бухгалтерского учета в Российской Федерации

2. Балансовое обобщение

2.1. Экономический смысл балансового обобщения и структура бухгалтерского баланса

2.2. Изменения в бухгалтерском балансе под влиянием хозяйственных операций

3. Счета и двойная запись

3.1. Счета бухгалтерского учета и их структура

Раздел I. Внеоборотные активы (01-09).

3.2. Двойная запись

3.3. Синтетические и аналитические счета

3.4. Классификация счетов по назначению и структуре

3.5. Обобщение данных бухгалтерского учета. Связь между счетами и бухгалтерским балансом

Крнтрольные вопросы к разделу 3

Раздел 4. Статистика

1. Статистика как наука

1.1. Понятие статистики и краткие сведения из ее истории

1.2. Предмет статистики

1.3. Методы статистики

1.4. Основные категории статистики

2. Статистическое наблюдение

2.1. Понятие о статистическом наблюдении

2.2. Программно-методологические вопросы статистического наблюдения

2.3. Формы, виды и способы наблюдения

3. Сводка и группировка материалов статического наблюдения

3.1. Сводка статистических данных

3.2. Задачи и виды группировок

3.3. Выполнение группировки по количественному признаку

4. Средние величины и показатели вариации

4.1. Понятие о средних величинах

4.2. Показатели вариации

4.3. Правило сложения дисперсий

Контрольные вопросы по разделу 4

Раздел 5. Налоги

1. Понятие и сущность налогов

2. Элементы налога и их характеристика

3. Налоговая ставка представляет собой сумму налога, приходящуюся на единицу измерения налоговой базы.

4. Налоговый период – это срок, в течение которого завершается процесс формирования налоговой базы и по окончании которого определяется сумма налога, подлежащая уплате.

5. Порядок исчисления налога определяется законом конкретно по каждому налогу, т.Е. Налог может быть исчислен: налогоплательщиком самостоятельно, налоговым агентом или налоговым органом.

3. Методы налогообложения

4. Способы уплаты налогов

5. Налоговая система российской федерации

6. Классификация налогов

7. Права и обязанности налогоплательщиков. Ответственность за совершение налоговых правонарушений

7.1. Ответственность налогоплательщика за налоговые правонарушения

8. Налоговые органы, их права, обязанности и ответственность

8.1. Состав и структура налоговых органов рф

8.2. Права, обязанности и ответственность налоговых органов

8.3. Формы налогового контроля. Виды налоговых проверок, их цели и методы

Контрольные вопросы по разделу5

Раздел 6. Финансы

1. Сущность и функции финансов. Финансовая система

1.1. Денежные отношения и их характеристика

2. Характеристика финансовых ресурсов. Финансовый рынок

3. Управление финансами

4. Государственные финансы. Государственный бюджет

5. Бюджетное устройство и межбюджетные отношения в рф

6. Внебюджетные фонды. Основы их формирования и использования

7. Государственный кредит. Государственный долг, его классификация. Управление государственным долгом

8. Финансы субъектов хозяйствования. Общая характеристика финансов коммерческих организаций

9. Финансы профессиональных участников финансового рынка

10. Финансы некоммерческих организаций

Контрольные вопросы к разделу 6

Раздел 7. Экономический анализ

1. Теоретические основы экономического анализа

1.1. Виды, принципы и приемы экономического анализа

2. Методические основы экономического анализа

2.1. Методы анализа финансового состояния предприятия

2.2. Анализ ликвидности и финансовой устойчивости предприятия

2.3. Анализ деловой активности и рентабельности предприятия

2.4. Методика факторного анализа

Контрольные вопросы по разделу 7

Раздел 8. Инвестиции и их эффективность

1. Инвестиции и их эффективность

1.1. Основные термины

1.2. Оценка эффективности инвестиций

1.3. Экономическая оценка инвестиций в инновации

1.4. Инновационные риски

Контрольные вопросы по разделу 8

Раздел 9. Ценообразование

1. Экономическая сущность и виды рыночных цен

1.1. Экономические школы, разрабатывавшие теорию цены

1.2. Трактовка понятия рыночной цены. Особенности и условия рыночного ценообразования

1.3. Основные цели и этапы ценообразования

1.4. Функции цены

1.5. Состав и структура цены

1.6. Классификация цен

2. Рыночные закономерности и факторы ценообразования

2.1. Рыночная (равновесная) цена

2.2. Факторы ценообразования

2.3. Формирование ценовых стратегий

2.4. Стратегии формирования начального уровня цены

2.5. Стратегии относительного уровня цен с учетом цен конкурентов

2.6. Стратегии относительного уровня цен с учетом товарной или покупательской дифференциации

