Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком. Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул. Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Докладная записка на сотрудника - это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.

Вместе с этим бланком ответственные лица также составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.

После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении с сотрудником в связи с прогулом.

Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.

Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни. Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к .

Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки. В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.

С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.

В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания. Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание. В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.

Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.

Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной. Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения.

бухпроффи

Важно! Докладная – это информационный документ, а потому ее составления мало для правильного обоснования увольнения из-за прогула. Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является .

Кто должен составить докладную

Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого. Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации.

В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика. Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.

Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник. Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка). В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона.

Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение - ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах.

Образец докладной записки

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма. В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги.

Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О. Все сведения записываются в дательном падеже.

В следующей строке под заголовком можно кратко отразить содержание докладной, к примеру «О неявке на работу Иванова С. А.».

После этого повествовательно нужно рассказать о произошедшем событии. Сюда должны быть включены дата и время, когда обнаружилось, что работник не появился на своем месте, общая продолжительность отсутствия, название подразделения, в котором он работал, личные данные.

Далее нужно описать меры, которые составитель докладной предпринял, чтобы выяснить текущее место пребывания работника. К примеру, здесь можно написать, что производились звонки на сотовый телефон, городской телефон, отправлялись письма на e-mail и т. д.

Далее нужно описать, какие результаты были достигнуты, получилось ли выяснить причины отсутствия на работе. Здесь также можно описать, смог ли работник объясниться или отказался, если ли у него подтверждающие документы и т. д.

Если попытки связаться ни к чему не привели, это тоже нужно отразить в докладной. Далее можно описать - был ли причинен предприятию какой-либо ущерб из-за его отсутствия на рабочем месте. При положительном ответе можно указать степень этого ущерба.

Далее составитель докладной может посоветовать, какие именно меры следует применить к нарушителю. Это может быть как выговор, так и увольнение. Желательно обосновать, по какой причине рекомендуется сделать именно это. В этом же пункте можно указать сведения о том, привлекался ли данный работник к дисциплинарным наказаниям ранее.

На этом оформление документа завершено. Нужно отступить немного вниз, поставить свою подпись и дату составления.

Оформление докладной записки по факту оскорбления или хамского поведения на рабочем месте имеет ряд особенностей и нюансов, обязательных к учету. Так как оскорбление является административным правонарушением, грамотно составленный документ позволит привлечь грубияна к ответственности.

В соответствии с законодательством, оскорбление - униженная честь или выражение неприличной формы - влечет за собой наложение на виновного гражданина штрафа. Различного рода угрозы наказываются не только финансовыми, но и физическими санкциями: исправительными работами, ограничением воли или возможностей физического лица.

Докладная записка на сослуживца за оскорбление на рабочем месте или хамское поведение носит, прежде всего, информационно-справочный характер. Оформление документа помогает руководству получить ценную информацию о грубых, оскорбительных, несоответствующих правилам действиях рабочего. В содержание докладной записки следует включить не только описание ситуации, но и просьбу о проведении мероприятий во имя исключения возникновения аналогичных проявлений в будущем. Образец докладной записки о хамском поведении работника и оскорблении на рабочем месте предлагаем скачать в данной статье ниже.

Оформление докладной записки

Регистрация факта оскорбительного поведения со стороны сослуживца происходит на бумажном листе формата А4. Обязательно включение сведений:

• наименование структурного подразделения, в котором выявлен факт оскорбления и хамского поведения;
• наименование документа - Докладная записка;
• текущая дата и номер докладной записки;
• данные адресата: фамилии и инициалы, служебное место лица, кому адресуется документ;
• заголовок, звучащий следующим образом: «Об оскорблении на рабочем месте» или «Касательно…»;
• содержание документа, включающее сведения о произошедшем инциденте, информацию о виновной стороне, а также конкретное искательство о проведении ответных мер относительно некорректного и хамского поведения сотрудника;
• заключения, указывающего служебное место, ФИО, подпись адресанта.

Для написания докладной записки о хамском поведении сотрудника и оскорблении используйте следующий образец:

Отдел бухгалтерского учета
Начальнику ООО «НИРК»
Г. А. Кравченко

Докладная записка
02.04.2016 №11

Об оскорблении на рабочем месте

Обращаю Ваше внимание на то, что 01.04.2016 г. бухгалтер, Сумец Максим Викторович, использовал нецензурные слова, носящие оскорбительный характер, указывал на социальный статус и прямо угрожал.
Прошу рассмотреть возможность привлечения Сумца М. В. к административной ответственности.

Ревизор отдела бухгалтерского учета (подпись) Федоров Ф. Ф.

Другие образцы докладных записок:

Скачать образцы докладных можно бесплатно ниже.

