Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации. На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними.

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные документы делопроизводства:

1. Входящие, т. е. пришедшие извне:
   • запросы;
   • уведомления;
   • распоряжения вышестоящих организаций;
   • рекламная информация и др.
2. Исходящие, т. е. направленные из организации:
   • письма, в том числе электронные;
   • запросы и ответы на запросы;
   • счета, акты;
   • доверенности;
   • справки, копии по запросу;
   • отчеты и др.
3. Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:
   • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
   • регламенты;
   • договоры;
   • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
   • служебные записки, заявления;
   • журналы учета и т. д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые документы по делопроизводству (образцы) очень удобно.

Образец запроса

Образец благодарственного письма

Образец информационного письма

Образец приказа на выделение материальной помощи

Образец приказа по основной деятельности

Образец справки

Образец уведомления

Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами

Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки документов в делопроизводстве со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей. Но нельзя забывать, что существуют правила оформления документов в делопроизводстве — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он и регулирует ряд требований к оформлению документации. Конечно, в точности соблюдать образцы оформления документов по делопроизводству должны секретариаты госструктур, но некоторые изменения стоит учесть всем.

В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник.

Например: «подлинник находится в ООО «Полет» в деле № 01БУ/2016/03». Номер дела вписывается согласно номенклатуре дел.

Также следует придерживаться стандарта в отношении регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для этого в обязательном порядке ведется специальный журнал, куда записываются все поступающие документы делопроизводства. Журнал должен содержать графы: дата, номер, наименование, откуда получен, кому адресован или поручен руководством. Номер, в соответствии с записью в журнале и датой, указывается на входящем документе.

Исходящие образцы документов регистрируются аналогично. Для них также должен быть заведен журнал. Точное ведение записей в журналах регистрации является очень важным. Оно играет важную роль, если оспариваются сроки исполнения документов в делопроизводстве, даты поручений, потери важных бумаг, при возникновении судебных споров, а также помогает наладить исполнительскую дисциплину в организации.

Оформление писем также необходимо производить с учетом основных требований: в нем должны присутствовать основные реквизиты, наименование, адрес, телефон, подпись руководителя или ответственного лица. Составляются они на фирменном бланке, этот стандарт распространяется на все исходящие письма и справки. Примеры документов представлены в статье.

Трудовой договор – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются предприятия (работодатель) и работник.

В соответствии со статьей 57 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме.

При заключении трудового договора указываются следующие основные условия:

место работы (с указанием структурного подразделения);

конкретная работа с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием;

дата начала работы;

условия оплаты;

обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

В трудовом договоре предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника обработать после обучения установленный договором срок, если обучение производилось за счет работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника.

Согласно ТК РФ (статья 58) трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), на время выполнения определенной работы.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

основание увольнения работника;

дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев,

Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В предусмотренных в статьей 243 ТК РФ.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии, второй – у работника.

Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилией работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).

Примерная форма трудового договора приведена в приложении №1

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу издаются по вопросам приема на работу, перемещения по службе, увольнения, предоставления отпусков, применения мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.д.

Эмблема организации

Наименование министерства или

ведомства

Наименование организации

ПРИКАЗ

00.00.0000 № 00 – л\с

Место издания

Заголовок (По личному составу)

Тексты приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ» . Кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия:

ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в

соответствии с требованиями ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового

приказа является указание распорядительного действия, фамилия и инициалы работника, должность, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Наименование должности (видовое,

если печатается на бланке, полное,

если печатается на простом листе

бумаги) личная подпись И.О. Фамилия

Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу приведены в приложениях №2-4

Самое важное изобретение в истории человечества – письменный договор. Он позволяет людям
изложить на бумаге все причины, по которым они не доверяют друг другу.
Алексей Пиманов, журналист, автор и ведущий программы «Человек и закон».

Договоры являются самой обширной группой документов, применяемых во многих областях жизни общества. Понятие договора рассматривается в различных отраслях права, например, гражданско-правовой договор, нормативный договор, трудовой договор, коммерческий договор и др.

