Cдача документов в архив при ликвидации или реорганизации на государственное хранение.
В случае официальной ликвидации юридического лица, а также при смене юридического адреса на другой субъект РФ, смене собственника - в обязательном порядке передаются на государственное хранение документы по личному составу. Эти документы имеют особую ценность для государства, так как на их основании рассчитывается трудовая пенсия сотрудников, работавших на ликвидируемом предприятии. В состав, документов передаваемых в обязательном порядке на государственное хранение, входят: приказы по личному составу, личные карточки формы Т-2, лицевые счета либо р/п ведомости, трудовые договоры. Эти документы хранятся в государственных архивах 75 лет.
Архивисты компании «Солид Архив» выполняют полный комплекс услуг по сдаче документов на государственное хранение при ликвидации компании. Наши сотрудники полностью обработают архивный фонд предприятия: систематизируют дела, переплетут документы, оформят обложки дел с проставлением архивных шрифтов и штампов, составят описи на документы, напишут научно-справочный аппарат к фонду передаваемых на государственное хранение документов. После обработки фонда ликвидируемой компании мы согласуем с государственным архивом историческую справку и описи на передаваемые документы, пройдем экспертную комиссию. Более того, наша курьерская служба доставит ваши документы в принимающий архив.
В результате сотрудничества с компанией «Солид Архив» вы снимаете с себя все заботы, связанные с передачей документов на государственное хранение при ликвидации юридического лица, всю рутинную работу мы возьмем на себя, вы получите на руки документы из архива, подтверждающие факт передачи архивного фонда вашей компании на государственное хранение.
Наши цены
Стоимость архивной обработки документов зависит от их вида и срока хранения. Как правило, выделяют документы временного хранения (до 5 лет), например финансовые документы и долговременного срока хранения (75 лет), например дела по личному составу. Стоимость обработки начинается от 180 руб. за дело временного хранения и 700 руб. за документы долговременного срока хранения.Наши преимущества
- 7 лет успешной работы на рынке
- Оплата после выполнения работ
- Возможна отсрочка платежа
- Гибкая ценовая политика
- Безналичная/ наличная форма оплаты
- Широкий спектр услуг
- У нас работают профессионалы
- Работаем быстро и качественно
После окончания процедуры ликвидации организации налогоплательщики обязаны обеспечить сохранность документации. О каких документах идет речь?
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
К ним относят все бухгалтерские, а также налоговые, трудовые и кадровые документы. Кроме того, для ряда предприятий обозначен ряд управленческих документов.
Закрытие предприятия по нормам
Что подразумевает термин ликвидация? Это прекращение рабочей деятельности фирмы или начало ее работы в другом статусе (после реорганизации, с новым составом учредителей). Как юридически грамотно поступить с образовавшимися за все время деятельности организации документами, сколько хранить документы после ликвидации ООО?
Законы
После того, как процесс ликвидации официально завершен и прекращены взаимоотношения организации с контролирующими органами налоговых инстанций, социального и пенсионного фондов, представителям этих служб уже не требуется предоставлять какие-либо документы. Но бывают ситуации, когда может возникнуть необходимость в обращении к документации бывшей фирмы. Поэтому законодательством и предусмотрены обязательные сроки по хранению документов.
Эти сроки едины и не зависят от рода деятельности, правового статуса фирмы и применяемого ею режима налогообложения.
То есть, даже если баланс организации был нулевой, или предприятие находилось на упрощенной или вмененной системе, оно обязано соблюдать установленные сроки.
Документы
Бывшим работникам предприятия требуются различные справки и подтверждающие документы для назначения пенсий, установления стажа, назначения пособий. Именно поэтому информация должна быть передана на хранение в государственные архивы для включения в состав архивных документов.
Чтобы правильно сформировать всю документацию, подлежащую хранению в архиве, создается специальная ликвидационная комиссия, работающая по принципам согласно Приказа № 558 (имеющим силу с 30.09.11 года).
Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью. Следовательно, документы должны быть переданы на хранение до момента уничтожения печати.
Срок хранения документов после ликвидации ООО
Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат. 23. Дополнительно, ряду предприятий может понадобиться согласование с комиссией государственного архива. Обычные фирмы передают дела в архив на договорных отношениях.
Можно выделить три группы документов по срокам хранения:
- Постоянно хранящиеся.
- Длительно хранящиеся – кадровая документация по сотрудникам хранится 75 лет .
- Временно хранящиеся – не больше 10 лет .
Документы первой и второй группы по закону необходимо хранить в государственных муниципальных архивных учреждениях. Документы третьей группы такие учреждения хранить не обязаны и могут отказать в их приемке. Для временно хранящейся документации существуют профессиональные архивные компании.