Стоит принять к сведению, что непринятие мер относительно недопущения оскорбления или публичного унижения сотрудников наказуемо административными штрафами.

Правильное оформление

Докладная записка об оскорблении на рабочем месте образец — (работник оскорбляет другого работника этой же организации).

Докладная об оскорблении клиента компании сотрудником организации образец —

Докладная записка это некий документ, в котором Вы указываете, обращаете внимание, на то, что можно сделать или переделать. Я бы сказал проще, что это письменная форма доклада о том или ином. У военных форма доклада называется рапорт. Записка докладная составляется как по личной инициативе, так и по указанию начальства. По характеру докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Оформление докладной записки зависит от характера самой записки и кому она адресована.

Оформление докладной записки

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю организации, считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние - на обычном листе бумаги.

Что писать во внешней докладной записке?

наименование организации;
название вида документа (докладная записка);
дату;
индекс;
место составления;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
подпись руководителя организации;
фамилию исполнителя;
номер его телефона.
Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Что писать во внутренней докладной записке?

наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (докладная записка);
дату;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.
Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Пример докладной записки № 1

Начальнику НГЧ -1
Бокову В.В.
от мастера Пермского участка
ремонтно-строительных работ
Лазарева Г.В.

Для выполнения работ по установке металлопластиковых окон (5 шт.) на Горочном посту ст. Осенцы требуются материалы и изделия, или денежные средства в сумме 14 450 руб.

1. Подоконник ширина – 600 мм. ……………………………….. 9 м.
2. F профиль (наличники) 6 м. …………………………………… 6 шт..
3. Стартовый профиль 6 м. ………………………………………… 6 шт.
4. Сэндвич-панель 1,5 м. × 3,0 м. .……………………………….. 6 шт.
5. Рамный анкер 150 × 10 .……………………………………….. 80 шт.
6. Саморез с прессшайбой ПШ – 16 …………………………….. 300 шт.
7. Саморез по металлу 3,2 × 60 ………………………………….. 150 шт.
8. Саморез оцинкованный с прессшайбой ПШ – 19 ……………….. 80 шт.
9. Клей – герметик силиконовый (белый) ……………………….2 шт.
10. Клей жидкие гвозди для пластика ……………………………..2 шт.
11. Пена монтажная «Профи» (зимняя) ………………………….. 12 шт.
12. Очиститель пены ……………………………………………….. 1 шт.
13. Железо кровельное оцинкованное 1,25 м. × 2,5 м. …………… 1 лист
14. Заглушка торцевая …………………………………………….. 10 шт.

Мастер Пермского участка
ремонтно-строительных работ Г.В. Лазарев

Виды докладных записок!

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Пример докладной записки № 2

Начальнику НГЧ -1
Бокову В.В.
от начальника Пермского
участка Беляева А.А.

Для выполнения личных замечаний Начальника Свердловской ж.д. выявленных в ходе осеннего осмотра Пермской дистанции гражданских сооружений 2011г.

Прошу скорректировать титул текущего ремонта подрядным способом 2017г. Пермского участка.

ст. Пермь-2 Тяговая подстанция.
ремонт фасада, кровли, внутренний ремонт – 1000 т.р. (сметная стоимость – 860 т.р.). Оставить 460 т.р. (сметная стоимость будет переделана под лимит).

ст. Балмошная
выложить из бехатона тротуар – 540 т.р. (сметная стоимость – 537,78 т.р.)

Начальник Пермского участка А.А. Беляев

Пример докладной записки № 3

Начальнику НГЧ -1
Бокову В.В.
от Начальника Пермского
участка производства
Беляева Андрея Аркадьевича

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Доводим до Вашего сведения о том, что Пермским участком производства не выполняется план капитального ремонта 3й квартал, из-за отсутствия необходимых механизмов и материалов:

3. ст. Бахаревка пост ЭЦ (АБК) – не выполняется ремонт отмостки и крыльца — из-за отсутствия бетона, а также отсутствие материала согласно докладной мастера аварийной службы Байдуша И.В. от 28.07.2011г.

4. ст. Балмошная бытовой корпус ПЧ-2 — не выполняются работы по смене кровли на металлопрофиль из-за отсутствия материала.

Пример докладной записки № 4

Начальнику НГЧ -1
Бокову В.В.
от Начальника Пермского
участка производства
Беляева Андрея Аркадьевича

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Довожу до Вашего сведения о том, что возможен срыв выполнения мероприятий по устранению замечаний начальника Свердловской железной дороги (весна) и НЗ Регион 1,2,3 кварталы 2011г., из-за отсутствия необходимых материалов и механизмов.