В Гражданском кодексе Российской Федерации этому понятию посвящена глава 27 «Понятие и условия договора». В соответствии со статьей 420 ГК РФ «договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей».

Сам термин «договор» расшифровывается комплексно - и как соглашение, и как документ, фиксирующий это соглашение, и как возникающее обязательство. Поэтому в каждом конкретном случае следует определять, в каком именно из приведенных значений употребляется данный термин.

Дадим определение договора, как вида документа. Договор (контракт) – это документ (описание соглашения), в котором взаимоотношения между подписавшими его сторонами, регламентируются законодательством или прочими условиями, в нем предусмотренными. . От того как этот документ разработан и оформлен зависит его юридическая сила.

При составлении договора (контракта), необходимо помнить о том, что он должен выполнять две основные функции :

• описывать суть достигнутой договоренности в соответствии с требованиями законодательства;
• определять степень возможных отклонений от согласованных условий и ответственность сторон за такие отклонения.

Несмотря на внешнее разнообразие, структура многих договоров предусматривает наличие следующих разделов :

1. Вводная часть (преамбула) :

• название договора (например, договор покупки-продажи, кредитный договор, договор на выполнение работ или услуг и т.д.);
• дата и место подписания (населенный пункт) договора;
• полное наименование договаривающихся сторон:
  - для юридического лица – фирменное наименование предприятия (организации) и лицо, представляющее предприятие (должность, фамилия, имя, отчество), а также название документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора (Устав, Положение, доверенность или другой документ, имеющий законную силу);
  - для физического лица - фамилия, имя и отчество, при необходимости – паспортные данные;
• название стороны по договору (например, «Продавец», «Заемщик», «Банк», «Поставщик», «Исполнитель» и пр.).

2. Предмет договора, права и обязанности сторон :

• Собственно предмет договора - вопросы, по которым конкретно договариваются стороны, и основания для выполнения работ по договору. Например, предметом договора купли-продажи является товар, предметом авторского договора - определенные права по использованию конкретного произведения автора, предметом договора на проектные и строительные работы является проектно-сметная документация на строительство конкретного объекта и т.п.;
• технические условия договора;
• права и обязанности сторон по договору;
• цена договора (стоимость работ), форма оплаты и порядок расчетов между сторонами;
• порядок сдачи-приемки работ, предоставления услуг;
• срок выполнения сторонами своих обязательств.

3. Дополнительные условия договора - включает в себя такие условия, которые не являются обязательными в каждом договоре, однако их наличие существенно влияет на права и обязанности сторон, а также на порядок их выполнения. К таким условиям относятся:

• ответственность сторон;
• способы обеспечения обязательств;
• условия досрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора;
• условия о конфиденциальности информации по договору;
• порядок решения споров между сторонами по договору.

4. Прочие условия договора могут включать следующие вопросы:

• законодательные и другие документы (кроме договора), регулирующие отношения сторон;
• условия о средствах и методах связи между сторонами;
• количество экземпляров договора и др.

5. Заключительная часть :

• срок действия договора;
• реквизиты сторон;
• приложения;
• подписи и печати сторон.

Учредительный договор как организационно-правовой документ предприятия (организации)

Одним из учредительных документов юридического лица может являться учредительный договор, который заключается между его учредителями (участниками) и вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Статья 52 части первой Гражданского кодекса РФ определяет содержание учредительных документов юридического лица, в том числе и содержание учредительного договора:

«В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным».

Дополнительные сведения о содержании учредительного договора изложены в статье 70 ГК РФ (учредительный договор полного товарищества), статье 83 ГК РФ (учредительный договор товарищества на вере).

Оформление договора является неотъемлемой частью правовых отношений в современном обществе. Соблюдение всех формальностей в составлении документа является гарантией исполнения прописанных сторонами условий. Из данной статьи вы узнаете подробнее о тонкостях и правилах оформления договоров.

• структура договора;
• виды договоров;
• правила оформления договоров.

