Несмотря на то, что трудовая книжка – это один из самых важных документов, не все работники ответственно к этому относятся. Поэтому легко могут забыть трудовую книжку у бывшего работодателя.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Нередко и обстоятельства складываются так, что человек просто не может забрать трудовую.
Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?
Что говорит закон?
Работодатель ни в коем случае не должен удерживать у себя трудовую книжку уволенного сотрудника дольше 3 дней.
Если же работник не забирает документ, работодатель обязан напомнить ему об этом в письменной форме.
Для этого необходимо лишь отправить ему соответствующее уведомление и попросить забрать трудовую книжку.
Нормативная база
Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
В каких случаях требуется?
Трудовая книжка должна быть передана сотруднику в его последний рабочий день ().
Но бывает ситуации, когда работник не может или не хочет забирать документ. В то время как удержание трудовой книжки для работодателя может обернуться серьезными проблемами.
Первое, что должны сделать в отделе кадров, это отправить ему письменное уведомление. И уже на основании этого документа решать, что делать с трудовой книжкой.
Расторжение трудового договора
Работнику обязательно должны отдать его трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью (ст. 84 ТК РФ).
Если сотрудник не явился в свой последний рабочий день и не забрал документ, работодатель должен сразу отправить ему уведомление.
При этом уведомление должно быть отправлено таким образом, чтобы потом можно было подтвердить его отправку.
Для этого необходимо произвести опись вложенного и позаботиться об уведомлении о получении письма.
Увольнение осужденного работника
Что делать, если работника осудили за преступление и он был уволен на основании приговора суда, но трудовая книжка осталась у работодателя?
Ее обязательно необходимо вернуть владельцу, даже несмотря на его положение. В целом, законодательство предусматривает отправку уведомления в исправительную колонию.
Осужденный сотрудник должен либо дать согласие на пересылку документа почтой, либо на получение трудовой доверенным лицом.
Но для этого потребуется нотариально заверенная . В случае с осужденным сотрудником, такую доверенность может заверить начальник колонии (ст. 185 ГК РФ).
Работника забрали в армию
Если сотрудника , трудовой договор с ним автоматически прекращает свое существование (ст. 83 ТК РФ). А значит, что получить свою трудовую книжку он может в установленном законом порядке.
Если же сотрудник не забрал ее в установленный законом срок, работодатель отправляет ему заказным письмом уведомление о получении документа. Если владелец не может его забрать, документ отдают доверенному лицу.
В связи со смертью
Получить документ умершего сотрудника имеют право родственники.
Они могут сделать это лично, оставив расписку, или получив документ по почте.
Если за трудовой книжкой никто не обращается, работодатель обязан отправить соответствующее уведомление одному из родственников.
Нежелание сотрудника получить книжку на руки
Если уволенный работник сам отказывается забирать свою трудовую книжку, работодатель отправляет ему письмо о получении документа.
В нем обязательно должен быть пункт о пересылке документа почтой. Кроме этого, он вправе составить акт об отказе.
Пример составления акта об отказе работника получить трудовую книжку
Оформление уведомления о получении трудовой книжки
Как написать такое письмо?
Чтобы правильно оформить документ, необходимо указать в нем следующие данные:
- наименование и реквизиты организации;
- номер документа;
- дата создания;
- ФИО сотрудника;
- адрес, на который будет отправлено письмо;
- название документа;
- просьба забрать документ;
- предложение переслать документ по почте;
- подпись должностного лица и печать предприятия.
Пошаговая инструкция
Именно сотрудники отдела кадров обязаны подготовить уведомление о получении трудовой книжки.
Оно составляется в нескольких экземплярах, один из которых отправляется по почте, а второй – в обязательном порядке должен быть подшит в личное дело работника.
В документе указывается вся необходимая информация и обязательно должна быть просьба забрать документ.
При написании письма важно составить опись вложения, чтобы потом были доказательства его отправки.
Также необходимо, чтобы пришло уведомление о получении письма адресатом.
Образец и форма
Особая форма этого документа законодательством не утверждена. Каждый работодатель имеет право разработать свой собственный бланк уведомления.