О персонале
Наиболее длительные сроки определены для документации по персоналу. По кадровой документации, трудовым книжкам увеличен срок хранения. До пяти лет необходимо хранить табеля по учету рабочего времени.
Среди прочего определено, что 75 лет обязаны храниться:
- трудовые договора;
- карточки личные по всем сотрудникам, (включая временно работающих);
- неистребованные подлинники личной документации (книжки трудовые, документы об образовании);
- книги и вкладыши учета трудовых книжек;
- удостоверения командировочные работников, направленных в районы Крайнего Севера, а также в местности, приравненные к ним;
- приказы об увольнениях/приемах на работу либо о переводах;
- документы по заработным платам работников;
- акты по травмам и авариям на производстве.
Табеля, графики трудовые, справки о заработках, расчетные ведомости и журналы хранят 5 лет; документацию, связанную с аттестацией мест работы — 45 лет.
Бухгалтерские
Документы подлежат хранению в течение четырех лет согласно 23 статьи НК РФ. К ним причислены: данные налогового и бухгалтерского учетов; регистры; первичные документы; счета-фактуры; документы по оплате налоговых платежей; документы, подтверждающие доходы и расходы.
Ряд документов относится к первой группе и подлежит постоянному хранению:
- книги по учету доходов/расходов ИП/организаций на УСН;
- свидетельства, связанные с постановкой на учет;
- полисы страхования по опасным объектам производства;
- отчетность финансовая по стандартам МСФО;
- документы и акты по операциям с недвижимостью;
- документы по утверждению и рассмотрению бюджетной бухгалтерской отчетности.
Документы с истекшими сроками длительности хранения на момент передачи в архив подлежат уничтожению с обязательным составлением акта.
Регистрационные
Документация по уставной деятельности предприятия подлежит сдаче в архив (протоколы собрания, решения и прочее) в установленном порядке.
Документация, связанная с первичной регистрацией бывшего предприятия, в полном объеме имеется в налоговых органах по месту учета, поэтому хранению не подлежит.
В случае необходимости, вся информация может быть запрошена в ИФНС.
Ликвидационные
Все документы, связанные с ликвидационными или реорганизационными процедурами, также относятся к регистрационным делам по организациям, которые уже прекратили свою деятельность.
Такая документация подлежит обязательному хранению в налоговых органах на протяжении 15 лет с момента записи в государственных реестрах о соответствующей процедуре.
Подобная информация хранится отдельно от общих сведений по действующим фирмам и предпринимателям и по истечении срока хранения также передается в государственные архивы.
Предварительно обязательно проведение экспертизы по установлению ценности информации и длительности хранения документов. Порядок и последовательность действий процедуры установлены в Правилах хранения Постановлением № 760 от 13 декабря 2005 года.
Смотрите видео, как подшивать документы перед сдачей в архив
Избавиться по правилам
После ликвидации общества лица, назначенные ответственными по данной процедуре (к ним могут относиться члены комиссии по ликвидации или конкурсные управляющие, либо учредители), обязаны произвести три действия:
- По закрытию расчетного счета. Данная операция производится по заявлению клиента на основе выписки об исключении из ЕГРЮЛ. После закрытия счета необходимо уведомить налоговые органы и фонды в семидневный срок (считаются рабочие дни).
- По передаче документации в специальные архивы согласно закона федерального № 125.
- По уничтожению всех печатей и штампов, чтобы избежать дальнейшего использования в мошеннических целях (Разд. 7 мет. рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003)
Ликвидационная комиссия обладает всеми полномочиями по управлению делами, в том числе организации передачи документов на хранение, ликвидируемой организации. Все подробности по организации хранения документации оформляются в акте – сроки хранения, места хранения, порядок обработки документов.
Если ликвидация была добровольной, следовало заранее заключить договор с архивом, чтобы передать на хранение все необходимые документы.
В обратной ситуации передается для хранения в архив только кадровая документация. В случае с реорганизацией ответственной за документацию становится сторона, принимающая дела. Когда идет разделение, это будет сторона с большим по величине уставным капиталом.
В заключаемом договоре необходимо предусмотреть:
- на ком лежат расходы и обязанность по подготовке документации;
- срок хранения;
- кто несет расходы по уничтожению документов по окончании срока хранения;
- обязательно дополнительно составляется акт в двойном экземпляре.
Чтобы передать документацию в центр государственной архивации необходимо обратиться в орган, управляющий архивами на территории субъекта России, адрес которого размещен на сайте местной администрации.