1. ст. Пермь-2 (пост ЭЦ) – не выполняются работы:
по ремонту фасада, из-за отсутствия автовышки (в ремонте)
по замене оконных блоков на пластиковые, установке металлического козырька над входом в здание поста ЭЦ, ввиду отсутствия материала.

2. ст. Пермь-2 Гараж, кузница, ул.Дзержинского,32; ст. Пермь-1 (компрессорная); ст. Бахаревка пост ЭЦ АБК; ст. Балмошная ТП, Компрессорная, Здания ПЧ – не выполняется ремонт отмосток, бетонирование полов и площадок — из-за отсутствия бетона (потребность бетона 30м3 — заявка в отделе снабжения)

3. ст. Балмошная бытовой корпус ПЧ-2 — не выполняются работы по смене кровли на металлопрофиль из-за отсутствия материала, а также переездная будка 10 км.(ремонт цоколя), переездная будка «Нефтебаза» (ремонт навеса), козырьки на постах ЭЦ – ст. Ферма, ст. Бахаревка, ст. Пермь-2.– не выполняются работы из-за отсутствия металлопрофиля. (заявка в отделе снабжения)

4. ст. Ферма пост ЭЦ ремонт коридора – возможен срыв замечания из-за отсутствия противопожарных дверей (релейное и связевое помещение).

5. Аварийной службе для круглосуточной работы необходима автомашина, для устранения аварийных ситуаций и выполнения мероприятий по подготовке хозяйства к зиме, текущего и капитального ремонта; замена и профилактика теплоснабжения, водоснабжения, канализации, выполнение и установка изделий собственного производства (металлических дверей, решеток, ограждений и т.д.) (с мая 2011г. по настоящее время постоянной машины нет.)

6. Для окончания работ по объекту ст. Бахаревка, старый пост ЭЦ (АБК) и, переселения туда начальника станции необходимо выполнить заявку мастера аварийной службы № 486 от 28.07.2011г. (докладная мастера аварийной службы Байдуша И.В. от 28.07.2011г.)

Пример докладной записки № 5

Начальнику НГЧ -1
Бокову В.В.
от Начальника Пермского
участка производства
Беляева Андрея Аркадьевича

Доводим до Вашего сведения о том, что Пермским участком производства не выполняется план подготовки хозяйства к зиме 2011-2012г.г., из-за отсутствия необходимых механизмов и материалов:

1. ст. Пермь-2 (пост ЭЦ) – не выполняются работы:
по ремонту фасада, из-за отсутствия автовышки (в ремонте)
по замене оконных блоков на пластиковые, установке металлического козырька над входом в здание поста ЭЦ, ввиду отсутствия материала.

2. ст. Пермь-2 (НОД-1) – не выполняются работы по утеплению чердачного перекрытия, отсутствует утеплитель (заявка в отделе снабжения)

3. ст. Пермь-2 Гараж, кузница, ул.Дзержинского,32; ст. Пермь-1 (компрессорная); ст. Бахаревка пост ЭЦ АБК; ст. Балмошная ТП, Компрессорная, Здания ПЧ – не выполняется ремонт отмосток, бетонирование полов и площадок — из-за отсутствия бетона (потребность бетона 30м3 — заявка в отделе снабжения)

4. ст. Балмошная бытовой корпус ПЧ-2 — не выполняются работы по смене кровли на металлопрофиль из-за отсутствия материала, а также переездная будка 10 км.(ремонт цоколя), переездная будка «Нефтебаза» (ремонт навеса), козырьки на постах ЭЦ – ст. Ферма, ст. Бахаревка, ст. Пермь-2.– не выполняются работы из-за отсутствия металлопрофиля. (заявка в отделе снабжения)

5. В плане подготовки хозяйства к зиме 2011-2012г.г. запланированы работы по эл.отоплению, замена тенов на конвектора.
План мероприятий от 20.06.2011г.
Пункт № 3 Пермь-1 (кипятилка, багажная касса, пост № 1, гараж автопогрузчиков, табельная, компрессорная, переездная будка 4км.)
Пункт № 4 ст.Балмошная (переездная будка 10км., переездная будка «Нефтебаза»)
Пункт № 5 ст.Бахаревка (пост № 5, пост ПОНАБ, стрелочная будка, РУ-10, мастерская и гараж ЭЧК-131)
Пункт № 7 ст.Осенцы (горочный пост № 5, горочный пост № 1, стрелочный пост)
Всего необходимо заменить 165 конвекторов;
ст. Осенцы — ОПЦ – 4шт.
— ДСПП – 2шт.
— выездная будка – 2шт.
— мастерская ШЧ – 2шт.
ст. Бахаревка — ПОНАБ – 2шт.
— КТСМ – 2шт.
— ЭЧК 131 – РУ-10 – 8шт.
— Гараж ЭЧК 131 – 8шт.
— пост № 5 – 6шт.
— стрел. будка № 5 – 4шт.