Типичный образец уведомления обычно выглядит следующим образом:
Пример уведомления
Каким числом и в какие сроки нужно оформить?
Согласно законодательству РФ письмо о получении документа необходимо отправить сотруднику не позднее следующего утра после его последнего рабочего дня.
Эту процедуру лучше не затягивать, иначе таким промедлением может воспользоваться сотрудник и обратиться в суд.
И тогда работодателю придется компенсировать все то время, когда бывший работник находился без трудовой книжки и не мог устроиться на работу.
Способы направления документа
Уведомление сотруднику можно отправить почтой.
Ни в коем случае нельзя отправлять вместе с уведомлением и трудовую книжку:
- во-первых, это можно сделать только с согласия владельца документа;
- во-вторых, трудовая книжка может легко потеряться.
Письмо следует посылать заказным письмом и проследить, чтобы пришло уведомление о том, что адресат его получил.
Тогда в суде работник уже не сможет доказать, что ничего не получал.
Снятие ответственности с работодателя
Как только работодатель отправляет бывшему сотруднику уведомление о получении трудовой книжки заказным письмом, он снимается с себя ответственность за задержку документа.
Также работодатель перестает нести ответственность после составления акта об отказе.
Когда пересылать трудовую книжку?
Работодатель легко может отправить документ по почте, только если на это дал согласие ее владелец.
Нередко пересылкой документа пользуются, когда работник не может забрать его по уважительным причинам. Это может быть переезд в другой город и т. д. Для этого работодатель должен пойти в ближайшее почтовое отделение и послать трудовую книжку заказным письмом.
Нередко за трудовой книжкой приходят родственники сотрудника. Особенно часто это делают жены тех, кого уволили за нарушение трудовой дисциплины.
Но у третьего лица обязательно должна быть оформлена соответствующая письменная доверенность. Без нее передача трудовой книжки даже самому близкому родственнику считается незаконной.
К тому же, если документ получает доверенное лицо, то ему следует поставить личную подпись и указать реквизиты доверенности.
Нередко кадровые сотрудники снимают с доверенности копию и пришивают в личное дело уволенного работника.
В каких случаях оформляется акт об отказе?
Если сотрудник не собирается забирать свой документ, работодатель имеет право создать документа об отказе.
Это необходимо для того, чтобы владелец документа впоследствии не смог потребовать от работодателя компенсацию через суд. Для этого необходимо иметь нескольких свидетелей, которые могут подтвердить, что сотрудник не забрал трудовую.
Установленной формы акта не существует, поэтому его можно написать в произвольной форме.
Если работник совершил в отношении работодателя какие-то противоправные действия, свидетельствующие о его нежелании забирать свой документ, их также описывают в акте.
Иногда работник уклоняется от получения трудовой книжки в установленные по закону сроки, несмотря на многочисленные предупреждения со стороны работодателя. Когда следует отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, образец документа представлен в этом материале.
Сроки выдачи уведомления
Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в . Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных .
Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.
Запись об увольнении фиксируется на основании приказа, подписанного руководителем с основанием прекращения трудового контракта.
При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.
Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки
Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.
Читайте также: Как происходит оформление трудовой книжки: инструкция
Если компания не передает трудовую книжку в законный срок , это влечет привлечение к административной ответственности.
На основании ст.84.1 ТК РФ за каждый день просрочки начисляется в пользу работника сумма, которая подлежит оплате при сохранении среднего месячного заработка на предприятии.
Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.
Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.
Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?
На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.
При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.
Руководитель компании не только не имеет права удерживать бланк работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении сотрудника может быть расценена как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать в соответствии с п. 1 и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ .
Судебная практика
Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:
- пытался трудоустроиться без трудовой;
- потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.
Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.
В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.
Алгоритм действий работодателя
Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:
- Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
- Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в .
- После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ .
Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.
Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.
Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку направляется в случае, когда в день расторжения трудовых отношений сотрудник этого не сделал. Ссылка на скачивание образца уведомления о трудовой книжке при увольнении содержится в статье.
В каких случаях требуется направить уволенному уведомление?
Каждый работодатель должен выдавать трудовые книжки сотрудникам на руки в день их увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Но что делать, если бывший сотрудник не является за книжкой?
