Стоит отметить два момента:

1. Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Образец командировочного задания, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
2. В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления этого документа. Тем не менее, для издания приказа требуется основание. Таким основанием становится служебная, докладная записка или унифицированная форма Т-10а, служебное задание, образец заполнения которого представлен ниже.

Общие сведения о том, как заполняется служебное задание

Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:

1. Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
2. Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).

Образец служебного задания на командировку

Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.

Первый этап. Создание служебного задания

Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.

Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.

Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.

Теперь переходим к заполнению основных столбцов.

В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.

Во второй вписывается должность этого сотрудника.

В третий заносится наименование страны и города назначения.

В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.

В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.

В шестой заносится дата окончания деловой поездки.

В седьмом ставим общее количество дней поездки.

В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).

В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.

В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).

В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.

После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.

Отмена командировочного удостоверения позволила упростить процедуру оформления командировки и минимизировать документооборот организации. Теперь реквизит приказов о командировании «Цель командировки» должен отражать те сведения, которые содержали служебные задания. 2015 год и произошедшие изменения порядка оформления командировок вызвали вопросы, на которые вы найдете ответы в данной статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• какими нормативными актами отменяется служебное задание (Т-10а);
• вправе ли работодатели пользоваться формой т-10а «Служебное задание»;
• что должен содержать приказ о командировании.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Командировочное удостоверение и служебное задание (форма №Т-10а) до 2015 года входили в перечень документов, обязательных для оформления служебных поездок. С целью сокращения трудозатрат отменены оба этих документа.

Какими нормативными актами отменяется служебное задание (форма Т-10а)

Изменения в части отмены обязательного оформления командировочных удостоверений, служебных заданий и отчетов о выполненной работе в командировках оговариваются в Положения , утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г №749. Эти изменения вступили в силу с 8 января 2015 года. Аналогичные корректировки внесены в порядок и условия командирования, действующие для федеральных гражданских служащих и утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 г. №813. Для этой категории работников изменения вступили в силу с 1.02.2015 г.

В соответствии с этими нормативными актами - приказом Минфина № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014г. была отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 О служебных командировках в пределах СССР. Командировочное удостоверение и служебное задание (форма Т-10 и Т-10а) теперь не являются первичными документами, без оформления которых раньше организация не могла принять произведенные на командировку затраты в состав расходов при исчислении налога на прибыль.

В каких организациях целесообразно использовать служебное задание (форма №Т-10а)

Унифицированная форма служебного задания на командировку уже с 2013 года могла использоваться по желанию руководства предприятия, у которого было право разработать и утвердить собственную форму, по которой оформлялось служебное задание. И в настоящее время, если руководство сочтет это целесообразным, служебное задание может оставаться в списке документов, которые необходимо оформить, направляя сотрудников в командировку.

Для небольшого предприятия командировочное удостоверение, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении – документы, дублирующие приказ о командировке и увеличивающие трудозатраты на ее оформление. Но для крупных предприятий с разветвленной структурой и большим количеством подразделений служебное задание (форма №Т-10а) может оказаться полезным – на основании этой формы, заполненной руководителем подразделения, будет составляться приказ о командировании с указанием сроков и цели служебной поездки.

Порядок использования на предприятии унифицированной формы «Служебное задание» (форма Т-10а)

Поскольку служебное задание (форма №т-10а) отменено, работодатель, который хочет использовать этот унифицированный документ при направлении сотрудников в служебные поездки, должен закрепить порядок его использования в локальных нормативных документах. Таким документом, регламентирующим служебные командировки, может быть Положение о командировках. Форма служебного задания на командировку может быть разработана на предприятии и самостоятельно, порядок ее заполнения также необходимо установить в локальном регламенте. Работодатель также вправе предусмотреть оформление отчета о выполнении командировочного задания по унифицированной или самостоятельно разработанной форме.

Образец

Как правильно составить приказ на командировку, если отменяется служебное задание (форма Т-10а)

Основанием для направления сотрудника в командировку является соответствующий приказ руководителя. Для его оформления используется самостоятельно разработанная форма или унифицированная форма Т-9 (если едут несколько сотрудников – Т-9а). Обязательными для заполнения в приказе являются следующие сведения:

• реквизиты организации;
• фамилия и инициалы сотрудника, должность и подразделение;
• город и предприятие, в которое он направляется в командировку;
• срок командировки;
• цель командировки.