Ст. Пермь-1 — пост № 1 – 2шт.
— Переездная будка 4 км. – 2шт.
— Гараж автопогрузчиков – 8шт.
Ст. Балмошная — Переездная будка «Нефтебаза» — 2шт.
— Переездная будка 10 км. – 2шт.
Ст. Пермь-2 — ГО № 363 – 16шт.
— ГО № 314 – 16шт.
— ГО № 361 – 16шт.
— ГО № 348 – 10шт.
— ГО № 337– 10шт.
— пост № 7 – 2шт.
— КТСМ – 2шт.
— Пост « Вилка» — 2шт.
— Пост Предпортовая – 2шт.
— Тяговая подстанция ул.З.Космодемьянской,10 – 10шт.
— ЭЧК-108 – 15шт.
— ТП «Локомотивное депо ул. Барамзиной, 6 – 8шт.

6. Аварийной службе для круглосуточной работы необходима автомашина, для устранения аварийных ситуаций и выполнения мероприятий по подготовке хозяйства к зиме, текущего и капитального ремонта; замена и профилактика теплоснабжения, водоснабжения, канализации, выполнение и установка изделий собственного производства (металлических дверей, решеток, ограждений и т.д.) (с мая 2011г. по настоящее время постоянной машины нет.)

7. Для ремонта и установки узлов управления, замена труб отопления, холодного и горячего водоснабжения, замена регистров отопления на радиаторы (здание МСС, здание ШЧ) необходим следующий материал:

— отводы  50мм. – 20шт.
— отводы  76-89 мм. – 15шт.
— задвижка фланцевая  50мм. – 2шт.
— термометры – 20шт.
— манометры – 20шт.
— клапаны автоматические избыточного давления, для сброса воздуха  15мм. – 100шт.
— вентиля  15мм. – 120шт.
— труба  50мм. – 100м. ул.Дзержинского 32-34
— труба  76мм. – 150м. ул.Дзержинского 32-34
— труба  15мм. – 50м. (по объектам)
— труба  20мм. – 50м. (по объектам)
— труба  32мм. – 50м. (по объектам)

8. Для покраски фасадов акриловой краской для получения нужной цветовой гаммы необходим колер.

9. Для подготовки к зиме требуется инструмент и оборудование:

— насос дренажно-фикальный для откачки воды – 2шт., насос «Гном» — 1шт. (для откачки грунтовых вод из подвального помещения в весенне-осенний период на ст. Пермь-2 пост ЭЦ и объектов ГО)
— компрессор– 2шт., пресс ручной – 1шт. пресс электрический – 1шт. (для промывки и опрессовки систем отопления зданий)
— струна канализационная (стальная проволока 5мм.) – 2шт.×30м.
— краскопульт – 1шт. (для окраски фасадов и внутренних помещений)
— б/пила – 1шт. (для обрезки деревьев и кустарников)
— ключи газовые № 1,2,3,4й-номер (по 5 комплектов)
— поливочный шланг (4шт. × 20м.) (для промывки системы отопления зданий)
— трубу для печи НОД-1 спецотдел (согласно счета №81 от 20.07.2011г.)
— бензокосилка – 1шт.

10. Для бесперебойной работы Пермского и Пермского сортировочного участков необходимо создать аварийный запас материалов в аварийной службе — для работы и устранения аварийных ситуаций в зимний период.

11. Для окончания работ по объекту ст. Бахаревка, старый пост ЭЦ (АБК) и, переселения туда начальника станции необходимо выполнить заявку мастера аварийной службы № 486 от 28.07.2011г. (прилагается).

Начальник Пермского участка производства А.А. Беляев

Другие документы из этой рубрики …

Если обнаруживается факт невыполнения или недостаточно добросовестного выполнения должностных обязанностей, ответственные лица вправе составить должностную записку в соответствии с образцом, принятым в данной компании. О том, как правильно оформить подобный документ, на что нужно обратить внимание и готовые примеры записок – в этой статье.

Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

• опоздание без уважительной причины;
• преждевременный уход с работы;
• прогул;
• появление в нетрезвом виде;
• некорректное выполнение своих обязанностей;
• бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
• некорректное общение с коллегами и т.п.

Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как составить

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Кто и на кого подает

Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

• генерального директора;
• его заместителя;
• начальника филиала;
• бригадира.

При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности. То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя. На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

Порядок оформления

В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
2. Составляется текст записки.
3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

Образец и примеры

В общем варианте за основу можно взять такой бланк:

Виды дисциплинарных взысканий

В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

1. Письменное замечание.
2. Составление выговора.
3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

Выговор: инструкция по составлению

После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

Образец приказа представлен ниже:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.