По почте, без согласия уволенного, ее направить нельзя (до того, как от бывшего трудящегося не поступит разрешение на это). Поэтому в его адрес направляется уведомление о том, чтобы он забрал книжку, либо дал согласие на ее почтовую пересылку. Направление уведомления освобождает работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу кадрового документа.
Порядок составления уведомления
Документ составляется в произвольной форме, поскольку его бланк на законодательном уровне не утвержден. Заверяется он подписью работодателя.
В нем отражаются следующие данные:
- Наименование организации.
- Ф.И.О. адресата.
- Название документа.
- Просьба забрать трудовую книжку, либо дать разрешение на ее направление почтовой связью.
- Подпись руководителя организации.
- Дата.
Таким образом, составить уведомление достаточно просто. Его образец можно скачать по ссылке в начале статьи.
В сегодняшней статье речь пойдет о том, что делать в ситуации, когда возникают проблемы с трудовыми книжками?
Одной из таких проблем является невозможность передать трудовую ее законному обладателю, то есть работнику. Но иногда случается так, что после увольнения работник спешит улаживать свои дела, получить расчет и совершенно забывает о том, что им оставлена трудовая книжка в архиве работодателя.
Казалось бы, нет ничего проще, чем выбросить ненужный документ, но законодатель запрещает подобное действие. Более того, в законодательстве в трудовой сфере предусмотрен целый ряд правил, которые рассказывают о том, как поступить в ситуации, если работник не забрал трудовую книжку.
Нашей сегодняшней задачей является внимательное рассмотрение такой проблемы как возвращение работнику его трудовой книжки, по каким — то причинам оставленной у работодателя. Разберемся, каким образом происходит такое действие, а также по каким правилом оно выполняется.
Можно ли выслать трудовую книжку по почте?
Как вы знаете – трудовая книжка является невероятно важным документом , что-то сродни паспорту Российской Федерации. В соответствии с законодательством, в трудовой книжке отражается общий стаж работы гражданина, то есть его трудовой стаж.
Такая информация чрезвычайно важна и должна постоянно находиться при владельце трудовой, ведь именно трудовая может обеспечить гражданину достойную пенсию.
Но как поступать работодателю, который обнаружил, что его работник не забрал свой документ ? На этот вопрос отвечает вам как Трудовой кодекс, так и правила хранения и ведения трудовых книжек.
Как правильно отправить?
Для того чтобы правильно отправить трудовую по почте, необходимо выполнить ряд действий
.
Во — первых необходимо убедиться, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику , который за ней не является. Не стоит, если книжка пролежала у вас всего несколько дней, тут же кидаться в почтовое отделение. Выполните ряд последовательных действий.
Во — вторых, проверьте, возможно работник еще находится в городе или располагает временем для того, чтобы явиться за трудовой. Для этого вам необходимо позвонить работнику и попросить его явиться за документом.
Если же не удается связаться с работником, можно попробовать при возможности оповестить его родственников.
Когда все действия выполнены, а результат все еще недостижим ввиду того, что вам не удалось связаться с работником – не отчаивайтесь. Первое и самое верное, что вы можете сделать – это явиться на почту и отправить трудовую .
Почему нельзя держать документ у себя длительное время? Дело в том, что вы из благих побуждений можете оставить книжку у себя, надеясь, что в ближайшие дни бывший работник опомнится и вернется. Также сам работник может просить вас придержать документ.
Но на самом деле это может оказаться подставным действием недобросовестных работников, которые стремятся навариться на вашем доверии.
Они подадут в суд на вас за удержание своих документов, и вы будете вынуждены выплатить штраф и моральный ущерб работнику, а также, возможно, и упущенную выгоду.
Поэтому чтобы не попасть в подобную ситуацию отправляйтесь на почту.
Только после того как вы убедитесь, что работник не получил письмо, а значит, уведомление пришло обратно, вы можете оставлять трудовую у себя, но ни в коем случае не избавляться от нее. Ваша задача – дождаться, когда работник вспомнит о своем документе .
На этом действия, которые имеет право осуществить работодатель, заканчиваются.
В каких случаях отсылают?
