Доверенность — это документ, выдаваемый лицу от имени другого лица или организации для представительства перед третьим лицом.

В процессе хозяйственной деятельности организации часто оформляются доверенности на получение товарно-материальных ценностей у поставщиков представителям организации. Проще всего оформить доверенность в программе 1С Бухгалтерия.

Как оформить доверенность в 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 3.0.

Для выполнения этой операции в программе предусмотрен документ «Доверенность». Найти его можно в разделе «Покупки и продажи», группа «Покупки», пункт «Доверенности».

Откроется журнал документов «Доверенность». При помощи стандартной кнопки «Создать» вводим новый документ.

Откроется форма нового документа. Организация в нем уже указана (организация по умолчанию, ее можно изменить). Дата действия доверенности определяется автоматически — по умолчанию срок действия составляет 10 дней, но эту дату можно изменить. Реквизит «Банковский счет» также заполняется по умолчанию — это основной счет организации, при необходимости выбирается другой. В реквизите «Подотчетное лицо» выбираем элемент справочника «Физические лица». Если у выбранного физлица не заполнены паспортные данные в справочнике, то справа от реквизита появится надпись «Отсутствуют данные об удостоверении личности».

Прямо из документа можно открыть элемент справочника «Физические лица» и ввести паспортные данные, не закрывая при этом документа, воспользовавшись для этого кнопкой с изображением лупы справа от реквизита.

После записи элемента справочника вновь выберем подотчетное лицо, и справа от реквизита отобразятся введенные паспортные данные.

После этого выбираем контрагента из справочника «Контрагенты», а также договор с ним. Если контрагент или договор не внесены в базу — тут же можно их ввести.

В табличной части документа вводим ценности, которые будет получать сотрудник — доверенное лицо. Если получаемые ТМЦ еще не внесены в базу — вводим их в справочник «Номенклатура» (не забывая вносить их в соответствующую виду ТМЦ группу для правильного формирования проводок в документах поступления).

При проведении документ «Доверенность» проводок не формирует, т.к. его назначение в программе - формирование печатной формы доверенности и быть основанием для ввода документа , которым приходуются полученные доверенным лицом ТМЦ:

На закладке «Дополнительно» находятся текстовые поля для заполнения граф «Получено от» и «По документу».

Из документа можно распечатать две типовые формы: М-2 и М-2а. Они отличаются друг от друга только наличием корешка (в форме М-2 он есть, а в М-2а — нет).

Таким образом в 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 3.0 оформляется доверенность на получение ТМЦ.

Определимся, для чего нужна доверенность и что представляет документ. По этому документу передается право доверителя на подпись и получение товарно-материальных ценностей определенному физическому лицу, данные которого обязательно должны быть вписаны в печатную форму. Возможно заполнение напечатанного бланка вручную. Но сейчас предлагаем рассмотреть подробно, как создать, заполнить и распечатать документ «Доверенность» на базе программы 1С 8.3 (8.2) Бухгалтерия редакция 3.0. Разберем на примере получения курьером товара у поставщика. Чтобы найти журнал с доверенностями переходим на вкладку меню «Покупки», раздел «Покупки».

Для оформления нового документа нажимаем клавишу «Создать». Обязательными для заполнения являются поля:

Номер и дата - формируются автоматически по порядку.

Срок действия – указывается дата, до которой действует данная доверенность.

Организация – от какого юридического лица выдана доверенность.

Контрагент – организация, у которой необходимо забрать товарно-материальные ценности.

Договор – подставляется автоматически по выбранному контрагенту.

Подотчетное лицо – на чье имя выписывается доверенность для получения ТМЦ. После выбора из справочника, справа может появиться надпись «Отсутствуют данные об удостоверении личности». Необходимо зайти в карточку подотчетного лица и заполнить.

Товары – список товаров и количество, которые необходимо получить у поставщика. Заполнить можно из номенклатурного справочника или прописать общую фразу, если нет в номенклатуре (например, канцтовары).

Обратите внимание – подотчетным лицом не может быть стороннее лицо, а только сотрудник организации, от которой выдается доверенность.

Проверяем обязательно и проводим.

Документ необходимо распечатать, подписать руководителю организации, заверить печатью и передать подотчетному лицу. Также доверенность должна содержать образец подписи подотчетного лица.