2.7. Стратегии относительного уровня цен с учетом изменения цены во времени

2.8. Стратегии относительного уровня цен с учетом соответствия цены товара его качеству

2.9. Стратегии относительного уровня цен с учетом восприятия потребителя

3. Тактические приемы ценообразования

3.1. Корректировка цен с учетом экономических зависимостей

3.2. Корректировка цен в соответствии с потребительским восприятием соотношения «цена-качество»

3.3. Корректировка цен в соответствии с уровнем психологической привлекательности цены

4. Принципы и методы ценообразования

4.1. Важнейшие принципы ценообразования

4.2. Затратные методы ценообразования

Контрольные вопросы к разделу 9

Раздел 10. Рынок ценных бумаг

1. Общие понятия о рцб

Словарь терминов

Контрольные вопросы к разделу 10

Раздел 11. Делопроизводство

1. Документ и система документации

1.1. Документационное обеспечение предприятия

Гост р 6.30-2003

2. Требования к оформлению документов

2.1. Формат бумажных носителей и формат документа

3. Оформление распорядительных документов

3.1. Виды организационно-распорядительных документов

3.2. Оформление приказа по основной деятельности предприятия и распоряжения

П р и к а з

4. Оформление информационно-справочной документации

4.1. Составление и оформление информационно-справочных документов

4.2. Служебные письма

5. Оформление документации по личному составу

П р и к а з

Контрольные вопросы по разделу 11

Библиографический список

Оглавление

Раздел 2. Менеджмент 31

Раздел 3. Основы бухгалтерского учета 70

Раздел 4. Статистика 104

Раздел 5. Налоги 146

Раздел 6. Финансы 171

Раздел 7. Экономический анализ 207

Раздел 8. Инвестиции и их эффективность 234

Раздел 9. Ценообразование 256

Раздел 10. Рынок ценных бумаг 288

Раздел 11. Делопроизводство 307

5. Оформление документации по личному составу

Документы по личному составу предприятия – это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: личное заявление, приказ о назначении на должность, листок по учету кадров, автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетные картотек.

Приказ по личному составу предприятия

Главные реквизиты кадрового прика­за – слово ПРИКАЗ, номер приказа, место и дата его издания. Но приказ по личному составу имеет ряд особенностей в оформлении реквизитов. Поскольку кадровые приказы регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, то два разных при­каза могут иметь одинаковые номера. Во избежание путаницы к но­меру кадрового приказа добавляются буквенные обозначения: № 42-к- движение кадров (прием, увольнение, перевод и т.п.), № 43-км-командировка, № 44-о – отпуск и т.д.

Приказ по личному составу предприятия не имеет констатирую­щей части и слова ПРИКАЗЫВАЮ, а начинается прямо с распоряди­тельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

Распорядительные пункты начинаются глаголом в повелительном наклонении: Назначить на должность..., Уволить по собственному желанию..., Перевести в должность... и т.д.

Под каждым распорядительным пунктом проставляется слово Основание: (с двоеточием), за которым следует наименование соот­ветствующего документа (личное заявление, контракт, докладная за­писка и т.п.). Ниже пишется фраза: «С приказом ознакомлен». Здесь работник расписывается и ставит дату ознакомления.

Таким образом, если Приказ по основной деятельности доводится до сведения исполнителей руководителями подразделений в удобной для них форме, то с Приказом по личному составу работник знако­мится лично под расписку.

БЛАНК ПРЕДПРИЯТИЯ

П р и к а з

28.02.2008 г. № 123-к

г. Челябинск

НАЗНАЧИТЬ:

ЧЕРКАСОВА Сергея Федоровича с 16.02.2008. главным художником-дизайнером выставки «Отель-2006» с месячным окладом 15000 руб.

Основание: Докладная записка зам. директора от 27.01.06 г.

С приказом ознакомлен: подпись, дата

Генеральный директор Н.М. Сергеев

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ

Дата введения 2003-07-01

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательст­ва Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках докумен­тов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) поме­щают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об ор­ганизации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди­ческого лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми на­ логовыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста­новки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, вы­ даваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классифи­катору управленческой документации (ОКУД).