Причины пересылки
Главной причиной пересылки трудовой по почте является невозможность получения работником трудовой лично, а также возможно, факт того, что работник забыл про свой документ.
Также работник может обратиться к работодателю с личной просьбой , в которой попросит об одолжении переслать трудовую. Остальные случаи не предусматривают почтовую пересылку трудовой.
Как забрать из другого города?
Если бы работник покинул город и только потом опомнился о том, что его трудовая книжка осталась у работодателя, не стоит отчаиваться. В этой ситуации есть целых два выхода, одним из которых вы можете воспользоваться.
Первый вариант – это возможность отправить работнику за место себя представителя с доверенностью, составленной у нотариуса. Конечно, это способ весьма затратный, ведь вам придется осуществлять оплату доверенности.
Но также работник может попросить работодателя отправить ему трудовую, да и по правилам Трудового кодекса такое действие предусмотрено сразу же после того, как работник перестал выходить на связь.
Как получить по почте?
Заявление на пересылку
Если работник сам попросил работодателя переслать трудовую книжку почтой, то заранее должно быть написано соответствующее заявление , которое подается работником в отдел кадров. Заявление составляется в произвольной форме.
В своем тексте оно должно содержать название организации, а также контактную информацию об организации и о работодателе. Также стоит помнить о том, что в заявлении указывается информация о работнике. Это делается для того, чтобы в случае возникновения проблем с отправкой можно было бы незамедлительно связаться с работником.
Форма заявления
В заявлении работник формулирует просьбу, согласно которой в определенную дату работодатель должен оправить ему на указанный адрес трудовую книжку письмом.
Заявление должно быть четко сформулировано и написано, либо от руки аккуратным и понятным почерком, либо на компьютере стандартным шрифтом.
Как написать?
Заявление должно быть написано в произвольной форме , но в случае, если в организации локально-нормативными актами предусмотрена возможность составления такого заявления по соответствующему образцу – необходимо обратиться в отдел кадров организации и выполнить все в соответствии с их требованиями.
Данное заявление принимается отделом кадров и в случае согласия с заявления снимается копия, а также ставится печать и подпись работодателя.
Заявление на отправку трудовой книжки по почте образец.
Согласие на отправление
Согласие на отправление трудовой книжки по почте — это другая разновидность документа, который отвечает за передачу трудовой в руки работника. Так или иначе, но если нет необходимости составлять заявление, то можно воспользоваться простым согласием на такую отправку.
Согласие пишется в форме расписки , то есть ставятся паспортные данные работника и пишется фраза о том, что он согласен на пересылку трудовой. Также расписка заверяется печатью организации и подписью работодателя.
Письмо-уведомление
Отправка письма с уведомлением
трудовой книжки работника по почте – достаточно мудрый шаг ведь, так вы всегда будете знать, где находится отправленное вами сообщение, и в случае получения его работником будете первые оповещены об этом.
Вам необходимо выбрать отправку в виде письма с уведомлением, а также оценить ценность письма, чтобы его особо аккуратно отправляли на почте. Для этого вам понадобится оплатить стоимость ценного письма, и письма с уведомлением.
Как правило, если работник получит письмо на ваше имя, придет уведомление о том, что действие произведено. Даже если недобросовестный работник захочет подать на вас в суд и предъявить, что вы потеряли его трудовую, вы можете внести как доказательство уведомление.
Если же письмо придет вам обратно, попросите в почте составить документ в котором будет обозначен путь письма со всеми датами, а также поставлена печать почтового отделения.
Образец уведомления (заявления) на возврат трудовой книжки по почте при увольнении.
Заключение
Предусмотренные правила добавлены в законодательство для того, чтобы соблюдались права работников. Ведь на самом деле, работодателю совсем не хочется бегать по почтовым отделением с просьбой отправки трудовой.
Именно поэтому необходимо думать заранее о том, чтобы возвратить свой документ, ведь своей забывчивостью вы причиняете дискомфорт не только себе, но и работодателю, с которым вам бы хотелось расстаться в хороших взаимоотношениях.
Цените свое время и документы и тогда вам никогда не понадобиться думать о том, как отправить трудовую книжку если вы когда то забыли ее забрать.