Структура договора

Прежде всего, необходимо указать наименование документа, например, договор купли-продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности и пр. Точное название даст понять, какие он определяет правоотношения, если название отсутствует, документ сначала придется прочитать, чтобы понять, о чем он, а уж затем разбираться с ним по существу.

Итак, данный документ состоит из преамбулы, предмета договора, дополнительных условий, прочих условий, заключительной части. В основу преамбулы входят:
наименование договора, сроки и место подписания, полные названия сторон.

Суть предмета договора заключается в конкретных договоренностях сторон, обязанностях и правах, стоимости товара (услуг), сроках реализации их обязанностей.

К дополнительным условиям причисляют ответственность, порядок обеспечения исполнения условий сделки, основания для внесения изменений или аннулирования документа, последовательность разрешения конфликтных ситуаций. Вопросы законодательства и согласование взаимодействия сторон относят к прочим условиям документа.

Заключительная часть – это сроки действия и реквизиты сторон. Также к нему может прилагаться перечень необходимых документов, который описывается в отдельном разделе документа.

Виды договоров

Все виды договоров можно классифицировать таким образом:

• договоры отчуждения. К ним можно отнести: договор дарения, договор купли-продажи, договор обмена;
• договоры предоставления услуг. Например, договор перевозок, договор подряда, договор страхования;
• договоры пользования. Это могут быть кредитные договоры, договор найма или договор аренды и др.

1. Главное назначение договора – это основной момент, который стоит определить, прежде чем составлять документ. Прояснение всех деталей и оценка всех рисков при оформлении позволит избежать в дальнейшем непредвиденных проблем.

2. Использование стандартного образца договора или договора контрагента может не учитывать выгоду одной из сторон. Чтобы предотвратить появление в контракте невыигрышных условий, для оформления договора следует привлечь соответствующих специалистов.

3. Перед заключением сделки с малоизвестной организацией следует изучить все данные о ее деятельности. Прежде всего, убедиться в существовании данного юридического (физического) лица. Доказательством тому является свидетельство о регистрации или учредительные документы. Очень важным моментом является существование фактического адреса и данные о должностных лицах предприятия. Предоставить информацию о финансовой ситуации могут банкиры или другие контрагенты.

4. Во избежание мошенничества, при заключении сделок, пристального внимания заслуживает уполномоченный одной из сторон. Очень важным моментом является проверка достоверности полномочий представителя юридического (физического) лица. В противном случае, подпись договора неуполномоченным лицом, и, как следствие, неисполнение своих обязанностей, ведет к материальным потерям пострадавшей стороны.
Чтобы удостоверится в личности контрагента, нужно изучить приказ о назначении на должность директора или протокол собрания учредителей, в котором описаны полномочия представителя.

5. Что касается предмета договора, здесь должно быть все четко и прозрачно. В случае применения профессиональных или международных терминов, стоит воспользоваться услугами специалистов соответствующей квалификации и в отдельном разделе договора внести ясность в некоторые пункты документа.

6. Имущественная ответственность сторон также напрямую зависит от формулировки одного из пункта договора под названием «Форс-мажор». Наличие списка обстоятельств, при которых не наступает ответственность за неисполнение условий, при решении спора в судебном порядке могут сыграть решающую роль в пользу пострадавшей стороны.

7. Нередко в юридической практике для оформления сделок используют упрощенные формы документов, в которых указано минимальное количество условий. Но в каждой ситуации существует немало нюансов, которые не учтены в кратких договорах. С другой стороны, многостраничные талмуды также не являются гарантией соблюдения предмета договора. Отсюда следует вывод, что предвидеть определенные ситуации, заключая универсальный договор, очень тяжело. Единственное, что может повлиять на ситуацию – составление и оформление данного документа индивидуально для каждого случая.

г. Москва «___»_________ 201_ г.