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсут­ствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государ­ственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Россий­ской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наимено­вания на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное на­именование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располага­ют ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый ад­рес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного органи­зацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12.Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номе­ра, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и бо­лее организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организа­ции» и «Справочные данные об организации». Место составления или изда­ния указывают с учетом принятого административно-территориального де­ления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные под­ разделения, должностные или физические лица. При адресовании документадолжностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Если документ отправляют в несколько однородных организаций илив несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отно­шению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правила­ми оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, за­тем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию иинициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа долж­ностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТ­ВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их под­писи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, про­токолом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего доку­мента в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2007. № 14

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18.Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федера­ции в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характе­ризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множе­ственного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкдолжны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чемна одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на сле­дующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части ука­зывают причины, основания, цели составления документа, во второй (за­ключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбубез пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: на­именование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («прика­зываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественно­го числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слу­шали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащихописание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму из­ложения текста от третьего лица единственного или множественного числа(«отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направ­ляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформ­ляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложе­ние, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложением» » с указанием наиме­нования распорядительного документа, его даты и регистрационного номе­ра, например:

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными бук­вами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, напри­мер:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2007 №251

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности ли­ца, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланкедокумента, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личнаяподпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

Региональных предприятий А.А. Борисов

Или на бланке:

Вице-президент А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должно­сти лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. На­пример:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность это­го лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их под­писи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института М.В. Ларин

Главный бухгалтер З.В. Маринина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответ­ствии с распределением, например:

Председатель комиссии В.Д. Иванов

Члены комиссии А.С. Красавин О.И. Рысков

А.Н. Сокова

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фами­лии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согла­сования оформляют следующим образом:

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего до­кумент, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С.Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим обра­зом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к до­кументу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы про­ставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого доку­мента.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование доку­мента и его приложения.

25.Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные сфинансовыми средствами, а также на иных документах, предусматриваю­щих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26.При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже рек­визита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициа­лы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор службы кадровТ.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмот­рению организации.

27.Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию ис­полнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе распо­лагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в ле­вом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включа­ет в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетель­ствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткиесведения об исполнении; слова «В дело"; номер дела, в котором будет хра­ниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписыва­ется и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29.Отметка о поступлении документа в организацию содержит очеред­ной порядковый номери дату поступления документа (при необходимости –часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию простав­лять в виде штампа.

30.Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы доку­мента и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Документы по личному составу - это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:

· трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работникам - соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставить работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК Республики Беларусь);

· приказы по личному составу - оформляются в следующих случаях: прием, увольнение, поощрение, премирование, наложение дисциплинарного взыскания и др.;

· трудовые книжки - относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек;

· личные карточки формы Т-2 - основной документ по учету персонала организаций;

· личные дела - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения дела 75 лет;

· лицевые счета по заработной плате и др.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с такими документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации. Личное дело - это совокупность документов, отражающих трудовую деятельность работника и сведения о нем. Заводятся на всех работников, но могут только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных оформляются личные карточки формы Т-2.

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

· внутренняя опись документов личного дела;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· личный листок по учету кадров; автобиография;

· копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

· заявление о приеме на работу;

· копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы;

· списки научных трудов и изобретений;

· заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

· копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

· иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.

Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

· фамилия, имя, отчество;

· дата и место рождения;

· полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

· трудовая деятельность;

· профессия;

· общественная работа, участие в выборных органах;

· отношение к воинской службе и воинское звание;

· наличие правительственных и других наград и поощрений;

· сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:

· название вида документа (характеристика);

· имя, отчество, фамилия характеризуемого;

· текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики. Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

Трудовые правоотношения учреждения с работником регулируются Трудовым Кодексом РФ. На основании статей Кодекса в учреждении должен быть установлен единый порядок оформления приёма, увольнения, перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

1 Трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;

2 Приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе работника);

3 Трудовые книжки;

4 Личные карточки формы Т-2;

5 Личные дела;

6 Лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Схему документов при приеме, увольнении, переводе см Приложение № 13

Прием на работу:

1 Одним из основных документов, регулирующих правоотношения работника с учреждением, является трудовой договор.

2 После подписания договора издается приказ о приёме работника. На основании приказа оформляется личная карточка Т – 2, заводится личное дело. Вносится запись в трудовую книжку

3 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию. Где присваивают табельный номер и открывают лицевой счёт по зарплате.