Предметы и документы, подлежащие уничтожению
В процессе подготовки документов на хранение необходимо выделить те, которые подлежат уничтожению в связи с завершением срока хранения. Это относится к документам бумажным и электронным. По общим требованиям, содержащимся в налоговом кодексе, срок хранения бухгалтерской и налоговой документации не может быть меньше четырех лет. Касаемо документов, подтверждающих убытки, срок сохраняется в течение всего налогового периода уменьшения убытка, то есть десяти лет.
Уничтожать можно документы того периода, проверка которого уже завершена.
Исчисляется срок хранения с 01.01 года за годом завершения дел. Процедура уничтожения документации оформляется актом унифицированной формы.
Помимо документов утилизации подлежат печати и штампы ликвидируемой организации. Уничтожение печатей производится специальными штемпельными организациями по заявлению Председателя ликвидационной комиссии с предъявлением необходимых документов или самостоятельно силами организации с составлением акта. Если печать была учтена в реестре печатей, ее уничтожением должен заниматься орган, занимающийся учетом печатей.
Оформление
Непросто бывает передать документы на хранение, особенно, если бухгалтерия предприятия была не в порядке, длительно время нарушались условия учета, структуризации и внутреннего хранения документов. До передачи документов в архив, их следует предварительно подготовить. Для этого можно обратиться в специализированные фирмы.
Что включает в себя подготовка документации?
- Необходимо произвести структуризацию документов в дела – этот процесс включает в себя оформление документации в группы не более 250 листов по одинаковым срокам хранения. Внутренняя организация дел должна быть упорядочена по хронологии, алфавиту или подгруппам.
- Подшивка дел – производится специальным образов в твердые папки с обязательным приложением бланков описи и заверения. Предварительно из документов должны быть удалены все предметы типа скрепок, скобок и прочее. Проколотые в четырех местах, документы переплетают и помещают в папки.
- Нумерация документов в делах – производится с помощью простого карандаша цифрами арабскими. Размещение чисел обязательно в правом верхнем углу; для схем, чертежей и рисунков – на обороте в левом углу.
- Опись внутренняя – необходимо составлять на отдельном бланке для документации со сроком хранения более десяти лет к моменту ликвидации. Обязательно указывать вид документа, количество его листов, номер по порядку. В конце описи прописью подводится общий итог.
- Обложка – делается по установленному формату к каждому делу с указанием названия дела, названия предприятия, дате создания и сроке хранения.
Если не уничтожать
Если при ликвидации организация не осуществит процедуру передачи документов в архивы, она может быть привлечена к административной ответственности. Это предусмотрено в Законе об архивном деле и в КоАП.
Хранение документов при ликвидации ООО – важный вопрос, которым стоит озаботиться, когда эта процедура завершена. Ликвидация – это полное прекращение деятельности компании в официальном порядке. Но так как дела ООО могло вести долго, то документы, связанные с ними, могут потребоваться и после закрытия.
Зачем нужно хранить документацию
Необходимость хранения документов в архиве государства или муниципалитета будет существовать всегда, вне зависимости от того, является ли предприятие государственным либо независимым. Иными словами, каждое ликвидируемое юридическое лицо должно передать почти все свои бумаги в государственный архив.
Значение такого архива довольно серьезное. После того, как компания ликвидирована, гражданам необходимы некоторые справки относительно работы. Получить их непросто, когда документация по личному составу фирмы не передана на хранение. Одна из самых частых причин, по которым иногда требуется обратиться к документам закрытой компании – это поднять дело сотрудника, чтобы найти важную информацию. Люди часто теряют трудовые книжки и другие удостоверения, которые подтверждают их опыт и квалификацию. Иногда необходимость в бумагах появляется у бывшего директора или владельца предприятия. Например, если к нему обращаются кредиторы или другие организации с требованиями урегулировать обязательства.
Существуют сроки хранения документации ликвидированной организации, которые закреплены законодательно. Вид деятельности ООО, количество лет, которые компания провела на рынке, на эти сроки не влияют. Хранить отчетность нужно даже «нулевым» предприятиям.
Что делать с документами при ликвидации
Когда ликвидация завершена, от лиц, ответственных за совершение процесса, требуется два действия:
- Закрыть расчетный счет. Опционально сюда может быть подключено закрытие кассы ККМ, уничтожение печати. Но их может и не быть, а счет есть всегда. Для закрытия счета нужно предоставить в банк заявление и выписку из реестра об исключении.
- Отправить документы в архив. Регулируется процесс передачи, а также список документов ФЗ 125. В одном из его положений описан список бумаг, которые надлежит передать в архив на хранение.