После проведения становится активной клавиша «Печать», при нажатии на которую имеется возможности выбора двух форм:

Доверенность (М-2);

Существует такой документ, которым доверитель уполномочивает своего представителя выполнять какие-то действия. Этот документ - доверенность. Бухгалтеру в ходе своей работы приходиться иметь дело с разными доверенностями, но все-таки чаще всего это доверенность на получение товарно-материальных ценностей у поставщиков представителем организации. Рассмотрим, каким образом можно выписать доверенность в программе "1С: Бухгалтерия предприятия 8".

Для оформления данного документа в программе, необходимо обратиться в раздел "Покупки".

Выбрав пункт "Доверенности", открываем журнал со списком всех когда-либо выписанных доверенностей. Для заполнения новой формы обращаемся к кнопке "Создать".

Доверенность на получение товаров или материалов выдается чаще всего на срок 10 дней. Как видим, этот срок проставляется автоматически. Но можно увеличить время действия доверенности, для этого изменяем дату в поле "Срок действия". Также в шапке документа обязательно нужно заполнить сведения об организации и контрагенте. Контрагентом будет являться поставщик ценностей, необходимо выбрать будет ли договор с поставщиком, в случае отсутствия нужного договора следует сформировать его из формы выбора. Определив подотчетное лицо, замечаем информацию о том, внесены ли в программу паспортные данные, что является обязательным условием для оформления доверенности. Если данные отсутствуют, мы увидим сообщение, как на скриншоте, расположенном выше. Тогда по кнопке в поле "Подотчетное лицо" открываем форму элемента справочника "Физические лица" и вводим недостающие данные по удостоверению личности.

Далее заполняем табличную часть, можно как по кнопке "Добавить", так и способом подбора. Таким образом формируем список материальных ценностей для получения, проставляем требуемое количество. В случае, если получаемые ТМЦ не внесены в базу, то параллельно создаем новые позиции в справочнике "Номенклатура". Для правильного формирования проводок в дальнейших документах поступления заносим новые позиции в соответствующие группы справочника.

Что касается вкладки "Дополнительно", то выбираем "Документ расчетов", если оплата уже произведена. В поле "Получено от" автоматически прописывается поставщик в соответствие с заполненным полем "Контрагент". А в текстовом поле "По документу" имеем возможность указать документ, на основании которого производится получение товаров от поставщика.

Когда все необходимые поля заполнены, можем провести документ. Проведение не формирует движений по счетам бухгалтерского и налогового учета, но на основании данного документа мы можем в дальнейшем сформировать документ поступления полученных товаров.

Рассматриваемый документ дает возможность распечатать две унифицированные формы доверенности: М-2 и М-2а.

Разница в печатных формах заключается в наличие корешка, который присутствует в форме М-2 и отсутствует в форме М-2а.

Форму "с корешком" применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Для того, чтобы поставщик был уверен в передачи товара правильному лицу, требуется передать ему доверенность. Которая остается у поставщика и вместе с отгрузочными документами сдается в бухгалтерию.

Итак, в этой статье мы выяснили как происходит заполнение доверенности в программе, какие печатные формы предлагает документ, а также узнали, что правильно сформированная и записанная доверенность может в дальнейшем использоваться для фактического оформления поступления перечисленных товарно-материальных ценностей документом "Поступление (акт, накладная)", с помощью механизма ввода на основании.

Скрупулезность при заполнении бухгалтерских документов – основа успеха в работе бухгалтера. Зачастую возникают ситуации, при которых водитель проехал определенное расстояние до места получения груза, затрачены значительные средства (ГСМ, заработная плата водителя) и время, однако в бухгалтерии была неправильно составлена доверенность, и в связи с этим в выдаче груза было отказано.

Для того чтобы исключить такого рода случаи и облегчить работу бухгалтеров, мы сегодня расскажем как выписать доверенность в 1С 8.3.

Значение термина «Доверенность» и его унифицированные формы зафиксированы Госкомстатом РФ 30.10.1997 года №71а (далее – Постановление). В частности Постановлением установлено, что доверенность выписывается в единственном экземпляре и выдается под роспись конкретному лицу, указанному там. Пятнадцать дней – крайний срок действия этого документа.

Найти доверенность в 1С можно по адресу: «Покупки-Доверенности».

Рис.1

Как и во многих документах 1С, здесь имеется фильтр по контрагенту.