Увольнение:

1 Заявление пишется за две недели до предполагаемого увольнения

2 Издаётся приказ по личному составу об увольнении

3 В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке Т -2

4 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию, где производится полный расчёт с работником.

При переводе:

1 Издаётся приказ по личному составу о переводе на другую должность

2 На основании приказа делается запись в трудовой с указанием новой должности и в личной карточке.

3 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию.

1.4.1. ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются учреждение и работник (см Приложение № 14)

В соответствии со статьёй 67 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям труда.

1 Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес)

2 Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнять работник.

3 Дату начала работы и ее окончания, если заканчивается срочный договор

4 Оплату труда

5 Обязанности учреждения по обеспечению охраны труда.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести испытательный срок, совмещение профессий; повышение квалификации; дополнительные отпуска и т.д.

Договорная форма найма, учреждения и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

1 На постоянных работников;

2 На временных;

3 Работающих на основном месте работы;

4 Работающих по совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией ил должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утверждённую руководством учреждения.

Согласно ст. 58 ТК РФ трудовой договор может заключаться на неопределённый срок, на определённый, но не более 5 лет, на время выполнения определённой работы.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по соглашению сторон следующие условия:

1 Основания увольнения работника;

2 Дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством

3 Введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев предусмотренных ТК РФ.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписываются обеими сторонами, заверяются печатью. Один экземпляр хранится в учреждении, другой у работника.

Трудовой договор включается в состав личных дел работников. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).

Posted On 13.05.2018

1. Понятие и виды кадровых документов.

2. Приказы по личному составу.

3. Личная карточка.

4. Личное дело.

5. Прием на работу.

6. Трудовой договор (контракт).

7. Перемещение.

8. Увольнение.

9. Трудовая книжка.

10. Образцы документов.

11. Список используемой литературы.

Со-вокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой дея-тельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу). К таким документам относятся:

Трудовые контракты, заключённые предприятием с работником;

Приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников);

Трудовые книжки;

Личные карточки ф. Т-2;

Личные дела;

Лицевые счета по заработной плате (хранятся в бухгалтерии предприятия).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, они относятся к категории конфиденциальной информации.

1. Приказы по личному составу.

Они являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать:

Личное заявление работника;

Контракт;

Докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);

Акт (например, о нарушении дисциплины);

Служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника;

Свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных- содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают.

При составлении сводных приказов следует учитывать, что в едином документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа, является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с … по …), с испытательным сроком (его продолжительностью).

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа.

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях– причина и вид поощрения или высказывания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях – работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28/к – приказ о движении кадров, (прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) № 45/лс – об отпуске.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

1. Личная карточка.

На всех сотрудников предприятия, принятых на постоянную или временную работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых работником:

I раздел - делаются записи на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании, ИНН, пенсионное.

II раздел - данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке ставится дата заполнения и подпись работника.

На оборотной стороне содержатся разделы:

III раздел - "Назначения и перемещения"

IV раздел - "Отпуска"

V раздел - "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения".

Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении. В разделе III , должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д.

Все записи в ф. Т-2 заполняются с особой аккуратностью, без сокращений.

Хранятся карточки формы Т-2 - 75 лет.

1. Личное дело.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело– совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально, в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может дополнятся другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Личное дело сотрудников хранятся в сейфе отдела кадров и выдается во временное пользование только определенным должностным лицам.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

Внутренняя опись документов дела;

Дополнение к анкете;

Заявление о приеме на работу;

Анкета с фотокарточкой;

Трудовой договор;

Документы по личному составу

4. Документы по личному составу.

Организационные документы Устав Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами…

Внутренние документы предприятия

Документы по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. Это наиболее важные документы, которые требуют предельной тщательности…

Документационное обеспечение управления в организации

3. Требования, предъявляемые к оформлению документов по личному составу

Унифицированные формы документов по учету кадров имеют свои особенности оформления, тем не менее многие положения ГОСТа и Типовой инструкции вполне применимы по отношению к ним, например, правила датирования…

Документирование распорядительной деятельности

2.1 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу в организации издаются в целях документирования трудовых отношений работодателя и работника…

3. Формирование личного дела

Какие документы включает личное дело? Резюме, состав реквизитов и порядок оформления…

Документы по личному составу. Справочно-информационные документы. Должностная инструкция

7. Документы, входящие в состав личного дела

Перевод на другую работу осуществляется по следующей схеме Приказы о переводе применяются для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы…

Документы по учету личного состава

2. Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием на работу, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора не исключает необходимости издания приказа по личному составу о его зачислении на работу (ст. 68 ТК РФ)…

Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

4. Оформление орд и документов по личному составу

Личное дело: особенности оформления и ведения

3. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ И ИНТЕРПРЕТАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Работа с документами _ это важнейшая, серьезная и достаточно сложная робота, в процессе которой производится заблаговременное представление о работнике. Разбираются документы личного дела (автобиографии, заявления, анкеты, характеристики…

Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда

3.4 Систематизация документов по личному составу

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении…

Организация делопроизводственной службы

2. Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. К таким документам относятся: приказы по личному составу…

Особенности оформления заявления о приеме на работу

Глава 2. Документы по личному составу

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами…

2.3 Приказы по личному составу

Задание № 5.2. Составить сводный приказ по ОАО “Альфадор” и выполнить формулировку записи в трудовую книжку: 1) об увольнении Кузьмича П.П., экономиста, за прогул без уважительных причин. Основание: докладная начальника цеха…

Оформление организационно-распорядительных документов

2.5 Документы, входящие в состав личного дела

Задание № 7. Перечислить документы, входящие в состав личного дела. Оформить аттестационную характеристику на служащего (руководителя или специалиста) по специальности “Маркетинг”…

Управление персоналом на предприятии ОАО «Международный аэропорт «Курумоч»

4.7 Документация по личному составу

Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии)…

ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Такая опись составляется в 3 экземплярах.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются отдельно и включаются в отдельную опись.

В годовой раздел включаются приказы по личному составу (включая дела уволенных работников, личные карточки, невостребованные трудовые книжки). От бухгалтерии включаются лицевые счета на выдачу зарплаты (заменяют их расчетно-платежные ведомости).

При внесении в сводный годовой раздел описи по личному составу дела систематизируются в порядке:

1. приказы по личному составу;

2. списки личного состава;

3. личные карточки;

4. личные дела уволенных работников (при отсутствии отдельной описи личных дел);

5. лицевые счета на выдачу зарплаты;

6. акты о несчастных случаях (хранятся 45 лет).

Личные дела уволенных работников выделяются в особый подраздел годового раздела, также как и невостребованные трудовые книжки (хранятся 50 лет), и систематизируются в описи по алфавиту фамилий, указанных в именительном падеже. По буква фамилий систематизируются и дела с личными карточками.

Несколько дел могут быть сформированы в одно дело.

При этом на обложку выносится «Личные дела работников «Д-Ф».

Личные дела вносятся в опись по году увольнения.

Допускается составление самостоятельной описи на отдельные категории дел (личные дела, лицевые счета).

При решении вопроса о включении в опись личных дел уволенных работников учитывается следующее:

ü Личные дела руководителей организации, работников, внесши крупный вклад в развитие отрасли, руководителей ключевых структурных подразделений могут храниться постоянно и включаться в описи дел постоянного хранения или будет составляться отдельная опись.

ü Годовой раздел сводной описи имеет установленную форму, порядок заполнения граф, нумерацию, которые аналогичны порядку составления описи дел постоянного хранения. Дополнительная графа – «Срок хранения дела(тома, части)».

ü В годовой раздел сводной описи дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются заголовки дел, отложенных в течении года в деятельности структурных подразделений, имеющих срок хранения 10-25 лет.

Систематизация заголовков дел в такой описи соответствует систематизации заголовков сводной НД. Дела систематизируются с учетом специфики.

Опись по хронологически-номинальному принципу

Опись личных дел уволенных работников за 2003-2004 гг

		ФИО ФИО ФИО

ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

Регистрация ОГ

В индекс могут входить следующие составные части:

3/2/А-41/з

3-условное обозначение региона;

2 – условное обозначение тематики ОГ;

«з» – первая буква вида обращения.

Коллективные обращения можно обозначать так: Кл-41.

Обращения можно регистрировать: Гр-41.

Когда делаются запросы, то их стоит регистрировать под таким индексом: 2-3/150/А-41 (2 – номер структурного подразделения; 3 – номер дела (валовой); 150 – валовой номер исходящего документа; А-41 – номер ОГ).

Анонимные ОГ

По закону они не рассматриваются, за исключением случаев, когда они содержат сведения о преступлениях. Вопрос, подлежат ли они регистрации, решается в каждой организации по-разному. Во многих положениях записано, что они должны регистрироваться. Например, АН-41 или Бн-41.