Чтобы избежать штрафных санкций, необходимо доказать налоговикам, что поездка была вызвана служебной необходимостью, важно правильно сформулировать и заполнить тексте приказа цель поездки и в краткой форме перечислить те задачи, которые должны быть выполнены сотрудником. Во избежание сомнений в деловом характере поездки, нельзя оставлять пустым этот реквизит в соответствующей графе формы приказа на командировку (см. образец). В случае если на предприятии используется унифицированная форма служебного задания, оно указывается в качестве основания для командирования, когда от ее использования в организации отказались, основанием может являться служебная записка руководителя подразделения или вызов от той организации, куда сотрудник направляется в командировку.

Служебное задание – это цель командировки. На основании служебного задания оформляется . По возвращении из командировки работник должен отчитаться о командировочных расходах, сдав авансовый отчёт и командировочное удостоверение.

ВНИМАНИЕ: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление и служебного задания.

Заполнение служебного задания

Вверху указывается наименование организации или ИП, номер документа и дата его составления; а также ФИО командируемого работника и его табельный номер.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Данные в таблице:

1) Структурное подразделение – подразделение, в котором числится работник.

2) Должность работника

3) Страна, город / Организация – место, в которое отправляется сотрудник (населённый пункт, наименование организации)

4) Дата начала и окончания командировки: первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.

5) Срок – продолжительность командировки: сколько всего календ. дней и сколько дней без учёта дороги.

6) Организация-плательщик – указывается предприятие, финансирующее поездку.

7) Основание – указывается документ, на основании которого заполняется служебное задание (письмо, служебная записка или иной документ)

8) Графа «Содержание задания» - задачи, которые должен выполнить сотрудник во время командировки.

В конце бланка свои подписи ставят руководитель организации и структурного подразделения, и служебное задание передаётся сотруднику.

По возвращении из командировки сотрудник отчитывается в графе «Краткий отчёт о выполнении задания» о том, что сделал, выполнены ли поставленные задачи. Работник расписывается и передаёт задание руководителю, который заполняет строку «Заключение», ставит дату и подпись.

Понятие служебной командировки закреплено в статье 166 Трудового кодекса РФ . Законодательство определяет, что это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отправка работника в командировку дело не такое простое, как может показаться на первый взгляд. Это только кажется, что в коммерческой организации директор одним своим словом может отправить любого сотрудника хоть на Колыму, если вдруг ему покажется, что там можно заключить выгодный контракт. На самом деле необходимо все оформить документально, иначе получится не служебная поездка, а отпуск за счет средств компании, причем из прибыли. Ведь ФНС не позволит отнести на расходы затраты по неправильно оформленной командировке. Именно поэтому к оформлению всех документов необходимо подойти максимально ответственно и лучше оформить какие-либо "лишние" бумаги, чем не оформить нужные. Но, обо всем по порядку.

Типы командировок и виды документов для их оформления

Хотя на первый взгляд все поездки по работе одинаковы, их все равно можно разделить на два типа:

• внеплановые;
• запланированные.

Очевидно, что если обозначилась срочная производственная необходимость и какому-то сотруднику необходимо ехать и спасать ситуацию, то тут не до составления лишних документов. В этом случае можно обойтись минимальным набором и направить работника на основании приказа по организации (в котором все равно нужно изложить цель поездки). Это вполне допустимо, ведь служебное задание на командировку в 2019 году можно и не составлять. Об этом, в частности, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014 г.). Кроме служебного задания необязательным стало также командировочное удостоверение, а срок поездки теперь можно определять на основании проездных документов.

Такой документальный минимализм не очень удобен, поэтому большинство работодателей предпочитают все же оформлять документы, особенно, если поездка запланирована и никакой спешки в ее подготовке нет. В этом случае непосредственный руководитель будущего командированного работника должен составить для него задание или написать служебную записку, на основании которых и будет издан приказ о командировке. Существуют унифицированные бланки этих документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 , поэтому вполне можно использовать их или разработать свои бланки, с учетом индивидуальных особенностей организации.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:

Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил. Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:

1. Вписать название организации и ее код ОКПО сверху формы Т-10а.
2. Зарегистрировать бланк в специальном журнале и присвоить ему порядковый номер. Обычно все документы по командировкам регистрируются вместе, это позволяет лучше систематизировать кадровый документооборот разных направлений (прием на работу, увольнение, отпуска и командировки). Удобно ставить после цифрового номера буквенное обозначение, так в приведенном примере "к" означает документацию по командировкам.
3. Вписать этот номер в форму, а также указать дату ее составления.
4. Указать фамилию имя и отчество командированного работника, а также его табельный номер в отдельном поле.
5. Далее нужно заполнить таблицу. В левом столбце надо вписать наименование структурного подразделения командруемого сотрудника, а во втором - его должность.
6. Третий столбец содержит информацию о месте назначения. Это название страны и города, но при командировках по России достаточно ограничиться одним названием города. Далее нужно указать наименование фирмы, куда направляется сотрудник.
7. Надо написать даты начала и окончания поездки и указать ее продолжительность в днях. Отдельно формой предусмотрено указание количества дней без учета дороги. По сути это время, которое сотрудник должен потратить на выполнение задания. Время в дороге зависит от вида транспорта, на которм сотрудник будет добираться до места назначения и обратно, а значит, оно может изменится, если, например, на поезд не окажется билетов на нужные даты и командированный полетит на самолете.
8. Еще один столбец (девятый) предназначен для указания названия организации, которая оплачивает поездку. Ведь иногда удается отправить работника в поездку за счет партнеров, если они заинтересованы в визите к ним конкретного специалиста. В нашем примере плательщиком выступает сама организация-работодатель.
9. Последний, десятый столбец предназначен для указания реквизитов (номера и даты) документа, на основании которого составлено задание. Это может быть план, докладная записка или приказ по организации.
10. Внизу надо заполнить графы о цели поездки. Лучше всего сделать это кратко, так как места не слишком много. Если задач перед командируемым стоит несколько, то лучше всего составить нумерованный список, чтобы специалист представлял последовательность достижения поставленных перед ним задач.
11. После того, как документ составлен, его должен подписать руководитель структурного подразделения и сам работник (о том, что он ознакомлен с заданием). Руководитель организации заверяет форму после того, как будет подготовлен и издан соответствующий приказ об утверждении служебного задания и направления в командировку.

На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.

Командировочное удостоверение - это документ, подтверждающий пребывание работника в командировке. В каждом городе (пункте), куда прибывает работник, в командировочном удостоверении делается запись о времени прибытия и отбытия, заверенные подписью и печатью. До 2015 года оформление командировочного удостоверения являлось обязательным, унифицированная форма Т-10 утверждена Госкомстатом России от 05.01.2004 №1.

В прошлом году порядок изменился - с 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание работникам, которые отправляются в командировку, так как требование об оформлении данных документов отменено. Однако работодатели могут продолжать использовать данные документы и далее, в частности, командировочные удостоверения (например, по унифицированной форме Т-10), если приняли такое решение и это отражено в учетной политике компании. Время нахождения работника в командировке нужно обязательно отметить в табеле учета рабочего времени.

Обратите внимание, с 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны оформлять журналы учета командированных работников, однако могут продолжать оформлять журналы в свободной, утвержденной самостоятельно форме.

Как определить срок, когда работник фактически находится в командировке? Время командировки можно определить по проездным документам, предоставленным работником работодателю по возвращению. Если ваш сотрудник едет к месту командирования и возвращается на место работы на автотранспорте (служебном или личном), то срок пребывания в рабочей командировке необходимо указать в служебной записке. Если работник не может предоставить проездные документы (по причине их отсутствия), то срок нахождения в командировке работник должен подтвердить документами по найму помещения для проживания.

Оформлять командировку работника необходимо в следующем порядке:

1. Работодатель принимает решение о направлении работника в командировку.

2. Оформляются все необходимые документы для отправления работника в командировку и перечисляются деньги на командировочные расходы.

3. Когда работник возвращается из командировки, с ним производится окончательный расчет.

Образец заполнения унифицированной формы Т-10

Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:

• номер удостоверения, дата составления;
• ФИО работника, подразделение, должность;
• место командировки;
• цель командировки сотрудника;
• длительность командировки без учета пути;
• реквизиты паспорта;
• подпись руководителя.

На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:

• выбыл/прибыл в;
• число и подпись ответственного лица с указанием должности.

Если вам необходимо сократить или продлить время командировки, то сделать это можно, так как трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки. Каких-либо запретов или ограничений на изменение срока нет.

Образец заполнения командировочного удостоверения по унифицированной форме Т-10.