ОАО «____________», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице Генерального директора _______________, действующего на основании Устава, с одной стороны,

и ООО «___________», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице Генерального директора _________________, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор (далее - «Договор») о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Настоящий Договор заключен в целях оптимизации функционирования Заказчика за счет сосредоточения им усилий на ведении основной деятельности.
1.2. Предметом настоящего Договора является передача Исполнителю функций Заказчика по организации делопроизводства на предприятии Заказчика.
Исполнитель принимает на себя выполнение следующих функций, переданных Заказчиком:
1.2.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии Заказчика.
1.2.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры к упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
1.2.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.
1.2.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.
1.2.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
1.2.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
1.2.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
1.2.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
1.2.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.
1.2.10. Ведет учет объема документооборота.
1.2.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
1.2.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.
1.3. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательство выполнять в интересах Заказчика переданные ему функции (далее - "услуги").
1.4. За оказание услуг по настоящему Договору Заказчик уплачивает Исполнителю вознаграждение в размере, порядке и сроки, установленные настоящим Договором.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Исполнитель обязуется:
2.1.1. Оказать Заказчику услуги, указанные в п. 1.2 Договора.
2.1.2. Представить Заказчику на утверждение список сотрудников, привлекаемых к выполнению Договора.
2.1.3. Не передавать и не показывать третьим лицам находящуюся у Исполнителя документацию Заказчика.
2.1.4. Сотрудничать при оказании услуг по настоящему Договору с иными контрагентами Заказчика.
2.1.5. До ___ числа каждого месяца представлять Заказчику ежемесячно письменные отчеты о ходе оказания услуг по настоящему Договору.
2.1.6. Представлять Заказчику материалы и заключения в электронном виде на магнитных носителях, а при необходимости - письменные материалы и заключения.
2.1.7. Давать при необходимости по просьбе Заказчика разъяснения заинтересованным лицам, включая государственные и судебные органы, по представляемым Исполнителем в соответствии с настоящим Договором материалам.
2.2. Заказчик обязуется:
2.2.1. Предоставить Исполнителю помещение, оборудованное рабочими местами, оргтехникой, средствами связи.
2.2.2. Обеспечить Исполнителя документацией и информационно-справочными программами и базами.
2.2.3. Оплачивать услуги Исполнителя в порядке, сроки и на условиях настоящего Договора.
2.2.4. Передавать Исполнителю информацию и материалы, необходимые для выполнения Исполнителем своих обязательств по настоящему Договору.
2.2.5. Подписывать своевременно акты об оказании услуг Исполнителем.
2.3. Исполнитель имеет право:
2.3.1. Получать от Заказчика любую информацию, необходимую для выполнения своих обязательств по настоящему Договору. В случае непредставления либо неполного или неверного представления Заказчиком информации Исполнитель имеет право приостановить исполнение своих обязательств по настоящему Договору до представления необходимой информации.
2.3.2. Получать вознаграждение за оказание услуг по настоящему Договору.
2.4. Заказчик имеет право:
2.4.1. Получать от Исполнителя услуги в соответствии с п. 1.2 настоящего Договора.
2.5. Предоставление услуг, не указанных в перечне функций, оформляется дополнительным соглашением Сторон и оплачивается отдельно и дополнительно.
2.6. Стороны обязуются хранить в тайне коммерческую, финансовую и иную конфиденциальную информацию, полученную от другой Стороны при исполнении настоящего Договора.

3. ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА
3.1. Исполнитель ежемесячно представляет Заказчику письменные отчеты о ходе оказания услуг по настоящему Договору, на основании которых Стороны составляют и подписывают акт об оказании услуг.
3.2. Подписываемые Сторонами акты об оказании услуг являются подтверждением оказания услуг Исполнителем Заказчику.
3.3. Отчеты предоставляются Исполнителем до ___ числа месяца, следующего за отчетным месяцем, акт об оказании услуг составляется и подписывается Сторонами в течение ___ (_____) рабочих дней со дня предоставления отчета.
3.4. При оказании услуг, не указанных в перечне функций, Исполнитель представляет Заказчику дополнительный отчет и Стороны подписывают дополнительный акт об оказании услуг, который является подтверждением оказания дополнительных услуг Исполнителем Заказчику.