Рис.2

Нажимаем кнопку «Создать» и заполняем доверенность, последовательно внося реквизиты документа: дата, срок действия доверенности (10 дней), наименование контрагента, реквизиты договора, а также наименование и количество товара. Подотчетным лицом назначен Семенов Павел Андреевич.

Рис.3

Важно! Доверенность выписывается только на сотрудника компании!

Наименование получаемого товара можно заполнить, выбрав его из справочника «Номенклатуры», либо ввести произвольный текст непосредственно в строке нашего документа.

Внеся необходимые реквизиты, жмем последовательно на «Записать» и «Провести». Затем обращаемся к кнопке «Печать». Система дает право выбора печати двух форм «М-2» (Рис.4) и «М-2а». Форма «М-2а» применяется в случае, когда в компании предусматривается большое количество операций по самовывозу товаров.

Рис.4

Из справочника «Сотрудники» в наш документ автоматом переносятся сведения о реквизитах документа, удостоверяющего личность, в нашем примере это паспортные данные сотрудника.

Действующее законодательство требует обязательно вести журнал выданных доверенностей. Его необходимо пронумеровать, прошить и скрепить печатью. В 1С:Предприятие 8.3 имеется электронный журнал, который можно сформировать на любую дату или за определенный период.

Рис.5

Ведение электронного реестра выданных документов не освобождает компанию от регистрации их в журнале на бумажном носителе, однако сильно облегчает поиск и работу с данными документами. В реестре имеется функция расширенного поиска по подотчетному лицу.

Рис.6

После доставки груза возможно оформление поступления товара на склад из документа «Доверенность». Для этого заходим в него и нажимаем на кнопку «Создать на основании».

Рис.7

Создается «Накладная» (Рис.8), в который автоматом поступают сведения из Доверенности о наименовании товара, продавце, договоре, количестве поступившего товара.

Рис.8

При этом в накладную автоматом перенесется наименование товаров в том случае, когда доверенность была заполнена элементами справочника «Номенклатура». Если в строке введен произвольный текст, строка в документе поступления автоматически создана не будет – надо сначала добавить товары в справочник «Номенклатура», а далее выбрать его в документе поступления товаров.

Заполняем поля склада, куда приходуется товар, реквизиты счета-фактуры (при его наличии), номера и даты накладной, а также стоимости товара (в нашем документе стоимость товара не указывается).

Автоматизация составления доверенностей исключает неточности в документе, экономит время и повышает контроль своевременности предоставления в бухгалтерию отчета подотчетными лицами.

Как сформировать доверенность в программе 1С 8.3 Бухгалтерия?

Доверенность - документ, передающий право лицу представлять доверителя перед третьей стороной. В программе 1С Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) если возможность автоматизации распечатка бланка доверенности.

Рассмотрим где и как выписать доверенность в 1С на примере получения товара от поставщика.

Получение товара по доверенности

Например, курьеру «Абдулову» необходимо получить товар на складе поставщика. В интерфейсе «Такси» 1С бухгалтерии 8.3 (8.2) доверенность находится на вкладке «Покупки», журнал «Доверенности»:

Откроется список всех когда либо выписанных доверенностей. Нажимаем «Создать», открывается форма для заполнения. В форме необходимо заполнить:

Организация - от какого юридического лица мы работаем
Контрагент - у кого мы забираем товар
Подотчетное лицо - в нашем случае это курьер. Желательно указать в его карточке паспорт, в противном случае это можно сделать после распечатки бланка печатной формы
Товары - табличная часть, в которой выбирается список материальных ценностей для получения. Обратите внимание: товар можно выбрать из справочника «Номенклатура», а так же просто написать текстом (если мы еще не завели такой номенклатурной позиции)

После заполнения обязательных полей доверенности, нажимаем кнопку «Провести».

Распечатка бланка доверенности в 1С 3.0

Теперь становится доступна распечатка бланка доверенности из 1С 8 с помощью кнопки «Печать»:

Обратите внимание, к печати доступны две формы бланка:

Чаще всего используется именно М-2. Основное отличие М-2 и М-2а в следующем:

Форму М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

После распечатки доверенности из 1С, она будет выглядеть следующим образом:

Образец доверенности в 1С

Останется только проверить все данные и подписать её у руководителя.

После получения товара на основании доверенности можно ввести документ «Поступление товаров и услуг». Для этого необходимо нажать «Создать на основании»: