Работа с договорами является важной составляющей хозяйственной деятельности любого предприятия. Для ведения учета договоров многие организации и предприятия используют MS Word и MS Excel. В то же время при большом количестве договоров данные инструменты не очень удобны для оперативного контроля за сроками исполнения договоров, учета мероприятий и событий, связанных с конкретным договором.

Для организации на предприятиях договорной работы компания "Респект-Софт" предлагает прикладное решение "Респект:Учет договоров". Данный программный продукт разработан на платформе "1С:Предприятие 8" и позволяет не только автоматизировать учет договоров, но и интегрировать его в планово-финансовый контур предприятия. Программа предназначена для совместного использования с типовыми прикладными решениями "1С:Бухгалтерия 8" , "1С:Управление торговлей 8" и "1С:Управление производственным предприятием 8" .

Подготовка договоров и внутреннее согласование

Жизненный цикл договора начинается с его подготовки. Вся информация о нем хранится в программе на карточке договора: реквизиты контрагентов, спецификация, календарный план исполнения, данные о согласовании и информация о расчетах по договору. К карточке можно прикрепить любые внешние файлы – текстовые документы, таблицы, фотографии и т.д. Работа в единой информационной базе "1С:Предприятия 8" позволяет при заполнении карточки договора использовать данные, введенные другими пользователями.

Печатная форма договора представляет собой бланк, или шаблон, подготовленный в текстовом редакторе MS Word или в альтернативном редакторе OpenOffice Writer, один из которых должен быть установлен на компьютере пользователя. Гибкий механизм позволяет настроить подстановку в шаблон необходимых данных из карточки договора, таких, например, как наименование контрагента, его расчетный счет, спецификации номенклатуры, сумма договора и др. Для каждого договора можно задать дополнительные шаблоны – коммерческие предложения, спецификации, дополнительные соглашения и другие шаблоны, определяемые его характером.

Не менее важным этапом является внутреннее согласование договора. Использование программы в сетевом варианте позволяет работать с карточкой договора нескольким пользователям. При необходимости поправки к договору могут быть приложены к карточке и учтены ответственным лицом.

Оперативный учет договоров

Перечень всех договоров, введенных в систему, хранится в Журнале договоров. В нижней части формы журнала отражается информация о расчетах, спецификации и календарном плане активного договора. Данные в журнале доступны только для просмотра.

Средства отбора и фильтрации данных платформы "1С:Предприятие 8" позволяют сконцентрировать внимание на наиболее важных аспектах. Например, с помощью журнала можно получить данные о договорах, близких к завершению и требующих пролонгации.

Планирование платежей по договорам

Планирование платежей по договорам позволяет избежать просрочки платежей и применения к предприятию штрафных санкций. Для планирования как входящих, так и исходящих платежей в программе используется отчет "План платежей".

Отчет обеспечивает получение данных из графиков платежей, которые были введены в карточки договоров, с заданной группировкой и детализацией по периодам. "План платежей" предназначен для финансовых служб предприятия.

В отчете "План платежей" отражаются данные по платежам и поступлениям, поэтому его можно использовать как бюджет движения денежных средств по договорам.

Планирование исполнения договоров

Исполнение договоров контролируют, как правило, торговые и производственные подразделения предприятия. Для планирования исполнения договоров в прикладном решении используется отчет "План исполнения". В данном отчете представлены планы-графики исполнения договоров предприятием, а также его контрагентами.

Планирование исполнения договоров является важным аспектом хозяйственной деятельности, поскольку обязательства предприятия перед покупателями и заказчиками находятся в прямой зависимости от выполнения поставщиками своих обязательств. Даже небольшие отклонения в сроках исполнения и в объемах обязательств могут привести к критическим последствиям.

Использование отчета позволяет своевременно обнаружить проблемные ситуации в исполнении договоров и предпринять необходимые меры для корректировки.

План-фактный анализ

Ключевым звеном контура управления является сравнение запланированных показателей с фактическими. Интеграция решения "Респект:Учет договоров" в информационную базу предприятия позволяет при работе с карточкой договора отслеживать документы, введенные бухгалтерами и операторами.

Для проведения комплексного план-фактного анализа предназначен отчет "Ведомость план-факт". С помощью него можно легко отследить отклонения плановых показателей от фактических по срокам и суммам. Для анализа доступны как платежи по договорам, так и исполнение договоров.

Эффект от использования

Развитие практически любой компании непременно ведет за собой увеличение документооборота - как внутреннего, так и внешнего. Именно поэтому следует уделить особенно пристальное внимание автоматизации процесса учета договоров, что позволяет избежать ошибок при их составлении, а также сократить затраты времени на работу с данным видом документации.

«1С: Учет договоров»: подготовка, согласование, контроль

Среди основных возможностей следует выделить удобное формирование бланков таких документов, оптимизацию процесса подготовки договоров, ведение соответствующего журнала, хранение всех заключенных договоров, а также возможность удобной интеграции в другие ПП разработчика. Автоматизация учета договоров - это еще одна возможность данной программы.

Следует отметить, что данная программа для учета договоров может применяться на предприятии или же в организации, где такие документы составляют важную часть документооборота. Благодаря ее функциональным возможностям, отследить как сроки выполнения, так и дату подписания практически любого договора сможет как бухгалтерская служба предприятия, так и руководители подразделений либо же высшее руководство компании. «1С: Учет договоров» позволяет максимально оптимизировать документооборот, а также систематизировать заключенные договора (информация о них сохраняется в специальном журнале).

Немаловажно, что данные, обрабатываемые при помощи этого ПП, с легкостью могут быть перенесены в «1С: Бухгалтерский учет» (более корректное название - «1С: Бухгалтерия »). Если вам требуется программа, позволяющая максимально оптимизировать работу с договорами, то наиболее рациональным решением станет приобретение разработок компании 1С: учет договоров с их помощью ведется гораздо проще.

Подготовка такого вида документации в данном ПП осуществляется при помощи заполнения карточки договора, а также использования данных о контрагенте и типовых бланков. На основе этой информации составляется бланк договора, который можно формировать в текстовом редакторе.

Облегчит данный программный продукт и процесс согласования договора (маршрутизация составляется автоматически), а также его подписание.

Информация о каждом договоре, находящемся на стадии исполнения, также фиксируется программой, что значительно упрощает работу бухгалтерской службе, использующей разработки 1С: бухгалтерский учет в таком случае вести гораздо удобнее.

Если вам требуется лицензия на данный ПП, приобрести ее можно в нашей компании. Кроме того, предложим мы вам и другие разработки 1С, например, «

Любая организация регулирует взаимоотношения с контрагентами на основании договоров, в которых прописываются условия сотрудничества. Обычно документ составляется в текстовом редакторе, проверяется юридической службой компании (если таковая имеется на предприятии), печатается и подписывается обеими сторонами. В итоге у каждого участника договорных отношений остается по одному экземпляру, которые хранятся в бумажном виде.

Многие компании не имеют своих помещений в достаточном объеме, поэтому самым распространенным видом взаимодействия с контрагентом является аренда. В 1С договор должен быть зафиксирован и указан при начислении платежей по этому договору. Однако в информационной базе программы текст договора никак не фигурирует, поэтому при необходимости внести изменения, оформить дополнительное соглашение или какие-то другие правки, приходится искать текстовый файл или печатный вариант.

Разработчики 1С учли данный недочет. Договор 8 3.0.37.21 позволяет сформировать непосредственно в программе и закрепить за контрагентом. Кстати сказать, к одному контрагенту можно прикрепить несколько договоров, в которых указанный контрагент может выступать в качестве поставщика и покупателя. Договор аренды 1С ЗУП может использовать при начислении платежей, обращаясь к общей базе данных.

Преимущество создания договоров сразу в программе очевидно: можно использовать автозаполнение для полей с реквизитами, создавать шаблоны типовых договоров, в любое время просмотреть текст договора для конкретного контрагента.

Рассмотрим создание документа на примере аренды. Чтобы создать и провести в 1С договор аренды, нужно зайти в раздел «Справочники», выбрать раздел «Покупки и продажи» и войти в пункт «Шаблоны договоров»:

В базовой конфигурации программы уже есть 3 типовых шаблона: договор возмездного оказания услуг (сюда относится аренда), договор подряда и договор поставки. Напомним, что договор 8.2 таким способом создать не позволит. А для владельцев обновленной версии этот пункт доступен:

Чтобы создать новый договор аренды, программы 1С позволяют пользоваться копированием. После этого достаточно исправить реквизиты на нужные, и документ готов. Если типовой документ не подходит, можно создать новый договор, а также дополнительные соглашения к нему.

Создание собственного шаблона договора

В шаблонах договоров можно создавать новые группы. Допустим, это будет группа «Дополнительные соглашения». Эта функция активируется при нажатии кнопки «Создать группу», после чего требуется заполнить название группы. Во вновь созданной группе кнопкой «Создать» формируем новый шаблон.

Завести договор аренды 1С ЗУП можно простым набором нужного текста или же текст можно скопировать из текстового редактора. Набранный или вставленный текст можно дополнить полями автозаполнения через кнопку «Вставить текст». При нажатии кнопки предлагается список полей, которые могут быть вставлены из карточки контрагента.

Поля помечаются желтым цветом, теперь это не статический текст. Сюда будут вписываться реквизиты из базы данных. Если договор 8 3 ЗУП для контрагента уже имеется, то дополнительное соглашение можно прикрепить к нему же.

Таким способом можно добавить в текст все необходимые поля, в итоге документ будет выглядеть следующим образом:

Заполнение и печать шаблона

Чтобы вывести на печать договор с организацией с использованием шаблона, нужно найти нужного контрагента в одноименном справочнике. В договорах выбираем необходимый вид договора, нажимаем «Печать» и заходим в предложенный пункт с шаблонами, где выбираем нужную форму:

На печать выводится сформированный заранее шаблон с автоматически заполненными полями.

При неполной информации о контрагенте, пустые поля будут подсвечены. Эти данные можно внести при ручном редактировании печатной формы.

В 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) появилась совершенно замечательная возможность создания шаблонов договоров с контрагентами.

Что такое шаблон договора? Это когда вы один раз оформляете договор с контрагентом (в текстовом виде) расставляя в каких местах должны быть его реквизиты, в каких местах должны быть наши реквизиты, где нужно указать номер и дату договора и тому подобное. А затем 1С каждый раз сама формирует печатную форму договора с любым контрагентом в соответствии с этим шаблоном.

Вы думаете это сложно? А вот и нет - это проще чем вы думаете и прямо сейчас мы вместе с вами создадим простейший шаблон такого договора.

Для этого зайдём в раздел "Справочники" и откроем пункт "Шаблоны договоров" ():

Откроется стандартный список шаблонов договоров на оказание услуг, подряда и поставки. Наша задача создать свой шаблон.

Поэтому нажмём кнопку "Создать" на панели инструментов и из выпавшего списка выберем вариант "Новый шаблон":

Откроется окно редактирования шаблона. Сразу введём его наименование и напишем, например, такой текст в самом договоре:

Я не стал использовать никакого оформления для упрощения задачи, но вы можете оформить его как вам потребуется (аналогично документам word). Тут есть возможность даже вставить картинку. Но наша задача сейчас не в этом.

Ткнём мышкой внутри скобок, чтобы перевести туда курсор:

А затем нажмём на панели инструментов кнопку "Вставить в текст" и выберем вариант "Наши реквизиты"->"Полное наименование":

И снова на панели инструментов нажмём кнопку "Вставить в текст", но на этот раз укажем вариант "Реквизиты контрагента"->"Полное наименование":

Окончательный вариант нашего шаблона будет выглядеть вот так:

Нажмём кнопку "Записать и закрыть" и убедимся, что наш шаблон добавился в список:

Где и как мы теперь можем использовать наш шаблон?

К примеру, зайдём в любой договор любого контрагента и нажмём кнопку "Договор":

Откроется список шаблонов, выберем наш шаблон и нажмём кнопку "Выбрать":

А вот и окончательная печатная форма договора - 1С сама заполнила реквизиты в указанные нами места в шаблоне:

Чтобы сформировать печатную форму необязательно заходить в сам договор. Если к примеру мы составляем счёт на оплату покупателю, то есть возможность нажать кнопку "Печать" и выбрать вариант "Договор":

Кроме того, при составлении шаблона, есть возможность вставить в договор сумму из счёта на оплату:

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, на новые уроки...

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель

Для начала надо определиться с требованиями к договорным документам и сделать классификацию видов договоров. В большинстве случаев договорные документы можно объединить в следующие группы:

• Доходные договоры,
• Затратные договоры,
• Дополнительные соглашения к договорам,
• Соглашения,
• Сопроводительные документы к договорам.

В настройках вида договора должен быть обязательно проставлен параметр "Является договором". Только тогда 1С:Документооборот будет считать данный документ договором.

При установке флага "Является договором" принудительно будут установлены следующие настройки:

использовать подписание должностным лицом - делает доступным для документа состояния Подписан / Отклонен и процесс "Подписание" (до релиза 2.1.7 и 2.1.8 использовался процесс "Утверждение"), а также появляются реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
вести учет по организациям - позволяет выбрать нашу организацию (в карточке договора организацию нужно выбирать на табличной части Стороны);
вести учет сторон - позволяет выбрать контрагента с кем заключается договор, при этом можно выбрать несколько контрагентов (до релиза 2.1.7 принудительно устанавливалась настройка вести учет по контрагентам);
варианта подписания устанавливается в состояние "Мы и контрагенты";
учитывать срок действия - добавляет реквизиты С, По, Бессрочный и Вариант продления на карточку договора;
учитывать сумму документа - включает в карточке поля Сумма, Валюта и В т.ч. НДС,
учитывать недействующие документы - позволяет расторгнуть договор. В карточке документа появляется флаг "Расторгнут" и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Полезным для договора будет включить настройки "Обязателен файл скан-копии оригинала" и "Обязательно указание ответственного".

Права доступа и папки внутренних документов договоров

Карточка документа-договора

Карточка договора очень похожа на карточку обычного внутреннего документа, но также несет дополнительную функциональность, которая установлена в настройках вида документа.

Автозаполнение шаблона файла договора

Как правило, у доходных договоров есть бланки, которые полезно сделать автозаполняемыми для ускорения создания нового договора.
Правила автозаполнения начиная с редакции 2.1 заполняются у вида документа:

Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнения шаблонов файлов, с помощью которого можно заполнить поля в файле из карточки договора:

• номер договора,
• дата заключения договора,
• контрагент,
• срок действия,
• сумма,
• и другие.

Маршрут движения договора

Для создания маршрутов в системе 1С:Документооборот предусмотрен шаблон комплексного процесса, который определяет порядок движения договора. При этом, начиная с релиза 2.1.8, маршрут процесса можно рисовать в графической схеме.

Контроль возврата переданного экземпляра договора

С помощью журнала передачи документов можно контролировать возврат переданных договоров. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит Срок возврата.
Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом.

При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего (предмета переписки), система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи.
При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю.
При поступлении входящего документа в ответ на подписанный исходящий 1с документооборот предлагает отразить возврат внутреннего документа в журнале передачи. При утвердительном ответе пользователя в ранее созданной записи журнала передачи автоматически отмечается возврат документа.
В отчете Журнал передачи есть вариант отчета, который показывает список документов, не возвращенных в отведенный срок по контрагентам.

Соглашения к договорам

По договорам практически всегда бывают нужны следующие виды соглашений:
дополнительное соглашение к договору (меняет какие-то условия договора, например срок действия),
соглашение о расторжении договора,
соглашение о неразглашении информации NDA.
Чтобы настроить связи между соглашением и договором необходимо сначала предусмотреть типы связей (раздел НСИ -> Типы связей), а затем сделать настройку связей (раздел НСИ -> Настройки связей).
Для дополнительных соглашений также бывает нужно настроить нумератор по связанному документу, чтобы сплошная нумерация велась внутри договора.