Закон регулирует, кто и где хранит документы. Ответственные лица за предоставление документации в архив:
- ликвидатор или ликвидационная комиссия;
- конкурсный управляющий;
- учредители компании.
Реорганизация – это тоже способ ликвидации. Но в этом случае, в отличие от вариантов, описанных в предыдущей части, у компании есть правопреемник. Именно на него ложится ответственность по хранению всех бумаг. В архив ничего не сдается.
Передача документов в архив
Чтобы бумаги отправились в архив, необходимо заключить договор. В договоре прописывается, кто будет заниматься подготовкой бумаг, а также понесет все расходы, связанные с этим процессом. Обычно всеми подготовительными работами занимается сама ликвидируемая компания.
В стандартном договоре описываются еще сроки хранения и условия, при которых после истечения этих сроков документы могут быть уничтожены. Обязательно оговаривают расходы, которые в связи с этим понесет архив. При приемке документов составляют акт.
По срокам хранения все документы делятся на три типа:
- Постоянного. Этот тип не предполагает ограничения срока хранения. Можно сдать в муниципальный или городской архивы.
- Длительного. Эти бумаги тоже примут муниципальный и городской архивы.
- Временного. Сюда относятся все остальные бумаги, которые было решено хранить. Государственные архивы не обязаны принимать их, поэтому обычно их передают в архивные компании.
Документы постоянного и длительного хранения не разрешается предавать в частные архивы.
Как подготовить документы к сдаче в архив
Подготовка к сдаче – это процесс довольно трудоемкий. Важно, насколько точно соблюдался порядок в бумагах при ведении деятельности ООО. Если компания существовала не один десяток лет, а документацией никто не занимался, то подготовить бумаги к сдаче в архив будет очень непросто. Обычно, чтобы избежать трудностей, передают подготовку самому архиву или компании, специализирующейся на этом.
Нужно провести следующие работы:
- Упорядочить все дела. Разложить все по группам. Каждая группа получает статус дела. В деле должны лежать бумаги с равным сроком хранения. Обычно дела сортируют по годам. Одно дело не может содержать больше 250 листов. Дублирование документов не допускается.
- После того, как все дела подготовлены, их нужно разложить в каком-либо порядке.
- Подшить все. Берут папки, удаляют из документов все скрепляющие элементы: скобки, скрепки. Затем с помощью дырокола делают отверстия и сшивают дела.
- После того, как дела подготовлены и прошиты, их нужно пронумеровать. Эта процедура подчиняется некоторым правилам.
- Составить опись. Она нужна не всегда, но если в архив сдают документы, которые нужно хранить более 10 лет, без описи не обойтись. Ее нужно составить на особом бланке.
- Сделать обложки для всех дел. На них нужно указать основные параметры документов, такие как дата, название, срок хранения док. Важно также знать, какие документы хранить после ликвидации.
Виды документов фирмы, подлежащих сохранению
В соответствии с действующим законодательством выделяют 3 вида документов, которые связаны с деятельностью компании и подлежат хранению:
- документация постоянного хранения. К ней относятся бумаги, которые содержат в себе сведения о полученной прибыли и коммерческой деятельности организации. Столь важные материалы принимаются на постоянное хранение;
- документация длительного хранения. В ней содержатся сведения о работниках ликвидируемой компании. Их нельзя уничтожать в течение 75 лет. Дела по кадровому составу необходимо сдавать в 3 экз. на бумажном носителе, один электронный вариант. Это различные приказы, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом сотрудников, личные дела, трудовые договоры, сведения о зарплате, штатное расписание и другие кадровые моменты. Сохранению подлежит историческая справка, представляющая собой полную информацию об организации, ее истории и деятельности;
- документация временного хранения. Период ее хранения составляет не больше 10 лет. Такие бумаги передают в архив, если период их хранения еще не истек. В этом случае необходимо осуществить уничтожение документов. Сюда относят приказы об отпусках, административных работах, командировках и прочее; бумаги со сведениями о приобретении различных материалов для нужд компании, иные документы без значительной информации о хозяйственной и других видах деятельности предприятия.
Документы постоянного хранения
Существует список документов, которые нужно сдавать на постоянное хранение. Сюда относят бумаги, которые регистрируют получение прибыли ликвидированного предприятия и регистрируют ход бизнес-деятельности. В этой группе присутствуют следующие документы:
- учредительные документы: в частности, устав;
- приказы руководства и журнал их регистрации;
- акты уничтожения бумаг;
- отчеты и декларации для налоговой службы, внутренние бухгалтерские документы;
- договоры о сделках и услугах;
- документы, описывающие структуру компании и ее работу;
- документы о выставлении цен.
Если возникает необходимость получить справку о документах, которые хранятся в архивах, нужно обратиться к ним. Сотрудники обязаны выдать справку, составленную по правилам, регулирующим способ подачи информации в документе. Справка составляется так, чтобы не возникло разночтений при ее использовании.
Выданные справки считаются юридическими документами и могут быть использованы соответствующим образом. Можно затребовать копии документов: постановлений, положений и приказов.
Документы длительного хранения
Сколько лет нужно хранить эти бумаги? Все, что касается сотрудничества со служащими компании, нужно держать в архиве 75 лет:
- трудовые договоры, приказы об увольнении и переводе между отделами и подразделениями;
- личные дела сотрудников;
- журналы регистрации трудовых книжек;
- подлинники таких документов, как трудовые книжки и свидетельства об образовании, если работники не забрали их;
- документы о заработной плате, ведомости, переработках, расписании работы и подобные;
- акты по травматическим происшествиям и авариям.
Документация временного хранения
Сюда относится все, что не нужно хранить больше 10 лет. Государственные архивы обычно отказываются принимать такие бумаги. Поэтому следует передавать их в частные архивные центры. Если срок хранения документа истек, его можно уничтожить, но обязательно следует составить акт.
- акты приема выполненных работ;
- акты закупки материалов, расходников и комплектующих;
- приказы о сверхурочных, командировках, отпусках и подобные бумаги;
- все остальное, что не содержит полезных в долгосрочной перспективе сведений.
Уничтожение документов и печатей
При ликвидации предприятия уничтожению подлежат документы, срок хранения которых истек, а также печать. Важно, что утилизировать можно только те бумаги, которые уже прошли налоговую проверку. Если это отчетность, срок хранения которой миновал, но сверки с налоговыми и другими службами еще не было, уничтожать ее нельзя. Вообще, к уничтожению лучше приступать только после внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ.
Уничтожение печати – одна из обязательных процедур. Составляется акт и делается отметка в регистрационно-учетных формах. В таком качестве может выступить журнал учета печатей и штампов.
Как уничтожать печати:
- Отнести в органы по учету печатей (это обязательно, если печать внесена в реестр).
- Разобраться с этим самостоятельно.
- Доверить дело мастерской печатей.
Последние два способа нуждаются в составлении акта. В нем указывается: где, как и кем была уничтожена печать, основание для этого. Существуют регламентированные методы для уничтожения. Акты нужно хранить вместе с другими документами, это нужно, если понадобится доказать подлинность или подделку документа с такой печатью.
Нужно ли уничтожать документы самостоятельно? Не обязательно, для уничтожения важных бумаг можно использовать один из следующих способов:
- Шредирование. Это измельчение бумаг с помощью шредера. Офисные шредеры способны избавить вас от бумаг, а промышленные смогут разрушить диски, пластиковые карты и другие прочные изделия.
- Сжигание. Обычно этот метод применяется для секретных документов или таких, информация на которых относится к конфиденциальной. Кажется, что это легко сделать и самостоятельно, но все зависит от количества документов и правильного выбора места для сжигания.
- Выездное уничтожение. Обычно большое количество бумаг доверяют специальным компаниям, которые работают на базе выездного шредера. Он располагается в грузовой машине, это мощное промышленное устройство. Уничтожение происходит прямо возле офиса, документы никуда не увозят. Уровень безопасности значительно выше, чем при уничтожении в офисе.
Какой бы метод ни был выбран, нужно составить акт об уничтожении. Если вы доверяете это сторонней организации, она должна обеспечить безопасность операции. Выбор метода во многом определяется требованиями к соблюдению конфиденциальности по отношению к информации на уничтожаемых документов.
Ответственность за неисполнение хранения и уничтожения документов
Сдача документов в архив предусмотрена законодательством, но многих волнует вопрос о том, что будет, если не хранить документы. Неисполнение этой процедуры приводит к административной ответственности. Штраф, который накладывается на юридическое лицо, может достигать двухсот или трехсот тысяч рублей. Исполнителем наказания является лицо, ответственное за хранение документов, а не само ООО, поэтому избежать штрафа при неисполнении непросто.
Если при ликвидации были скрыты какие-либо документы, к ответственности обычно привлекается ликвидатор или руководитель ликвидируемой организации. В зависимости от тяжести деяния, ответственность может быть даже уголовной. Лучше всего потратить определенные усилия и сдать документы: это позволит учредителям спокойно себя чувствовать.
Если уничтожить документы, которые по закону подлежат хранению, то это тоже является наказуемым. Существует закон, предусматривающий нарушения при комплектовании, хранении или учете документов.